Завдання 6
Ви — менеджер регіонального відділення великої страхової компанії. Протягом останнього тижня ви мали стільки зустрічей, що не могли достатньо спілкуватися зі своїми підлеглими. Однак тепер ви ввійшли у курс справ і повинні опрацювати великий обсяг інформації. Зокрема., є речі, які повинні знати підлеглі та/або повинні зробити ви:
1.Трьох осіб треба повідомити, що вони одержать підвищення платні на 10%.
2.Одну особу потрібно повідомити, що їй визначено випробувальний термін і вона втратить роботу, якщо не виправиться (не змінить своє ставлення до роботи).
3.Одну особу потрібно привітати з одержанням ступеня магістра.
4.Усіх потрібно поінформувати про графік виконання роботи на наступний період.
5.Двох осіб треба повідомити, що їхнє прохання про переведення задоволене, а третьої - відхилене. Крім того, ще одну особу буде переведено на іншу роботу, хоча вона не подала відповідної заяви. Ви знаєте, що їй це буде неприємно.
Ви можете передати цю інформацію телефоном протягом робочого дня, у розмові по мобільному телефону, дорогою додому цього ж вечора, написавши офіційний лист, від руки записку, безпосередньо під час зустрічі або через електронну пошту.
Завдання 1. Виберіть спосіб передавання кожного повідомлення.
Трьох осіб треба повідомити, що вони одержать підвищення платні на 10% - передати цю інформацію телефоном протягом робочого дня.
Одну особу потрібно повідомити, що їй визначено випробувальний термін і вона втратить роботу, якщо не виправиться (не змінить своє ставлення до роботи) - написавши офіційний лист, від руки записку.
Одну особу потрібно привітати з одержанням ступеня магістра - у розмові по мобільному телефону, дорогою додому цього ж вечора.
Усіх потрібно поінформувати про графік виконання роботи на наступний період - написавши офіційний лист.
Двох осіб треба повідомити, що їхнє прохання про переведення задоволене. а третьої - відхилене. - через електронну пошту.
Ще одну особу буде переведено на іншу роботу, хоча вона не подала відповідної заяви. Ви знаєте, що їй це буде неприємно. - безпосередньо під час зустрічі.
Завдання 2. Які чинники впливають на ваше рішення у кожній ситуації?
Чинники впливу:
а) ситуативні, пов'язані з характером виникаючих обставин;
б) по розпорядженню (розпорядженню) вищестоящих органів;
в) програмні, пов'язані з включенням даного об'єкту управління в певну структуру програмно-цільових відносин, заходів;
г) ініціативні, пов'язані з проявом ініціативи системи, наприклад у сфері виробництва товарів, послуг, посередницької діяльності;
д) епізодичні і періодичні, витікаючи з періодичності відтворювальних процесів в системі (наприклад, сезонності сільськогосподарського виробництва, сплаву лісу по річках, геологічних робіт).
Чинники, визначальна якість і ефективність управлінських рішень. Під якістю управлінських рішень слід розуміти ступінь його відповідності характеру вирішуваних завдань функціонування і розвитку виробничих систем. Інакше кажучи, в якому ступені УР забезпечує подальші шляхи розвитку виробничої системи в умовах формування ринкових відносин.
Чинники, визначальна якість і ефективність управлінських рішень, можуть класифікуватися за різними ознаками – як чинники внутрішньої природи (пов'язані з системами, що управляють і керованою), так і зовнішні чинники (вплив навколишнього середовища). До цих чинників слід віднести:
закони об'єктивного світу, пов'язані з ухваленням і реалізацією УР;
чітке формулювання мети – для чого приймається УР, які реальні результати можуть бути досягнуті, як зміряти, співвіднести поставлену мету і досягнуті результати;
об'єм і цінність інформації, що розташовується, – для успішного ухвалення УР головним є не об'єм інформації, а цінність, визначувана рівнем професіоналізму, досвіду, інтуїцією кадрів.
Рано чи пізно менеджери повинні переходити від аналізу подій, що відбулися, до дії. У ідеалі, якщо дія мотивована правильним аналізом проблеми, пошук причин звужується до такої крапки, коли можна з упевненістю приступити до вирішення проблеми. Важливо, проте, пам'ятати, що всі дії мотивуються необхідністю реагувати на виниклу проблему. Досвідчені менеджери постійно роблять дії по поліпшенню ситуації, підвищують вимоги до роботи і запобігають виникненню проблем, які можуть загрожувати зривом виконання поточних планів.
Знаходячись в теперішньому часі, менеджер вибирає дії (альтернативи), які можуть часто реалізуватися в майбутньому. Проблема полягає в тому, що іноді доводиться навіть порівнювати відносні наслідки альтернатив, не маючи обґрунтованих даних. Не можна знати точно, що трапиться при виборі іншої альтернативи. Менеджер повинен розглянути альтернативи, упевнено зайняти позицію і заявити, що, скажімо, альтернатива А краще відповідатиме поставленим цілям, чим альтернатива В або С. Але це складний процес просування до істини.
Існуюча невизначеність в процесі ухвалення рішень може створювати ряд ситуацій, при яких не виключається змішення понять "рішучість" і "ухвалення рішень". На багатьох підприємствах керівників оцінюють і винагороджують за те, наскільки швидко і упевнено вони ухвалюють рішення. Невизначеність в цьому випадку розглядається як ознака слабкості. Від менеджерів очікується стрімкість і рішучість думок і високо оцінюється їх готовність здійснювати рішення, не дивлячись на труднощі. Теоретично це правильно, але на практиці це не завжди кращий варіант дії.
Завдання 3. Яким був би найменш прийнятний спосіб кожного повідомлення?
Трьох осіб треба повідомити, що вони одержать підвищення платні на 10% - від руки записку.
Одну особу потрібно повідомити, що їй визначено випробувальний термін і вона втратить роботу, якщо не виправиться (не змінить своє ставлення до роботи) - через електронну пошту.
Одну особу потрібно привітати з одержанням ступеня магістра - написавши офіційний лист.
Усіх потрібно поінформувати про графік виконання роботи на наступний період - передати цю інформацію телефоном протягом робочого дня.
Двох осіб треба повідомити, що їхнє прохання про переведення задоволене. а третьої –
відхилене - дорогою додому цього ж вечора.
Ще одну особу буде переведено на іншу роботу, хоча вона не подала відповідної заяви. Ви знаєте, що їй це буде неприємно - дорогою додому цього ж вечора.
Завдання 4. Якими були б наслідки кожного невідповідного вибору?
Даний метод допомагає вибрати з запропонованої серії альтернатив кращу. Наприклад, при прийнятті рішень мають місце такі типові помилки:
Непродумані рішення звичайно ведуть до прийняття рішень, не підготовлених до їхнього виконання.
Приймати "сліпі" рішення означає "закривати очі" на можливі негативні наслідки рішення або зовсім не думати про неї.
Егоцентричне рішення - орієнтація тільки на самого себе і власне вигоду, не турбуючись про наслідки для інших.
Емоційні рішення - прийняття рішень, виходячи з власного настрою, не думаючи про їхню раціональність.
Геніальні рішення - прийняті рішення, що спираються тільки на свою інтуїцію.
Самовдоволені рішення, засновані на власній непогрішності ігнорування радам інших людей.
Упрямі рішення - небажання учитися на раніше прийнятих помилкових рішеннях.
Трьох осіб треба повідомити, що вони одержать підвищення платні на 10% - від руки записку.
Наслідок: Записка від руки тільки роздратує людей, ще один із найгірших способів повідомлення в такій ситуації.
Одну особу потрібно повідомити, що їй визначено випробувальний термін і вона втратить роботу, якщо не виправиться (не змінить своє ставлення до роботи) - через електронну пошту.
Наслідок: Особа може не прочитати листа і не зробити висновки, що в подальшому призведе до суперечки.
Одну особу потрібно привітати з одержанням ступеня магістра - написавши офіційний лист.
Наслідок: ви змарнуєте власний час, оскільки привітання не потребує офіційного листа.
Усіх потрібно поінформувати про графік виконання роботи на наступний період - передати цю інформацію телефоном протягом робочого дня.
Наслідок: цей спосіб є неефективним, оскільки ви не зможете передати всю інформацію телефоном протягом робочого дня кожній особі.
Двох осіб треба повідомити, що їхнє прохання про переведення задоволене. а третьої –
відхилене. Ще одну особу буде переведено на іншу роботу, хоча вона не подала відповідної заяви. Ви знаєте, що їй це буде неприємно - дорогою додому цього ж вечора.
Наслідок: змарнований час.
Пояснення до завдання
Для поганих новин часто користуються «корпоративною» комунікацією: сповіщення, шаблонні оголошення чи розсилки — щоб дистанціюватися від адресата. Однак більш етично й ефективно погані новини повідомляти: а) самостійно і б) особисто, наскільки можливо.
1. Підготуйтеся до розмови
Перед тим, як почати розмову з вашими співробітниками, переконайтеся в тому, що у вас на руках є всі факти. Ви маєте знати, як саме було прийнято рішення, з ким консультувалися, які альтернативні можливості обговорювалися та чи є розумне пояснення фінального результату.
2. Будьте відверті й уникайте неоднозначних роз’яснень
Розповідайте як є. Якщо з незалежних від вас причин ви не можете повідомити подробиці — означте це. Якщо про щось ви поки не готові заявити, краще не кажіть цього зовсім або ж чітко позначте, що це питання поки що не вирішене, а точні або прогнозовані цифри ви зможете назвати такого-то числа такого місяця.
3. Оголошення має складатися тільки з фактів
Складаючи повідомлення, пам’ятайте, що в ньому має бути не більше семи смислових блоків. Більша кількість просто не запам’ятається. У своєму виступі уникайте будь-яких емоційних висловлювань, оскільки вони негативно впливають на запам’ятовування інформації.
Якщо ви хочете підбадьорити співробітників, висловити своє ставлення до поганої новини, то ваші емоції слід відокремити від інформаційної частини повідомлення.
Ви можете проявити уважність і турботу, але не потрібно водночас прикрашати новини. Інакше співробітникам буде важко їх усвідомити.Натомість чітко сфокусуйтеся на прийнятому рішенні та поясніть, чому воно фінальне.
4. Поясніть, як приймалося рішення
Люди готові прийняти неприємний для них результат, якщо вони вірять у те, що сам процес прийняття рішення обґрунтований. Наприклад, ви можете сказати своїм співробітникам: «Процес проходив так, ми обговорювали з тими-то людьми, і результат — такий».
5. Дозвольте висловитися, але не обговорювати
Після того, як ви повідомили погані новини та пояснили, як проходив процес прийняття рішення, дайте окремим співробітникам або групі виговоритися, висловити емоції та поставити незручні питання.
Варто вислухати їхні побоювання, навіть якщо вам некомфортно. Ваша роль як керівника полягає в тому, щоб зрозуміти ці емоції. Нехай це злість, здивування або щось ще.
6. Фокусуйте увагу на майбутньому
Це ключовий момент: покажіть, що ситуація під контролем і ви знаєте, як вам бути. Допоможіть вашій команді рухатися далі. Вкажіть, коли ситуація може покращитися, і що для цього потрібно від кожного. Тоді люди зрозуміють, що проблеми не нескінченні.