Ім'я файлу: Курсова робота з діловодства Мішкур Ірини.docx
Розширення: docx
Розмір: 152кб.
Дата: 13.12.2021
скачати
Розширення: docx
Розмір: 152кб.
Дата: 13.12.2021
скачати
2.2. Правила оформлення та складання довідково-інформаційних документів служби діловодства
Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідковий або інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися в майбутньому, тощо. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.
До видового складу довідково-інформаційних документів належать акти, доповідні записки, пояснювальні записки, довідки, подання, висновки, відгуки, зведення, протоколи, всі види службових листів, телеграми. Телефонограми тощо. Найпоширенішими серед них є акт і протокол.
Акт – документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує якісь установлені факти, події (Додаток 6) [1].
Акт – це документ, складений групою осіб (переважно комісією), що підтверджує встановлені ними факти або події. Акти документують діяльність як постійно діючих, так і спеціально створених комісій [5].
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
27
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Акти складаються після ухвал, при передаванні товарно-грошових цінностей однією особою іншій, після прийняття завершених будівельних об’єктів, при проведенні випробувань нової техніки, при нещасних випадках, при зміні керівництва та інших подіях.
За необхідності акт затверджується вищою організацією або керівником підприємства.
Акт оформляється комісією, що її створює керівник підприємства та затверджує відповідним наказом.
Незалежно від виду акта цей документ оформляють за певною схемою. Як правило, його складають на загальному бланку установи з відтворенням таких обов’язкових реквізитів бланку:
назва установи;
назва структурного підрозділу;
назва виду документа (АКТ);
дата;
реєстраційний індекс (номер);
місце складання.
Окрім того, при складанні акта зазвичай використовують й такі реквізити:
заголовок до тексту;
підстава для видання акта;
текст;
відмітки про наявність додатків;
підписи;
гриф затвердження;
зазначення кількості примірників та їх місцезнаходження.
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
28
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Датою акта є дата події. Дату оформляють цифровим або словесно-цифровим способом. Реєстраційний індекс акта складається з порядкового номера документа, який (за необхідності) може доповнюватися номером за номенклатурою справ. Місце складання має відповідати місцю заактованої події.
Заголовок має відтворювати стислий зміст тексту або питання, з якого проводиться перевірка або обстеження. Наприклад: «Акт про прийняття-передавання справ».
Текс акта має складну структуру і поділяється на кілька частин: вступну, констатуючу і підсумкову.
У вступній частині слід зробити посилання на документ, що став підставою для проведення перевірки (роботи комісії). З нового рядка без відступу перелічують склад комісії, наприклад:
Складений комісією:
Голова – посада прізвище, ініціали
Члени комісії: 1. посада прізвище, ініціали
2. посада прізвище, ініціали
У констатуючій частині акта подають відомості про період роботи комісії, її мету, завдання, сутність встановлених фактів, методи проведення перевірки, її результати.
У підсумковій частині акта викладають висновки або даються рекомендації. Підсумкова частина оформляється з абзацу і також може поділятися на пункти.
У кінці тексту з нового рядка без абзацу наводять дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження, про адресатів, яким надіслано акт.
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
29
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Текст акта завершують підписи. Акт підписують голова і всі члени комісії в тій самій послідовності, в якій подано прізвища у вступній частині, але без зазначення посад.
Протокол – документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах.
Протокол – це організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах і засіданнях різних колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових) (Додаток 7) [5].
Комерційні підприємства складають протоколи засідань Ради директорів (засновників), протоколи загальних зборів акціонерів тощо.
Протокол веде секретар, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання. Протоколи бувають трьох видів:
короткі – записують питання, які обговорюють (порядок денний), прізвища доповідачів і виступаючих в обговоренні, а також прийняті рішення;
повні – містять, крім порядку денного й прийнятих рішень, короткий запис виступів;
стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.
У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: «Текст доповіді додається».
Реквізити протоколу:
назва виду документа (ПРОТОКОЛ);
дата засідання;
індекс (номер);
місце засідання;
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
30
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню); заголовок до тексту;
вступна частина тексту (склад присутніх, порядок денний);
текст;
особистий підпис голови;
особистий підпис секретаря.
Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання. Протоколи нумерують у межах календарного року.
Текст протоколу складають із двох частин: вступної та основної.
Вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх).
Слова: «Голова», «Секретар», «Присутні» пишуть від лівого поля. Прізвища присутніх і запрошених пишуть за абеткою. Якщо їх число перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: «Були присутні 130 чоловік».
Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова «Порядок денний» друкують від лівого поля. Кожний пункт порядку денного нумерують і записують з нового рядка. Найбільш важливі питання ставлять першими.
Основну частину тексту протоколу складають із розділів, які відповідають пунктам порядку денного.
Текст кожного розділу будують за схемою:
СЛУХАЛИ:
ВИСТУПИЛИ:
УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ):
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
31
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Після двокрапки з абзацу пишуть прізвища й ініціали виступаючих; через тире – короткий виклад тексту виступу. Протокол, складений у ході засідання, редагують, при наявності стенограми – розшифровують і друкують. Підписують його голова та секретар або стенографістка (якщо засідання стенографують) [10].
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
32
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
РОЗДІЛ 3. ОХОРОНА ПРАЦІ В ГАЛУЗІ
Секретар-референт має легку фізичну роботу з постійним робочим місцем, так як він знаходиться бiльшу частину робочого часу (більше 50% або більше двох годин) на одному робочому мiсцi, не докладаючи при цьому тяжких фізичних зусиль.
В холодну пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря 24°С, що становить допустимого значення, а відносна вологість повітря 65 %, що становить допустиму ступінь, так як згідно з ДСТУ 12.1.005-88 допустима відносна вологість повітря на постійних робочих місцях в холодну пору року не більша 75 % (оптимальна становить 40-60 %). В теплу пору року в приміщенні де працює секретар-референт температура повітря 27°С, що становить допустиму ступінь шкідливості, а відносна вологість повітря 65 %, що становить 1 ступінь. Це сприяє погіршенню умов праці, але значних шкідливих наслідків організму не несе.
На робочому місці, у секретаря-референта є звичайне та штучне освітлення. При недостатньому штучному освітленні бажано перемістити робоче місце поближче до джерела природного освітлення, щоб зменшити навантаження на очі.
Також він має допустиму фізичну завантаженість, так як не робить тяжких фізичних навантажень, не проходить на протязі робочого дня великих відстаней і, взагалі, працює переважній більшості з паперами, що не є сильним фізичним навантаженням.
Секретар-референт на робочому мiсцi має вільну зручну позу (зміна пози "сидячи-стоячи" за бажанням робітника). Що становить оптимальну фізичну навантаженiсть. Також він має оптимальну кiлькiсть нахилів корпусу за зміну - до 50 разів.
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
33
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Протягом зміни секретр-референт має перемiщення у просторi, обумовленi технологiчним процесом до 4 км, що становить оптимальне переміщення робітника.
Робота секретар-референта це рішення простих альтернативних завдань згідно з інструкцією, а тому його робота відноситься до допустимого ступеня напруженості праці.
За характером виконуваної роботи, роботу секретар-референта можна віднести до праці за встановленим графiком з можливим його корегуванням по ходу діяльності. З цього можливо зробити висновок, що характер виконуваної роботи секретар-референта вiдноситься до допустимого класу умов праці.
За ступенем складностi завдання роботу секретар-референта можна вiднести до допустимого класу умов працi, тому, що вона включає в себе обробку, виконання завдання т його перевірку.
Секретарю-референту доводиться спостерігати за екраном комп’ютера більше 5 годин за зміну, тому це є шкідливим рівнем умови праці 2 ступеню. Несе відповідальність за функціональну якість допоміжних робіт (завдань). Вимагає додаткових зусиль з боку керівника.
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
34
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
1 2 3 4 5 6 7