Облік касових і фактичних витрат бюджетних організацій
Однією з головних завдань бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях є постійний облік і контроль за здійсненням витрат. З метою виконання цього завдання всі витрати бюджетних організацій групуються за економічними ознаками з детальним розподілом коштів за їх предметними ознаками.
У бюджетних установах всі витрати обліковуються відповідно до бюджетної класифікації, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 27.12.2001 р. № 604.
Витрати бюджетних організацій визначаються як сума коштів, використаних бюджетною організацією в процесі господарської діяльності в межах сум, передбачених кошторисом. Облік витрат у бюджетних установах має характерну відмінність - поділ їх на касові і фактичні.
Касовими видатками вважаються всі суми, видані установою банку чи органами Держказначейства з поточних бюджетних реєстраційних рахунків як шляхом безготівкової оплати рахунків, так і готівкою.
Фактичні видатки - це дійсні видатки установи, оформлені відповідними документами, включаючи видатки за неоплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою зарплаті і стипендіях.
Наведемо приклад касових і фактичних витрат у розрізі кодів економічної класифікації (КЕКВ):
На практиці, як правило, здійснення касових і фактичних видатків не збігається в часі. Касові витрати відображаються в обліку в момент отримання готівкових коштів або перерахування грошових коштів з поточного бюджетного чи реєстраційного рахунка. Відшкодування касових видатків відображається в момент зарахування на такий рахунок сум, внесених, наприклад, за оголошенням про внесок готівки або перерахованих дебіторами згідно з платіжним дорученням. Фактичні - у момент їх вчинення згідно з актами списання, накладними, актами виконаних робіт, прийому-передачі, рахунків-фактур і т.д. Наприклад, фактичні витрати за КЕКВ 1110, 1120, 1300, як правило, випереджають у часі касові. Пов'язано це з тим, що нарахування зарплати, стипендії та внесків на соціальне страхування здійснюється раніше, ніж перерахування платежів та отримання грошових коштів в касу для виплати.
Касові видатки будуть відповідати фактичним у часі при придбанні основних засобів, оскільки придбані основні засоби відразу списуються на фактичні витрати.
За іншими кодами економічної класифікації видатків бюджету найчастіше касові видатки випереджають фактичні. Так, при придбанні бензину, канцелярських, господарських товарів, медикаментів, продуктів харчування спочатку відбувається оплата за рахунком (касовий витрата), потім прихід оплачених цінностей, а потім вже їх списання (фактичні витрати).
Якщо фактичні витрати перевищують касові - це свідчить про погашення дебіторської заборгованості, яка значилася на початок звітного періоду, або про створення через отримання товарів, робіт, послуг без попередньої оплати кредиторської заборгованості на кінець звітного періоду. Крім тог, за статтями витрат на харчування, медикаменти, канцтовари, витрати на утримання автотранспорту, капітальний ремонт, перевищення фактичних видатків над касовими може бути наслідком списання у звітному періоді майна, яке було придбано раніше.
Якщо фактичні витрати менше касових - це свідчить про погашення кредиторської заборгованості, яка значилася на початок звітного періоду. Здійснення передоплати бюджетними установами обмежена.
Касові та фактичні витрати взаємопов'язані і нерозривно пов'язані між собою. Такий поділ і одночасно взаємозв'язок дозволяють при аналізі витрат мати більш чітку картину використання бюджетних коштів, контролю за їх цільовим використанням. Пов'язати касові видатки з фактичними в розрізі КЕКВ можна за формулою:
Фактичні витрати за рік (період) + Кредитовий залишок на початок року (періоду) - Дебетовий залишок на початок року (періоду) - Кредитовий залишок на кінець року (періоду) + Дебетовий залишок на кінець року (періоду) = Касовий витрата за рік (період ).
Пов'язуючи подібним чином касові і фактичні витрати по всіх КЕКВ і окремо за видатками, виробленою за рахунок доходів загального фонду бюджету та спеціального фонду бюджету (за кожним видом доходів), можна не тільки отримати уявлення про причини невідповідності сум касових і фактичних видатків за рахунок впливу дебеторської-кредиторської заборгованості або залишків матеріальних цінностей на початок і кінець періоду, за який проводиться ув'язка, але і виявити свої помилки. Якщо, припустимо, вартість запчастин, придбаних за рахунок коштів спецфонду, списано на бюджетні видатки, то при ув'язуванні касових видатків із фактичними по видатках, виробленою за рахунок доходів загального фонду бюджету за КЕКВ 1135, видатки не увяжутся на суму невірного списання. На таку ж суму не увяжутся витрати за КЕКВ 1135, вироблені за рахунок доходів спеціального фонду бюджету. Наприкінці року така помилка може призвести до спотворення результатів виконання кошторису за загальним і спеціальним фондами бюджету. Якщо нарахована зарплата, відображена в обліку як фактичні витрати за КЕКВ 1111, отримана за рахунок коштів, що призначалися для витрати за КЕКВ 1120, то при ув'язуванні касових видатків із фактичними за кодами 1111 та 1120 розбіжність дорівнюватиме сумі завищення касових видатків за КЕКВ 1120.
Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 «Рахунки в банках» і 32 «Рахунки в казначействі» в розрізі відповідних субрахунків. Касові видатки накопичуються по кредиту цих рахунків, а за дебетом записуються суми, спрямовані на відновлення касових видатків, суми надійшов фінансування.
Як бачимо з таблиці 1 по своїй суті ці рахунки схожі. У чому ж різниця? А різниця лише в тому, що субрахунки рахунку 31 (крім 318) використовуються установами, які фінансуються з місцевих бюджетів і обслуговуються в установах банків, а також установами, що фінансуються держбюджетом, які не переведені на казначейське обслуговування кошторисів доходів і витрат. А так, як згідно постанови КМУ № 963 установи освіти з 1997 року мають перейти на казначейське обслуговування, то рахунок 31 застосовується дуже рідко, і в тих випадках, коли установи відкривають рахунок в інших банках, крім госазначейства.
Таблиця 1
Аналітичний облік касових видатків ведеться в картці касових видатків, затвердженої наказом Державного казначейства від 06.10.2000 р. № 100 в розрізі КЕКВ. За кожним кодом функціональної класифікації видатків по загальному та спеціальному фондах, по кожному виду грошових коштів спеціального фонду ведуться окремі картки.
Облік фактичних видатків ведеться на синтетичних рахунках класу 8 «Витрати» Плану рахунків бюджетних установ:
1. Рахунок 80 «Витрати загального фонду», який має субрахунки:
801 «Витрати з держбюджету на утримання установи та інші заходи";
802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи";
2. Рахунок 81 «Витрати спеціального фонду», який має субрахунки:
811 «Видатки за коштами, отриманими як оплата за послуги»;
812 «Видатки за іншими джерелами власних надходжень»;
813 «Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду»;
3. Рахунок 82 «Виробничі витрати», який має субрахунки:
821 «Витрати виробничих (навчальних) майстерень»;
822 «Витрати підсобних (навчальних) сільських господарств»;
823 «Витрати на науково-дослідні роботи за договорами»;
824 "Витрати на виготовлення експериментальних пристроїв»;
825 «Витрати на заготівлю і переробку матеріалів»;
826 «Витрати до розподілу».
За дебетом цих рахунків записуються суми фактичних витрат, зроблених протягом року. За кредитом в кінці року списуються суми фактичних витрат на результат виконання кошторису в залежності від джерела фінансування цих видатків, при цьому дебет рахунку 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» кореспондує з кредитом субрахунків рахунку 80, а дебет рахунку 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом "з кредитом субрахунків рахунків 81,82.
Аналітичний облік фактичних видатків ведеться в розрізі КЕКВ за кожним кодом функціональної класифікації видатків по загальному та спеціальному фонду і за видами коштів спеціального фонду в Картці аналітичного обліку фактичних витрат, форма якої затверджена наказом Державного казначейства від 06.10.2000г. № 100.
Література
1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996 від 16.07.99
2. Постанова КМУ від 28 лютого 2002 року № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ»
3. Наказ Головного управління Державного казначейства України, Міністерства фінансів України від 10.12.99 р. № 114 «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ»
4. Лист Державного казначейства України від 02.08.2000 р. № 07-08/803-5690 «Про спрямування коштів спеціального фонду державного бюджету на бюджетні видатки і їх відшкодування»
5. Матвєєва В. Бюджетні організації: бюджетний облік та оподаткування. - Харків.: Фактор 2002. - 666 с.
6. Сахарцева І.І. Бухгалтерський облік в бюджетних організаціях (навчальний посібник) - К.: "Кондор". -2003.-328 с.
Однією з головних завдань бухгалтерського обліку в бюджетних організаціях є постійний облік і контроль за здійсненням витрат. З метою виконання цього завдання всі витрати бюджетних організацій групуються за економічними ознаками з детальним розподілом коштів за їх предметними ознаками.
У бюджетних установах всі витрати обліковуються відповідно до бюджетної класифікації, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 27.12.2001 р. № 604.
Витрати бюджетних організацій визначаються як сума коштів, використаних бюджетною організацією в процесі господарської діяльності в межах сум, передбачених кошторисом. Облік витрат у бюджетних установах має характерну відмінність - поділ їх на касові і фактичні.
Касовими видатками вважаються всі суми, видані установою банку чи органами Держказначейства з поточних бюджетних реєстраційних рахунків як шляхом безготівкової оплати рахунків, так і готівкою.
Фактичні видатки - це дійсні видатки установи, оформлені відповідними документами, включаючи видатки за неоплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою зарплаті і стипендіях.
Наведемо приклад касових і фактичних витрат у розрізі кодів економічної класифікації (КЕКВ):
| КЕКВ | Фактичні витрати | Касові видатки |
| 1110 | Нараховано заробітну плату | Отримано в касу грошові кошти для виплати заробітної плати, перерахована зарплата на картрахунку в разі використання пластикових карт |
| 1120 | Нараховано внески до Пенсійного фонду, фонду соцстрахування від нещасного випадку на виробництві; до фонду соцстрахування на випадок безробіття; фонд страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності | Отримано в касу (або перераховано) кошти для виплати за лікарняними листками, перераховані з рахунку внески до страхових фондів, Пенсійного фонду |
| 1131 | Списані канцелярські, господарські речі | Перераховано за рахунками постачальникам за канцтовари, господарські товари |
| 1132 | Списані використані медикаменти | Перераховано постачальникам за медикаменти |
| 1133 | Списані продукти харчування | Перераховано постачальникам за продукти харчування |
| 1135 | Списаний бензин, запчастини, нараховано податок з власників транспортних засобів | Перераховано за рахунками постачальникам, сплачено податок |
| 1137 | Списані витрати на поточний ремонт приміщення згідно з актом виконаних робіт | Перераховано за рахунком виконавцю |
| 1140 | Списані витрати на відрядження згідно авансового звіту | Отримано готівку для видачі під звіт |
| 1161 | Списано суму видатків за фактичну кількість спожитої теплоенергії на підставі підтверджуючих документів | Перераховано згідно з платіжним документом теплопостачальної організації |
| 1342 | Нарахована стипендія студентам, аспірантам | Отримано кошти в касу для виплати стипендії |
| 2110 | Списані витрати при оприбуткуванні матеріальних цінностей згідно накладної | Перераховано постачальнику за меблі, комп'ютерну техніку |
Касові видатки будуть відповідати фактичним у часі при придбанні основних засобів, оскільки придбані основні засоби відразу списуються на фактичні витрати.
За іншими кодами економічної класифікації видатків бюджету найчастіше касові видатки випереджають фактичні. Так, при придбанні бензину, канцелярських, господарських товарів, медикаментів, продуктів харчування спочатку відбувається оплата за рахунком (касовий витрата), потім прихід оплачених цінностей, а потім вже їх списання (фактичні витрати).
Якщо фактичні витрати перевищують касові - це свідчить про погашення дебіторської заборгованості, яка значилася на початок звітного періоду, або про створення через отримання товарів, робіт, послуг без попередньої оплати кредиторської заборгованості на кінець звітного періоду. Крім тог, за статтями витрат на харчування, медикаменти, канцтовари, витрати на утримання автотранспорту, капітальний ремонт, перевищення фактичних видатків над касовими може бути наслідком списання у звітному періоді майна, яке було придбано раніше.
Якщо фактичні витрати менше касових - це свідчить про погашення кредиторської заборгованості, яка значилася на початок звітного періоду. Здійснення передоплати бюджетними установами обмежена.
Касові та фактичні витрати взаємопов'язані і нерозривно пов'язані між собою. Такий поділ і одночасно взаємозв'язок дозволяють при аналізі витрат мати більш чітку картину використання бюджетних коштів, контролю за їх цільовим використанням. Пов'язати касові видатки з фактичними в розрізі КЕКВ можна за формулою:
Фактичні витрати за рік (період) + Кредитовий залишок на початок року (періоду) - Дебетовий залишок на початок року (періоду) - Кредитовий залишок на кінець року (періоду) + Дебетовий залишок на кінець року (періоду) = Касовий витрата за рік (період ).
Пов'язуючи подібним чином касові і фактичні витрати по всіх КЕКВ і окремо за видатками, виробленою за рахунок доходів загального фонду бюджету та спеціального фонду бюджету (за кожним видом доходів), можна не тільки отримати уявлення про причини невідповідності сум касових і фактичних видатків за рахунок впливу дебеторської-кредиторської заборгованості або залишків матеріальних цінностей на початок і кінець періоду, за який проводиться ув'язка, але і виявити свої помилки. Якщо, припустимо, вартість запчастин, придбаних за рахунок коштів спецфонду, списано на бюджетні видатки, то при ув'язуванні касових видатків із фактичними по видатках, виробленою за рахунок доходів загального фонду бюджету за КЕКВ 1135, видатки не увяжутся на суму невірного списання. На таку ж суму не увяжутся витрати за КЕКВ 1135, вироблені за рахунок доходів спеціального фонду бюджету. Наприкінці року така помилка може призвести до спотворення результатів виконання кошторису за загальним і спеціальним фондами бюджету. Якщо нарахована зарплата, відображена в обліку як фактичні витрати за КЕКВ 1111, отримана за рахунок коштів, що призначалися для витрати за КЕКВ 1120, то при ув'язуванні касових видатків із фактичними за кодами 1111 та 1120 розбіжність дорівнюватиме сумі завищення касових видатків за КЕКВ 1120.
Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 «Рахунки в банках» і 32 «Рахунки в казначействі» в розрізі відповідних субрахунків. Касові видатки накопичуються по кредиту цих рахунків, а за дебетом записуються суми, спрямовані на відновлення касових видатків, суми надійшов фінансування.
Як бачимо з таблиці 1 по своїй суті ці рахунки схожі. У чому ж різниця? А різниця лише в тому, що субрахунки рахунку 31 (крім 318) використовуються установами, які фінансуються з місцевих бюджетів і обслуговуються в установах банків, а також установами, що фінансуються держбюджетом, які не переведені на казначейське обслуговування кошторисів доходів і витрат. А так, як згідно постанови КМУ № 963 установи освіти з 1997 року мають перейти на казначейське обслуговування, то рахунок 31 застосовується дуже рідко, і в тих випадках, коли установи відкривають рахунок в інших банках, крім госазначейства.
Таблиця 1
| Субрахунки рахунку 31 "Рахунки в банках" | Субрахунки рахунку 32 "Рахунки в казначействі" | Коротка характеристика субрахунків |
| 311 "Поточні рахунки на видатки установи" | 321 "Реєстраційні рахунки" | Призначені для обліку надходження і використання коштів, необхідні для утримання установи або для централізованих заходів, передбачених загальним фондом установи |
| 312 "Поточні рахунки для переведення підвідомчим установам" | 322 "Особових рахунки" | На рахунках обліковуються кошти (їх надходження і використання), які вищі установи розподіляють підвідомчим установам. |
| 313 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" | 323 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих як плата за послуги" | Обліковуються кошти, які надійшли установі як плата за послуги, також кошти, від господарської або виробничої діяльності; плата за здачу в оренду майна; кошти, від реалізації майна і т.д. |
| 314 "Поточні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень" | 324 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку коштів, отриманих за іншими джерелами власних надходжень" | Обліковуються кошти (надходження і використання), призначені для виконання окремих доручень, а також гранти, дарунки, благодійні внески, інвестиції, які отримують установи. |
| 315 "Поточні рахунки для обліку депозитних сум" | 325 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку депозитних сум" | Обліковуються кошти (надходження і використання), призначені для тимчасового розпорядження установою освіти. |
| 316 "Поточні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду" | 326 "Спеціальні реєстраційні рахунки для обліку інших надходжень спеціального фонду" | Обліковуються кошти установ, які відносяться до інших надходжень спеціального фонду бюджету. |
| 317 "Поточні рахунки сільських, селищних та міських (міст районного підпорядкування) бюджетів" | 327 "Реєстраційні рахунки сільських, селищних та міських (міст районного підпорядкування) бюджетів" | Обліковуються кошти сільських, селищних та міських (міст районного підпорядкування) бюджетів. Для нашого випадку (облік в установах освіти) не використовується. |
| 318 "Поточні рахунки в іноземній валюті" | Призначений для обліку коштів в іноземній валюті, які належать установі освіти. | |
| 319 "Інші поточні рахунки" | 328 "Інші рахунки в казначействі" | Призначений для обліку коштів, які надходять установі і не можуть бути віднесені на інші субрахунки. Наприклад, ведеться облік коштів, які надійшли від підприємства - замовника на виконання робіт або послуг. |
Облік фактичних видатків ведеться на синтетичних рахунках класу 8 «Витрати» Плану рахунків бюджетних установ:
1. Рахунок 80 «Витрати загального фонду», який має субрахунки:
801 «Витрати з держбюджету на утримання установи та інші заходи";
802 «Видатки з місцевого бюджету на утримання установи та інші заходи";
2. Рахунок 81 «Витрати спеціального фонду», який має субрахунки:
811 «Видатки за коштами, отриманими як оплата за послуги»;
812 «Видатки за іншими джерелами власних надходжень»;
813 «Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду»;
3. Рахунок 82 «Виробничі витрати», який має субрахунки:
821 «Витрати виробничих (навчальних) майстерень»;
822 «Витрати підсобних (навчальних) сільських господарств»;
823 «Витрати на науково-дослідні роботи за договорами»;
824 "Витрати на виготовлення експериментальних пристроїв»;
825 «Витрати на заготівлю і переробку матеріалів»;
826 «Витрати до розподілу».
За дебетом цих рахунків записуються суми фактичних витрат, зроблених протягом року. За кредитом в кінці року списуються суми фактичних витрат на результат виконання кошторису в залежності від джерела фінансування цих видатків, при цьому дебет рахунку 431 «Результат виконання кошторису за загальним фондом» кореспондує з кредитом субрахунків рахунку 80, а дебет рахунку 432 «Результат виконання кошторису за спеціальним фондом "з кредитом субрахунків рахунків 81,82.
Аналітичний облік фактичних видатків ведеться в розрізі КЕКВ за кожним кодом функціональної класифікації видатків по загальному та спеціальному фонду і за видами коштів спеціального фонду в Картці аналітичного обліку фактичних витрат, форма якої затверджена наказом Державного казначейства від 06.10.2000г. № 100.
Література
1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» № 996 від 16.07.99
2. Постанова КМУ від 28 лютого 2002 року № 228 «Про затвердження Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ»
3. Наказ Головного управління Державного казначейства України, Міністерства фінансів України від 10.12.99 р. № 114 «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ та Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ»
4. Лист Державного казначейства України від 02.08.2000 р. № 07-08/803-5690 «Про спрямування коштів спеціального фонду державного бюджету на бюджетні видатки і їх відшкодування»
5. Матвєєва В. Бюджетні організації: бюджетний облік та оподаткування. - Харків.: Фактор 2002. - 666 с.
6. Сахарцева І.І. Бухгалтерський облік в бюджетних організаціях (навчальний посібник) - К.: "Кондор". -2003.-328 с.