www.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 50
ПРИЙМАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
На підприємство документи доставляються різни- ми шляхами. Найчастіше доставка здійснюється Укра-
їнським державним підприємством поштового зв’язку
«Укрпошта», кур’єрськими службами доставки, а та- кож засобами електронного зв’язку.
Поштою та через кур’єрську службу доставляєть- ся письмова кореспонденція, поштові картки, банде- ролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані ви- дання.
Каналами електрозв’язку доставляються телегра- ми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
Пропонуємо ознайомитися з вимогами до приймання різ-
них видів документів, що надходять до підприємства, а та-
кож порядком їх попереднього розгляду та реєстрації
Зразкове діловодство
Зразкове діловодство
Приймання, опрацювання та реєстрація вхідних документів
Олена Загорецька,
пров. наук. співроб. відділу документознавства
Українського НДІ архівної справи та документознавства, канд. іст. наук, ст. наук. співроб.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 50
ПРИЙМАННЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
На підприємство документи доставляються різни- ми шляхами. Найчастіше доставка здійснюється Укра-
їнським державним підприємством поштового зв’язку
«Укрпошта», кур’єрськими службами доставки, а та- кож засобами електронного зв’язку.
Поштою та через кур’єрську службу доставляєть- ся письмова кореспонденція, поштові картки, банде- ролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані ви- дання.
Каналами електрозв’язку доставляються телегра- ми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
Пропонуємо ознайомитися з вимогами до приймання різ-
них видів документів, що надходять до підприємства, а та-
кож порядком їх попереднього розгляду та реєстрації
Зразкове діловодство
Зразкове діловодство
Приймання, опрацювання та реєстрація вхідних документів
Олена Загорецька,
пров. наук. співроб. відділу документознавства
Українського НДІ архівної справи та документознавства, канд. іст. наук, ст. наук. співроб.
№ 3 (9)/2013
www.
KADROVIK
.ua
51
Як правило, усі документи, що надходять на підприємство, приймаються централізовано в службі діловодства. Якщо не передбачено служби діловодства як окремого структурного підрозділу, вхідні документи повинна прийняти особа, відпо- відальна за діловодство на цьому підприємстві. У невеликих компаніях функції відповідального за діловодство найчастіше покладаються на секретаря або ресепшіоніста. У разі надхо- дження документів у неробочий час вони приймаються черго- вим працівником підприємства.
Зразкове діловодство
Треба знати!
Рекомендовану, спеціальну та цінну кореспонденцію приймають під роз- писку в журналі поштаря чи кур’єра або у квитанції з відміткою про дату одержання. При надходженні кореспонденції з позначкою «Терміново» у реєстраційних формах фіксують не лише дату, а й годину та хвилини до- ставки.
Особа, відповідальна за діловодство, має право розкри- вати всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особис-
то». Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштово- му реєстрі.
Конверти слід зберігати і додавати до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправни ка, час відправлення та одержання документа або коли у конвер- ті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті, а також адрес ні яр- лики рекомендованих конвертів і пакетів.
Дату, а іноді й час надходження документа на підприєм- ство обов’язково фіксують безпосередньо на вхідному доку- менті таким чином: у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша проставляють відмітку про їх надходжен- ня. Для цього, як правило, застосовують штамп, що може ма- ти розміри 41,6 х 16 мм:
ТОВ «Ліра»
Вх. № 1234
15.03.2013
Крім того, відмітка про надходження документа може про- ставлятися автоматичним нумератором. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
ВАЖЛИВО!
Документи, до-
ставлені не за
адресою, треба
переслати за
належністю або
повернути від-
правникові
від
www.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 52
У кореспонденції, яку не можна розкривати, передусім ту, що має напис «Особисто», штамп проставляють безпосеред- ньо на конверті (пакеті).
При виявленні відсутності у конверті вкладень, зазначених у супровідному документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що виключають можливість його ви- конання (зокрема, відсутність підпису посадової особи, відбитку печатки, грифу затвердження чи інших реквізитів, які надають документові юридичної сили), слід направити відправникові пись- мовий запит або зв’язатися з виконавцем документа по телефо- ну. При цьому на супровідному документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови по телефону).
У разі пошкодження конверта або іншого упакування, що призвело до зіпсування вкладень або неможливості прочита- ти текст документа, складається акт про пошкодження у двох примірниках. Один примірник акта направляється відправни- кові, другий — зберігається у особи, відповідальної за діло- водство на підприємстві.
Електронні носії інформації (дискети, диски, флеш-карти тощо) обов’язково передаються на підприємство разом із су- провідним листом. Під час приймання таких документів опра- цьовується лише супровідний лист.
У документах, надісланих по факсу, так званих факсогра- мах, слід перевірити загальну кількість аркушів та відповідність
їх кількості тій, яку зазначено на першому аркуші, а також пе- ревірити, наскільки добре читається текст. Про отримання не- повної факсограми або погану якість тексту необхідно відразу поінформувати відправника.
Зразкове діловодство
Треба знати!
Оскільки питання щодо юридичної сили факсограм не унормовано зако- нодавством, то факсограму слід розглядати лише як засіб оперативного передання інформації. Слідом за факсограмою адресату має бути направ- лено оригінал документа.
ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Документи, адресовані керівництву підприємства, а також без адресування конкретній посадовій особі або структурно- му підрозділові підлягають попередньому розгляду особою, відповідальною за діловодство, а потім передаються нею на розгляд керівництва або у відповідні структурні підрозділи під- приємства.
ВАЖЛИВО!
У разі отримання
неякісної фак-
сограми відразу
слід повідомити
відправника
від
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 52
У кореспонденції, яку не можна розкривати, передусім ту, що має напис «Особисто», штамп проставляють безпосеред- ньо на конверті (пакеті).
При виявленні відсутності у конверті вкладень, зазначених у супровідному документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що виключають можливість його ви- конання (зокрема, відсутність підпису посадової особи, відбитку печатки, грифу затвердження чи інших реквізитів, які надають документові юридичної сили), слід направити відправникові пись- мовий запит або зв’язатися з виконавцем документа по телефо- ну. При цьому на супровідному документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови по телефону).
У разі пошкодження конверта або іншого упакування, що призвело до зіпсування вкладень або неможливості прочита- ти текст документа, складається акт про пошкодження у двох примірниках. Один примірник акта направляється відправни- кові, другий — зберігається у особи, відповідальної за діло- водство на підприємстві.
Електронні носії інформації (дискети, диски, флеш-карти тощо) обов’язково передаються на підприємство разом із су- провідним листом. Під час приймання таких документів опра- цьовується лише супровідний лист.
У документах, надісланих по факсу, так званих факсогра- мах, слід перевірити загальну кількість аркушів та відповідність
їх кількості тій, яку зазначено на першому аркуші, а також пе- ревірити, наскільки добре читається текст. Про отримання не- повної факсограми або погану якість тексту необхідно відразу поінформувати відправника.
Зразкове діловодство
Треба знати!
Оскільки питання щодо юридичної сили факсограм не унормовано зако- нодавством, то факсограму слід розглядати лише як засіб оперативного передання інформації. Слідом за факсограмою адресату має бути направ- лено оригінал документа.
ПОПЕРЕДНІЙ РОЗГЛЯД ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Документи, адресовані керівництву підприємства, а також без адресування конкретній посадовій особі або структурно- му підрозділові підлягають попередньому розгляду особою, відповідальною за діловодство, а потім передаються нею на розгляд керівництва або у відповідні структурні підрозділи під- приємства.
ВАЖЛИВО!
У разі отримання
неякісної фак-
сограми відразу
слід повідомити
відправника
від
№ 3 (9)/2013
www.
KADROVIK
.ua
53
Попередній розгляд документів має здійснюватися у день
їх отримання або в перший наступний робочий день у разі їх надходження після закінчення робочого дня, у вихідні та свят- кові неробочі дні. Доручення організацій вищого рівня, теле- грами й телефонограми розглядаються негайно.
Першочерговим завданням попереднього розгляду вхід- них документів є виокремлення тих документів, що потребу- ють обов’язкового розгляду керівником підприємства, його заступниками або керівниками структурних підрозділів.
Обов’язковому розгляду керівником підприємства
підлягають:
— акти органів державної влади, органів влади Автоном- ної Республіки Крим;
— доручення вищих посадових осіб;
— запити, звернення, а також кореспонденція Верховної
Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Мі- ністрів України;
— кореспонденція, що надходить від організації вищого рівня, до сфери управління якої належить підприємство;
— кореспонденція та інші документи, що надходять від державних органів (прокуратури, суду, податкової інспекції тощо);
— рішення органів місцевого самоврядування;
— найважливіші документи, які містять інформацію з осно- вних питань діяльності підприємства і потребують вирішення безпосередньо керівником цього підприємства.
Зразкове діловодство
ВАЖЛИВО!
Без поперед-
нього розгляду
передаються
на виконання
лише докумен-
ти, адресовані
безпосередньо
конкретним
структурним під-
розділам або по-
садовим особам
цих підрозділів
Треба знати!
Працівник підприємства, який попередньо розглядає вхідні документи, зобов’язаний вивільнити керівника підприємства від зайвого потоку до- кументів другорядного характеру. Тому вся вхідна кореспонденція, крім тієї, яка підлягає обов’язковому розгляду керівником підприємства, пере- дається його заступникам або в структурні підрозділи (конкретним вико- навцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.
Під час попереднього розгляду документів особі, відпові- дальній за діловодство, слід керуватися статутом підприєм- ства та положеннями про його структурні підрозділи, розпо- рядчим документом про розподіл обов’язків між керівником підприємства та його заступниками, посадовими інструкція- ми, класифікаторами питань діяльності підприємства, номен- клатурою справ, схемами проходження документів.
www.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 54
На стадії попереднього розгляду документів особа, відпо- відальна за діловодство на підприємстві, повинна також ви- окремити із вхідної кореспонденції ті документи, що не підля- гають реєстрації.
Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
особою, відповідальною за діловодство на
підприємстві*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми на- рад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
РЕЄСТРАЦІЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за
їх виконанням та довідкова робота за документами.
На підприємстві може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів: журнальна, карткова чи автоматизова- на (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).
Основні правила реєстрації вхідних документів
Під час реєстрації вхідних документів слід дотримуватися таких правил:
— реєстрації підлягають усі документи, що потребують об- ліку, виконання та подальшого використання в довідкових ці- лях, незалежно від способу їх створення та надходження на підприємство;
Зразкове діловодство
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8–12, підлягають спеціальному обліку у від- повідних структурних підрозділах підприємства (бухгалтерії, кадровій службі тощо).
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 54
На стадії попереднього розгляду документів особа, відпо- відальна за діловодство на підприємстві, повинна також ви- окремити із вхідної кореспонденції ті документи, що не підля- гають реєстрації.
Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
особою, відповідальною за діловодство на
підприємстві*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми на- рад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
РЕЄСТРАЦІЯ ВХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Основна мета реєстрації — облік документів, контроль за
їх виконанням та довідкова робота за документами.
На підприємстві може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів: журнальна, карткова чи автоматизова- на (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).
Основні правила реєстрації вхідних документів
Під час реєстрації вхідних документів слід дотримуватися таких правил:
— реєстрації підлягають усі документи, що потребують об- ліку, виконання та подальшого використання в довідкових ці- лях, незалежно від способу їх створення та надходження на підприємство;
Зразкове діловодство
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8–12, підлягають спеціальному обліку у від- повідних структурних підрозділах підприємства (бухгалтерії, кадровій службі тощо).
№ 3 (9)/2013
www.
KADROVIK
.ua
55
— усі вхідні документи мають реєструватися на підприємстві ли- ше один раз: у день надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ наді- й шов у неробочий час;
— журнальна форма реєстрації документів допускається на підпри-
ємствах у тому разі, якщо обсяг вхідної кореспонденції за рік не пе- ревищує 600 документів;
— під час реєстрації документу надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номе- ра в межах групи документів, що реєструються, і до повнюється
індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, ко- респондентами тощо;
— у межах груп документів реєстрація здійснюється за назвами видів документів залежно від їх авторів та змісту. Вра- ховуючи це, слід окремо реєструвати такі видів документів:
– закони України й інші нормативно-правові акти, а та- кож кореспонденцію, що надходить з Верховної Ради Укра-
їни, Кабінету Міністрів України та від Президента України;
– накази організації вищого рівня, до сфери управління якої належить підприємство;
– службове листування з іншими підприємствами та ін- шими юридичними особами;
– звернення громадян;
– запити на інформацію;
— реєстрація може здійснюватися централізовано або де- централізовано. При цьому найбільш раціональною все ж таки вважається централізована система реєстрації, коли вхідні документи реєструються в одному місці — службі діловодства
(канцелярії, відділі діловодства, загальному відділі, секрета- ріаті керівника підприємства тощо).
Рекомендації щодо заповнення граф журналу
реєстрації вхідних документів
УТиповій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженій поста- новою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 ро- ку № 1242, у додатках наведено форми журналу реєстрації вхідних документів (додаток 11 до Інструкції (п. 170) та
Зразкове діловодство
НАША ДОВІДКА
Реєстрація вхідного документа — це
запис облікових даних про документ за
встановленою формою, що фіксує факт
його одержання шляхом зазначення на
ньому у відповідному встановленому
місці дати і реєстраційного індексу
з подальшим записом у реєстраційних
формах (журналі, картотеці,
електронній базі даних) певних
відомостей про цей документ.
www.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 56
реєстраційно-контрольної картки (РКК; додаток 13 до Інструк- ції (п. 173). У додатку 11 до зазначеної Інструкції є примітка, що дозволяє у разі потреби приведену форму журналу реє- страції вхідних документів доповнювати додатковими графа- ми. Тому наводимо зразки заповнення зазначених форм, які, на нашу думку, раціональніше застосовувати на практиці.
У журналі реєстрації вхідних документів має бути перед- бачено достатньо граф, що містять основну вичерпну інфор- мацію про документ (додаток 1).
У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство. Дату слід за- писувати цифровим способом, наприклад: 07.03.2013. Як пра- вило, від цієї дати обраховується строк виконання документа.
Наприклад, якщо документ надійшов 1 березня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати йо- го слід не пізніше 30 березня, якщо інша дата не зазначена у резолюції керівника підприємства.
У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа»
проставляють реєстраційний індекс, який надають докумен- тові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційно- го індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідних документів. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, у якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на вико- нання буде направлено документ. Складові частини вхідного реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної пра- вобічною похилою рискою, наприклад: 345/01, де 345 — це порядковий номер у межах журналу реєстрації вхідних доку- ментів, 01 — індекс посадової особи (наприклад, генерально- го директора) за внутрішнім цифровим класифікатором посадових осіб на підприємстві; 543/02/01-12, де 543 — це порядковий номер за журналом реєстрації вхідних докумен- тів, 02 — умовний індекс кореспондента, наприклад Міністер- ства соціальної політики України, від якого надійшов документ,
01-12 — індекс справи за номенклатурою справ, до якої після виконання буде вміщено цей документ.
Зразкове діловодство
Треба знати!
Запис у графі 2 журналу реєстрації вхідних документів має збігатися з рек- візитом «Відмітка про надходження документа до організації», оформ- леним на вхідному документі від руки або за допомогою штампа у право- му куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
ВАЖЛИВО!
Строк виконання
вхідного доку-
мента обрахо-
вується від дати
його надход-
ження на під-
приємство
п
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 56
реєстраційно-контрольної картки (РКК; додаток 13 до Інструк- ції (п. 173). У додатку 11 до зазначеної Інструкції є примітка, що дозволяє у разі потреби приведену форму журналу реє- страції вхідних документів доповнювати додатковими графа- ми. Тому наводимо зразки заповнення зазначених форм, які, на нашу думку, раціональніше застосовувати на практиці.
У журналі реєстрації вхідних документів має бути перед- бачено достатньо граф, що містять основну вичерпну інфор- мацію про документ (додаток 1).
У графі 1 «Дата надходження документа» зазначають дату надходження документа на підприємство. Дату слід за- писувати цифровим способом, наприклад: 07.03.2013. Як пра- вило, від цієї дати обраховується строк виконання документа.
Наприклад, якщо документ надійшов 1 березня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати йо- го слід не пізніше 30 березня, якщо інша дата не зазначена у резолюції керівника підприємства.
У графі 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа»
проставляють реєстраційний індекс, який надають докумен- тові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційно- го індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідних документів. За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, у якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої на вико- нання буде направлено документ. Складові частини вхідного реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної пра- вобічною похилою рискою, наприклад: 345/01, де 345 — це порядковий номер у межах журналу реєстрації вхідних доку- ментів, 01 — індекс посадової особи (наприклад, генерально- го директора) за внутрішнім цифровим класифікатором посадових осіб на підприємстві; 543/02/01-12, де 543 — це порядковий номер за журналом реєстрації вхідних докумен- тів, 02 — умовний індекс кореспондента, наприклад Міністер- ства соціальної політики України, від якого надійшов документ,
01-12 — індекс справи за номенклатурою справ, до якої після виконання буде вміщено цей документ.
Зразкове діловодство
Треба знати!
Запис у графі 2 журналу реєстрації вхідних документів має збігатися з рек- візитом «Відмітка про надходження документа до організації», оформ- леним на вхідному документі від руки або за допомогою штампа у право- му куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.
ВАЖЛИВО!
Строк виконання
вхідного доку-
мента обрахо-
вується від дати
його надход-
ження на під-
приємство
п
№ 3 (9)/2013
www.
KADROVIK
.ua
57
Зразкове діловодство
Додаток 1
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
Дата
надхо-
дження
документа
Вхідний
реєстрацій-
ний індекс
документа
Кореспондент
(автор доку-
мента)
Дата
й індекс
одержаного
документа
Заголовок
(короткий
зміст)
документа
Резолюція
керівника
Підпис
особи, яка
отримала
документ
Відмітка про
виконання
документа
12
3
4
5
6
7
8
……
…
…
…
…
…
…
04.03.2013
№ 123
ПА
Т «Завод
«Переможець»
28.02.2013
№ 01-19/237
Про встанов- лення виробничих зв’язків
Заступникові директора з виробництва дати відповідь до 15.03.2013
Руденко
Лист-відповідь від 15.03.2013
№ 234 надіслано до ПА
Т «Завод
«Переможець»
05.03.2013
№ 124
ТОВ «Райдуга»
28.02.2013
№ 78
Про розраху- нок за реалізовану продукцію
Головному бухгалтерові до виконання
Захарченко
Виконано
06.03.2013
і підшито до справи № 04-32 06.03.2013
№ 125
ПП Нечипоренко
01.03.2013
№ 23
Про технічне оформлення виставки- презентації
Начальникові адміністративно- господарського відділу до виконання
Опанасик
Лист-відповідь від 07.03.2013
№ 228 надіслано
ПП Нечипоренко
07.03.2013
№ 126
ПА
Т «Аква-Банк»
04.03.2013
№ 1356/04
Про відмову у сплаті рахунку
Головному бухгалтерові до відома
Захарченко
Підшито до справи № 04-47 11.03.2013
№ 127
ПрА
Т «Г
ладіолус»
06.03.2013
№ 02-47/115
Про співпра- цю і взаємо- допомогу
Заступникові директора з виробництва дати відповідь до 22.03.2013
Руденко
Лист-відповідь від 22.03.2013
№ 245 надіслано до ПрА
Т «Г
ладіо- лус»
……
…
…
…
…
…
…
www.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 58
Зразкове діловодство
У графі 3 «Кореспондент (автор документа)» зазначають кореспондента, від якого надійшов документ, наприклад: Голо-
вне управління статистики у м. Києві. Інформацію про корес- пондента, як правило, переносять з бланка, на якому оформле- но документ. Звертаємо увагу на те, що у цій графі слід запису- вати саме назву установи, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав.
У графу 4 «Дата й індекс одержаного документа» пере- носять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстрацій- ний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Зрозуміло, що датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційним індексом — індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації уста- нови — автора документа. Інформація цієї графи є дуже важ- ливою, оскільки розшукати, у разі необхідності, цей документ у документопотоці, як правило, можна лише за цими відомос- тями. Коли автор відповідного документа зателефонує на під- приємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, уточнити прізвища виконавців тощо, перш за все він повинен буде повідомити назву своєї установи, а потім обов’язково — дату і реєстраційний індекс документа, адже упродовж місяця
(тижня) від однієї установи може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту чи взагалі без заголовків, що значно ускладнює довідкову роботу.
У графу 5 «Заголовок (короткий зміст) документа» пе- реносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту докумен- та». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилаються до підвідомчих підприємств), а також службові листи обо в’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту зна- чно полегшує роботу з документом на всіх етапах його прохо- дження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення йо- го до справи після виконання на підприємстві-адресаті.
Треба знати!
Якщо в установі-адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то секретар (ресепшіоніст) підприємства-адресата, який здійснює по- передній розгляд і реєстрацію відповідного документа, повинен уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий за- головок.
У графу 6 «Резолюція керівника» записують резолюцію керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять з відповідного напису, зробленого керівником на вхідному
ВАЖЛИВО!
Наявність у до-
кументі заголо-
вка до тексту
значно полегшує
роботу з цим
доку ментом на
усіх етапах його
проход ження
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 58
Зразкове діловодство
У графі 3 «Кореспондент (автор документа)» зазначають кореспондента, від якого надійшов документ, наприклад: Голо-
вне управління статистики у м. Києві. Інформацію про корес- пондента, як правило, переносять з бланка, на якому оформле- но документ. Звертаємо увагу на те, що у цій графі слід запису- вати саме назву установи, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав.
У графу 4 «Дата й індекс одержаного документа» пере- носять відомості з реквізитів «Дата документа» і «Реєстрацій- ний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Зрозуміло, що датою документа є день, коли його було відправлено, реєстраційним індексом — індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації уста- нови — автора документа. Інформація цієї графи є дуже важ- ливою, оскільки розшукати, у разі необхідності, цей документ у документопотоці, як правило, можна лише за цими відомос- тями. Коли автор відповідного документа зателефонує на під- приємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, уточнити прізвища виконавців тощо, перш за все він повинен буде повідомити назву своєї установи, а потім обов’язково — дату і реєстраційний індекс документа, адже упродовж місяця
(тижня) від однієї установи може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту чи взагалі без заголовків, що значно ускладнює довідкову роботу.
У графу 5 «Заголовок (короткий зміст) документа» пе- реносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту докумен- та». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилаються до підвідомчих підприємств), а також службові листи обо в’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту зна- чно полегшує роботу з документом на всіх етапах його прохо- дження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення йо- го до справи після виконання на підприємстві-адресаті.
Треба знати!
Якщо в установі-адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то секретар (ресепшіоніст) підприємства-адресата, який здійснює по- передній розгляд і реєстрацію відповідного документа, повинен уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий за- головок.
У графу 6 «Резолюція керівника» записують резолюцію керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять з відповідного напису, зробленого керівником на вхідному
ВАЖЛИВО!
Наявність у до-
кументі заголо-
вка до тексту
значно полегшує
роботу з цим
доку ментом на
усіх етапах його
проход ження
№ 3 (9)/2013
www.
KADROVIK
.ua
59
документі під час його розгляду. Резолюція максимально може складатися з таких елементів:
— прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;
— зміст доручення;
— термін виконання;
— особистий підпис керівника;
— дата.
Отже, до відповідної графи слід перенести прізвище ви- конавця (виконавців), зміст доручення і термін виконання, на- приклад: Лозовській С. В., Красовському В. Ф. підготувати від-
повідь до 22 березня 2013 року.
У графі 7 «Підпис особи, яка отримала документ» пра- цівник, якому доручено виконання документа, проставляє свій особистий підпис і дату в момент одержання цього документа від секретаря (ресепшіоніста).
У графі 8 «Відмітка про виконання документа» простав- ляють відмітку про виконання документа й направлення його до справи. Ця відмітка містить відомості про дату виконання документа, особливості виконання, якщо такі мають місце (на- приклад, «Продовження строку виконання»), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ.
Зразкове діловодство
Треба знати!
Журнал реєстрації вхідних документів можна вести в зошиті формату А4
(210 х 297 мм) або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змо гу заповнювати їх будь-якими засобами запису та поступово повністю сфор- мувати журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в комп’ютерну пам’ять і подальшим її роздрукуванням.
Рекомендації щодо застосування карткової
або автоматизованої форми реєстрації
Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ ре-
єструється на підприємстві лише один раз.
Кількість примірників карток визначається самим підпри-
ємством і залежить від рівня централізації організації діловод- ства, кількості виконавців документа і кількості картотек на під- приємстві. Як правило, роздруковуються три примірники кар- ток: два — розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один — передається виконавцю разом із документом.
Картки виготовляються на щільному папері формату А5
(210 х 148 мм) або А6 (105 х 148 мм).
ВАЖЛИВО!
Усі особливості
виконання до-
кумента мають
бути відображе-
ні у відповідній
графі журналу
реєстрації
вхідних до-
кументів або
реєстраційно-
контрольної
картки
www.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 60
Зразкове діловодство
Додаток 2
РЕЄСТР
АЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
1 2
3 4
5 6
7 8
9 1
01 11 21 31 41 51 61 71 81 92 02 12 22 32 42 52 62 72 82 93 03 1
Автор (кореспондент) документа
ПА
Т «Завод «Переможець»
Назва виду документа
Лист
Строк виконання
15.03.2013
Спосіб отримання/надіслання документа
Укрпошта
Дата та індекс надходження
04.03.2013 № 123
Дата та індекс документа
28.02.2013 № 01-19/237
Г
риф доступу
Для службового
користування
Заголовок документа
Про встановлення виробничих зв’язків
Хто підписав
Голова правління
Ж
урба
Резолюція
Заступнику директора з виробництва да
ти відповідь до 15.03.2013
Відповідальний виконавець
Руденко
Розписка виконавця в одержанні документа
Руденко
Відмітка про виконання документа
Лист-відповідь від 15.03.2013 № 234 надіслано до ПА
Т «Завод
«Переможець»
Загальна кількість сторінок
14
Наявність додатків:
2
примірників
1
сторінок
12
Інші службові відмітки
Прізвище (код) працівника-реєстратора
Павлюченко
Фонд
Опис
Справа
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 60
Зразкове діловодство
Додаток 2
РЕЄСТР
АЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
1 2
3 4
5 6
7 8
9 1
01 11 21 31 41 51 61 71 81 92 02 12 22 32 42 52 62 72 82 93 03 1
Автор (кореспондент) документа
ПА
Т «Завод «Переможець»
Назва виду документа
Лист
Строк виконання
15.03.2013
Спосіб отримання/надіслання документа
Укрпошта
Дата та індекс надходження
04.03.2013 № 123
Дата та індекс документа
28.02.2013 № 01-19/237
Г
риф доступу
Для службового
користування
Заголовок документа
Про встановлення виробничих зв’язків
Хто підписав
Голова правління
Ж
урба
Резолюція
Заступнику директора з виробництва да
ти відповідь до 15.03.2013
Відповідальний виконавець
Руденко
Розписка виконавця в одержанні документа
Руденко
Відмітка про виконання документа
Лист-відповідь від 15.03.2013 № 234 надіслано до ПА
Т «Завод
«Переможець»
Загальна кількість сторінок
14
Наявність додатків:
2
примірників
1
сторінок
12
Інші службові відмітки
Прізвище (код) працівника-реєстратора
Павлюченко
Фонд
Опис
Справа
№ 3 (9)/2013
www.
KADROVIK
.ua
61
Додаток 3
У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електрон- ному вигляді, а за наявності локальної мережі — центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники підприємства забез- печуються інформацією про всі документи і місце їх розташу- вання.
У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, вну- трішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (до-
даток 2) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 3).
Перелік обов’язкових реквізитів РКК у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів у цій картці може визначатися підприємством.
Зразкове діловодство
ПЕРЕЛІК
обов’язкових реквізитів для заповнення
реєстраційно-контрольної картки
Реквізити
Пояснення до заповнення
Назва виду
документа
Заповнюється відповідно до назви документа, що реєструєть- ся. Під час реєстрації листів графа не заповнюється
Автор
(кореспондент)
документа
Під час реєстрації документа, що надійшов, записується назва юридичної особи або прізвище, ім’я, по батькові громадянина, що є автором документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується назва підприємства або прізвище посадової особи, що є кореспондентом. Допускається застосування скороченої назви підприємства
Дата й індекс
документа
Дата, надана документу автором, переноситься на РКК цифрами у послідовності: число, місяць, рік (день місяця
і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами).
Індекс, наданий документу автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється
Дата й індекс
надходження
Дата надходження документа на підприємство переноситься на РКК з реєстраційного штампа.
Індекс, наданий вхідному документу підприємством- одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або
іншими індексами
www.
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 62
Зразкове діловодство
А ЯК У ЗАКОНОДАВСТВІ...
Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої вла-
ди, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах вико-
навчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 лис- топада 2011 року № 1242
«Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним ви- користанням наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення» (п. 161).
Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (п. 170).
Основним принципом реєстрації документів за картковою формою
є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз (п.171).
Закінчення додатка 3
Реквізити
Пояснення до заповнення
Заголовок
документа
Переноситься заголовок, сформульований у документі. У разі відсутності заголовка у документі він формулюється відповід- но до встановлених правил
Резолюція
Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний
виконавець
Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції. Можливе зазначення номера телефону
Строк виконання
Проставляється число, місяць, рік (день місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді
Відмітка про
виконання
документа
Короткий запис вирішення питання по суті або дата й індекс документа-відповіді
KADROVIK
.ua
№ 3 (9)/2013 62
Зразкове діловодство
А ЯК У ЗАКОНОДАВСТВІ...
Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої вла-
ди, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах вико-
навчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 лис- топада 2011 року № 1242
«Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним ви- користанням наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення» (п. 161).
Використання журнальної форми реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік (п. 170).
Основним принципом реєстрації документів за картковою формою
є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз (п.171).
Закінчення додатка 3
Реквізити
Пояснення до заповнення
Заголовок
документа
Переноситься заголовок, сформульований у документі. У разі відсутності заголовка у документі він формулюється відповід- но до встановлених правил
Резолюція
Переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції
Відповідальний
виконавець
Прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції. Можливе зазначення номера телефону
Строк виконання
Проставляється число, місяць, рік (день місяця і місяць проставляють двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами). Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді
Відмітка про
виконання
документа
Короткий запис вирішення питання по суті або дата й індекс документа-відповіді
№ 3 (9)/2013
www.
KADROVIK
.ua
63
Зразкове діловодство
Чи потрібно у реєстраційній формі фіксувати годину та хвилини доставки кореспонденції, яка має позначку «Терміново»?
Чи дозволяється у деяких випадках вхідний реєстраційний штамп проставляти безпосередньо на конверті (пакеті)?
Чи підлягають реєстрації вітальні листи та запрошення на свят- кування ювілейних дат?
Чи допускається застосування скороченої назви підприємства у реєстраційній формі?
Чи має право підприємство у разі потреби доповнити перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки інши- ми реквізитами?
Відповіді — на с. 94
ЗАПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ
к
1
2
3
4
5
реклама