Паралельно з початком будівництва флоту Петром I стала здійснюватися ідея організації''Великого посольства'', переслідує дипломатичні і практичні цілі.
Почав визначатися складу''Великого посольства'', в якому, поряд з дуже близькими до царя''кімнатними стольників''і представниками дворянства, повинен був інкогніто відправитися за кордон і сам Петро I, але не як цар, а як учень і корабельний тесля.
Листи й папери Петра I, що зберігаються в Російському державному архіві давніх актів, свідчать про те, що метою''посольства''було також запевнення глав сусідніх держав в дружбі і повідомлення їх в ослабленні ворогів хреста Господнього -''султана турецького, хана кримського і всіх бусурманських орд'', і надії на укладення міждержавних договорів для зміцнення позицій у боротьбі зі спільними ворогами.
Практична ж сторона питання вирішувалася так: список стольників, призначених за кордон для''навчання морській справі'', згідно з указом царя, включав 61 людини. 39 відправлялися в Італію і 22 - у Голландії. Приблизно третя частина належала до російської знаті відомих прізвищ: Шаховський, Рєпніних, Волконських, Оболенський.
6 грудня 1696 був оголошений царський указ про спорядження''Великого посольства''до європейських дворах.
Цим же указом оголошувалося призначення великих і повноважних послів до цісаря (до Польщі), до королів англійської та датському, до папи Римського, до Голландським штатам, до курфюрсту Бранденбурзькому і до Венеції. Цими послами були генерал та адмірал Франц Лефорт, генерал і комісар Ф.А. Головін, думський дяк Возніцин. Їм були в Посольському наказі підготовлені для акредитації верющіе (вірчі) і повноважні грамоти.
Таким чином, здійснилося і документальне оформлення дипломатичної місії''Великого посольства''.
Підготовка''посольства''полягала і в звичайній поточній роботі за іншими напрямами. Всі подробиці зовнішніх зв'язків Росії за попередній період ретельно вивчалися і аналізувалися.
Цареві були представлені приказними дяками доповіді про дипломатичну і торгової діяльності наказу - статейні списки (звіти) послів по стаття наказу, який вони отримували, прямуючи в іноземні країни.
Петро I вів активне листування протокольного характеру з дяками Посольського наказу, направляючи туди веління, а у відповідь отримуючи відписки (довідки) відповідного змісту. У ході цього листування формувалися обов'язки окольничий і стольників для виконання секретарських доручень щодо організації зустрічей з представниками іноземних держав різного рангу, з оформлення документів на майбутніх переговорах, їм даються вперше інструкції з ділового етикету і тонкощам дипломатії.
Так, наприклад, в одному із запитів Петро I просить повідомити, які подарунки робили раніше дипломатичні посланці Папі Римському, англійському королю і іншим важливим персонам, які будуть на шляху прямування''Великого посольства''. Цар виявляв інтерес навіть до такого суто особистому питання: наскільки російські підношення припали до душі і не було нарікань чи невдоволення.
Крім того, цар підготував указ, в якому до основного тексту були дані додатки: списки паперів і речей, які треба було приготувати для''посольства''. Так вирішувалися одночасно діловодні і господарські завдання.
У переддень 1697 в Посольському наказі цар слухав доповідь про платню всім членам''Великого посольства''. Найвища платню близько 4 тисяч рублів було покладено Ф. Лефорту. На ті часи це були дуже великі гроші, другий посол Ф. Головін отримував значно менше, незважаючи на більш широке коло обов'язків.
На тому ж засіданні була затверджена розпис харчів на дорогу, в основному це були копчені риби білуги й осетрових порід, малинові, вишневі та інші меди (вина).
Знайомство з дипломатичними актами європейських та інших країн, що зберігаються в архіві Посольського наказу, зажадало завчасної зміни деяких моментів ділового етикету.
На одному із засідань Думи був прийнятий указ Петра I про скасування старорусского титулування государя в дипломатичній і внутрішньому листуванні. Ухваленню указу передувала велика приватна переписка царя з придворними, де він щоразу просив не вживати пихату багатослівну форму звернення до нього, що свідчить про божественне походження верховної влади.
В указі про скасування старої форми титулування говорилося:''... Надалі у своїх великого государя грамотах в усі навколишні держави писати спочатку по сему: Божею милістю ми пресвятлейшій і державного великий государ ...''
Поряд з цим урочистим і пишномовним стилем державних грамот, у рядовий листуванні все також чуються принизливі імена, уживані в просторіччі. Так, наприклад, призначений другий послом хоробрий генерал, учасник азовських походів князь Федір Головін, що зосередив у своїх руках все діловодство''посольства'', звертаючись з проханням до глави Посольського наказу, не нижче його за посадовій ієрархії, завершує прохання підписом:'' Федько чолом б'є''.
В кінці 1696 була сформована канцелярія''посольства''у складі 6 под'ячих, 2 перекладачів, 2 товмачів (для усних переказів).
Основну групу документів становили государеві укази, грамоти, статейні списки, чолобитні, пам'яті, виписки та доповіді.
Треба зауважити, що це були останні найменування видів документів і посад служивих людей, характерних для наказного діловодства.
В ході подальшої адміністративної реформи і під впливом обрядів діловодства зарубіжних країн з'являються нові позначення посад канцелярії (секретарі, протоколісти, нотаріуси, реєстратори, екзекутори тощо), нові найменування старих документів і нові види документів дипломатичного характеру (ноти, меморандуми, ультиматуми , реляції, депеші). З Посольського наказу залишилися, мабуть, лише верющіе (вірчі) грамоти.
Похідна канцелярія''посольства''була добре оснащена необхідним приладдям. Ф. Головін склав розпис потрібних предметів, в яку входило наступне: золото творіння для заставок грамот, 6 фунтів червоного сургучу, 2 фунти сухих чорнила, склянніци для письма, 5 стоп паперу, пуд воскових свічок, ящик з печатками, оксамитові мішечки для пір'я, клей, двоє ножиць, 2 скрині для справ, 2 ліхтаря, ящик для поштових відпусток (копії надісланих документів).
Разом з тим писарі день і ніч працювали над складанням копій з документів, які могли знадобитися''посольству''. Так, копії статейних списків були переплетені в 33 шкіряних золочених плетіння з шовковими зав'язками.
Вірчі і повноважні грамоти писалися на великих високоякісних аркушах паперу з прикрасами, заставками, фігурною облямівкою та золотим зображенням імен і титулів глав іноземних держав.
В усіх справах, пов'язаних з підготовкою''Великого посольства'', саме живу участь брав сам Петро. Це видно з його великої листування і з тих документів, які відносилися до регламенту підготовки майбутньої події.
Інструкцією стольнику, що виконує роль секретаря, пропонувалося миттєво бути при особі посла з паперами, чорнилом, пір'ям, і що вкаже - негайно заносити у відомість (журнал) і''зело зберігати''від злодійства і інших непередбачених обставин, які могли статися у поході .
Начальник Посольського наказу щодня входив до царя з доповіддю у справах, про збори''посольства'', в результаті готувався документ, який починався словами:''Государ, слухав сеї виписки, вказав ...''
Робота з підготовки''посольства''полягала також у складанні грамот до глав держав, які передбачалося відвідати. Текст грамот заслуховувалося на засіданнях Боярської думи в присутності царя.
Тонкощі протоколу включали такі непрості питання як титулування глав іноземних держав. Для гідного звернення до Римського папи були вивчені грамоти Івана Грозного, грамоти інших некатолицьких держав. У результаті змучені пошуками перекладачі Посольського наказу пишуть у казці про те, що,''як данські і шведські королі татове титло пишуть, не чули і не читали''.
Тоді Петро I особисто формулює звернення до папи як''чесного пану Інокентію другий Папі і вчителю римської церкви найдостойнішого привітання''і цю форму просить занести до книги реєстрації Посольського наказу.
Пишність майбутнього''посольства''відбилася і на дарах, які везли з собою (одних соболів було закуплено на 70 тис. рублів).
10 березня 1697''Велике посольство''виїхало з Москви. Першим містом на шляху прямування була Рига, де посольству були надані відповідні знаки уваги, а государ (мандрівний інкогніто) здійснив огляд військових укріплень міста.
У Кенігсберзі Петро I отримує перші уроки артилерійського справи, укладає з курфюрстом торговий договір. Візит до Пруссії сприяв розвитку взаємин з Росією. Багато корисного виніс Петро I із відвідин цивілізованої Німеччини.
Випереджаючи посольство, государ дістався по Рейну до Амстердама, де в містечку Сарда на корабельної верфі почав осягати основи кораблебудування, видаючи себе за простого тесляра. Чотиримісячне перебування в Голландії завершилося спуском на воду фрегата. Через рік Петро перебрався до Англії, де продовжував удосконалювати свою майстерність, навчаючись військовій справі і ремесел.
Будучи у Відні, Петро I переслідував політичні цілі - домовитися з канцлером Кінскі про зміцнення своїх позицій у боротьбі з Туреччиною за сфери впливу на південних рубежах Росії. Але завершення місії було перервано повідомленням з Росії про бунт стрільців. Петро I був змушений скасувати поїздку до Венеції і повернутися додому.
При підготовці даної роботи були використані матеріали з сайту http://www.studentu.ru