ЗМІСТ
ВСТУП
1. АНАЛІТИЧНА ЧАСТИНА
1.1. Характеристика предметної області
1.2. Організація предметної області
1.3. Економічна сутність комплексу економічних інформаційних завдань
1.4. Обгрунтування проектних рішень по автоматизованому рішенню економіко-інформаційних завдань
1.5. Відокремлення проектних рішень з програмного забезпечення комплексу задач
2. ПРОЕКТНА ЧАСТИНА
2.1. Інформаційне забезпечення комплексних завдань
2.2. Технологічне забезпечення
ВИСНОВОК
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
Виконання КП є одним із завершальних і найбільш значущим етапом навчання студентів з дисципліни «Розробка та експлуатація автоматизованих інформаційних систем». Його кінцевим результатом є представлення та захист оформленої відповідним чином роботи, в якій відбивається зміст дисципліни, що вивчається і якість підготовки фахівців цього напрямку.
Кінцевою метою КП є виявлення рівня підготовки студента, ступеня готовності його до засвоєння професійних знань.
Основними завданнями виконання КП є:
1. виявлення розуміння студентом основних проблем і перспектив розвитку технології проектування автоматизованих інформаційних систем;
2. виявлення розуміння студентом значущості своєї майбутньої професійної діяльності, вміння здобувати нові знання, особливо в галузі сучасних інформаційних технологій;
3. виявлення вміння працювати з технічною та нормативною документацією, а також чітко викладати свої думки;
4. виявлення навичок вирішувати поставлені практичні завдання з використанням теоретичних знань;
Курсова робота присвячена аналізу проектування бази даних, а також висвітленню методів побудови форм і звітів на прикладі побудови програми ведення електронної документації кадрового відділу.
Метою курсової роботи є реалізація бази даних для забезпечення кадрового процесу в поштовому відділенні.
Завданнями, які слід вирішити для розкриття обраної теми, є:
- Збір документів для опису предметної області;
- Відбір документів - джерел для створення бази даних (етап системного аналізу предметної області);
- Виявлення сутностей инфологической моделі та моделювання зв'язків між ними (етап інфологічне моделювання);
- Побудова набору таблиць бази даних і нормалізація бази (етап даталогіческого проектування);
- Опис зовнішніх моделей в термінах обраної СУБД (етап даталогіческого проектування);
- Реалізація бази даних і організація запитів у вибраній СУБД (етап фізичного моделювання);
- Реалізація програмного інтерфейсу до бази даних (етап створення інтерфейсу додатку).
В даний час практично у всіх сферах людської діяльності використовуються бази даних. У тому числі рішення перерахованих завдань дозволить досягти мети, поставленої в курсовій роботі, а саме, реалізувати базу даних для забезпечення кадрового процесу в будівельній фірмі. Дана база даних може застосовуватися у різних будівельних організаціях. Для забезпечення надійності системи управління даними необхідно виконати наступні основні вимоги:
- Цілісність і несуперечність даних,
- Достовірність даних,
- Простота управління даними,
- Безпека доступу до даних.
Цим вимогам задовольняють реляційні бази даних, реалізовані в сучасних професійних СУБД.
Про своєчасності та актуальності даної проблеми свідчить той факт, що більшу частину свого часу начальник кадрового відділу витрачає на оформлення різної документації. Величезна кількість організації і відсутність пропозицій в даній сфері гарантують високу потребу в даному продукті.
Бази даних (БД) складають в даний час основу комп'ютерного забезпечення інформаційних процесів, що входять практично в усі сфери людської діяльності.
Практична значимість курсової роботи полягає у створенні автоматизованої системи управління документообігом у відділі кадрів.
Структуру і штати відділу затверджує директор підприємства відповідно до типових структурами апарату управління та нормативами чисельності фахівців і службовців з урахуванням обсягів роботи та особливостей виробництва.
Завдання відділу кадрів - організація роботи по забезпеченню підприємства кадрами робітників, фахівців і службовців необхідних спеціальностей і кваліфікацій відповідно до планів з праці і заробітної плати, їх розстановка, вивчення, підготовка і виховання.
При побудові діаграми потоків даних використовуються такі елементи:
Потік даних - це інформація яка передаються і вимагає обробки, на схемі позначається стрілкою
.
Процес - це перетворення вхідних даних у вихідні за певним правилом, позначає деяку дію обробляє вхідний потік. На схемі позначається окружністю
.
Зовнішня сутність - це об'єкт є зовнішнім по відношенню до модельованого об'єкту і обмінюється з ним потоками даних. На схемі позначається прямокутником
.
Сховище даних - місце зберігання інформації, що використовується, на схемі позначається паралельними лініями
.
Розглянемо взаємини відділу кадрів з іншими підрозділами підприємства:
З керівництвом
Отримує: статистичні звіти про наявність кадрів за категоріями; звіти про проведену роботу виховного характеру з порушниками трудової і виробничої дисципліни.
Представляє: відомості про порушників трудової та виробничої дисципліни; копії наказів, пов'язаних з прийомом, переміщенням та звільненням працівників; копії наказів з питань трудової дисципліни, зміни правил внутрішнього трудового розпорядку.
З профспілкою
Отримує: матеріали та пропозиції, що надійшли в ході обговорень на робочих зборах у цехах, відділах, на виробничих ділянках, випадків порушень правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни.
Представляє: відомості про факти порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і стану трудової дисципліни, розроблені заходи, що забезпечують їх усунення.
Розробці автоматизованої системи документообігу, призначеної для відділу кадрів, і присвячений даний курсовий проект.
У процесі управління документами виникають різні проблеми. Серед загальних проблем управління документованої інформацією в організаціях можна виділити:
велика кількість документів;
велика кількість співробітників, що працюють з документами (паперовими і електронними);
складні схеми узгодження документів;
територіальна розподіленість підрозділів;
відсутність інформації про виконання в реальному часі;
пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації та зберігання.
Використання в організаціях технології "паперового" діловодства має ряд недоліків.
Так, наприклад, пересилка документів займає багато часу, зберігання паперових документів досить дорого. Пошук паперових документів утруднений (особливо при децентралізованому зберіганні), відсутні механізми управління рухом паперових документів, ускладнений контроль за виконанням документів, важко відстежити і проконтролювати всі зміни. У цілому, при "паперовому" діловодстві великі втрати від неефективної організації ділових процесів, пов'язаних з документами.
Серед типових проблем частково автоматизованого діловодства ("файлового" діловодства) необхідно зазначити складність пошуку електронних документів, наявність безлічі копій і версій документа, складність впровадження регламентних процедур роботи з електронними документами. Крім того, існує ризик втрати файлів документів, і виникають складнощі у розмежуванні доступу до документів.
Всі раніше викладене дозволяє зробити висновок про те, що "паперове" діловодство неефективно і не відповідає сучасним вимогам управління підприємством, а "файлове" діловодство породжує додаткові проблеми. Отже, потрібна цілісна автоматизована технологія діловодства, яка б забезпечувала ведення централізованої бази документів, підтримувала автоматизовані процедури документування, організації роботи з документами та ведення корпоративного архіву електронних документів.
Компонентами безпаперового діловодства є система автоматизації діловодства і ведення архіву електронних документів, що дозволяє створити єдину уніфіковану середу роботи різних категорій персоналу з документами; засоби електронного цифрового підпису та шифрування для підтвердження авторства, захисту цілісності електронних документів і надання юридичної сили електронним документам, а також нормативно- методичні документи, які регламентують використання системи, забезпечують правомірність операцій з електронними документами і сприяють запровадженню обов'язковості використання персоналом нової технології.
Сучасні спеціалізовані засоби автоматизації діловодства дозволяють побудувати систему автоматизації, вирішальну завдання в широкому діапазоні, - від автоматизації обліку паперових документів до систем безпаперового діловодства.
Так як автоматизована система зачіпає організацію процесів діловодства, необхідна тісна співпраця представників служб діловодства та інформаційних технологій при впровадженні систем. І що важливо - необхідна підтримка проекту вищим керівництвом організації чи підприємства.
Наявність добре налагодженого механізму електронного документообігу на підприємстві підвищує ефективність його роботи та зміцнює конкурентоспроможність на ринку.
Одна з основних цілей автоматизації - забезпечити кожного співробітника, що відноситься до будь-якого підрозділу підприємства, інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних підприємства, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного зі співробітників. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію підприємства, тобто створення комп'ютеризованої системи управління підприємством у цілому, в якій підсистеми повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т.п.
У сучасних системах управління використовуються інформаційні технології, що виключають паперовий носій і здійснюють обмін даними по мережі між АРМ співробітників. Інформаційні технології передбачають також об'єднання спільних зусиль групи працівників над вирішенням якої-небудь задачі (тобто організацію в мережі робочої групи), обмін думками у ході обговорення в мережі будь-якого питання в режимі реального часу (телеконференція), оперативний обмін матеріалами через електронну пошту, електронні дошки оголошень і т.п.
Обсяги інформації, високі вимоги до точності та достовірності, необхідність ефективного аналізу плинності кадрів - ось основні причини, які спричиняють автоматизацію діяльності аналізованого підрозділу - відділу кадрів.
Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.
Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і керування даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць та текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблони. У результаті користувачеві доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access.
Бази даних (БД) складають в даний час основу комп'ютерного забезпечення інформаційних процесів, що входять практично в усі сфери людської діяльності.
Дійсно, процеси обробки інформації мають спільну природу і спираються на опис фрагментів реальності, виражене у вигляді сукупності взаємопов'язаних даних. Бази даних є ефективним засобом представлення структур даних та маніпулювання ними. Концепція баз даних припускає використання інтегрованих засобів зберігання інформації, що дозволяють забезпечити централізоване керування даними та обслуговування ними багатьох користувачів. При цьому БД повинна підтримуватися в середовищі ЕОМ єдиним програмним забезпеченням, званим системою управління базами даних (СКБД). СУБД разом з прикладними програмами називають банком даних.
У світі існує безліч систем керування базами даних. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. В якості такого об'єкта ми виберемо СУБД Microsoft Access, що входить в пакет Microsoft Office.
ВСТУП
1. АНАЛІТИЧНА ЧАСТИНА
1.1. Характеристика предметної області
1.2. Організація предметної області
1.3. Економічна сутність комплексу економічних інформаційних завдань
1.4. Обгрунтування проектних рішень по автоматизованому рішенню економіко-інформаційних завдань
1.5. Відокремлення проектних рішень з програмного забезпечення комплексу задач
2. ПРОЕКТНА ЧАСТИНА
2.1. Інформаційне забезпечення комплексних завдань
2.2. Технологічне забезпечення
ВИСНОВОК
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
ВСТУП
Курсовий проект має на меті оцінити рівень підготовки студентів за общепрофессіональние і спеціальних дисциплін, отримані ними теоретичні знання, набуті навички самостійної роботи, вміння синтезувати отримані знання і застосовувати їх до вирішення практичних завдань.Виконання КП є одним із завершальних і найбільш значущим етапом навчання студентів з дисципліни «Розробка та експлуатація автоматизованих інформаційних систем». Його кінцевим результатом є представлення та захист оформленої відповідним чином роботи, в якій відбивається зміст дисципліни, що вивчається і якість підготовки фахівців цього напрямку.
Кінцевою метою КП є виявлення рівня підготовки студента, ступеня готовності його до засвоєння професійних знань.
Основними завданнями виконання КП є:
1. виявлення розуміння студентом основних проблем і перспектив розвитку технології проектування автоматизованих інформаційних систем;
2. виявлення розуміння студентом значущості своєї майбутньої професійної діяльності, вміння здобувати нові знання, особливо в галузі сучасних інформаційних технологій;
3. виявлення вміння працювати з технічною та нормативною документацією, а також чітко викладати свої думки;
4. виявлення навичок вирішувати поставлені практичні завдання з використанням теоретичних знань;
Курсова робота присвячена аналізу проектування бази даних, а також висвітленню методів побудови форм і звітів на прикладі побудови програми ведення електронної документації кадрового відділу.
Метою курсової роботи є реалізація бази даних для забезпечення кадрового процесу в поштовому відділенні.
Завданнями, які слід вирішити для розкриття обраної теми, є:
- Збір документів для опису предметної області;
- Відбір документів - джерел для створення бази даних (етап системного аналізу предметної області);
- Виявлення сутностей инфологической моделі та моделювання зв'язків між ними (етап інфологічне моделювання);
- Побудова набору таблиць бази даних і нормалізація бази (етап даталогіческого проектування);
- Опис зовнішніх моделей в термінах обраної СУБД (етап даталогіческого проектування);
- Реалізація бази даних і організація запитів у вибраній СУБД (етап фізичного моделювання);
- Реалізація програмного інтерфейсу до бази даних (етап створення інтерфейсу додатку).
В даний час практично у всіх сферах людської діяльності використовуються бази даних. У тому числі рішення перерахованих завдань дозволить досягти мети, поставленої в курсовій роботі, а саме, реалізувати базу даних для забезпечення кадрового процесу в будівельній фірмі. Дана база даних може застосовуватися у різних будівельних організаціях. Для забезпечення надійності системи управління даними необхідно виконати наступні основні вимоги:
- Цілісність і несуперечність даних,
- Достовірність даних,
- Простота управління даними,
- Безпека доступу до даних.
Цим вимогам задовольняють реляційні бази даних, реалізовані в сучасних професійних СУБД.
Про своєчасності та актуальності даної проблеми свідчить той факт, що більшу частину свого часу начальник кадрового відділу витрачає на оформлення різної документації. Величезна кількість організації і відсутність пропозицій в даній сфері гарантують високу потребу в даному продукті.
Бази даних (БД) складають в даний час основу комп'ютерного забезпечення інформаційних процесів, що входять практично в усі сфери людської діяльності.
Практична значимість курсової роботи полягає у створенні автоматизованої системи управління документообігом у відділі кадрів.
1. АНАЛІТИЧНА ЧАСТИНА
1.1. Характеристика предметної області
Відділ кадрів є самостійним структурним підрозділом підприємства і підпорядковується директору.Структуру і штати відділу затверджує директор підприємства відповідно до типових структурами апарату управління та нормативами чисельності фахівців і службовців з урахуванням обсягів роботи та особливостей виробництва.
Завдання відділу кадрів - організація роботи по забезпеченню підприємства кадрами робітників, фахівців і службовців необхідних спеціальностей і кваліфікацій відповідно до планів з праці і заробітної плати, їх розстановка, вивчення, підготовка і виховання.
1.2. Організація предметної області
Для того щоб документувати механізми передачі і обробки інформації в моделюється системі, використовуються діаграми потоків даних (Data Flow Diagrams). Діаграми DFD звичайно будуються для наочного зображення поточної роботи системи документообігу організації.При побудові діаграми потоків даних використовуються такі елементи:
Потік даних - це інформація яка передаються і вимагає обробки, на схемі позначається стрілкою
Процес - це перетворення вхідних даних у вихідні за певним правилом, позначає деяку дію обробляє вхідний потік. На схемі позначається окружністю
Зовнішня сутність - це об'єкт є зовнішнім по відношенню до модельованого об'єкту і обмінюється з ним потоками даних. На схемі позначається прямокутником
Сховище даних - місце зберігання інформації, що використовується, на схемі позначається паралельними лініями
Розглянемо взаємини відділу кадрів з іншими підрозділами підприємства:
З керівництвом
Отримує: статистичні звіти про наявність кадрів за категоріями; звіти про проведену роботу виховного характеру з порушниками трудової і виробничої дисципліни.
Представляє: відомості про порушників трудової та виробничої дисципліни; копії наказів, пов'язаних з прийомом, переміщенням та звільненням працівників; копії наказів з питань трудової дисципліни, зміни правил внутрішнього трудового розпорядку.
З профспілкою
Отримує: матеріали та пропозиції, що надійшли в ході обговорень на робочих зборах у цехах, відділах, на виробничих ділянках, випадків порушень правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни.
Представляє: відомості про факти порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і стану трудової дисципліни, розроблені заходи, що забезпечують їх усунення.
Розробці автоматизованої системи документообігу, призначеної для відділу кадрів, і присвячений даний курсовий проект.
1.3. Економічна сутність комплексу економічних інформаційних завдань
Практично всі процеси управління підприємством впритул пов'язані з тими чи іншими документами. Для ефективного розвитку бізнесу компанії необхідно управління документами протягом всього їх життєвого циклу - від створення до списання в архів.У процесі управління документами виникають різні проблеми. Серед загальних проблем управління документованої інформацією в організаціях можна виділити:
велика кількість документів;
велика кількість співробітників, що працюють з документами (паперовими і електронними);
складні схеми узгодження документів;
територіальна розподіленість підрозділів;
відсутність інформації про виконання в реальному часі;
пошук документів в рамках організації утруднений через децентралізованої реєстрації та зберігання.
Використання в організаціях технології "паперового" діловодства має ряд недоліків.
Так, наприклад, пересилка документів займає багато часу, зберігання паперових документів досить дорого. Пошук паперових документів утруднений (особливо при децентралізованому зберіганні), відсутні механізми управління рухом паперових документів, ускладнений контроль за виконанням документів, важко відстежити і проконтролювати всі зміни. У цілому, при "паперовому" діловодстві великі втрати від неефективної організації ділових процесів, пов'язаних з документами.
Серед типових проблем частково автоматизованого діловодства ("файлового" діловодства) необхідно зазначити складність пошуку електронних документів, наявність безлічі копій і версій документа, складність впровадження регламентних процедур роботи з електронними документами. Крім того, існує ризик втрати файлів документів, і виникають складнощі у розмежуванні доступу до документів.
Всі раніше викладене дозволяє зробити висновок про те, що "паперове" діловодство неефективно і не відповідає сучасним вимогам управління підприємством, а "файлове" діловодство породжує додаткові проблеми. Отже, потрібна цілісна автоматизована технологія діловодства, яка б забезпечувала ведення централізованої бази документів, підтримувала автоматизовані процедури документування, організації роботи з документами та ведення корпоративного архіву електронних документів.
Компонентами безпаперового діловодства є система автоматизації діловодства і ведення архіву електронних документів, що дозволяє створити єдину уніфіковану середу роботи різних категорій персоналу з документами; засоби електронного цифрового підпису та шифрування для підтвердження авторства, захисту цілісності електронних документів і надання юридичної сили електронним документам, а також нормативно- методичні документи, які регламентують використання системи, забезпечують правомірність операцій з електронними документами і сприяють запровадженню обов'язковості використання персоналом нової технології.
Сучасні спеціалізовані засоби автоматизації діловодства дозволяють побудувати систему автоматизації, вирішальну завдання в широкому діапазоні, - від автоматизації обліку паперових документів до систем безпаперового діловодства.
Так як автоматизована система зачіпає організацію процесів діловодства, необхідна тісна співпраця представників служб діловодства та інформаційних технологій при впровадженні систем. І що важливо - необхідна підтримка проекту вищим керівництвом організації чи підприємства.
Наявність добре налагодженого механізму електронного документообігу на підприємстві підвищує ефективність його роботи та зміцнює конкурентоспроможність на ринку.
Одна з основних цілей автоматизації - забезпечити кожного співробітника, що відноситься до будь-якого підрозділу підприємства, інформацією в той час і в тій формі та обсязі, які йому необхідні (природно, в межах його рівня доступу до секретної частини бази даних). Для цього необхідна єдина інтегрована база даних підприємства, локальна обчислювальна мережа і відповідним чином обладнані автоматизовані робочі місця (АРМ) для кожного зі співробітників. Такий підхід має на увазі комплексну автоматизацію підприємства, тобто створення комп'ютеризованої системи управління підприємством у цілому, в якій підсистеми повинні взаємодіяти, надавати оперативний доступ до інформації, підтримувати прийняття рішення і т.п.
У сучасних системах управління використовуються інформаційні технології, що виключають паперовий носій і здійснюють обмін даними по мережі між АРМ співробітників. Інформаційні технології передбачають також об'єднання спільних зусиль групи працівників над вирішенням якої-небудь задачі (тобто організацію в мережі робочої групи), обмін думками у ході обговорення в мережі будь-якого питання в режимі реального часу (телеконференція), оперативний обмін матеріалами через електронну пошту, електронні дошки оголошень і т.п.
Обсяги інформації, високі вимоги до точності та достовірності, необхідність ефективного аналізу плинності кадрів - ось основні причини, які спричиняють автоматизацію діяльності аналізованого підрозділу - відділу кадрів.
1.4. Обгрунтування проектних рішень по автоматизованому рішенню економіко-інформаційних завдань
Програмне забезпечення для роботи з базами даних використовується на персональних комп'ютерах вже досить давно. На жаль, ці програми або були елементарними диспетчерами зберігання даних і не мали засобів розробки додатків, або були настільки складні і важкі, що навіть добре розбираються в комп'ютерах люди уникали працювати з ними до тих пір, поки не отримували повних, орієнтованих на користувача додатків.Microsoft Access - це функціонально повна реляційна СУБД. У ній передбачені всі необхідні вам засоби для визначення і обробки даних, а також для керування ними при роботі з великими обсягами інформації. Що стосується легкості використання, то Microsoft Access зробив тут справжній переворот, і багато для створення своїх власних баз даних і додатків звертаються саме до нього.
Система управління базами даних надає вам можливість контролювати завдання структури і опис своїх даних, роботу з ними і організацію колективного користування цією інформацією. СУБД також істотно збільшує можливості і полегшує каталогізацію і ведення великих обсягів зберігається в численних таблицях інформації. СУБД включає в себе три основних типи функцій: визначення (завдання структури і опис) даних, обробка даних і керування даними. Всі ці функціональні можливості в повній мірі реалізовані в Microsoft Access. У практиці, як правило, необхідно вирішувати і завдання з використанням електронних таблиць та текстових процесорів. Наприклад, після підрахунку або аналізу даних необхідно їх представити у вигляді певної форми або шаблони. У результаті користувачеві доводиться комбінувати програмні продукти для отримання необхідного результату. У цьому сенсі все істотно спростять можливості, що надаються Microsoft Access.
Бази даних (БД) складають в даний час основу комп'ютерного забезпечення інформаційних процесів, що входять практично в усі сфери людської діяльності.
Дійсно, процеси обробки інформації мають спільну природу і спираються на опис фрагментів реальності, виражене у вигляді сукупності взаємопов'язаних даних. Бази даних є ефективним засобом представлення структур даних та маніпулювання ними. Концепція баз даних припускає використання інтегрованих засобів зберігання інформації, що дозволяють забезпечити централізоване керування даними та обслуговування ними багатьох користувачів. При цьому БД повинна підтримуватися в середовищі ЕОМ єдиним програмним забезпеченням, званим системою управління базами даних (СКБД). СУБД разом з прикладними програмами називають банком даних.
1.5. Відокремлення проектних рішень з програмного забезпечення комплексу задач
Одне з основних призначень СУБД - підтримка програмними засобами подання, відповідного реальності.У світі існує безліч систем керування базами даних. Незважаючи на те, що вони можуть по-різному працювати з різними об'єктами і надають користувачу різні функції й засоби, більшість СУБД спираються на єдиний устояний комплекс основних понять. В якості такого об'єкта ми виберемо СУБД Microsoft Access, що входить в пакет Microsoft Office.
Розробку інформаційного забезпечення АРМ проведемо на базі системи управління базами даних (СКБД) Access XP зі складу обраного інтегрованого пакету Microsoft Office XP.
СУБД Access призначена для розробки баз даних реляційного типу для локального їх використання на персональних комп'ютерах і для роботи з цими базами.
При проектуванні бази даних, в першу чергу, необхідно визначити, що саме потрібно зберігати.
Ця СУБД була обрана з наступних причин:
§ простота засобів реалізації,
§ легкість освоєння інструментарієм розробника (VBA),
§ наочність візуалізації інформації.
Також «Microsoft Access» надає велику кількість національних засобів щодо оптимізації роботи проектованого додатки. До них відносяться:
§ завантаження модулів на вимогу;
§ оптимізація дерева викликів;
§ використання файлів MDE;
§ автоматична підтримка скомпільовані стану;
§ використання бібліотек Windows API;
§ індивідуальна налаштування системи;
§ ефективне використання індексів;
§ вбудований оптимізатор запитів.
Сутність, за допомогою якої моделюється клас однотипних об'єктів. Сутність має ім'я, унікальне в межах модельованої системи. Так як сутність відповідає деякому класу однотипних об'єктів, то передбачається, що в системі існує безліч екземплярів даної суті. Об'єкт, якому відповідає поняття сутності, має свій набір атрибутів - характеристик, що визначають властивості даного представника класу. При цьому набір атрибутів повинен бути таким, щоб можна було розрізняти конкретні екземпляри сутності. Наприклад, у сутності «Співробітник» може бути наступний набір атрибутів: Табельний номер, Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Кількість дітей, Наявність родичів за кордоном. Набір атрибутів, однозначно ідентифікує конкретний екземпляр сутності, називається ключовим. Для суті «Співробітник» ключовим буде атрибут Табельний номер, оскільки для всіх співробітників даного підприємства табельні номери будуть різні. Примірником сутності «Співробітник» буде опис конкретного співробітника підприємства. Одне із загальноприйнятих графічних позначень сутності - прямокутник, у верхній частині якого записано ім'я суті, а нижче перераховуються атрибути, причому ключові атрибути позначаються, наприклад, підкресленням або спеціальним шрифтом.
Приклад визначення сутності в моделі ER
Система управління базами даних (СКБД) зазвичай підтримує 4 основних типи відносин між таблицями:
- Один-до-одного (одного запису в першій таблиці відповідає один запис у другій);
- Один-до-багатьох (одного запису в першій таблиці відповідає багато записів в другій);
- Багато-до-одного (багатьом записам у першій таблиці відповідає один запис у другій);
- Багато-до-багатьох (одного запису в першій таблиці відповідає багато запіей в другій і одного запису в другій таблиці відповідає багато записів в першій).
Инфологическая модель відображає реальний світ у деякі зрозумілі людині концепції, цілком незалежні від параметрів середовища зберігання даних. Існує безліч підходів до побудови таких моделей: графові моделі, семантичні мережі, модель "сутність-зв'язок" і т.д. Найбільш популярною з них виявилася модель "сутність-зв'язок" або звана ще ER-моделлю (від англ. Entity-Relationship, тобто сутність-зв'язок).
Инфологическая модель застосовується після словесного опису предметної області.
Між сутностями можуть бути встановлені зв'язки - бінарні асоціації, що показують, яким чином сутності співвідносяться або взаємодіють між собою. Зв'язок може існувати між двома різними сутностями або між сутністю і їй же самій (рекурсивна зв'язок). Вона показує, як пов'язані екземпляри сутностей між собою. Якщо зв'язок встановлюється між двома сутностями, то вона визначає взаємозв'язок між екземплярами однієї й іншої сутності
Зв'язки діляться на три типи за множинності: один-до-одного (1:1), один-до-багатьох (1: М), багато-до-багатьох (М: М).
Зв'язок один-до-одного означає, що примірник однієї сутності пов'язаний тільки з одним примірником іншої сутності.
Зв'язок один-до-багатьох (1: М) означає, що один примірник сутності, розташований зліва по зв'язку, може бути пов'язаний з декількома екземплярами суті, розташованими праворуч по зв'язку.
Зв'язок «багато-до-багатьох (М: М) означає, що кілька екземплярів першої сутності можуть бути пов'язані з декількома екземплярами друге суті, і навпаки. Між двома сутностями може бути задано скільки завгодно зв'язків з різними смисловими навантаженнями.
Зв'язок будь-якого з цих типів може бути обов'язковою, якщо в даній зв'язку повинен брати участь кожен екземпляр сутності, необов'язковою - якщо не кожен екземпляр сутності повинен брати участь у цьому зв'язку. При цьому зв'язок може бути обов'язковою з одного боку і необов'язковою з іншого боку.
Вся інформація вводиться через екранну форму. Використовується така умовно-постійна інформація.
Для вирішення поставленої задачі необхідно створити таблиці:
Відображення зв'язків, додавання і видалення записів
Зв'язок між таблицями здійснюється ключовим полем''Код клієнта'', яке присутнє в кожній таблиці. Зв'язок один-до-одного (рис. 1).
Инфологическая модель відображає реальний світ у деякі зрозумілі людині концепції, цілком незалежні від параметрів середовища зберігання даних. Існує безліч підходів до побудови таких моделей: графові моделі, семантичні мережі, модель "сутність-зв'язок" і т.д. Найбільш популярною з них виявилася модель "сутність-зв'язок" або звана ще ER-моделлю (від англ. Entity-Relationship, тобто сутність-зв'язок).
Організація введення даних відбувається після встановлення курсору в потрібне місце і набором необхідної інформації з клавіатури. Видалення запису відбувається так: мишкою виділяється необхідний запис і видаляється за допомогою клавіш Delete або Backspace або Правка / Видалити.
Створення запитів
Організація пошуку та обробки даних здійснюється за допомогою запитів.
Для роботи з програмним продуктом використовується простий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Послідовність роботи з об'єктами форми визначається доступністю командних кнопок, цілісність даних визначається набором використовуваних у програмі перевірок.
Перехід від одного об'єкта форми до іншого здійснюється при натисканні клавіш Enter, Tab або клацанням миші по відповідному об'єкту.
У результаті аналізу бази даних було виконано:
- Виявлено сутність инфологической моделі та моделювання зв'язків між ними;
- Побудова набору таблиць бази даних і нормалізація бази;
- Опис зовнішніх моделей в термінах обраної СУБД;
- Реалізація бази даних і організація запитів у вибраній СУБД;
- Реалізація програмного інтерфейсу до бази даних.
Програмний інтерфейс максимально полегшує роботу з поводження з базою даних (аж до вибору із запропонованого числа варіантів). Навіть звернення до бази даних зі складними запитами здійснюється в такому вигляді, що структура даних, що повертаються видно ще до його виконання. СУБД самостійно тестує знаходяться в базі даних запису і виробляє приведення бази даних до цілісного стану, усуваючи можливі помилки.
Спроектована база даних відділу кадрів та програмне забезпечення, яке обслуговує базу, дає можливість полегшити роботу відділу кадрів. А так само застосовувати різні пошукові системи для вибору необхідних відомостей про співробітників, склад та структуру штатів підприємства. Сьогодні ефективність управлінської діяльності залежить в першу чергу від автоматизації всіх управлінських процесів. Таким чином, успішна автоматизація управління підприємством буде залежати від правильного вибору автоматизованої системи.
Даний курсовий проект є прикладом застосування використання інформаційних технологій в автоматизації підрозділи підприємства.
Мета проекту: розробка автоматизованої системи управління документообігом у відділі кадрів.
Використання даної системи в реальних умовах дозволить підвищити ефективність роботи відділу кадрів підприємства і зменшити витрати.
Для вирішення поставленої мети вирішувалися завдання:
- Характеризувати об'єкт і суб'єкт управління системою;
- Розглянути існуючий стан предметної області;
- Аналізувати інформаційні потоки, систематизувати документообіг, визначити рівень автоматизації завдань і склад автоматизованих і неавтоматизованих робіт;
- Аналізувати особливості автоматизації процесів збору, реєстрації та передачі первинної інформації;
- Аналізувати існуючий ринок апаратного і програмного забезпечення;
- Обгрунтувати пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, впровадженню нових підходів, нових технологій;
- Розробляти та реалізувати проект у вигляді комплексу автоматизованих робочих місць.
Практична значимість курсової роботи полягає у створенні автоматизованої системи управління документообігом у відділі кадрів.
Перехід до автоматизованого методу діловодства дає можливість:
- Налагодити комплексне управління документованої інформацією в єдиній автоматизованій середовищі;
- Отримати цілісну картину надходження та складання документів;
- Проводити узгодження документів в електронній формі;
- Контролювати всі операції, пов'язані з організацією документообігу;
- Підвищити ефективність і якість управління, так як мінімальна трудомісткість при організації роботи з документами дозволяє працівникам структурного підрозділу раціонально планувати свою діяльність.
2. Бойко В.В., Савінков В.М. Проектування баз даних інформаційних систем. - М.: Фінанси і статистика, 1989. - 351 с.
3. Голіцина О.Л., Максимов Н.В., Попов І.І. Бази даних: Навчальний посібник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.
4. Дейт К. Дж. Введення в системи баз даних, 6-е вид.: Пер. з англ. - К., М., СПб.: Видавничий дім «Вільямс», 2000. - 848 с.
5. Джексон Г. Проектування реляційних баз даних для використання з мікроЕОМ. -М.: Світ, 1991. - 252 с.
6. Інформатика. Базовий курс / Симонович С.В. та ін - СПб: Видавництво «Пітер», 2000. - 640с.
7. Інформатика. Навчальний посібник / Ломтадзе В.В., Шишкіна Л.П. - Іркутськ: ІРГТ, 1999. - 116с.
8. Інформатика. Навчальний посібник / За ред. В.Г. Кірія. - Іркутськ: ІРГТ, 1998 частина 2. - 382с.
9. Карпова Т.С. Бази даних: моделі, розробка, реалізація. - СПб.: Пітер, 2002. - 304 с.
10. Кирилов В.В. Структурізованние мову запитів (SQL). - СПб.: ІТМО, 1994. - 80 с.
11. Корнєєв І.К., Машурцов В.А. Інформаційні технології в управлінні. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с.
12. Мартін Дж. Планування розвитку автоматизованих систем. - М.: Фінанси і статистика, 1984. - 196 с.
13. Хомоненко А.Д. Циганков В.М. Бази даних: Підручник для вузів / Під ред. А.Д. Хомоненко. - М.: Корона, 2000. - 421 с.
СУБД Access призначена для розробки баз даних реляційного типу для локального їх використання на персональних комп'ютерах і для роботи з цими базами.
При проектуванні бази даних, в першу чергу, необхідно визначити, що саме потрібно зберігати.
Ця СУБД була обрана з наступних причин:
§ простота засобів реалізації,
§ легкість освоєння інструментарієм розробника (VBA),
§ наочність візуалізації інформації.
Також «Microsoft Access» надає велику кількість національних засобів щодо оптимізації роботи проектованого додатки. До них відносяться:
§ завантаження модулів на вимогу;
§ оптимізація дерева викликів;
§ використання файлів MDE;
§ автоматична підтримка скомпільовані стану;
§ використання бібліотек Windows API;
§ індивідуальна налаштування системи;
§ ефективне використання індексів;
§ вбудований оптимізатор запитів.
2. ПРОЕКТНА ЧАСТИНА
2.1. Інформаційне забезпечення комплексних завдань
Як будь-яка модель, модель «сутність-зв'язок» має кілька базових понять, які утворюють вихідні цеглинки, з яких будуються вже більш складні об'єкти за наперед визначеними правилами.Сутність, за допомогою якої моделюється клас однотипних об'єктів. Сутність має ім'я, унікальне в межах модельованої системи. Так як сутність відповідає деякому класу однотипних об'єктів, то передбачається, що в системі існує безліч екземплярів даної суті. Об'єкт, якому відповідає поняття сутності, має свій набір атрибутів - характеристик, що визначають властивості даного представника класу. При цьому набір атрибутів повинен бути таким, щоб можна було розрізняти конкретні екземпляри сутності. Наприклад, у сутності «Співробітник» може бути наступний набір атрибутів: Табельний номер, Прізвище, Ім'я, По батькові, Дата народження, Кількість дітей, Наявність родичів за кордоном. Набір атрибутів, однозначно ідентифікує конкретний екземпляр сутності, називається ключовим. Для суті «Співробітник» ключовим буде атрибут Табельний номер, оскільки для всіх співробітників даного підприємства табельні номери будуть різні. Примірником сутності «Співробітник» буде опис конкретного співробітника підприємства. Одне із загальноприйнятих графічних позначень сутності - прямокутник, у верхній частині якого записано ім'я суті, а нижче перераховуються атрибути, причому ключові атрибути позначаються, наприклад, підкресленням або спеціальним шрифтом.
Приклад визначення сутності в моделі ER
| СПІВРОБІТНИК |
| Табельний номер |
| Прізвище |
| Ім'я |
| По батькові |
| Кількість дітей |
- Один-до-одного (одного запису в першій таблиці відповідає один запис у другій);
- Один-до-багатьох (одного запису в першій таблиці відповідає багато записів в другій);
- Багато-до-одного (багатьом записам у першій таблиці відповідає один запис у другій);
- Багато-до-багатьох (одного запису в першій таблиці відповідає багато запіей в другій і одного запису в другій таблиці відповідає багато записів в першій).
Инфологическая модель відображає реальний світ у деякі зрозумілі людині концепції, цілком незалежні від параметрів середовища зберігання даних. Існує безліч підходів до побудови таких моделей: графові моделі, семантичні мережі, модель "сутність-зв'язок" і т.д. Найбільш популярною з них виявилася модель "сутність-зв'язок" або звана ще ER-моделлю (від англ. Entity-Relationship, тобто сутність-зв'язок).
Инфологическая модель застосовується після словесного опису предметної області.
Між сутностями можуть бути встановлені зв'язки - бінарні асоціації, що показують, яким чином сутності співвідносяться або взаємодіють між собою. Зв'язок може існувати між двома різними сутностями або між сутністю і їй же самій (рекурсивна зв'язок). Вона показує, як пов'язані екземпляри сутностей між собою. Якщо зв'язок встановлюється між двома сутностями, то вона визначає взаємозв'язок між екземплярами однієї й іншої сутності
Зв'язки діляться на три типи за множинності: один-до-одного (1:1), один-до-багатьох (1: М), багато-до-багатьох (М: М).
Зв'язок один-до-одного означає, що примірник однієї сутності пов'язаний тільки з одним примірником іншої сутності.
Зв'язок один-до-багатьох (1: М) означає, що один примірник сутності, розташований зліва по зв'язку, може бути пов'язаний з декількома екземплярами суті, розташованими праворуч по зв'язку.
Зв'язок «багато-до-багатьох (М: М) означає, що кілька екземплярів першої сутності можуть бути пов'язані з декількома екземплярами друге суті, і навпаки. Між двома сутностями може бути задано скільки завгодно зв'язків з різними смисловими навантаженнями.
Зв'язок будь-якого з цих типів може бути обов'язковою, якщо в даній зв'язку повинен брати участь кожен екземпляр сутності, необов'язковою - якщо не кожен екземпляр сутності повинен брати участь у цьому зв'язку. При цьому зв'язок може бути обов'язковою з одного боку і необов'язковою з іншого боку.
Вся інформація вводиться через екранну форму. Використовується така умовно-постійна інформація.
Для вирішення поставленої задачі необхідно створити таблиці:
Відображення зв'язків, додавання і видалення записів
Зв'язок між таблицями здійснюється ключовим полем''Код клієнта'', яке присутнє в кожній таблиці. Зв'язок один-до-одного (рис. 1).
Инфологическая модель відображає реальний світ у деякі зрозумілі людині концепції, цілком незалежні від параметрів середовища зберігання даних. Існує безліч підходів до побудови таких моделей: графові моделі, семантичні мережі, модель "сутність-зв'язок" і т.д. Найбільш популярною з них виявилася модель "сутність-зв'язок" або звана ще ER-моделлю (від англ. Entity-Relationship, тобто сутність-зв'язок).
Організація введення даних відбувається після встановлення курсору в потрібне місце і набором необхідної інформації з клавіатури. Видалення запису відбувається так: мишкою виділяється необхідний запис і видаляється за допомогою клавіш Delete або Backspace або Правка / Видалити.
Створення запитів
Організація пошуку та обробки даних здійснюється за допомогою запитів.
2.2. Технологічне забезпечення
Технологічне забезпечення включає опис організації технології збору, передачі, обробки та видачі інформації і відображає послідовність операцій, починаючи від способу збору первинної інформації, що включає два типи документів (документи, дані з яких використовуються для коригування НДІ і документи, які мають оперативну інформацію, що використовується для розрахунків ) і закінчуючи формуванням результатної інформації, її передачі та заходам щодо переходу на нову звітну дату. Потім наводиться схема технологічного процесу збору, передачі, обробки та видачі інформації та інструкційні карти основних операцій технологічного процесу, що відображають пооперационное опис технології.Для роботи з програмним продуктом використовується простий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Послідовність роботи з об'єктами форми визначається доступністю командних кнопок, цілісність даних визначається набором використовуваних у програмі перевірок.
Перехід від одного об'єкта форми до іншого здійснюється при натисканні клавіш Enter, Tab або клацанням миші по відповідному об'єкту.
ВИСНОВОК
Головним результатом проведеної цієї курсової роботи є створення функціонуючої БД, а також висвітленню методів побудови форм і звітів на прикладі побудови програми ведення електронної документації кадрового відділу.У результаті аналізу бази даних було виконано:
- Виявлено сутність инфологической моделі та моделювання зв'язків між ними;
- Побудова набору таблиць бази даних і нормалізація бази;
- Опис зовнішніх моделей в термінах обраної СУБД;
- Реалізація бази даних і організація запитів у вибраній СУБД;
- Реалізація програмного інтерфейсу до бази даних.
Програмний інтерфейс максимально полегшує роботу з поводження з базою даних (аж до вибору із запропонованого числа варіантів). Навіть звернення до бази даних зі складними запитами здійснюється в такому вигляді, що структура даних, що повертаються видно ще до його виконання. СУБД самостійно тестує знаходяться в базі даних запису і виробляє приведення бази даних до цілісного стану, усуваючи можливі помилки.
Спроектована база даних відділу кадрів та програмне забезпечення, яке обслуговує базу, дає можливість полегшити роботу відділу кадрів. А так само застосовувати різні пошукові системи для вибору необхідних відомостей про співробітників, склад та структуру штатів підприємства. Сьогодні ефективність управлінської діяльності залежить в першу чергу від автоматизації всіх управлінських процесів. Таким чином, успішна автоматизація управління підприємством буде залежати від правильного вибору автоматизованої системи.
Даний курсовий проект є прикладом застосування використання інформаційних технологій в автоматизації підрозділи підприємства.
Мета проекту: розробка автоматизованої системи управління документообігом у відділі кадрів.
Використання даної системи в реальних умовах дозволить підвищити ефективність роботи відділу кадрів підприємства і зменшити витрати.
Для вирішення поставленої мети вирішувалися завдання:
- Характеризувати об'єкт і суб'єкт управління системою;
- Розглянути існуючий стан предметної області;
- Аналізувати інформаційні потоки, систематизувати документообіг, визначити рівень автоматизації завдань і склад автоматизованих і неавтоматизованих робіт;
- Аналізувати особливості автоматизації процесів збору, реєстрації та передачі первинної інформації;
- Аналізувати існуючий ринок апаратного і програмного забезпечення;
- Обгрунтувати пропозиції щодо усунення виявлених недоліків, впровадженню нових підходів, нових технологій;
- Розробляти та реалізувати проект у вигляді комплексу автоматизованих робочих місць.
Практична значимість курсової роботи полягає у створенні автоматизованої системи управління документообігом у відділі кадрів.
Перехід до автоматизованого методу діловодства дає можливість:
- Налагодити комплексне управління документованої інформацією в єдиній автоматизованій середовищі;
- Отримати цілісну картину надходження та складання документів;
- Проводити узгодження документів в електронній формі;
- Контролювати всі операції, пов'язані з організацією документообігу;
- Підвищити ефективність і якість управління, так як мінімальна трудомісткість при організації роботи з документами дозволяє працівникам структурного підрозділу раціонально планувати свою діяльність.
СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ
1. Атре Ш. Структурний підхід до організації баз даних. - М.: Фінанси і статистика, 1983. - 320 с.2. Бойко В.В., Савінков В.М. Проектування баз даних інформаційних систем. - М.: Фінанси і статистика, 1989. - 351 с.
3. Голіцина О.Л., Максимов Н.В., Попов І.І. Бази даних: Навчальний посібник. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2003. - 352 с.
4. Дейт К. Дж. Введення в системи баз даних, 6-е вид.: Пер. з англ. - К., М., СПб.: Видавничий дім «Вільямс», 2000. - 848 с.
5. Джексон Г. Проектування реляційних баз даних для використання з мікроЕОМ. -М.: Світ, 1991. - 252 с.
6. Інформатика. Базовий курс / Симонович С.В. та ін - СПб: Видавництво «Пітер», 2000. - 640с.
7. Інформатика. Навчальний посібник / Ломтадзе В.В., Шишкіна Л.П. - Іркутськ: ІРГТ, 1999. - 116с.
8. Інформатика. Навчальний посібник / За ред. В.Г. Кірія. - Іркутськ: ІРГТ, 1998 частина 2. - 382с.
9. Карпова Т.С. Бази даних: моделі, розробка, реалізація. - СПб.: Пітер, 2002. - 304 с.
10. Кирилов В.В. Структурізованние мову запитів (SQL). - СПб.: ІТМО, 1994. - 80 с.
11. Корнєєв І.К., Машурцов В.А. Інформаційні технології в управлінні. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 158 с.
12. Мартін Дж. Планування розвитку автоматизованих систем. - М.: Фінанси і статистика, 1984. - 196 с.
13. Хомоненко А.Д. Циганков В.М. Бази даних: Підручник для вузів / Під ред. А.Д. Хомоненко. - М.: Корона, 2000. - 421 с.