ЗМІСТ
ВСТУП
1 ПРИНЦИПИ, ФОРМИ ТА ВИКОНАВЦІ АНАЛІТИЧНОЇ РОБОТИ ПІДПРИЄМСТВА ТОРГІВЛІ
1.1 Принципи організації аналітичної роботи
1.2 Організаційні форми і виконавці аналітичної роботи
1.3 Організація автоматизованого робочого місця аналітика
2 ОРГАНІЗАЦІЯ АНАЛІТИЧНОЇ РОБОТИ ТОРГОВОГО ПІДПРИЄМСТВА
2.1 Планування аналітичної роботи
2.2 Інформаційне та методичне забезпечення аналітичної роботи
2.3 Документальне оформлення результатів аналітичної роботи
3 ОРГАНІЗАЦІЯ АНАЛІТИЧНОЇ РОБОТИ НА ПРИКЛАДІ ВАТ "світ солодощів
ВИСНОВОК
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
ДОДАТОК
ВСТУП
Забезпечення ефективного функціонування організацій вимагає економічно грамотного управління їх діяльністю, яке багато в чому визначається умінням її аналізувати. За допомогою комплексного аналізу вивчаються тенденції розвитку, глибоко і системно досліджуються чинники зміни результатів діяльності, обгрунтовуються бізнес-плани і управлінські рішення, здійснюється контроль за їх виконанням, виявляються резерви підвищення ефективності виробництва, оцінюються результати діяльності підприємства, виробляється економічна стратегія його розвитку.
Комплексний аналіз господарської діяльності - це наукова база прийняття управлінських рішень у бізнесі. Для їх обгрунтування необхідно виявляти і прогнозувати існуючі та потенційні проблеми, виробничі і фінансові ризики, визначати вплив прийнятих рішень на рівень ризиків і доходів суб'єкта господарювання. Тому оволодіння методикою комплексного економічного аналізу менеджерами всіх рівнів є складовою частиною їхньої професійної підготовки.
Кваліфікований економіст, фінансист, бухгалтер, аудитор та інші спеціалісти економічного профілю повинні добре володіти сучасними методами економічних досліджень, майстерністю системного, комплексного мікроекономічного аналізу. Знаючи техніку і технологію аналізу, вони зможуть легко адаптуватися до змін ринкової ситуації та знаходити правильні рішення і відповіді. У силу цього освоєння основ економічного аналізу корисно кожному, кому доводиться брати участь у прийнятті рішень, або давати рекомендації по їх прийняттю, або випробовувати на собі їх наслідки.
В умовах ринкової економіки метою будь-якого підприємства є отримання максимально можливого прибутку. У цих умовах можуть здійснювати свою виробничо-фінансову діяльність тільки ті підприємства, які отримують від неї найвищий економічний результат. Ті ж підприємства, які працюють неефективно, малорентабельне, тим більше збитково, нежиттєздатні. Вони неминуче розоряються і припиняють своє існування.
Отже, на кожному підприємстві необхідно виявляти наявність фактів безгосподарності, непродуктивних втрат, нерозумного вкладення коштів тощо для їх усунення. Слід виявляти і включати в роботу підприємства резерви виробництва, раціонального та ефективного використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, природних багатств.
Тому в даний час значно зростає роль аналізу фінансово-господарської діяльності, основна мета якого - виявлення та усунення недоліків у діяльності підприємства, пошук та залучення у виробництво невикористовуваних ресурсів.
Метою даної курсової роботи є вивчення організації аналітичної роботи торгового підприємства.
Серед завдань даної роботи можна виділити наступні:
- Вивчення принципів і форм аналітичної роботи підприємстві;
- Визначення складу виконавців аналітичної роботи підприємства;
- Планування аналітичної роботи підприємства;
- Розгляд інформаційного та методичного забезпечення аналітичної роботи підприємства;
- Вивчення документального оформлення аналітичної роботи підприємства;
- Вивчення практичної організації аналітичної роботи на прикладі ВАТ "Світ солодощів".
1 ПРИНЦИПИ, ФОРМИ ТА ВИКОНАВЦІ АНАЛІТИЧНОЇ
РОБОТИ ПІДПРИЄМСТВА ТОРГІВЛІ
1.1 Принципи організації аналітичної роботи
Аналітична робота на підприємстві являє собою вивчення і оцінку використання всіх видів господарських ресурсів та результатів роботи підприємства або організації з метою підвищення її ефективності. У процесі аналітичної роботи розкриваються економічні та соціальні фактори, що впливають на ефективність виробництва, що є основою для вибору і обгрунтування управлінських рішень. 1
Результативність аналітичної роботи багато в чому залежить від її правильної організації. Вона повинна носити науковий характер, будуватися на плановій основі, грунтуватися на новітніх методиках, забезпечувати дієвість та ефективність аналітичного процесу.
Аналітична робота входить у службові обов'язки кожного менеджера, що приймає управлінські рішення. Звідси важливим принципом у її організації є чіткий розподіл обов'язків з проведення аналізу між окремими виконавцями. Від того, наскільки раціонально розподілені обов'язки, залежить, з одного боку, повнота аналізу, а з іншого - попереджається дублювання однієї і тієї ж роботи різними службами, більш ефективно використовується службове час різних фахівців.
Одним із принципів організації аналітичної роботи на підприємствах є забезпечення економічності та ефективності аналітичного процесу, тобто виконання найбільш повного і всебічного дослідження при мінімумі витрат на його проведення. З цією метою при його проведенні повинні широко використовуватися новітні методики аналізу, комп'ютерні технології обробки інформації, раціональні методи збору і зберігання даних.
Важливим принципом в організації аналітичної роботи на підприємстві є її регламентація та уніфікація.
Регламентація передбачає розробку для кожного виконавця обов'язкового мінімуму таблиць і вихідних форм аналізу.
Уніфікація (стандартизація) аналізу передбачає створення типових методик і інструкцій, вихідних форм і таблиць, стандартних програм, єдиних критеріїв оцінки, що забезпечує порівнянність, зводиться результатів аналізу на більш високому рівні управління, підвищує об'єктивність оцінки діяльності внутрішньогосподарських підрозділів, зменшує витрати часу на аналіз і в результаті сприяє підвищенню його ефективності.
Аналітична робота на підприємстві поділяється на такі організаційні етапи 1:
1. Визначення суб'єктів та об'єктів аналітичної роботи, вибір організаційних форм аналізу і розподіл обов'язків між окремими службами і підрозділами.
2. Планування аналітичної роботи.
3. Інформаційне та методичне забезпечення аналітичної роботи.
4. Оформлення результатів аналізу.
5. Контроль за впровадженням у виробництво пропозицій, зроблених за результатами аналізу.
1.2 Організаційні форми і виконавці аналітичної роботи
Організаційні форми аналітичної роботи на підприємстві торгівлі визначаються складом апарату і технічним рівнем управління.
На великих підприємствах діяльністю всіх економічних служб керує головний економіст, який є заступником директора з економічних питань. Він організовує всю економічну роботу на підприємстві, в тому числі і по аналітичній роботі. У його безпосередньому підпорядкуванні знаходяться лабораторія економіки, планово-економічний відділ, відділи праці та заробітної плати, бухгалтерського обліку, фінансовий і ін У окремий структурний підрозділ може бути виділений відділ чи група економічного аналізу. На середніх і дрібних підприємствах очолює аналітичну роботу менеджер планового відділу або головний бухгалтер.
Економічний аналіз входить в обов'язки не тільки працівників економічних служб, а й технічних відділів (головного механіка, енергетика, технолога, нової техніки та ін.) Це пояснюється тим, що який би кваліфікацією не володіли працівники економічних служб, тільки їх силами не може бути глибоко і всебічно проведена аналітична робота підприємства. Тільки спільними зусиллями спільної роботи економістів, техніків, технологів, керівників різних виробничих служб, які мають різнобічними знаннями по досліджуваному питанню, можна комплексно досліджувати поставлену проблему і знайти найбільш оптимальний варіант її вирішення.
Орієнтовна схема розподілу функцій аналітичної роботи може бути представлена наступним чином.
Фінансова бухгалтерія аналізує процес формування, розміщення та ефективність використання капіталу підприємства, грошові потоки, податки, інвестиції, процес формування прибутку та його використання, фінансовий стан підприємства, його платоспроможність і т.п.
Управлінська бухгалтерія планує, враховує і аналізує витрати на виробництво і реалізацію продукції, її собівартість, фінансові результати і т.д.
Планово-економічний відділ складає план аналітичної роботи і контролює його виконання, здійснює методичне забезпечення аналізу, організує та узагальнює результати аналітичної роботи підприємства та його структурних підрозділів, досліджує найбільш стратегічні, перспективні питання розвитку підприємства, розробляє і коригує перспективні і поточні плани за підсумками аналізу.
Виробничий відділ аналізує виконання плану випуску продукції за обсягом, асортиментом і якістю; ритмічність виробництва, впровадження нової техніки і технологій, комплексної механізації та автоматизації виробництва; роботу обладнання, витрачання матеріальних ресурсів, тривалість технологічного циклу, комплектність випуску продукції, загальний технічний та організаційний рівень виробництва .
Відділ головного механіка та енергетика вивчає стан експлуатації машин і устаткування, виконання планів - графіків ремонту й модернізації устаткування, якість і собівартість ремонтів, повноту використання обладнання та виробничих потужностей, раціональність споживання енергоресурсів.
Відділ технічного контролю аналізує якість сировини та готової продукції, брак і втрати від шлюбу, рекламації покупців, заходи щодо скорочення браку, підвищення якості продукції, дотримання технологічної дисципліни тощо
Відділ постачання контролює своєчасність і якість матеріально-технічного забезпечення виробництва, виконання плану поставок за обсягом, номенклатурою, термінів, якості, стан і збереження складських запасів, дотримання норм відпуску матеріалів, транспортно-заготівельні витрати та ін
Відділ збуту - виконання договірних зобов'язань і планів постачання продукції споживачам за обсягом, якості, термінів, номенклатурі; стан складських запасів і збереження готової продукції.
Відділ маркетингу вивчає ринки збуту продукції, положення товарів на ринках збуту, їх конкурентоспроможність, розробляє цінову і структурну політику підприємства і т.д.
Відділ праці та заробітної плати аналізує стан організації праці, виконання плану заходів щодо підвищення її рівня, забезпеченість підприємства трудовими ресурсами по категоріям і професіям, рівень продуктивності праці, використання фонду робочого часу, витрати фонду заробітної плати.
Така спільна аналітична робота дозволяє забезпечити комплексність аналізу діяльності підприємства і, головне, - більш кваліфіковано і глибоко вивчити господарську діяльність, її результати, повніше виявити невикористані резерви.
Велика роль у проведенні аналітичної роботи відводиться трудовим колективам. Їм дано досить широкі повноваження у плануванні соціального та економічного розвитку, забезпечення контролю за раціональним використанням матеріальних ресурсів, зміцнення трудової дисципліни, впровадженні досягнень науки і техніки, поліпшення умов і охорони праці і т.д.
Аналіз стану економіки підприємства проводиться також вищестоящими органами управління. Фахівці цих органів можуть вивчати окремі питання або проводити комплексний аналіз господарської діяльності підприємства.
Позавідомча аналітична робота виконується статистичними, фінансовими органами, податковими інспекціями, аудиторськими фірмами, банками, інвесторами, науково-дослідними інститутами т.д.
Статистичні органи, наприклад, узагальнюють і аналізують статистичну звітність і результати представляють у відповідні міністерства і відомства для практичного використання.
Податкові інспекції аналізують виконання підприємствами планів з прибутку, з відрахування податків до державного бюджету, ведуть контроль за раціональним використанням матеріальних і фінансових ресурсів.
Банки та інші інвестори вивчають фінансовий стан підприємства, його платоспроможність, кредитоспроможність, ефективність використання кредитів та ін
Підприємства можуть користуватися також послугами фахівців аудиторських і консультаційних фірм для проведення разових аналітичних досліджень.
Використання всіх форм внутрішньогосподарського, відомчого та позавідомчого аналізу створює можливості для всебічного вивчення господарської діяльності підприємства та найбільш повного пошуку резервів підвищення ефективності його роботи.
1.3 Організація автоматизованого робочого місця аналітика
Аналітична обробка економічної інформації дуже трудомістка сама по собі і вимагає великого обсягу різноманітних обчислень. З переходом до ринкових відносин потреба в аналітичній інформації значно збільшується. Це пов'язано насамперед із потребою розробки та обгрунтування стратегічних планів підприємств, комплексної оцінки ефективності короткострокових і довгострокових управлінських рішень. У зв'язку з цим автоматизація аналітичних розрахунків стала об'єктивною необхідністю.
Сучасні інформаційні технології дозволяють повністю автоматизувати обробку всіх економічних даних, в тому числі і по аналітичній роботі. Роль автоматизації аналітичних розрахунків полягає в наступному.
По-перше, підвищується продуктивність роботи економістів-аналітиків. Вони звільняються від технічної роботи і більше займаються творчою діяльністю, що дозволяє робити більш глибокі дослідження, вести постановку і вирішення більш складних економічних завдань.
По-друге, більш глибоко і всебічно досліджуються економічні явища і процеси, більш повно вивчаються фактори і виявляються резерви підвищення ефективності виробництва.
По-третє, підвищуються оперативність і якість аналізу, його загальний рівень і дієвість.
Автоматизація аналітичних розрахунків і сам аналіз діяльності підприємств піднялися на вищий рівень із застосуванням ЕОМ, для яких характерні висока продуктивність, надійність і простота експлуатації, наявність розвинутого програмного забезпечення, діалогового режиму роботи, низька вартість та ін На їх базі створюються автоматизовані робочі місця ( АРМ) бухгалтера, економіста, фінансиста, аналітика і т.д. ЕОМ, з'єднані в єдину обчислювальну мережу, дозволяють перейти до комплексної автоматизації аналітичної роботи.
Автоматизоване робоче місце економіста-аналітика - це сукупність інформаційно - програмно - технічних ресурсів, що забезпечують автоматизацію аналітичних розрахунків. Необхідною умовою створення АРМ аналітика є наявність технічної бази (персональних ЕОМ), бази даних про господарську діяльність підприємства, бази знань (методів і методик аналізу) і програмних засобів, що дозволяють автоматизувати рішення аналітичних завдань.
Створення АРМ аналітика вимагає вирішення багатьох організаційних питань, пов'язаних з методичним, технічним, програмним та інформаційним забезпеченням.
Методичне забезпечення являє собою систему загальних і приватних методик проведення аналізу.
Технічне забезпечення включає комплекс технічних засобів, призначених для роботи інформаційної системи: комп'ютери будь-яких моделей, пристрої збору, накопичення, обробки, передачі й виводу інформації, пристрої передачі даних і ліній зв'язку та ін
До складу програмного забезпечення входять загальносистемні та спеціальні програмні продукти.
До общесистемному програмного забезпечення відносяться універсальні програми, призначені для обробки будь-якої інформації, наприклад пакети для статистичної обробки даних, для вирішення оптимізаційних завдань.
Спеціальне програмне забезпечення включає сукупність програм, розроблених для конкретної предметної області (у даному випадку для вирішення конкретних аналітичних завдань). Це можуть бути програми локальні і комплексні.
Локальні програми призначені для багаторазового вирішення однотипних задач.
Програма комплексного аналізу, яка охоплює всі сторони діяльності підприємства, включає цілу систему взаємопов'язаних завдань. Для її розробки потрібно:
- Постановка і опис задач комплексного економічного аналізу;
- Розробка алгоритмів і моделей розв'язання аналітичних завдань;
- Розробка нової інформаційної системи, створення баз даних для АРМ аналітика;
- Розробка машинних програм розв'язання задач аналітичної роботи на алгоритмічних мовах ЕОМ;
- Впровадження АРМ аналітика в практику управління виробництвом.
Эффективность АРМ аналитика во многом зависит от совершенства методик анализа, от того, в какой степени они соответствуют современным требованиям управления производством, а также от технических возможностей ЭВМ.
Достижения в отрасли интегральной электроники, расширение ресурсной возможности и функционального совершенства ЭВМ создают реальные условия для углубления экономических исследований, позволяют шире использовать оптимизационные методы решения аналитических задач и на их основе разрабатывать и принимать оптимальные управленческие решения.
2 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ ТОРГОВОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
2.1 Планирование аналитической работы
Важным условием, от которого зависит действенность и эффективность анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, является планирование аналитической работы. Правильно составленный план — залог ее успеха и результативности.
Комплексный план аналитической работы разрабатывается на один год специалистом, ответственным за ее проведение. В нем прежде всего намечается перечень объектов анализа, подлежащий изучению, определяются цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели.
В плане в обязательном порядке предусматривается периодичное проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, ежедневно) и сроки выполнения аналитической работы (например, к 1-му числу следующего месяца).
В плане необходимо указать состав исполнителей анализа по каждому вопросу и распределение обязанностей между ними. Следует также предусмотреть источники информации и методическое обеспечение анализа по каждому изучаемому вопросу (номер инструкции или компьютерной программы). В плане указываются внешние и внутренние пользователи анализа.
Кроме комплексного плана в хозяйстве могут составляться и тематические планы. Это планы проведения анализа по комплексным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.
Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению аналитической работы в целом.
2.2 Информационное и методическое обеспечение аналитической работы
Результативность аналитической работы в значительной степени зависит от ее информационного и методического обеспечения. Все источники данных для аналитической работы делятся на нормативно-плановые, учетные и внеучетные.
К источникам информации нормативно-планового характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные) а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др. Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Своевременный и полный анализ данных, которые имеются в первичных и сводных учетных регистрах и отчетности, обеспечивает принятие необходимых мер, направленных на улучшение выполнения планов, достижение лучших результатов хозяйствования.
Данные статистического учета и отчетности, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
Учетным документом, согласно данной классификации, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.
К внеучетным источникам информации относятся документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы.
1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
3. Научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам научно-исследовательской работы и др.).
4. Информация об основных контрагентах предприятия (поставщиках и покупателях).
5. Данные об основных конкурентах, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты, журналы, информационные бюллетени и др.).
6. Данные о состоянии рынка материальных ресурсов (объемы рынков, уровень и динамика цен на отдельные виды ресурсов).
7. Сведения о состоянии рынка капитала (ставки рефинансирования, официальные курсы иностранных валют, ставки коммерческих банков по кредитам и депозитам и др.).
8. Данные о состоянии фондового рынка (цены спроса и предложения по основным видам ценных бумаг, объемы и цены сделок под основным видам фондовых инструментов, сводный индекс динамики цен на фондовом рынке).
9. Данные Госкомстата об изменениях макроэкономической ситуации страны и др.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации — это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии, и т.д. Система внешней информации — это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация, в свою очередь, классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы), и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.). К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований. Это аналитичность информации, ее достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.
Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации должна соответствовать требованиям и задачам аналитической работы, т.е. обеспечивать получение данных, необходимых для глубокого изучения факторов, выявления резервов и выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна быть достоверной, объективно отражать исследуемые явления и процессы. В противном случае выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности.
Оперативность информации непосредственно вытекает из требования повышения оперативности и действенности анализа. Чем быстрее поступает информация о совершившихся хозяйственных процессах, тем быстрее можно провести анализ, выявить и устранить недостатки, упущения и потери.
И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), т.е. требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных.
Не менее важное значение в организации анализа имеет его методическое обеспечение. Оттого, какие методики анализа используются на предприятии, зависит его результативность. Ответственность за методическое обеспечение анализа обычно возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику анализа на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять ее во всех сегментах предприятия, осуществлять подготовку и переподготовку кадров по вопросам анализа. Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности.
2.3 Документальное оформление результатов аналитической работы
Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов. Обычно это аналитический отчет (пояснительная записка), справка, заключение.
Пояснительная записка, как правило, составляется для внешних пользователей анализа. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, то они оформляются в виде справки или заключения.
Содержание пояснительной записки (аналитического отчета) должно быть достаточно полным. Прежде всего она должна заключать в себе общие вопросы, отражающие экономический уровень развития предприятия, условия его хозяйствования, характеристику ассортиментной и ценовой политики, конкурентоспособности продукции, сведения о доле рынков сбыта продукции, и пр. Необходимо также указать положение товаров на рынках сбыта, т.е. на какой стадии жизненного цикла находится каждый товар на рынке (внедрения, роста и развития, зрелости, насыщения и спада). Следует охарактеризовать реальных и потенциальных конкурентов, указать сильные и слабые стороны их бизнеса. После этого необходимо отразить динамику показателей, характеризующих производственные и финансовые результаты.
В ней также дается характеристика как положительных, так и отрицательных сторон деятельности предприятия за отчетный период, раскрываются объективные и субъективные, внешние и внутренние факторы, повлиявшие на производственные и финансовые результаты его работы, а также излагается перечень мероприятий, направленных на устранение имевших место недостатков и повышение эффективности функционирования предприятия в будущем.
Аналитическая часть пояснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание следует уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они должны обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности.
Что касается справки или заключения по результатам анализа, то их содержание в отличие от пояснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражение недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь обычно не дается общая характеристика предприятия и условий его деятельности.
Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного макета типовых аналитических таблиц и не содержит пояснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и представить его в удобной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала.
Такой порядок оформления результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в обработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает его действенность, так как при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использованием его результатов.
На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты анализа в динамике.
3 ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИТИЧЕСКОЙ РАБОТЫ НА ПРИМЕРЕ ОАО "МИР СЛАДОСТЕЙ"
Анализ организации аналитической работы произведен на примере ОАО "Мир сладостей", занимающегося реализацией кондитерских изделий на территории Дальнего Востока. Организационная структура предприятии представлена в приложении 1.
Отдел маркетинга:
- информирует необходимых сотрудников о маркетинговых планах компании;
- планирует размещение оборудования для мерчандайзинга;
- собирает информацию о деятельности конкурентов и рассылает упреждающую информацию об их возможной активности;
- разрабатывает и осуществляет маркетинговые исследования рынка.
Отдел финансов и анализа анализирует деятельность каждого отдельного дистрибьютора и рекомендует изменения в структуре и уровне отпускных цен, оплате труда персонала, финансовой политике; осуществляет ведение бухгалтерии и финансовое планирование.
Отдел кадров обеспечивает набор кадров, контроль за ротацией кадров.
Производственный отдел обеспечивает функционирование производства кондитерских изделий, их упаковку и контроль качества.
Торговый отдел выполняет функции по сбыту;
- обеспечивает контроль клиентской базы, их учет, поиск новых клиентов;
- обеспечивает работу торговых представителей;
- контролирует работу мерчендайзеров.
Отдел логистики (транспортный отдел):
- производит операции и их контроль по доставке грузов на склады оптовых, розничных потребителей или дистрибьютора;
- производит операции и их контроль по доставке сырья на производство.
Руководство торговым отделом осуществляет менеджер по продажам, в его функции входит формирование отчетов по продажам, контроль ценовой политики, координация работы отдела с другими отделами компании, в частности с отделом маркетинга и отделом логистики.
Супервайзер разрабатывает маршруты и графики посещений клиентов торговым представителем, планирует распределение районов обслуживания между торговыми представителями. Супервайзер так же контролирует работу мерчендайзеров, которые занимаются непосредственно оформлением места продаж в торговых точках, установкой фирменного торгового оборудования.
Маркетолог компании еженедельно получает от торгового представителя компании отчёт по продажам за истёкшую неделю, а так же ежемесячно - отчёт о достигнутой дистрибьюции, количеству метров пространства полок магазинов, занятых нашей продукцией и количеству установленного в эти магазины мерчендайзингового оборудования. Маркетолог компании формирует сводный отчёт, который используется отделом маркетинга для разработки и корректировки маркетинговых планов.
Коммерческая деятельность при закупке материальных ресурсов на предприятии складывается из следующих этапов основанных на принципах маркетинга:
-исследование рынка сырья и материалов и организация хозяйственных связей с поставщиками;
- составление плана закупок материальных ресурсов;
- организация закупок материальных ресурсов;
- ведение расчетов с поставщиками за купленную продукцию;
- стоимостный анализ заготовительной сферы.
Менеджер отдела продаж компании получает копии отчётов, направленных маркетологу. Таким образом, менеджер по продажам контролирует выполнение торговым представителем поставленных задач.
Если возникают какие-либо проблемы с особо сложными клиентами, он должен лично участвовать в переговорах с ними. Кроме того, он может лично воздействовать на директора дистрибьютора в вопросах условий поставок.
Менеджер по финансам (финансовый аналитик) компании на основе предоставляемых торговыми представителями данных может целенаправленно исследовать проблемы в системе продаж и рекомендовать дистрибьютору их решения.
Это косвенно влияет на возможности компании по удовлетворению потребностей клиентов.
Технология работы торгового представителя включает использование маршрутной книги, позволяющей эффективно организовать процедуру продаж. Рассмотрим структуру маршрутной книги.
Маршрутная книга является важнейшим средством, используемым отделом продаж. Она помогает собирать статистику о продажах, принимать заказы, проверять торговые точки клиентов, следить за осуществлением доставки и мерчандайзинга, а также систематизировать всю информацию о продажах и клиенте. Информация из маршрутных книг может служить и основой для создания базы данных о продажах и клиентах либо комбинироваться с использованием компьютерной системы BASIS для разработки стратегических, статистических и информационных моделей.
В связи с постоянным развитием компьютерных технологий предполагается замена компьютерной системы BASIS на программный продукт ARIS Business Process Management Portal.
Process Portal поддерживает публикацию графической и текстовой информации в интранет или Интернет и обладает большим количеством опций и функциональных возможностей по сравнению со стандартным ARIS Web Publisher. Он использует преимущества средств моделирования ARIS и дополняет их мощным web-сайтом с собственными базами данных, работающими в режиме реального времени. В частности, в Process Portal есть развитые средства доступа, навигации, управления изменениями администрирования, такие как:
- расширенное управление доступом;
- персонифицированные панели сообщений;
- архивы версий диаграмм;
- запись предложений по изменениям;
- изменение маршрутизации для проверок и утверждений;
- средства подготовки отчетности.
Process Portal делает карты процессов доступными для всех менеджеров и служащих компании в гибком и дружественном для пользователя интерфейсе. В частности, Process Portal:
- дает интегрированный обзор всех бизнес-процессов компании, сотрудников, программных продуктов и данных;
- обеспечивает легкий доступ к самым последним рабочим процедурам и документам;
- повышает информированность о процессах;
- углубляет культуру управления бизнес-процессами;
- делает прозрачными комплексные структуры;
- упрощает оценку сквозных процессов
- эффективно распределяет работы для создания процессно-ориентированной системы управления качеством.
Для проведения аналитической работы на предприятии используются следующие виды документации.
Источниками данных для анализа состояния и использования основных средств являются следующие формы:
- №1 "Бухгалтерский баланс";
- №2 "Отчет о прибылях и убытках";
- №5 "Приложение к бухгалтерскому балансу".
В случае необходимости и для более качественного анализа организациями могут быть использованы формы статистической отчетности.
Это формы составляемой и представляемой организациями бухгалтерской отчетности на основе Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организации" ПБУ 4/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.
Согласно п.5 ПБУ 4/99 бухгалтерская отчетность состоит из Бухгалтерского баланса, Отчета о прибылях и убытках, приложений к ним и пояснительной записки, что соответствует Указаниям об объеме форм бухгалтерской отчетности, утвержденным Приказом Минфина России от 13.01.2000 №4н:
- форма №1-П "Отчет предприятия по продукции";
- форма №11 "Отчет о наличии и движении основных фондов и других нематериальных активов";
- форма №11-Ф "Отчет о наличии и движении основных средств (для предприятий всех отраслей народного хозяйства, кроме промышленности и строительства)";
- форма БМ "Бланк производственной мощности";
- форма №7 "Отчет о запасах неустановленного оборудования, находящегося на складах, в капитальном строительстве";
- форма №МО-1 "Бланк переписи неустановленного, излишнего оборудования";
- форма №1 - переоценка;
- форма №2-КС "Отчет о выполнении плана ввода в действие объектов основных фондов и использовании капитальных вложений" и др.
Вышеуказанные статистические формы представляются органам статистики в соответствии с указаниями Госкомстата России.
Источники информации для анализа трудовых ресурсов: План по труду, ф №1-Т “Отчёт по труду”, ф №5-3 "Отчёт о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг) предприятия (организации), статистическая отчётность отдела кадров по движению рабочих и др."
Для проведения качественного анализа использования материальных ресурсов необходимо использовать все источники информации, к которым, в первую очередь, относятся:
- бизнес-планы;
- данные аналитического и синтетического учета материалов в бухгалтерской службе организации;
- форма №5 "Приложение к бухгалтерскому балансу";
- формы статистической отчетности о затратах на производство и реализацию продукции (работ, услуг) и др.
Анализ объема производства и реализации продукции следует начинать с сопоставления фактической выручки от реализации продукции с плановой. Данные о выручке от реализации продукции содержатся в форме №2 "Отчет о прибылях и убытках" бухгалтерской отчетности организации и соответствующей форме статистической отчетности.
Источники информации для анализа прибыли: накладные на отгрузку продукции, данные аналитического бухгалтерского учета по счету продаж и счетам "Прибыли и убытки", "Нераспределенная прибыль, непокрытый убыток", форма бухгалтерской отчетности №2 "Отчет о прибылях и убытках", данные финансового плана.
В условиях рыночной экономики экономисты, менеджеры, бухгалтеры, аудиторы должны владеть новейшими методами экономического анализа, правильно пользоваться экономической информацией при проведении анализа; более эффективно применять инструменты анализа на практике; постигать саму методику анализа финансово-хозяйственной деятельности; правильно давать оценку финансовой устойчивости и платежной способности организации.
Собственники (учредители) организаций анализируют финансовые отчеты в целях повышения доходности вложенного капитала, а также обеспечения стабильности работы организации, инвесторы и кредиторы - для исключения рисков по предоставленным займам и вкладам.
Хотя для проведения тщательного анализа бывают необходимы и дополнительные показатели, но для большинства субъектов хозяйственной деятельности для этой цели достаточно наличия квартальной или годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Анализ хозяйственной деятельности организации состоит из управленческого анализа и финансового анализа.
К управленческому анализу можно отнести внутрихозяйственный производственный анализ и внутрихозяйственный финансовый анализ, которые заключаются в исследовании следующих аспектов деятельности организаций:
- обоснованность и реализация бизнес-планов;
- маркетинг;
- эффективность деятельности организации;
- условия производства;
- использование производственных ресурсов;
- производство продукции;
- экономическая эффективность производства и реализации прибыли.
К финансовому анализу относятся внутрихозяйственный финансовый анализ и внешний финансовый анализ, которые заключаются в исследовании следующих аспектов деятельности организаций:
- абсолютные показатели по прибыли;
- рентабельность производства и реализации;
- ликвидность, платежеспособность и финансовая устойчивость;
- использование собственного капитала;
- эффективность использования заемных средств.
ВИСНОВОК
В настоящее время значительно возрастает роль анализа финансово-хозяйственной деятельности, основная цель которого – выявление и устранение недостатков в деятельности предприятия, поиск и вовлечение в производство неиспользуемых ресурсов.
Аналитическая работа на предприятии подразумевает изучение и оценку использования всех видов хозяйственных ресурсов и результатов работы предприятия или организации с целью повышения ее эффективности. В процессе аналитической работы раскрываются экономические и социальные факторы, влияющие на эффективность производства, что служит основой для выбора и обоснования управленческих решений
Результативность аналитической работы во многом зависит от ее правильной организации. Она должна носить научный характер, строиться на плановой основе, основываться на новейших методиках, обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса.
Аналитическая работа на предприятии подразделяется на следующие организационные этапы:
1. Определение субъектов и объектов аналитической работы, выбор организационных форм анализа и распределение обязанностей между отдельными службами и подразделениями.
2. Планирование аналитической работы.
3. Информационное и методическое обеспечение аналитической работы.
4. Оформление результатов анализа.
5. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.
На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который является заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по аналитической работе. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу менеджер планового отдела или главный бухгалтер.
Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм для проведения разовых аналитических исследований.
Использование всех возможных форм внутрихозяйственного, ведомственного и вневедомственного анализа создает возможность для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности его работы.
Современные информационные технологии позволяют целиком автоматизировать обработку всех экономических данных, в том числе и по аналитической работе. Роль автоматизации аналитических расчетов заключается в следующем: повышается продуктивность работы экономистов-аналитиков, более глубоко и всесторонне исследуются экономические явления и процессы, более полно изучаются факторы и выявляются резервы повышения эффективности производства, повышаются оперативность и качество анализа, его общий уровень и действенность.
Таким образом, эффективность деятельности предприятия определяется качеством проведения аналитической работы, от результатов которой в конечном счете зависит финансовый результат деятельности организации (получение прибыли или несение убытка), а качество проведения аналитической работы на предприятии зависит от качества ее организации (кто проводит аналитическую работу, каким образом, в какие сроки и т.д.).
При комплексном всестороннем анализе хозяйственной деятельности предприятия происходит выявление различных резервов, разрабатываются и реализуются мероприятия по их задействованию, что, в свою очередь, приводит к повышению эффективности функционирования предприятия в целом, либо его конкретных подразделений.
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
Абрютина М.С. Экономический анализ торговой деятельности. – М.: Дело и сервис, 2000. - 512 с.
Анализ финансово-экономической деятельности предприятия / Под ред. М. П. Любушина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 471 с.
Баканов М.І., Шеремет А.Д. Теорія економічного аналізу. - М.: Фінанси і статистика, 2001. - 416 с.
Бланк И. Управление торговым предприятием. – М.: ЭКМОС, 1998. - 416 с.
Большой экономический словарь / Под ред. О.М. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. – 1248 с.
Греховодова М.Н. Экономика торгового предприятия. Ростов-на-Дону: Фенікс, 2001. - 192 с.
Журавльов В.В., Саврук М.Т. Аналіз господарсько-фінансової діяльності підприємств. - СПб.: Політехніка, 2001. - 127 с.
Іванов Г.Г. Економіка торгівлі. – М.: Академия, 2004. - 140 с.
Ковальов В.В. Финансовый анализ - М.: Финансы и статистика, 2000. - 511 с.
Кравченки Л.И. Аналіз господарської діяльності в торгівлі. – М.: ООО "Новое знание", 2003. – 526 с.
Лебедева С.Н. Экономика торгового предприятия. – М.: Инфра-М, 2002. - 240 с.
Популярная экономическая энциклопедия / Гл. ред. Некипелов А.Д. – М.: Большая российская энциклопедия, 2001. - 367 с.
Романова Л.Є. Аналіз господарської діяльності. – М.: Юрайт-Издат, 2003. - 220 с.
Савицька Г.В. Аналіз господарської діяльності підприємства. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 400 с.
Савицька Г.В. Аналіз господарської діяльності підприємства. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 256 с.
Савицька Г.В. Аналіз господарської діяльності підприємства. - Мн.: Нове знання, 2002. - 704 с.
Сергєєв І.В. Економіка підприємства. - М.: Фінанси і статистика, 2000. – 117 с.
Скамай Л.Г., Трубочкіна М.І. Економіка підприємства. - М.: ИНФРА-М, 2000. – 245 с.
Фінансовий менеджмент / За ред. А.М. Ковалевой. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 284 с.
Шеремет А.Д., Сайфулин Р. С. Методика финансового анализа. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 208 с.
Экономика торгового предприятия. Торговое дело / Под ред. Брагина Л. А. – М.: Инфра-М, 2004. – 314 с.
Экономика предприятия торговли и сферы услуг / Под ред. О.Ю. Аванесова– М.: МИИП ТОО "Люкс-арт", 1999. - 296 с.
Економіка підприємства / За ред. А.С. Пелиха. – Ростов н/Д.: МарТ. 2002. - 352 с.
Экономика / Под ред. д.э.н., проф. А.С. Булатова. – М.: Юрист,2000. – 896 с.
Экономика предприятий торговли и общественного питания / По ред. Николаевой Т.И., Егоровой Н.Р. – Екатеринбург: Урал. Держ. экон., 2001. – 498 с.
Экономика и организация деятельности торгового предприятия / Под ред. Соломатина А. Н. – М.: ИНФРА-М , 2000. - 295 с.
Економіка підприємства / За ред. В.Я. Хрипача. – М.: Экономпресс, 2000. - 270 с.
ДОДАТОК 1
Схема организационной структуры ОАО "Мир сладостей"
1 Большой экономический словарь / Под ред. А. Н. Азрилияна. – М.: Институт новой экономики, 1999. - С. 38
1 Савицкая Г.В. Аналіз господарської діяльності підприємства. – М.: ИНФРА-М,
2003. - С. 89