ВСТУП. 2
Коротка характеристика предметної області. 4
Створення таблиць. 5
Розробка структури БД .. 5
Інфологічне проектування. 6
Структура та створення таблиць. 8
Реляційна схема бази даних. 14
Заповнення бази даних. 17
Оперування даними. 23
Створення запитів. 23
Вихідні дані. 25
Звіт про постачальників і поставляються ними товари. 25
Виписка про наявність товару в магазині. 28
ВИСНОВОК. 33
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ .. 35

ВСТУП

В даний час серед розробників бази даних (БД) великою популярністю користується реляційна СУБД ACCESS, що входить до складу пакету Microsoft Office 2003. Дружній інтерфейс і простота настройки, ефективні засоби створення таблиць, форм, запитів, інтеграція з іншими додатками пакета, засоби організації роботи з базами даних і захист інформації - ось далеко не повний перелік переваг цього додатка.
Основні функції СУБД - це опис структури бази даних, обробка даних і керування даними.
База даних - це сукупність відомостей про реальні об'єкти, процеси, події або явища, що відносяться до певної теми або завдання, організована таким чином, щоб забезпечити зручне представлення цієї сукупності, як в цілому, так і будь-який її частини. Реляційна база даних являє собою безліч взаємопов'язаних таблиць, кожна з яких містить інформацію про об'єкти певного типу. Кожен рядок таблиці містить дані про один об'єкт (наприклад, клієнта, автомобілі, документі), а стовпці таблиці містять різні характеристики цих об'єктів - атрибути (наприклад, найменування та адреси клієнтів, марки і ціни автомобілів). Рядки таблиці називаються записами, всі записи мають однакову структуру - вони складаються з полів, в яких зберігаються атрибути об'єкта. Кожне поле в записі містить одну характеристику об'єкта і має строго певний тип даних (наприклад, текстовий рядок, число, дата). Усі записи мають одні й ті ж поля, тільки в них містяться різні значення атрибутів.
Будь-яка СУБД дозволяє виконувати чотири найпростіші операції з даними:
- Додати в таблицю одну або кілька записів;
- Видалити з таблиці одну або кілька записів;
- Оновити значення деяких полів в одній або декількох записах;
- Знайти одну або декілька записів, що задовольняють заданій умові.
Для виконання цих операцій використовується механізм запитів. Результатом виконання запитів є або відібране за певними критеріями безліч записів, або зміна в таблицях.

Коротка характеристика предметної області

У даному курсовому проекті як предметної області розглядається комп'ютерний магазин. Наша база даних вирішує наступні задачі: облік товару, видача даних про постачальників і поставляються ними товари (фірма-постачальник, його реквізити, найменування товарів, характеристики, ціни), обчислює суми оплати.
У режимі форми обчислює вартість товару з націнкою магазину в 50%. Реалізує запити впорядкування по полях: товари, постачальники, ціна. Здійснює пошук відомостей про фірму-постачальника якогось товару. Виробляє підрахунок вартості та кількості залишився в магазині товару, а також видає звіт про відсутніх товарах.
Застосовувана СУБД: Ассе SS 2003.
Вихідні дані про магазин: магазин розташовується в декількох приміщеннях (склад, торговий зал). У фірми є постачальники, що здійснюють постачання комп'ютерів та комплектуючих на склад магазину. Так само в магазині є свій штат співробітників: менеджери та консультанти, які здійснюють продаж товару, бухгалтер, комірники, вантажники-водії. Клієнт, приходячи в магазин, взаємодіє з менеджером, який, у свою чергу, здійснює продаж комп'ютерів або комплектуючих. Операції з коштами і відбиття чека здійснює так само менеджер. При купівлі товару, клієнт отримує чек із зазначенням товару та його вартості, на підставі якого зі складу йому відвантажують необхідний товар. При відсутності товару на складі працівник магазину вибирає відсутні товари і на підставі цих даних складає заявку на ім'я фірми-постачальника.
Створення таблиць. Розробка структури БД
Вдала розробка бази даних забезпечує простоту її підтримки. Дані слід зберігати в таблицях, причому кожна таблиця повинна містити інформацію одного типу, наприклад, відомості про постачальників. Тоді достатньо буде оновити конкретні дані, такі як адреса, тільки в одному місці, щоб оновлена ​​інформація відображалася у всій базі даних.
Одним з найбільш складних етапів у процесі проектування бази даних є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми тощо) не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці.
При проектуванні таблиць краще розробити структуру на папері і тільки потім починати роботу з СУБД Access. При проектування таблиць, рекомендується керуватися такими основними принципами:
- Не повинно бути повторень і між таблицями.
Коли певна інформація зберігатися лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці мають міститися адреси й прізвища клієнтів.
- Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим, щоб при видаленні замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.
Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про постачальників можуть бути поля з назвою компанії, адресою та номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати:
- Кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці.
- Не рекомендується включати до таблиці дані, які є результатом виразу.
- У таблиці має бути вся необхідна інформація.
- Інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля «Ім'я» і «Прізвище», а не загальне поле «Ім'я»).

Інфологічне проектування

Першим етапом і самим головним етапом у процесі проектування і створення бази даних, є розробка инфологической моделі.
Мета інфологічне моделювання - забезпечення найбільш природних для людини способів збору та подання тієї інформації, яку передбачається зберігати в створюваній базі даних. Основними конструктивними елементами инфологической моделей є сутності [1], зв'язку між ними та їх властивості (атрибути) [2].
Ключ - мінімальний набір атрибутів, за значеннями яких можна однозначно знайти необхідний екземпляр сутності. Мінімальність означає, що виключення з набору будь-якого атрибута не дозволяє ідентифікувати сутність по що залишилися.
Зв'язок - асоціювання двох або більше сутностей. Якби призначенням бази даних було тільки збереження окремих, не пов'язаних між собою даних, то її структура могла б бути дуже простий. Однак одна з основних вимог до організації бази даних - це забезпечення можливості відшукання одних сутностей за значеннями інших, для чого необхідно встановити між ними певні зв'язки.
Між двома сутностей, наприклад, А і В можливі чотири види зв'язків.
Перший тип - зв'язок один-до-одного (1:1): у кожен момент часу кожному представнику (екземпляру) сутності А відповідає 1 чи 0 представників сутності В:

Студент може не "заробити" стипендію, одержати звичайну чи одну з підвищених стипендій.
Другий тип - зв'язок один-до-БАГАТЬОМ (1: М): одному представнику сутності А відповідають 0, 1 або кілька представників сутності В.

Квартира може пустувати, у ній може жити один чи кілька мешканців.
Так як між двома сутностями можливі зв'язки в обох напрямках, то існує ще два типи зв'язку багато-до-ОДНОМУ (М: 1) і БАГАТО-КО-БАГАТЬОМ (М: N). Але в нашій роботі такі типи зв'язку нам не слід вживати.
Для бази даних комп'ютерного магазину инфологическая модель буде виглядати так (Рис 1):
SHAPE \ * MERGEFORMAT

Рис. 1. Инфологическая модель бази даних комп'ютерного магазину

Структура та створення таблиць

У таблицях дані розподіляються по стовпцях (які називають полями) і рядках (які називають записами). Всі дані, що містяться в полі таблиці, повинні мати один і той же тип. Кожне поле таблиці характеризується найменуванням, типом і шириною поля. При завданні типу даних поля можна також вказати розмір, формат і інші параметри, що впливають на відображення значення поля і точність числових даних. Основні типи даних:
- Текстовий. Текст або числа не потребують проведення розрахунків.
- МЕМО. Поле цього типу призначено для зберігання невеликих текстових даних (до 64000 символів). Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексованим.
- Числовий. Цей тип даних містить безліч підтипів. Від вибору підтипу (розміру) залежить точність обчислень.
- Лічильник. Унікальні, послідовно зростаючі числа, автоматично вводяться при додаванні нового запису в таблицю.
- Логічний. Логічні значення, а так само поля, які можуть містити одне з двох можливих значень.
- Грошовий. Грошові значення і числові дані, які використовуються в математичних обчисленнях.
- Дата / Час. Дата і час зберігаються в спеціальному фіксованому форматі.
- Поле об'єкта OLE. Включає звукозапис, Рис. та інші типи даних. Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексованим.
- Гіперзв'язку. Містить адреси Web-сторінок.
Визначимо які типи даних будуть присутні в наших таблицях:

Таблиця Співробітники			Таблиця Товари
Поле	Тип даних		Поле	Тип даних
КодСотрудніка	Лічильник		КодТовара	Лічильник
Прізвище	Текстовий		КодПоставкі	Числовий
Ім'я	Текстовий		НаіменованіеТовара	Текстовий
Посада	Текстовий		Описі	Поле МЕМО
Дата народження	Дата / час		Зображення	Поле об'єкту OLE
Адреса	Текстовий		СтоімостьЗакупкі	Грошовий
Телефон	Текстовий		Наявність	Логічний
Примітка	Поле МЕМО		Кількість	Числовий
			СтоімостьПродажі	Грошовий
Таблиця Клієнти
Поле	Тип даних		Таблиця Постачання
КодКліента	Лічильник		Поле	Тип даних
ПІБ	Текстовий		КодПоставкі	Лічильник
Адреса	Текстовий		КодПоставщіка	Числовий
Телефон	Текстовий		ДатаПоставкі	Дата / час
Таблиця Замовлення			Таблиця Постачальники
Поле	Тип даних		Поле	Тип даних
КодЗаказа	Лічильник		КодПостащіка	Лічильник
КодТовара	Текстовий		НазваніеПоставщіка	Текстовий
КодСотрудніка	Числовий		Представник	Текстовий
ДатаРазмещенія	Дата / час		Звертатися	Текстовий
ДатаІсполненія	Дата / час		Телефон	Текстовий
КодКліента	Числовий		Адреса	Текстовий

Для створення бази даних потрібно спочатку запустити програму Microsoft Office Access 2003, для цього потрібно виконати наступні дії: Пуск → Програми → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2003. Після цього відкриється вікно програми. Для створення нової бази даних потрібно виконуємо:
- Команду Файл → Створити
- У вікні діалогу «Створення» вибираємо «Нова база даних». На екрані з'явиться вікно із запитом директорії для нової бази даних, вводимо ім'я бази Комп'ютерний магазин, потім «ОК». Після цього з'явиться вікно бази даних.
Створення таблиць, як і інших об'єктів баз даних, починається з активації вікна бази даних. У цьому вікні вибирається елемент управління Таблиці, після чого на правій панелі вікна буде представлений список таблиць, що вже входять до складу БД. Якщо в базі немає таблиць, то на праву панель вікна виводиться тільки три елементи управління для створення нової таблиці: Створення таблиці в режимі конструктора, Створення таблиці за допомогою майстра і Створення таблиці шляхом введення даних.
Вибираємо елемент управління Створення таблиці в режимі конструктора.
Тепер необхідно заповнити Імена полів і вибрати Типи даних. Після закінчення заповнення через меню Файл → Зберегти як зберігаємо отриману таблицю з потрібним ім'ям. На малюнку 4 можна побачити таблиці для БД комп'ютерного магазину в режимі конструктора.

Реляційна схема бази даних

Реляційна база даних - це сукупність відносин, що містять всю інформацію, яка повинна зберігатися в БД. Проте користувачі можуть сприймати таку базу даних як сукупність таблиць.
1. Кожна таблиця складається з однотипних рядків і має унікальне ім'я.
2. Рядки мають фіксоване число полів (стовпців) і значень (множинні поля і повторювані групи неприпустимі). Інакше кажучи, в кожній позиції таблиці на перетині рядка і стовпця завжди є в точності одне значення або нічого.
3. Рядки таблиці обов'язково відрізняються один від одного хоча б єдиним значенням, що дозволяє однозначно ідентифікувати будь-який рядок такої таблиці.
4. Стовпцях таблиці однозначно присвоюються імена, і в кожному з них розміщуються однорідні значення даних (дати, прізвища, цілі числа або грошові суми).
5. Повний інформаційний зміст бази даних представляється у вигляді явних значень даних і такий метод подання є єдиним. Зокрема, не існує будь-яких спеціальних "зв'язків" або покажчиків, що з'єднують одну таблицю з іншого.
6. При виконанні операцій з таблицею її рядки і стовпці можна обробляти в будь-якому порядку безвідносно до їх інформаційного змісту. Цьому сприяє наявність імен таблиць та його стовпців, а також можливість виділення будь їхні рядки чи будь-якого набору рядків із зазначеними ознаками.
Розробимо схему даних, (створення зв'язків між таблицями). Для цього:

натискаємо по кнопку на панелі інструментів (або команда Сервіс, Схема даних). На екрані з'явиться вікно <<Схема даних>>;
клацаємо по кнопці на панелі інструментів (або команда Зв'язки, Додати таблицю);
у вікні буде виділено назва однієї таблиці. Клацаємо по кнопці <Додати>, переводимо виділення на ім'я такої таблиці і клацніть по кнопці <Додати>. Аналогічно додаємо залишилися таблиці;
закрийте вікно, клацнувши по кнопці <3акрить>;
щоб не виконувати всі вищеописані дії, можна просто перетягнути мишкою таблиці з вікна «Бази даних Таблиці» у вікно «Схема даних»;
створимо зв'язок між таблицями Товари та Замовлення. Для цього курсором миші перетаскиваем <<Код товару>> у таблиці Товари на поле <<Код товару>> у таблицю Замовлення. На екрані відкриється вікно <<Зв'язки>>;
встановлюємо прапорець («галочку») у властивостях Забезпечення цілісності даних, Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів;
клацаємо по кнопці <Створити>. Зв'язок буде створена;
аналогічно створюємо зв'язку між полем <<Код співробітника>> у таблиці Співробітники та полем <<Код співробітника>> у таблиці Замовлення, і т.д. Рис. 5 відображає отриману схему бази даних комп'ютерного магазину.
закриваємо вікно схеми даних, відповівши ТАК на питання про збереження макета.

Заповнення бази даних

У створеній базі даних існує можливість редагування, додавання, перегляду всіх даних. Причому за рахунок зв'язків при процесі виправлення однієї з таблиць, будуть автоматично змінюватися дані в інших таблицях.
Форми для введення та перегляду даних в зручному для користувача вигляді, який відповідає звичному для нього документа. При виведенні даних за допомогою форм можна застосовувати спеціальні засоби оформлення.
Для створення форми [3] потрібно відкрити вкладку «Форми» вікна бази даних і натиснути кнопку «Створити»
Після цього у вікні слід вибрати спосіб створення форми «Майстер форм» і вибрати таблицю, за якою необхідно зробити форму, в нашому випадку таблиця «Товари».
Далі за допомогою кнопок (Перенести всі записи) або (Перенести обраний запис) потрібно вибрати поля, які будуть відображені у формі. Натискаємо кнопку «Далі». SHAPE \ * MERGEFORMAT
Потім потрібно вибрати зовнішній вигляд форми, стиль, задати ім'я форми і форма готова.
Якщо автоматичне розташування полів форми нас не влаштовує, то необхідно його змінити. Перейдемо в режим конструктора (кнопка на панелі інструментів ). Тут можна міняти розташування і розмір полів форми на свій розсуд: досить мишкою виділити об'єкт, що цікавить.
У нашій формі «Товари» є поле об'єкта OLE для розміщення зображень товарів. У властивостях цього поля, на вкладці "Макет" встановлюємо розміри: «Вписати в рамку». Це дозволить вставляти зображення будь-яких розмірів - Access автоматично піджене картинку під розмір поля.
Тепер потрібно зберегти зміни макета через меню Файл → Зберегти.
Припустимо, що в базі даних накопичилося досить багато товарів і раптом терміново знадобилося знайти один з них. Для цього потрібно:
- Встановити курсор в полі «Найменування товару».
- Виконати команду меню Правка → Знайти, або скористатися кнопкою панелі інструментів.
Для фільтрації даних по полям «Код поставки»:
- Вибираємо необхідний код поставки (наприклад, нам цікаво, які товари були закуплені в 3-у поставку) ставимо курсор в полі «Код доставки» - «3», і натискаємо кнопку (Або виконуємо команду Записи, Фільтр, Фільтр по виділеному). У формі (або таблиці) залишаться тільки записи про товари третій поставки;
- Для скасування фільтрації натискаємо на кнопку на панелі інструментів або виконуємо команду Записи, Видалити фільтр. У формі (таблиці) з'являться всі дані. Як правило, фільтрацію зручніше використовувати в табличних формах або безпосередньо в самих таблицях СУБД Access.
Режим форми дозволяє проводити необхідні обчислення прямо в поле даних.
У моєму проекті СУБД для комп'ютерного магазину у формі Товари при заповненні поля «Вартість закупівлі» в полі «Вартість продажу» автоматично обчислюється ціна для продажу товару. Для автоматизації обчислень необхідно:
- Клацнути правою кнопкою миші по цікавого полю (в нашому випадку це «Вартість продажу») і вибрати пункт «Властивості.
- Відкриється вікно «Поле: Вартість продажу». Вибираємо вкладку дані і вписуємо в полі «Дані» формулу для розрахунку. Нам необхідно, щоб вартість продажу на 50% перевищувала вартість покупки.
- Закриваємо це вікно і зберігаємо зміни в таблиці.
Для перегляду створеної форми, як вона буде виглядати при роздруку на аркуші клацаємо по кнопці .

Створення кнопкових форм

Для створення, зміни та видалення кнопкових форм служить диспетчер кнопкових форм.
1. У меню Сервіс виберіть команду Службові програми, а потім Диспетчер кнопкових форм.
2. Якщо виводиться запит на підтвердження створення кнопкової форми, натисніть кнопку Так.
3. Натисніть кнопку Створити.
4. Введіть ім'я нової кнопкової форми та натисніть кнопку OK.
Ім'я нової кнопкової форми додається у поле Сторінки кнопкової форми.
5. Виберіть ім'я нової кнопкової форми і натисніть кнопку Змінити.
6. Натисніть кнопку Створити.
7. У полі Текст введіть текст для першої кнопки кнопкової форми, а потім виберіть для неї команду в полі Команда. Наприклад, введіть текст Перегляд замовлень, а потім виберіть у полі Команда команду Відкрити форму для зміни.
Примітка. Для створення кнопкової форми, яка відкриває інші кнопкові форми, виберіть у полі Команда команду Перейти до кнопкової форми, а потім вкажіть кнопкову форму, до якої треба перейти.
8. Для більшості вибраних команд під полем Команда відкривається нове поле зі списком. При необхідності, виберіть потрібний елемент у цьому полі. Наприклад, якщо на кроці 8 була обрана команда Відкрити форму для зміни, виберіть у полі Форма ім'я потрібної форми, наприклад Замовлення, і натисніть кнопку OK.
9. Повторіть кроки з 7 по 9 для створення інших кнопок кнопкової форми.
Примітка. Щоб змінити або видалити будь-кого з створених кнопок, виберіть її ім'я в списку Елементи цієї кнопкової форми і натисніть кнопку Змінити або Видалити. Якщо потрібно змінити порядок елементів кнопкової форми, виберіть елемент у списку і скористайтеся кнопками Вгору або Вниз.
10.Закончів створення кнопкової форми, натисніть кнопку Закрити.

Оперування даними

Створення запитів

Запити дозволяють вибирати дані з однієї або декількох пов'язаних таблиць. Результатом виконання запиту є результуюча таблиця, яка поряд з іншими таблицями може бути використана при обробці даних. За допомогою запитів можна також оновлювати, видаляти або додавати дані в таблиці. Основним призначенням запитів є відбір даних за критеріями пошуку.
Створимо запити на наявність і відсутність товару.
Для створення запиту необхідно відкрити вкладку "Запити" вікна бази даних, натиснути кнопку створити і у вікні вибрати «Простий запит». У цьому випадку буде запропоновано вказати список таблиць і їх полів. Вибираємо таблицю «Товари», додаємо необхідні поля, натискаємо кнопку «Далі». На підставі цих даних буде створено запит.
У наступному вікні натискаємо «Далі». Тепер задаємо ім'я запиту «Наявність товару» і відзначаємо галочкою пункт «Змінити макет запиту», натискаємо «Готово». Запит відкриється в режимі конструктора. Тепер у стовпці «Наявність товару» в рядку «Условие відбору» задаємо параметр «Істина». Оскільки в нашій таблиці поле «Наявність товару» логічне, значення може бути два: Істина і Брехня. «Істина» - товар в наявності, «Брехня» - товару немає у магазині. Запит на відсутній товар створюється також, тільки в параметрах вказуємо значення «Брехня».
При виконанні запиту (значок на панелі управління) з'явиться таблиця товарів у наявності або відсутніх у залежності від запиту.
Тепер створені запити можна використовувати в подальшому для звітів з обліку товару.
Аналогічно створюємо запит «Дані про постачальників». Запит буде видавати інформацію про цікавлять постачальників і поставляються ними товари, а також ціни на ці товари. У запит додаємо всі поля з таблиці «Постачальники» і поля «Код товару», «Найменування товару», «Вартість поставки» з таблиці «Товари». Переходимо в режим конструктора.
Виконуємо запит. З'явиться вікно з пропозицією ввести найменування постачальника. У наступному вікні вводимо код постачальника. Якщо Ви не пам'ятаєте найменування, при запиті існує можливість залишити одне з полів порожнім (саме тому в умовах відбору ми вказали «Або»). Запит будемо вибирати дані про постачальників за найменуванням або за кодом. SHAPE \ * MERGEFORMAT
Для зручності використання запитів, для них створюються форми.

Вихідні дані

Звіт про постачальників і поставляються ними товари

Звіти призначені для формування вихідних документів і виведення їх на друк. За своїми властивостями та структурі звіти багато в чому подібні формам. Основна їх відмінність полягає в тому, що у звіті відображаються всі дані і в них передбачена можливість групувати дані за різними критеріями. Звіти на відміну від форм можуть містити спеціальні елементи оформлення, характерні для друку документів: колонтитули, номери сторінок і т.д.
Звіти, так само як і форми, можна створювати за допомогою конструктора або майстра звітів. Використовується також автоматичне створення звітів.
Послідовність дій при формуванні звіту за допомогою Майстра така ж, як і при створенні форми. Додатковими є два кроки: додавання рівня угруповань і завдання необхідного порядку сортування. Додавання рівня угруповання дозволяє виводити записи, об'єднані у певні полях. Наприклад, при завданні рівня угруповання по полю Посада записи будуть згруповані за конкретним значенням цього поля. Access автоматично сортує дані по групують полях, а всередині групи можна також задати сортування по будь-якому з полів, що входять в групу.
По кожній з груп при необхідності можна підводити підсумки. Для отримання підсумкових значень за числовим полям необхідно після додавання рівня угруповання в діалоговому вікні Створення звітів клацнути на кнопці Підсумки, після чого для відповідного числового поля вибрати необхідні функції. При виборі функції Sum (суми) для будь-якого поля Access не тільки автоматично підрахує суму значень для кожної групи, а й підведе підсумки по всіх записів вибраного поля. Програма передбачає висновок як даних (записів) і підсумків, так і тільки підсумків. Якщо не вказаний рівень угруповання, то кнопка «Підсумки» стає недоступною.
З режиму перегляду користувач може скопіювати звіт у вигляді окремого файлу текстового редактора Word або електронної таблиці Excel. Для цього необхідно клацнути на кнопці «Зв'язки з Office», розташованої на панелі інструментів «Попередній перегляд».
Для створення звіту слід потрібно відкрити вкладку "Звіти" у вікні бази даних і натиснути кнопку «Створити» у верхній частині вікна бази даних.
У вікні «Новий звіт» вибрати пункт «Майстер звітів» і вказати джерело даних - таблицю або запит (у нашому випадку це запит на дані про постачальників), натиснути кнопку «ОК».
Вибрати поля для звіту з наявних джерел як ми це робили при створенні форм і запитів. Вибираємо вид представлення даних, натискаємо «Далі». Додаємо рівні угруповання, натискаємо «Далі»
У наступному вікні вибираємо пункт «Підсумки» і у вікні, ставимо галочку в полі «Sum».
Натискаємо «Ок» і «Далі». Вибираємо вид макета «Структура 2». У наступному вікні вибираємо стиль оформлення, потім вводимо ім'я звіту і натискаємо «Готово» (Мал. 23) Якщо розташування полів не влаштовує, то їх можна підкоригувати в режимі конструктора.

Виписка про наявність товару в магазині

Для створення виписки у формі звіту відкриваємо вкладку "Звіти" у вікні бази даних і вибираємо пункт меню «Створення звітів в режимі конструктора».
Відкриється вікно конструктора. Заповнювати форму будемо без майстра.
На панелі елементів вибираємо значок «Напис».
І вставляємо елемент написи в верхній колонтитул звіту. Називаємо «Виписка на наявність товару».
На панелі елементів натискаємо значок «полагоджений форма / звіт» і вносимо цей елемент в область даних.
У вікні, що з'явилося вибираємо пункт «Наявні звіти і форми» і в списку виділяємо форму «Наявність товару», тому що ця форма за структурою цілком може відповідати створюваному звіту. Натискаємо «Далі».
У вікні, задаємо ім'я форми і натискаємо кнопку «Готово».
У процесі створення звіту-виписки є можливість переходити в режим перегляду без збереження форми. Це дає можливість візуально оцінити майбутній звіт.
Тепер у нижньому колонтитулі введемо формули для відображення дати звіту і сторінок (Мал. 30). Для цього на панелі елементів вибираємо елемент керування «Поле» І розмістимо два таких елемента в нижньому колонтитулі. В одному полі введемо формулу для відображення поточної дати: «= Now ()». А в другому полі введемо формулу для відображення поточної сторінки та загальної кількості сторінок: "=" Сторінка "& [Page] &" з "& [Pages]».
Тепер звіт готовий. Зберігаємо його під ім'ям «Виписка на наявність товару.

ВИСНОВОК
База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних і методів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних. Microsoft Access дозволяє керувати всіма відомостями з одного файлу бази даних. У рамках цього файлу використовуються наступні об'єкти:
таблиці для збереження даних;
запити для пошуку і вилучення тільки необхідних даних;
форми для перегляду, додавання і зміни даних у таблицях;
звіти для аналізу та друку даних у певному форматі;
Вдала розробка бази даних забезпечує простоту її підтримки.
Розроблена в даному курсовому проекті база даних для вирішення завдань документообігу в комп'ютерному магазині, дозволяє автоматизувати весь документообіг, що дозволяє розвантажити звітний документообіг, і скоротити помилки в документації. При появі нових виробничих завдань розробник може в найкоротший термін реалізувати їх в базі даних, шляхом додавання рядків, стовпців і цілих таблиць.
Описана в цьому курсовому проекті база даних повинна бути корисна при роботі в даній області.
У ході проробленої роботи, нами були створені:
6 таблиць.
5 запитів, з них 4 на вибірку і 1 на видалення.
9 форм
2 звіту, (один для друку виписки на товар в наявності і один на вибір постачальника і придбаних у нього товарів)
Microsoft Access, володіючи всіма рисами класичної СУБД, надає і додаткові можливості. Access - це не тільки потужна, гнучка і проста у використанні СУБД, але і система для розробки працюють з базами даних додатків. За допомогою Access можна створити додаток, що працює в середовищі Windows і повністю відповідає потребам по управлінню даними. Використовуючи запити, є можливість вибирати і обробляти що зберігається в таблицях інформацію. Можна створювати форми для введення, перегляду і оновлення даних, а також використовувати Access для створення як простих, так і складних звітів. Форми і звіти «успадковують» властивості базової таблиці або запиту, так що в більшості випадків необхідно вказати формати, умови на значення і деякі інші характеристики даних тільки один раз. До числа найбільш потужних засобів Access відносяться засоби розробки об'єктів - Майстри, які можна використовувати для створення таблиць, запитів різних типів форм і звітів, просто вибравши за допомогою миші потрібні опції.
За допомогою Access також легко імпортувати дані з текстових файлів, документів текстових процесорів і електронних таблиць (і експортувати дані в них).
Microsoft Access має безліч областей застосування: на малому підприємстві; корпорації і навіть у сфері домашнього застосування.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

Бакаревіч Ю.Б., Пушкіна Н.В. Самовчитель Microsoft Access 2002. - СПб.: БХВ-Петербург, 2002
Бондарева Г.А., Сахарова Є.В., Королькова Л.М., Інформатика. Методичні вказівки. Ставрополь, СТИС, 2006
Бойко В.В., Савінков В.М. Проектування баз даних інформаційних систем. - М.: Фінанси і статистика, 1989.
Гончаров А. Ю. Access 2003. Самовчитель із прикладами., Москва, 2004р.
Григор'єв В.А., Ревунков В.І. Банки даних. Підручник для вузів. - М., МВТУ ім.Баумана, 2002.
Домашня сторінка Access: довідка та навчання http://office.microsoft.com/ru-ru/access/FX100487571049.aspx
Мейєр М. Теорія реляційних баз даних. - М.: Світ, 1987.
Основи проектування реляційних баз даних. Електронний навчальний посібник.
Симонович С. В., Євсєєв Г. А., Алексєєв А. Г. Спеціальна інформатика: Навчальний посібник. - М.: АСТ-ПРЕСС: Інфорком-Прес, 2000
Хаббард Дж. Автоматизоване проектування баз даних. - М.: Світ, 1984.