Як писати заявку на розробку Web-сайту
Олександр Качанов
Мабуть, самим головним джерелом непорозумінь і проблем, що виникають між клієнтами та компаніями-розробниками, є погано складена Request for Proposal (дослівно: заявка на отримання пропозицій - далі використовується термін "заявка").
Найпростіше було б сказати, що клієнт зазвичай знає, що йому необхідно, тільки не може висловити це точніше на папері. Але найчастіше трапляється так, що клієнт взагалі не має поняття, про те, чого він хоче, або що йому потрібно. Лише іноді клієнти визнають, що у них немає ясного бачення мети, а найчастіше вони вважають, що вони знають, чого хочуть, але розробник, у якого досвіду побільше у всіх цих речах, розуміє це набагато краще. А зараз, розуміючи, що зараз читачі-клієнти завиють, дозвольте додати до сказаного, що і розробники частенько переконані, що розуміють всі набагато краще, хоча насправді вони взагалі нічого не розуміють. Ваша мета - написати свою заявку так, щоб вона привернула добре продумані і розумні пропозиції. Ваша мета - написати заявку так, щоб вона створила основу для приємного ділового співробітництва на всьому протязі часом складного і дорогого проекту.
Велика частина проблеми пов'язана з тим, що важко висловити на папері всі подробиці та можливості проекту по розробці Web-вузла, коли немає ще самої ідеї того, що вам потрібно і як це все разом буде працювати. Крім того, розробка Web-сайтів - порівняно новий вид діяльності і тому не дивно, що більшість клієнтів не мають великого досвіду в написанні заявок на розробку Інтернет-проектів. Замовлення на будівництво моста або встановлення мережі - сильно відрізняється від замовлення на розробку Web-проекту. В ідеалі компанії слід звернутися до знає консультанта з питань Інтернет, який допоможе їм обрисувати й визначити, що повинне входити в їх проект перед тим, як буде оформлятися заявка. Хороший консультант може допомогти написати таку заявку, яка спростить процес розробки для обох сторін. Шкода, що я не можу вставити сюди список хороших, знають консультантів, до яких ви могли б звернутися. На жаль (схоже, це слово я використовую в цій статті найчастіше) хорошого консультанта не тільки важко знайти, але й важко визначити. Круті Web-розробники скажуть вам, що вони - єдині консультанти, які вам потрібні, а незалежний консультант може тільки зашкодити, не представивши вам нічого, крім нудною презентації в PowerPoint, зате виставить потім довгий-предовгий грабіжницький рахунок.
Ну а що ж робити? Я пропоную скористатися двохетапним процесом складання заявки. На першому етапі ви проводите огляд претендентів після чого складаєте короткий список компаній, яким буде розіслана ваша заявка, коли ви її складете. Сенс полягає в тому, щоб знайти 3 - 4 компанії-розробника, які на вашу думку підходять для проекту навіть незважаючи на те, що вони поки що ніяких цифр не представили. Для цього вам необхідно підготувати попередній документ, який більшість розробників, зацікавлених в роботі з вами, будуть використовувати в якості відправної точки при переговорах.
У цьому попередньому документі необхідно зробити акцент на цілі і ваше бачення - що ви хочете, щоб робив ваш вузол? Які взагалі причини створення Web-сайту для вашої компанії? Це повинно бути не більше ніж, опис бачення проекту, і виглядати приблизно так:
"Роги і копита" шукає компанію, яка допоможе створити Web-вузол, який виконує наступні функції: - Створити і зміцнити популярність марки компанії XYZ по всьому світу; Продавати продукцію XYZ; - Забезпечувати обслуговування клієнтів. Всі компанії, що зацікавилися пропозицією, можуть звертатися до р.-ну Бендеру до 10 березня 1999 року.
Опишіть вашу компанію і вашу продукцію, дайте хоч трохи інформації про час, за який треба виконати проект і опишіть, які ресурси ви готові виділити на нього.
Поговоріть з людьми, які надіслали свої відповіді і призначте короткі зустрічі з тими з них, кого вам порекомендували або до яких ви відчуваєте симпатію. Потім, якщо ви не збираєтеся вдаватися до послуг консультанта по Інтернету, підготуйтеся до написання докладної заявки.
Кількість учасників відбору слід звести до 3-му, максимум до 4-го компаніям. Якщо на проект планується витратити багато грошей - виділіть по 1000 доларів кожної компанії-фіналісту, щоб покрити їхні витрати з підготовки остаточного варіанта своїх пропозицій. Це може здатися викиданням грошей на вітер, але поставте себе на місце конкурсантів. Добре підготовлене пропозиція для великого проекту може зажадати великої кількості часу і ресурсів. Лише мала дещиця пропозицій закінчується нічим. Дуже часто з'являються чутки, що та чи інша компанія, яка зробила заявку, уже має свого розробника-улюбленця, і просто бажає отримати пропозиції від конкурентів для порівняння або для тиску на свого фаворита. Якщо це так, то навряд чи можна чекати гарного, ретельного продуманого пропозиції від конкурсантів в такій ситуації. Оплата підготовки пропозиції гарантує, що кращі компанії-розробники можуть приділити час на підготовку свого кращого пропозиції.
Я пропоную вам вказувати окремо, як пропозиції повинні бути оформлені, щоб вам легше було їх порівнювати. Наприклад, слід вимагати вказати конкретні факти або цифри в тому форматі і порядку, в якому їх буде легше порівнювати. Ну, наприклад:
Пропозиції повинні містити такі розділи:
Вступ, в якому наводиться короткий опис вашого підходу до розробки проекту і ціни
Інформація про компанію, включаючи фінансові результати
Описі кваліфікації, включаючи список попередніх клієнтів з їх контактною інформацією та URL-ами.
Засоби і графіки доставки начерків
Етапи проекту
Контрольні точки
Контроль якості
Тестування
Передбачуваний склад команди та їх кваліфікація
Пропонований графік виконання робіт
Вартість та деталі оплати
Терміни та умови
Можна поставити ще купу питань, але пам'ятайте, що ваше завдання - вибрати ту компанію, якій ви довіряєте. Під час розробки ви можете допустити помилки, і вони можуть допустити помилки, ви встигнете з доставкою матеріалу, і вони можуть спізнитися. Вам необхідно вибрати компанію, яка буде прощати вам ваші гріхи, а ви - їх. Можна звичайно спробувати, але включити до заявки або у відповідь на неї абсолютно ВСІ - неможливо. Пропозиція-відповідь повинен містити опис того, як ви будете працювати разом. Всі клієнти майже завжди спочатку обіцяють, що нададуть все, що необхідно для проекту у вигляді маленької купки, і ви можете подумати, що і у вас також вийде. ЦЬОГО НІКОЛИ НЕ БУВАЄ! Саме клієнт першим з доставкою і запізнюється. У вашій заявці має бути написано, що має статися, коли відбувається затримка з вашої або їх боку.
Переконайтеся, що у вашій заявці є графік розгляду відповідей і процесу виробництва. Наприклад:
10 березня - розісланий "замовлення-заявка"
20 березня - крайній термін отримання відповідей
22 березня - складено короткий список учасників відбору
30 березня - розісланий "замовлення-заявка" учасникам з короткого списку
15 квітня - крайній термін отримання відповідей на "замовлення-заявку"
20 квітня - повідомлення переможця про прийняття його пропозиції
22 квітня - виписаний замовлення-наряд на виконання робіт за проектом
24 квітня - загальне перше збори по проекту
30 травня - початок розробки проекту
30 липня - вузол публікується в мережі
Коли проект буде запущений, можна буде придумати ще безліч контрольних точок, але ці етапи учасники конкурсу повинні знати заздалегідь.
Після розмови з учасниками, які потрапили в короткий список, ви вже напевно зможете написати свою заявку таким чином, що в ній ясно і чітко будуть визначені завдання вашого проекту і його бачення. Якщо учасникам були ясно заявлені фінансові межі проекту, у вас вже буде ясне розуміння того, що проект буде в себе включати. Заявка повинна робити акцент на тому, яким чином буде будуватися взаємодія з компанією-розробником на протязі реалізації проекту.
Я вважаю, особливо важливо - дати компаніям-фіналістам координати особи, з яким вони зможуть поговорити в разі виникнення питань за проектом. Не в ваших інтересах залишати всіх учасників в повному невіданні - краще нехай вони будуть мати можливість поговорити з вами і дізнатися те, що їм необхідно. Пізніше ви з цими людьми будете проводити ще більше часу, чому б не витратити на них хоча б хвилину, щоб дати їм відповідь на їх питання? Виділіть трохи часу на пояснення проекту в той період, коли фіналісти будуть працювати над своїми пропозиціями.
Переконайтеся, що відомо, хто буде платити за внесення змін. Якщо в копії документа, представленого вами, виявлені помилки, хто буде нести витрати по їх виправленню?
Мабуть варто згадати, що ваша заявка є вашою власністю, тобто захищеним авторськими правами документом, який не можна показувати іншим. Багато компаній-розробники вдаються до послуг третіх осіб. Не забудьте зажадати, щоб ці випадки були докладно описані і пояснені. Якщо розробник використовує в роботі третіх осіб, це зовсім не значить що - це погано. Просто, переконайтеся, що ваша заявка не обійде потім все місто і не потрапить в руки ваших конкурентів. Може бути доведеться попросити фіналістів підписати угоду про нерозголошення комерційної таємниці.
Якщо ви в точності можете вказати, що вам необхідно - чудово. Але не забудьте, що вам необхідні комфортні ділові відносини. Ви хочете залучити компанію-розробника, тому що вони напевно знають більше, ніж ви. Прислухайтеся до них. Якщо вони скажуть, що ваші цілі нереальні, а бюджет, закладений під проект, абсурдний, може бути вони й мають рацію.