План підготовки до виставки
(Конспект відповідної глави книги Л. Ю. Гермогенова Ефективна реклама в Росії. Практика і рекомендації. Москва 1994)
Складання переліку продукції, що виставляється
Необхідно скласти детальний перелік речей і предметів, які будуть (повинні будуть) взяті на виставку. Наявність даного документа різко впорядковує зберігання та облік речей, гарантує своєчасне поповнення "стратегічних запасів" фірми на стенді (їжі, листівок), полегшує їх пошук, визначає відсутні предмети.
Іншим важливим документом є анкета для обліку (опитування) відвідувачів стенда. Для накопичення достовірної статистичної інформації, керівництво компанії повинне визначити перелік питань, що цікавлять і порядок їх проходження.
Складання плану виставкового стенду
Існує кілька базових конструкцій стендів (боксів) пропонованих учасникам виставки. Зазвичай це 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 розмірні конструкції. Основний критерій оцінки для вибору підходящого стенда - ціна та розмір експозиції.
Для оформлення стенду рекомендується скористатися послугами професійного оформлювача або дизайнера для створення неповторної, єдиної атмосфери на стенді виражає дух, стиль, імідж фірми, яка є символом впевненості, солідності, якості, спокою.
Маючи експонати, слід звернути увагу на наступне:
напрям руху основного потоку відвідувачів
пояснювальні написи або плакати слід розміщувати поруч або над експонатом
На стенді необхідно передбачити наявність наступних зон:
1. Місце для одягу
2. Місце для відпочинку
3. Місце для посуду, приготування напоїв
4. Склад
5. Місце для переговорів
6. Місце для рекламних та інформаційних матеріалів
Оформлення стенду - написи і плакати, розташовані поряд з експонатами повинні взаємно доповнювати один одного. Оформити стенд допоможуть плакати, діаграми, фотографії. Їх кількість, однак, не повинно бути надмірним. Велика кількість текстової інформації, малюнків, розміщене по всьому виставкового стенду, перестає сприйматися і не засвоюється відвідувачами. На виставковому стенді повинні переважати експонати по можливості, у чинному вигляді.
Велике значення для оформлення стендів мають композиції із зелені та квітів.
Укладення договору з оргкомітетом, передача йому плану виставкового стенду та замовлення на обладнання та послуги
За певний фіксований термін, не пізніше, ніж за місяць до початку виставки, заповнюється і надсилається на адресу оргкомітету ЗАЯВКА НА УЧАСТЬ У ВИСТАВЦІ. У ній вказуються всі реквізити фірми (країна, адреса / телефон, номер розрахункового рахунку, etc.) Суть заявки - попередня реєстрація та бронювання виставкової площі. Лист-заявка підтверджує згоду фірми з положеннями даної виставки та правилами її проведення. Це у своєму роді договір між сторонами. Після отримання заявки, у відповідь надсилається підтвердження про реєстрацію фірми в каталозі учасників і виділенні необхідної кількості місця за умови оплати. Оплата участі повинна бути здійснена протягом 5-10 днів. Підтвердження гарантує отримання базового набору послуг.
Для отримання додаткових послуг, фірма вибирає те, що вважає необхідним і вказує кількість.
оренда і монтаж виставкового обладнання
надання додаткових послуг або обладнання: вішалок, шаф, мийки, паласу, телефону, столів, стільців
напис на фризі
публікація відомостей в каталозі
інші послуги
Виготовлення рекламних матеріалів
інформаційних листів
плакатів
буклетів
проспектів
Крім вищевказаних допоміжних документів існує особливе запрошення. Воно розсилається безпосередньо (на фірми / особисто by direct mail) і є універсальним методом залучення можливих клієнтів.
Підготовка інформаційних матеріалів
технічних описів
прайс-листів
папок стендистів
Підготовка стендистів та персоналу
Персонал повинен володіти такими якостями:
вміння спілкуватися з людьми;
знанням продукції фірми та її історії, напрямків діяльності;
бажають спілкуватися із людьми;
витривалістю;
привабливою зовнішністю.
Крім основного намічають запасний склад стендистів, передбачають можливість взаємозамінності.
Складання кошторису витрат
Підраховуються всі витрати, пов'язані з виставкою, складається кошторис.
Планування проведення виставки
Складання розкладу роботи персоналу
На період виставки необхідно розписати розпорядок кожного дня. Стенд повинен функціонувати безперебійно і ймовірність втратити потенційного партнера в потоці відвідувачів з-за відсутності (перевантаженості, неуважності) стендиста велика. Слід звернути особливу увагу на одяг. Чи необхідно виділити людей для відвідування семінарів або просто сусідніх стендів для збору інформації.
Інструктаж персоналу
До початку виставки необхідно провести інструктаж:
тематика виставки;
мети участі у виставці;
перелік продукції, представленої на виставці;
основні новинки;
завдання, що стоять перед стендистами;
план стенда;
закріплення місць на стенді за кожним стендистів;
розпорядок роботи;
в які дні та години, хто з керівництва фірми буде знаходиться на стенді;
основні категорії гаданих відвідувачів;
моделі поведінки з кожною категорією відвідувачів;
форми реєстрації відвідувачів;
форми реєстрацій і змін, зауважень, недоліків на стенді під час роботи виставки.
Закріплення експонатів за співробітниками
Цей пункт особливо важливий, якщо експонати досить складні. Необхідно, щоб хоча б двоє стендистів добре знали даний експонат і могли давати професійні пояснення для фахівців в даній області. Решта стендисти повинні вміти розповідати в загальних рисах призначення, основні характеристики, відмінності від аналогів, умови експлуатації, постачання або продажу даної продукції, товару.
Завезення і вивіз обладнання
Однією з важливих компонентів підготовки до виставки є доставка і розміщення експозиційних матеріалів на стенді. Потрібно ЗАЗДАЛЕГІДЬ вказати ЩО, КОЛИ і КУДИ ввозити. Для доставки усіх необхідних виставкових матеріалів, обладнання на стенд, складається лист-заявка з проханням про видачу перепусток на автомашини та дозволи на провезення / вивезення вантажу. Цей лист повинен бути адресований фірмі-організатору (на ім'я директора) і містити докладний список предметів, що ввозяться Необхідно уточнити заздалегідь, протягом якого терміну ДО і ПІСЛЯ виставки можна ввозити / вивозити вантаж. Це дозволить уникнути непорозумінь і гарантує чіткий графік дій.
Організація переговорів або укладення договорів, продажу продукції
На стенді організуються елементи інших маркетингових комунікацій, таких, як особиста продаж (запропонований продукт можна продавати на стенді зі знижкою. Можна запропонувати безкоштовну установку на підприємстві замовника).
Також на стенді можна проводити лотереї, безкоштовні роздачі демо-версій продукту (стимулювання збуту), ручок з логотипом фірми, листівок з розцінками, контактними телефонами і переліком послуг, що надаються. (Див. пункт 6)
Організація обліку відвідувачів, які цікавляться продукцією
Під час виставки вкрай доцільно фіксувати ВСІ можливі контакти і виявляти інтерес до будь-якого потенційного клієнта (партнера). Для цього найкраще використовувати спеціальну анкету. Вона не повинна бути великою за обсягом. До неї мають бути включені наступні пункти: ОРГАНІЗАЦІЯ звідки він, АДРЕСА - де він, ТЕЛЕФОН / ФАКС - як з ним зв'язатися, ІМ'Я / ПРІЗВИЩЕ як його звуть, СФЕРА ДІЯЛЬНОСТІ - чим він займається (чому тут), ДОП. ІНФОРМАЦІЯ - хто з ним говорив, побажання, ступінь інтересу, пріоритет контакту.
Планування роботи після закінчення виставки
Реєстрація відвідувачів, покупців, які цікавляться продукцією
За окремо взятої виставці складається фінальний огляд SUM-UP, в якому детально вказується кількість відвідувачів взагалі, кількість відвідувачів на стенді, кількість розданих проспектів, кількість заповнених анкет. В аналітичному документі SUM-UP дані зазвичай видаються у вигляді таблиці.
Підведення підсумків виставки (витрат, доходу)
Комерційні успіхи можна проаналізувати, підрахувавши кількість укладених на продаж або постачання договорів, а якщо такі цілі на даній виставці не ставилися, то за кількістю відвідувачів, і їх категоріями.
Якщо все ж кінцева мета - продаж продукції, то непрямим показником може служити кількість розданих прайс-листів, інформаційних матеріалів. Однак слід пам'ятати, що термін дії цієї реклами може розтягтися на кілька місяців.
Розбір допущених помилок при плануванні і стенду, аналіз оригінальних рішень (своїх, а також побачених на стендах інших фірм)
Після закінчення кожної виставки складається записка, що відображає коротко всі проблеми, що виникли при підготовці, яким чином вони були вирішені і які уроки слід винести в майбутньому. Узагальнюючи результати конкретної виставки можна по гарячих слідах зафіксувати всі "+" і "-", зрозуміти свої слабкі місця, швидко адаптуватися до нових умов.