Документування в управлінні
Документ в організації праці менеджера
З точки зору технології, управління підприємством є процесом отримання, опрацювання інформації, прийняття рішення та доведення його до виконавця (передача інформації).
Інформація - це відомості про оточуюче середовище, процеси, які в ньому відбуваються і сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами.
Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.
В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація у яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, типографським. Сукупність документів, оформлених згідно з певними правилами, називають управлінською документацією.
Управлінська документація - це система документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.
Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документів
За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:
- письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;
- графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;
- фото- й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;
- фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
- правова;
- інформаційна;
- соціальна;
Функції документа:
- Загальні
- Специфічні
- культурна;
- управлінська
- комунікативна;
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлену у заведеному порядку і має відповідно юридичну силу до чинного законодавства
- історична;
Класифікаційні ознаки документів
| За походженням - службові - офіційні - особисті | За місцем створення - внутрішні - зовнішні |
| За призначенням
| За напрямком
|
| За формою
| |
| За ступенем гласності
|
Класифікаційні ознаки документів
| За стадіями створення | - оригінали - копії - витяги |
| За термінами зберігання | - документи тимчасового зберігання (до 10 р.) - документи тривалого зберігання (понад 10 р.) - документи постійного зберігання (без обмеження терміну) |
| За технікою відтворення | - рукописні - відтворенні механічним способам |
| За структурними ознаками | - стандартні - нестандартні |
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ
(сукупність взаємопов`язаних між собою документів, які становлять цілісне утворення із певними специфічними рисами)
1.Організаційні документи закріплюють функції, обов`язки і права організацій протягом тривалого терміну (акти, положення, статути, інструкції і правила)
2. Розпорядчі документи – це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали, правові акти)
3. Довідково-інформаційні документи містять інформацію про стан справ, носять допоміжний характер, не обов`язкові для виконання (довідки, службові листи, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, оголошення, доповіді, звіти, плани робіт, телефонограми)
4. Документи з кадрово-контрактних питань містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в заявах про прийняття, звільнення чи переведення на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах
5. Особові офіційні документи – це документи, за допомогою яких передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів (розписки, доручення та ін.)
Система управлінської (організаційно-розпорядчої) документації служить засобом здійснення організації та регулювання процесів управління
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦІЇ
(сукупність взаємопов`язаних між собою документів, які становлять цілісне утворення із певними специфічними рисами)
1. Документи з господарської діяльності (договори, акти, листи, позовні заяви)
2. Документи наукової діяльності
3. Документи банківської діяльності
4. Обліково-фінансові документи (платіжне доручення, відомість, гарантійний лист, заява-зобов`язання тощо)
5. Податкова документація
6. Документи з організації зовнішньоекономічної діяльності
7. Документи рекламної діяльності
8. Документи видавничої діяльності
Спеціалізована документація (відтворює специфіку різних сфер або різних галузей діяльності суспільства)
.
Формуляр документа –
сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів
Основні реквізити організаційно-розпорядної документації
Реквізити –
окремі елементи, з яких складається документ
Бланки –
типові формуляри певних документів
Основні реквізити документу
| 1. Державний герб 2. Емблема організації чи підприємства 3. Зображення державних нагород 4. Код підприємства, установи, організації 5. Код форми документа 6. Назва міністерства або відомства (вищої організації або засновника) 7. Повна назви установи, організації, підприємства автора документа 8. Назва структурного підрозділу | 9. Індекс підприємства зв`язку, поштова адреса, номер телефону, факс, номер рахунку в банку 10. Назва виду документу 11. Дата 12. Індекс 13. Посилання на індекс і дату вхідного документа 14. Місце складання або видання 15. Гриф обмеження доступу до документа 16. Адресат 17.Гриф затвердження 18. Резолюція 19. Заголовок до тексту 20. Відмітка про контроль | 21. Текст 22. Відмітка про наявність додатків 23. Підпис 24. Гриф узгодження 25. Візи 26. Печатка 27. Відмітка про засвідчення копій 28. Прізвище виконавця та номер його телефону 29. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи 30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій 31. Відмітка про надходження |
Правила складання тексту документа
| 1. Текст документа викладається від третьої особи. | Комісія ухвалила… Ректорат клопочеться… Університет просить… |
| 2. Не вживаються образні вислови, емоційно забарвлені, діалектні слова та синтаксичні конструкції | Давитися сміхом… Ловити головастиків… Від “а” до “я”… |
| 3. Уживають стійкі (стандартизовані) сполучення | Відповідно до …, у зв’язку з …, згідно з…, з метою …, необхідний для … |
| 4. Уживають синтаксичні конструкції | Доводимо до Вашого відома, що… У порядку надання матеріальної допомоги… У зв’язку зі вказівкою… Підтверджуємо з вдячністю.. У порядку надання матеріальної допомоги… У порядку обміну досвідом… У ув'язку зі вказівкою… Відповідно до попередньої домовленості… Відповідно до Вашого прохання... |
Правила складання тексту документа
| 5. Дієприслівникові звороти вживають на початку речення | Враховуючи… Беручи до уваги… Розглянувши… |
| 6. Уживають прямий порядок слів у реченнях | У разі укладення угоди зобов’язуємося перерахувати кошти на рахунок… |
| 7. Активну форму дієслова слід замінювати на пасивну | Вами ще не висловлені пропозиції… (Ви ще не висловили пропозицій…) |
| 8. Уживають інфінітивні конструкції | Створить комісію… Відкликати працівників… |
| 9. У розпорядчих документах уживаються дієслівні конструкції у формі наказового способу | Наказую… Пропоную… |
Правила складання тексту документа
| 10. Використовуються скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури | р-н, обл.., км, канд. філ. наук, напр., вид-во… |
| 11. Надається перевага простим реченням | Пан Куценко В.І. працює інженером дощувальних установок… |
| 12. Використовуються форми ввічливості за допомогою слів | Шановний…Вельмишановний…Високоповажний… |
Узгодження документів
Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти /; з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, з замісником керівника, який займається цим питанням.
Внутрішнє узгодження документа оформляється візою. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.
Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.
У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розмішується нижче підпису або у верхньому лівому кутку сторінки. Гриф складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи, а з якою погоджується документ /включаючи назву організації/, особистого підпису, його розшифрування, дати.
Мовний етикет
(сукупність словесних форм ввічливості, прийнятих у даному суспільстві)
Уживання відокремлень:
1. Для вираження етичної оцінки: На жаль, Ваше прохання не може бути задоволене;
2. Для позитивної характеристики опонента: Як Вам уже відомо,…;
3. Для підкреслення доброзичливості тону в кінці тексту: Із повагою,…
Переконливість
1. Пояснення на початку документа причини відмови;
2. Використання пасивних конструкцій: не Ви не виконуєте мого наказу (акцент на провині), а Мій наказ не виконується (акцент на факті невиконання)
Уникання категоричності й двозначності:
1. Результат повинен бути підказанай, а не нав’язаний: не Прошу Вашого позитивного рішення, а прошу розглянути питання і винести рішення;
2. У листі-відповіді слід уникати вузьковідомчої термінології.
Орієнтовні елементи мовного етикету, що виражають у листах
Просимо вас при нагоді надіслати… / Повідомте, будь ласка, про заходи…
Будемо раді, якщо Ви погодитеся… / Будь ласка, телеграфуйте нам свою згоду…
Будемо вдячні, якщо Ви підтвердите… / Повідомте, будь ласка, чи зацікавила Вас пропозиція…
Просимо Вашої допомоги… / Були б раді співпрацювати з Вами…
Будемо вдячні за допомогу… / Підтвердить, будь ласка, свій приїзд…
Будемо дуже зобов’язані, якщо Ви… / Чи не були б Ви такі ласкаві повідомити…
Наперед вдячні за… / Дякуємо Вам за згоду продовжити…
Висловлюємо щиру подяку… / Ми дуже зобов’язані…
Дозвольте подякувати Вам… / Велике спасибі Вам…
Дозвольте висловити щиру вдячність… / Прийміть нашу щиру подяку…
З Вашого боку було дуже люб’язно… / Хочу висловити Вам вдячність за те…
Перепрошуємо Вас… / Просимо вибачення за…
Вибачте за повторне нагадування… / Перепрошуємо за затримку…
Ще раз перепрошуємо за цю прикру помилку… / Хочу щиро перепросити Вас…
Дуже шкода, що виникло таке прикре непорозуміння… / Вибачте, будь ласка…
Хочемо вибачитися за завдані Вам турботи… / Вибачте, що завдали Вам прикрощів… / Ще раз просимо вибачення і чекаємо відповіді…
Подяка
Вибачення
Прохання
Дякую за увагу!