Ім'я файлу: Курсова робота з діловодства Мішкур Ірини.docx
Розширення: docx
Розмір: 152кб.
Дата: 13.12.2021
скачати
Розширення: docx
Розмір: 152кб.
Дата: 13.12.2021
скачати
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
10
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Реквізит документа – інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування, організації обігу й (або) надання йому юридичної сили.
Стандарт встановлює 32 реквізити документа. Однак всі вони не можуть бути присутні на одному документі, оскільки деякі з них є взаємовиключними, наприклад: «гриф затвердження документа» і «адресат»; «назва виду документа» і «довідкові дані про установу».
Конкретний набір реквізитів залежить від виду документа, його цільового призначення, змісту, способу документування, етапів його підготовки і роботи з ним. Деякі документи мають суворо обмежений склад реквізитів. Відсутність або неправильне зазначення в службовому документі будь-якого реквізиту робить документ недійсним. Обов’язковими реквізитами, що забезпечують юридичну силу документа, є такі: назва установи, назва виду документа, дата, реєстраційний індекс, текст, підпис.
Для низки документів, що видаються органами державної влади, склад реквізитів встановлено законодавчими і нормативними актами. Це стосується, наприклад, паспорта, трудової книжки, диплома тощо.
Готуючи та оформлюючи документи використовують такі реквізити [4]:
01 – зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 – зображення нагород
04 – код організації
05 – код форми документа
06 – назва організації вищого рівня
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
11
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
07 – назва організації
08 – назва структурного підрозділу організації
09 – довідкові дані про організацію
10 – назва виду документа
11 – дата документа
12 – реєстраційний індекс документа
13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь 14 – місце складення або видання документа
15 – гриф обмеження доступу до документа
16 – адресат
17 – гриф затвердження документа
18 – резолюція
19 – заголовок до тексту документа
20 – відмітка про контроль
21 – текст документа
22 – відмітка про наявність додатків
23 – підпис
24 – гриф погодження документа
25 – візи документа
26 – відбиток печатки
27 – відмітка про засвідчення копії
28 – прізвище виконався і номер його телефону
29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 – відмітка про наявність документа в електронній формі
31 – відмітка про надійдення документа до організації
32 – запис про державну реєстрацію
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
12
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
В основу уніфікації у стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають «формуляр-зразками».
Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.
Формуляр-зразок – це модель побудови формуляра службового документа, що встановлює сферу його застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови схеми розташованості реквізитів (Додаток 1).
Схеми розташованості реквізитів документа – вертикальна та горизонтальна розмітка його робочої площі, де фіксують документну інформацію, - призначені для того, щоб полегшити складання уніфікованої форми документа.
У формулярі-зразку подано максимальний набір реквізитів, що постійно використовують при складанні організаційно-розпорядчих документів. Незмінне розміщення реквізитів допомагає швидко знайти необхідні дані під час ознайомлення з документами зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання. Розрізняють два основні види формулярів – з подовжнім і кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення й способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх опрацювання.
Для документів із високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.
Бланк – це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними відомостями.
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
13
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Документи, що їх складають в установі, організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити:
назва організації (07);
назва виду документа (10) (не зазначають у листах);
дата (11);
реєстраційний індекс документа (12);
заголовок до тексту (19);
текст документа (21);
підпис (23).
Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, розміщення на бланку документа [7].
1.3. Загальні вимоги до оформлення документів
Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.
Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.
У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопочеться...
Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
14
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
пояснювальні записки, накази.
Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.
Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв’язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.
О Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... ; Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом.:.; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...
Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи... ; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...
Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова — на початку речення).
Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції – Вами ще не висловлені пропозиції...
Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Університет не гарантує...
Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників…
У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
15
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.
Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний тощо [4].
Організаційно-розпорядчі документи оформляють на папері формату А4 (294 х 210) та А5 (146 х 210). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні поля: ліве — 35 мм; праве — не менше 8 мм; верхнє — 20 мм; нижнє (для формату А4) — 19 мм; (для формату А5) — 16 мм.На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.
Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої.
Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
16
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.
Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Усі службові документи підлягають датуванню:
датою документа є дата його підписання;
для документа, що приймається колегіальним органом, — дата його ухвалення;
для документа, що затверджується, — дата затвердження.
Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 23 травня 2007 року слід писати: 23.05.2007. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0 (нуль). Наприклад: 3 серпня 2007 року слід писати: 03.08.2007. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять фінансові відомості, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 21 січня 2007 року.
Дату на документі проставляє особа, яка підписує або затверджує його.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
17
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.
Документи підписують чорнилом або пастою темного кольору, найприйнятніший колір для підпису — чорний, бо він менше, аніж інші кольори, здатний вицвітати [1].
Мішкур
5.02010501.00.00.КР
Лист
Передерій
18
Зм.
Лист
№ докум.
Підпис
Дата
1 2 3 4 5 6 7