6.3. Основні роботи на етапі завершення проекту
Проект вважається завершеним після виконання всіх робіт за проектом або в результаті рішення про припинення роботи по незавершеному проекту.
Закриття проекту (Project Close Out) - завершення і закриття проекту, включаючи вирішення всіх спірних питань.
Як правило, закриття проекту включає в себе наступні групи завдань:
завершення робіт зі створення продукту проекту,
передачу результатів проекту замовнику,
розформування команди проекту,
аналіз досвіду проекту, документування.
Завершення робіт щодо створення продукту проекту
В ході закриття проекту слід переконатися, що всі роботи виконані. Для цього плануються і реалізуються контрольні заходи: проводиться аналіз і складається перелік невиконаних робіт, здійснюється детальне планування їх виконання, організуються щоденні оперативні наради. Багато керівників проектів створюють окрему групу фахівців, основне завдання якої - виявлення решти робіт і їх завершення.
Після закінчення проекту необхідно переконатися, що:
всі контракти виконані і закриті, всі акти підписані, розрахунки зроблені;
всі роботи за проектом завершені і прийняті, перевірено якість їх виконання;
всі члени команди проекту офіційно звільнені від виконання покладених обов'язків.
Найчастіше, у міру наближення проекту до завершення, ентузіазм команди проекту падає, члени команди починають думати про нові проекти, що, природно, призводить до зниження концентрації уваги на меті проекту. Все це обумовлює той факт, що в багатьох вельми успішно реалізованих проектах саме на стадії закриття трапляються істотні помилки, які часто ставлять під сумнів успішність проекту в цілому.
Передача результатів проекту замовнику
Процес передачі продукту включає в себе не тільки фактичну і документальну передачу результату проекту його замовнику, а й навчання користувачів даного продукту. На цьому етапі замовнику передаються права на створений продукт, а також відповідальність за нього (за винятком випадків гарантійних зобов'язань). Крім того, замовникові передається документація, необхідна для подальшої експлуатації створеного продукту (виконавчі креслення, інша технічна документація).
Розформування команди проекту
Будь-який проект обмежений у часі, тому рано чи пізно перед керівником постає завдання розпуску команди проекту. Розформування команди може проводитися як поступово, в міру завершення окремих етапів, так і одноразово, по закінченні проекту в цілому. Можна говорити про життєвий цикл не тільки проекту, але і його команди. Кожен етап життєвого циклу команди проекту характеризується певними ознаками, більшою або меншою мірою притаманними будь-яким проектним командам (рис. 6.5).
Рис. 6.5. Залежність ефективності роботи команди проекту від часу.
Одна з ключових проблем, з якою стикається керівник у процесі закриття проекту, - підтримка високої ефективності роботи команди проекту.
Як показує практика, члени команди концентрують свої зусилля на завершенні проекту в тому випадку, якщо вони впевнені у своєму майбутньому і мають чітку перспективу своєї подальшої професійної діяльності. Тому на заключній фазі життєвого циклу проекту особливу увагу слід приділяти емоційному стану членів проектної команди, а процедура розформування повинна бути проведена максимально дбайливо.
Кожному члену команди необхідна об'єктивна оцінка його діяльності. Люди повинні бачити результати своїх зусиль і відчувати задоволення від виконаної роботи.
Особливо гостро стоїть питання про розформування команди проекту в тому випадку, якщо проект з тих чи інших причин провалився, і команда розформовується в ситуації недосягнення запланованих цілей. У цьому випадку члени команди повинні розуміти, чому проект не був успішним, які помилки призвели до припинення роботи над проектом. Таке розуміння, спокійний ґрунтовний розбір помилок дозволять уникнути пригніченого стану і негативного емоційного настрою.
Аналіз досвіду проекту, документування
Кожен проект, незалежно від того, успішний він чи ні, дозволяє команді, яка працює над його реалізацією, отримати унікальний досвід. Тому аналіз досягнень і помилок, виявлення нових управлінських прийомів стають важливими завданнями заключної фази життєвого циклу проекту.
Вибір методу проведення такого аналізу залежить від величини проекту. Так, для невеликих проектів буває досить заключної звітної наради, на якій дається постпроектна оцінка.
Іншим успішно використовуваним прийомом є інтерв'ю з представниками замовника. Мета такого інтерв'ю - виявити ставлення замовника до процесу реалізації та результатами проекту. Не секрет, що бачення замовником та командою проекту одних і тих же подій і оцінка результатів часто істотно відрізняються між собою. Тому дуже важливо зрозуміти, чи підтвердилися первинні очікування замовника проекту, чи задоволений він результатами проекту та процесом його реалізації.
Для масштабних проектів можливий постпроектний аудит, який проводиться командою проекту (внутрішній аудит) або залученими консультантами (зовнішній аудит).
Для того щоб уроки, отримані при реалізації проекту, могли бути використані в майбутньому, їх необхідно зберегти - задокументувати. Збереження отриманих уроків вже не вплине на успішність завершеної роботи, проте може грати ключову роль для майбутніх проектів.
1 2 3 4 5