Рис. 1. Класифікація бухгалтерських документів
Торгівля складається з двох основних операцій: завезення товару в торговельну точку та реалізація товару кінцевому споживачу. Документи, задіяні в цих операціях, можна поділити на дві групи:
1. документи внутрішнього обліку (накладні, оборотні відомості, товарні звіти і т.д.);
2. документи, які видаються або пред’являються покупцям (чеки, цінники, гарантійні талони, сертифікати якості і т.д.)
Інші операції, які можуть мати місце в торгівлі – це повернення товару, переоцінка товару, передача товару з торгівельної точки на склад підприємства або в іншу торгівельну точку, нестача або лишки товарів,виявлені при інвентаризації. Оформлюються такі операції документами внутрішнього обліку.
На рис. 2 приведена класифікація документів, які характерні для основних операцій в торгівлі.
Рис. 2. Класифікація основних документів торгівлі
4. Документообіг, його організація
Документи з моменту їх складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі в архів на зберігання проходять певний шлях. Для забезпечення своєчасного та якісного обліку необхідно організувати таку систему складання й опрацювання документів, яка б забезпечувала прискорення документообігу.
Документообігом називається рух документів в процесі їх оперативного використання і бухгалтерського опрацювання з моменту складання або одержання від інших підприємств і організацій до передачі на зберігання в архів після запису в облікові регістри,
Завдання правильної організації документообігу полягає у тому, щоб прискорити рух документів. На кожному робочому місці документ повинен знаходитися мінімальний строк і проходити якомога менше інстанцій. Прискорення документообігу покращує якість облікової інформації і забезпечує достовірність показників господарсько-фінансової діяльності.
Правильна організація бухгалтерського обліку вимагає складання плану документообігу, який повинен визначати порядок оформлення документів, надходження їх до бухгалтерії, опрацювання, використання для записів в облікові регістри та передачі до архіву. Для забезпечення рівномірного руху документів без затримок і накопичення на окремих місцях по кожному виду документів розробляють графік документообігу, в якому передбачається послідовність проходження документів, робота, що виконується кожною ланкою, вказуються конкретні виконавці, відповідальні за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.
Графік документообігу оформляється у вигляді схеми або переліку робіт по складанню, перевірці і опрацюванню документів, які виконуються кожним підрозділом підприємства, а також усіма виконавцями з визначенням їх взаємозв'язку і строків виконання робіт. Кожному виконавцю видається виписка з графіка, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і підрозділи підприємства, в які передаються ці документи.
Документообіг і графік документообігу на кожному підприємстві розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Чітка система документообігу прискорює оформлення і проходження документів, підвищує відповідальність працівників всіх рівнів, що мають справу з документами, за своєчасність їх складання, використання й опрацювання.
Відсутність належного порядку в оформленні й опрацюванні документів є однією з причин відставання обліку, складання звітності, неефективності використання облікової інформації для управління господарською діяльністю і контролю.
Схема документообігу на підприємствах оптової торгівлі наведено на рис. 3.
Рис. 3. Схема документообігу на підприємствах оптової торгівлі
Схему документообігу на підприємствах роздрібної торгівлі наведено на рис. 4.
Рис. 4. Схема документообігу на підприємствах роздрібної торгівлі
5. Організація зберігання документів
Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси піддягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність головного бухгалтера або назначеної ним особи. Організація правильного зберігання документів має велике значення. Документи, як відомо, служать підставою для відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку. З часом може виникнути необхідність перевірки правильності самого обліку, законності здійснення господарських операцій, надання необхідних документів податковим, фінансовим, ревізійним, судово-слідчим органам для обґрунтування доказів та ін. За даними документів видають відповідні довідки окремим особам.
Тому архів повинен бути організований так, щоб було забезпечено збереження документів і можливість швидкого їх знаходження.
Для цього первинні документи звітного місяця, що відносяться до відповідного облікового регістру, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються відповідною довідкою для архіву.
Касові документи, авансові звіти, виписки банку з усіма доданими до них документами, інші грошові документи, а також документи по операціях з цінними паперами повинні бути підібрані в порядку зростаючих з початку року номерів і переплетені. Окремо переплітаються бухгалтерські звіти.
На папках з документами (що називаються справами) вказується найменування підприємства або організації, порядковий номер (код) синтетичного рахунка, номери документів (з № до № включно), кількість документів та до якого звітного періоду вони належать (рік, місяць). Документи зберігаються в закритих шафах або спеціально відведеному приміщенні за встановленим порядком. Бланки суворого обліку повинні зберігатися в сейфах або металевих шафах, що забезпечують їх збереження. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує знаходження документа у випадку необхідності.
Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства.
Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення звітного року. Справи бухгалтерського обліку видаються з архіву тільки за дозволом головного бухгалтера. В окремих випадках за рішенням відповідних органів, прийнятим в межах їх повноважень, передбачених законодавством (судово-слідчих, ревізійних, податкових органів) і з дозволу керівника підприємства з бухгалтерського архіву можуть видаватися (вилучатися) окремі документи і навіть справи. У цьому випадку замість вилученого документа в папку вкладають його копію і реєстр вилучених документів з зазначенням підстави і дати вилучення, а в архівній книзі роблять відповідні помітки. Вилучення документів оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку посадовій особі, що відповідає за архів.
Якщо вилучаються справи з недооформленими документами (не пронумерованими, непереплетеними), то за дозволом і в присутності представників органів, що проводять вилучення, посадові особи можуть дооформити ці справи (пронумерувати документи, зробити опис, прошнурувати, завірити своїм підписом і печаткою).
Органи, що вилучили документи, за письмовою заявою підприємства забезпечують можливість зробити виписку або копію відповідних документів для видачі необхідних довідок. При поверненні вилучених документів посадова особа приймає їх під розписку і разом з рішенням про повернення підшиває у ті ж справи, з яких документи були вилучені і в яких знаходиться постанова про вилучення, реєстр і копії таких документів.
У випадках пропажі або знищення документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи. Для встановлення переліку відсутніх документів призначеною комісією за участю представників судово-слідчих органів, охорони і пожежного нагляду встановлюються причини пропажі документів. Результати роботи комісії оформляються актом, копія якого надсилається органу, в управлінні якого знаходиться підприємство, податковому і місцевому фінансовому органу в 10-денний строк.
6. Поняття та види господарських договорів
Договір - це комплексне (інтегроване) поняття, що включає в себе і угоду про виникнення договірного зобов'язання, і форму, яку воно приймає, і, нарешті, саме договірне зобов’язання, аж до моменту його зникнення.
Сутність договору проявляється через функції, які він виконує в суспільстві. Функції господарського договору - це форми його прояву і реалізації, в яких виражається залежність договору від економічних відносин, що він регулює. Функції цивільно-правового договору полягають в тому, що він служить юридичним фактом, з яким пов’язане виникнення, зміна та припинення прав і обов’язків, а також регулює майнові відносини між сторонами.
Виділяють наступні функції договору (рис. 5.).
Рис. 5. Функції договору
• Ініціативна (договір як акт прояву ініціативи та узгодженої волі сторін врегулювати певні відносини).
• Програмно-координаційна (договір як програма поведінки сторін
щодо здійснення господарських відносин і засіб узгодження, координації їх дій відповідно до економічних інтересів і намірів). '
• Інформаційна (договір завдяки формальній визначеності його умов включає в себе інформацію про правове становище сторін у договорі, яка необхідна сторонам, у відповідних випадках - юрисдикційним органам, третім особам).
• Гарантійна (лише завдяки договору включаються в дію такі правові гарантії виконання договірних зобов’язань, як неустойка, завдаток, застава тощо).
• Правозахисна (договір є правовою формою відносин, тобто формою, в межах якої забезпечується примусове виконання зобов’язань сторін шляхом використання майнових санкцій, засобів оперативного впливу).
В той же час є декілька видів договорів, що найчастіше застосовуються в торгівлі.
Договір купівлі-продажу - це договір, за яким одна сторона (продавець) зобов'язується передати річ (товар) у власність іншій стороні (покупцю), а покупець зобов’язується прийняти цей товар і сплатити за нього певну суму грошей (ціну).
Предметом договору купівлі-продажу є формулювання цілей і завдань, які кожна з сторін має намір досягти, укладаючи договір. За умовою договору товаром можуть бути будь-які речі, якщо вони не вилучені з обігу чи не обмежені в обігу.
Кількість товару, яка підлягає передачі покупцю, передбачається договором купівлі-продажу у відповідних одиницях виміру чи у грошовому виразі.
Якість товару. Продавець зобов’язаний передати покупцю товар, якість якого також повинна відповідати договору купівлі-продажу.
При відсутності в договорі купівлі-продажу умов про якість товару продавець зобов’язаний передати покупцю товар, придатний для цілей, для яких товар такого роду, як правило, використовується.
Законом можуть бути передбачені обов’язкові вимоги щодо якості товару, який продається. В цьому випадку продавець зобов’язаний передати покупцю товар, що відповідає цим вимогам.
У випадку, коли договором купівлі-продажу передбачено пред’явлення продавцем гарантії якості товару, продавець зобов’язаний передати покупцю товар на протязі часу, встановленого договором. Така гарантія якості називається гарантійним строком та розповсюджується на всі складові частини (комплектуючі вироби) товару.
Гарантійний строк починає свій відлік з моменту передачі товару покупцю, або з дня доставки товару споживачу (якщо момент укладання договору і момент передачі товару покупцю не співпадають), або з дня його встановлення (підключення) або збирання (якщо товар потребує спеціальної установки (підключення) чи збирання).
Для сезонних товарів (наприклад, взуття, одягу тощо) гарантійний строк визначається з моменту настання відповідного сезону. Строк настання того чи іншого сезону визначається суб’єктами договору виходячи з кліматичних умов місця знаходження споживачів.
При укладанні договору сторони узгоджують асортимент товарів (тобто встановлюють, в якому співвідношенні по видах, моделях, розмірах, кольорах чи інших ознаках продавець зобов’язаний передати покупцю товари).
При передачі продавцем, передбачених договором купівлі-продажу, товарів в асортименті, що не відповідає договору, покупець має право відмовитися від їх прийняття і оплати, а якщо вони вже оплачені, - вимагати повернення сплаченої суми грошей.
Ціна товару. Покупець зобов’язаний оплатити товар по ціні, передбаченій договором купівлі-продажу.
Коли ціна встановлюється в залежності від ваги товару, вона визначається по вазі нетто, якщо інше не передбачено договором купівлі - продажу.
В договорі купівлі-продажу вказується можливість зміни ціни на протязі дії договору.
Кожна з сторін бере на себе ряд зобов’язань, що також відображається в договорі в вигляді їх чіткого розмежування.
Продавець зобов’язаний передати покупцю товар, вказаний у договорі купівлі-продажу.
Якщо інше не обумовлено сторонами, одночасно з передачею товарів продавець повинен передати покупцю власність на нього, а також документи, що до неї відносяться (технічний паспорт, сертифікат якості, інструкцію по експлуатації та інші документи, передбачені законом, іншими правовими актами чи самим договором).
Якщо інше не передбачено договором купівлі-продажу, зобов’язання продавця передати товар покупцю вважається виконаним у момент:
• передання товару покупцю чи вказаній ним особі, якщо договором передбачено зобов’язання продавця по доставці товару;
• передання товару у розпорядження покупця, якщо товар повинен бути переданий покупцю чи вказаній ним особі в місці знаходження товару.
Покупець, в свою чергу, зобов’язаний прийняти товар і провести його оплату. Виключення складають випадки, коли покупець має право вимагати заміни товару або відмовитися від виконання договору купівлі-продажу.
Порядок розрахунків. Розрахунок проводиться шляхом перерахування грошей на вказаний поточний рахунок продавця. Строк оплати погоджується сторонами.
Оплата товару по договору купівлі-продажу може приводитися в різних формах (рис. 6).
1 2 3 4 5