Одночасно з набором перевіряється допустимість значень реквізитів та правильність їх кончини. Минула контроль інформація записується на машинний носій в робочу базу даних. Помилкові дані відображаються на екрані дисплея для необхідної коригування реквізитів.
Коригування первинних документів та НДІ здійснюється шляхом оновлення, фізичного видалення або введення нових даних. Виправлені дані знову поміщаються в робочу базу даних
Помилковий запис фізично віддаляється лише в тому випадку, якщо помилку виявлено в ключовому реквізиті. Замість віддаленої запису вводиться новий запис, за своєю структурою відповідна первинного документа або НДІ.
Вхідна інформація та НДІ з обліку розрахункових операцій на АРМ бухгалтера включає типові форми первинних документів та НДІ, базу даних первинної інформації та НДІ на машинних носіях Типові форми первинних документів та НДІ створюються на ПЕОМ за зразком бланків первинних документів і комплектуються у бібліотеку. Одночасно формується база даних первинної інформації, в якій зберігаються бухгалтерські записи за звітний період. Кожна бухгалтерська запис має наступну стандартну структуру довідкові та групувальні показники (номер документа або бухгалтерського запису, код операції, підприємства); основний рахунок; кореспондуючий рахунок; кількість; сума.
База даних складається з продубльованих здвоєних бухгалтерських господарських операцій і має велику інформаційну ємність. Вона дозволяє в реальному режимі часу отримувати на рівні кореспондуючих рахунків необхідні для аналітичного обліку та звітності показники.
АРМБ бухгалтера з обліку фінансово-розрахункових операцій може вестися на АРМ бухгалтера як I, так і II категорій. При цьому АРМБ I категорії встановлюється в бухгалтерії, де здійснюється облік фінансово-розрахункових операцій, а АРМБ II категорії - у керівника підприємства, головного бухгалтера.
На великих підприємствах можливі варіанти трехкатегорійной організації АРМБ бухгалтера. При цьому АРМБ I категорії встановлюється в касі та фінансовому відділі, АРМБ II категорії - в бухгалтерії, АРМБ III категорії - у керівника підприємства і головного бухгалтера.
Розглянемо процес обробки даних при автоматизації обліку фінансово-розрахункових операцій, що здійснюється за допомогою трирівневого меню.
Меню першого рівня містить директиви, що забезпечують завантаження програм і виконання функцій другого і третього рівнів. Меню другого рівня використовується для завантаження даних в оперативну пам'ять і для виконання певних функцій. Меню третього рівня призначено для подання альтернативних можливостей з управління процесом переробки даних.
Меню першого рівня має наступний вигляд:

Облік касових операцій Облік банківський операцій Облік розрахунків з підзвітними особами Облік розрахункових операцій Аналітичний облік Нормативно-довідкова інформація Інформаційна база даних База знань

Початковим етапом роботи на АРМ бухгалтера є введення і коректування нормативно-довідкової інформації. При виборі цього режиму в головному меню видається наступне меню другого рівня:

Довідник типових підстав документів Довідник підприємств Довідник рахунків бухгалтерського обліку Довідник зовнішніх організацій Довідник прізвищ працюючих Довідник структурних підрозділів Довідник статей обліку Довідник допустимої кореспонденції рахунків Довідник вказівок з ведення рахунків

Після того, як бухгалтер вибирав тип нормативно-довідкової інформації, на екран дисплея видається меню III рівня, що дозволяє переглянути, відкоригувати і ввести дані, а також здійснити їх друк або перезапис в іншу інформаційну базу даних.
Довідник типових підстав документів використовується при виписці платіжних документів для внесення до них відповідні поля стандартних текстів. Він має наступну структуру: вид обороту, текст типового підстави.
Довідник підприємств призначений для кодування підприємств, що входять до складу концерну, асоціації, корпорації тощо Його структура: код, найменування, адресу підприємства, банківські реквізити підприємства.
Довідник рахунків бухгалтерського обліку використовується для обліку на рахунках, субрахунках і кодах аналітичного обліку. Його структура: код підприємства, рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, його найменування.
Довідник зовнішніх організацій використовується для формування інформації по об'єктах розрахунків, а також для обліку, контролю і аудиту. Його структура: код, найменування зовнішньої організації, її банківські реквізити.
Довідник прізвищ працюючих використовується для формування інформації за підзвітними матеріально-відповідальних осіб і має наступну структуру: код підприємства, структурний підрозділ, табельний номер, прізвище, ім'я, по батькові.
Довідник структурних підрозділів застосовується для формування інформації по структурних підрозділах. Його структура: код підприємства, код структурного підрозділу, його найменування.
Довідник статей обліку призначений для формування інформації за статтями витрат і має наступну структуру: код статті, її найменування.
Довідник допустимої кореспонденції рахунків призначений для контролю введеної інформації з точки зору правильності проставлення котирувань проводок і для аудиторських перевірок проведених раніше операцій. Його структура: основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції (дебет, кредит).
Довідник вказівок з ведення рахунків бухгалтерського обліку використовується для певного упорядкування бази даних і включає в себе код підприємства, код синтетичного рахунку, рівень управління, номер замовлення, об'єкт аналізу, статті обліку, елемент обліку, елемент контролю, об'єкт контролю, об'єкт обліку, тип друку .
Довідник курсу валют необхідний для перерахунку сум за діючим курсом національної валюти України. Його структура: найменування валюти, код валюти, одиниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти.
Довідник типових бухгалтерських проводок використовується при введенні інформації для автоматизованого проставлення контіровок бухгалтерських проводок. Він має наступну структуру: рахунок, вид господарської операції, об'єкт аналітичного обліку, кореспондуючий рахунок.
Після введення НДІ здійснюється рішення відповідної задачі обліку. Для цього в головному меню вибирається необхідна функція, проводяться розрахунки і формується вихідна інформація.
При роботі з касовими операціями на екрані висвічується меню II рівня такого змісту:

Приходний касовий ордер Видаткової касовий ордер Платіжна відомість Касова книга Щоденна відомість Відомість використання коштів за цільовим призначенням Відомість надходження (витрачання) грошових коштів Відомість аналітичного обліку Картка депонування Відомість депонованих сум

Режим роботи «Приходний касовий ордер» призначений для для формування бази даних, введення, коригування та виписки первинного документа «Приходний касовий ордер».
При введенні даних бухгалтер попозіціонно заповнює первинний документ, одночасно інформація фіксується на машинному носії, і при необхідності первинний документ може бути віддрукований у встановленому форматі.
Аналогічно працюють режими «Видатковий касовий ордер» і «Платіжна відомість".
Введені дані за прибутковими і видатковими ордерами контролюються на відповідність кодів до нормативно-довідкової інформації. При роботі бухгалтер має можливість скористатися довідковою інформацією, що дозволяє переглянути і зафіксувати контирування бухгалтерської проводки, коди цільового призначення та ін
Для підказки, скільки введено записів на певний період, висвічуються дані про рух грошових коштів:

Дата вхідних залишків Записи руху з датою Записи руху з іншими датами від до________________

Цим режимом користуються при внутрішньому аудиті, коли здійснюється контроль повноти даних і перегляд необхідної інформації за певний період.
Після введення і коректування первинної інформації та НДІ бухгалтер в міру необхідності може переглянути або вивести на друк вихідну інформацію.
Відомість Касова книга формується касиром щодня на дату введення інформації з обов'язковим формуванням залишків. Її форма аналогічно типовій формі. При роботі з цією відомістю повинна бути передбачена автоматична реєстрація документів у хронологічному порядку.
Для відображення в обліку руху грошових коштів формується «Щоденна відомість» за рахунком «Каса» із зазначенням кількості записів.
Щоденна відомість руху грошових коштів за __________ _ р. по рахунку «Каса»

Номер документа	Структурний підрозділ		Кореспондуючий рахунок		Сума
	Цех	Ділянка	Рахунок Субрахунок	Код аналітичних рахунки	Дебет		Кредит
					у валюті	грн	У валюті	грн
Вхідний залишок
Разом по кореспондуючому рахунку
Разом по основному рахунку
Вихідний залишок Разом за видами валют

Для здійснення внутрішнього аудиту підприємства формують інформацію щодо цільового використання грошових коштів. Для цього проводиться перегляд або друк за запитом Відомості використання коштів за цільовим призначенням:

Відомість використання коштів за цільовим призначенням
за _____________ 200_ р.

Ліміт каси ____

Код цільового призначення	Залишок цільових коштів на нача ло дня		Обороти за день				Вихідний залишок
			Дебет		Кредит
	у валюті	грн	у валюті	грн	в валюті	грн	у валюті	грн

На підставі цієї відомості аналізується цільове використання коштів, виявляються відхилення і виробляються пропозиції, щоб більше не допустити нецільового використання коштів.
Фінансовий облік на підприємствах по рахунках бухгалтерського обліку здійснюється шляхом формування інформації по кореспондуючих рахунках.
Відомість руху грошових коштів в розрізі кореспондуючих рахунків за рахунком «Каса»

Номер документа	Код об'єкта	Найменування об'єкта	Кореспондуючі рахунки
			Всього	66	37	і тд
Разом по документу Разом по рахунку

Дана відомість формується окремо за кредитом і дебетом для отримання узагальнюючої інформації за синтетичними рахунками.
Для здійснення аудиту за даними про прихід і витрату грошових коштів в аналітичному розрізі по датах здійснення господарських операцій формується інформація про кореспонденцію рахунків. Ця інформація використовується для аналізу і формування рекомендацій щодо витрачання грошових коштів на підприємстві.
Для забезпечення обліку депонованих сум формується Відомість депонованих сум, призначена для обліку, контролю та аудиту видачі депонованих сум.
Дана відомість формується автоматично при касової обробці кожної платіжної відомості.

 

Відомість депонованих сум за період

___________ 2009

Типова операція	Табель- ниі номер	Прізвище ім'я по батькові	Сум-ма	Номер карто-чки	Номер документа	Дата складання документа	Бухгалтерські проводки
							Дебет	Кредит

Разом:
Для аналітичного обліку як виплачених, так і невиплачених депонованих сум служить Картка депонування, яка формуються автоматично при введенні даних платіжної відомості.
Картки депонування зберігаються в єдиній картотеці, незалежно від можливого поділу обліку депонованих сум по різних балансовими рахунками. При виплаті депонованих сум відповідні картки вважаються закритими і переносяться до архіву.
Картка депонування

Структурний під разів поділ

Балансовий рахунок

Табельний номер

Прізвище, ім'я по батькові

Номер картки

Тип документа

Номер документа

Дата депонування

Номер платіжної відомості

Дата ви писки платіжної відомості

Сума

Виплачено

Номер документа

Дата

Вид оп лати

Сума

Картки депонування, за якими не проведені виплати, зберігаються в картотеці до закінчення встановленого законодавством строку зберігання невиплаченої заробітної плати.
На основі картотеки депонування аудитор (бухгалтер) по мірі необхідності формує для контролю інформацію за такими параметрами:
- Табельної номером, прізвища, імені, по батькові;
- Номеру структурного підрозділу;
- Дату депонування;
- Терміну закінчення позовної давності депонованих сум;
- Депонованим сумам;
- Даті, номеру документа виданих сум;
- Рахунках бухгалтерського обліку.
3. Скласти структуру даних та логічні рівності для автоматизованого формування кореспонденції рахунків господарських операцій з обліку касових виплат працівникам підприємства
Розглянемо кілька операцій з утворення дебіторської / кредиторської заборгованості в результаті розрахунків із співробітниками організації в готівковій формі.
24 січня 2009 підприємство «КИТ» за чеком 10104 зняло з рахунку в банку на господарські потреби і витрати на відрядження суму в 320 грн. Прихід грошових коштів відображений в прибутковому касовому ордері № 1. У цей же день з каси видані під звіт співробітникам підприємства такі суми:

П.І.Б.	Сума (грн.)	Мета	Документ
Петрову М.	60.00	на покупку мастильних матеріалів для обладнання	Видатковий касовий ордер № 1
Сидорову К.	40.00	на покупку пакувальних матеріалів	Видатковий касовий ордер № 2
Іванову Ф.	200.00	в рахунок майбутніх витрат на відрядження	Видатковий касовий ордер № 3

Готівкові гроші зберігаються в касі підприємства і обліковуються на активному рахунку 30 «Каса». Прихід грошей до каси відображається за дебетом рахунка 30, а витрата - по кредиту. На рис. 3 показана схема відображення операцій завдання на рахунках бухгалтерського обліку.
Перша операція кредитує розрахунковий рахунок і дебетує касу на суму 320 грн. Операції 2-4 кредитують рахунок «Каса» і дебетують рахунок 37 «Розрахунки з підзвітними особами». Тим самим утворюється дебіторська заборгованість, яка відображається на рахунку 37. Для обліку розрахунків з підзвітними особами необхідно організувати ведення аналітичного обліку в розрізі підзвітних осіб - працівників підприємства. Крім того, в обов'язки касира входить ведення касової книги встановленого зразка
Для введення касових операцій по приходу і витраті коштів удобен документ «Банк (каса)« Звіт касира », який входить в комплект стандартної налаштування програми.
Звіт касира є листом касової книги, в якому відображені операції за один касовий день. Використання даного документа (розрахунку) дозволить сформувати касову книгу, а також автоматизувати введення проводок по касових операціях. Скористаємося ним для введення операцій поставленого завдання.
У обов'язок бухгалтера входить не лише правильно вказати дані про осіб і документах, а й визначити кореспондуючий рахунок по кожній касової операції, а також вибрати субконто в тому випадку, якщо на кореспондуючих рахунку передбачено ведення аналітичного обліку.
У нижній частині поля введення документа є службовий реквізит «Провід (1 / 0)» Його призначення полягає в тому, щоб керувати режимом формування проводок. Якщо встановити його значення рівним нулю, то проводки формуватися не будуть. При значенні, рівному одиниці, до журналу операцій автоматично помістяться проводки по всіх операціях, зареєстрованим в даному документі Так, протягом робочого дня касир може вводити операції без формування проводок Тоді в журналі операцій буде зберігатися тільки лише заголовна запис документа.