ОБЛІК РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ
Видача грошових коштів під звіт працівникам бюджетної установи проводиться для розрахунків з оплати праці, транспортних, комунальних послуг, за придбання матеріалів для господарських потреб, основних засобів, пально-мастильних матеріалів і т.д., а також у вигляді авансу на відрядження.
Особливості обліку розрахунків з підзвітними особами
З введенням в дію нової Інструкції N 70н <1> змінився порядок обліку й оформлення результатів авансів, виданих підзвітним особам. Якщо раніше, відповідно до Інструкції N 107н <2>, застосовувалася меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку, то після вступу в силу Інструкції N 70н використовуються регістри бюджетного обліку. У наведеній таблиці можна побачити, в чому полягає відмінність порядку ведення обліку розрахунків з підзвітними особами з тієї та іншої Інструкції.
--------------------------------
<1> Інструкція по бюджетному обліку, затв. Наказом Мінфіну Росії від 26.08.2004 N 70н.
<2> Інструкція з бухгалтерського обліку в бюджетних установах, затв. Наказом Мінфіну Росії від 30.12.1999 N 107н.
Журнал операцій розрахунків з підзвітними особами (затв. Додатком N 3 до Інструкції N 70н) повинен мати такі обов'язкові реквізити:
Основна відмінність в обліку розрахунків з підзвітними особами полягає в тому, що за Інструкцією N 70н облік ведеться за окремими рахунками, в залежності від мети, на яку видається аванс, що дозволяє контролювати витрачання грошових коштів. В Інструкції N 107н поділу по субрахунку 160 не передбачалося. Змінилася і форма звіту по витраченим сумам. Раніше про витрачання авансових сум підзвітні особи представляли авансовий звіт за формою 286. З введенням в дію Інструкції N 70н бюджетним установам для оформлення звіту слід керуватися Постановою N 55 <3>, яке застосовується до всіх організацій, за винятком бюджетних. Однак до теперішнього часу форма авансового звіту для бюджетних установ не затверджена.
--------------------------------
<3> Постанова Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55 "Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації N АТ-1" Авансовий звіт ".
Організація розрахунків з підзвітними особами
Відповідно до п. 11 Порядку ведення касових операцій <4> при видачі коштів під звіт необхідно дотримати три умови:
- Грошові кошти під звіт видаються на підставі розпорядження керівника установи тільки особам, які працюють у цьому закладі;
- Передача отриманих підзвітних сум одним працівником іншому забороняється;
- За наявної заборгованості за підзвітною особою за раніше виданим авансом видача нових грошових коштів під звіт не допускається.
--------------------------------
<4> Порядок ведення касових операцій у РФ, утв. Рішенням Ради директорів ЦБ РФ від 22.09.1993 N 40.
Пунктом 157 Інструкції N 70н передбачено, що для отримання грошових коштів під звіт працівник повинен написати заяву, в якій він вказує призначення авансу і термін, на який видаються грошові кошти. У заяві про видачу грошових коштів під звіт працівник бухгалтерії робить відмітку про відсутність за підзвітною особою заборгованості за раніше виданим авансом (представлений звіт про його витрачання, і залишок грошових коштів зданий в касу).
Видача грошових коштів під звіт проводиться з каси бюджетної установи за видатковими касовими ордерами ф. 0310002, затвердженої Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації".
Пунктом 11 Порядку ведення касових операцій встановлено, що після витрачання грошових коштів підзвітну особу не пізніше трьох робочих днів складає авансовий звіт, до якого потрібно прикласти всі документи, що підтверджують зроблені витрати. Залишок невикористаного авансу слід внести в касу установи також протягом трьох робочих днів після зроблених витрат.
Відповідно до ст. 137 ТК РФ, якщо підзвітна особа не надала авансовий звіт у встановлені строки або не повернула залишок авансу в касу, бюджетна установа має право стягнути суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи, яка отримала аванс.
У новій системі бюджетного обліку облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 0208 00 000 "Розрахунки з підзвітними особами", який є аналогом субрахунка 160 "Розрахунки з підзвітними особами". Облік організовано відповідно до Класифікації операцій сектору державного управління (КСОГУ) за такими аналітичними рахунками:
0208 01 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті праці"
0208 02 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті послуг зв'язку"
0208 03 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті транспортних послуг"
0208 04 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті комунальних послуг"
0208 05 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті орендної плати за користування майном"
0208 06 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті послуг з утримання майна"
0208 07 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті інших послуг"
0208 08 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті допомоги по соціальному страхуванню населення"
0208 09 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті посібників з соціальної допомоги населенню"
0208 10 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті соціальних допомог, що виплачуються організаціями сектору державного управління"
0208 11 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті інших витрат"
0208 12 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання основних засобів"
0208 13 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання нематеріальних активів"
0208 14 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання матеріалів"
0208 15 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання цінних паперів"
0208 16 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання акцій та інших форм участі в капіталі"
Рахунки 0208 01 000 і 0208 08 000 призначені для виплати нарахованої заробітної плати та допомог через роздавальників, для оплати добових.
Рахунки 0208 02000, 0208 03000, 0208 04000, 0208 05000, 0209 06000, 0208 07 000 застосовуються для оплати послуг в тих випадках, коли за укладеними договорами передбачена оплата готівкою грошовими коштами. Крім того, за рахунком 0208 07000 оплачуються витрати по проживанню у відрядженні.
Рахунок 0208 10 000 призначений для виплати соціальних допомог.
Рахунок 0208 11000 використовується для оплати витрат, для обліку яких Планом рахунків бюджетного обліку не передбачено відкриття окремих аналітичних рахунків (оплати праці працівників, які не перебувають у штаті бюджетної установи, і т.д.).
Рахунки 0208 12 000 і 0208 13 000 призначені для обліку оплати основних засобів і нематеріальних активів, а також обліку робіт по їх доставці й установці підзвітними особами. Вироблені витрати списуються на рахунки обліку капітальних вкладень.
Видача грошових коштів під звіт проводиться за наявності виділених бюджетних коштів у межах лімітів за статтями екр.
Кореспонденція рахунків
Відповідно до п. 159 Інструкції N 70н операції оформляються такими бухгалтерськими записами.
1. Відображені операції з видачі під звіт грошових коштів з каси за дебетом відповідних аналітичних рахунків 0208 хх 560 як збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати відповідних послуг та витрат і кредитом рахунка 0201 04 610 "Видача з каси".
2. Відображені операції про витрачені суми авансу за кредитом аналітичних рахунків 0208 хх 660 як зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті послуг і витрат і дебетом рахунків 0105 05 340 "Збільшення вартості інших матеріальних запасів", 0106 01 310 "Збільшення капітальних вкладень в основні кошти ", 0106 02 320" Збільшення капітальних вкладень в нематеріальні активи ", 0106 03 330" Збільшення капітальних вкладень в невиробничі активи ", 0106 04 340" Збільшення вартості виготовлення матеріалів, готової продукції ", 0401 01 200" Витрати установи ", 0204 02 530" Збільшення вартості акцій та інших форм участі в капіталі ", 0204 03 520" Збільшення вартості цінних паперів, крім акцій ", 0302 хх 830 як зменшення відповідної кредиторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті робіт і послуг.
3. Відображено повернення в касу невикористаного залишку авансу за кредитом аналітичних рахунків 0208 хх 660 як зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати відповідних послуг та витрат і дебетом рахунка 0201 04 510 "Надходження в касу".
Облік господарських витрат
До господарських витрат відносяться витрати з придбання господарських матеріалів, канцтоварів, пально-мастильних матеріалів, запасних частин до устаткування і т.д. При придбанні товарно-матеріальних цінностей підзвітна особа повинна додати до авансового звіту контрольно-касовий і товарний чеки. У разі оплати поточного ремонту до авансового звіту слід докласти, крім ККЧ, акт виконаних робіт.
Відповідно до Вказівкою ЦБ РФ від 14.11.2001 N 1050-У "Про встановлення граничного розміру розрахунків готівкою до між юридичними особами по одній угоді" працівник установи, якій видані кошти під звіт, повинен дотримуватися граничний розмір розрахунків готівкою по одній угоді, тобто така межа повинен бути не більше 60 тис. руб.
Згідно з п. 160 Інструкції N 70 облік виданих грошових коштів на господарські витрати ведеться відповідно до Косгеї на рахунках 0208 12 000, 0208 13 000, 0208 14 000.
Згідно Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації <5> господарські витрати оплачуються за наступними підстатті екр:
310 "Збільшення вартості основних засобів"
320 "Збільшення вартості нематеріальних активів"
340 "Збільшення вартості матеріальних запасів"
--------------------------------
<5> Наказ Мінфіну Росії від 10.12.2004 N 114н "Про затвердження Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації РФ".
Розглянемо стандартну ситуацію з використання коштів, виданих на господарські витрати.
Приклад 1. Михайлов І.І. отримав під звіт аванс на придбання запасних частин до автотранспорту в сумі 5000 руб. Запчастини придбані на загальну суму 3500 крб. Залишок грошей в сумі 1500 руб. повернуто в касу установи.
Грошові кошти надійшли в касу бюджетної установи з банку з особового рахунку позабюджетних коштів на загальну суму 5000 крб. по підстатті 340 "Збільшення вартості інших матеріальних активів".
В обліку будуть зроблені такі записи:
Облік підзвітних сум на інші витрати
З каси грошові кошти видаються під звіт не тільки на господарські витрати та відрядження, але і на інші цілі, а саме: на виплату заробітної плати через роздавальників, оплату готівкою за укладеними договорами, оплату посібників, придбання цінних паперів та ін
Наведемо приклад обліку розрахунків за авансами, виданими на інші витрати.
Приклад 2. Михайлову І.І. видані під звіт для оплати послуг зв'язку 500 руб. Оплачено згідно з авансовим звітом послуги зв'язку в сумі 500 руб.
Операції за цими видами витрат оформляються в тому ж порядку, що й операції з відрядження і господарським витратам.
Видача грошових коштів під звіт працівникам бюджетної установи проводиться для розрахунків з оплати праці, транспортних, комунальних послуг, за придбання матеріалів для господарських потреб, основних засобів, пально-мастильних матеріалів і т.д., а також у вигляді авансу на відрядження.
Особливості обліку розрахунків з підзвітними особами
З введенням в дію нової Інструкції N 70н <1> змінився порядок обліку й оформлення результатів авансів, виданих підзвітним особам. Якщо раніше, відповідно до Інструкції N 107н <2>, застосовувалася меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку, то після вступу в силу Інструкції N 70н використовуються регістри бюджетного обліку. У наведеній таблиці можна побачити, в чому полягає відмінність порядку ведення обліку розрахунків з підзвітними особами з тієї та іншої Інструкції.
--------------------------------
<1> Інструкція по бюджетному обліку, затв. Наказом Мінфіну Росії від 26.08.2004 N 70н.
<2> Інструкція з бухгалтерського обліку в бюджетних установах, затв. Наказом Мінфіну Росії від 30.12.1999 N 107н.
| Об'єкти обліку | Інструкція N 70н | Інструкція N 107н |
| Розрахунки з підзвітними особами в установі | Журнал операцій розрахунків з підзвітними особами | Меморіальний ордер N 8 (Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами ф. 386) |
| Склад обов'язкових реквізитів та показників | ||
| заголовної частини | змістовної частини | оздоблювальні частини |
| Дата (за місяць), найменування установи (Структурного підрозділу), найменування та код за реєстром одержувачів бюджетних коштів (РПБС) головного розпорядника (Розпорядника), одиниця виміру (ОКЕІ або ОКВ) | Дата, номер і найменування документа (Авансовий звіт, видатковий ордер, прибутковий ордер); найменування показника (прізвище, ім'я, по батькові підзвітної особи), номер рахунку бюджетного обліку по дебету і кредитом; сума; підсумкові суми по дебету і кредиту рахунків бюджетного обліку (з вхідними та вихідними залишками) по кожному підзвітній особі і в цілому по установі; кількість додатків | Підписи, розшифровки підписів головного бухгалтера та виконавця (з зазначенням посади); дата |
--------------------------------
<3> Постанова Держкомстату Росії від 01.08.2001 N 55 "Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації N АТ-1" Авансовий звіт ".
Організація розрахунків з підзвітними особами
Відповідно до п. 11 Порядку ведення касових операцій <4> при видачі коштів під звіт необхідно дотримати три умови:
- Грошові кошти під звіт видаються на підставі розпорядження керівника установи тільки особам, які працюють у цьому закладі;
- Передача отриманих підзвітних сум одним працівником іншому забороняється;
- За наявної заборгованості за підзвітною особою за раніше виданим авансом видача нових грошових коштів під звіт не допускається.
--------------------------------
<4> Порядок ведення касових операцій у РФ, утв. Рішенням Ради директорів ЦБ РФ від 22.09.1993 N 40.
Пунктом 157 Інструкції N 70н передбачено, що для отримання грошових коштів під звіт працівник повинен написати заяву, в якій він вказує призначення авансу і термін, на який видаються грошові кошти. У заяві про видачу грошових коштів під звіт працівник бухгалтерії робить відмітку про відсутність за підзвітною особою заборгованості за раніше виданим авансом (представлений звіт про його витрачання, і залишок грошових коштів зданий в касу).
Видача грошових коштів під звіт проводиться з каси бюджетної установи за видатковими касовими ордерами ф. 0310002, затвердженої Постановою Держкомстату Росії від 18.08.1998 N 88 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації".
Пунктом 11 Порядку ведення касових операцій встановлено, що після витрачання грошових коштів підзвітну особу не пізніше трьох робочих днів складає авансовий звіт, до якого потрібно прикласти всі документи, що підтверджують зроблені витрати. Залишок невикористаного авансу слід внести в касу установи також протягом трьох робочих днів після зроблених витрат.
Відповідно до ст. 137 ТК РФ, якщо підзвітна особа не надала авансовий звіт у встановлені строки або не повернула залишок авансу в касу, бюджетна установа має право стягнути суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи, яка отримала аванс.
У новій системі бюджетного обліку облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 0208 00 000 "Розрахунки з підзвітними особами", який є аналогом субрахунка 160 "Розрахунки з підзвітними особами". Облік організовано відповідно до Класифікації операцій сектору державного управління (КСОГУ) за такими аналітичними рахунками:
0208 01 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті праці"
0208 02 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті послуг зв'язку"
0208 03 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті транспортних послуг"
0208 04 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті комунальних послуг"
0208 05 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті орендної плати за користування майном"
0208 06 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті послуг з утримання майна"
0208 07 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті інших послуг"
0208 08 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті допомоги по соціальному страхуванню населення"
0208 09 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті посібників з соціальної допомоги населенню"
0208 10 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті соціальних допомог, що виплачуються організаціями сектору державного управління"
0208 11 000 "Розрахунки з підзвітними особами по оплаті інших витрат"
0208 12 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання основних засобів"
0208 13 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання нематеріальних активів"
0208 14 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання матеріалів"
0208 15 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання цінних паперів"
0208 16 000 "Розрахунки з підзвітними особами з придбання акцій та інших форм участі в капіталі"
Рахунки 0208 01 000 і 0208 08 000 призначені для виплати нарахованої заробітної плати та допомог через роздавальників, для оплати добових.
Рахунки 0208 02000, 0208 03000, 0208 04000, 0208 05000, 0209 06000, 0208 07 000 застосовуються для оплати послуг в тих випадках, коли за укладеними договорами передбачена оплата готівкою грошовими коштами. Крім того, за рахунком 0208 07000 оплачуються витрати по проживанню у відрядженні.
Рахунок 0208 10 000 призначений для виплати соціальних допомог.
Рахунок 0208 11000 використовується для оплати витрат, для обліку яких Планом рахунків бюджетного обліку не передбачено відкриття окремих аналітичних рахунків (оплати праці працівників, які не перебувають у штаті бюджетної установи, і т.д.).
Рахунки 0208 12 000 і 0208 13 000 призначені для обліку оплати основних засобів і нематеріальних активів, а також обліку робіт по їх доставці й установці підзвітними особами. Вироблені витрати списуються на рахунки обліку капітальних вкладень.
Видача грошових коштів під звіт проводиться за наявності виділених бюджетних коштів у межах лімітів за статтями екр.
Кореспонденція рахунків
Відповідно до п. 159 Інструкції N 70н операції оформляються такими бухгалтерськими записами.
1. Відображені операції з видачі під звіт грошових коштів з каси за дебетом відповідних аналітичних рахунків 0208 хх 560 як збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати відповідних послуг та витрат і кредитом рахунка 0201 04 610 "Видача з каси".
2. Відображені операції про витрачені суми авансу за кредитом аналітичних рахунків 0208 хх 660 як зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті послуг і витрат і дебетом рахунків 0105 05 340 "Збільшення вартості інших матеріальних запасів", 0106 01 310 "Збільшення капітальних вкладень в основні кошти ", 0106 02 320" Збільшення капітальних вкладень в нематеріальні активи ", 0106 03 330" Збільшення капітальних вкладень в невиробничі активи ", 0106 04 340" Збільшення вартості виготовлення матеріалів, готової продукції ", 0401 01 200" Витрати установи ", 0204 02 530" Збільшення вартості акцій та інших форм участі в капіталі ", 0204 03 520" Збільшення вартості цінних паперів, крім акцій ", 0302 хх 830 як зменшення відповідної кредиторської заборгованості підзвітних осіб по оплаті робіт і послуг.
3. Відображено повернення в касу невикористаного залишку авансу за кредитом аналітичних рахунків 0208 хх 660 як зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати відповідних послуг та витрат і дебетом рахунка 0201 04 510 "Надходження в касу".
Облік господарських витрат
До господарських витрат відносяться витрати з придбання господарських матеріалів, канцтоварів, пально-мастильних матеріалів, запасних частин до устаткування і т.д. При придбанні товарно-матеріальних цінностей підзвітна особа повинна додати до авансового звіту контрольно-касовий і товарний чеки. У разі оплати поточного ремонту до авансового звіту слід докласти, крім ККЧ, акт виконаних робіт.
Відповідно до Вказівкою ЦБ РФ від 14.11.2001 N 1050-У "Про встановлення граничного розміру розрахунків готівкою до між юридичними особами по одній угоді" працівник установи, якій видані кошти під звіт, повинен дотримуватися граничний розмір розрахунків готівкою по одній угоді, тобто така межа повинен бути не більше 60 тис. руб.
Згідно з п. 160 Інструкції N 70 облік виданих грошових коштів на господарські витрати ведеться відповідно до Косгеї на рахунках 0208 12 000, 0208 13 000, 0208 14 000.
Згідно Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації <5> господарські витрати оплачуються за наступними підстатті екр:
310 "Збільшення вартості основних засобів"
320 "Збільшення вартості нематеріальних активів"
340 "Збільшення вартості матеріальних запасів"
--------------------------------
<5> Наказ Мінфіну Росії від 10.12.2004 N 114н "Про затвердження Вказівок про порядок застосування бюджетної класифікації РФ".
Розглянемо стандартну ситуацію з використання коштів, виданих на господарські витрати.
Приклад 1. Михайлов І.І. отримав під звіт аванс на придбання запасних частин до автотранспорту в сумі 5000 руб. Запчастини придбані на загальну суму 3500 крб. Залишок грошей в сумі 1500 руб. повернуто в касу установи.
Грошові кошти надійшли в касу бюджетної установи з банку з особового рахунку позабюджетних коштів на загальну суму 5000 крб. по підстатті 340 "Збільшення вартості інших матеріальних активів".
В обліку будуть зроблені такі записи:
| Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума, руб. |
| Виданий з каси для придбання запасних частин аванс | 2 208 14 560 Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб за придбання матеріалів | 2 201 04 610 Видача з каси | 5000 |
| Придбано запасні частини | 2 105 05 340 Збільшення вартості інших матеріальних запасів | 2 208 14 660 Зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб за придбання матеріалів | 3500 |
| Повернуто до каси установи залишок невитраченого авансу | 2 201 04 510 Надходження в касу | 2 208 14 660 Зменшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб за придбання матеріалів | 1500 |
З каси грошові кошти видаються під звіт не тільки на господарські витрати та відрядження, але і на інші цілі, а саме: на виплату заробітної плати через роздавальників, оплату готівкою за укладеними договорами, оплату посібників, придбання цінних паперів та ін
Наведемо приклад обліку розрахунків за авансами, виданими на інші витрати.
Приклад 2. Михайлову І.І. видані під звіт для оплати послуг зв'язку 500 руб. Оплачено згідно з авансовим звітом послуги зв'язку в сумі 500 руб.
Операції за цими видами витрат оформляються в тому ж порядку, що й операції з відрядження і господарським витратам.
| Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума, руб. |
| Видано з каси для оплати послуг зв'язку | 0 208 02 560 Збільшення дебіторської заборгованості підзвітних осіб з оплати послуг зв'язку | 0 201 04 610 Видано з каси | 500 |
| Оплачені послуги зв'язку | 0 401 01 221 Розрахунки з підзвітними особами з оплати послуг зв'язку | 0 208 02 660 Зменшення дебіторської заборгованості з оплати послуг зв'язку | 500 |