Автоматизування розрахунку по визначенню потреби і забезпеченості сільськогосподарського підприємства

Міністерство сільського господарства Російської Федерації

Великолукскому державна сільськогосподарська академія

Кафедра інформатики, інформаційних технологій і систем управління

Курсова робота

На тему

«Автоматизовані розрахунку по визначенню потреби і забезпеченості сільськогосподарського підприємства в добривах»

Великі Луки 2009

Завдання на розробку

Розробити кодифікатор, класифікатор "добрива" - для розрахунку вартості необхідних добрив, вхідні документи - кількість внесених добрив в певний місяць, на певний вид посівів, вихідні документи - розрахунок вартості внесених добрив за 3 місяці.

Зміст

Введення

1. Економічна сутність завдання

1.1 Постановка завдання

1.2 Система показників та методів їх розрахунку

2. Інформаційне забезпечення

2.1 Проектування класифікаторів

2.2 Проектування форм вхідних документів

2.3 Проектування форм вихідних документів

3. Алгоритм і програмне забезпечення. Контрольний приклад

3.1 Алгоритм рішення задачі

3.2 Контрольний приклад

3.3 Макроси (модулі)

4. Інструкції щодо використання програмного забезпечення

5. Економічна ефективність автоматизації

Висновок

Список літератури

Додаток

Введення

Важливим фактором підвищення ефективності виробництва в будь-якій галузі є поліпшення управління. Удосконалення методів і форм управління відбувається на основі досягнення науково-технічного прогресу, що займається вивченням законів, методів і способів, накопичень, обробки і передачі інформації за допомогою комп'ютерів та інших технічних засобів.

Методи і засоби інформатики реалізуються у вигляді автоматизованих інформаційних технологій (RTA).

Автоматизовані інформаційні технології (АІТ) - це системно організована для вирішення завдань управління сукупність методів і засобів реалізації збору, реєстрації, передачі, накопичення, пошуку, обробки та захисту інформації на базі застосування розвиненого програмного забезпечення, використання засобів обчислювальної техніки і зв'язку, а також способів , за допомогою яких інформація пропонується клієнтам. В якості основного засобу автоматизації інформаційно-управлінської діяльності сьогодні виступають персональні ЕОМ.

Автоматизована обробка економічної інформації з використанням засобів зв'язку та оргтехніки озброює адміністрацію організації та безпосередніх виконавців точними відомостями про обсяг роботи, виконаної за будь-який проміжок часу, про використання трудових та матеріальних ресурсів, про прибутковість деяких видів продукції, про результати діяльності підприємства в цілому та ін

Використання сучасних інформаційних технологій в сфері управління забезпечує підвищення якості економічної інформації, зниження витрат часу на її обробку, збільшення точності інформації, її об'єктивності і, внаслідок цього, можливість прийняття своєчасних управлінських рішень на всіх рівнях організації виробництва.

З метою автоматизації розрахунку фінансового результату від визначення потреби і забезпеченості сільськогосподарського підприємства в добривах необхідно розробити програму для автоматичного заповнення вихідних документів на основі наявних вхідних.

Метою автоматизації є підвищення соціально-економічної ефективності управління, зниження тимчасових, трудових, матеріальних і фінансових витрат, підвищення оперативності та достовірності обробки інформації.

Головними завданнями даної курсової роботи є:

1. Розробка класифікаторів і кодифікаторів.

2. Розробка вхідних і вихідних документів.

3. Підготовка контрольного прикладу.

4. Налагодження програмного забезпечення на контрольному прикладі.

1. Економічна сутність завдання

1.1 Постановка завдання

Під економічною сутністю завдання розуміється характеристика системи техніко-економічних показників та розробка методів їх розрахунку.

Це програмне забезпечення призначене для працівників бухгалтерії сільськогосподарського підприємства, що займаються розрахунком вартості внесених добрив. Необхідність автоматизації розрахунку вартості добрив полягає у зменшенні часових витрат по заповненню документів, збільшення ефективності роботи бухгалтерів та оперативності бухгалтерського обліку.

Головна мета створення даної роботи - автоматизація розрахунку по визначенню потреби і забезпеченості сільськогосподарського підприємства в добривах. Для досягнення даної мети необхідно розробити:

- Систему показників для розрахунку;

- Класифікатори;

- Кодифікатори;

- Вхідні документи;

- Вихідні документ.

Автоматизований розрахунок вартості добрив проводиться щомісяця.

Спосіб збору вихідних даних автоматизований, рішення задачі проводитися на персональному комп'ютері співробітника бухгалтерії даного сільськогосподарського підприємства.

Для автоматизації поставленого завдання використані електронні таблиці баз даних програми Microsoft A сс ess, тому що вони є найбільш простими та зручними у застосуванні для користувача і змінювати їх не вимагає великих витрат часу ^1.

1.2 Система показників та методів їх розрахунку

Усі показники даної задачі можна класифікувати наступним чином:

- Вхідні: загальний код, найменування внесеного в даному місяці добрива, кількість внесеного добрива кг. на 1 га за планом за планом, кількість внесеного добрива кг. на 1 га за планом по факту.

- Вихідні: розрахунок суми по кожному Добрива, внесені на посіви вівса за один місяць; розрахунок суми по кожному Добрива, внесені на посіви ячменю за один місяць; розрахунок суми по кожному Добрива, внесені на посіви пшениці за один місяць.

Розрахунок показників можна зробити за наступними формулами:

C _вівса = К _{у для вівса} ^х Ц _у

З _вівса - Розрахунок суми по кожному удобрення вноситься на посіви вівса за один місяць

К _{у для вівса} - що вносяться в даному місяці добрив за фактом по вівсу

Ц _{у -} ціну за 1 кг добрива, руб.

C _{пшениці} = К _{у для пшениці} ^х Ц _у

C _{пшениці} - Розрахунок суми по кожному удобрення вноситься на посіви пшениці за один місяць

К _{у для пшениці -} вносяться в даному місяці добрив за фактом по пшениці

Ц _у ціну за 1 кг добрива, руб.

C _ячменю = К _{у для ячменю} ^х Ц _у

C _ячменю - Розрахунок суми по кожному удобрення вноситься на посіви ячменю за один місяць

К _{у для ячменю -} вносяться в даному місяці добрив за фактом по ячменю

Ц _{у -} ціну за 1 кг добрива, руб.

Обраний метод розрахунку найбільш зручно розраховувати в такому програмному засобі як Microsoft A сс ess, тому що воно дозволяє використовувати різні функції, що істотно скорочує час на зміна та обробку інформації

2. Інформаційне забезпечення

2.1 Проектування класифікаторів

Прагнення до скорочення запису, створення зручностей при передачі та обробці інформації привело до необхідності застосовувати різні умовні позначення (коди). Кодування дозволяє представляти інформацію у більш компактній формі, використовувати певний метод пошуку інформації, скорочувати ручну працю при введенні даних в комп'ютер. Класифікація і подальше кодування даних дають можливість скласти кодом детальну характеристику предмета, тоді як за назвами цього зробити не можна. Застосування кодів також полегшує групування інформації, яка займає значну питому вагу в загальній трудомісткості обробки даних. Без застосування кодів угруповання було б вельми утруднена через велику кількість врахованих ознак і розгалуженої класифікації. При автоматизованій обробці даних класифікація та кодування є необхідними елементами для забезпечення однозначності розуміння предметів як людиною, так і комп'ютером, і скорочення витрат праці і коштів.

Перш ніж приступити до системи кодування і класифікації інформації потрібно ознайомитися з основними визначеннями:

Класифікація - результат розподілу безлічі даних на групи.

Кодування - процес позначення номенклатури знаком або групою знаків за певними ознаками. У процесі кодування об'єкту кодування присвоюється код. За допомогою кодів забезпечується уявлення, передача, обробка та зберігання інформації.

Код - група ознак, якими позначається об'єкт кодування відповідно до прийнятої системи кодування.

Система кодування - група правил, що визначають порядок кодування. Вона досить проста в застосуванні, а так само має можливість автоматичної угруповання позицій за ознаками, закріпленим за окремими розрядом коду, і автоматичне отримання підсумків кількох ступенів; код містить детальну характеристику об'єкта і легко заповнюється; легко зробити сортування по будь-яким розрядами коду.

Складемо, кодифікатор добрив, що вносяться на посіви і привласнимо їм коди, відповідні груп та підгруп добрив. Після кодифікатор, записаних у вигляді таблиць, записують структуру багатозначного коду в загальному вигляді за допомогою спеціальних позначень (хрестиків) і позначають, яка буде ознака закріплюється за кожним розрядом.

Реквізити кодифікатора готелі

Класифікатор - це документ, за допомогою якого здійснюється формалізоване опис економічної інформації в економіко-інформаційній системі ЕІС, що містить найменування об'єктів видів матеріалу і їх кодове позначення. Особливістю складання класифікаторів є те, що всі поля в них заповнюються вручну. При складанні класифікаторів використовувалася порядкова система кодування. Побудуємо класифікатор добрив.

Реквізити класифікатора

2.2 Проектування форм вхідних документів

Вхідний документ - це документ, що містить вихідні дані. У нього можуть входити первинні і накопичуються дані обліку, дані попередніх звітних періодів із суміжних систем автоматизованої обробки інформації, що надходять ззовні в підприємство. Це так же документ, що є результатом обробки вихідних даних і містить результативну інформацію.

Вхідні і вихідні форми документів, які зафіксовані на машинних носіях, утворюють інформаційну базу.

До вхідних документів належать: документи внесення добрива на посіви ячменю, внесення добрива на посіви пшениці, внесення добрива на посіви вівса, за 1 місяць. Періодичність складання вхідних документів-3 рази на рік: за трьома місяцями - травень, червень, липень.

Документ «Внесення добрив на посіви ячменю» за травень місяць.

2.3 Проектування форм вихідних документів

Документ, який є результатом обробки вихідних даних і містить результативну інформацію, називається вихідним. Дані у вихідні документи вводяться автоматично. Вони заповнюються на підставі даних вхідних документів, розглянутих раніше. Вручну вводиться тільки код послуг та код витрат ^2.

Вихідними документами в даній курсовій роботі є: р асчет вартості добрив внесених на певні посіви в кожному місяці

Р асчет вартості добрив внесених в травні

3. Алгоритм і програмне забезпечення. Контрольний приклад

3.1 Алгоритм рішення задачі

Початок

1. Присвоєння індексу i значення першого місяця

2. Присвоєння початковій сумі 0-го значення

3. Введення N = 3 місяці - періодичність виконання завдання

4. I ​​<= 3. Початок циклу 1

5. Присвоєння індексу j значення першої культури

6. Присвоєння первісної суми j ої культури 0-го значення

7. Введення n = 3 - кількість культур

8. J <= 3. Початок циклу 2

9. Введення значень ціни і кількості добрив j-ої культури за i-місяць

10. Розрахунок суми j ої культури за i-й місяць

11. Накопичення суми S 'j ої культури за i місяць

12. Присвоєння індексу j наступного кроку в циклі 2. Кінець циклу 2

13. Висновок суми S '

14. Накопичення суми S за i місяць

15. Присвоєння індексу i наступного кроку в циклі. Кінець циклу 1

16. Висновок суми S

17. Запис результат на диск

18. Роздруківка результату

Кінець

3.2 Контрольний приклад

Рішення задачі проводитися за допомогою Microsoft Access. Всі документи представлені у вигляді таблиць баз даних. У таблицях виробляються всі розрахунки. Для складання контрольного прикладу використовувалися умовні дані: дані про кількість внесеного добрива кг. на 1 га за планом за планом, кількість внесеного добрива кг. на 1 га за планом за фактом у вхідному документі заповнюються вручну.

У вихідний документ всі дані заносяться автоматично з вхідного документа.

Якщо у вхідному документі «Пшениця за червень» поміняти дані по графі - «кількість добрив у кг на 1 га за фактом», то дані вихідного документа «вихідний за червень за фактом» за графою «сума по пшениці» поміняються, згідно з новими введених даних .

ПО тестувалося на різних даних з метою визначення можливих збоїв у програмі.

3.3 Кнопкова форма

Для обробки даних в ПЗ створена кнопкова форма, яка включає в себе: 1. кнопка для відкриття вихідних документів 2. кнопка для відкриття накопичувальної відомості. 3. Кнопка для відкриття класифікатора.

Для створення кнопкової форми необхідно:

1 відкрити об'єкт «Форми» - Створити - режим Конструктора - ОК

2 на панелі елементів натиснути по елементу Кнопка і помістити її на вільне місце в області даних

3 клацнути правою кнопкою миші по елементу Кнопка і вибрати режим Властивості

4 на вкладці Макет у рядку Підпис набрати відкриття накопичувальної відомості, а на вкладці Події в рядку Натискання кнопки за допомогою кнопки (...) вибрати Макроси та ОК

5 у вікні Макрос1 набрати ввести ім'я макросу і ОК

6 у вікні відкриття накопичувальної відомості: макрос у стовпці Макрокоманда в першому полі вибрати Відкрити звіт, а в зоні Аргументи дії в рядку Ім'я звіту вибрати - накопичувальна посіви, а в рядку Режим - просмо тр. Зберегти макрос

7 підключити області заголовка і примітки і за допомогою елемента (Аа) ввести текст заголовка. Зберегти

8 Сервіс - Параметри запуску - у вікні параметри запуску в полі Висновок форми / сторінки обрати необхідну форму - ОК.

9 Зберегти зміни

Аналогічно в цю форму додаються інші кнопки (пункт 2-6).

4. Інструкція по використанню ПЗ

Головним завданням даного програмного забезпечення є розрахунок з визначення потреби і забезпеченості сільськогосподарського підприємства в добривах. Програмне забезпечення розроблене у вигляді баз даних MS Access і розміщується в окремому файлі. Вимогами до апаратного і програмного забезпечення: ПК з операційною системою Windows. Наявність стандартного пакета програм (наявність Microsoft Word, Excel і Access). Для роботи з цим програмним забезпеченням необхідно запустити програму MS Access, а потім відкрити файл добрива містить ПЗ.

У документі містяться кілька баз даних: кодифікатори, класифікатори, вхідні, вихідні документи.

У всіх цих базах даних містяться документи зазначеного типу.

Для роботи з програмним забезпеченням, створеним в рамках даної курсової роботи, використовується така інструкція з його експлуатації.

1. Відкрити об'єкти таблиць - Кодифікатор, занести дані в кодифікатор «добрива», група добрив, код, назва підгрупи добрив, код, загальний код. Заповнити Класифікатор за графами загальний код, найменування, одиниці вимірювання, ціна за 1 кг, руб.

2. Відкрити об'єкти таблиці - Вхідні документи і заповнити документи про внесення добрив на посіви ячменю за травень, червень, липень місяць, а так само заповнити аналогічні вхідні документи по посівах вівса і пшениці. Відкрити об'єкти таблиці Вихідні документи та заповнити документ розрахунок вартості добрив внесених в травні по ячменю, а так само по інших місяцях і культурам.

4. Автоматично сформуються документ «Вартість внесених добрив на загальну площу посівів за фактом», за 3 місяці, в якому відображається підсумковий показник вартості.

5. Роздрукувати необхідні документи.

6. Закрити програму MS Access.

5. Економічна ефективність автоматизації

Дана робота допоможе фахівцям підприємства прискорити процес обробки даних за вартістю внесених добрив по 3 різних культур.

Економічна ефективність від впровадження АІТ включає три основні складові, які формуються у сфері виробництва, підрозділах з обробки інформації та в системі управління в цілому. У цій роботі ми приділяємо особливу увагу останньої складової.

Одним з основних показників економічної ефективності є економічний ефект, який розраховується наступним чином:

, (1)

де: З _ТСУ - витрати на обробку інформації в традиційній системі управління (без АІТ), грн.

З _а - витрати на обробку інформації в умовах АІТ, руб.

Витрати на обробку інформації в традиційній системі управління З _ТСУ визначаються за такою формулою:

, (2)

де: О _і - загальний річний обсяг інформації, що обробляється в АІТ, Кбайт. Він розраховується на етапі обробки інформаційного забезпечення, як суми річних обсягів інформації, що заноситься до класифікаторів, вхідні і вихідні документи з урахуванням їх періодичності. Уявімо розрахунок у вигляді таблиці (враховуючи, що 1 Кбайт = 1024 байт).

До _інт - інтегральний коефіцієнт обробки інформації, який дозволяє визначити витрати працівника апарату управління на обробку одного Кбайта даних у годинах. Він залежить від типу підсистеми, в яку входить АІТ, і дорівнює 2,48.

ГТС _ТСУ - годинна тарифна ставка працівника апарату управління у традиційній системі управління (без АІТ), умовно приймемо її рівною 20 руб.

Витрати на обробку інформації в умовах АІТ (З _а) визначають за такою формулою:

, (3)

де: З _тек - річні поточні витрати на обробку інформації в умовах АІТ, руб.

Е _н - нормативний коефіцієнт економічної ефективності (Е _н = 0,5).

З _разів - разові витрати на обробку АІТ, руб.

Річні поточні витрати на обробку інформації в умовах АІТ розраховують за формулою:

, (4)

де: З _оп - річні поточні витрати на обробку інформації в умовах АІТ, руб.

З _ТПК - річні поточні витрати на оренду персонального комп'ютера для обробки інформації в умовах АІТ, руб.

Річні поточні витрати на обробку інформації працівником апарату управління в умовах АІТ (З _оп) розраховують за формулою:

, (5)

де: Ч - час, що витрачається на обробку інформації працівником апарату управління в умовах АІТ, годину.

ГТС _АІТ - годинна тарифна ставка працівника апарату управління в умовах АІТ, приймемо її рівною 20 руб.

Час, що витрачається на обробку інформації працівником апарату управління, розраховується за наступною формулою:

, (6)

де: V _ІОБ - сума річних обсягів інформації, що заноситься до класифікаторів і вхідні документи з урахуванням їх періодичності, Кбайт (вибирається з «Розрахунок обсягу документів»).

Н _вир - норма виробітку працівника апарату управління з перенесення даних на машинні носії, байт / год. Умовно приймемо її рівною 500 байт / год.

Річні поточні витрати на оренду ПК для обробки інформації в умовах АІТ розраховують за формулою:

, (7)

де: Ч _пк - машинний час, що витрачається на обробку інформації працівником апарату управління на ПК в умовах АІТ, годину. Умовно приймемо її рівною 4 години в місяць на разове рішення задачі.

Ц _пк - ціна 1 години машинного часу, умовно приймемо її рівною 35 руб. / год.

Разові витрати на обробку АІТ визначаються за формулою:

, (8)

де, З _пр - разові витрати на проектування АІТ працівником апарату управління, руб.

З _РПК - витрати на оренду ПК для проектування АІТ, руб.

Разові витрати на проектування АІТ працівником апарату управління розраховуються за формулою:

, (9)

де, Ч - час, витрачений на проектування АІТ працівником апарату управління в умовах АІТ, годину. Приймемо його рівним 350 год.

ГТС _АІТ - годинна тарифна ставка працівника апарату управління в умовах АІТ, дорівнює 20 руб.

Витрати на оренду ПК для проектування АІТ розраховуються за формулою:

, (10)

де, Ч _пк - машинний час ПК, що витрачається на проектування АІТ, годину. Умовно приймемо його рівним 50 годин.

Ц _пк - ціна 1 години машинного часу, умовно дорівнює 35 руб. / год.

Розрахунок обсягу документів

1. Витрати на оренду ПК для проектування:

ЗРПК = 50 * 35 = 1750 руб.

2. Разові витрати на проектування:

Зпр = 350 * 20 = 7000 руб.

3. Разові витрати на розробку:

Зраз = 7000 + 1750 = 8750 руб.

4. Річні поточні витрати на оренду ПК:

Зтпк = 4 * 35 * 12 = 1680 руб.

5. Час, що витрачається на обробку інформації:

Ч = 178,22 / 500 = 0,36 год.

6. Річні поточні витрати на обробку інформації працівником апарату управління в умовах АІТ, руб.:

Зоп = 0,36 * 20 = 7,2 руб.

7. Річні поточні витрати на обробку даних в умовах АІТ:

Зтек = 7,2 + 1680 = 1687,2 руб.

8. Наведені витрати на автоматизацію:

За = 1687,2 + 0,5 * 8750 = 6062,2 руб.

9. Витрати у традиційній системі:

Зтсу = 495,59 * 2,48 * 20 = 24581,26 руб.

10. Економічний ефект від впровадження автоматизації:

Е = 24581,26 - 6062,2 = 18519,06 руб.

Впровадження даного програмного забезпечення є економічно обгрунтованим, так як ефективність від впровадження становить 18519,06 руб.

Таким чином, розроблене програмне забезпечення дозволяє підприємству обробляти отриману інформацію з більшою швидкістю і найменшими витратами праці.

Висновок

Головною метою автоматизації є зниження тимчасових, трудових, матеріальних, фінансових витрат на калькуляцію вартості, розрахунку норми внесення добрив, підвищення оперативності та достовірності обробки інформації. Система показників і методів їх розрахунку включає формули для визначення вартості та кількості необхідних добрив по місяцях і по різних зерновим культурам.

В інформаційне забезпечення даної задачі автоматизації входять класифікатори, вхідні і вихідні документи по кожній зернової культури і по місяцях.

Алгоритм показує логічну послідовність розробки ПЗ і його роботу «зсередини». Програма спроектована в MS Access. Для перевірки правильності алгоритму, ПЗ складено контрольний приклад.

В інструкції по використанню ПЗ описано, як з ним працювати будь-якому користувачеві, який розуміє економічну частину курсового дослідження і вміє працювати за комп'ютером.

Результат розв'язання задачі наступний: зекономлено 18519,06 руб. від автоматизації Дана оцінка вважається досить високою для розробленого ПЗ. Крім обраного способу, можна запропонувати ручний спосіб розв'язання задачі на паперовому носії, що є менш ефективним методом, так як він вимагає більше часу.

Таким чином, автоматизоване рішення задачі дозволяє знизити ймовірність помилок у розрахунку показників, обробляти отриману інформацію з більшою швидкістю і найменшими витратами праці.

Список літератури

1. Автоматизовані інформаційні технології в економіці / За заг. ред. І.Т. Трубілін. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 416 с.

2. Безручко В.Т. Практикум з курсу «Інформатика». Робота в Windows, Word, Access. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 264 с.

3. Бережна О.В. Математичні методи моделювання економічних систем. - М.: Фінанси і статистика, 2002.-368 с.

4. Вендров А.М. Практику з проектування програмного забезпечення економічних інформаційних систем. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 192 с.

5. Землянський А.А. Інформаційні технології в економіці. - М. - Колос. - 2004. - 435 с.

6. Мішенін А.І. Теорії економічних інформаційних систем.: М. - Фінанси і статистика. - 2005 р. - 387 с.

7. Смирнова В.М., Проектування економічних інформаційних систем. / В.М. Смирнова, А.А. Сорокін, Ф.Ю. Тельнов. - М.: Фінанси і статистика, 2002. - 512 с.