Роль інформаційних технологій в управлінні підприємством

Роль інформаційних технологій в управлінні підприємством

До недавнього часу інформація, як така, не вважалася важливим активом підприємств і фірм. Управління розглядалося як індивідуальне мистецтво міжособистісного спілкування, а не як глобальний механізм координації діяльності учасників економічних процесів. Сьогодні лише деякі керівники можуть дозволити собі зневажливо ставитися до методів роботи з інформацією. В умовах, коли зростає значення інформаційної складової навколишнього середовища підприємств, повноцінне їх існування стає неможливим без відповідних змін у всіх значимих сторонах їх життєдіяльності з точки зору керованості та ефективності.

Будь-яке підприємство для аналізу виникаючих проблем, прийняття рішень, контролю операцій, створення нових продуктів або послуг має потребу в інформації.

Під інформацією розуміються осмислені і перероблені дані, які використовуються для вирішення управлінських завдань. Дані відображають події, що відбуваються як у самій організації, так і за її межами.

Для того, щоб отримати інформацію, необхідну для успішного функціонування підприємства, потрібно зібрати дані, передати їх на обробку, привести їх у форму, зручну для подальшого використання, і передати користувачам отримані результати. Користувачі можуть уточнювати, які дані потрібно збирати, а також скорегувати методи їх обробки з точки зору повноти, достовірності та форми подання одержуваних результатів. Загальна схема інформаційної системи показана на рис. 1.

Інформаційну систему (ІС) функціонально можна визначити як безліч взаємопов'язаних елементів, які забезпечують введення даних, їх обробку, а також зберігання і розподіл отриманої інформації, використовуваної в управлінні підприємством.

Рис. 1. Загальна схема інформаційної системи

Підприємства створюють ІВ для обслуговування інформаційних потреб різних рівнів управління. Так, у праці Л. М. Еплгейт та ін, присвяченій управлінню корпоративними інформаційними системами, виділяються 4 рівня управління та відповідні їм ІС: системи підтримки рішень вищої ланки управління (стратегічний рівень); автоматизовані системи управління (АСУ) та системи підтримки прийняття рішень (управлінський рівень); професійні та офісні системи (рівень знань); системи обробки транзакцій (операційний рівень). Системи одного рівня, у свою чергу, можуть бути орієнтовані на забезпечення інформаційних потреб різних функціональних областей (виробництво, фінанси, маркетинг, управління персоналом).

У таблиці 1 узагальнені характеристики ІС, які використовуються на різних рівнях управління.

Системи обробки транзакцій є базовими для обслуговування поточних операцій підприємства. Вони являють собою комп'ютеризовані системи, які виконують і реєструють рутинні регулярні транзакції. Такими є резервування місць у готелі, виплата заробітної плати, відвантаження продукції.

Таблиця 1.

Характеристики інформаційних систем

На операційному рівні цілі і ресурси чітко встановлені і структуровані. Необхідно тільки визначити, чи відповідає транзакція певному набору критеріїв, щоб система її виконала.

Професійні та офісні системи обслуговують інформаційні потреби фахівців у різних галузях знань і потреби обслуговуючого персоналу, який здійснює обробку даних.

Експертні системи, автоматизовані системи проектування (САПР) для наукових і конструкторських підрозділів підприємств забезпечують сприяння створенню нових знань і сприяють інтеграції цих знань і досвіду практичної діяльності підприємства. Сучасні графічні системи створюють зорові образи об'єктів і дозволяють користувачеві відчувати, що він як би знаходиться в реальній ситуації. Таке занурення у світ, створений комп'ютером, дозволяє йому імітувати вплив своїх дій на ці об'єкти.

Офісні системи використовуються для підвищення ефективності роботи з даними, вони забезпечують зв'язки із споживачами, постачальниками і зовнішніми організаціями.

АСУ обслуговують декілька рівнів управління, забезпечуючи інформацією про поточну діяльність підприємства, а також звітами про його діяльність у минулому. АСУ підтримують функції планування, контролю і прийняття рішень.

В АСУ узагальнюються дані, які з транзакційних систем, обробляються і зводяться у звіти, які готуються на регулярній основі. АСУ зазвичай відповідають на фіксовані, заздалегідь відомі питання. Ці системи не є гнучкими і мають обмеженими аналітичними можливостями.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР) обслуговують управлінський рівень в організації. Вони допомагають аналітично обгрунтовувати варіанти рішень, які не дуже добре структуровані, носять ситуаційний характер і їх нелегко передбачити заздалегідь. Такі системи повинні бути готові реагувати на мінливі умови навколишнього середовища. Хоча в них використовується інформація з офісних, професійних і транзакційних систем та АСУ, вони отримують інформацію і з зовнішніх джерел (поточні ціни акцій, ціни на продукти в конкурентів і т.п.).

СППР володіють великими аналітичними можливостями в порівнянні з системами інших рівнів. В їх основі лежать математичні моделі аналізу даних. СППР інтерактивні, і особа, яка приймає рішення, може змінювати умови задач і включати в них нові дані, використовуючи дружній користувальницький інтерфейс.

Системи підтримки рішень вищого керівництва обслуговують стратегічний рівень організації. Вони призначені для роботи з неструктурованими рішеннями і припускають використання даних про зовнішнє середовище (нові податкові закони, інформацію про конкурентів), у яких надходять відомості з різних інформаційних систем підприємства.

Системи підтримки рішень вищого керівництва мають розвинені телекомунікаціями і графічними засобами. Такі системи призначені для підготовки концептуальних рішень типу:

яким має бути бізнес?

як отримати кошти для інвестицій?

які співробітники і якої кваліфікації можуть знадобитися в майбутньому?

До світлої мрії кожного директора - щоб комп'ютер показував усе сам - залишається один технологічний крок. Потрібно поєднати можливості фінансових та управлінських систем з Інтернет рішеннями, зв'язавши воєдино внутрішню мережу підприємства з «світовою павутиною». Але цей крок заважають зробити сотні перешкод у вигляді різнорідних стандартів і мов розробки.

На конференції компанії SAP в Лейпцигу, присвяченій корпоративним порталам-своєрідним «дверей» в інформаційні джунглі, виступали «першопрохідці», вже торували дорогу в цих нетрях. З двох тисяч чоловік, що представляли на конференції різні країни регіону ЕМЕА, майже 50% мали «продуктивний», тобто успішний, досвід використання корпоративних порталів.

Впровадження порталу на голландському підприємстві Akzo Nobel дозволило скоротити витрати на 1% від обороту. А фармацевтичному гігантові Вауег, у якого в мережі працюють 15 тис. співробітників, портал дозволив помітно підвищити продуктивність праці менеджерів. У Colgate порталом як основний робочим середовищем користуються 96% співробітників. Крістоф Беккер з BASF каже, що концерну за допомогою портальних рішень вдалося подолати перешкоди, які заважали інтеграції даних з 30 тис. різних програм. Це дозволило спростити та покращити роботу 20 тис. користувачів.

Запропонована вище класифікація ІС не є вичерпною і відображає лише один з аспектів дослідження інформаційних систем.

Зокрема, в табл. 2 представлена ​​класифікація ІС за рівнями прийняття рішень на підприємстві.

Таблиця 2.

Класифікація ІС по рівнях прийняття рішень в організації

У даній класифікації операційний рівень стосується виконання щоденних, добре налагоджених процедур. Відповідні рішення зустрічалися в недавньому минулому, їх називають структуровані, або «програмованими».

Рішення тактичного рівня розраховані на більш тривалий проміжок часу, ніж операційні. Рішення цього рівня погано або слабко структуровані внаслідок того, що цілі прийняття рішення чітко не визначені, численні або конфліктні, а також важко прогнозовані наслідки прийняття рішень та їх впливу на поведінку особи, яка приймає рішення. Тактичні рішення, як правило, спрямовані на ефективне використання наявних ресурсів і характеризуються такими показниками, як продуктивність, рентабельність.

Рішення стратегічного рівня пов'язані з перспективними ресурсами, необхідними для досягнення цілей організації, з ефективністю функціонування її в цілому.

Різні інформаційні системи тісно взаємодіють один з одним. Трансакційні системи - основне джерело даних для інших ІС, у той час як системи підтримки рішень керівництва - споживачі даних з систем нижчого рівня.

Виникає закономірне питання - наскільки ці системи повинні бути інтегровані? У принципі, існують сьогодні на ринку технічні й програмні засоби дозволяють вирішити задачу одержання інтегрального ефекту від використання ІС, що забезпечують безперешкодне проходження інформаційних потоків між різними підрозділами підприємства (див. табл. 3). Однак, інтеграція вимагає часу і витрат. Тому кожне підприємство повинно зіставити свої потреби в інтеграції з можливими витратами на побудову подібних систем.

Таблиця 3

Класи інформаційних систем

В останні роки для Росії характерні бурхливий розвиток інформаційних технологій і зростання інтересу до комп'ютерних систем, здатним забезпечити ефективне управління підприємством. Особливо виділяється зростаючий попит на інтегровані системи управління. Автоматизація окремих функцій (бухгалтерського обліку або збуту готової продукції) і АСУ вважаються вже пройденим етапом для багатьох підприємств, на яких автоматизація довгий час велася за трьома досить відокремленим один від одного напрямками: АСУ (системи автоматизації управлінської та фінансово-господарської діяльності), САПР ( системи автоматизованого проектування) та АСУ ТП (системи автоматизації технологічних і виробничих процесів). Створювалися спочатку без комплексного плану, як правило, під вимоги різних підрозділів, ділянок і процесів, окремі автоматизовані системи не підкорялися єдиним цілям та завданням підприємства, були погано пов'язані між собою інформаційно, а частіше не були пов'язані зовсім, що не відповідало інтересам підприємства як цілісної системи. Різноманіття використовуваних стандартних і нестандартних апаратних і програмних засобів ускладнювало або робило неможливим подальшу модернізацію систем. Реальний ефект від впровадження автоматизації часто опинявся при цьому нижче очікуваного.

Розвиток математичних методів, технічних і програмних засобів дозволяє в даний час принципово вирішити задачу одержання інтегрального ефекту від впровадження інформаційних технологій на підприємствах. З'явилися можливості формувати високоефективні корпоративні інформаційні системи (КІС) для управління підприємствами. Виросли масштаби та якісно змінився зміст КІС.

Статистика останніх років показує, що більше половини з 500 найбільших компаній у світі вибрали в якості єдиного стандарту для побудови корпоративної інформаційної системи програмні продукти фірми SAP AG. Дослідження Meta Group резюмують, що перші вигоди від ERP-системи можна отримати через 8 місяців після запуску. Середня річна економія від використання такого програмного забезпечення складає 1,6 млрд. дол У 63 опитаних компаніях різних розмірів і галузей середня вартість впровадження (total cost of ownership - TCO) ERP-системи становила 15 млн. дол (мінімальна - 400 тис. дол, максимальна - 300 млн. дол.) У TCO входять витрати на апаратне і програмне забезпечення, професійні послуги та навчання персоналу.

В даний час є безліч прикладів ефективного використання КІС і на російських підприємствах. Різноманітність корпоративних інформаційних систем і несокращающееся число розробників підкреслюють значущість цього ринку в сучасній економіці.

IBS і Microsoft оголосили про спільне просування комплексного вирішення середньої цінової категорії для побудови КІС на базі всього кращого.

Пропонований споживачам набір, сформований за принципом best of breed (кращі в своєму класі рішення), включає:

• систему для управління фінансово-господарською діяльністю Navision Attain;

• CRM-систему Siebel MME (MidMarket Edition);

• системи фінансово-економічного планування Adaytum ePlanning і Comshare MPC;

• системи аналізу даних та управлінської звітності на базі MS SQL Server 2000.

Позиціонування системи Navision Attain на ринку ІСКП

Наведемо перелік вимог, що пред'являються російськими підприємствами до ІС, яку можна назвати корпоративною інформаційною системою.

1. Функціональна повнота системи:

виконання міжнародних стандартів управлінського обліку - MRP II, ERP, CSRP;

автоматизація:

планування, бюджетування, прогнозування;

оперативного (управлінського) обліку;

бухгалтерського обліку;

статистичного обліку;

фінансово-економічного аналізу;

формування звітів та ведення обліку одночасно по російським і міжнародним стандартам (IAS та GAAP);

кількість одноразово врахованих параметрів діяльності підприємства (2000-10 000), кількість таблиць баз даних (800-3000).

2. Локалізація інформаційної системи:

функціональна (облік особливостей російського законодавства та системи розрахунків);

лінгвістична (інтерфейс, система допомоги та документація російською мовою).

3. Надійний захист інформації:

парольна система розмежування доступу до даних і функцій;

багаторівнева система захисту даних, що включає засоби авторизації що вводиться і корректируемой інформації, реєстрації часу введення та модифікації даних, протокол вилучень;

програмно-апаратні засоби шифрування даних, сертифіковані ФАПСИ.

4. Реалізація віддаленого доступу та роботи в розподілених мережах.

5. Наявність інструментальних засобів адаптації й супроводу системи:

структури і функцій бізнес-процесів;

інформаційного простору (зміна структури БД, модифікація полів таблиць, зв'язків, індексів і т.п.);

інтерфейсів введення, перегляду і коригування інформації;

організаційного та функціонального наповнення робочого місця користувача.

6. Забезпечення обміну даними між раніше розробленими ІС та іншими програмними продуктами, що функціонують на підприємстві.

7. Можливість консолідації інформації:

на рівні підприємств - для об'єднання інформації філій, дочірніх компаній, підприємств, що входять у холдинг і т.п.;

на рівні окремих завдань;

на рівні тимчасових періодів - для виконання аналізу зміни тих чи інших показників за період, що перевищує звітний.

8. Наявність спеціальних засобів аналізу стану системи в процесі експлуатації:

архітектури баз даних;

алгоритмів;

статистики кількості обробленої інформації (кількість записів, документів, проводок, обсяг дискової пам'яті);

журналу виконаних операцій;

списку працюючих станцій, внутрішньосистемної пошти.

Узагальнення зарубіжного і вітчизняного досвіду дозволяє сформулювати ряд правил, яких доцільно дотримуватися для успішного створення КІС:

• прив'язка всіх стратегічних планів впровадження інформаційних технологій до бізнес-цілям і базової інфраструктури підприємства;

• простота і гнучкість моделі побудови та розвитку корпоративної інформаційної системи;

• осяжний період розробки системи, формування єдиної команди розробників ІТ та бізнес-аналітиків;

• залученість вищого керівництва підприємства у процес розв'язання виникаючих проблем управління ризиками від впровадження ІТ.