Ім'я файлу: курсова Семенова МБ-37 Word (2).docx
Розширення: docx
Розмір: 65кб.
Дата: 15.05.2021
скачати
Пов'язані файли:
Ультра звук у медицині.docx
Розширення: docx
Розмір: 65кб.
Дата: 15.05.2021
скачати
Пов'язані файли:
Ультра звук у медицині.docx
Міністерство освіти і науки України
Державний навчальний заклад
«КИЇВСЬКИЙ ПРОФЕСІЙНИЙ КОЛЕДЖ
З ПОСИЛЕНОЮ ВІЙСЬКОВОЮ ТА ФІЗИЧНОЮПІДГОТОВКОЮ»
Циклова комісія Діловодства
Принципи і методи оцінки документів. Критерії цінності документів
Спеціальність 029 «Інформаційна, бібліотечна та архівна справа»
Освітньо-професійний ступінь фаховий молодший бакалавр
КУРСОВА РОБОТА
Студентки групи ФМБ-3
Семенової Анни Павлівни
Науковий керівник:
Чистякова Наталія Геннадіївна
старший виклад,
спеціаліст вищої категорії
КИЇВ - 2021
ЗМІСТ
ВСТУП…………………………………………………………………………….3
РОЗДІЛ 1. ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ ОЦІНКИ ДОКУМЕНТІВ………….5
Принципи відбору документів та критерії їх оцінки……………………..5
Наукові принципи і критерії цінних документів…………………………8
РОЗДІЛ 2. КРИТЕРІЇ ЦІНОСТІ ДОКУМЕНТІВ…………………………12
2.1 Основні критерії цінності документів………………………………….......12
2.2 Експертиза цінності документів…………………………………………….16
РОЗДІЛ 3. ВІДБІР ДОКУМЕНТІВ ДЛЯ ЗБЕРІГАННЯ.………………….19
3.1 Принципи відбору документів і критерії їх оцінки ……………………….19
3.2 Архівне зберігання документів………………………………………….....24
ВИСНОВКИ……………………………………………………………………..26
СПИСОК ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ……………………………………...29
ВСТУП
Мета створення будь-якого архіву – організація використання виконаних документів і майже закритих справ. І це, щоб мати таку можливість необхідним є дотримання кількох умов:
• виробити довгострокову документаційну політику, тобто визначити коло потенційних користувачів і коло завдань, на вирішення яких можуть знадобитися документи, і згідно з цим провести класифікацію документів і майже оцінити строки їхньої зберігання;
• виробляти відбір документів для архівного зберігання, відповідно до виробленої політикою;
• створити систему за цими документами;
• забезпечити документів мають у протягом всього терміну зберігання, тобто. вести їх регулярний облік і реалізувати систему заходів, вкладених у створення оптимальних умов зберігання документів, на неприпустимість їхнього зурочень та для підтримки їх споживчих якостей, насамперед у тому, що вони могли служити достовірним свідченням за документованих подій, процесів, явищ;
• запровадити таку систему використання документів, коли він зводилися б до мінімуму ризики втрати документів.
Тому встановлення цінності документів сприймається як неодмінна умова і початкова посилка організації будь-якого архіву, незалежно від форми власності і відомчої приналежності. Принципи, методи лікування й критерії експертизи цінності документів надають визначальним чином вплинути складу архівних фондів, а цим на інформаційний, культурний і науковий доробок суспільства. Саме тому теоретичним і методологічним основам експертизи цінності у вітчизняному архівосховищі завжди приділялося пильна увага.
Слід зазначити, що в Україні досить добре відпрацьовані методологічні і практичних запитань проведення експертизи цінності традиційних документів. Існує система переліків документів з термінів зберігання, розроблено правил і рекомендації відбір документів різних видів, визначено джерело комплектування державних, і відомчих архівів, в організаціях і запровадження державних архівах діють експертні комісії, завданням яких входить розгляд архівних описів і номенклатури справ, з встановленими термінами зберігання документів.
Останні півстоліття розвитку методології експертизи цінності нашій країні надавалося велике значення. Вже проводилася сила-силенна конференції, семінарів, круглих столів, було написано сотні статей, порушені питання відбито у десятках книжок і дисертацій. Загальновизнані і найбільш апробовані принципи, критерії і методик були у методичних рекомендацій, навчальні посібники та правила роботи архівів з різними видами документації.
У зв'язку з мінімальним рівнем інформатизації радянських установ і закупівельних організацій, зокрема і архівів, остаточно уже минулого століття проблеми експертизи цінності електронних документів мало піднімалися. У цьому, критерії відбору, використані автори методик, нічим істотно не відрізнялися від критеріїв, що застосовуються у цілому до статистичної і бізнесменів науково-технічної документації.
Тим більше що, ознайомлення з історією розвитку вітчизняної теорії експертизи цінності, звернення до її витоків і науковим підставах, дозволяє поставити перший, кардинальний і досить несподіваний питання: а потрібна взагалі експертиза цінності електронних документів?
Слід зазначити, що проблеми експертизи цінності – це проблеми новітнього часу. У нашій країні відбір документів почав практикуватися з 1920-х рр. Із середини 1950-х рр. завдання відбору документів стала настільки гостро, що знадобилася робота цілої групи провідних архівістів країни на вирішення назрілих методологічних і методичних труднощів і розробки «Правил експертизи наукової і з практичної цінності документальних матеріалів державних архівах» (1957).
РОЗДІЛ 1. ПРИНЦИПИ І МЕТОДИ ОЦІНКИ ДОКУМЕНТІВ
Принципи відбору документів та критерії їх оцінки
У Основних правилах роботи відомчих архівів це поняття трактується ширше, розкриває методологію, якої керується експертизою: " Експертизою цінності документів називається вивчення документа з урахуванням принципів, і критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і майже добору їхнього для зберігання".
Експертиза цінності документів проводиться на кілька етапів. Перший етап складає стадії діловодства:
а) розробки номенклатури справ, коли визначається цінність майбутнього справи виходячи з переліків документів і майже досвіду роботи;
б) при реєстрації що у установа документів (на документі індексу визначається її належність до конкретному справі, з позначених на обкладинці терміном зберігання);
в) при напрямі документа до справи (виконавець, докладно вивчивши питання, аналізований у документі, більше кваліфіковано може будувати висновки про приналежності документа, його секретар).
Другий етап проводиться на стадії підготовки справ передачі в відомчий архів після завершення їх діловодством (здійснюється персоналом в структурних підрозділах і контролюється експертної комісією установи).
Третій етап — на стадії підготовки справ передачі на державне зберігання виробляється працівниками відомчого архіву, членами експертної комісії заклади і працівниками державного архіву. У тому числі матеріали, відбивають як перемоги і досягнення, а й ті труднощі, які доводилося і потім доводиться долати.
Важливим принципом відбору документів для зберігання є принцип історизму, який вимагає розглядати явища у розвитку дає ключі до розкриття закономірностей розвитку тих чи інших явищ, відносин.
Принцип всебічності і комплексності вивчення документів передбачає оцінку документів мають у комплексі, оскільки одні документи доповнюють інші, треті повторюють перші, а четверті повністю поглинені другими.
Для успішного проведення експертизи цінності необхідно користуватися критеріями цінності документів. Критеріїв таких багато. Окремі — головні, інші — допоміжні, але застосовуються вони у сукупності, У цьому вся — один із проявів принципу всебічності і комплексності оцінки.
У Основних правилах роботи відомчих архівів критерії об'єднують у групи: критерії походження (роль і важливе місце організації, або обличчя на системі управління чи конкретної галузі, значимість виконуваних ними функцій; час і важливе місце освіти документів); критерії змісту (значимість, відображеного у документі, значення котра міститься у ньому інформації, її повторення за іншими документах); критерії зовнішніх особливостей (юридична достовірність документа, тобто. наявність підписів, дат, друку; наявність резолюцій і послід; особливості передачі тексту; особливості матеріальної основи документа; особливості фізичного стану документів).
Найважливіші критерії:
1. Значимість особи, які створили документи. У процесі розбудови держави створюються установи, організації, підприємства з різними функціями. Цінність комплексу документів, створених у них, визначається, передусім, значимістю установи у системі державної управління, у розвитку науки, народного господарства, культури та інших галузей життя суспільства.
Органи державної влади управління створюють документацію, яка відображатиме діяльність держави, наукові установи — науково-технічний прогрес, виробничі об'єднання — розвиток економіки та т.п.
Відбір документів на державне зберігання робиться з установ, граючих найважливішу роль життя суспільства. Документи створюються та накопичуються у установах, а й в людей. Вони можуть відбивати виробничу, громадську, діяльність особи. Наукові цікаві документи великих партійних державних діячів, учених, організаторів виробництва, воєначальників, письменників, художників, Героїв Радянського Союзу, і Героїв Соціалістичної Праці інших.
Фонди особистого походження зберігаються у федеральних і місцевих архівах, в архівах установ Академії наук та низці інших відомчих архівів. Архівні установи ведуть також збирання документів журналістів, краєзнавців та інших осіб, чиї документи може допомогти вивченню історії рідного краю. Документи таких фондів діляться зазвичай сталася на кілька груп. Головні їх: особисті документи, створені (наукові, творчі та інших.), листування (ділова та "особиста), може бути документи, зібрані цією особою (колекції). Великий інтерес викликають також щоденники, спомини та листування учасників Великої Вітчизняної війни і тих, хто відновлював міст і сіл.
2. Значимість змісту документів (критерій змісту). Цей критерій застосовують у першій-ліпшій нагоді. Загалом масиві документів створюються документи, відбивають основну діяльність установи, і документи, які відіграють допоміжну роль, потрібні поточної роботи установ.
До першої групи документів, найповніше що відбивають основну діяльність установ, ставляться: статути, становища, штатні розкладу, накази, перспективні і річні плани, річні і зведені звіти за галузями, доповіді, огляди, протоколи нарад, засідань, зборів, певна частина директивних вказівок вищого органу і листування з нею з виконання завдань, які установою завдань, вказівки, щоб їх підлеглим організаціям, матеріали з приводу перевірок виконання постанов уряду, наказів міністра та інші матеріали з приводу контролю, частина матеріалів з винахідництва і раціоналізації, деякі матеріали з приводу техніці безпеки й інших.
Документи, що відносяться до другої групи, зазвичай, чисельно перевершують першу. Деякі їх мають довгострокове довідкове значення (наприклад, значної частини документів з особового складу), але переважна більшість документів втрачають своє оперативне і довідкове значення .
Наукові принципи і критерії цінних документів
Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип об'єктивності передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності забезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого споживача інформації. Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є. Застосування вказаних принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.
Критерії цінності документів – це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.
Критерій походження полягає у встановленні значення фондоутворювача (установи або особи). Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі – менш важливу; інші – виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів:
а) у повному складі;
б) так зване вибіркове.
Від окремих установ документи на державне зберігання не надходять. Відповідно формують списки установ і організацій, а також перелік осіб, документи яких бажано зосередити в державній архівній установі.
Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії – як “уламок” своєї епохи він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ.
Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі.
Окрему групу документів з повторюваною інформацією становлять дублетні документи – розмножені примірники оригіналів або копії документів. Поява і відкладання їх викликані функціональними зв'язками організацій. Ними найчастіше бувають нормативні, директивні і розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони складають досить численну категорію документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності.
Порядок відбору дублетів на державне зберігання визначено такий:
– оригінали дублетних документів відкладаються у тій установі або в тому структурному підрозділі, де вони створені;
– дублетні документи відкладаються у фондах тих установ, яких вони безпосередньо стосуються;
– з дублетних документів інтенсивного використання кожний державний архів може створювати так звані фонди використання з вільним доступом споживачам інформації;
– у випадку відсутності (втрати) оригіналів документів вони можуть бути замінені їхніми дублетними примірниками, що мають юридичну силу.
Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних за призначенням організацій або фондів однієї функціональної системи управління. Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках:
а) при відсутності основного оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих наказів у структурних підрозділах, у встановленому порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові до опису. Або: в фонді відсутній оригінал річного виробничого звіту організації, його інформація міститься в квартальних звітах або в звіті за 4-й квартал (при умові укладання його з підсумком).
б) при відсутності оригінальних документів у фонді організації їх можна замінити засвідченими копіями з фондів нижчих або вищих установ системи, де вони зберігаються тимчасово.
Є й інші варіанти застосування цього критерію. Наприклад, у фонді Київської кіностудії художніх фільмів під час її перебування в евакуації у Середній Азії залишені на державне зберігання без жодної експертизи всі накази як з основної діяльності, так і з особового складу, оскільки вони через відсутність інших документів розкривають перебіг творчого процесу, художні пошуки, внутрішнє життя кіностудії. У фонді видатного українського поета, державного діяча П.Тичини залишено на державне зберігання квитанції на передплату газет і журналів, зокрема, всіх районних і міських газет України. Це документально засвідчує факт його пошуку поетичних талантів серед молоді, а також кола інтересів.
Конверти з листами відомих державних і громадських діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей народного господарства зберігають разом з листами і вони надходять на державне зберігання, оскільки мають додаткову важливу інформацію – дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають й автографічну цінність.
Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їхньої відсутності – юридично засвідчених копій, а при відсутності останніх – незасвідчених копій. При цьому надають перевагу документам, що мають сліди роботи з ними – резолюції керівництва, записи виконавців, діловодні помітки тощо. Враховуються також мовні та почеркові особливості, елементи оформлення фізичний стан збереженості документа. Якщо основний документ у поганому фізичному стані, то залишають поряд його копію або інші матеріали, де основна інформація повторюється.
Отже, перша група критеріїв (походження) уможливлює визначення джерел комплектування державного архіву документами на рівні установ і організацій, а також осіб; друга група (змісту) – комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання, а третя група критеріїв (зовнішні особливості) – на рівні кожного окремого документа. Порядок застосування критеріїв – послідовний.
У роботі державних архівів України склалась практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів з поглиненою інформацією в одно функціональних організаціях на певній території (район, область) або в системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів – обласного, районного, міського та сільського) певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно.
1 2 3