Зміст
Введення
1.Технология автоматизованої обробки економічної інформації
1.1 Основні поняття технології обробки економічної інформації
1.2 Методи і засоби технологічного контролю обробки економічної інформації
1.3 Режими автоматизованої обробки даних
2. АІС в області бухгалтерського обліку з використанням 1: С Бухгалтерія
2.1 Особливості автоматизації бухгалтерського обліку
2.2 Інформаційні технології в бухгалтерському обліку
3. Програмне забезпечення бухгалтерського обліку
Висновок
Список використаної літератури
Введення
Соціально-економічний розвиток країни багато в чому визначається рівнем інформатизації народного господарства. Інформатизація в значній мірі залежить від ефективності створення і функціонування АІС у економіці. Ці системи покликані раціоналізувати інформаційні процеси та рішення задач управління в усіх сферах економіки. В даний час комп'ютерні технології застосовуються в широкому спектрі трудових процесів, в тій чи іншій мірі пов'язаних з інформацією, - від підготовки найпростішого листа до розробки варіантів оптимального рішення в управлінні великими інвестиційними проектами. Застосування комп'ютерної техніки, розширеної периферійної апаратури, пристроїв передачі даних і телекомунікацій дозволяє фахівцям вирішувати професійні завдання з більш високими показниками ефективності. Функціонування АІС забезпечує більш якісне вирішення завдань при поліпшенні оперативності рішення і зниження обсягу ресурсів.
Впровадження ефективних систем вимагає високого професіоналізму, знання працівниками та керівниками всіх рівнів методів і способів менеджменту АІС, принципів проектування систем, заснованих на передовому вітчизняному та зарубіжному досвіді та міжнародних стандартах. Політика в цій області має на меті формування безперервної системи освіти та підготовки кадрів в області АІС. Необхідно готувати фахівців з АІС, навчати працівників усіх галузей основ застосування АІС, сприяти підготовці і виданню спеціальної літератури, журналів та інших видань поданої тематики.
1. Технологія автоматизованої обробки економічної інформації
1.1 Основні поняття технології обробки економічної інформації
Функціонування АІС засноване на ТПОД. Ефективність АІС багато в чому визначається якістю побудови і функціонування ТПОД. З метою подальшого розгляду конкретизуємо визначення основних категорій ТПОД. Технологічний процес обробки даних - це сукупність методів і засобів, організованих у логічну послідовність етапів обробки та видачі інформації користувачеві для вирішення економічних завдань. Етап ТПОД - це сукупність взаємопов'язаних процедур, що реалізують певну функцію технологічного процесу. Процедура ТПОД - це сукупність технологічних операцій, що забезпечує реалізацію логічної частини етапу технологічного процесу обробки даних. Операція ТПОД - це елементарна дія, що забезпечує проміжний логічний результат процедури технологічного процесу обробки даних. Технологічний процес складається з етапів: Процедурою може бути роздруківка окремого документа на принтері серед безлічі інших результатних документів, перегляд проміжних документів, уточнення змісту буфера обміну та інших Процедура реалізується за допомогою набору операцій обробки. Прикладом операції може бути натискання клавіші «введення» на клавіатурі, яке ідентифікується як команда на початок пошуку або виведення знайденого файлу на екран.
Процедури перетворення даних мають арифметичну і логічну основи. Арифметичну основу складають операції додавання, віднімання, множення і ділення. Логічні умови роботи ЕОМ і алгоритму обробки визначаються відповідно до аксіоматичним апаратом алгебри логіки. Цей апарат сформулював англійський математик Дж. Буль (звідси назва - булева алгебра). Відзначимо основні категорії булевої алгебри:
• конь'юнкція (логічне множення) - зв'язування двох або декількох висловлювань в одне за допомогою союзу «І» (може приймати позначення: х, &);
• диз'юнкція (логічне додавання) - об'єднання двох або декількох висловлювань за допомогою союзу «АБО» (можливі позначення: |, +, v);
• інверсія (логічне заперечення) - приєднання частки «НЕ» до висловлення. Може позначатися - А, або (-Л). Якщо висловлювання /! істинно, то Складно, і навпаки;
• еквівалентність - логічна операція, результат якої правдивий, якщо обидва висловлювання мають однакові значення (обидва істинними чи обидва хибні). Позначається як А / В;
• імплікація - логічна операція, яка полягає в логічному проходженні «якщо А, то В». Може приймати позначення А -> В, Az> B;
Дуже часто в інформаційному пошуку застосовуються Булевського операції, зокрема при зіставленні ПІД і ПОЗ. Так, наприклад, при необхідності виключення з пошуку і видачі даних на певному об'єкті в ПОЗ цьому об'єкту проставляється знак інверсії. Застосування логічних операторів значно покращує якість пошуку необхідних відомостей. [1, стор.14]
Слід зазначити, що кожен етап ТПОД реалізує певну функцію АІС, зокрема реєстрацію, збір, передачу, введення в ЕОМ, обробку, пошук, зберігання, актуалізацію, коригування, висновок, відображення, копіювання, тиражування та ін Ці етапи взаємопов'язані між собою в логічну послідовність. Коротко пояснимо кожну з цих ролей. Реєстрація даних - фіксування відомостей на матеріальний носій. Збір даних - процес отримання відомостей від джерел інформації. Передача даних - процес перенесення відомостей від джерела до одержувача. Введення даних в ЕОМ - процес перекладу даних в пам'ять ЕОМ. Обробка даних - сукупність логічних та арифметичних операцій з перетворення даних в інформацію, що забезпечує рішення задачі користувача. Пошук даних - сукупність логічних операцій з відбору необхідних відомостей з БД за запитом користувача. Зберігання даних - розміщення відомостей на матеріальному носії та підтримання їх у працездатному стані. Актуалізація даних - процес оновлення відомостей шляхом додавання в одиницю інформації знову отриманих даних. Коригування даних - процес виправлення інформації помилкових відомостей в певній одиниці інформації. Висновок даних з ЕОМ - процес переміщення даних з пам'яті ЕОМ на пристрої представлення даних, що знаходяться поза ЕОМ. Відображення даних - процес подання відомостей в зручній для сприйняття людиною формі. Копіювання даних - операція за ідентичним відтворення даних. Тиражування даних - процес відтворення даних у певній кількості індентичним примірників. ТПОД в значній мірі визначається характером АІС і відповідним об'єктом управління. Сучасні технології обробки даних представляють досить широкий типологічний ряд. За рівнем відкритості архітектури технології можна диференціювати на замкнуті і мережні. Мережеві технології можна розділити на локальні і відкриті. За характером оброблюваної інформації технології можна розділити на текстові, табличні та графічні. За логічному рівню обробки інформації вони поділяються на технології обробки даних, технології пошуку даних, технології перетворення даних, технології інтелектуальних систем.
Основні схеми технологічного процесу обробки даних АІС
Підстава розподілу
Отримувані схеми технологічного процесу обробки даних
Обробка даних по кількості контрольованих показників об'єкту
Обробка даних по кількості контрольованих ділянок (ланок) об'єкта
Контрольовані підсистеми об'єкта
Один показник (наприклад обсяг виробництва), набір показників (наприклад вартість основних фондів, вартість цінних паперів, фонд заробітної плати та ін), повний склад показників об'єкту
Одна ділянка (наприклад складальний цех), кілька ділянок (наприклад бухгалтерія, постачання та збут, планування), повний склад підрозділів (ланок) об'єкта (наприклад комплексна автоматизована корпоративна інформаційна система)
Виробництво, підготовка виробництва, постачання та збут, маркетинг, трудові ресурси, документообіг, сектор управління підприємством тощо
Підстава розподілу
Отримувані схеми технологічного процесу обробки даних
Режими обробки даних
Масштаб технологічного процесу
Характер видаваної інформації
Періодичність видачі інформації
Пакетний, мультипрограмний, інтерактивний
Локальна ЕОМ, мережу підрозділи, мережа
фірми, галузева мережу, регіональна мережа,
національна мережа, континентальна мережу,
глобальна мережа
Текстовий, образотворчий,
комбінований
Щодня, щотижня, щомісяця,
щоквартально, щорічно
Шляхом поєднання виділених класів можна будувати різні схеми технологічних процесів обробки даних від простих до складних. Так, наприклад, можна в глобальній мережі видавати щодня в інтерактивному режимі комбіновану інформацію про об'єкт на будь-якому набору показників діяльності підприємства. [2, стор.44]
Технологія пошуку інформації за запитом у значній мірі визначається характером БД. При пошуку в документальній БД проводиться порівняння дескрипторів ПІД з дескрипторами ПОЗ на предмет їх збігу.
1.2 Методи і засоби технологічного контролю обробки економічної інформації
Основна особливість технології обробки даних в тому, що в її рамках зазвичай створюється безліч дефектів обробки, які в кінцевому підсумку знижують рівень якості не тільки ТПОД, але і роботи АІС в цілому. Слід зазначити, що виникають випадки спотворення інформації, ідентифікуються як дефекти обробки, носять імовірнісний характер. Так, наприклад, 0,4% дефектів виникають унаслідок несправності технічних пристроїв, 21,6% помилок зумовлені недоліками проекту ІС, решту обсягу - 78% помилок обумовлено людським фактором. Сюди входять умови роботи, технологічна дисципліна, психомоторні характеристики персоналу, психологічний клімат та ін
Один з ефективних шляхів поліпшення якості обробки інформації - розробка і реалізація методів поліпшення достовірності та повноти інформації. Особливу значимість проблема контролю даних набуває при вирішенні завдання підтримки цілісності БД. Обмеження цілісності реалізуються механізмом СУБД. У СУБД обмеження цілісності, наприклад, може бути поставлено як фільтрації даних, наприклад, поле «вік» не повинно мати своїм значенням число перевищують 120 і т.д. У ЗПП СУБД обмеження цілісності представляються зазвичай набором допоміжних програм, іноді автономних по відношенню до СУБД. Підтримка цілісності в СУБД являє вагому проблему.
БД формується за допомогою певного набору технологічних процедур. Тому якість БД знаходиться в прямій залежності від якості технології обробки даних. Ефективне напрям - застосування системи контролю обробки даних. Значний ефект методи контролю дають в системах обробки інформації числового змісту - облікових, звітних, статистичних, планових, фактографічних, параметричних та інші, де спотворення навіть однієї цифри може мати в деяких випадках серйозні наслідки у прийнятті рішень. [3, стор.99]
Завдання забезпечення необхідного рівня достовірності викликає необхідність застосування процедур контролю на всіх основних етапах технологічного процесу обробки інформації. Особливому контролю піддається достовірність вихідних (похідних) документів, перед видачею їх абоненту. Коригування помилок вимагає залучення досить значних додаткових трудових, матеріальних, фінансових і часових ресурсів. Іноді спотворення в документах викликають необхідність повторної обробки документів на ЕОМ. Для усунення подібних випадків особлива увага звертається на виявлення та виправлення помилок на предмашінних етапах обробки. У зв'язку з цим більшої значущості набуває програмний контроль достовірності на етапі введення даних в ЕОМ.
Достовірність і повнота інформації в АІС забезпечується цілим комплексом методів захисту: апаратних, програмних, організаційних, комбінованих та ін За рівнем застосування технічних засобів методи контролю достовірності інформації можна розділити на наступні основні категорії:
• ручний, або візуальний, спосіб - полягає в перевірці правильності даних без застосування будь-яких технічних засобів;
• механізований спосіб - полягає в застосуванні допоміжних технічних пристроїв, наприклад калькуляторів для підрахунку контрольних сум для пачки документів;
• автоматизований метод контролю - полягає в діагностиці правильності даних за допомогою відповідних програмних модулів;
• автоматичний метод полягає в програмному виявленні помилкового даного, визначення його дійсного значення та заміни помилкового значення на істинне в пам'яті ЕОМ.
У практиці технології обробки зазвичай застосовуються всі вказані методи. Ступінь їх застосування залежить від класу і масштабу АІС.
У значній частині систем організаційного управління введення інформації в ЕОМ проводиться у формі документів. З метою реалізації контролю достовірності вхідної інформації розробляються спеціальні прикладні програми. Ці діагностичні програми орієнтовані на контроль формальних і змістовних параметрів вхідних первинних документів. При виявленні помилок вони видають повідомлення оператора про адресу та модифікації помилки.
Аналіз робіт з контролю достовірності даних показує, що наявні методи і програми контролю достовірності та повноти інформації орієнтовані в основному на виявлення помилок, їх ідентифікацію. Виправлення помилок, відновлення достовірності даних виконується тільки при безпосередній участі людини.
В даний час для обробки інформації різного класу і призначення порівняно широко застосовуються системи управління базами даних та ППП. Програмні засоби, як правило, не мають вбудованих модулів для виконання логічно розвинених функцій контролю достовірності, а якщо й мають, то склад функцій контролю зазвичай недостатній. Розглянемо деякі ППП, що реалізують функції контролю за достовірністю інформації, з точки зору наявних у них методів контролю.
По виконуваних функцій вказані методи контролю можна підрозділити на лексичні, синтаксичні, логічні та арифметичні.
Лексичний контроль даних - це перевірка правильності формату значень реквізитів (полів), допустимості класу інформації, відповідності лексем вхідної мови прийнятому нормалізовано складу лексем. Лексеми можуть бути представлені в кодовому (зашифрованому) або неформалізованих (природному) вигляді - окремі слова або складові поняття. Формати і значення полів вводяться записів перевіряються на відповідність - тільки цифри, тільки букви, тільки спеціальні символи, тільки алфавітно-цифровий, тільки комбінований (змішаний текст - всі види символів). З метою підвищення достовірності інформації в класифікаторах і кодифікатора техніко-економічної інформації кожен код забезпечується контрольним розрядом. Контрольні розряди (цифри) визначаються з використанням цифрового методу контролю з ваговими коефіцієнтами. [4, стор.118]
Логічний контроль даних - це перевірка змістовної взаємозв'язку між окремими значеннями одиниць інформації. На основі властивостей значень показників можна встановити контрольні співвідношення між цими значеннями типу «дорівнює», «нерівно», «більше», «менше», «більше-дорівнює», «менше-рівно» і ін Можна перевіряти правильність значень реквізитів-основ та їх сукупності на збіг зі значенням їх логічних констант на рівні запису, файлу, БД. На основі арифметичних підрахунків окремих значень показників можна визначити сумарне значення показника і порівняти його зі значенням контрольованого показника на логічне співвідношення. Іноді логічний взаємозв'язок в комплексі вхідних документів АІС може досягати більше 1 тис. співвідношень.
Арифметичний (рахунковий) контроль даних - це перевірка рівності контрольного значення певного групового і (або) підсумкового значення елемента інформації з сумою значень відповідних елементарних одиниць інформації.
Шаховий контроль забезпечує контроль більшої кількості параметрів, ніж балансовий, тому що виконується за рядками і графами табличного документа. Як правило, розробники програм контролю достовірності та повноти даних прагнуть максимально використовувати наявні методи діагностики вхідних документів. Проте з ряду причин не завжди і не скрізь це вдається.
Слід зазначити, що реалізація методів контролю, як правило, тягне за собою необхідність введення в процеси обробки надмірності інформаційного, програмного, технологічного і організаційного характеру. Так, наприклад, балансової контроль як різновид арифметичного контролю передбачає наявність у документі контрольних сум, які по суті є надлишковою інформацією. Крім того, програмний модуль контролю достовірності даних, по суті, надмірний в структурі програмного забезпечення АІС. У технологічному процесі передбачаються етапи (процедури) контролю інформації, що також великій кількості. Як про різновиди організаційної надмірності можна говорити про інструктаж персоналу, який відповідає за процедури контролю за достовірністю інформації.
1.3 Режими автоматизованої обробки даних
У ТПОД можуть застосовуватися наступні основні режими обробки даних - пакетний, мультипрограмний та інтерактивний. [5, стор.95]
Пакетна обробка даних - це послідовна обробка даних за завданнями користувача в порядку їх черговості. По кожній економічної завданню у відповідності з календарними термінами її рішення формується пакет документів. За умови підготовки повного складу (пакета) документів ця задача ставиться в чергу, а при звільненні обчислювальних ресурсів ЕОМ запускається в обробку. Наступне завдання може бути запущено тільки при закінченні виконання попереднього. Сутність пакетного режиму полягає в послідовному виконанні наявної сукупності програм обробки даних. При цьому досягається зменшення втручання операторів у процес вирішення завдань, так як засоби операційної системи організують введення даних, виклик необхідних програмних модулів, приведення необхідних зовнішніх пристроїв в робочий стан, здійснення процесу обробки та управління ім. Основна мета пакетного режиму - забезпечення своєчасного вирішення завдань згідно зі встановленими графіками і максимального завантаження обчислювальної системи. Разом з тим, для певного класу пакетних завдань, що вимагають порівняно великих часових ресурсів і обчислювальних ресурсів ЕОМ, доцільно застосування проміжних контрольних знімання даних, щоб виключити збої і помилки у розв'язанні задачі.
Виконання завдання в режимі пакетної обробки характеризується типової черговістю процедур обробки даних, що включають:
• логічне перетворення вихідних інформаційних масивів і створення робочого масиву;
• впорядкування робочого масиву;
• обчислювальна обробка даних по заданому алгоритму;
• формування вихідного масиву;
• контроль результатів рішення задачі;
• видача результатів обробки.
Особливість реалізації пакетного режиму обробки інформації в тому, що її результати, як правило, виводяться шляхом друку необхідних вихідних документів на принтері - принтері, або у вигляді масивів інформації на магнітних носіях. Перші зазвичай містять результати планування, обліку і звітності.
З метою скорочення часу на обробку даних і раціоналізації обчислювальних ресурсів застосовується мультипрограмний режим обробки даних, виконується на ЕОМ підвищеної продуктивності та розширеного обсягу пам'яті. Мультипрограмна обробка даних - це паралельна обробка даних по декількох завданням користувача. ОС управляє одночасно кількома програмами, що реалізують набір відповідних задач користувачів. Ці програми виконуються в режимі поділу часу, коли кожній програмі виділяється через певний проміжок (квант) часу доступ до обчислювальних ресурсів ЕОМ - процесору, оперативної пам'яті та ін [6, стор.63]
Інтерактивний режим обробки даних іноді називають діалоговим. Діалоговий режим обробки даних - це обробка даних по завданню, в процесі якої користувач має можливість в реальному часі втручатися в хід виконання завдання і змінювати умови її рішення на свій розсуд. Робота заснована на взаємодії користувача з ЕОМ через термінал в режимі меню. Меню забезпечує дружність інтерфейсу, що створює додаткові зручності і покращує продуктивність роботи. При реалізації діалогового режиму в меню активно використовується варіювання кольору, мерехтіння символів, слів чи рядків, широко застосовуються засоби підказки, навчання користувача, перевірки його роботи. Підказка являє собою сукупність інструкційних матеріалів по роботі користувача, відомостей про типи і структурах вхідних і вихідних даних, алгоритми обробки інформації. Наприклад, опис конкретних процедур арифметичного і логічного контролю даних при формуванні документів податкової звітності. Засоби навчання звичайно містять контрольний приклад, що ілюструє роботу програмного комплексу. Засоби перевірки роботи користувача включають повний список повідомлень про помилки, які виявляються програмним комплексом.
У діалоговому режимі користувач займає активну позицію по відношенню до технології обробки даних. В інтерактивному режимі вирішується досить широкий клас задач, наприклад, проведення пошуку даних (документів) в БД по запиту користувача. У процесі пошуку користувач може вносити корективи в пошукове припис і тим самим уточнювати ПІД і логіку пошуку, домагаючись при цьому найкращих показників його повноти і точності. Крім того, в інтерактивному режимі проводиться рішення задач імітаційного класу. Тут фахівець може по ходу виконання завдання задавати і коригувати умови розв'язання задачі. Послідовність кроків в уточненні вихідних умов забезпечує більш ефективне рішення імітаційної задачі при вивченні керованого об'єкта.
Діалоговий режим широко використовується при підготовці аналітичних записок по конкретних економічних задач. Ця робота здійснюється фахівцями при отриманні різних розрахункових таблиць на основі БД. В рамках вирішення аналітичних завдань широко використовуються процедури розрахунку підсумкових таблиць, підготовки на їх основі графіків і діаграм. Наприклад, для аналітичної роботи може бути використаний пакет ЛОТОС 1-2-3, а для формування текстової інформації - текстовий процесор Word.
Діалоговий режим передбачає інтерактивний зв'язок користувача з обчислювальною машиною через термінал, з якого можливе введення команд, які впливають на порядок роботи програм обробки інформації. Діалог проводиться у двох режимах: текстовому і графічному. При текстовому режимі на екрані відображаються алфавітно-цифрові символи, що дозволяють будувати тексти і таблиці. Графічний режим використовується при відображенні графічної інформації - це різноманітні діаграми та графіки. У деяких пакетах програм реалізовані можливості текстового й графічного режимів. [7, стор.88]
Існує два прийоми формування діалогу: глобальний і локальний. При глобальному діалозі з допомогою меню задається послідовність програм, що характеризує функціональні можливості програмної системи при обробці даних. Локальний діалог формує конкретний алгоритм обробки даних за запитом користувача.
2. АІС в області бухгалтерського обліку з використанням 1: С Бухгалтерія
2.1 Особливості автоматизації бухгалтерського обліку
Чи не першими об'єктами автоматизації в управлінні підприємствами стали завдання бухгалтерського обліку. У підрозділах бухгалтерського обліку документообіг більш формалізована та уніфікований за процедурами та методикам обробки та складання документів у порівнянні з іншими службами апарату управління. Тому ведення бухгалтерського обліку з застосуванням комп'ютера в даний час стало нормою роботи на багатьох підприємствах. Використання в роботі бухгалтерської програми дає широкі можливості для автоматичного відображення будь-яких документів і господарських операцій у бухгалтерському обліку за допомогою бухгалтерських проводок, а також виключення арифметичних помилок. На комп'ютері легко формуються всі первинні і звітні документи.
Разом з тим побудова АІС з бухгалтерського обліку все-таки являє собою досить складну дослідницьку і проектну роботу. Бухгалтерський сектор має певну специфіку. У змістовному плані бухгалтерська інформація відображає велику частину процесів матеріального та фінансового обліку будь-якого підприємства. Вона фактично відображає господарський стан підприємства. Бухгалтерська інформація характеризується широкою номенклатурою документів і показників. Ці документи і показники мають досить складний рівень логічної і арифметичної взаємозв'язку як по вертикалі, так і по горизонталі. Оскільки до бухгалтерської інформації пред'являються підвищені вимоги щодо вірогідності, то при проектуванні та експлуатації АІС необхідно враховувати численні схеми логіко-арифметичної ув'язки показників. Це необхідно для того, щоб забезпечити цілісність БД, а також необхідний рівень достовірності та повноти показників у вихідних документах. Порівняно великий обсяг документів обумовлює необхідність залучення технічних засобів обробки та передачі даних з розширеним об'ємом пам'яті і хорошою пропускною здатністю. Кожному бухгалтеру доводиться робити вибір при пошуку найбільш підходящою саме для його підприємства програми автоматизації бухгалтерського обліку. Удавана простота вибору часто обертається довгими пошуками найбільш оптимальною і недорогий програми. Разом з тим, з урахуванням технологічного навантаження на співробітників бухгалтерії інформаційні технології в бухгалтерському обліку мають бути прості в освоєнні, експлуатації, мати інтерфейс з високим рівнем адаптивності. Інформаційна технологія повинна істотно полегшити роботу бухгалтера, не створювати йому додаткових труднощів, а, навпаки, знижувати їх.
2.2 Інформаційні технології в бухгалтерському обліку
Побудова АІС бухгалтерського класу базується на порівняно широкому наборі бухгалтерських програм [11, стр.54].
В даний час на російському ринку програмних продуктів сегмент бухгалтерських програм найбільш об'ємний і становить близько 500 різних програм. Цей ринок безперервно розширюється. На що проходила в 2004 р. XI виставці-конференції «Бухгалтерський облік і аудит-2004» було представлено 135 учасників, 27 з яких - це фірми, вперше представили свої програмні продукти на виставці. На ринку бухгалтерських програм працює значний складу фірм-розробників, що пропонують послуги з розробки, впровадження та супроводу ППП. Ці пакети орієнтовані на різні класи підприємств. Пакети бухгалтерських програм в різній мірі охоплюють комплекс завдань бухгалтерського обліку. Разом з тим, найбільшим попитом користуються такі програми, які можуть бути базою для створення інформаційних технологій для порівняно широкого класу підприємств і складу розв'язуваних функціональних завдань бухгалтерії. Один з таких програмних пакетів - «1С: Бухгалтерія», який розроблений фірмою «1С».
ППП «1С: Бухгалтерія» призначений для обліку наявності і руху коштів підприємства. Він може використовуватися як автономно, так і спільно з іншими компонентами системи «1С: Підприємство». ППП «1С: Бухгалтерія» дозволяє автоматизувати виконання практично повного складу завдань бухгалтерського обліку:
• операції по банку і касі;
• основні засоби та нематеріальні активи;
• матеріали;
• товари і послуги, виконання робіт;
• облік виробництва продукції;
• облік валютних операцій;
• взаєморозрахунки з організаціями;
• розрахунки з підзвітними особами;
• розрахунки по зарплаті;
• розрахунки з бюджетом;
• інші розділи обліку.
Охоплення повного складу завдань поєднується з можливостями гнучкого обліку:
• використання кількох планів рахунків одночасно;
• багаторівневі плани рахунків;
• багатомірний аналітичний облік;
• багаторівневий аналітичний облік;
• кількісний облік;
• багатовалютний облік по необмеженому числу валют;
• ведення на одному комп'ютері обліку для декількох підприємств;
• ведення консолідованого обліку.
ППП здатний виконувати введення, обробку, зберігання і друк будь-яких первинних документів:
• платіжних доручень;
• рахунків на оплату і рахунків-фактур;
• прибуткових і видаткових касових ордерів;
• актів, накладних, вимог, доручень.
На технологічному рівні засоби роботи з документами дозволяють організувати введення документів, їх довільний розподіл по журналах і пошук будь-якого документа по різних критеріях: номеру, даті, сумі, контрагенту.
«1С: Бухгалтерія» включає набір стандартних звітів, що дозволяють отримати інформацію за довільний період, в різних розрізах і з необхідним ступенем деталізації:
• звіти по синтетичному обліку:
- Оборотно-сальдова відомість; шахова відомість;
- Головна книга;
- Журнал-ордер і відомість по рахунку;
- Аналіз рахунку - за період і по датах;
- Картка рахунку;
• звіти по аналітичному обліку:
- Оборотно-сальдова відомість по рахунку в розрізі об'єктів аналітичного обліку журнал-ордер в розрізі об'єктів аналітики; S аналіз рахунку в розрізі об'єктів аналітики;
- Звіт «Діаграма», що дозволяє представити бухгалтерську інформацію в графічному вигляді;
звіти за розділами обліку:
- Аналіз об'єкту аналітики по рахунках;
- Картка операцій по об'єкту аналітики;
- Касова книга;
- Книги продажів і покупок;
- Звіти по заробітній платі.
При складанні звітності програма виконує наступні функції:
• введення, заповнення та друк бухгалтерської, податкової та статистичної звітності;
• в «ручному режимі» заповнення звітів бухгалтер вводить основні показники, а програма розраховує всі підсумкові та похідні показники;
• в «автоматичному режимі» програма заповнює звіти на підставі введених за період господарських операцій;
• перед формуванням звітів спеціальний режим дозволяє перевірити стан обліку та виявити помилки бухгалтера, не дають правильно скласти звітність;
• режим розшифровки дозволяє отримати обгрунтування заповнених автоматично показників аж до кожного первинного документа та господарської операції;
• форми звітності щоквартально оновлюються фірмою «1С» і безкоштовно надаються зареєстрованим користувачам.
У комплект поставки програми крім основної «Типової конфігурації» входить також «Спрощена конфігурація». Її застосування доцільне, якщо:
• на підприємстві ведеться досить простий облік і не потрібен високий рівень автоматизації ведення обліку;
• передбачається істотно перебудовувати структуру обліку по відношенню до методології, закладеної в «Типової конфігурації»;
• програма використовується з метою освоєння, а також для організації навчального процесу з навчання бухгалтерського обліку та роботі з пакетом «1С: Бухгалтерія».
Гнучкість і настроюваність «1С: Бухгалтерія» виявляється в тому, що це готове рішення, що дозволяє вести облік без додаткових доробок і настроювань. Крім того, пакет може бути адаптований до будь-яких особливостей обліку на конкретному підприємстві. До складу системи входить інструментальне засіб розробки та модифікації програм.
Середні та великі підприємства дуже часто мають територіально розподілену структуру - філії, склади, магазини, пункти прийому замовлень і інші подібні підрозділи, не пов'язані локальною мережею. У подібних умовах дуже важливо мати засоби роботи з розподіленими інформаційними базами, побудованих з урахуванням принципу організації єдиної системи автоматизованого обліку на підприємстві. У цьому плані ППП забезпечує:
• ведення необмеженої кількості автономно працюючих інформаційних баз;
• повну або вибіркову синхронізацію даних;
• налаштування складу даних, які синхронізуються;
• довільний порядок і спосіб передачі змін.
Використання коштів управління розподіленими інформаційними базами не обмежує дії користувачів системи. Всі зміни даних система відслідковує автоматично і передає їх відповідно до описаних правилами синхронізації.
З метою поліпшення якості, адаптивності і технологічності «1С: Бухгалтерія» передбачає набір сервісних можливостей:
• контроль коректності вводяться проводок;
• табло рахунків (оперативний перегляд підсумків по рахунках);
• перевірка можливості видалення невживаних бухгалтерських рахунків, об'єктів аналітики, документів;
• виклик комп'ютерного навчального відеокурсу;
• виклик правової системи з диска ІТС або «1С: Гарант. Правова підтримка ».
Слід відзначити користувальницький інтерфейс ППП, що забезпечує системі хороші експлуатаційні характеристики. Рядок меню робочого вікна містить такі блоки команд: «Операції», «Звітність», «Сервіс», «Вікна» і «Допомога». При роботі в деяких режимах є ще група команд «Дії». Вона перераховує можливі дії користувача щодо поточного режиму. Під рядком меню розташовується рядок піктограм. За допомогою цих піктограм можна активізувати найбільш уживані програми, наприклад друк, вставку, копіювання і ін [12, стр.224]
Істотний комфорт користувача забезпечує сервісні засоби. Так, наприклад, «Путівник по конфігурації» призначений для швидкого освоєння програми бухгалтером. Режим «Ради дня» підказують користувачеві ефективні прийоми роботи і функціональні можливості системи. Панелі інструментів дозволять швидко отримувати доступ до часто використовуваних функцій програми.
Детальна контекстна допомога дозволяє бухгалтеру використовувати всі допустимі і можливі дії у всіх режимах роботи програми. У рішенні задач комплексної автоматизації підприємства дуже важливо забезпечити взаємозв'язок і взаємодія різних програм, що реалізують рішення тих чи інших завдань у системі управління. ППП «1С: Бухгалтерія» включає готові режими для обміну бухгалтерської інформацією з іншими програмами системи. Крім того «1С: Бухгалтерський-терія» підтримує сучасні засоби інтеграції додатків OLE, OLE Automation і DDE. Використання цих засобів дозволяє:
• управляти роботою інших програм, використовуючи вбудовану мову, наприклад формувати звіти і графіки в Microsoft Excel;
• отримувати доступ до даних «1С: Бухгалтерія» з інших програм;
• вставляти в документи і звіти «1С: Бухгалтерія» об'єкти, створені іншими програмами, наприклад поміщати в первинні документи логотип фірми;
• розмішати в документах і звітах малюнки і графіки. Розвинені засоби адміністрування «1С: Бухгалтерія» дозволяють
адміністратору системи:
• вести список користувачів системи;
• призначати користувачам паролі на вхід в систему;
• призначати користувачам права на доступ до інформації, що обробляється системою;
• формувати індивідуальні інтерфейси, що включають меню і панелі інструментів;
• переглядати список працюючих користувачів;
• отримувати історію роботи користувачів.
Для підприємств з різним складом завдань і обсягом скоєних господарських операцій фірма «1С» пропонує різні версії програми «1С: Бухгалтерія»: однокористувальницька версія; мережева версія; версія для SQL («клієнт - сервер»).
Технологічний процес створення АІС на базі ППП «1С: Бухгалте-рія» складається з підготовчого, початкового та основного етапів.
На підготовчому етапі в режимі «Константи» здійснюється введення реквізитів підприємства, даних про керівництво, головного бухгалтера та ін Проводиться заповнення і коректування БД. Ведеться перегляд плану рахунків, проглядаються типові проводки, самостійно формуються додаткові проводки. Режим «Типові проводки» призначений для спрощення введення стандартних і часто використовуваних операцій. При введенні і створення проводок суми цих проводок обчислюються автоматично. Коригування плану рахунків може виконуватися періодично. Функція «Валюти» забезпечує зберігання курсу валют. У режимі «Види субконто» відзначаються ті рахунки, за якими буде проводитися аналітичний облік, наприклад «Матеріали», «Основні засоби». Для кожного виду субконто в спеціальній таблиці складається список субконто з зазначенням ціни по кожній позиції. [13, стр.155]
Далі здійснюється введення початкових залишків по кожному рахунку. Для цього необхідно увійти в режим «Сервіс» (функція «Параметри») і встановити робочий період і дату, попередні поточним, а потім увійти в режим «Операції» (функція «Інтервал операцій»). Попередньо у верхній частині екрана перевіряється правильність робочого періоду та дати. Проведення складаються з номера рахунку, його кореспонденції «00» і суми. При цьому якщо рахунок активний, в дебеті записується номер рахунку, а у кредиті - «00», і навпаки. Контроль правильності введення залишків здійснюється функціями «Розрахунок підсумків» і «Оборотно-сальдова відомість». Якщо залишки введено вірно, то залишки по «00» рахунку повинні бути нульовими, а суми дебетових і кредитових оборотів рівні. Після введення і перевірки вводу залишків необхідно виконати режим «Закриття періоду». При цьому машина автоматично встановить новий розрахунковий період, що необхідно перевірити режимами «Установка параметрів» і «Інтервали операції».
Початковий етап виконується періодично, в міру ведення звітного періоду і полягає у введенні в машину різних бухгалтерських первинних документів. Він реалізується функцією «Журнал господарських операцій». У журнал послідовно вводяться такі реквізити: дата, дебет, кредит, сума, короткий зміст операції. При введенні номера рахунку, за яким ведеться субконто, вводиться «Кількість», а «Сума» обчислюється автоматично на основі ціни, введеної в список субконто «Ціни». Функція «Документи і розрахунки» надає ще більш універсальні і гнучкі засоби для вводу документів і проведення бухгалтерських розрахунків. За допомогою цього режиму в журнал операцій можна відразу ввести дані про деякий документі або розрахунку та пов'язані з ним проводки, які автоматично розраховуються по заданих формулах.
Основний етап базується на режимі «Звітність», який реалізує наступні розрахунково-технологічні функції:
• «Розрахунок підсумків» - виконується перед формуванням всіх вихідних документів, перелічених нижче, на підставі даних журналу операцій, розрахунок підсумків проводиться у всьому кварталу встановленого періоду або за конкретний місяць;
• «Зведені проводки» - веде перекидання вільних сум з дебету одного рахунка в кредит іншого;
• «Шахматка» - табличне представлення оборотів сум з одного рахунку на інший (зведених проводок) і оборотів за рахунками;
• «Оборотно-сальдова відомість» - формує по кожному рахунку (субрахунку) залишок на початок періоду, обороти і залишок на кінець періоду, залишки на початок кварталу формуються при закритті попереднього періоду; в нижньому рядку оборотно-сальдової відомості виводяться підсумки по оборотах і залишках ;
• «Оборотно-сальдова відомість по рахунку» - створює оборотно-сальдову відомість по кожному рахунку;
• «Обороти рахунку» (Головна книга) - формує сальдо і обороти по дебету і кредиту рахунку і обороти в кореспонденції з іншими рахунками за вказані місяці або квартал;
• «Журнал-ордер і відомість по рахунку» - виводить ті ж дані, що і «Обороти рахунку», але в деталізації по датах і по окремих проводок;
• «Картка рахунку» - містить всі проводки з зазначенням конкретного рахунку, дозволяє отримати Касову книгу, виписки з банку і т.д.;
• «Аналіз рахунка по субконто» - для кожного субконто виводиться залишок на початок періоду, обороти і залишок на кінець періоду, список кореспондуючих рахунків із зазначенням дебетового і кредитового обороту по кожному рахунку окремо;
• «Аналіз рахунка по датах» - по кожній даті робочого періоду виводиться залишок на початок, обороти і залишок на кінець періоду із зазначенням кореспондуючих рахунків;
• «Аналіз субконто» - надає бухгалтеру оборотно-сальдо-ву відомість по субконто;
• «Картка субконто» - містить всі проводки по обраному об'єкту аналітичного обліку за зазначений період, включає залишки на початок і кінець періоду, обороти за період і залишки після кожної операції, дані виводяться в натуральному і вартісному вираженні; документ виходить зі списку субконто;
• «Обороти між субконто» - формуються обороти між субконто одного виду і одним або декількома субконто іншого виду;
• «Звіти по Журналу операцій» - проводиться вибірка проводок з Журналу операцій за певними рахунками, кореспонденціях та інших ознаках;
• «Довільні звіти» надає широкі можливості по створенню звітів потрібної форми, при необхідності бухгалтер сам може змінити форму будь-якого звіту, а також формули розрахунку, створити формат нового звіту (у комплект постачання входить набір звітів для податкової інспекції);
• «Закриття періоду» - забезпечує автоматичний перехід до нового розрахункового періоду.
Щоб уникнути втрати інформації в машині у разі виникнення позаштатних ситуацій рекомендується щодня перезаписувати інформацію на дискету.
3. Програмне забезпечення бухгалтерського обліку
Практика показує, що вибір програми ще не найголовніший вибір, який повинен зробити бухгалтер, що зважився на автоматизацію своєї праці. Не менш важливим є питання вибору фірми, у якої буде придбана бухгалтерська програма. Часто буває так, що, бажаючи мінімізувати витрати на придбання бухгалтерської програми, підприємство звертається до послуг так званих фірм-одноденок. У подібних випадках замовник опиняється сам на сам з незрозумілою, а тому марною програмою.
Очевидно, що абсолютно універсальних бухгалтерських програм не буває. Тому після покупки обов'язково слід етап впровадження програми, тобто настроювання її на особливості бухгалтерського обліку конкретного підприємства. Впровадження - найбільш важливий етап у процесі автоматизації бухгалтерського обліку. Якщо програма працює не так, як треба, то саме її придбання втрачає сенс. Впровадженням повинен займатися висококваліфікований фахівець, який не тільки знає можливості програми, але і володіє бухгалтерським обліком.
Етап автоматизації - подальший супровід пакету бухгалтерських програм. Це найбільш довготривалий, а точніше - постійний етап. При роботі з комп'ютерними програмами часто виникає необхідність у грамотній консультації, або, у зв'язку із змінами в законодавстві, потрібні термінові доопрацювання в програмі. Бухгалтер повинен бути упевнений, що йому завжди допоможуть кваліфіковані фахівці. Тому, набуваючи програму, потрібно звертати увагу не тільки на її вартість, а й на авторитет фірми-продавця. Найкращий варіант, якщо усіма етапами автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві, починаючи від купівлі комп'ютерів, монтажу локальної мережі, підбору обгрунтованого ПЗ і завершуючи довгостроковим супроводом, займається одна фірма. [12, стор.45]
Вибір ПЗ для бухобліку проводиться за різними ознаками і правилам. Істотні ознаки класифікації програмних комплексів - розмір підприємства, на який вони розраховані і, відповідно, масштаб завдань бухгалтерського обліку, а також певна спеціалізація деяких бухгалтерських програм. З урахуванням масштабу завдань бухобліку можна виділити програми для малих, середніх і великих підприємств.
АІТ в міні-бухгалтеріях на малих підприємствах і підприємствах без утворення юридичної особи (ПБОЮЛ) характерні тим, що бухоблік ведеться на одному комп'ютері. Разом з тим може зустрічатися і мережевий варіант на два-чотири місця. Функції ведення синтетичного і вартісного аналітичного обліку дозволяють вводити і обробляти бухгалтерські записи, оформляти невеликий набір первинних документів і формувати звітність. Для таких підприємств існує широкий спектр бухгалтерських тиражних програм, таких як: «1С: Бухгалтерія», «Інфо-бухгалтер», «Инфин-Бухгалтерія», «БЕСТ-Офіс», «Турбо-бухгалтер», «Парус-бухгалтерія», « НВІС, Інотек »,« Контур »,« ІП: Бухгал-терія »,« Фінанси без проблем »,« Бухгалтерія малого підприємства »та ін Для АІТ бухгалтерій середніх підприємств типово наявність мережевої програми автоматизації бухгалтерії на п'ять-десять місць, які відносяться до класу інтегрованих бухгалтерських систем. Ці програми об'єднують і підтримують ведення всіх основних облікових функцій і розділів. Вони працюють в режимах «файл - сервер» або «клієнт - сервер». На таких підприємствах бухгалтерський облік часто організований за основним ділянкам бухобліку. До цього класу можна віднести такі бухгалтерські програми: «1С: Бухгалтерія», «БЕСТ-4», «Фін-Еко», «Abacus», «Парус-4», «Компас + SQL», «Інфософт», «Інотек» , «ТурбоБухгалтер», «ПК суперменеджерів», «Партнер бухгалтера» та ін
Автоматизацію бухгалтерського обліку в управлінні великими фірмами, як правило, відрізняє використання систем управління БД, наприклад, SQL, Oracle, Atlantis і ін Для такого класу фірм майже завжди необхідно вести бухгалтерський облік декількох підприємств в складі холдингу. Крім того, повинна бути передбачена можливість налаштування бухгалтерської системи на специфіку конкретного підприємства. АІТ бухобліку розглядається тут як функціональна підсистема, вбудована в АСУ великої корпоративної фірми зі складною організаційно-виробничою структурою. Корпорація може об'єднувати різні управлінські, виробничі, фінансові та інші структури, мати кілька територіально віддалених філій, підприємств з різноманітними видами діяльності. Обмін даними може виконуватися за схемою «клієнт - сервер».
В якості компонентів системи присутні різні функціональні підсистеми бухобліку з можливістю використання міжнародних стандартів, а також підсистеми оперативного обліку, обліку кадрів, планування і прогнозування, аналізу і прийняття рішень, контролю, аналізу та оптимізації фінансово-господарської діяльності підприємств та ін Тут підсистема бухобліку не має чільного місця, тут важлива гармонізація всіх підсистем для досягнення найвищого ефекту від управління компанією в цілому. У даних умовах програмний комплекс повинен мати гнучко настроюється бізнес-логіку, яка дозволяє настроювати систему на роботу в самих різних областях підприємства.
Великі організації використовують програмні продукти фірм «Галактика», «Росекспертіза», «Парус», «Бізнес-Консоль», «Інфософт», «Інтелект-Сервіс», «БЕСТ-Про», «АйТі» та ін
Клас так званих адаптивних АІТ бухгалтерського обліку базується на спеціалізованих програмних продуктах, що володіють розширеними інструментальними можливостями. Вони побудовані за принципом «бухгалтерський конструктор», зокрема, мають модульну, гнучку структуру. За наявності основних бухгалтерських функцій є спеціальний вбудований процедурний мова та засоби налаштування, орієнтовані на можливість адаптації до конкретних умов обліку та додатковим вимогам з боку користувача, або дилера розробника. До цього класу можна віднести програмні продукти фірм «1С», «Інформатик», «Аквілон», «Порт».
Є системи технологій класу «Еккаунт кутюр». Вони, як правило, розвиваються на базі типового бухгалтерського ядра для індивідуального замовника. Доопрацювання додаткових функцій і модулів збільшують потенціал технології підприємства-замовника. Доопрацювання, впровадження та експлуатація забезпечується чітким супроводом програмних систем розробником-виконавцем з урахуванням конкретних вимог замовника, що тягне порівняно високу вартість робіт. Програми подібного класу розробляють фірми «Ост-Ін», «БІТ», «Нікос-Софт», «Екософт». [13, стор.26]
Висновок
У підрозділах бухгалтерського обліку документообіг більш формалізована та уніфікований за процедурами та методикам обробки та складання документів у порівнянні з іншими службами апарату управління. Тому ведення бухгалтерського обліку з застосуванням комп'ютера в даний час стало нормою роботи на багатьох підприємствах. Використання в роботі бухгалтерської програми дає широкі можливості для автоматичного відображення будь-яких документів і господарських операцій у бухгалтерському обліку за допомогою бухгалтерських проводок, а також виключення арифметичних помилок.
Слід зазначити що, 1: С Бухгалтерія призначена для обліку наявності і руху грошових коштів, дозволяє автоматизувати виконання практично повного складу завдань бухгалтерського обліку.
Бухгалтерський сектор має певну специфіку. У змістовному плані бухгалтерська інформація відображає велику частину процесів матеріального та фінансового обліку будь-якого підприємства. Вона фактично відображає господарський стан підприємства. Інформаційна технологія повинна істотно полегшити роботу бухгалтера, не створювати йому додаткових труднощів, а, навпаки, знижувати їх.
Одним з важливих чинників успіху в розвитку будь-який науково практичної проблеми є приплив нових авторів - генераторів і носіїв свіжих думок. У наш час це так само актуально!
Список використаної літератури
1. Вендров A. M. Проектування програмного забезпечення економічних інформаційних систем: підручник. М.: Фінанси і статистика, 2000.
2. Волков В.М. Основи теорії і практики експертної діяльності. М.: Стандарти та якість, 2002.
3. ВолобуевА.П., Міщенко В.Ф. Вибір бухгалтерських програм на основі їх класифікації / / Бухгалтерський облік. 1999
4. Інформаційні системи в економіці: підручник / за ред. проф. В.В. Діка. М.: Фінанси і статистика, 2006
5. Ісаєв Г.М. Показники якості функціонування автоматизованих інформаційних систем: методика визначення / / НТІ, сер. 2, Інформаційні процеси і системи. 2006
6. Ісаєв Г.М. Інформаційні ресурси науки. М.: МІРЕА, 2002.
7. Клещев І. Т., Романів А.А. Проектування інформаційних систем: навч. посібник / під обш. ред. К.І. Курбакова. М.: Рос. екон. акад., 2000.
8. Комп'ютерні технології обробки інформації: навч. посібник / під ред. СВ. Назарова. М.: Фінанси і статистика, 2006
9. Костров А.В. Основи інформаційного менеджменту: навч. посібник. М.: Фінанси і статистика, 2001.
10. Курбаков К.І. Інформаційний ресурс і національна система баз даних і баз знань вищої школи Росії / / Проблеми інформатизації. 2003
11. Леонтьєв В.П. Новітня енциклопедія персонального комп'ютера 2002. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2002.
12. Петров Ю.А., Шлімовіч Є.Л., Ірюпін Ю.В. Комплексна автоматизація управління підприємством. М.: Фінанси і статистика, 2001.
13. Попов І.І. Автоматизовані інформаційні системи (по областях застосування). М.: РЕА ім. Г.В. Плеханова, 1999.