Відпустка в законодавстві Республіки Білорусь. економічний та правовий аспекти
Відповідно до ст. 149 ТК працівники мають право на трудові та соціальні відпустки за наявності підстав, передбачених цим Кодексом. Під відпусткою розуміється звільнення від роботи за трудовим договором на певний період для відпочинку та інших соціальних цілей зі збереженням колишньої роботи і заробітної плати у випадках, передбачених цим Кодексом. Надані працівникам відпустки для цілей бухгалтерського обліку можна класифікувати за різними ознаками.
Трудовий відпустка надається за роботу протягом року (щорічно) зі збереженням колишньої роботи і середнього заробітку (ст. 153 ТК), тобто завжди оплачувана. Що ж до соціальних відпусток, то вони можуть бути як оплачуваними, так і не оплачуваними. Оплата соціальних відпусток може бути передбачена безпосередньо ТК, або локальними актами наймача (колективним договором, положенням про оплату праці тощо).
Аспекти облікової політики
Відповідно до п. 7 Положення з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" затвердженого постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 17.04.2002 № 62 (з урахуванням змін від 12.11.2003 № 152) облікова політика організації включає в себе:
· Опис прийнятих способів ведення бухгалтерського обліку;
· План рахунків бухгалтерського обліку організації;
· Застосовувані організацією форми первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, якщо вони відрізняються від типових;
· Регламентацію руху первинних документів і регістрів в бухгалтерському обліку організації (графік документообігу).
Отже, стосовно операцій, пов'язаних з наданням працівникам відпусток, також необхідно врахувати ці аспекти. Зупинимося докладніше на деяких з них.
Робочий план рахунків бухгалтерського обліку організації
Відповідно до ст. 2 Закону Республіки Білорусь "Про бухгалтерський облік та звітності" від 18.10.1994 (в ред. Від 29.12.2006 № 188-З) (далі - Закон № 188-З) план рахунків бухгалтерського обліку організації - систематизований перелік рахунків, розроблений організацією на основі типового плану рахунків бухгалтерського обліку з урахуванням галузевих та інших особливостей господарської діяльності. Відповідно до Типового плану рахунків та Інструкції щодо застосування Типового плану рахунків, затвердженого постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 30.05.2003 № 89 організація може передбачити один з таких варіантів обліку розрахунків по оплачуваним відпусток:
- Без формування резерву для нарахування оплати відпусток;
- Формування резерву для нарахування оплати відпусток. У цьому випадку до рахунку для узагальнення інформації про стан рух сум, зарезервованих у встановленому порядку для врегулювання фінансових результатів за допомогою рівномірного включення витрат у витрати звернення організації, призначений рах. 96 "Резерви майбутніх витрат". Оскільки аналітичний облік за рах. 96 ведеться в розрізі окремих видів резервів, то до рах. 96 в робочому плані рахунків організації відкривається окремий субрахунок "Резерв майбутніх витрат на оплату відпусток працівникам".
Щоб правильно формувати резерв повинен бути складений розрахунок. З цією метою розраховується сума, яка буде витрачена приблизно за рік на оплату праці (без урахування відпускних), а яка - на оплату відпусток. З обох сум обчислюється сума відрахувань до Фонду соціального захисту населення. Потім визначається відсоток щомісячних відрахувань у резерв. Для цього передбачувану суму на оплату відпусток і належних від них відрахувань до Фонду соціального захисту населення потрібно поділити на величину планованої річної зарплати співробітників і помножити результат на 100 відсотків. Цей документ є підставою для щомісячних відрахувань в бухгалтерському обліку сум у резерв.
Документація з оформлення відпусток
Згідно з вимогами ст. 2 Закону № 188-З бухгалтерський облік - система безперервного і суцільного документального відображення інформації про господарську діяльність організації методом подвійного запису в грошовому виразі на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до законодавства Республіки Білорусь.
Факт здійснення господарської операції підтверджується первинним обліковим документом, що має юридичну силу, який складається відповідальним виконавцем спільно з іншими учасниками операції (ст. 2 Закону № 188-З). Первинний обліковий документ - документ, що підтверджує факт здійснення господарської операції, складений у момент його вчинення або безпосередньо після її здійснення і призначений для відображення результату господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку.
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за типовими формами, затвердженими Міністерством фінансів Республіки Білорусь (для Національного банку Республіки Білорусь, банків - Національним банком Республіки Білорусь), за формами, затвердженими республіканськими органами державного управління, підпорядкованими Раді Міністрів Республіки Білорусь, які здійснюють методологічне керівництво бухгалтерським обліком і звітністю організацій відповідних галузей економіки. При відсутності затверджених типових форм (форм) або нестачі міститься в них організація приймає до обліку самостійно розроблені і затверджені первинні облікові документи (ст. 9 Закону № 188-З). Отже, необхідно з'ясувати, які саме з документів, якими оформляється надання та оплата відпустки, є типовими (табл. 1), а які організація розробляє самостійно.
Таблиця 1
Типові первинні документи з оформлення відпусток
Стосовно тих документів, які не маю типових форм доцільно розробити уніфіковані внутрішньофірмові документи. Їх заповнення дозволить уникнути помилок і неточностей, а також скоротить час при заповненні (оформленні), зменшить витрати паперу. Такі документи можуть бути розмножені в друкарні або на ксероксі, або мати електронний варіант, який заповнюється при формуванні документа. До числа таких документів стосується в першу чергу безпосередньо розрахунок сум, належних працівникові за період відпустки і заяву на відпустку. Форма розрахунку сум, належних працівникові за період відпустки, залежить від того, відпрацював він останні дванадцять місяців повністю, або були періоди, в яких неповний місяць (наприклад, відпустка без збереження заробітної плати).
Графік документообігу
Згідно з пунктом 5.2 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів СРСР 29.07.1983 № 105 (далі - Положення № 105) роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи. Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт (п. 5.4 Положення № 105).
При формування графіка документообігу слід враховувати вимоги Переліку типових документів органів державної влади типових документів органів державної влади та управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь щодо організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування та управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків з зазначенням термінів зберігання, затвердженого постановою Державного комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 06.08.2001 № 38 (у редакції від 28.04.2004 № 4) за термінами зберігання документів в організації.
Робота зі складання графіка документообігу трудомістка. У зв'язку з цим нижче нами наводиться графік документообігу деяких документів з обліку відпускних (табл. 2).
Таблиця 2
Графік документообігу
Відповідно до ст. 149 ТК працівники мають право на трудові та соціальні відпустки за наявності підстав, передбачених цим Кодексом. Під відпусткою розуміється звільнення від роботи за трудовим договором на певний період для відпочинку та інших соціальних цілей зі збереженням колишньої роботи і заробітної плати у випадках, передбачених цим Кодексом. Надані працівникам відпустки для цілей бухгалтерського обліку можна класифікувати за різними ознаками.
Трудовий відпустка надається за роботу протягом року (щорічно) зі збереженням колишньої роботи і середнього заробітку (ст. 153 ТК), тобто завжди оплачувана. Що ж до соціальних відпусток, то вони можуть бути як оплачуваними, так і не оплачуваними. Оплата соціальних відпусток може бути передбачена безпосередньо ТК, або локальними актами наймача (колективним договором, положенням про оплату праці тощо).
Аспекти облікової політики
Відповідно до п. 7 Положення з бухгалтерського обліку "Облікова політика організації" затвердженого постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 17.04.2002 № 62 (з урахуванням змін від 12.11.2003 № 152) облікова політика організації включає в себе:
· Опис прийнятих способів ведення бухгалтерського обліку;
· План рахунків бухгалтерського обліку організації;
· Застосовувані організацією форми первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, якщо вони відрізняються від типових;
· Регламентацію руху первинних документів і регістрів в бухгалтерському обліку організації (графік документообігу).
Отже, стосовно операцій, пов'язаних з наданням працівникам відпусток, також необхідно врахувати ці аспекти. Зупинимося докладніше на деяких з них.
Робочий план рахунків бухгалтерського обліку організації
Відповідно до ст. 2 Закону Республіки Білорусь "Про бухгалтерський облік та звітності" від 18.10.1994 (в ред. Від 29.12.2006 № 188-З) (далі - Закон № 188-З) план рахунків бухгалтерського обліку організації - систематизований перелік рахунків, розроблений організацією на основі типового плану рахунків бухгалтерського обліку з урахуванням галузевих та інших особливостей господарської діяльності. Відповідно до Типового плану рахунків та Інструкції щодо застосування Типового плану рахунків, затвердженого постановою Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 30.05.2003 № 89 організація може передбачити один з таких варіантів обліку розрахунків по оплачуваним відпусток:
- Без формування резерву для нарахування оплати відпусток;
- Формування резерву для нарахування оплати відпусток. У цьому випадку до рахунку для узагальнення інформації про стан рух сум, зарезервованих у встановленому порядку для врегулювання фінансових результатів за допомогою рівномірного включення витрат у витрати звернення організації, призначений рах. 96 "Резерви майбутніх витрат". Оскільки аналітичний облік за рах. 96 ведеться в розрізі окремих видів резервів, то до рах. 96 в робочому плані рахунків організації відкривається окремий субрахунок "Резерв майбутніх витрат на оплату відпусток працівникам".
Щоб правильно формувати резерв повинен бути складений розрахунок. З цією метою розраховується сума, яка буде витрачена приблизно за рік на оплату праці (без урахування відпускних), а яка - на оплату відпусток. З обох сум обчислюється сума відрахувань до Фонду соціального захисту населення. Потім визначається відсоток щомісячних відрахувань у резерв. Для цього передбачувану суму на оплату відпусток і належних від них відрахувань до Фонду соціального захисту населення потрібно поділити на величину планованої річної зарплати співробітників і помножити результат на 100 відсотків. Цей документ є підставою для щомісячних відрахувань в бухгалтерському обліку сум у резерв.
Документація з оформлення відпусток
Згідно з вимогами ст. 2 Закону № 188-З бухгалтерський облік - система безперервного і суцільного документального відображення інформації про господарську діяльність організації методом подвійного запису в грошовому виразі на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до законодавства Республіки Білорусь.
Факт здійснення господарської операції підтверджується первинним обліковим документом, що має юридичну силу, який складається відповідальним виконавцем спільно з іншими учасниками операції (ст. 2 Закону № 188-З). Первинний обліковий документ - документ, що підтверджує факт здійснення господарської операції, складений у момент його вчинення або безпосередньо після її здійснення і призначений для відображення результату господарської операції на рахунках бухгалтерського обліку.
Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за типовими формами, затвердженими Міністерством фінансів Республіки Білорусь (для Національного банку Республіки Білорусь, банків - Національним банком Республіки Білорусь), за формами, затвердженими республіканськими органами державного управління, підпорядкованими Раді Міністрів Республіки Білорусь, які здійснюють методологічне керівництво бухгалтерським обліком і звітністю організацій відповідних галузей економіки. При відсутності затверджених типових форм (форм) або нестачі міститься в них організація приймає до обліку самостійно розроблені і затверджені первинні облікові документи (ст. 9 Закону № 188-З). Отже, необхідно з'ясувати, які саме з документів, якими оформляється надання та оплата відпустки, є типовими (табл. 1), а які організація розробляє самостійно.
Таблиця 1
Типові первинні документи з оформлення відпусток
| № п / п | Документ | Що оформляється | Ким і коли затверджений |
| 1 | Наказ (розпорядження) про надання відпустки (форма № Т-6) | Застосовується для оформлення щорічної та інших видів відпусток, що надаються працівникам відповідно до ТК, чинним законодавством, колективними договорами та графіками відпусток. Заповнюється у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається в бухгалтерію | Наказ ЦСУ ССС від 09.09.1980 № 443 |
| 2 | Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12) | Застосовуються для обліку використання робочого часу всіх категорій працюючих, для контролю за дотриманням робітниками і службовцями встановленого режиму робочого часу, для отримання даних про відпрацьований час, розрахунку заробітної плати, а також для складання статистичної звітності з праці. Складаються в одному примірнику уповноваженим на те особою, після відповідного оформлення передаються до бухгалтерії | Постанова Держкомстату СРСР від 28.12.1989 № 241 |
| 3 | Табель обліку використання робочого часу (форма Т-13) | Застосовується для використання робочого часу (без підрахунку заробітку) | Наказ ЦСУ ССС від 17.12.1972 № 902 |
| 4 | Розрахунково-платіжна відомість (форма № Т-49) | Застосовується для розрахунку та видачі заробітної плати і пенсії всім категоріям працюючих. Складається в одному примірнику в бухгалтерії на підставі даних "Особового рахунку" (форма № Т-54). Нарахування заробітної плати проводиться на підставі даних первинних документів з обліку виробітку, фактично відпрацьованого часу, доплатних листків та інших документів. Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати і визначається сума, що підлягає до видачі | Наказ ЦСУ ССС від 17.12.1974 № 902 |
| 5 | Розрахункова відомість (форма № Т-51) | Застосовується для розрахунку заробітної плати і пенсії всім категоріям працюючих. При цьому "Особовий рахунок" (форма № Т-54) не ведеться. Складається в одному примірнику в бухгалтерії | Наказ ЦСУ ССС від 17.12.1974 № 902 |
| 6 | Платіжна відомість (форма № Т-53) | Застосовується для обліку видачі заробітної плати і пенсії. На титульному аркуші форми вказується загальна сума виданої і депонованої заробітної плати. При необхідності в графі "Примітка" вказується номер пред'явленого документа | Наказ ЦСУ ССС від 17.12.1974 № 902 |
| 7 | Особовий рахунок (форма № Т-54) | Особовий рахунок застосовується для відображення відомостей про заробітну плату за минулі періоди та пенсії. Заповнюється працівником бухгалтерії. Форма № Т-54 застосовується для запису всіх видів нарахувань та утримань із заробітної плати на підставі первинних документів з обліку виробітку та виконаних робіт, відпрацьованого часу і документів на різні види оплат. На підставі даних особового рахунку складається розрахунково-платіжна відомість форми № Т-49 | Наказ ЦСУ ССС від 17.12.1974 № 902 |
| 8 | Особовий рахунок (форма № Т-54а) | Форма № Т-54а застосовується при обробці облікових даних за допомогою засобів обчислювальної техніки і містить тільки умовно-постійні реквізити про працівника. Дані по розрахунку заробітної плати вкладаються щомісячно в особовий рахунок у вигляді машинограми. Зміст граф машинограми особового рахунку може бути надруковано на третій сторінці форми чи на самій машинограмме. Друга і четверта сторінки використовуються для друкування кодів видів оплат та утримань. Вільні графи у верхній таблиці можуть бути використані для різних необхідних записів | Наказ ЦСУ ССС від 17.12.1974 № 902 |
| 9 | Графік відпусток | У відповідності зі статтею 168 Трудового кодексу Республіки Білорусь черговість надання трудових відпусток встановлюється для колективу працівників графіком трудових відпусток, затверджується наймачем за погодженням з профспілкою, або наймачем за погодженням з працівником у разі відсутності профспілки. Графік трудових відпусток складається на календарний рік не пізніше 5 січня або іншого строку, встановленого колективним договором, угодою або узгодженого наймачем з профспілкою, і доводиться до відома всіх працівників | Головою Державного комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь 28.12.1999 |
| 10 | Записка про відпустку | Використовується при оформленні працівникові відпустки. У ній наводиться інформація про тривалість у календарних днях трудового відпустки надається відповідно до законодавства, передбачені колективним договором, угодою, наймачем або трудовим договором, а також соціальні відпустки із зазначенням періоду відпустки | Постанова Міністерства фінансів Республіки Білорусь від 18.10.2000 № 110 |
Графік документообігу
Згідно з пунктом 5.2 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого Міністерством фінансів СРСР 29.07.1983 № 105 (далі - Положення № 105) роботу зі складання графіка документообігу організовує головний бухгалтер. Графік документообігу затверджується наказом керівника підприємства, установи. Графік документообігу може бути оформлений у вигляді схеми чи переліку робіт зі створення, перевірки та обробки документів, виконуваних кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт (п. 5.4 Положення № 105).
При формування графіка документообігу слід враховувати вимоги Переліку типових документів органів державної влади типових документів органів державної влади та управління, установ, організацій та підприємств Республіки Білорусь щодо організації системи управління, ціноутворення, фінансів, страхування та управління державним майном, приватизації, зовнішньоекономічних зв'язків з зазначенням термінів зберігання, затвердженого постановою Державного комітету по архівах і діловодству Республіки Білорусь від 06.08.2001 № 38 (у редакції від 28.04.2004 № 4) за термінами зберігання документів в організації.
Робота зі складання графіка документообігу трудомістка. У зв'язку з цим нижче нами наводиться графік документообігу деяких документів з обліку відпускних (табл. 2).
Таблиця 2
Графік документообігу
| Найменування документа | Графік відпусток | Табель обліку використання робочого часу | Розрахунково-платіжна відомість | Розрахункова відомість | Платіжна відомість | Журнал реєстрації платіжних відомостей |
| Код форми | Т-7 | Т-13 | 49 | Т-51 | Т-53 | - |
| Кількість примірників | 1 | |||||
| Відповідальний за складання | Працівник відділу кадрів | Бухгалтер | ||||
| Документи, на основі яких складаються дані | Заява працівника | Табельний облік, листки непрацездатності, довідки тощо | Первинні документи з обліку виробітку - наряди, рапорти про вироблення, розкрійні карти; з обліку фактично відпрацьованого часу - Табель обліку використання робочого часу форми Т-13 | Розрахункова відомість форми Т-51 | Розрахунково-платіжна відомість форми Т-49, платіжна відомість форми Т-53 | |
| Термін складання | Щорічно не пізніше 5 січня поточного року | Щодня в робочі дні | За три дні до терміну виплати заробітної плати, узгодженого з банком | За один день до виплати заробітної плати | ||
| Відповідальний за перевірку | Начальник відділу кадрів | Головний бухгалтер | ||||
| Термін перевірки | Один день з дня складання | |||||
| Хто затверджує (підписує) | Керівник організації, начальник відділу кадрів | Начальник відділу кадрів | Керівник, головний бухгалтер | Головний бухгалтер | Керівник, головний бухгалтер | головний бухгалтер |
| Термін затвердження | У день складання | |||||
| Куди передається | У відділ кадрів (у бухгалтерію - копія) | В бухгалтерію | У касу | В бухгалтерію | ||
| Термін передачі | Не пізніше наступного дня після підписання | |||||
| Документи, в яких проводяться записи | - | - | Особовий рахунок форми Т-54, журнал реєстрації платіжних відомостей | Особовий рахунок форми Т-54 | Особовий рахунок форми Т-54, журнал реєстрації платіжних відомостей | - |
| Документи, що складаються на підставі даного | - | Розрахункова або розрахунково-платіжна відомість | Особовий рахунок, чек в банк, видатковий касовий ордер на видану суму | Платіжна відомість, особовий рахунок | Видатковий касовий ордер на видану суму | - |
| Місце зберігання | Відділ кадрів | Бухгалтерія | Каса | Бухгалтерія | Каса | Бухгалтерія |
| Відповідальний за зберігання | Начальник відділу кадрів | Головний бухгалтер | ||||
| Термін зберігання | 3 роки за умови завершення ревізії, після проведення податкової перевірки | 3 роки за умови завершення ревізії, після проведення податкової перевірки. За відсутності особових рахунків - 75 років | 3 роки за умови завершення ревізії, після проведення податкової перевірки |
Відпустка без збереження заробітної плати
Відповідно до ст. 150 Трудового кодексу Республіки Білорусь від 26.07.1999 № 296-З (з урахуванням змін від 29.06.2006 № 138-З) (далі - ТК) під відпусткою розуміється звільнення від роботи за трудовим договором на певний період для відпочинку та інших соціальних цілей з збереженням колишньої роботи. Крім щорічних оплачуваних відпусток працівникам можуть надаватися відпустки без збереження заробітної плати. Такі відпустки умовно можна згрупувати в три групи (табл. 3):
- Відпустки без збереження заробітної плати, які наймач зобов'язаний надати працівнику:
- Відпустки без збереження заробітної плати по сімейно-побутових і інших поважних причин, що надається за домовленістю між працівником і наймачем;
- Відпустки без збереження або з частковим збереженням заробітної плати, що надаються за ініціативою наймача.
Таблиця 3
Отпуска без сохранения заработной платы, которые наниматель обязан предоставить работнику, оформляются на основании заявления работника. В заявлении указывается основание - ссылка на статью ТК.
Отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, предоставляемый по договоренности между работником и нанимателем также оформляются на основании заявления работника. Однако в этом случае в заявлении работник указывает уважительную причину. Является ли причина уважительной - решает наниматель. Он же с учетом интересов производства определяет возможность предоставления отпуска в указанное работником время, а также продолжительность предоставляемого отпуска.
Отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя, инициируются нанимателем. В этом случае работник должен дать письменное согласие на такой отпуск. В противном случае наниматель могут расцениваться как простой. Згідно зі ст. 34 ТК для целей оплаты труда простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.). Оплата труда работников в случае простоя не по их вине не может быть ниже 2/3 установленной тарифной ставки (оклада) (ст. 71 ТК).
Подчеркнем, что работник, получив отпуск без сохранения заработной платы, может в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность нанимателя.
Как и трудовые отпуска, отпуска, без сохранения заработной платы, оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске устанавливается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 152 ТК).
Руководитель (директор) идет в отпуск
Понятно, что организация не может нормально функционировать, если отсутствует ее руководитель (директор, генеральный директор и т.п.) (далее - руководитель) и при этом его функции ни кем не исполняются. Следовательно, необходимо правильно документально оформить этот аспект. Такое оформление зависит от организационной структуры самой организации, а также организационно-правовой формы организации (унитарное предприятие, ООО, ОДО, ЗАО и др.).
Если у руководителя имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. Если же организация небольшая и у руководителя нет заместителя, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска по общему правилу издается приказ, которым назначается временно исполняющий обязанности. При временном отсутствии (в связи с отпуском, болезнью и по другим причинам) директора (руководителя), т.е. первого лица, приказом вышестоящей организации, приказом по организации либо протоколом собрания учредителей выполнение обязанностей директора возлагается на другое лицо. Здесь есть одна особенность, если в отпуск отправляется директор частного унитарного предприятия, являющийся одновременно его учредителем, то он заявление на отпуск не пишет. В этом случае оформляется приказ на отпуск, в котором назначается временно исполняющего обязанности на время отсутствия руководителя.
Для подтверждения полномочий осуществления хозяйственной и финансовой деятельности предприятия этому работнику директором или собранием учредителей выдается доверенность на осуществление управленческих функций. Відповідно до ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Если в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке оформлена как первая или единственная подпись директора, то для выполняющего обязанности директора также следует предусмотреть право распоряжения счетом и подписания расчетных документов.
Как правило, при отсутствии руководителя, работник, назначенный исполняющим обязанности руководителя, получает доплату в размере разницы между его фактическим окладом и должностным окладом директора (без персональной надбавки).
В отпуск идет главный бухгалтер
Как и в случае с руководителем организации, если у главного бухгалтера имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия главного бухгалтера, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. В ином случае на период отпуска (или отсутствия по другим причинам) главного бухгалтера приказом по организации назначается лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета и отчетности.
Если подпись главного бухгалтера оформлена в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке, следует внести соответствующие изменения аналогично рассмотренному выше порядку в отношении руководителя организации. Исполняющий обязанности главного бухгалтера будет подписывать первичные и прочие документы, налоговые декларации, расчеты, отчеты и т.п. На время отсутствия главного бухгалтера приказом об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника дополнительные функции возлагаются на другое лицо, как правило, бухгалтера.
Приклад
В отпуске - один из работников, работающих по специально установленному графику сменности.
Как правило, такая ситуация возникает у сторожей, дежурных электриков и других категорий работников, работающих по специально установленному графику сменности на условиях суммированного учета рабочего времени. При этом выполнение обязанностей временно отсутствующего работника приказом возлагается на другого работника или распределяется пропорционально между остальными работниками.
Во втором случае следует предусмотреть установление несколько иного графика сменности - такого, чтобы обеспечивался непрерывный цикл функционирования той службы организации, в которой данный работник работает.
Работнику (или нескольким) назначается доплата за дополнительные обязанности в размере до 100% оклада отсутствующего работника (или пропорционально распределенная между работниками) в соответствии с количеством отработанных часов. Кроме того, все часы, отработанные работниками сверх установленной на месяц нормы продолжительности рабочего времени, должны быть оплачены как сверхурочные.
Бухгалтерський облік
Отражение сумм расчетов уходящему в отпуск работнику отражается на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в зависимости от закрепленного в учетной политике метода. Если резерв создавался, то в бухгалтерском учете начисленные суммы отражаются непосредственно на счете 96 "Резервы предстоящих расходов" субсчета "Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам" (табл. 4), а если не создавался, то без участия этого счета (табл. 5).
Таблиця 4
Таблиця 5
Нами отмечалось, что на время отсутствия основного работника, работнику, исполняющему его обязанности, производится доплата. В бухгалтерском учете эти операции отражаются аналогично тому, как отражается начисление заработной платы (табл. 6).
Таблиця 6
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Цивільний кодекс Республіки Білорусь від 7 грудня 1998 р . № 218-З. Прийнятий Палатою представників 28 жовтня 1998 . Схвалений Радою Республіки 19 листопада 1998 . (Відомості Національних зборів Республіки Білорусь, 1999 р ., № 7-9, ст.101.). ЮРИДИЧНА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА «ЮСІАС» - 2008р.
3. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 року. ЮРИДИЧНА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА «ЮСІАС» - 2008р.
4. Василевич Г.А. Конституційне право Республіки Білорусь: Підручник. - Мінськ: Книжковий будинок; Інтерпрессервіс, 2003. - 882с.
5. Колбасін Д.А. Цивільне право. Загальна частина. - Мн.: ПоліБіг. На замовлення громадського об'єднання «Молодіжне наукове товариство». 1999. - 374с.
6. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г.А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
7. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
8. Трудове право: Підручник / В.І Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишка та ін; За заг. ред. В.І. Семенкова. - 3-е вид.; Перероб. і доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
9. Трудове право Республіки Білорусь: Практичний посібник / Важенкова Т.М. - Мн.: УП «Молодіжне», 2003.
10. Трудове право Республіки Білорусь, Короткий виклад курсу / В.А. Круглов. - Мн.: Бенедикт 2004. - 75С.
Відповідно до ст. 150 Трудового кодексу Республіки Білорусь від 26.07.1999 № 296-З (з урахуванням змін від 29.06.2006 № 138-З) (далі - ТК) під відпусткою розуміється звільнення від роботи за трудовим договором на певний період для відпочинку та інших соціальних цілей з збереженням колишньої роботи. Крім щорічних оплачуваних відпусток працівникам можуть надаватися відпустки без збереження заробітної плати. Такі відпустки умовно можна згрупувати в три групи (табл. 3):
- Відпустки без збереження заробітної плати, які наймач зобов'язаний надати працівнику:
- Відпустки без збереження заробітної плати по сімейно-побутових і інших поважних причин, що надається за домовленістю між працівником і наймачем;
- Відпустки без збереження або з частковим збереженням заробітної плати, що надаються за ініціативою наймача.
Таблиця 3
| № п / п | Категорія працівників | Кількість днів відпустки | Підстава |
| 1 | Наймач зобов'язаний надати працівникові відпустку без збереження заробітної плати | ||
| 1.1 | Жінкам, які мають двох і більше дітей віком до чотирнадцяти років або одну дитину-інваліда віком до вісімнадцяти років | До 14 календарних днів | Ст. 189 ТК |
| 1.2 | Учасникам Великої Вітчизняної війни та особам, прирівняним до них по пільгах | ||
| 1.3 | Працівникам, які здійснюють догляд за хворим членом сім'ї відповідно до медичного висновку (без видачі лікарняного листка або його замінює) | ||
| 1.4 | Пенсіонерам за віком та інвалідам, які працюють на виробництвах, у цехах і на дільницях, спеціально призначених для праці цих осіб | До 60 календарних днів | |
| 1.5 | Працівникам, які мають відповідно до медичного висновку путівку для санаторно-курортного лікування, строк якого перевищує тривалість трудового відпустки, - на відсутню час (з додаванням часу на проїзд), а якщо трудовий відпустку використаний, - на весь термін путівки (з додаванням часу на проїзд) | ||
| 1.6 | Пенсіонерам за віком та інвалідам, які працюють у навчально-виробничих організаціях товариств глухих | ||
| 1.7 | Працівникам, які мають відповідно до медичного висновку путівку для санаторно-курортного лікування, строк якого перевищує тривалість трудового відпустки | на відсутню час (з додаванням часу на проїзд), а якщо трудовий відпустку використаний на весь термін путівки (з додаванням часу на проїзд) | |
| 1.8 | Працівникам, допущеним до вступних іспитів у вищі і середні спеціальні навчальні заклади, надається відпустка без збереження заробітної плати | Не менше 15 календарних днів, а в середні спеціальні навчальні заклади - не менше 10 календарних днів, не враховуючи часу на проїзд до місця знаходження навчального закладу і назад | Ст. 212 ТК |
| 1.9 | Работникам, обучающимся без отрыва от производства на подготовительных отделениях при высших учебных заведениях для сдачи выпускных экзаменов | Не менее 15 календарных дней, не считая времени на проезд к месту нахождения учебного заведения и обратно | Ст. 213 ТК |
| 1.10 | Работникам, допущенным к сдаче вступительных экзаменов в аспирантуру | До 30 календарных дней (из расчета по 10 календарных дней на каждый экзамен) | Ст. 219 |
| 2 | По договоренности между работником и нанимателем | Ст. 190 ТК | |
| 2.1 | Отпуск без сохранения заработной платы, если иное не установлено коллективным договором, соглашением, может предоставляться по договоренности между работником и нанимателем по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, помимо тех, которые предусмотрены частью первой статьи 189 ТК. Уважительность причин оценивает наниматель, если иное не установлено коллективным договором, соглашением | Соответствующей продолжительности | |
| 2.2 | Наниматель по рекомендациям соответствующих учебных заведений вправе предоставлять обучающимся на последних курсах вечерних и заочных высших и средних специальных учебных заведений для ознакомления непосредственно на производстве с работой по избранной специальности и подготовки материалов к дипломному проекту | 30 календарных дней | Ст. 217 ТК |
| 2.3 | Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту работы, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск без сохранения заработной платы | Соответствующей продолжительности | Ст. 347 ТК |
| 3 | По инициативе нанимателя | ||
| 3.1 | При необходимости временной приостановки работ или временного уменьшения их объема наниматель с целью предотвращения увольнения работников по сокращению численности или штата вправе с согласия работника (работников) предоставить ему (им) отпуск (отпуска) без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, если иное не предусмотрено коллективным договором, соглашением | Соответствующей продолжительности | Ст. 191 ТК |
Отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым и другим уважительным причинам, предоставляемый по договоренности между работником и нанимателем также оформляются на основании заявления работника. Однако в этом случае в заявлении работник указывает уважительную причину. Является ли причина уважительной - решает наниматель. Он же с учетом интересов производства определяет возможность предоставления отпуска в указанное работником время, а также продолжительность предоставляемого отпуска.
Отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемые по инициативе нанимателя, инициируются нанимателем. В этом случае работник должен дать письменное согласие на такой отпуск. В противном случае наниматель могут расцениваться как простой. Згідно зі ст. 34 ТК для целей оплаты труда простоем признается временное (сроком не более 6 месяцев) отсутствие работы по причине производственного или экономического характера (выход из строя оборудования, механизмов, отсутствие сырья, материалов, электроэнергии и т.д.). Оплата труда работников в случае простоя не по их вине не может быть ниже 2/3 установленной тарифной ставки (оклада) (ст. 71 ТК).
Подчеркнем, что работник, получив отпуск без сохранения заработной платы, может в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность нанимателя.
Как и трудовые отпуска, отпуска, без сохранения заработной платы, оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом. Примерная форма записки об отпуске устанавливается Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 152 ТК).
Руководитель (директор) идет в отпуск
Понятно, что организация не может нормально функционировать, если отсутствует ее руководитель (директор, генеральный директор и т.п.) (далее - руководитель) и при этом его функции ни кем не исполняются. Следовательно, необходимо правильно документально оформить этот аспект. Такое оформление зависит от организационной структуры самой организации, а также организационно-правовой формы организации (унитарное предприятие, ООО, ОДО, ЗАО и др.).
Если у руководителя имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. Если же организация небольшая и у руководителя нет заместителя, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия руководителя, то в этом случае на время отпуска по общему правилу издается приказ, которым назначается временно исполняющий обязанности. При временном отсутствии (в связи с отпуском, болезнью и по другим причинам) директора (руководителя), т.е. первого лица, приказом вышестоящей организации, приказом по организации либо протоколом собрания учредителей выполнение обязанностей директора возлагается на другое лицо. Здесь есть одна особенность, если в отпуск отправляется директор частного унитарного предприятия, являющийся одновременно его учредителем, то он заявление на отпуск не пишет. В этом случае оформляется приказ на отпуск, в котором назначается временно исполняющего обязанности на время отсутствия руководителя.
Для подтверждения полномочий осуществления хозяйственной и финансовой деятельности предприятия этому работнику директором или собранием учредителей выдается доверенность на осуществление управленческих функций. Відповідно до ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации. Доверенность от имени юридического лица, основанного на собственности Республики Беларусь или собственности административно-территориальной единицы, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером этой организации.
Если в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке оформлена как первая или единственная подпись директора, то для выполняющего обязанности директора также следует предусмотреть право распоряжения счетом и подписания расчетных документов.
Как правило, при отсутствии руководителя, работник, назначенный исполняющим обязанности руководителя, получает доплату в размере разницы между его фактическим окладом и должностным окладом директора (без персональной надбавки).
В отпуск идет главный бухгалтер
Как и в случае с руководителем организации, если у главного бухгалтера имеется заместитель, в должностной инструкции которого предусмотрено исполнение обязанностей на время отсутствия главного бухгалтера, то в этом случае на время отпуска именно он и исполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией. В ином случае на период отпуска (или отсутствия по другим причинам) главного бухгалтера приказом по организации назначается лицо, на которое возлагается ведение бухгалтерского учета и отчетности.
Если подпись главного бухгалтера оформлена в карточке с образцами подписей и оттиска печати в банке, следует внести соответствующие изменения аналогично рассмотренному выше порядку в отношении руководителя организации. Исполняющий обязанности главного бухгалтера будет подписывать первичные и прочие документы, налоговые декларации, расчеты, отчеты и т.п. На время отсутствия главного бухгалтера приказом об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника дополнительные функции возлагаются на другое лицо, как правило, бухгалтера.
Приклад
В отпуске - один из работников, работающих по специально установленному графику сменности.
Как правило, такая ситуация возникает у сторожей, дежурных электриков и других категорий работников, работающих по специально установленному графику сменности на условиях суммированного учета рабочего времени. При этом выполнение обязанностей временно отсутствующего работника приказом возлагается на другого работника или распределяется пропорционально между остальными работниками.
Во втором случае следует предусмотреть установление несколько иного графика сменности - такого, чтобы обеспечивался непрерывный цикл функционирования той службы организации, в которой данный работник работает.
Работнику (или нескольким) назначается доплата за дополнительные обязанности в размере до 100% оклада отсутствующего работника (или пропорционально распределенная между работниками) в соответствии с количеством отработанных часов. Кроме того, все часы, отработанные работниками сверх установленной на месяц нормы продолжительности рабочего времени, должны быть оплачены как сверхурочные.
Бухгалтерський облік
Отражение сумм расчетов уходящему в отпуск работнику отражается на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" в зависимости от закрепленного в учетной политике метода. Если резерв создавался, то в бухгалтерском учете начисленные суммы отражаются непосредственно на счете 96 "Резервы предстоящих расходов" субсчета "Резерв предстоящих расходов на оплату отпусков работникам" (табл. 4), а если не создавался, то без участия этого счета (табл. 5).
Таблиця 4
| № п / п | Дебет | Кредит | Зміст операції |
| 1 | 20, 23, 26 и др. | 96 | Формирование резерва предстоящих расходов на оплату отпусков |
| 2 | 96 | 70 | Начислены отпускные в соответствии с трудовым законодательством за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков |
| 3 | 84 | 70 | Начислены отпускные в соответствии с коллективным договором за счет средств фонда потребления |
| 4 | 96 | 69 | Начислены отчисления в Фонд социальной защиты населения на отпускные за счет резерва предстоящих расходов на оплату отпусков |
| № п / п | Счет дебета | Рахунок кредиту | Зміст операції |
| 1 | 20, 23, 26 и др. | 70 | Начислены отпускные в соответствии с трудовым законодательством за текущий месяц |
| 2 | 84 | 70 | Начислены отпускные в соответствии с коллективным договором за счет средств фонда потребления |
| 3 | 20, 23, 26 и др. | 69 | Начислены отчисления в Фонд социальной защиты населения на отпускные |
| 4 | 20, 23, 26 и др. | 76-2 | Начислены отчисления в Белгосстрах на отпускные |
| 5 | 97 | 70 | Начислены отпускные в соответствии с трудовым законодательством за период, выходящий за пределы текущего месяца |
| 6 | 20, 23, 26 и др. | 97 | Списание сумм отпускных в состав расходов текущего месяца |
Таблиця 6
| № п / п | Счет дебета | Рахунок кредиту | Зміст операції |
| 1 | 20, 23, 26 и др. | 70 | Начислена заработная плата работнику (согласно его окладу тарифу) |
| 2 | 20, 23, 26 и др. | 70 | Начислена доплата за выполнение обязанностей временно отсутствующего (находящегося в отпуске) работника |
| 3 | 20, 23, 26 и др. | 69 | Начислены отчисления в Фонд социальной защиты населения от начисленной суммы |
| 4 | 20, 23, 26 и др. | 76-2 | Начислены отчисления в Белгосстрах от начисленной суммы |
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Конституція Республіки Білорусь. Прийнята на республіканському референдумі 24 листопада 1996р. / Мінськ «Білорусь» 1997.
2. Цивільний кодекс Республіки Білорусь від
3. Трудовий кодекс Республіки Білорусь, прийнятий Палатою представників 8 червня 1999 року. Схвалений Радою республіки 30 червня 1999 року. ЮРИДИЧНА ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА АВТОМАТИЗОВАНА СИСТЕМА «ЮСІАС» - 2008р.
4. Василевич Г.А. Конституційне право Республіки Білорусь: Підручник. - Мінськ: Книжковий будинок; Інтерпрессервіс, 2003. - 882с.
5. Колбасін Д.А. Цивільне право. Загальна частина. - Мн.: ПоліБіг. На замовлення громадського об'єднання «Молодіжне наукове товариство». 1999. - 374с.
6. Коментар до Трудового кодексу Республіки Білорусь. Під ред. Василевича Г.А. Видавництво Амалфея. / 2003. - 1120с.
7. Трудове право: Підручник / В.І. Семенков; За заг. ред. Семенкова В.І. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
8. Трудове право: Підручник / В.І Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишка та ін; За заг. ред. В.І. Семенкова. - 3-е вид.; Перероб. і доп. - Мн.: Амалфея, 2006с.
9. Трудове право Республіки Білорусь: Практичний посібник / Важенкова Т.М. - Мн.: УП «Молодіжне», 2003.
10. Трудове право Республіки Білорусь, Короткий виклад курсу / В.А. Круглов. - Мн.: Бенедикт 2004. - 75С.