Тема: Етапи складання графіка документообігу і графіка облікових робіт на підприємстві
Введення
В інформаційній системі управління організацією важливе місце займає інформаційна система «Бухгалтерський облік», розглядаючи дану систему, необхідно розуміти, що основу її складають документи. Документи є основним і важливим джерелом отримання інформації про господарську діяльність організації. Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне, безперервне і взаємопов'язане відображення господарської діяльності організації, тому документування слід розглядати як один з елементів методу бухгалтерського обліку. Таким чином, документування - це спосіб суцільного та безперервного відображення господарських операцій з метою отримання необхідних відомостей про совершающихся господарських явищах. У бухгалтерському обліку документи являють собою письмове розпорядження на здійснення господарських операцій або письмове підтвердження дійсного здійснення цих операцій. Документи є основою і підтвердженням облікових записів. Документи широко використовуються в процесі оперативного управління господарською діяльністю будь-якої юридичної особи. Так, вимоги цехів служать підставою для відпуску матеріалів зі складу у виробництво, платіжні вимоги постачальників - для перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку організації на сплату за що надійшли сировину, матеріали і т. д. На підставі документів ведеться постійне спостереження за рухом матеріальних та грошових коштів , станом розрахунків. Підписуючи документ, керівний працівник контролює законність і доцільність операції, яка оформлюється документом. Це покладає на кожного підписала документ персональну відповідальність за здійснювані ним дії. Бухгалтерські документи мають велике значення у забезпеченні збереження власності, для контролю за діями матеріально відповідальних осіб, розкриття випадків розкрадань і зловживань. Відображення в обліку господарських операцій на основі документів дозволяє на будь-який момент отримати відомості про наявність тих чи інших матеріалів та грошових цінностей у кожного матеріально відповідальної особи. Зіставлення документальних (облікових) даних з фактичними дозволяє виявляти нестачі або надлишки.
Документи використовуються і для аналізу фінансово-господарської діяльності будь-якої юридичної особи: вивчаються фактори, що сприяють виконанню показників діяльності або стали причиною їх невиконання. Для встановлення таких причин нерідко, крім звітних даних, залучаються документи, що послужили підставою для облікових записів. Це дозволяє визначити, наскільки раціонально витрачаються матеріальні і грошові кошти, і сприяє більш ефективному їх використанню. Велико і правове значення документів. Будучи письмовим свідченням здійснених господарських операцій і основою записів у бухгалтерському обліку, документи використовуються як докази при спорах, що виникають між юридичними особами або юридичною та фізичною особою. Ці суперечки розглядаються в судових органах і арбітражі. Використовуються документи і в судово-бухгалтерській експертизі, яка проводиться в необхідних випадках за рішенням слідчих органів при розслідуванні окремих справ. Вони мають юридичну силу в якості письмового свідчення тільки у випадку, якщо складені своєчасно і оформлені у відповідності з усіма пред'являються до них вимог. Документи являють собою бланки, видрукувані друкарським способом. Вони містять рядки і графи у вигляді колонок (клітин), куди заносяться відомості про господарські операції. Заповнюватися документи можуть від руки або з допомогою ПЕОМ. Облікові документи можуть заповнюватися у будь-якій кількості примірників.
Загальний порядок створення первинних документів, відображення інформації в бухгалтерському обліку, її зберігання, порядок організації документообігу визначаються відповідними документами, які затверджуються Міністерством фінансів РФ за погодженням з Держкомстатом РФ. Первинні документи створюються на бланках типових та спеціалізованим форм. Спеціалізовані форми міністерства і відомства розробляють і затверджують для своїх підприємств і організацій з урахуванням галузевої специфіки.
1. Первинні документи та вимоги, які пред'являються до них
Документування господарської діяльності будь-якої організації - основа бухгалтерського обліку. Тому до оформлення і змісту документів бухгалтерського обліку пред'являються певні вимоги. Визначено вони Федеральним законом РФ «Про бухгалтерський облік» і Положенням ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженим наказом Мінфіну РФ. Вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і поданням до бухгалтерської служби документів і відомостей обов'язкові для всіх працівників організації. Документообіг - це створення первинних облікових документів або отримання їх від інших організацій, їх прийняття до обліку, обробка, передача в архів. Первинні облікові документи повинні містити такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дату складання, найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції (у натуральному грошовому вираженні); найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки (включаючи випадки створення документів на ПЕОМ). Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації, а документи, форми яких не передбачені в альбомах і затверджуються організацією, повинні містити обов'язкові реквізити відповідно до вимог, сформульованими вище. Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технологія обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання (за винятком документів, що підписуються керівником федерального органу виконавчої влади, особливості, оформлення яких визначаються окремими вказівками Міністерства фінансів Російської Федерації ). Під фінансовими та кредитними зобов'язаннями розуміються документи, що оформляє фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту.
У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій і включення даних про них в бухгалтерський облік та бухгалтерську звітність.
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим - відповідно по закінченні операції. При реалізації товарів, продукції, робіт і послуг із застосуванням контрольно-касових машин допускається складання первинного облікового документа не рідше одного разу на день по його закінченні на підставі касових чеків. Створення первинних облікових документів, порядок і терміни передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку виробляються у відповідності до затвердженого в організації графіком документообігу. Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передача їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали і підписали ці документи. У процесі складання документів бухгалтерія здійснює на їх підставі попередній контроль враховуються господарських операцій. Він особливо важливий у зв'язку з тим, що деякі документи становлять не працівники бухгалтерії, а матеріально відповідальні особи та інші оперативні працівники. За допомогою попереднього контролю не допускається вчинення будь-яких економічно недоцільних, неправильних або незаконних операцій, попереджаються порушення державної дисципліни, у разі недостач, приписок та ін Попередній контроль здійснюється шляхом перегляду і підпису розпорядчих документів, які є підставою для видачі матеріальних цінностей, прийому та видачі грошових коштів головним (старшим) бухгалтером. Подальший контроль документів здійснюється безпосередньо в бухгалтерії. За цими документами перевіряється істота господарських операцій, тобто їх законність і доцільність. Ця перевірка - продовження того попереднього контролю, який передує здійсненню операцій.
При перевірці документів встановлюються також правильність їх оформлення, наявність всіх необхідних реквізитів, передбачених для даного документа, чіткість заповнення реквізитів, відсутність виправлень (особливо в документах, що оформляють грошові операції), правильність зазначення дати складання документів. Особлива увага приділяється достовірності підписів осіб, що склали документ, своєчасності подання документа до бухгалтерії. Неправильне я несвоєчасне складання або подання документа позбавляє його доказової сили, що часом завдає матеріальної шкоди підприємству. При арифметичній перевірці документів з'ясовується правильність зазначених у документі натуральних і вартісних показників, правильність таксування (тобто множення кількості на ціну, підсумовування окремих показників і підрахунок підсумків). Працівники бухгалтерії повинні приймати документи, які не викликають сумніву в правильності їх складання та оформлення, в законності і доцільності підтверджуваних ними господарських операцій, без арифметичних помилок. При виявленні в документі незаповнених реквізитів та арифметичних помилок він повинен бути повернений для дооформлення або переписування. Після складання звітності документи в переплетеному вигляді в папках передаються для зберігання. Організація зобов'язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше 5 років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією не менше 5 років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності за останній раз. Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими службами на підставі їх постанов відповідно до законодавства Російської Федерації. Відповідальність за організацію зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації. Вимога своєчасності і точності обліку обумовлює необхідність налагодження такої системи виписки та обробки документів, яка сприяла б максимальному прискоренню документообігу, усунення зайвих етапів на шляху руху документів, зменшення часу їх обробки. Документообіг в кожній окремій організації визначає головний бухгалтер. Його вказівки, що стосуються виписки документів та порядку їх проходження, є обов'язковими для всіх працівників даного підприємства. Документообіг передбачає не тільки порядок складання, використання і бухгалтерської обробки документів, але і відповідальність окремих оперативних та облікових працівників за своєчасне рух документів.
Правильна організація документообігу передбачає дотримання таких принципів: раціональне і своєчасне складання документів, послідовне відображення в них усіх процесів господарської діяльності організації, раціональна їх обробка, скорочення шляху проходження документів, систематичне вивчення та вдосконалення документів. Рух первинних документів у бухгалтерському обліку регламентується графіком документообігу.
2. Графік документообігу
Графік документообігу - це графік або схема, які описують рух первинних документів на підприємстві від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання. По кожному документу графік документообігу містить, як правило, такі приблизні розділи:
- Порядок створення документа: кількість примірників; відповідальний за виписку; відповідальний за оформлення; відповідальний за виконання, термін виконання;
- Порядок перевірки документа: відповідальний за перевірку; хто представляє на перевірку; порядок подання, термін подання;
- Порядок обробки документа: виконавець, термін виконання;
- Порядок передачі документа до архіву: виконавець, термін передачі.
В обов'язки всіх працівників організації включаються положення про створення і подання первинних виправдувальних документів, що відносяться до сфери їх діяльності, в суворій відповідності з графіком документообігу. Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи. Графік має встановлювати на підприємстві, в установі раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації і автоматизації облікових робіт. Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт або у вигляді таблиці (див. додаток 1).
Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інші) створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, в які видаються зазначені документи. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.
Відповідно до Положення про головних бухгалтерів вимоги головного бухгалтера в частині порядку оформлення операцій і представлення в бухгалтерію або на обчислювальні установки необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства, установи.
3. Складання графіка облікових робіт
Графік розподіл облікових робіт між обліковими працівниками сприяє раціональному використанню робочого часу і підвищенню продуктивності облікового праці, створює умови для ритмічної роботи і підвищує відповідальність кожного облікового працівника за якість і терміни виконання певних робіт. У графіку вказуються: календарний план роботи кожного облікового працівника, терміни і зміст облікових робіт кожного облікового осередку, терміни складання, розгляду та подання звітності. Затвердженої типової форми немає. Його стверджує головний бухгалтер підприємства. Єдиної, визначеної законодавством форми графіка документообігу не існує. Кожне підприємство складає графік самостійно, виходячи з особливостей здійснюваної діяльності. Як правило, його затверджує керівник підприємства, а розробляють керівники підрозділів.
Наприклад, у трудовому праві існують визначені законодавством терміни видачі копій документів, пов'язаних з роботою, терміни закладу трудових книжок, виплати заробітної плати, оформлення відпусток, притягнення до дисциплінарної відповідальності та накладення дисциплінарного стягнення та ін Все це супроводжується оформленням різного роду документів. Тому начальнику кадрів оформляє і затверджує графік документообігу в сфері регулювання трудових відносин. Начальник юридичного відділу слід, закріплює в графіку документообігу терміни складання відповідей на претензії відповідно, наприклад, до закону про захист прав споживачів, терміни розгляду надходять на правову експертизу договорів, терміни для реєстрації юридичних осіб. В бухгалтерії у зв'язку з наявністю строгих, передбачених податковим законодавством термінів по здачі податкових форм звітності просто необхідний графік документообігу для оптимізації внутрішнього процесу руху документів і підтримки фінансового благополуччя підприємства. Наступний важливий момент у системі документообігу - це координація обміну документами різних підрозділів і служб всередині організації. Процес взаємодії та обміну інформацією всередині підприємства неперервний.
Наприклад, при утриманні із заробітної плати працівника бухгалтеру потрібно наказ чи інший документ, на підставі якого буде здійснюватися утримання. Наказ готує, як правило, кадрова служба або юридичний відділ. Перш ніж менеджер з продажу укладе з клієнтом договір поставки, необхідно провести його правовий аналіз, що відноситься до сфери діяльності юристів організації. І тільки потім менеджер несе його на підпис керівнику підприємства (або самостійно підписує при наявності повноважень). Так як наказ по організації є локальним правовим актом і підлягає безумовному виконанню, винну у допущених при його реалізації помилках особа може бути притягнута до дисциплінарної відповідальності. Крім того, якщо з вини працівника, що виразилася в недотриманні термінів документообігу, організація зазнала збитків, вона може в порядку регресу стягнути їх з працівника. Відповідальність за дотримання графіка, тобто за своєчасну розробку і передачу документів несуть особи, які створили і підписали ці документи. Доцільно кожному працівникові під розпис вручити виписку з графіка документообігу, в якій перерахувати документи, що відносяться до сфери його діяльності, і вказати терміни здійснення операцій з ними. Графік документообігу повинен відповідати не тільки чинному законодавству, але і локальних актів підприємства, наприклад, розробленим на підприємстві з посадовими інструкціями. У графіку відображаються роботи зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних структурними підрозділами, з вказівкою термінів і відповідальних виконавців, а також закріплюється порядок обороту кожного виду документа, починаючи від його отримання або створення, реєстрації, затвердження, передачі, поточного зберігання, постійного зберігання і закінчуючи його знищенням або здачею в архів. У різних організаціях графіки відрізняються тільки складом специфічних документів. У графіку документообігу можна виділити наступні етапи обігу кожного документа:
1) складання документа згідно з вимогами, які висуваються до його оформлення;
2) перевірка документів за формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів) та змістом;
3) затвердження документа уповноваженими особами;
4) ознайомлення з документом відповідальних виконавців;
5) передача документа (його копій) у відповідний відділ для своєчасного виконання (або відправлення адресату);
6) виконання виконавцями вимог, що містяться в документі;
7) контроль за виконанням документа;
8) підведення підсумків виконання документа і залучення відповідальних за виконання осіб до відповідальності за допущені порушення;
9) здача і оформлення документів до архіву на зберігання.
Можна скласти графік документообігу у формі окремого документа, у формі наказу по підприємству. Відобразити порядок руху документів теж можна по-різному, шляхом як текстуального опису, починаючи від відповідальних виконавців і закінчуючи строками проходження документом окремих стадій, так і схематичного відображення.
Головне - щоб інформація була доступна, зрозуміла і мала однозначне тлумачення. У цілому графік документообігу дозволяє визначити загальну сукупність документів, що використовуються в організації. Правильне складання і дотримання графіка документообігу сприяє ефективному розподілу посадових обов'язків між працівниками, підвищення продуктивності, оптимізації документообігу та координації діяльності різних служб і підрозділів усередині організації. Таким чином, графік грає важливу роль у забезпеченні ефективності виробничого процесу.
4.Учетние регістри
Всі господарські операції, оформлені документами, після їх здійснення мають бути відображені в бухгалтерському обліку. Для цього відомості, що містяться в окремих документах, накопичуються, групуються і реєструються за певною системою. Такий запис проводиться за допомогою облікових регістрів - розграфлених аркушів паперу, які використовуються для бухгалтерських записів. Різні облікові регістри, що застосовуються в практиці бухгалтерського обліку, поділяються за низкою ознак: за зовнішнім виглядом, обсягом змісту, характеру записів. За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на бухгалтерські книги, картки, вільні листи (відомості), табуляграми. Бухгалтерські книги являють собою зброшуровані аркуші паперу з відповідним графления. Усі сторінки книги нумеруються, вказується їх загальна кількість, що підтверджується підписом бухгалтера. Книги знайшли широке застосування в якості основного облікового регістру ще в XIII в. Протягом тривалого часу бухгалтерські книги були єдиним видом облікових регістрів. Їх ведення має суттєві недоліки, і, перш за все труднощі поділу праці облікових працівників, оскільки запис в книзі одночасно може робити тільки один працівник. При великому обсязі бухгалтерські книги громіздкі в обігу, витрачається багато часу на перегортання сторінок в процесі облікових записів.
З точки зору прискорення процесу заповнення документів важливим є застосування ПЕОМ та використання програмного продукту - програми, що дозволяє в готові форми документів вписувати (вводити) необхідні дані бухгалтерського обліку. При необхідності можна самостійно підготувати будь-яку довільну форму та заповнити за допомогою комп'ютера або роздрукувати та заповнити вручну. Картки - окремі аркуші паперу (тонкого картону) в «їжі розграфлених таблиць. Вони бувають певних стандартних розмірів, що дозволяє зберігати їх разом в картотеці. Картотека може поділятися на необхідні розділи та групи картонними роздільниками, до яких прикріплюються платівки різних кольорів, звані індикаторами. Це робиться для швидкого знаходження потрібних карток. Окремі картотеки закріплюються за певними працівниками, які роблять записи у картки. Картки раціонально на тих ділянках облікової роботи, де ведеться значна кількість аналітичних рахунків, наприклад, в обліку матеріалів, готової продукції, товарів, постачальників, покупців та ін У картотеці картки розміщуються, але групам. Так, в картотеці аналітичного обліку матеріалів картки розміщуються за видами матеріалів, а всередині їх - за сортами, розмірами та іншими ознаками. Картки по основних засобів розташовуються за їх місцезнаходженням і потім - за видами та найменуваннями. Картотеки обліку розрахунків з підзвітними особами, з різними дебіторами в кредиторами будуються, як правило, за алфавітом. Картки реєструються в спеціальному реєстрі, де їм присвоюються порядкові номери, що дає можливість у будь-який момент перевірити наявність і тим самим здійснити контроль за їх збереженням. Перехід від бухгалтерських книг до карток свідчив про вдосконалення техніки записів у бухгалтерському обліку. Застосування карток подзвонило здійснювати поділ праці рахункових працівників, підвищувати його продуктивність, широко використовувати обчислювальну техніку для облікових записів. Картки зручні для копіювальних записів, для різного роду угруповань облікових даних. Вільні листи - різновид карток, але роблять з менш щільного паперу і зберігають не в картотеці, а в спеціальних папках (реєстраторах), звідки вони можуть вилучатися для записів, підрахунку. Реєстри в вигляді листів за розмірами зазвичай більше карток і використовуються для ведення журналів, відомостей, особливо при автоматизації обліку. За обсягом змісту, тобто за ступенем узагальнення вироблених записів, облікові регістри поділяються на синтетичні, аналітичні і комбіновані. У синтетичних облікових регістрах запис проводиться в узагальненому вигляді, як правило, коротко, без пояснювального тексту, із зазначенням дати і номера бухгалтерського запису. Натуральні та трудової вимірювачі в них не наводяться, записується тільки сума. Прикладами синтетичних регістрів є Головна книга, в якій відображаються підсумкові дані за всіма синтетичними рахунками, що ведуться в організації, журнали-ордери, табуляграми. В аналітичних облікових регістрах записи робляться за окремими аналітичними рахунками, що деталізують зміст записів того чи іншого синтетичного рахунку. За допомогою записів у цих облікових регістрах здійснюється контроль за наявністю і рухом кожного виду матеріальних цінностей, станом розрахунків з кожним постачальником, покупцем, дебіторської та кредиторської заборгованості. Записи в аналітичні регістри робляться більш докладно, ніж в синтетичні, наводиться пояснювальний текст записів, крім вартісних, вказуються в необхідних випадках натуральні і трудові вимірники. Приклад регістрів аналітичного обліку - картки обліку основних засобів, матеріалів, товарів, підзвітних осіб організації та ін
В організаціях широко застосовуються облікові регістри, об'єднуючі синтетичний і аналітичний облік, які є, по суті, комбінованими регістрами. Використання їх скорочує обсяг облікових робіт, дозволяє вести облік окремих об'єктів в аналітичному розрізі і одночасно отримувати узагальнені показники синтетичного обліку. Таким чином, показники синтетичного я аналітичного обліку виходять в один робочий прийом, і відпадає необхідність звірки підсумків синтетичних записів. Прикладом таких комбінованих облікових регістрів є журнали-ордери по рахунках «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» і «Розрахунки з підзвітними особами», в яких містяться не тільки узагальнені дані, але й детальні відомості про розрахунки з кожним постачальником, підзвітною особою на підставі первинних документів . При такому поєднанні записів відпадає необхідність у веденні окремих карток аналітичного обліку Підсумок записів по всіх аналітичних рахунках виражається сумою, що відображається одночасно по синтетичному рахунку. Поєднання синтетичного та аналітичного обліку в одному регістрі є важливим напрямком удосконалення бухгалтерського обліку. Багато форм облікових регістрів є типовими. Найбільш поширені типові форми регістрів аналітичного обліку - картки. Для аналітичного обліку розрахунків з бюджетом, банком, іншими підприємствами, різними дебіторами і кредиторами застосовуються картки так званої контокоррентном форми. Ця форма передбачає роздільне відображення дебетових і кредитових оборотів за відповідними розрахунками. Удосконалення облікової реєстрації виражається в її скорочення і спрощення. Досягається це різними способами. Найбільш поширеним є суміщення синтетичних і аналітичних записів в одному обліковому регістрі, а також хронологічних і систематичних записів, тобто застосування комбінованих облікових регістрів. Скорочення кількості записів в синтетичному обліку забезпечується попередньою угрупованням однорідних господарських операцій (з однаковою кореспонденцією рахунків) в окремих відомостях. При цьому в синтетичному обліковому регістрі відображаються лише загальні підсумки операцій з однаковою кореспонденцією. Скорочує кількість записів і застосування шахового принципу запису. Форми регістрів бухгалтерського обліку розробляються і рекомендуються Міністерством фінансів РФ, органами, яким федеральними законами надане право регулювання бухгалтерського обліку, або федеральними органами виконавчої влади, організаціями при дотриманні ними загальних методичних принципів бухгалтерського обліку. При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки у регістрі бухгалтерського обліку має бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати виправлення.
Висновок
Тема складання графіка документообігу в сучасних умовах має зараз велику актуальність, так як від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Раціональна організація документообігу це одне з основних умов правильної постановки бухгалтерського обліку. Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю. Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків. Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення.
Список використаної літератури
1. Бичкова С.М., Макарова М.М. Бухгалтерська справа. Навчальний посібник. М.: Изд. Ексмо. 2008р.
2. Клімова М.А. Бухгалтерська справа. М.: Изд. Инфра-М. 2008р.
3. Бухгалтерська справа - навчальний посібник. Під редакцією доктора економічних наук професора М.М. Хахоновой, кандидат економічних наук І.В. Алексєєвої. М.: Изд. Дашков і К. 2007р.
Введення
В інформаційній системі управління організацією важливе місце займає інформаційна система «Бухгалтерський облік», розглядаючи дану систему, необхідно розуміти, що основу її складають документи. Документи є основним і важливим джерелом отримання інформації про господарську діяльність організації. Особливістю бухгалтерського обліку є суцільне, безперервне і взаємопов'язане відображення господарської діяльності організації, тому документування слід розглядати як один з елементів методу бухгалтерського обліку. Таким чином, документування - це спосіб суцільного та безперервного відображення господарських операцій з метою отримання необхідних відомостей про совершающихся господарських явищах. У бухгалтерському обліку документи являють собою письмове розпорядження на здійснення господарських операцій або письмове підтвердження дійсного здійснення цих операцій. Документи є основою і підтвердженням облікових записів. Документи широко використовуються в процесі оперативного управління господарською діяльністю будь-якої юридичної особи. Так, вимоги цехів служать підставою для відпуску матеріалів зі складу у виробництво, платіжні вимоги постачальників - для перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку організації на сплату за що надійшли сировину, матеріали і т. д. На підставі документів ведеться постійне спостереження за рухом матеріальних та грошових коштів , станом розрахунків. Підписуючи документ, керівний працівник контролює законність і доцільність операції, яка оформлюється документом. Це покладає на кожного підписала документ персональну відповідальність за здійснювані ним дії. Бухгалтерські документи мають велике значення у забезпеченні збереження власності, для контролю за діями матеріально відповідальних осіб, розкриття випадків розкрадань і зловживань. Відображення в обліку господарських операцій на основі документів дозволяє на будь-який момент отримати відомості про наявність тих чи інших матеріалів та грошових цінностей у кожного матеріально відповідальної особи. Зіставлення документальних (облікових) даних з фактичними дозволяє виявляти нестачі або надлишки.
Документи використовуються і для аналізу фінансово-господарської діяльності будь-якої юридичної особи: вивчаються фактори, що сприяють виконанню показників діяльності або стали причиною їх невиконання. Для встановлення таких причин нерідко, крім звітних даних, залучаються документи, що послужили підставою для облікових записів. Це дозволяє визначити, наскільки раціонально витрачаються матеріальні і грошові кошти, і сприяє більш ефективному їх використанню. Велико і правове значення документів. Будучи письмовим свідченням здійснених господарських операцій і основою записів у бухгалтерському обліку, документи використовуються як докази при спорах, що виникають між юридичними особами або юридичною та фізичною особою. Ці суперечки розглядаються в судових органах і арбітражі. Використовуються документи і в судово-бухгалтерській експертизі, яка проводиться в необхідних випадках за рішенням слідчих органів при розслідуванні окремих справ. Вони мають юридичну силу в якості письмового свідчення тільки у випадку, якщо складені своєчасно і оформлені у відповідності з усіма пред'являються до них вимог. Документи являють собою бланки, видрукувані друкарським способом. Вони містять рядки і графи у вигляді колонок (клітин), куди заносяться відомості про господарські операції. Заповнюватися документи можуть від руки або з допомогою ПЕОМ. Облікові документи можуть заповнюватися у будь-якій кількості примірників.
Загальний порядок створення первинних документів, відображення інформації в бухгалтерському обліку, її зберігання, порядок організації документообігу визначаються відповідними документами, які затверджуються Міністерством фінансів РФ за погодженням з Держкомстатом РФ. Первинні документи створюються на бланках типових та спеціалізованим форм. Спеціалізовані форми міністерства і відомства розробляють і затверджують для своїх підприємств і організацій з урахуванням галузевої специфіки.
1. Первинні документи та вимоги, які пред'являються до них
Документування господарської діяльності будь-якої організації - основа бухгалтерського обліку. Тому до оформлення і змісту документів бухгалтерського обліку пред'являються певні вимоги. Визначено вони Федеральним законом РФ «Про бухгалтерський облік» і Положенням ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженим наказом Мінфіну РФ. Вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і поданням до бухгалтерської служби документів і відомостей обов'язкові для всіх працівників організації. Документообіг - це створення первинних облікових документів або отримання їх від інших організацій, їх прийняття до обліку, обробка, передача в архів. Первинні облікові документи повинні містити такі обов'язкові реквізити: назва документа (форми), код форми, дату складання, найменування організації, від імені якої складено документ; зміст господарської операції; вимірювачі господарської операції (у натуральному грошовому вираженні); найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особисті підписи та їх розшифровки (включаючи випадки створення документів на ПЕОМ). Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих (типових) форм первинної облікової документації, а документи, форми яких не передбачені в альбомах і затверджуються організацією, повинні містити обов'язкові реквізити відповідно до вимог, сформульованими вище. Залежно від характеру операції, вимог нормативних актів, методичних вказівок з бухгалтерського обліку та технологія обробки облікової інформації до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити.
Перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, стверджує керівник організації з узгодження з головним бухгалтером. Документи, якими оформляються господарські операції з грошовими коштами, підписуються керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Без підпису головного бухгалтера або уповноваженого ним на те особи грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання (за винятком документів, що підписуються керівником федерального органу виконавчої влади, особливості, оформлення яких визначаються окремими вказівками Міністерства фінансів Російської Федерації ). Під фінансовими та кредитними зобов'язаннями розуміються документи, що оформляє фінансові вкладення організації, договори позики, кредитні договори і договори, укладені за товарним і комерційному кредиту.
У разі розбіжностей між керівником організації та головним бухгалтером у здійсненні окремих господарських операцій первинні облікові документи з ним може бути прийнятий до виконання з письмового розпорядження керівника організації, який несе всю повноту відповідальності за наслідки здійснення таких операцій і включення даних про них в бухгалтерський облік та бухгалтерську звітність.
Первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції, а якщо це не представляється можливим - відповідно по закінченні операції. При реалізації товарів, продукції, робіт і послуг із застосуванням контрольно-касових машин допускається складання первинного облікового документа не рідше одного разу на день по його закінченні на підставі касових чеків. Створення первинних облікових документів, порядок і терміни передачі їх для відображення в бухгалтерському обліку виробляються у відповідності до затвердженого в організації графіком документообігу. Своєчасне і якісне оформлення первинних облікових документів, передача їх у встановлені терміни для відображення у бухгалтерському обліку, а також достовірність які у них даних забезпечують особи, які склали і підписали ці документи. У процесі складання документів бухгалтерія здійснює на їх підставі попередній контроль враховуються господарських операцій. Він особливо важливий у зв'язку з тим, що деякі документи становлять не працівники бухгалтерії, а матеріально відповідальні особи та інші оперативні працівники. За допомогою попереднього контролю не допускається вчинення будь-яких економічно недоцільних, неправильних або незаконних операцій, попереджаються порушення державної дисципліни, у разі недостач, приписок та ін Попередній контроль здійснюється шляхом перегляду і підпису розпорядчих документів, які є підставою для видачі матеріальних цінностей, прийому та видачі грошових коштів головним (старшим) бухгалтером. Подальший контроль документів здійснюється безпосередньо в бухгалтерії. За цими документами перевіряється істота господарських операцій, тобто їх законність і доцільність. Ця перевірка - продовження того попереднього контролю, який передує здійсненню операцій.
При перевірці документів встановлюються також правильність їх оформлення, наявність всіх необхідних реквізитів, передбачених для даного документа, чіткість заповнення реквізитів, відсутність виправлень (особливо в документах, що оформляють грошові операції), правильність зазначення дати складання документів. Особлива увага приділяється достовірності підписів осіб, що склали документ, своєчасності подання документа до бухгалтерії. Неправильне я несвоєчасне складання або подання документа позбавляє його доказової сили, що часом завдає матеріальної шкоди підприємству. При арифметичній перевірці документів з'ясовується правильність зазначених у документі натуральних і вартісних показників, правильність таксування (тобто множення кількості на ціну, підсумовування окремих показників і підрахунок підсумків). Працівники бухгалтерії повинні приймати документи, які не викликають сумніву в правильності їх складання та оформлення, в законності і доцільності підтверджуваних ними господарських операцій, без арифметичних помилок. При виявленні в документі незаповнених реквізитів та арифметичних помилок він повинен бути повернений для дооформлення або переписування. Після складання звітності документи в переплетеному вигляді в папках передаються для зберігання. Організація зобов'язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність протягом строків, що встановлюються згідно з правилами організації державного архівної справи, але не менше 5 років. Робочий план рахунків бухгалтерського обліку, інші документи облікової політики, процедури кодування, програми машинної обробки даних (із зазначенням термінів їх використання) повинні зберігатися організацією не менше 5 років після звітного року, в якому вони використовувалися для складання бухгалтерської звітності за останній раз. Первинні облікові документи можуть бути вилучені лише органами дізнання, попереднього слідства і прокуратури, судами, податковими службами на підставі їх постанов відповідно до законодавства Російської Федерації. Відповідальність за організацію зберігання первинних облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності несе керівник організації. Вимога своєчасності і точності обліку обумовлює необхідність налагодження такої системи виписки та обробки документів, яка сприяла б максимальному прискоренню документообігу, усунення зайвих етапів на шляху руху документів, зменшення часу їх обробки. Документообіг в кожній окремій організації визначає головний бухгалтер. Його вказівки, що стосуються виписки документів та порядку їх проходження, є обов'язковими для всіх працівників даного підприємства. Документообіг передбачає не тільки порядок складання, використання і бухгалтерської обробки документів, але і відповідальність окремих оперативних та облікових працівників за своєчасне рух документів.
Правильна організація документообігу передбачає дотримання таких принципів: раціональне і своєчасне складання документів, послідовне відображення в них усіх процесів господарської діяльності організації, раціональна їх обробка, скорочення шляху проходження документів, систематичне вивчення та вдосконалення документів. Рух первинних документів у бухгалтерському обліку регламентується графіком документообігу.
2. Графік документообігу
Графік документообігу - це графік або схема, які описують рух первинних документів на підприємстві від моменту їх створення до моменту передачі на зберігання. По кожному документу графік документообігу містить, як правило, такі приблизні розділи:
- Порядок створення документа: кількість примірників; відповідальний за виписку; відповідальний за оформлення; відповідальний за виконання, термін виконання;
- Порядок перевірки документа: відповідальний за перевірку; хто представляє на перевірку; порядок подання, термін подання;
- Порядок обробки документа: виконавець, термін виконання;
- Порядок передачі документа до архіву: виконавець, термін передачі.
В обов'язки всіх працівників організації включаються положення про створення і подання первинних виправдувальних документів, що відносяться до сфери їх діяльності, в суворій відповідності з графіком документообігу. Роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи. Графік має встановлювати на підприємстві, в установі раціональний документообіг, тобто передбачати оптимальне число підрозділів і виконавців для проходження кожним первинним документом, визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі. Графік документообігу повинен сприяти поліпшенню всієї облікової роботи на підприємстві, в установі, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищення рівня механізації і автоматизації облікових робіт. Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт або у вигляді таблиці (див. додаток 1).
Працівники підприємства, установи (начальники цехів, майстри, табельщики, працівники планово-економічного, фінансового відділів, відділів праці і заробітної плати, постачання, комірники, підзвітні особи, працівники бухгалтерії та інші) створюють і представляють документи, що відносяться до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю вручається виписка з графіка. У виписці перераховуються документи, що відносяться до сфери діяльності виконавця, терміни їх подання та підрозділи підприємства, установи, в які видаються зазначені документи. Відповідальність за дотримання графіка документообігу, а також відповідальність за своєчасне і доброякісне створення документів, своєчасну передачу їх для відображення в бухгалтерському обліку та звітності, за достовірність які у документах даних несуть особи, які створили і підписали ці документи. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу по підприємству, установі здійснює головний бухгалтер.
Відповідно до Положення про головних бухгалтерів вимоги головного бухгалтера в частині порядку оформлення операцій і представлення в бухгалтерію або на обчислювальні установки необхідних документів і відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства, установи.
3. Складання графіка облікових робіт
Графік розподіл облікових робіт між обліковими працівниками сприяє раціональному використанню робочого часу і підвищенню продуктивності облікового праці, створює умови для ритмічної роботи і підвищує відповідальність кожного облікового працівника за якість і терміни виконання певних робіт. У графіку вказуються: календарний план роботи кожного облікового працівника, терміни і зміст облікових робіт кожного облікового осередку, терміни складання, розгляду та подання звітності. Затвердженої типової форми немає. Його стверджує головний бухгалтер підприємства. Єдиної, визначеної законодавством форми графіка документообігу не існує. Кожне підприємство складає графік самостійно, виходячи з особливостей здійснюваної діяльності. Як правило, його затверджує керівник підприємства, а розробляють керівники підрозділів.
Наприклад, у трудовому праві існують визначені законодавством терміни видачі копій документів, пов'язаних з роботою, терміни закладу трудових книжок, виплати заробітної плати, оформлення відпусток, притягнення до дисциплінарної відповідальності та накладення дисциплінарного стягнення та ін Все це супроводжується оформленням різного роду документів. Тому начальнику кадрів оформляє і затверджує графік документообігу в сфері регулювання трудових відносин. Начальник юридичного відділу слід, закріплює в графіку документообігу терміни складання відповідей на претензії відповідно, наприклад, до закону про захист прав споживачів, терміни розгляду надходять на правову експертизу договорів, терміни для реєстрації юридичних осіб. В бухгалтерії у зв'язку з наявністю строгих, передбачених податковим законодавством термінів по здачі податкових форм звітності просто необхідний графік документообігу для оптимізації внутрішнього процесу руху документів і підтримки фінансового благополуччя підприємства. Наступний важливий момент у системі документообігу - це координація обміну документами різних підрозділів і служб всередині організації. Процес взаємодії та обміну інформацією всередині підприємства неперервний.
Наприклад, при утриманні із заробітної плати працівника бухгалтеру потрібно наказ чи інший документ, на підставі якого буде здійснюватися утримання. Наказ готує, як правило, кадрова служба або юридичний відділ. Перш ніж менеджер з продажу укладе з клієнтом договір поставки, необхідно провести його правовий аналіз, що відноситься до сфери діяльності юристів організації. І тільки потім менеджер несе його на підпис керівнику підприємства (або самостійно підписує при наявності повноважень). Так як наказ по організації є локальним правовим актом і підлягає безумовному виконанню, винну у допущених при його реалізації помилках особа може бути притягнута до дисциплінарної відповідальності. Крім того, якщо з вини працівника, що виразилася в недотриманні термінів документообігу, організація зазнала збитків, вона може в порядку регресу стягнути їх з працівника. Відповідальність за дотримання графіка, тобто за своєчасну розробку і передачу документів несуть особи, які створили і підписали ці документи. Доцільно кожному працівникові під розпис вручити виписку з графіка документообігу, в якій перерахувати документи, що відносяться до сфери його діяльності, і вказати терміни здійснення операцій з ними. Графік документообігу повинен відповідати не тільки чинному законодавству, але і локальних актів підприємства, наприклад, розробленим на підприємстві з посадовими інструкціями. У графіку відображаються роботи зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних структурними підрозділами, з вказівкою термінів і відповідальних виконавців, а також закріплюється порядок обороту кожного виду документа, починаючи від його отримання або створення, реєстрації, затвердження, передачі, поточного зберігання, постійного зберігання і закінчуючи його знищенням або здачею в архів. У різних організаціях графіки відрізняються тільки складом специфічних документів. У графіку документообігу можна виділити наступні етапи обігу кожного документа:
1) складання документа згідно з вимогами, які висуваються до його оформлення;
2) перевірка документів за формою (перевіряються повнота і правильність оформлення, заповнення обов'язкових реквізитів) та змістом;
3) затвердження документа уповноваженими особами;
4) ознайомлення з документом відповідальних виконавців;
5) передача документа (його копій) у відповідний відділ для своєчасного виконання (або відправлення адресату);
6) виконання виконавцями вимог, що містяться в документі;
7) контроль за виконанням документа;
8) підведення підсумків виконання документа і залучення відповідальних за виконання осіб до відповідальності за допущені порушення;
9) здача і оформлення документів до архіву на зберігання.
Можна скласти графік документообігу у формі окремого документа, у формі наказу по підприємству. Відобразити порядок руху документів теж можна по-різному, шляхом як текстуального опису, починаючи від відповідальних виконавців і закінчуючи строками проходження документом окремих стадій, так і схематичного відображення.
Головне - щоб інформація була доступна, зрозуміла і мала однозначне тлумачення. У цілому графік документообігу дозволяє визначити загальну сукупність документів, що використовуються в організації. Правильне складання і дотримання графіка документообігу сприяє ефективному розподілу посадових обов'язків між працівниками, підвищення продуктивності, оптимізації документообігу та координації діяльності різних служб і підрозділів усередині організації. Таким чином, графік грає важливу роль у забезпеченні ефективності виробничого процесу.
4.Учетние регістри
Всі господарські операції, оформлені документами, після їх здійснення мають бути відображені в бухгалтерському обліку. Для цього відомості, що містяться в окремих документах, накопичуються, групуються і реєструються за певною системою. Такий запис проводиться за допомогою облікових регістрів - розграфлених аркушів паперу, які використовуються для бухгалтерських записів. Різні облікові регістри, що застосовуються в практиці бухгалтерського обліку, поділяються за низкою ознак: за зовнішнім виглядом, обсягом змісту, характеру записів. За зовнішнім виглядом облікові регістри поділяються на бухгалтерські книги, картки, вільні листи (відомості), табуляграми. Бухгалтерські книги являють собою зброшуровані аркуші паперу з відповідним графления. Усі сторінки книги нумеруються, вказується їх загальна кількість, що підтверджується підписом бухгалтера. Книги знайшли широке застосування в якості основного облікового регістру ще в XIII в. Протягом тривалого часу бухгалтерські книги були єдиним видом облікових регістрів. Їх ведення має суттєві недоліки, і, перш за все труднощі поділу праці облікових працівників, оскільки запис в книзі одночасно може робити тільки один працівник. При великому обсязі бухгалтерські книги громіздкі в обігу, витрачається багато часу на перегортання сторінок в процесі облікових записів.
З точки зору прискорення процесу заповнення документів важливим є застосування ПЕОМ та використання програмного продукту - програми, що дозволяє в готові форми документів вписувати (вводити) необхідні дані бухгалтерського обліку. При необхідності можна самостійно підготувати будь-яку довільну форму та заповнити за допомогою комп'ютера або роздрукувати та заповнити вручну. Картки - окремі аркуші паперу (тонкого картону) в «їжі розграфлених таблиць. Вони бувають певних стандартних розмірів, що дозволяє зберігати їх разом в картотеці. Картотека може поділятися на необхідні розділи та групи картонними роздільниками, до яких прикріплюються платівки різних кольорів, звані індикаторами. Це робиться для швидкого знаходження потрібних карток. Окремі картотеки закріплюються за певними працівниками, які роблять записи у картки. Картки раціонально на тих ділянках облікової роботи, де ведеться значна кількість аналітичних рахунків, наприклад, в обліку матеріалів, готової продукції, товарів, постачальників, покупців та ін У картотеці картки розміщуються, але групам. Так, в картотеці аналітичного обліку матеріалів картки розміщуються за видами матеріалів, а всередині їх - за сортами, розмірами та іншими ознаками. Картки по основних засобів розташовуються за їх місцезнаходженням і потім - за видами та найменуваннями. Картотеки обліку розрахунків з підзвітними особами, з різними дебіторами в кредиторами будуються, як правило, за алфавітом. Картки реєструються в спеціальному реєстрі, де їм присвоюються порядкові номери, що дає можливість у будь-який момент перевірити наявність і тим самим здійснити контроль за їх збереженням. Перехід від бухгалтерських книг до карток свідчив про вдосконалення техніки записів у бухгалтерському обліку. Застосування карток подзвонило здійснювати поділ праці рахункових працівників, підвищувати його продуктивність, широко використовувати обчислювальну техніку для облікових записів. Картки зручні для копіювальних записів, для різного роду угруповань облікових даних. Вільні листи - різновид карток, але роблять з менш щільного паперу і зберігають не в картотеці, а в спеціальних папках (реєстраторах), звідки вони можуть вилучатися для записів, підрахунку. Реєстри в вигляді листів за розмірами зазвичай більше карток і використовуються для ведення журналів, відомостей, особливо при автоматизації обліку. За обсягом змісту, тобто за ступенем узагальнення вироблених записів, облікові регістри поділяються на синтетичні, аналітичні і комбіновані. У синтетичних облікових регістрах запис проводиться в узагальненому вигляді, як правило, коротко, без пояснювального тексту, із зазначенням дати і номера бухгалтерського запису. Натуральні та трудової вимірювачі в них не наводяться, записується тільки сума. Прикладами синтетичних регістрів є Головна книга, в якій відображаються підсумкові дані за всіма синтетичними рахунками, що ведуться в організації, журнали-ордери, табуляграми. В аналітичних облікових регістрах записи робляться за окремими аналітичними рахунками, що деталізують зміст записів того чи іншого синтетичного рахунку. За допомогою записів у цих облікових регістрах здійснюється контроль за наявністю і рухом кожного виду матеріальних цінностей, станом розрахунків з кожним постачальником, покупцем, дебіторської та кредиторської заборгованості. Записи в аналітичні регістри робляться більш докладно, ніж в синтетичні, наводиться пояснювальний текст записів, крім вартісних, вказуються в необхідних випадках натуральні і трудові вимірники. Приклад регістрів аналітичного обліку - картки обліку основних засобів, матеріалів, товарів, підзвітних осіб організації та ін
В організаціях широко застосовуються облікові регістри, об'єднуючі синтетичний і аналітичний облік, які є, по суті, комбінованими регістрами. Використання їх скорочує обсяг облікових робіт, дозволяє вести облік окремих об'єктів в аналітичному розрізі і одночасно отримувати узагальнені показники синтетичного обліку. Таким чином, показники синтетичного я аналітичного обліку виходять в один робочий прийом, і відпадає необхідність звірки підсумків синтетичних записів. Прикладом таких комбінованих облікових регістрів є журнали-ордери по рахунках «Розрахунки з постачальниками і підрядчиками» і «Розрахунки з підзвітними особами», в яких містяться не тільки узагальнені дані, але й детальні відомості про розрахунки з кожним постачальником, підзвітною особою на підставі первинних документів . При такому поєднанні записів відпадає необхідність у веденні окремих карток аналітичного обліку Підсумок записів по всіх аналітичних рахунках виражається сумою, що відображається одночасно по синтетичному рахунку. Поєднання синтетичного та аналітичного обліку в одному регістрі є важливим напрямком удосконалення бухгалтерського обліку. Багато форм облікових регістрів є типовими. Найбільш поширені типові форми регістрів аналітичного обліку - картки. Для аналітичного обліку розрахунків з бюджетом, банком, іншими підприємствами, різними дебіторами і кредиторами застосовуються картки так званої контокоррентном форми. Ця форма передбачає роздільне відображення дебетових і кредитових оборотів за відповідними розрахунками. Удосконалення облікової реєстрації виражається в її скорочення і спрощення. Досягається це різними способами. Найбільш поширеним є суміщення синтетичних і аналітичних записів в одному обліковому регістрі, а також хронологічних і систематичних записів, тобто застосування комбінованих облікових регістрів. Скорочення кількості записів в синтетичному обліку забезпечується попередньою угрупованням однорідних господарських операцій (з однаковою кореспонденцією рахунків) в окремих відомостях. При цьому в синтетичному обліковому регістрі відображаються лише загальні підсумки операцій з однаковою кореспонденцією. Скорочує кількість записів і застосування шахового принципу запису. Форми регістрів бухгалтерського обліку розробляються і рекомендуються Міністерством фінансів РФ, органами, яким федеральними законами надане право регулювання бухгалтерського обліку, або федеральними органами виконавчої влади, організаціями при дотриманні ними загальних методичних принципів бухгалтерського обліку. При зберіганні регістрів бухгалтерського обліку повинна забезпечуватися їх захист від несанкціонованих виправлень. Виправлення помилки у регістрі бухгалтерського обліку має бути обгрунтовано і підтверджено підписом особи, який зробив виправлення, із зазначенням дати виправлення.
Висновок
Тема складання графіка документообігу в сучасних умовах має зараз велику актуальність, так як від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації. У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі. Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію і культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Раціональна організація документообігу це одне з основних умов правильної постановки бухгалтерського обліку. Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи. Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю. Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому в раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага, особливо в бухгалтерії, де невчасна обробка фінансових документів може призвести до негативних економічних наслідків. Встановлення того чи іншого порядку документообігу залежить від характеру і особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення.
Список використаної літератури
1. Бичкова С.М., Макарова М.М. Бухгалтерська справа. Навчальний посібник. М.: Изд. Ексмо. 2008р.
2. Клімова М.А. Бухгалтерська справа. М.: Изд. Инфра-М. 2008р.
3. Бухгалтерська справа - навчальний посібник. Під редакцією доктора економічних наук професора М.М. Хахоновой, кандидат економічних наук І.В. Алексєєвої. М.: Изд. Дашков і К. 2007р.