Є. Рибакова
Прес-реліз - це повідомлення, що містить важливу новину або корисну для широкої аудиторії інформацію. Прес-реліз розповсюджується прес-службами організацій чи PR-агентствами для можливої публікації в пресі та інформування громадськості.
Прес-реліз створюється за канонами журналістики новин. Прес-реліз завжди містить новина, цінну для редакцій ЗМІ. У зв'язку з цим він повинен відповідати на всі питання журналістики новин: Хто? Що? Де? Коли? Чому? Яким чином?
Прес-реліз повинен оптимально "вписуватися" в специфіку видання, орієнтуватися на цільову аудиторію його читачів (абонентів). Іноді доцільно робити два варіанти прес-релізу - для центральної та спеціалізованої преси. Орієнтуючи ваш текст на читачів певних видань, ви зможете краще врахувати їх інтереси і рівень інформованості з даного питання.
Особливо важливо враховувати масштаб новини та її актуальність. Те, що є значною подією для спеціалізованої чи регіональної преси, може виявитися занадто "дрібним" для ділових видань. Для щоденних газет новина втрачає свою актуальність через один-два дні. Тому, втративши можливість повідомити новину вчасно, Вам доведеться поламати голову над тим, як привернути до неї увагу журналістів.
При написанні прес-релізу важливо правильно вибрати заголовок. Із заголовка повинна бути зрозуміла суть прес-релізу та його важливість для аудиторії конкретного видання. Головне завдання заголовка Вашого прес-релізу - привернути увагу редактора. Тому він повинен коротко і чітко формулювати основний зміст прес-релізу.
Стиль викладу, прийнятий в новинній журналістиці, називають принципом "перевернутої піраміди" - важлива інформація дається спочатку, потім слідують подробиці. Перший абзац - лід - несе в собі основну ідею всього тексту і повинен мати самостійний закінчений зміст. Лід повинен зацікавити читача - в першу чергу, редактора, до якого потрапить Ваш прес-реліз. Зазвичай перший абзац містить відповідь на запитання Хто? або Що? і складається з 2-3 речень.
Призначення основного тексту прес-релізу - дати розгорнуту інформацію і додати цікаві деталі. У тексті необхідно підкреслити цінність новини для аудиторії видання. Тому при написанні прес-релізу важливо вміти стати на позиції читача і зрозуміти, чим його може зацікавити подібна новина. Утримати увагу читачів до кінця тексту - основне завдання PR-спеціаліста.
Повідомлення повинні бути зрозумілими, без використання спеціальної чи жаргонної лексики. Ясний стиль викладу привертає увагу читача до теми прес-релізу. Короткий коментар чи висловлювання одного з керівників компанії робить текст більш живим і цікавим. При цьому вона повинна бути інформативною і не носити чисто рекламного характеру. Взагалі, намагайтеся уникати найвищих ступенів і вихвалянь компанії. Ви можете дійсно бути "найбільшим виробником" і "світовим лідером", але при підготовці новини ці визначення все одно виріжуть. Інфомацию про положення компанії на ринку, її досягнення і основних продуктах можна дати в інформаційній довідці у кінці прес-релізу.
В ідеалі прес-реліз повинен розміщуватися на одній сторінці А4. Фраза повинна містити не більше 12 - 13 слів, інакше пропозиція стає занадто перевантаженим. Також не рекомендується розтягувати абзаци більше ніж на 6 рядків. Довідкову інформацію про компанію, напрямки її діяльності, фінансових показниках краще дати окремо після основного тексту прес-релізу. В кінці повідомлення вкажіть контактна особа (посада, телефон, e-mail), у якого журналіст зможе швидко і своєчасно отримати уточнення за змістом прес-релізу.
При розсилці прес-релізу по e-mail постарайтеся врахувати наступні моменти:
Найважливіша інформація повинна знаходитися в темі листа і в тих абзацах, які будуть видні в "першому екрані".
Перед текстом прес-релізу в тілі листа можна зробити позначку "Інформація для ЗМІ" або "ПРЕС-РЕЛІЗ".
У тілі листа необхідно розмістити текст або коротку анотацію. Пам'ятайте, однак, що він може відбитися в нечітаемой кодуванні. Тому й тема листа, і назва вкладеного файлу повинна давати загальне уявлення про тему прес-релізу.
Не бійтеся прикріплювати вкладені файли з прес-релізом - в будь-якому серйозному виданні є антивірусні програми, які перевіряють пошту на можливі віруси. Якщо Ваш прес-реліз здасться цікавим - його обов'язково прочитають.
Дайте посилання на розділ сайту компанії, в якому Ви викладіть додаткову інформацію - наприклад, фотографії і логотипи компанії. Вони повинні мати хороше дозвіл - паперові видання можуть відмовитися від публікації новини з-за відсутності якісних ілюстрацій до неї.
По можливості відправляйте кожному особистий лист, тобто вказуйте в полі "Кому" тільки одного конкретного одержувача. Якщо Ви відправляєте лист на загальний редакційну адресу, допустимо вказувати кілька загальних адрес одного видання (напр., адреси відділу фінансових та галузевих новин).
Якщо Ви відправляєте лист на особисту адресу конкретного журналіста, використовуйте його ім'я в зверненні. Написання таких листів займе більше часу, зате вони будуть виглядати як особисті.
Якщо ваш список одержувачів прес-релізів занадто великий, оформіть як особисті тільки листи в найбільш важливі для Вас видання. При відправленні прес-релізу на інші адреси не забудьте переконатися, що у полі "Кому" стоять "сліпі копії", і одержувачі не побачать усього списку адресатів.