Особливості укладання договорів торговельними підприємствами
В розробці умов господарського договору повинні брати участь не тільки керівники підприємств, а й служби, окремі спеціалісти і юристи підприємства. Така організація договірної роботи на підприємстві потребує чіткого розмежування обов’язків між різними службами, що забезпечувало б всю необхідну роботу з оформлення договорів.
Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку необхідних матеріалів та оформлення договірних відносин, а також облік, реєстрацію, зберігання договорів рекомендується покладати на основну службу, відповідальну за підготовку і оформлення договірних відносин відповідно до покладених на неї функцій.
Служба, роль якої є основною під час укладання конкретних видів договорів, має залучати до розробки умов договору інші відділи, що так чи інакше пов’язані з укладанням цього договору. Договір вважається оформленим після погодження з усіма відповідальними особами. Порядок проходження документації, пов’язаної з укладанням договорів на підприємстві, повинен бути встановлений наказом або положенням в залежності від кількості договорів.
Передбачаючи умови договору, не слід допускати двозначності, розмитості фраз, нечіткості, крім того, ці умови повинні відображати всі особливості відносин, що складаються між сторонами.
Укладання будь-якого договору починається з його назви, тобто з вказівки виду договору, наприклад, «Договір купівлі-продажу», «Договір поставки» тощо. За назвою договору слідує його номер, дата і місце укладання.
У вступній частині угоди визначаються суб’єкти, на яких покладено право укласти договір. Тут зазначається повне найменування фірм - контрагентів, під якими вони внесені в єдиний реєстр державної реєстрації, тобто юридичний статус сторін, а також їх умовне скорочене найменування, під яким вони в подальшому фігурують в тексті договірного зобов’язання.
Також детально зазначається найменування посад осіб, що підписують договір, їх прізвища, імена, по-батькові. Крім того, у вступній частині будь - якого контракту в обов’язковому порядку слід зазначити найменування документу, з якого випливають повноваження посадової особи на підписання угоди. Такими документами можуть бути статут, положення, доручення тощо.
В будь-якому договорі юристи завжди виділяють суттєві умови: предмет договору, розмір оплати, форму та методи розрахунків, застосування знижок, надбавок тощо.
Є наступні основні (по відношенню до предмету) положення договору.
Фіксуючи об’єкт угоди, необхідно зазначити точну назву, що не допускає заміни, а також при необхідності надати товару певних особливих характеристик і ознак. Якщо товар має складні технічні якості, тоді до договору включаються спеціальні розділи. При цьому в тексті контракту робиться застереження, що такі додатки є невід’ємною частиною даного договору.
Якість товару як найважливіша суттєва умова господарських договорів,
що забезпечує їх реалізацію, отримала широке закріплення в ряді різноманітних нормативних актів.
Арбітражно-процесуальний кодекс визначає строки пред’явлення “покупцем” претензій у зв’язку з недостачею проданого товару без гарантійного строку, по недостачах товару, проданого з гарантійним строком, протягом цього строку. Строки позовної давності по недостачах проданого виробу, згідно з яким “покупець” може пред’явити “продавцю” позов не пізніше шести місяців із дня відхилення претензії або не пізніше шести місяців із дня закінчення строку, встановленого для пред’явлення претензії. По відношенню до нерухомого майна - три роки.
В договорі між сторонами обов’язково повинні бути узгоджені наступні пункти щодо кількості товарів; одиниця виміру кількості товару; загальна кількість товару; можлива похибка у вазі товару (звичайно, це застосовується при навантаженні навалом сипучих вантажів); груповий асортимент товару, що поставляється.
Щодо узгодження сторонами питань ціни необхідно запам’ятати, що в договорі необхідно зазначити: ціну та одиницю товару; суму ПДВ; загальну суму з ПДВ; детально обговорити форму та порядок розрахунків між сторонами.
Терміни в договорі можуть бути викладені шляхом визначення: фіксованої дати поставки; періоду поставки, тобто того проміжку часу, в якому вона повинна бути здійснена.
Для того, щоб знати, коли дія договору припиняється, коли слід пред’являти претензії та вимоги, необхідно вказувати строк дії договору (навіть тоді, коли вказані строки виконання зобов’язань).
Пунктам щодо відповідальності сторін при розробці умов договору також необхідно приділяти значну увагу. Договори не повинні мати посилань по типу “відповідальність встановлюється чинним законодавством”. Ця умова має містити визначення різного роду санкцій у вигляді неустойки.
Переважна більшість договорів, що їх застосовують при здійсненні підприємницької діяльності, належать до двосторонніх, тому кожна із сторін, будучи наділеною правами та обов’язками, щодо одних дій виступає як боржник, щодо інших - як кредитор.
Виконання договірних зобов’язань підпорядковується певним загальним вимогам (принципам):
а) належного виконання - полягає у вимозі точного додержання сторонами всіх його умов щодо суб’єктів, предмета, строків, способів, місця виконання зобов’язання;
б) реального виконання - зобов’язання мають виконуватися у натурі;
в) взаємного сприяння - кожна із сторін договору повинна всіляко сприяти другій стороні у виконанні нею своїх обов’язків;
г) економічності - полягає у вимозі до кожної із сторін поважати інтереси контрагента за договором, а також інтереси контрагента за договором, а також інтереси держави і суспільства в цілому, вживати необхідних заходів до відвернення або зменшення шкоди, яка може виникнути у зв’язку з неналежним виконанням зобов’язань, своєчасно інформувати другу сторону про ці заходи.
Договірні зобов’язання сторони повинні виконувати добровільно, добросовісно, належним чином і в установлені строки. У разі порушення цих вимог до винної сторони можуть бути застосовані загальні заходи примусового впливу: відібрання речі у боржника, стягнення збитків тощо.
Чинне законодавство передбачає чотири основні способи забезпечення зобов’язань: неустойка (штраф, пеня), порука (гарантія), застава, завдаток і менше поширене - утримання.
Договірною вважається відповідальність у формі відшкодування збитків, сплати неустойки, втрати завдатку або позбавлення суб’єктивного права за невиконання або неналежне виконання зобов’язання, яке виникло з договору.
Позадоговірна (або недоговірна) відповідальність настає за вчинення протиправних дій однією особою щодо іншої за відсутності між ними договору або незалежно від наявних між ними договірних відносин. Вона настає за порушення обов’язку, встановленого законом або підзаконним актом, і найчастіше виражається у формі відшкодування збитків.
За часткової відповідальності кожна із зобов’язаних осіб відшкодовує збитки і сплачує неустойку пропорційно до розміру своєї частки спільного боргу.
За загальним правилом, цивільне законодавство передбачає обов’язок боржника (заподіювана) перед кредитором (потерпілим) відшкодувати збитки у повному обсязі. Відповідальність у цих випадках вважається повною. За окремими видами зобов’язань законодавством може бути встановлена обмежена відповідальність за невиконання або неналежне виконання зобов’язань, це означає, що за порушення обов’язку сплачується лише неустойка, а збитки не відшкодовуються, або хоч і відшкодовуються, але не в повному обсязі.
До передачі проекту будь-якого договору на підпис керівнику або його заступнику, проект повинен бути завізований декількома посадовими особами, що мають безпосереднє відношення до складання та виконання договору, в тому числі обов’язково - головним бухгалтером. Тільки в цьому випадку можна говорити про надійний аналіз фінансового розділу договору.
Всі підписані до виконання договори повинні бути зареєстровані у Журналі реєстрації, з прямим правом доступу головному бухгалтеру (рис.7).
Журнал реєстрації договорів
| №з/п | Найменування, реквізити клієнта, адреса | Мета договору: постачання, купівлі-продажу тощо | № договору | Початок дії | Кінець дії | Примітки |
| | | | | | | |
Рис. 7. Журнал реєстрації договорів
Роль головного бухгалтера або фінансиста підприємства при укладанні договорів (контрактів), в першу чергу, полягає в ретельному контролі за їх фінансовими та платіжними умовами.
7. Документальне оформлення та облік надходження та реалізації товарів.
При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їх транспортом або транспортом сторонньої організації безпосередньо на склад підприємства, складається товарно-транспортна накладна. Товарно-транспортними накладними (ТТН) оформлюється відпуск товарів зі складу при централізованій доставці (рис.8).
Рис. 8. Приклад заповнення Товарно-транспортної накладної
Обов'язковим є заповнення всіх реквізитів, які містяться в цьому документі: підстава на відпуск товарів (замовлення, розпорядження тощо), номер автомашини, номер дорожнього листа, прізвище водія і вантажника, через кого відпускається товар, ким і кому відпущений товар, найменування, кількість, ціна і вартість товару. В тих випадках, коли в розділі "Відомості про вантаж" ТТН неможливо перерахувати всі назви і характеристики товарів, що перевозяться, до товарного розділу ТТН додатково складається, як невід'ємна її частина, належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку), яка застосовується підприємством для оформлення передачі товарно-матеріальних цінностей.
Накладна підписується матеріально відповідальною особою, що відпустила товар, агентом або іншим працівником, що прийняв товар до перевезення, а також матеріально відповідальною особою підприємства-отримувача, що прийняла товар (тут же ставиться штамп підприємства-отримувача).
Для одержання товарів безпосередньо на складі постачальника чи станції (пристані) призначення представнику торговельного підприємства видається довіреність типової форми, підписане керівником, головним бухгалтером і завірене печаткою (рис.9).
Рис. 9. Приклад заповнення Довіреності
Довіреність видається на строк, який встановлюється в залежності від можливості отримання і вивезення відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видана довіреність, але не більше, ніж на 10 днів. У виданій довіреності наводиться перелік цінностей, які потрібно отримати по ній (обов'язково з зазначенням назви і кількості, незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпуск (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей). Незаповнені рядки довіреності необхідно прокреслювати.
Довіреності реєструються в спеціальному журналі, в якому виділяються графи для розписки про одержання довіреності та відмітки про його використання на підставі наданих документів (рис.10).
Рис. 10. Приклад заповнення Журналу реєстрації довіреностей
Відвантаження (відпуск) товарів зі складів оптових баз проводиться матеріально відповідальними особами. Торговий відділ бази повинен виписувати рахунок-фактуру із зазначенням найменування та кількості товарів, що підлягають відпуску, а також фактично відпущеної кількості товарів. Таким чином, рахунок-фактура є нарядом на відпуск товарів і документом, що підтверджує їх фактичний відпуск по кількості (рис.11).
Рахунок-фактура як платіжний документ служить підставою платежу та його розміру, виписується у випадку передоплати за товар або за фактично відпущений товар на підставі документів на відпуск, відвантаження або доставку товарів. Рахунок-фактура додається до платіжного доручення або платіжної вимоги-доручення на оплату товару. При відвантаженні товару залізничним або водним транспортом до рахунку-фактури додається також вантажна квитанція, яка підтверджує приймання вантажу на станції (пристані) відправлення для доставки на адресу вантажоодержувача.
Рис. 11. Приклад заповнення Рахунку-фактури
Право на податковий кредит виникає у платника податку тільки при наявності податкової накладної, що виписана у відповідності до діючого законодавства. Податкова накладна є як обліковим, так і звітним документом.
Право на податковий кредит по імпортованих товарах виникає у платника податку в момент сплати ПДВ митним органам та здійснюється на підставі вантажної митної декларації (ВМД).
1 2 3 4 5