Наявність інформації є вихідну базу управління будь-яким об'єктом. Будь-яка суспільно-економічна система для свого управління вимагає самої широкої інформаційної бази. Повна, достовірна та своєчасна інформація необхідна для вирішення складних завдань управління, надання послуг на сучасному рівні. Від того, як організований збір, обробка, розподіл інформації з метою забезпечення процесу прийняття рішень, значною мірою залежить результативність внутрішнього контролю, а також ефективність управління в цілому.
Поняття "інформація" походить від латинського-слова "informatio", що означає виклад, роз'яснення якого-небудь факту, події, явища. Тому під інформацією в широкому сенсі слід розуміти відомості про ту чи іншій стороні матеріального світу і що відбуваються в ньому.
Фахівці з управління, зокрема Кнорринг В. І., під інформацією розуміють сукупність відомостей про зміни, що відбуваються в системі і навколишньому середовищу, яка зменшує ступінь невизначеності наших знань про конкретний об'єкт. При цьому передбачається, що обмін відомостями (даними) може здійснюватися між людьми, людиною і комп'ютером, а також між комп'ютерами [1, с.96].
Інформація грає важливу роль в суспільстві, вона зв'язує між собою різні матеріальні та інтелектуальні види діяльності людей і виступає найважливішим ресурсом життєдіяльності. При цьому характерною особливістю цього виду ресурсів, на відміну, наприклад, від природних, є те, що він не тільки не зменшується з часом, але і постійно наростає, створюючи тим самим умови для накопичення досвіду, сприяючи вироблення та прийняття ефективних управлінських рішень.
Для сучасних умов розвитку інформаційних технологій характерне все більш широке використання високоефективних автоматизованих інформаційних систем, що дозволяють істотно підвищувати рівень управління економічними об'єктами. Сучасні інформаційні системи надають можливість здійснювати збір і зберігання інформації, оперативно і точно передавати її за призначенням, здійснювати її обробку, виявляти відхилення від намічених показників, проводити аналіз даних. На цій основі з'являється можливість поетапно здійснювати систематичний контроль за всіма ділянками діяльності банку, координувати і своєчасно вносити відповідні корективи, відстежуючи зміна умов зовнішнього середовища. Застосування розвинутих інформаційних систем створює передумови для посилення централізації та оперативності контролю, перенесення на вищий рівень керівництва контрольних функцій.
Комерційні організації в силу своєї діяльності можуть мати у своєму розпорядженні можливостями з накопичення інформації, що стосується своєї діяльності, а також функціонування багатьох інших об'єктів і суб'єктів економічного і соціального життя суспільства. Разом з тим, потреби підприємств в інформації продовжують неухильно зростатиме, і задоволення їх відбувається явно не повною мірою. Чим швидше зазначена проблема знайде своє рішення, тим швидше будуть створені умови для формування стійкої і надійної підприємницького середовища.
При організації інформаційної системи підприємств важливо визначити основні вимоги, що пред'являються до інформації, необхідної для ефективного управління. Суть вимог, яких, насамперед, повинна задовольняти інформація з управлінської позиції полягає в наступному [1, c.97].
Інформація повинна бути надійною або достовірною. Інформацію можна вважати достовірною у тому випадку, якщо вона не спотворює істинного стану справ. На практиці виконання цієї вимоги досягається за рахунок використання методологічно правильної техніки одержання даних, а також шляхом перевірки отриманих відомостей. Управлінські рішення, прийняті на основі недостовірної інформації, швидше за все, будуть помилковими і, як наслідок, будуть вести до великих втрат для економічного об'єкта.
Своєчасність інформації передбачає, що вона зберігає свою актуальність на той момент, коли стає доступною для її використання. Вимоги до актуальності істотно зростають при роботі в постійно змінних умовах. Часовий період, протягом якого інформація залишається актуальною, залежить від природи прийнятих на її основі рішень, але в будь-якому випадку цей період має бути менше часу, який відводиться для прийняття управлінського рішення. З позиції управління у комерційній організації нерідко пред'являються підвищені вимоги до оперативності інформації, оскільки для здійснення багатьох видів операцій необхідно мати доступ до даних в режимі реального часу.
Повнота і регулярність отримання відомостей увазі систематичне надходження необхідного обсягу даних, а також належний рівень організації їх зберігання. Інформація задовольняє вимозі повноти, якщо її достатньо для розуміння і прийняття на її основі управлінських рішень. Неповнота інформації не тільки стримує прийняття рішень, але також може стати причиною управлінських помилок.
Інформація повинна представляти цінність, тобто бути корисною, оскільки в іншому випадку вона лише відволікає увагу, заважає в осмисленні сутності процесів, подій, операцій. Цінність інформації залежить від обсягу і значущості вирішуваних на її основі завдань [1, c.97].
Інформація повинна бути достатньою мірою підготовлена до застосування, що дозволяє своєчасно і ефективно використовувати її для прийняття управлінських рішень. Виконання цієї вимоги забезпечується за рахунок відповідної обробки даних і подання їх у доступній, легко читається формі (наприклад, у вигляді таблиць, схем, діаграм, графіків).
Інформація повинна задовольняти і такого важливого вимогу, як порівнянність, без виконання цієї вимоги подальша обробка даних стає безглуздою. Порівнянність даних досягається за рахунок використання єдиної методологічної бази спостережень і реєстрації показників у всіх підрозділах банку, включаючи філії.
Виконання більшості перерахованих вимог може бути забезпечене лише за наявності розвинених інформаційних систем. Для цього важливо постійно розширювати доступ до зовнішніх джерел інформації, використовуючи всі засоби телекомунікаційних мереж, а також об'єднувати внутрішні джерела інформації єдиними системами організації даних, наприклад стандартами подання відомостей і переліком показників, єдиними системами передачі, що дозволяють оптимізувати інформаційні потоки, санкціонувати доступ співробітників до тих або іншим даним.