Кафедра економічної кібернетики
Контрольна робота
з дисципліни:«Системи обробки економічної інформації»
Режим роботи з базами даних
Зміст контрольної роботи
1.Організація даних
2.Система управління базами даних
3.Режім роботи з базами даних
Список використаної літератури
1.Організація даних
Організація даних у внутримашинной сфері характеризується на двох рівнях - логічному і фізичному. Фізична організація даних визначає спосіб розміщення даних безпосередньо на машинному носії. У сучасних прикладних програмних засобах цей рівень організації забезпечується автоматично без втручання користувача. Користувач, як правило, оперує в прикладних програмах і універсальних програмних засобах уявленнями про логічної організації даних.
1.1 Логічна організація даних і файлова модель
Логічна організація даних на машинному носії залежить від використовуваних програмних засобів організації і ведення даних у внутрнмашінной сфері. Метод логічної організації даних визначається використовуваними типом структур даних і виглядом моделі, яка підтримується програмним засобом.
Модель даних - це сукупність взаємопов'язаних структур даних та операцій над цими структурами. Вид моделі і використовувані в ній типи структур даних відображають концепцію організації та обробки даних, яка використовується в системах управління базами даних (далі - СУБД) підтримуючої модель, або в мові системи програмування, на якому створюється прикладна програма обробки даних.
Важливо відзначити, що для розміщення однієї і тієї ж інформації під внутримашинной сфері можуть бути використані різні структури і моделі даних. Їх вибір покладається на користувача, що створює інформаційну базу, і залежить від багатьох факторів, в тому числі від наявного технічного і програмного забезпечення, визначається складністю автоматизуються завдань і обсягом інформації.
У файлових системах реалізується модель типу плоский файл. За такої моделі Внутрімашінная інформаційна база (ІБ) являє собою сукупність не пов'язаних між собою файлів (незалежних) з однотипних записів з лінійною (однорівневої) структурою.
Основні типи структур даних файлової моделі - поле, запис, файл.
Запис є основною структурною одиницею обробки даних і одиницею обміну між оперативною і зовнішньою пам'яттю.
Поле - це елементарна одиниця логічного організації даних, яка відповідає окремій, неподільної одиниці інформації - реквізиту.
Запис - це сукупність полів, що відповідають логічно пов'язаним реквізитами. Структура запису визначається складом і послідовністю що входять до неї полів, кожне з яких містить елементарне дане.
Файл - це безліч однакових за структурою примірників записів зі значеннями в окремих полях. Примірник записи представляє собою реалізацію запису, що містить конкретні значення полів. Структура запису файлу - лінійна, тобто поля мають єдине значення і відсутні групові дані. Кожен екземпляр записи однозначно ідентифікується унікальним ключем запису. У загальному випадку ключі запису бувають двох видів: первинний (унікальний) і вторинний ключ.
Первинний ключ (ПК) - це одне або кілька полів, однозначно ідентифікують запис. Якщо первинний ключ складається з одного поля, він називається простим, якщо з декількох полів - складеним ключем.
Вторинний ключ (ВК), на відміну від первинного, - це таке поле, значення якого може повторюватися в декількох записах файлу, тобто він не є унікальним. Якщо за значенням первинного ключа може бути знайдений один єдиний екземпляр запису, то по вторинному - декілька.
Названі структури даних використовуються і в ряді СУБД, що робить ці поняття в певному сенсі універсальними.
Індексування. Засобом ефективного доступу по ключу до записів файла є індексування. При індексуванні створюється додатковий індексний файл, який містить в упорядкованому вигляді всі значення ключа файлу даних. Для кожного значення ключа в індексному файлі міститься покажчик на відповідний запис файлу даних. При наявності індексного файлу, розміри якого менше основного файлу, по заданому ключу швидко відшукується запис. За допомогою покажчика на запис у файлі даних здійснюється прямий доступ до цього запису. Індексування може проводитися не тільки по первинному, але і по вторинному ключу.
Опис логічної організації даних файлової моделі. При описі логічної організації даних кожному файлу присвоюється унікальне ім'я і дається опис стриктури його записів. Опис структури записів включає перелік вхідних в неї полів і їх порядок усередині запису.
Для кожного поля задається скорочене позначення - ім'я поля (ідентифікатор поля усередині запису), формат поля - тип зберігається даного, довжина поля і точність числових даних. Для полів, що виконують роль унікального (первинного) ключа запису, вказується ознака ключа.
Структуру файлу при описі внутримашинной ІБ можна представити у вигляді таблиці, де відзначаються первинні і вторинні ключі.
1.2 Мережеві і ієрархічні моделі даних
Більш складними моделями даних внутріманшнной сфери (у порівнянні з файловою) є мережні і ієрархічні моделі, які підтримуються в системі управління базами даних (СКБД) відповідного типу. Тип моделі даних, підтримуваної СУБД на машинному носії, є одним з найважливіших ознак класифікації СУБД.
Мережева або ієрархічна модель даних представляє відповідний метод логічної організації бази даних в СУБД. Така модель є сукупністю взаємопов'язаних об'єктів. Зв'язок двох об'єктів відображає їх підпорядкованість. Об'єктом в мережевий чи ієрархічної моделі є основний тип структур даних з тих, які підтримуються СУБД. У різних СУБД цей тип структур даних може по-різному бути визначений і названий (тип запису, файл, сегмент).
До типових структурам даних відносяться: елемент даних, агрегат даних, запис, база даних і т. д.
Елемент даних - це мінімальна іменована структурна одиниця даних (аналог поля у файлових системах).
Агрегат даних - це іменоване підмножина елементів даних або інших агрегатів усередині запису. У агрегатах допускається множинний елемент, який містить кілька значень елемента в одному примірнику агрегату. Запис у загальному випадку є складовим агрегатом, який не входить до складу інших агрегатів. Вона характеризується структурою взаємозв'язків її елементів і агрегатів. Таким чином, структура запису може мати ієрархічний характер. Всі безліч примірників запису однакової структури утворює тип запису. Запис конкретного типу є об'єктом в моделі даних.
Модель даних може включати декілька типів записів (об'єктів). Між об'єктами моделі даних встановлюються зв'язки. Сукупність взаємопов'язаних конкретних об'єктів моделі для деякої предметної області утворює базу даних.
Зв'язки між двома типами записів (об'єктами моделі) визначаються груповими відносинами між їх екземплярами. Групове відношення (набір) - це суворо ієрархічне відношення між записами двох типів: головною записом набору і підлеглими записами набору.
У суворо ієрархічних моделях, як правило, будь-який об'єкт (запис, сегмент) може підкорятися тільки одному об'єкту вищого рівня. У мережевих - будь-який об'єкт (запис, файл) може бути підпорядкований декількох об'єктів.
В ієрархічних моделях безпосередній доступ по ключу, як правило, можливий тільки до об'єкта самого високого рівня, який не підпорядкований іншим об'єктам. До інших об'єктів доступ здійснюється по зв'язках від об'єкту на вершині моделі. У мережевих моделях безпосередній доступ по ключу може забезпечуватися до будь-якого об'єкту незалежно від рівня, на якому він знаходиться в моделі. Також можливий доступ у зв'язках від будь-якої точки доступу.
Структура об'єкта (записи, файлу) в мережевих моделях найчастіше буває лінійної і рідше має ієрархічну структуру. Структури даних нижчого рівня також можуть мати свою специфіку й назви. Наприклад, атрибут - аналог елемента даних. Об'єкт лінійної структури складається тільки з простих і ключових атрибутів. Структура об'єкта (записи, сегмента) в ієрархічних моделях може бути ієрархічної або лінійною.
Мережеві моделі даних у порівнянні з ієрархічними є більш універсальним засобом відображення у внутримашинной сфері структури інформації для різних предметних областей. Взаємозв'язки даних більшості предметних областей мають мережевий характер, що обмежує використання СУБД з ієрархічною моделлю даних. Мережеві моделі дозволяють відображати також ієрархічні взаємозв'язки даних. Перевагою мережевих моделей є відсутність дублювання даних у різних елементах моделі. Крім того, технологія роботи з мережевими моделями є зручною для користувача, так як доступ до даних практично не має обмежень і можливий безпосередньо до об'єкта будь-якого рівня. Допустимі різноманітні запити.
1.3 Реляційна модель даних
Реляційні моделі даних відрізняються від розглянутих вище мережевих і ієрархічних простотою структур даних, зручним для користувача табличним поданням і доступом до даних. Реляційна модель даних є сукупністю найпростіших двовимірних таблиць - відносин (об'єктів моделі). Зв'язки між двома логічно пов'язаними таблицями в реляційній моделі встановлюються за рівністю значень однакових атрибутів таблиць - відносин.
Таблиця-відношення є універсальним об'єктом реляційних моделей. Це забезпечує можливість уніфікації обробки даних у різних СУБД, що підтримують реляційну модель. Операції обробки реляційних моделей засновані на використанні універсального апарату алгебри відносин і реляційного числення.
Таблиця є основним типом структури даних (об'єктом) реляційної моделі. Структура таблиці визначається сукупністю стовпців. У кожному рядку таблиці міститься по одному значенню у відповідному стовпці. У таблиці не може бути двох однакових рядків. Загальна кількість рядків не обмежена.
Стовпець відповідає деякому елементу даних - атрибуту, який є найпростішою структурою даних. У таблиці не можуть бути визначені множинні елементи, група чи актуальна група, як у розглянутих вище мережевих і ієрархічних моделях. Кожен стовпець таблиці повинен мати ім'я відповідного елемента даних (атрибута). Один або декілька атрибутів, значення яких однозначно ідентифікують рядок таблиці, є ключем таблиці.
У реляційному підході до побудови баз даних використовується термінологія теорії відносин. Найпростіша двовимірна таблиця визначається як відношення. Стовпець таблиці зі значеннями відповідного атрибуту називається доменом, а рядка зі значеннями різних атрибутів - кортежем.
2. Системи управління базами даних
2.1 Визначення і основні поняття
Система управління базами даних (СКБД) є універсальним програмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування) баз даних (БД) на зовнішніх запам'ятовуючих пристроях, а також доступу до даних та їх обробки. СУБД підтримують один з можливих типів моделей даних - мережеву, ієрархічну плі реляційну, які є одним з найважливіших ознак класифікації СУБД. СУБД забезпечують багатоцільовий характер використання бази даних, захист і відновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитів високого рівня робить СУБД зручним засобом для кінцевого користувача.
Основними засобами СУБД є:
- Кошти завдання (опису) структури бази даних;
- Засоби конструювання екранних форм, призначених для введення даних, перегляду та їх обробки в діалоговому режимі;
- Засоби створення запитів для вибірки даних при заданих умовах, а також виконання операцій з їх обробці;
- Засоби створення звітів з бази даних для виведення на друк результатів обробки у зручному для користувача вигляді;
- Мовні засоби - макроси, вбудований алгоритмічну мову (Dbase, Visual Basic або іншої), мова запитів (QBE - Query By Example, SQL) і т.п., які використовуються для реалізації нестандартних алгоритмів обробки даних, а також процедур обробки подій у задачах користувача;
- Засоби створення додатків користувача (генератори додатків, засоби створення меню і панелей управління додатками), що дозволяють об'єднати різні операції роботи з базою даних в єдиний технологічний процес.
База даних - це сукупність даних, організованих на машинному носії засобами СУБД. У базі даних забезпечується інтеграція логічно пов'язаних даних при мінімальному дублювання даних, що зберігаються. БД включає дані, що відображають певну логічну модель взаємопов'язаних інформаційних об'єктів, що становлять конкретну предметну область. База даних організується у відповідності з моделлю і структурами даних, які підтримуються в СУБД.
СУБД в багатокористувацьких системах. База даних, як правило, містить дані, необхідні багатьом користувачам. Отримання одночасного доступу декількох користувачів до спільної бази даних можливо при установці СУБД в локальній мережі персональних комп'ютерів і створення багатокористувацької бази даних.
У мережі СУБД стежить за розмежуванням доступу різних користувачів до спільної бази даних і забезпечує захист даних при одночасній роботі користувачів з загальними даними. Автоматично забезпечується захист даних від одночасної їх коригування декількома користувачами-клієнтами. У мережі з файловим сервером база даних може розміщуватися на сервері. При цьому СУБД завантажується і здійснює обробку даних бази на робочих станціях користувачів. Концепція файлового сервера в локальній мережі забезпечується низкою мережевих операційних систем.
У мережі, що підтримує концепцію «клієнт-сервер», використовується сервер баз даних, який розташовується на потужній машині, виконує обробку даних, розміщених на сервері, і відповідає за їх цілісність та збереження. Для управління базою даних на сервері використовується мова структурованих запитів SQL (Structured Queries Language). На робочих станціях-клієнтах працює СУБД-клієнт. Користувачі можуть взаємодіяти не тільки зі своїми локальними базами, але і з даними, розміщеними на сервері. СУБД-клієнт, в якій підтримується SQL, в повному обсязі може посилати на сервер запити SQL, отримувати необхідні дані, а також посилати оновлені дані. При цьому з загальною базою даних можуть працювати СУБД різного типу, встановлені на робочих станціях, якщо в них підтримується SQL. Підключення з СУБД до серверів баз даних SQL може бути здійснено за допомогою драйверів ODBC. ODBC (Open Database Connectivity, відкритий стандарт доступу до баз даних), підтримує стандартний протокол для серверів баз даних SQL.
2.2 Властивості СУБД і технологія використання
До основних властивостей СУБД і бази даних можна віднести:
- Відсутність дублювання даних у різних об'єктах моделі, що забезпечує одноразовий введення даних і простоту їх коригування;
- Несуперечність даних;
- Цілісність БД;
- Можливість багатоаспектного доступу;
- Всілякі вибірки даних та їх використання різними завданнями і додатками користувача;
- Захист та відновлення даних при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилки користувача;
- Захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів;
- Можливість модифікації структури бази даних без перезавантаження даних;
- Забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяє зберегти програми при модифікації структури бази даних;
- Реорганізація розміщення даних бази на машинному носії для поліпшення об'ємно-часових характеристик БД;
СУБД є основою створення практичних додатків користувача для різних предметних областей.
Критерії вибору СУБД користувачем. Вибір СУБД для практичних додатків користувачем визначається багатьма чинниками, до яких відносяться:
- Наявне технічне і базове програмне забезпечення, їх конфігурація, оперативна і дискова пам'ять;
- Потреби розробляються користувача;
- Тип підтримуваної моделі даних, специфіка предметної області, топологія інформаційно-логічної моделі;
- Вимоги до продуктивності при обробці даних;
- Наявність в СУБД необхідних функціональних засобів;
- Наявність русифікованої версії СУБД;
- Рівень кваліфікації користувачів і наявність в СУБД діалогових засобів розробки та робіт з БД.
Установка СУБД. СУБД є програмним продуктом, що поставляються у вигляді пакету прикладних програм, який повинен бути встановлений (інстальований) на комп'ютер з урахуванням його конфігурації, ресурсів і операційної системи, а також вимог до набору функцій.
Процес поетапного впровадження. Після установки СУБД можна здійснювати створення БД, в тому числі задавати структуру БД, виробляти введення даних, а також виконувати будь-які дії, передбачені функціональними можливостями СУБД. Слід зауважити, що сучасні СУБД для ПК володіють достатньою гнучкістю. Це дозволяє на ранніх етапах розробки додатків користувача приступати до створення окремих частин БД. Така БД в міру поглиблення розробки може легко розширюватися і модифікуватися. Таким чином, полегшується прискорене освоєння персоналом технології роботи з БД, вивчення можливостей СУБД і поетапне впровадження.
Розробка структури бази даних. Розробка додатків на основі СУБД передбачає підготовку рішень по структурі БД. Ці рішення безпосередньо пов'язані з внемашинной сферою - з описом внемашинной ІБ, її документів, що містять необхідну інформацію, а також з постановкою і алгоритмізацією завдань з обробки цієї інформації.
На початковому етапі розробки структури БД доцільно побудова інформаційно-логічної моделі, що відбиває логічну структуру інформації предметної області. Така модель, що відповідає вимогам нормалізації даних, є основою створення реляційних баз даних.
Створення бази даних засобами СУБД. Відповідно до розробленої структурою бази даних здійснюється її створення засобами СУБД на машинному носії і введення в експлуатацію. Для забезпечення процесів створення БД і її експлуатації необхідно знання можливостей інструментальних засобів СУБД. При цьому слід керуватися рекомендаціями з технології використання засобів СУБД. Така технологія має визначати всі необхідні процеси, включаючи початковий введення, завантаження БД і контроль даних, виконання операцій з внесення змін, реалізацію запитів для отримання потрібних довідок, відновлення БД і т. п. Одним з найважливіших етапів цієї технології є підготовка екранних форм вводу- виводу для завантаження інформації з документів внемашинной сфери в базу даних, коректування даних і їх перегляду.
Обробка даних засобами СУБД. Додавання, видалення, зміна і вибірка даних проводиться за допомогою мови запитів, вбудованого алгоритмічної мови та інших засобів СУБД. Реалізація запитів забезпечується діалогової системою команд з меню або запитами за прикладом QBE (Query By Example). У першому випадку окремий запит виконується однією або кількома командами мови СУБД. Послідовність команд мови СУБД утворює програму - командний файл (СУБД Dbase). У другому - для виконання запиту користувач вибирає послідовно один або декілька пунктів меню або вказує в запиті приклад (зразок), за яким складається запит, а також при необхідності умови вибору та операції обчислення, які необхідно виконувати з даними (СУБД Paradox, Access). Послідовність команд меню і запитів може бути заповнена в програмі-макросі і надалі виконана так само, як командний файл.
СУБД може мати вмістом або базова мова програмування. У СУБД з включає мовою використовується один з універсальних алгоритмічних мов (С, Pascal і т. п.). Прикладна програма, написана на що включає мовою, може ініціювати команди СУБД. У СУБД з базовою мовою застосовується власний алгоритмічну мову, що дозволяє крім операцій маніпулювання даними виконувати різні обчислення і обробку даних. Стандартним реляційною мовою запитів є мова структурованих запитів SQL (Structured Queries Language).
2.3 Історія, тенденції розвитку та класифікація СУБД
Найбільшу популярність серед настільних систем, що функціонують в середовищі DOS, завоювали реляційні СУБД Dbase (компанія Ashton-Tate), Paradox (Borland), R: base (Mierorim), FoxPro (Fox Software), Clipper 5.0 (Nantucket), db_VISTA (Raima) з мережевою моделлю даних.
Протягом тривалого періоду часу широко використовувалися СУБД, сумісні зі стандартом Xbase. Однак частка Xbase на ринку настільних СУБД скорочується. СУБД Dbase, FoxBase, FoxPro є представниками цього сімейства. СУБД Dbase мають простий командна мова маніпулювання даними та користувальницький інтерфейс типу меню, засоби генерації звітів і екранних форм. Ця СУБД відрізняється хорошою швидкодією при виконанні запитів невеликих базах даних. У більшості реляційних СУБД цього покоління, що працюють у середовищі DOS, програми на базовому мовою виконуються в режимі інтерпретації, тобто заздалегідь не перетворюються в машинний код, що знижує їх продуктивність.
Система db_VISTA, з включає універсальною мовою С, підтримує мережеву модель. Вона користувалася популярністю серед професійних програмістів. Областю її застосування, зокрема, є банківські інформаційні системи. До мережевих СУБД відноситься також AdabasD, яка призначена для створення великих баз даних і може працювати на різних платформах (технічна та програмна середа).
Реляційна СУБД Paradox (версії 3.5, 4.0, 5.0) з'явилася на ринку в 1985р. Вона відрізняється від сімейства Xbase-продуктів запитами за зразком (QBE), генератором додатків на основі об'єктного підходу, що настроюється меню користувача, діалоговими засобами і автоматичним формуванням макросів, в яких можна запам'ятати всі налагоджені користувачем процеси. У Paradox використовується, крім мови запитів QBE, базова мова програмування PAL (Paradox Application Language) - мова для розробки додатків. Paradox, як і сімейство Xbase, зберігає свої об'єкти (таблиці, форми, звіти, макроси) в окремих файлах і володіє достатньою гнучкістю, що дозволяє модифікувати базу даних без перезавантаження даних. Забезпечується створення складних форм для нормалізованих таблиць, через які можна одноразово вводити дані з внемашинной документів. Створення форм, запитів, звітів, макросів легко виконує користувач-непрограмістів. Для виконання запиту в Paradox достатньо заповнити бланки запиту, які на екрані відображаються структурою таблиці бази даних.
До потужним реляційних СУБД професійного класу належить PROGRESS (фірми Progress Software Co., USA). Вона має вбудовану мову SQL і власну мову 4GL, може працювати на різноманітних програмно-апаратних платформах, підтримує архітектуру клієнт-сервер.
Перспективи розвитку архітектур СУБД пов'язані з розвитком концепції обробки нетрадиційних даних та їх інтеграції, обміну даними з різних СУБД, багатокористувацької технології в локальних мережах.
З
Відносно простий у вивченні і використанні вважається Approach for Windows 95, яка орієнтована на розробку нескладних додатків. Більш досконалими, що володіють потужним мовою розробки додатків користувача є дві перші з названих СУБД - Paradox і Access.
До загальних властивостях СУБД Approach, Paradox і Access відносяться:
- Графічний багатовіконний інтерфейс, що дозволяє користувачеві в діалоговому режимі створювати таблиці, форми, запити, звіти й макроси;
- Спеціальні засоби, що автоматизують роботу, - численні майстра (Wizards) в Access, асистенти (Assistants) у Approach і експерти (Experts) в Paradox;
- Можливість роботи в локальному режимі або в режимі клієнта на робочій станції (Windows NT 3.51, Novell NetWare 4.1);
- Використання об'єктної технології OLE2 для впровадження в базу даних різної природи (текстів, електронних таблиць, зображень і т. п.);
- Наявність власної мови програмування.
Особливості СУБД Approach, Paradox, Access:
- У Approach, на відміну від Paradox і Access, не забезпечується повна підтримка мови запитів SQL, що обмежує її можливості в багатокористувацьких системах тільки переглядом даних;
- В Access передбачена автоматична генерація коду SQL при створенні запиту користувачем;
- У Approach мова для розробки додатків Lotus Script поступається за інтеграційним можливостями і зручності роботи об'єктно мов (в Paradox - ObjectPAL, в Access - Visual Basic);
- Visual Basic в Access є найбільш потужним мовою програмування, яким володіє властивістю автономності від СУБД і переносимості в інші додатки Microsoft Office, забезпечуючи хорошу інтеграцію даних;
- В Access є Майстер аналізу таблиць, за допомогою якого можна виконати нормалізацію таблиці.
Однією з найважливіших тенденції розвитку СУБД є розробка «універсальних» СУБД, здатних інтегрувати в базі традиційні та нетрадиційні дані - тексти, малюнки, звук і відео, сторінки HTML і ін Це особливо актуально для Web. Є два підходи до побудови таких СУБД; об'єктно-реляційний - вдосконалення існуючих реляційних СУБД і об'єктний.
Слід зазначити, що сучасні реляційні СУБД вже здатні інтегрувати дані, проте нетрадиційні дані недоступні для внутрішньої обробки. «Універсальні» СУБД повинні виконувати таку обробку. У таких системах не потрібні різнорідні програми, якими складно управляти. По дорозі створення об'єктно-реляційних СУБД пішли такі фірми, як IBM, Informix і Oracle. У IBM розроблено об'єктно-реляційна СУБД DB2 для ОС AIX і OS, 2. На початковому етапі фірма Oracle випустила реляційний продукт Oracle Universal Server, інтегруючий СУБД Oracle 7.3 та спеціалізовані сервери (Web, просторових даних, текстів, відеоповідомлень), що підтримують дані в різних сховищах. У об'єктів-реляцпонной Oracle 8 повинні бути інтегровані реляційні та нетрадиційні типи даних. Informix створила об'єктно-реляційну СУБД Universal Server.
Корпорація Microsoft зробила ставку на об'єктно-орієнтований інтерфейс
OLE DB, який забезпечує доступ до даних Microsoft SQL Server (реляційна СУБД).
Фірма Sybase орієнтована на використання спеціалізованих серверів, а інтеграцію даних має намір проводити іншими засобами, тобто йде по шляху створення об'єктно-реляційної СУБД (Adaptive-Server).
Інформаційні сховища на базі СУБД з паралельною обробкою розраховані на багатопроцесорні системи. Такі СУБД поділяються за типом архітектури - без поділу ресурсів і зі спільним використанням дискового простору. У нервом разі за кожним із процесорів закріплені виділені області пам'яті і диски, що дає гарну швидкість обробки. У другому випадку всі процесори ділять між собою як оперативну пам'ять, так і місце на диску.
Прикладами СУБД без поділу ресурсів є: DB2 (IBM), Informix Online Dynamic (Informix), Navigation Server (Sybase). СУБД зі спільним використанням пам'яті є AdabasD версія 6.1 (Software AG). У СУБД Oracle 7.2 забезпечується краща переносимість на різні платформи. Слід зауважити, що вибір СУБД доцільно здійснювати не тільки за типом архітектури та якості зовнішнього інтерфейсу, але перш за все виходячи з функціональних можливостей. Важливими критеріями вибору є здатність обробки складних запитів (і швидкість обробки), можливість перенесення між платформами. Хорошою швидкістю обробки складних запитів відрізняється СУБД DB2 (IBM), а також DSA (Informix).
Класифікація сучасних СУБД
До важливих ознаками класифікації сучасних СУБД відносяться:- Середовище функціонування - клас комп'ютерів і операційних систем (платформа), на яких працює СУБД, в тому числі розрядність операційної системи, на яку орієнтована СУБД (16 - або 32-розрядні);
- Тип підтримуваної в СУБД моделі даних - мережева, ієрархічна або реляційна;
- Можливості вбудованої мови СУБД, його переносимість в інші програми (SQL, Visual Basic, ObjectPAL і т. п.);
- Наявність розвинених діалогових засобів конструювання (таблиць, форм, запитів, звітів, макросів) і засобів роботи з базою даних;
- Можливість роботи з нетрадиційними даними в корпоративних мережах (сторінки HTML, повідомлення електронної пошти, зображення, звукові файли, відеокліпи і т. п.);
- Використовувана концепція роботи з нетрадиційними даними - об'єктно-реляційні, об'єктні;
- Рівень використання - локальна (для настільних систем), архітектура клієнт-сервер, з паралельною обробкою даних (багатопроцесорна);
- Використання об'єктної технології OLE 2.0;
- Можливості інтеграції даних з різних СУБД;
- Ступінь підтримки мови SQL і можливості роботи з сервером баз даних (SQL-сервером);
- Наявність засобів відчужуваних додатків, що дозволяють не проводити повної інсталяції СУБД для тиражованих додатків користувача.
3.Режім роботи з базами даних
3.1 Основні можливості Access
СУБД Microsoft Access 7.0 є 32-розрядною системою управління реляційними базами даних нового покоління, що працює в середовищі Windows 95 і Windows NT. На його прикладі і розглянемо режим роботи з базами даних
У СУБД Access підтримується реляційна модель даних.
У СУБД Access процес створення реляційної бази даних включає створення схеми даних. Схема даних наочно відображає таблиці та зв'язки між ними, а також забезпечує використання зв'язків при обробці даних і цілісність бази даних. Схема даних уособлює нерозривний зв'язок внемашинного проектування бази даних з етапом її створення.
СУБД Access орієнтована на роботу з об'єктами, до яких належать таблиці бази даних, форми, запити, звіти, макроси та модулі. Для типових процесів обробки даних - введення, перегляду, поновлення, пошуку по заданих критеріях, отримання звітів - Access дозволяє конструювати в діалоговому режимі такі об'єкти, як форми, запити і звіти. Ці об'єкти складаються з графічних елементів, званих елементами управління. Основні елементи управління служать для зв'язку об'єктів із записами таблиць, які є джерелами даних.
Безліч майстрів Access 7.0 допомагає користувачеві виконати роботи, не вдаючись до конструювання. Майстра дозволяють створити нові форми, запити, звіти, аналізувати таблиці бази даних і навіть повністю створити одну з численних типових баз даних.
Для створення додатків користувача можуть використовуватися макроси і модулі на мові програмування Visual Basic.
Кожен об'єкт і елемент управління має свої властивості, визначаючи які можна налаштовувати об'єкти та елементи керування.
Таблиці створюються користувачем для зберігання даних по одному об'єкту
моделі даних предметної області.
Запити створюються користувачем для вибірки потрібних даних з однієї або декількох пов'язаних таблиць. Запит може формуватися за допомогою запитів за зразком (QBE) або за допомогою мови структурованих запитів SQL. За допомогою запиту можна також відновити, видалити або додати дані в таблиці або створити нові таблиці на основі вже існуючих.
Форми призначені для введення, перегляду і коректування взаємозв'язаних даних бази на екрані в зручному вигляді, який може відповідати звичному для користувача документу. Форми також можуть використовуватися для створення панелей управління в додатку користувача.
Звіти призначені для формування вихідного документа, призначеного для виведення на друк.
Макроси містять опис дій, які повинні бути виконані у відповідь на деякий подія. Кожна дія реалізується макрокоманд. Вибір макрокоманд і завдання параметрів, використовуваних ними при виконанні, є простою автоматизованої операцією. Макрос дозволяє об'єднати розрізнені операції обробки даних в додатку.
Модулі містять програми мовою Visual Basic, які можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур при створенні програми.
Access має досить зручними засобами створення додатків користувача. Найпростішим засобом є макроси. Макроси дозволяють легко пов'язувати окремі дії, реалізовані за допомогою форм, запитів, звітів, та організувати їх виконання через меню.
Розрахована на багато користувачів база даних
Отримання одночасного доступу декількох користувачів до спільної бази даних можливо при установці Access в локальній мережі персональних комп'ютерів і створення багатокористувацької бази даних. Access стежить за розмежуванням доступу різних користувачів до бази даних п забезпечує захист даних при одночасній роботі користувачів з загальними даними. База даних Access може розміщуватися на комп'ютері, яку виділили як файлового сервера. При цьому СУБД Access може бути встановлена плі на файловому сервері, або па кожної робочої станції. Обробка даних бази в обох випадках здійснюється на робочих станціях користувачів. Робота в мережі із засобами Access для користувача практично не залежить від конфігурації мережі п способу розміщення СУБД Access на пий. СУБД Access може функціонувати в локальній мережі, що підтримує концепцію клієнт-сервер. У такій мережі використовується сервер баз даних SQL.
На робочих станціях-клієнтах працює Access. Користувачі Access можуть взаємодіяти не тільки зі своїми локальними базами, але і з даними, розміщеними на сервері. Access дозволяє посилати на сервер запити на мові SQL, отримувати необхідні дані, а також посилати оновлені дані.
Меню Access містить команди, які визначають операції, що дозволяють користувачеві виконувати потрібну роботу. Access має набір вбудованих панелей інструментів, що забезпечує зручний інтерфейс користувача при виконанні робіт в кожному з режимів бази даних. Ці панелі виводяться у вікні Access за замовчуванням у відповідності з обраним режимом роботи. Повідомлення Готово в рядку стану означає, що Access готовий прийняти команду користувача.
Відкриття бази даних
Після запуску Microsoft Access одночасно з його вікном виводиться перше діалогове вікно, що дозволяє почати створення бази даних або відкрити існуючу базу даних. Якщо це вікно не з'являється при запуску Access, для відкриття бази даних виконується команда Файл (Відкрити або натискається кнопка Відкрити базу даних. Після виконання цієї команди відкривається вікно бази даних.
Всі операції з обробки об'єктів бази даних починаються у вікні бази даних. На вкладках вікна бази даних представлені основні типи об'єктів
Access: Таблиці, Запити, Форми, Звіти, макроси та модулі. Робоча полі
вікна бази даних призначено для відображення списку об'єктів Access вибраного типу.
У цьому вікні представлені три кнопки, які дозволяють розпочати роботу з об'єктом:
1. перша кнопка дозволяє Відкрити обрану таблицю, форму, запит, або Переглянути звіт, або Запустити макрос;
2. кнопка Конструктор дозволяє перейти в режим доопрацювання будь-якого раніше створеного об'єкта;
3. кнопка Створити дозволяє приступити до створення нового об'єкта будь-якого обраного типу.
При створенні об'єкта надається можливість вибору режиму його розробки. Це може бути «Майстер», або «Конструктор», або деякий інший режим, що залежить від обраного типу об'єкта.
3.2 Створення бази даних
Створення нової реляційної бази даних Access здійснюється відповідно до її структурою, отриманої в результаті проектування. Створення реляційної бази даних за допомогою СУБД починається з завдання структури таблиць. Потім створюється схема даних, в якій встановлюються зв'язки між таблицями. Access запам'ятовує і використовує ці зв'язки при заповненні таблиць та обробці даних. При створенні бази даних важливо задати параметри, відповідно до яких Access буде автоматично підтримувати цілісність бази даних. Для цього при визначенні структури таблиць повинні бути вказані обмеження на допустимі значення даних, а при створенні схеми даних на основі нормалізованих даних повинні бути задані параметри підтримки цілісності зв'язків бази даних.
Завершується створення бази даних процедурою завантаження, тобто заповненням таблиць конкретною інформацією. Особливе значення має технологія завантаження взаємопов'язаних даних. Зручним інструментом завантаження в Access є форми введення-виведення. Форми дозволяють створити екранний аналог документа, через який можна вводити дані одночасно в кілька взаємозалежних таблиць.
Користувач може починати роботу з базою при будь-якій кількості створених таблиць ще до створення повної бази, що відображає всі об'єкти моделі даних предметної області. База даних може створюватися поетапно, і в будь-який момент її можна доповнювати новими таблицями і вводити зв'язки між таблицями в схему даних.
Створення файлу бази даних
Access зберігає всі таблиці бази даних в одному файлі. Перш ніж приступити до створення таблиць бази даних, необхідно створити файл бази даних за допомогою команди Файл \ Створити або кнопки Створити базу даних. У вікні Створення можна вибрати один із шаблонів і з допомогою Майстра баз даних створити типову базу даних.
Щоб створити файл нової не типової бази даних, потрібно вибрати у вікні Створення вкладку Загальні і клацнути значок Нова база даних. Для бази даних задається ім'я файлу і вибирається папка, де розміститься файл. Тип файлу бази даних за замовчуванням має розширення MDB. Це розширення є зареєстрованим в Windows і зв'язується з програмою Access. В результаті відкривається вікно бази даних. Список будь-якого обраного об'єкту нової бази даних спочатку порожній. Тепер можна приступити до створення таблиць БД.
Створення таблиці бази даних
Створення таблиці БД складається з двох етапів. На першому етапі визначається її структура: склад полів, їх імена, послідовність розміщення в таблиці, тип даних, розмір, ключові поля і інші властивості полів. На другому етапі проводиться створення записів таблиці і заповнення їх даними.
Для створення таблиці треба у вікні бази даних вибрати вкладку Таблиці і натиснути кнопку Створити. Потім вибрати спосіб створення таблиці: режим таблиці, Конструктора або Майстра таблиць. Режим Конструктора визначає основний спосіб, при якому структура таблиці повністю задається користувачем.
Режим Конструктора
Структура таблиці визначається у вікні Конструктора.
Для визначення поля задаються Ім'я поля, Тип даних, Опис-короткий коментар, а також загальні властивості.
Ім'я поля. Кожне поле в таблиці повинно мати унікальне ім'я, яке задовольняє угодами про імена об'єктів в Access.
Тип даних. Тип даних визначається значеннями, які передбачається вводити в поле, та операціями, які будуть виконуватися з цими значеннями. У Access допускається використання восьми типів даних: текстовий, MEMO (текст великого розміру), числовий (конкретні варіанти числового типу та їх довжина задаються у властивості «Розмір поля»), грошовий, дата / час, лічильник (використовується для визначення унікального системного ключа таблиці ), логічний, поле об'єкта OLE. Список типів даних викликається натисканням кнопки списку при виборі типу даних кожного поля.
Загальні властивості поля задаються для кожного поля і залежать від обраного типу даних. Перерахуємо найбільш важливі властивості полів.
1. Розмір поля задає максимальний розмір даних, які зберігаються в полі. Для поля з текстовим типом даних максимальний розмір 255 байт. Для поля з числовим типом даних можна задати використання цілих чисел довжиною 1,2,4 байти або використання чисел з плаваючою точкою довжиною 4 або 8 байт.
2. Формат поля задає формат відображення даного на екрані або друку.
3. Число десяткових знаків задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми.
4. Підпис поля задає текст, який виводиться в заголовках таблиць, форм, звітів.
5. Умова на значення задає обмеження на вводяться значення і дозволяє здійснювати контроль введення.
6. Повідомлення про помилку задає текст повідомлення, що виводиться на екран при порушенні умови на значення.
Визначення первинного ключа. Для визначення первинного ключа виділяються поля, складові ключ, і натискається кнопка Ключове поле. Для ключового поля автоматично будується індекс. Індекс ключового поля завжди унікальний і не допускає порожніх полів в записах.
Після визначення структури таблиці її треба зберегти з потрібним ім'ям. Після збереження таблиці робиться доступним режим таблиці, що дозволяє перейти до другого етапу створення таблиці - створення записів. Перехід в режим таблиці здійснюється натисканням кнопки Подання таблиці.
Безпосередній введення даних у таблицю
Безпосередній введення даних у таблицю здійснюється в режимі таблиці. Для переходу в цей режим з вікна бази даних треба вибрати таблицю і натиснути кнопку Відкрити. У відкриту таблицю можна вводити нові записи, заповнюючи значеннями поля.При заповненні таблиць, для зв'язків між якими не визначені параметри цілісності, лише від користувача залежить забезпечення коректності введеної інформації. При одно-багатозначних відносинах таблиць та введення записів у підпорядковану таблицю необхідно відслідковувати наявність записів з вводяться значеннями ключових полів в головній таблиці. При зміні (видаленні) ключових полів в записах головної таблиці необхідно змінювати (видаляти) пов'язані з ними записи в підлеглих таблицях.
Після введення значення в клітинку поля і спробі перейти до іншої клітинки Access перевіряє, чи є введені дані допустимими для цього поля. Якщо введено значення, не відповідає типу даних поля, Access намагається перетворити його в правильний тип даних.
Для зручності роботи з таблицею можна змінити її уявлення на екрані - макет. При цьому можна змінювати ширину стовпця, висоту рядка, шрифт даних таблиці, колір тексту, ліній сітки і фону, оформлення.
Використання даних типу «Поле об'єкту OLE»
У таблиці КАФЕДРА розглянутої бази даних передбачено поле ФОТО, яке повинно містити фотографію завідувача, що зберігається у форматі графічного редактора Paint в файлі з розширенням BMP. Тип даних такого поля повинен бути заданий при визначенні структури таблиці як Поле об'єкта OLE. Розміщення цього об'єкта в поле відбувається на етапі заповнення полів таблиці. Для відображення об'єкта OLE необхідно створити у формі або звіті елемент управління - пов'язану рамку об'єкта.Впроваджений об'єкт зберігається у файлі бази даних і завжди є доступним. Зв'язаний об'єкт зберігається у файлі об'єкта. Файл об'єкта можна оновлювати незалежно від бази даних.
Для розміщення об'єкта OLE в поле необхідно в режимі таблиці встановити курсор на цьому полі і виконати команду Вставка | Об'єкт. У вікні Вставка об'єкта треба виконати дії з пошуку і вибору файлу з фотографією.
Схема даних в Access
Схема даних є не тільки графічним чином бази даних, але використовується Access в процесі роботи з базою даних. Створення схеми даних дозволяє спростити конструювання багатотабличних форм, запитів і звітів, а також забезпечити підтримку цілісності взаємозв'язаних даних при коригуванні таблиць.Взаємозв'язки таблиць. Схема даних задає структуру бази даних. У ній визначаються і запам'ятовуються зв'язку між таблицями. Схема даних бази графічно відображається в своєму вікні, де таблиці представлені списками полів, а зв'язки - лініями між полями різних таблиць. Схема даних орієнтована на роботу з таблицями, що відповідають вимогам нормалізації, між якими можуть бути встановлені одне-багатозначні (1: М) або одна-однозначні (1:1) зв'язку із забезпеченням цілісності бази даних. Тому схема даних будується відповідно до інформаційно-логічною моделлю.
При побудові схеми даних Access автоматично визначає по вибраному полю зв'язку тип зв'язку між таблицями. Якщо поле, по якому потрібно встановити зв'язок, є унікальним ключем як в головній таблиці, так і в підпорядкованій, Access встановлює зв'язок один-до-одного. Якщо поле зв'язку є унікальним ключем в головній таблиці, а у підпорядкованій таблиці є не ключовим або входить у складений ключ, Access встановлює зв'язок один-до-багатьох від головної таблиці до підлеглої.
Зв'язки-об'єднання. При виборі в якості поля зв'язку в головній таблиці не ключового поля Access повідомляє, що тип ставлення не може бути визначений.
У цьому випадку між таблицями можливе встановлення тільки зв'язки-об'єднання. Зв'язок-об'єднання забезпечує об'єднання записів двох таблиць, що мають однакові значення в полі зв'язку. Причому проводиться об'єднання кожного запису з однієї таблиці з кожним записом з іншої таблиці за умови рівності значень у полі зв'язку. Результатом об'єднання записів, який визначається вибором одного з трьох способів, може бути:
• об'єднання тільки тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються;
• об'єднання тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів з першої таблиці (для яких немає пов'язаних в другій) з порожньою записом другої таблиці;
• об'єднання тих записів, в яких пов'язані поля обох таблиць збігаються, а також об'єднання всіх записів із другої таблиці, для яких немає пов'язаних в першій, з порожньою записом першої таблиці.
Забезпечення цілісності даних. Для зв'язків типу 1:1 та 1: М можна задати параметр забезпечення цілісності даних. Забезпечення цілісності даних означає виконання для взаємозалежних таблиць перерахованих нижче умов коригування бази даних:
• у підпорядковану таблицю не може бути додано запис з неіснуючим в головній таблиці значенням ключа зв'язку;
• в головній таблиці можна видалити запис, якщо не видалені пов'язані з нею записи в підлеглій таблиці;
• зміна значень ключа зв'язку головної таблиці повинно приводити до зміни відповідних значень в записах підпорядкованої таблиці.
При спробі користувача порушити ці умови в операціях оновлення або видалення даних у зв'язаних таблицях Access не допускає виконання операції.
Встановлення між двома таблицями зв'язку типу 1: М або 1:1 і завдання для неї параметрів цілісності даних можливо тільки за таких умов:
• зв'язуються поля мають однаковий тип даних, причому імена полів можуть бути різними;
• обидві таблиці зберігаються в одній базі даних Access;
• головна таблиця зв'язується з підлеглою по первинному простим або складеним ключа (або унікальному індексом) головної таблиці.
Примітка. Access не дозволяє створювати зв'язків з параметрами цілісності в схемі даних, якщо раніше введені в таблиці дані не відповідають вимогам цілісності.
Якщо для вибраної зв'язку забезпечується підтримку цілісності, можна задати режим каскадного оновлення та видалення пов'язаних записів. У режимі каскадного оновлення пов'язаних записів при зміні значення в полі зв'язку головної таблиці Access автоматично змінить значення у відповідному полі у підпорядкованих записах. У режимі каскадного видалення пов'язаних записів при видаленні запису з головної таблиці Access виконує каскадне видалення підлеглих записів на всіх рівнях.
Створення схеми даних починається у вікні бази даних з виконання команди Сервіс | Схема даних або натискання відповідної кнопки. Після цього можна вибрати таблиці, що включаються в схему даних, і приступити до визначення зв'язків між ними. Встановлюючи зв'язку між парою таблиць в схемі даних, треба виділити в головній таблиці унікальне ключове поле, по якому встановлюється зв'язок, і протягнути курсор миші у відповідне поле підпорядкованої таблиці.
Оскільки схема будується для нормалізованої бази даних, у відчиненому вікні Зв'язки автоматично встановиться тип ставлення один-до-багатьох. Для такого зв'язку можна задати параметр Забезпечення цілісності даних, а потім встановити прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів.
3.3 Завантаження, перегляд і корегування БД
Access надає широкі можливості по конструюванню графічного інтерфейсу користувача для роботи з базою даних. Одним з найважливіших інструментів роботи є форми вводу / виводу, які дозволяють здійснювати початкову завантаження записів у таблиці бази даних, виконувати їх перегляд, а також проводити коректування даних - додавати і видаляти записи, змінювати значення в полях.
Технологія створення цілісної бази, у якій між таблицями встановлені зв'язки, передбачає впорядкування завантаження взаємозалежних таблиць при забезпеченні користувача зручним інтерфейсом. За наявності схеми даних Access, що складається з пов'язаних одно-багатозначними відносинами нормалізованих таблиць, можуть бути створені екранні форми, які забезпечують коректний введення взаємопов'язаних даних. Такі форми, як правило, в значній мірі відповідають формам первинних документів - джерел даних для завантаження довідкової інформації та оперативних облікових даних. При цьому забезпечується одноразовий введення даних.
Перш ніж відображати, вводити або коригувати дані таблиць через екранну форму, треба сконструювати її.
Завантаження з використанням форм
Перед конструюванням форм в Access доцільно визначити послідовність завантаження бази даних. Незалежно можуть завантажуватися таблиці, які не підпорядковані яким-небудь іншим таблиць в одно-багатозначних зв'язках.
Таблиці, підлеглі яких-небудь іншим таблиць, можуть завантажуватися або одночасно з ними, або після завантаження головних таблиць. У базу даних спочатку завантажуються довідкові дані, а потім - облікові дані з відповідних документів.
• визначення документів-джерел внемашинной сфери, що містять необхідні дані для завантаження таблиць бази даних;
• визначення таблиць - об'єктів завантаження з одного документа-джерела;
• визначення послідовності завантаження;
• визначення подсхеми даних для кожного етапу завантаження, необхідної для побудови екранної форми вводу з документа. У подсхему даних можуть входити: таблиці - об'єкти завантаження; таблиця, пов'язана з об'єктом завантаження і містить дані для відображення (висновку) у формі; таблиця, головна щодо завантажується, що дозволяє групувати вводяться (виведені) запису;
• визначення загальної структури екранної форми, тобто її макета у відповідності зі структурою вхідного документа і подсхеми даних. При цьому для багатотабличних (складовою) форми визначається таблиця, яка буде джерелом записів основної частини цієї форми, а також визначаються таблиці, які будуть джерелом записів підлеглих форм, що включаються в складову форму;
• визначення складу і розміщення реквізитів для кожної з частин складової форми.
Примітка. Ключові поля таблиці-джерела основної частини треба вводити у цю частину форми. У підпорядкованій формі треба передбачити ключові поля таблиці-джерела цієї форми, яких немає в таблиці-джерелі основної частини.
Відповідно до отриманого макетом форми здійснюється конструювання екранної форми засобами Access.
Розробка форм в Access
Конструювання форм здійснюється засобами Access відповідно до вимог до форми, визначеними користувачем у процесі підготовчої роботи. При цьому вказується, з якої таблиці потрібно відображати дані, які саме поля повинні бути представлені у формі, чи потрібні обчислювані поля, які графічні елементи, що служать для її оформлення, будуть використовуватися - лінії, пояснювальний текст, малюнки.
Структура форми
Структура форми відображається в режимі Конструктора форм. У цьому режимі може проводитися настройка областей та елементів форми користувачем.
У вікні Конструктора виділяються області заголовка, даних і приміток форми. Області форми наповнюються різними графічними об'єктами. Графічні об'єкти, пов'язані з записами таблиць і призначені для відображення даних деякого поля, називаються елементами управління. Основними типами елементів управління є поле, поле зі списком і список.
Графічні об'єкти, не пов'язані з таблицями або запитами, призначені, перш за все, для створення макета форми і містять написи полів (для користувача назви реквізитів), впроваджувані об'єкти, написи цих об'єктів, заголовки. Інформація про цих елементах зберігається в макеті форми.
Як форма в цілому, так і кожен з її елементів має властивості, які можна переглядати і коригувати. Властивості елемента дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місце розташування у формі, режим вводу / виводу, прив'язати до елемента вираз, макрос чи програму. Властивості відображаються в діалоговому вікні, де для кожного властивості і його значення відводиться рядок. У формі можуть бути передбачені кнопки управління для різних цілей, наприклад для переходу до інших записів у переглядається таблиці, для роботи із записами (додати, дублювати, відновити, видалити, зберегти), для роботи з формою (відкрити, закрити, фільтрувати, оновити) .
При конструюванні форм використовуються Панель конструктора форм, Панель форматування, Панель елементів.
Майстер форм може створювати форму для однієї таблиці або для декількох взаємозалежних таблиць. При виборі тільки однієї таблиці можуть бути створені форми В один стовпчик, Таблична або Стрічкова. Форма В один стовпчик є однозапісевой, Таблична і Стрічкова форми є многозапісевимі і розміщують всі поля в одному рядку. Майстер форм дозволяє користувачеві визначити, які поля включаються до форми, і вибирати стиль її оформлення.
Команди Автоформа створюють для заданої таблиці форми, які відрізняються від форм, створюваних Майстром, тим, що включають всі поля таблиці і не надають можливості вибору стилю оформлення. Ці команди, не вступаючи в діалог з користувачем і не відображаючи форми в режимі Конструктора, виводять її на екран в режимі форми, тобто заповнену значеннями з таблиці.
Форма, створена Майстром плі будь-якою командою Автоформа, може бути відкоригована у відповідності з вимогами користувача в режимі Конструктора форм.
Розробка багатотабличних форми
Складова багатотабличних форма створиться для роботи з декількома взаємопов'язаними таблицями. Багатотабличних форма може складатися з основної частини і однієї або кількох підлеглих включаються форм, тобто бути складовою. Підпорядкована форма може бути побудована на основі як підлеглої, так і головної таблиці щодо таблиці-джерела основної частини форми.
Багатотабличних форма може не мати включаються форм. У цьому випадку в форму крім полів таблиці, на основі якої вона будується, додаються поля зі зв'язаної таблиці, яка є головною щодо основної таблиці форми.
Багатотабличних форма може бути створена в режимі Конструктора або за допомогою Майстра форм. При конструюванні і створенні багатотабличних форми засобами Access можна використовувати різні прийоми. Найбільш технологічним є, очевидно, початкове створення форм за допомогою Майстра з подальшою їх доробкою в Конструкторі. Майстер спрощує процес створення форми, так як автоматично виконує більшість необхідних операцій.
• Явна включення підпорядкованої форми. За допомогою Майстра можна створити складову форму, що включає одну або декілька підлеглих форм стандартного вигляду з вибраними полями. При цьому підлегла форма будується для кожної підпорядкованої таблиці. Підпорядкована форма відображає дані з усіх записів підпорядкованої таблиці, які пов'язані із записом головної таблиці, яка відображається в основній частині форми.
• Виклик пов'язаної форми по кнопці. Майстер форм дозволяє створити зв'язані форми, які не включаються безпосередньо у форму. При цьому замість підпорядкованої форми включається лише кнопка, що представляє пов'язану форму, за якою її можна викликати.
• багатотабличних форма без підлеглих і зв'язаних форм. Складова багатотабличних форма, побудована Майстром, може не включати підлеглих і зв'язаних форм. Така форма створиться, якщо необхідно відображати записи підпорядкованої таблиці, доповнені полями з однієї або декількох головних таблиць. У цьому випадку джерелом даних для записів, що виводяться у формі, є запис підлеглої таблиці. Форма відображає поля із запису підлеглої таблиці і поля з єдиною пов'язаної з нею запису головної таблиці.
При створенні форми у вікні Нова форма вибирається режим створення Майстер форм і як джерело даних основної частини форми вибирається таблиця або запит. У відкритому вперше діалоговому вікні Створення форм послідовно вибираються таблиці і з них - поля, що включаються у форму. У наступному вікні Створення форм в області Виберіть тип подання даних треба виділити таблицю, яка є джерелом основної частини форми.
Якщо таблиця - джерело основної частини форми є головною по відношенню до іншої таблиці, обраної для форми, у вікні Створення форм можна вибрати одні з можливих типів підключення форми:
- Для безпосереднього включення підпорядкованої форми треба вибрати Підлеглі форми;
- Для включення кнопки, викликає пов'язану форму, треба вибрати, пов'язані форми.
Далі можна вибрати вид Стрічкова або Таблична для підлеглої чи пов'язаної форми.
Якщо таблиця - джерело основної частини форми є підлеглою по відношенню до іншої таблиці, теж обраної для форми, то створювана багатотабличних форма не буде включати підлеглу форму. Проте ця форма буде містити поля з головної таблиці. У вікні Створення форм автоматично буде встановлений тип форми Одиночна форма. Далі надається можливість вибрати вид форми: В один стовпчик, Стрічковий або Табличний.
Далі надається можливість вибрати стиль оформлення, який визначає відображення написів і значень полів у формі. В останньому діалоговому вікні Створення форм можна відредагувати заголовки форм.
Після натискання кнопки Готово Майстер завершує створення форми. Збереження форм проводиться автоматично. Після роботи Майстра можна зробити потрібну доопрацювання форми в режимі Конструктора. При цьому можна перемішати, додавати, видаляти поля, змінювати їх властивості, в тому числі шрифт і розміри, підпис поля, текст у заголовку форми.
3.4 Запити до бази даних
Основи розробки запитів
Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємозалежних таблиць, зробити обчислення і отримати результат у вигляді таблиці. Через запит можна робити відновлення даних у таблицях, додавання і видалення записів. Запит будується на основі однієї або декількох таблиць бази даних. Крім того, можуть використовуватися збережені таблиці, отримані в результаті виконання інших запитів. Запит може будуватися безпосередньо на іншому запиті з використанням його тимчасової таблиці з результатами.
У Microsoft Access є зручне для користувача графічний засіб формування запиту за зразком - QBE (Query By Example), за допомогою якого легко може бути побудований складний запит. Запит QBE включає подсхему даних з використовуваними таблицями і бланк запиту. При конструюванні запиту достатньо, працюючи мишею, виділити і перетягнути необхідні поля з таблиць, представлених в схемі даних запиту, до бланку запиту і ввести умови відбору записів.
Призначення і види запитів
Засобами запиту можна:
• вибрати записи, що задовольняють умовам відбору;
• включити в результуючу таблицю запиту потрібні поля;
• провести обчислення в кожній з отриманих записів;
• згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декількох полях і виконати над ними групові функції;
• здійснити оновлення полів у вибраному підмножині записів;
• створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;
• видалити вибране підмножина записів з таблиці бази даних;
• додати вибраного підмножина записів в іншу таблицю. Багатотабличних запит дозволяє сформувати нову таблицю, записи якої утворюються шляхом об'єднання взаємозалежних записів з різних таблиць бази даних і включення потрібних полів з цих таблиць.
Послідовне виконання низки запитів дозволяє вирішувати досить складні завдання, не вдаючись до програмування. У Access може бути створено кілька видів запитів.
• Запит на вибірку - вибирає дані з взаємозалежних таблиць і інших запитів. Результатом його є таблиця, яка існує до закриття запиту.
• Запит на створення таблиці - основ на запиті вибірки, але, на відміну від нього, результат запиту зберігається в новій таблиці,
• Запити на оновлення, додавання, видалення - це запити-дії, в результаті виконання яких змінюються дані в таблицях.
Запит па вибірку відіграє особливу роль, тому що на його основі будуються запити іншого виду.
Таблиця з результатами запиту може застосовуватися при подальшій обробці даних. У запиті на вибірку можуть використовуватися не тільки таблиці бази даних, але й раніше створені запити (таблиці, є результатом їх виконання). При цьому немає необхідності зберігати таблиці, одержувані в результаті виконання раніше створених запитів.
Безпосереднє використання у запиті іншого запиту неможливо. У цьому випадку включається запит треба перетворити в запит на створення таблиці. Цей запит відрізняється від запиту на вибірку тільки збереженням результату запиту як нової таблиці бази даних. Ця таблиця далі може використовуватися в іншому запиті.
Результати виконання запиту виводяться в режимі таблиці. Вікно запиту в режимі таблиці аналогічно вікна перегляду таблиці бази даних.
Розробка запиту проводиться в режимі Конструктора запитів.
У вікні Додавання таблиці вибрати використовувані в запиті таблиці та натиснути кнопку Додати. Потім кнопкою Закрити вийти з вікна Додавання таблиці.
У результаті з'явиться вікно Конструктора запитів - <ім'я запиту>: запит на вибірку.
Вікно Конструктора запитів розділене на дві панелі:
Верхня панель містить схему даних запиту, яка включає вибрані для даного запиту таблиці. Таблиці представлені списками полів. Схема даних відображає зв'язки між таблицями, наявні в схемі даних бази, і зв'язки об'єднання, які встановлює Access, якщо таблиці мають поля з однаковими іменами і типами даних. Крім того, користувач сам може встановити потрібні зв'язки (об'єднання), перетягнувши задіяні у зв'язку поля з одного списку полів в іншій.
Нижня панель є бланком запиту за зразком, який потрібно заповнити. Кожен стовпець бланка відноситься до одного поля, з яким потрібно працювати в запиті. Поля можуть використовуватися для включення їх в результат виконання запиту, для завдання сортування за ним і для завдання умов відбору записів.
При заповненні бланка запиту необхідно: в рядок Поле включити імена полів, використовуваних у запиті, у рядку Вивід на екран відзначити поля, які повинні бути включені в результуючу таблицю, у рядку Умова відбору задати умови відбору записів, у рядку Сортування вибрати порядок сортування записів результату .
Кожен стовпець бланка запиту відповідає одному з полів таблиць. Крім того, тут може розміщуватися обчислюване поле, значення якого обчислюється на основі значень інших полів, або підсумкове поле, яке використовує одну із вбудованих групових функцій Access. Для включення потрібних полів з таблиць у відповідні стовпці запиту досить перетягнути потрібне поле зі списку полів таблиці в схемі даних запиту в перший рядок бланка запиту.
Вираз вводиться в бланк запиту в порожню клітинку рядка Поле. У цьому осередку після натискання клавіші <Еntег> або переведення курсору в іншу комірку формується ім'я поля Вираженням, де N - ціле число, що збільшується на одиницю для кожного нового створюваного обчислюваного поля в запиті. Ім'я обчислюваного поля виводиться перед вираженням і відокремлюється від нього двокрапкою. Наприклад, Вираз1: [Ціна] * [Кількість], де Ціна і Кількість - імена полів.
Ім'я обчислюваного поля «Вираз1» стає заголовком стовпця в таблиці з результатами виконання запиту. Це ім'я можна змінити. Користувач має можливість перейменувати обчислюване поле. Для цього досить у бланку запиту замість Вираз N ввести повое ім'я.
Майстри створення запитів
Найпростіші запити деяких видів можуть бути створені за допомогою Майстрів Access. Майстер запитів прискорює процес створення запиту, автоматично виконуючи початкові найпростіші дії з підготовки запиту. Викликаний Майстер запитів запитує у користувача відомості та створює запит на основі відповідей користувача. При необхідності можна в режимі Конструктора відредагувати запит.
Створення запиту за допомогою Майстра починається з вибору у вікні бази даних вкладки Запити і натиснення кнопки Створити. У вікні діалогу Новий запит треба вибрати зі списку потрібний вид запиту. Далі слід виконувати інструкції, що виводяться у вікнах діалогу Майстра. У останньому вікні діалогу пропонується вибрати запуск запиту або перегляд структури запиту в режимі Конструктора.
За допомогою Майстра можна створити:
• простий запит на вибірку;
• запит для пошуку повторюваних записів;
• запит для пошуку записів, які не мають підлеглих записів;
• перехресний запит.
Зауважимо, що запит для пошуку повторюваних записів і запит для пошуку записів, які не мають підлеглих, є елементарними запитами на вибірку.
3.5. Формування та виведення звітів
Засоби Access з розробки звітів призначені для створення звіту, за яким може бути здійснено виведення даних з таблиць у вигляді вихідного друкованого документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, що забезпечує виведення взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць.
При цьому можуть бути виконані найвищі вимоги до оформлення документа. Перед початком конструювання звіту користувач повинен зробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.
У процесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а також розміщення в ньому виводяться значень з полів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщення обчислюваних реквізитів.
Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть проводитися обчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожній угрупованню. При формуванні звіту можуть проводитися різноманітні обчислення.
Звіт може створюватися за допомогою Майстра або в режимі Конструктора звітів. У багатьох випадках зручно використовувати Майстра. Створений Майстром звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора.
При необхідності виведення у звіті даних з багатьох таблиць в якості основи для звіту може бути використаний багатотабличних запит. На запит можуть бути покладені найбільш складні види вибірки та попередньої обробки даних. Конструктор звітів дозволяє отримані в запиті дані успішно структурувати і оформляти.
Конструювання звіту
Наявність цих розділів, а також їх додавання або видалення визначається командами меню Вид | Колонтитули і Вид | Заголовок | Примітка звіту.
При розробці форми поля у вікні потрібно заповнити елементами відповідно до визначеного користувачем макетом звіту. У заголовок міститься текст з шапки макета звіту. У колонтитул звичайно поміщають заголовки, дати і номери сторінок. При визначенні змісту цих розділів слід виходити з вимог до оформлення окремих сторінок звіту. В області даних розміщуються поля таблиць бази даних.
При необхідності групування записів по полю у вікно Конструктора звітів можуть бути додані розділи Тема групи і Примітка групи. У примітці групи можуть бути розміщені вирази для підведення підсумків по групі. Допускається до 10 рівнів групування записів.
Елементи розділів звіту. У процесі конструювання за допомогою команд або кнопок панелі інструментів Конструктора звітів та панелі елементів розділи звіту заповнюються елементами відповідно до макетом звіту. Поля з неповторяющимися значеннями розміщують в Області даних. Поля з повторюваними значеннями, за якими проводиться групування записів, доцільно розміщувати в заголовку групи.
Елементами розділів звіту, крім полів таблиць або запитів, на яких будується звіт, є також тексти підписів, кнопки управління, впроваджувані об'єкти, лінії, прямокутники і т. п. Для кожного з елементів є відповідні кнопки на панелі елементів.
Для кожного елемента, а також розділу та звіту в цілому можуть бути уточнені властивості. Технологія розміщення елементів і визначення їх властивостей практично така ж, як і в Конструкторі форм.
Перегляд і друк звіту
Для перегляду раніше створеного звіту потрібно у вікні бази даних вибрати Звіти і натиснути кнопку Перегляд. Звіт при перегляді відобразиться на екрані таким, яким він буде надрукований. Перехід в режим попереднього перегляду з режиму Конструктора звітів виконується натисканням кнопки Подання звіту. У режимі попереднього перегляду є своя панель інструментів.
Кнопка Друк панелі інструментів режиму попереднього перегляду дозволяє вивести цей звіт на друк. За допомогою команди Файл | Макет сторінки можна вибрати принтер, задати формат паперу, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію і т. д. Команда Файл | Друк дозволяє вибрати для друку окремі сторінки звіту або виділені записи, роздрукувати кілька копій, вивести звіт у файл.
Список літератури
1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи І Технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.
2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: Сучасні Інформаційні Технології [Текст]: Навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий; ред. В. М. Антонов; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.
3. Гужва, В.М. Інформаційні системи І Технології на підпріємствах [Текст]: Навчальний посібник / В. М. Гужва; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.
4. Гуржій, А.М. Інформатика та Інформаційні Технології [Текст]: підручник / А. М. Гуржій, Н. І.. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
5. Інформаційні системи і технології: додатки в економіці та управлінні: Кн. 6 [Текст]: навчальний посібник / Мін-во освіти і науки України, Донецький нац. ун-т; ред. Ю. Г. Лисенко. - Донецьк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.
6. Маслов, В.П. Інформаційні системи І Технології в економіці [Текст]: Навчальний посібник / В. П. Маслов; МІН-во ОСВІТИ І науки України. - К.: Слово, 2003. - 264 с.
7. Олійник, А. В. Інформаційні системи І Технології у фінансовіх установах [Текст]: Навчальний посібник / А. В. Олійник, В. М. Шацьк. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 436 с.
8. Румянцев, М.І. Інформаційні системи і технології фінансово-кредитних установ [Текст]: навчальний посібник для вузів / М. І. Румянцев; Західнодонбаський ін-т економіки і управління. - Дніпропетровськ: ІМА-прес, 2006. - 482 с. -
9. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О. І.. Черняк, А. В. Ставіцькій, Г. О. Чорноус. - К.: Знання, 2006. - 447 с.
Оскільки схема будується для нормалізованої бази даних, у відчиненому вікні Зв'язки автоматично встановиться тип ставлення один-до-багатьох. Для такого зв'язку можна задати параметр Забезпечення цілісності даних, а потім встановити прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних записів.
3.3 Завантаження, перегляд і корегування БД
Access надає широкі можливості по конструюванню графічного інтерфейсу користувача для роботи з базою даних. Одним з найважливіших інструментів роботи є форми вводу / виводу, які дозволяють здійснювати початкову завантаження записів у таблиці бази даних, виконувати їх перегляд, а також проводити коректування даних - додавати і видаляти записи, змінювати значення в полях.
Технологія створення цілісної бази, у якій між таблицями встановлені зв'язки, передбачає впорядкування завантаження взаємозалежних таблиць при забезпеченні користувача зручним інтерфейсом. За наявності схеми даних Access, що складається з пов'язаних одно-багатозначними відносинами нормалізованих таблиць, можуть бути створені екранні форми, які забезпечують коректний введення взаємопов'язаних даних. Такі форми, як правило, в значній мірі відповідають формам первинних документів - джерел даних для завантаження довідкової інформації та оперативних облікових даних. При цьому забезпечується одноразовий введення даних.
Перш ніж відображати, вводити або коригувати дані таблиць через екранну форму, треба сконструювати її.
Завантаження з використанням форм
Перед конструюванням форм в Access доцільно визначити послідовність завантаження бази даних. Незалежно можуть завантажуватися таблиці, які не підпорядковані яким-небудь іншим таблиць в одно-багатозначних зв'язках.
Таблиці, підлеглі яких-небудь іншим таблиць, можуть завантажуватися або одночасно з ними, або після завантаження головних таблиць. У базу даних спочатку завантажуються довідкові дані, а потім - облікові дані з відповідних документів.
Етапи завантаження бази даних
У процесі визначення етапів завантаження бази даних і вимозі до конструюються формам доцільно виконати:• визначення документів-джерел внемашинной сфери, що містять необхідні дані для завантаження таблиць бази даних;
• визначення таблиць - об'єктів завантаження з одного документа-джерела;
• визначення послідовності завантаження;
• визначення подсхеми даних для кожного етапу завантаження, необхідної для побудови екранної форми вводу з документа. У подсхему даних можуть входити: таблиці - об'єкти завантаження; таблиця, пов'язана з об'єктом завантаження і містить дані для відображення (висновку) у формі; таблиця, головна щодо завантажується, що дозволяє групувати вводяться (виведені) запису;
• визначення загальної структури екранної форми, тобто її макета у відповідності зі структурою вхідного документа і подсхеми даних. При цьому для багатотабличних (складовою) форми визначається таблиця, яка буде джерелом записів основної частини цієї форми, а також визначаються таблиці, які будуть джерелом записів підлеглих форм, що включаються в складову форму;
• визначення складу і розміщення реквізитів для кожної з частин складової форми.
Примітка. Ключові поля таблиці-джерела основної частини треба вводити у цю частину форми. У підпорядкованій формі треба передбачити ключові поля таблиці-джерела цієї форми, яких немає в таблиці-джерелі основної частини.
Відповідно до отриманого макетом форми здійснюється конструювання екранної форми засобами Access.
Розробка форм в Access
Конструювання форм здійснюється засобами Access відповідно до вимог до форми, визначеними користувачем у процесі підготовчої роботи. При цьому вказується, з якої таблиці потрібно відображати дані, які саме поля повинні бути представлені у формі, чи потрібні обчислювані поля, які графічні елементи, що служать для її оформлення, будуть використовуватися - лінії, пояснювальний текст, малюнки.
Структура форми
Структура форми відображається в режимі Конструктора форм. У цьому режимі може проводитися настройка областей та елементів форми користувачем.
У вікні Конструктора виділяються області заголовка, даних і приміток форми. Області форми наповнюються різними графічними об'єктами. Графічні об'єкти, пов'язані з записами таблиць і призначені для відображення даних деякого поля, називаються елементами управління. Основними типами елементів управління є поле, поле зі списком і список.
Графічні об'єкти, не пов'язані з таблицями або запитами, призначені, перш за все, для створення макета форми і містять написи полів (для користувача назви реквізитів), впроваджувані об'єкти, написи цих об'єктів, заголовки. Інформація про цих елементах зберігається в макеті форми.
Як форма в цілому, так і кожен з її елементів має властивості, які можна переглядати і коригувати. Властивості елемента дозволяють визначити його зовнішній вигляд, розмір, місце розташування у формі, режим вводу / виводу, прив'язати до елемента вираз, макрос чи програму. Властивості відображаються в діалоговому вікні, де для кожного властивості і його значення відводиться рядок. У формі можуть бути передбачені кнопки управління для різних цілей, наприклад для переходу до інших записів у переглядається таблиці, для роботи із записами (додати, дублювати, відновити, видалити, зберегти), для роботи з формою (відкрити, закрити, фільтрувати, оновити) .
При конструюванні форм використовуються Панель конструктора форм, Панель форматування, Панель елементів.
Майстер і Конструктор форм
Форма може бути створена користувачем у режимі Конструктора форм або за допомогою Майстра. У першому випадку створення починається з порожньої форми і конструювання повністю покладається на користувача. Майстер форм або Автоформа автоматизує створення форми, уточнюючи у користувача параметри форми. Щоб почати створення форми, треба у вікні бази даних вибрати вкладку Форми і натиснути кнопку Створити. Відкривається діалогове вікно Нова форма надає можливість вибрати режим створення форми.Майстер форм може створювати форму для однієї таблиці або для декількох взаємозалежних таблиць. При виборі тільки однієї таблиці можуть бути створені форми В один стовпчик, Таблична або Стрічкова. Форма В один стовпчик є однозапісевой, Таблична і Стрічкова форми є многозапісевимі і розміщують всі поля в одному рядку. Майстер форм дозволяє користувачеві визначити, які поля включаються до форми, і вибирати стиль її оформлення.
Команди Автоформа створюють для заданої таблиці форми, які відрізняються від форм, створюваних Майстром, тим, що включають всі поля таблиці і не надають можливості вибору стилю оформлення. Ці команди, не вступаючи в діалог з користувачем і не відображаючи форми в режимі Конструктора, виводять її на екран в режимі форми, тобто заповнену значеннями з таблиці.
Форма, створена Майстром плі будь-якою командою Автоформа, може бути відкоригована у відповідності з вимогами користувача в режимі Конструктора форм.
Розробка багатотабличних форми
Складова багатотабличних форма створиться для роботи з декількома взаємопов'язаними таблицями. Багатотабличних форма може складатися з основної частини і однієї або кількох підлеглих включаються форм, тобто бути складовою. Підпорядкована форма може бути побудована на основі як підлеглої, так і головної таблиці щодо таблиці-джерела основної частини форми.
Багатотабличних форма може не мати включаються форм. У цьому випадку в форму крім полів таблиці, на основі якої вона будується, додаються поля зі зв'язаної таблиці, яка є головною щодо основної таблиці форми.
Багатотабличних форма може бути створена в режимі Конструктора або за допомогою Майстра форм. При конструюванні і створенні багатотабличних форми засобами Access можна використовувати різні прийоми. Найбільш технологічним є, очевидно, початкове створення форм за допомогою Майстра з подальшою їх доробкою в Конструкторі. Майстер спрощує процес створення форми, так як автоматично виконує більшість необхідних операцій.
Створення багатотабличних форми за допомогою Майстра
Майстер форм надає можливість вибрати включаються у форму поля з кількох взаємозалежних таблиць, а також запитів. При цьому використовуються різні способи побудови багатотабличних форми.• Явна включення підпорядкованої форми. За допомогою Майстра можна створити складову форму, що включає одну або декілька підлеглих форм стандартного вигляду з вибраними полями. При цьому підлегла форма будується для кожної підпорядкованої таблиці. Підпорядкована форма відображає дані з усіх записів підпорядкованої таблиці, які пов'язані із записом головної таблиці, яка відображається в основній частині форми.
• Виклик пов'язаної форми по кнопці. Майстер форм дозволяє створити зв'язані форми, які не включаються безпосередньо у форму. При цьому замість підпорядкованої форми включається лише кнопка, що представляє пов'язану форму, за якою її можна викликати.
• багатотабличних форма без підлеглих і зв'язаних форм. Складова багатотабличних форма, побудована Майстром, може не включати підлеглих і зв'язаних форм. Така форма створиться, якщо необхідно відображати записи підпорядкованої таблиці, доповнені полями з однієї або декількох головних таблиць. У цьому випадку джерелом даних для записів, що виводяться у формі, є запис підлеглої таблиці. Форма відображає поля із запису підлеглої таблиці і поля з єдиною пов'язаної з нею запису головної таблиці.
При створенні форми у вікні Нова форма вибирається режим створення Майстер форм і як джерело даних основної частини форми вибирається таблиця або запит. У відкритому вперше діалоговому вікні Створення форм послідовно вибираються таблиці і з них - поля, що включаються у форму. У наступному вікні Створення форм в області Виберіть тип подання даних треба виділити таблицю, яка є джерелом основної частини форми.
Якщо таблиця - джерело основної частини форми є головною по відношенню до іншої таблиці, обраної для форми, у вікні Створення форм можна вибрати одні з можливих типів підключення форми:
- Для безпосереднього включення підпорядкованої форми треба вибрати Підлеглі форми;
- Для включення кнопки, викликає пов'язану форму, треба вибрати, пов'язані форми.
Далі можна вибрати вид Стрічкова або Таблична для підлеглої чи пов'язаної форми.
Якщо таблиця - джерело основної частини форми є підлеглою по відношенню до іншої таблиці, теж обраної для форми, то створювана багатотабличних форма не буде включати підлеглу форму. Проте ця форма буде містити поля з головної таблиці. У вікні Створення форм автоматично буде встановлений тип форми Одиночна форма. Далі надається можливість вибрати вид форми: В один стовпчик, Стрічковий або Табличний.
Далі надається можливість вибрати стиль оформлення, який визначає відображення написів і значень полів у формі. В останньому діалоговому вікні Створення форм можна відредагувати заголовки форм.
Після натискання кнопки Готово Майстер завершує створення форми. Збереження форм проводиться автоматично. Після роботи Майстра можна зробити потрібну доопрацювання форми в режимі Конструктора. При цьому можна перемішати, додавати, видаляти поля, змінювати їх властивості, в тому числі шрифт і розміри, підпис поля, текст у заголовку форми.
3.4 Запити до бази даних
Основи розробки запитів
Запит дозволяє вибрати необхідні дані з однієї або декількох взаємозалежних таблиць, зробити обчислення і отримати результат у вигляді таблиці. Через запит можна робити відновлення даних у таблицях, додавання і видалення записів. Запит будується на основі однієї або декількох таблиць бази даних. Крім того, можуть використовуватися збережені таблиці, отримані в результаті виконання інших запитів. Запит може будуватися безпосередньо на іншому запиті з використанням його тимчасової таблиці з результатами.
У Microsoft Access є зручне для користувача графічний засіб формування запиту за зразком - QBE (Query By Example), за допомогою якого легко може бути побудований складний запит. Запит QBE включає подсхему даних з використовуваними таблицями і бланк запиту. При конструюванні запиту достатньо, працюючи мишею, виділити і перетягнути необхідні поля з таблиць, представлених в схемі даних запиту, до бланку запиту і ввести умови відбору записів.
Призначення і види запитів
Засобами запиту можна:
• вибрати записи, що задовольняють умовам відбору;
• включити в результуючу таблицю запиту потрібні поля;
• провести обчислення в кожній з отриманих записів;
• згрупувати записи з однаковими значеннями в одному або декількох полях і виконати над ними групові функції;
• здійснити оновлення полів у вибраному підмножині записів;
• створити нову таблицю бази даних, використовуючи дані з існуючих таблиць;
• видалити вибране підмножина записів з таблиці бази даних;
• додати вибраного підмножина записів в іншу таблицю. Багатотабличних запит дозволяє сформувати нову таблицю, записи якої утворюються шляхом об'єднання взаємозалежних записів з різних таблиць бази даних і включення потрібних полів з цих таблиць.
Послідовне виконання низки запитів дозволяє вирішувати досить складні завдання, не вдаючись до програмування. У Access може бути створено кілька видів запитів.
• Запит на вибірку - вибирає дані з взаємозалежних таблиць і інших запитів. Результатом його є таблиця, яка існує до закриття запиту.
• Запит на створення таблиці - основ на запиті вибірки, але, на відміну від нього, результат запиту зберігається в новій таблиці,
• Запити на оновлення, додавання, видалення - це запити-дії, в результаті виконання яких змінюються дані в таблицях.
Запит па вибірку відіграє особливу роль, тому що на його основі будуються запити іншого виду.
Основи конструювання запиту
Основні принципи конструювання запиту закладені в техніці конструювання запиту на вибірку. Запит на вибірку дозволяє досить просто вибрати дані з однієї або декількох взаємозалежних таблиць. Результати виконання запиту відображаються у вигляді таблиці, що існувала до її закриття. Записи цієї таблиці формуються на основі поширених і запиті умов відбору записів у вихідних таблицях і зв'язків між цими таблицями, наявними в схемі даних запиту. Поля, що включаються до запису результату, вказуються користувачем у бланку запиту.Таблиця з результатами запиту може застосовуватися при подальшій обробці даних. У запиті на вибірку можуть використовуватися не тільки таблиці бази даних, але й раніше створені запити (таблиці, є результатом їх виконання). При цьому немає необхідності зберігати таблиці, одержувані в результаті виконання раніше створених запитів.
Безпосереднє використання у запиті іншого запиту неможливо. У цьому випадку включається запит треба перетворити в запит на створення таблиці. Цей запит відрізняється від запиту на вибірку тільки збереженням результату запиту як нової таблиці бази даних. Ця таблиця далі може використовуватися в іншому запиті.
Результати виконання запиту виводяться в режимі таблиці. Вікно запиту в режимі таблиці аналогічно вікна перегляду таблиці бази даних.
Розробка запиту проводиться в режимі Конструктора запитів.
Вікно запиту
Для створення запиту у вікні бази даних треба відкрити вкладку Запит і натиснути кнопку Створити. У діалоговому вікні Новий запит вибрати Конструктор.У вікні Додавання таблиці вибрати використовувані в запиті таблиці та натиснути кнопку Додати. Потім кнопкою Закрити вийти з вікна Додавання таблиці.
У результаті з'явиться вікно Конструктора запитів - <ім'я запиту>: запит на вибірку.
Вікно Конструктора запитів розділене на дві панелі:
Верхня панель містить схему даних запиту, яка включає вибрані для даного запиту таблиці. Таблиці представлені списками полів. Схема даних відображає зв'язки між таблицями, наявні в схемі даних бази, і зв'язки об'єднання, які встановлює Access, якщо таблиці мають поля з однаковими іменами і типами даних. Крім того, користувач сам може встановити потрібні зв'язки (об'єднання), перетягнувши задіяні у зв'язку поля з одного списку полів в іншій.
Нижня панель є бланком запиту за зразком, який потрібно заповнити. Кожен стовпець бланка відноситься до одного поля, з яким потрібно працювати в запиті. Поля можуть використовуватися для включення їх в результат виконання запиту, для завдання сортування за ним і для завдання умов відбору записів.
При заповненні бланка запиту необхідно: в рядок Поле включити імена полів, використовуваних у запиті, у рядку Вивід на екран відзначити поля, які повинні бути включені в результуючу таблицю, у рядку Умова відбору задати умови відбору записів, у рядку Сортування вибрати порядок сортування записів результату .
Кожен стовпець бланка запиту відповідає одному з полів таблиць. Крім того, тут може розміщуватися обчислюване поле, значення якого обчислюється на основі значень інших полів, або підсумкове поле, яке використовує одну із вбудованих групових функцій Access. Для включення потрібних полів з таблиць у відповідні стовпці запиту досить перетягнути потрібне поле зі списку полів таблиці в схемі даних запиту в перший рядок бланка запиту.
Умови відбору записів
Умови відбору записів можуть задаватися для одного або декількох полів у відповідному рядку бланка запиту. Умовою відбору є вираз, який складається з операторів порівняння і операндів, використовуваних для порівняння. Як операнди вирази можуть використовуватися деякі задані значення і ідентифікатори (посилання). Ідентифікатор представляє собою посилання на значення поля, елемента керування або властивості. Ідентифікаторами можуть бути імена полів, таблиць, запитів, форм, звітів і т. д. Вони повинні полягати в квадратні дужки. Якщо необхідно вказати посилання па полі в конкретній таблиці, формі, звіті, то перед іменем поля ставиться ім'я таблиці, також укладену в квадратні дужки і відокремлене від імені поля знаком оклику. Наприклад: [Ім'я таблиці] | [Ім'я поля].Обчислювані поля
У запиті над полями можуть проводитися обчислення. Результат обчислення утворює обчислюване поле в таблиці, створюваної за запитом. При кожному виконанні запиту виробляється обчислення з використанням поточних значень полів. При обчисленнях можуть використовуватися арифметичні вирази і вбудовані функції Access.Вираз вводиться в бланк запиту в порожню клітинку рядка Поле. У цьому осередку після натискання клавіші <Еntег> або переведення курсору в іншу комірку формується ім'я поля Вираженням, де N - ціле число, що збільшується на одиницю для кожного нового створюваного обчислюваного поля в запиті. Ім'я обчислюваного поля виводиться перед вираженням і відокремлюється від нього двокрапкою. Наприклад, Вираз1: [Ціна] * [Кількість], де Ціна і Кількість - імена полів.
Ім'я обчислюваного поля «Вираз1» стає заголовком стовпця в таблиці з результатами виконання запиту. Це ім'я можна змінити. Користувач має можливість перейменувати обчислюване поле. Для цього досить у бланку запиту замість Вираз N ввести повое ім'я.
Параметри запиту
Конкретне значення поля в умові відбору може вводитися безпосередньо в бланк запиту або задаватися користувачем при виконанні запиту в діалоговому вікні. Щоб виводилося діалогове вікно для введення конкретного значення поля в умови відбору, потрібно визначити параметр запиту. Ім'я параметра запиту може вводитися безпосередньо в умови відбору в квадратних дужках. При виконанні запиту це ім'я з'явиться в діалоговому вікні Введіть значення параметра. Якщо в запит вводиться кілька параметрів, то порядок їх введення через діалогові вікна визначається порядком розташування полів з параметрами в бланку запиту.Майстри створення запитів
Найпростіші запити деяких видів можуть бути створені за допомогою Майстрів Access. Майстер запитів прискорює процес створення запиту, автоматично виконуючи початкові найпростіші дії з підготовки запиту. Викликаний Майстер запитів запитує у користувача відомості та створює запит на основі відповідей користувача. При необхідності можна в режимі Конструктора відредагувати запит.
Створення запиту за допомогою Майстра починається з вибору у вікні бази даних вкладки Запити і натиснення кнопки Створити. У вікні діалогу Новий запит треба вибрати зі списку потрібний вид запиту. Далі слід виконувати інструкції, що виводяться у вікнах діалогу Майстра. У останньому вікні діалогу пропонується вибрати запуск запиту або перегляд структури запиту в режимі Конструктора.
За допомогою Майстра можна створити:
• простий запит на вибірку;
• запит для пошуку повторюваних записів;
• запит для пошуку записів, які не мають підлеглих записів;
• перехресний запит.
Зауважимо, що запит для пошуку повторюваних записів і запит для пошуку записів, які не мають підлеглих, є елементарними запитами на вибірку.
3.5. Формування та виведення звітів
Засоби Access з розробки звітів призначені для створення звіту, за яким може бути здійснено виведення даних з таблиць у вигляді вихідного друкованого документа. Ці засоби дозволяють конструювати звіт складної структури, що забезпечує виведення взаємозв'язаних даних з багатьох таблиць.
При цьому можуть бути виконані найвищі вимоги до оформлення документа. Перед початком конструювання звіту користувач повинен зробити підготовчу роботу, в результаті якої потрібно визначити необхідний макет звіту.
У процесі конструювання визначається склад і зміст розділів звіту, а також розміщення в ньому виводяться значень з полів таблиць бази даних. Крім того, оформляються заголовки, підписи реквізитів звіту, визначається розміщення обчислюваних реквізитів.
Засоби конструювання звіту дозволяють групувати дані по декількох рівнях. Для кожного рівня можуть проводитися обчислення підсумків, визначатися заголовки і примітки по кожній угрупованню. При формуванні звіту можуть проводитися різноманітні обчислення.
Звіт може створюватися за допомогою Майстра або в режимі Конструктора звітів. У багатьох випадках зручно використовувати Майстра. Створений Майстром звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора.
При необхідності виведення у звіті даних з багатьох таблиць в якості основи для звіту може бути використаний багатотабличних запит. На запит можуть бути покладені найбільш складні види вибірки та попередньої обробки даних. Конструктор звітів дозволяє отримані в запиті дані успішно структурувати і оформляти.
Конструювання звіту
Вікно Конструктора звітів
Розділи звіту. Створення та редагування макету звіту здійснюється у вікні Конструктора звітів. Спочатку в цьому вікні відображаються порожні розділи звіту.Наявність цих розділів, а також їх додавання або видалення визначається командами меню Вид | Колонтитули і Вид | Заголовок | Примітка звіту.
При розробці форми поля у вікні потрібно заповнити елементами відповідно до визначеного користувачем макетом звіту. У заголовок міститься текст з шапки макета звіту. У колонтитул звичайно поміщають заголовки, дати і номери сторінок. При визначенні змісту цих розділів слід виходити з вимог до оформлення окремих сторінок звіту. В області даних розміщуються поля таблиць бази даних.
При необхідності групування записів по полю у вікно Конструктора звітів можуть бути додані розділи Тема групи і Примітка групи. У примітці групи можуть бути розміщені вирази для підведення підсумків по групі. Допускається до 10 рівнів групування записів.
Елементи розділів звіту. У процесі конструювання за допомогою команд або кнопок панелі інструментів Конструктора звітів та панелі елементів розділи звіту заповнюються елементами відповідно до макетом звіту. Поля з неповторяющимися значеннями розміщують в Області даних. Поля з повторюваними значеннями, за якими проводиться групування записів, доцільно розміщувати в заголовку групи.
Елементами розділів звіту, крім полів таблиць або запитів, на яких будується звіт, є також тексти підписів, кнопки управління, впроваджувані об'єкти, лінії, прямокутники і т. п. Для кожного з елементів є відповідні кнопки на панелі елементів.
Для кожного елемента, а також розділу та звіту в цілому можуть бути уточнені властивості. Технологія розміщення елементів і визначення їх властивостей практично така ж, як і в Конструкторі форм.
Перегляд і друк звіту
Для перегляду раніше створеного звіту потрібно у вікні бази даних вибрати Звіти і натиснути кнопку Перегляд. Звіт при перегляді відобразиться на екрані таким, яким він буде надрукований. Перехід в режим попереднього перегляду з режиму Конструктора звітів виконується натисканням кнопки Подання звіту. У режимі попереднього перегляду є своя панель інструментів.
Кнопка Друк панелі інструментів режиму попереднього перегляду дозволяє вивести цей звіт на друк. За допомогою команди Файл | Макет сторінки можна вибрати принтер, задати формат паперу, розмір полів, відстань між рядками, орієнтацію і т. д. Команда Файл | Друк дозволяє вибрати для друку окремі сторінки звіту або виділені записи, роздрукувати кілька копій, вивести звіт у файл.
Список літератури
1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи І Технології в комерційній діяльності [Текст]: підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.
2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: Сучасні Інформаційні Технології [Текст]: Навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий; ред. В. М. Антонов; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К.: ЦНЛ, 2005. - 432 с.
3. Гужва, В.М. Інформаційні системи І Технології на підпріємствах [Текст]: Навчальний посібник / В. М. Гужва; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.
4. Гуржій, А.М. Інформатика та Інформаційні Технології [Текст]: підручник / А. М. Гуржій, Н. І.. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
5. Інформаційні системи і технології: додатки в економіці та управлінні: Кн. 6 [Текст]: навчальний посібник / Мін-во освіти і науки України, Донецький нац. ун-т; ред. Ю. Г. Лисенко. - Донецьк: Юго-Восток, 2004. - 377 с.
6. Маслов, В.П. Інформаційні системи І Технології в економіці [Текст]: Навчальний посібник / В. П. Маслов; МІН-во ОСВІТИ І науки України. - К.: Слово, 2003. - 264 с.
7. Олійник, А. В. Інформаційні системи І Технології у фінансовіх установах [Текст]: Навчальний посібник / А. В. Олійник, В. М. Шацьк. - Львів: Новий Світ-2000, 2006. - 436 с.
8. Румянцев, М.І. Інформаційні системи і технології фінансово-кредитних установ [Текст]: навчальний посібник для вузів / М. І. Румянцев; Західнодонбаський ін-т економіки і управління. - Дніпропетровськ: ІМА-прес, 2006. - 482 с. -
9. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст]: підручник / О. І.. Черняк, А. В. Ставіцькій, Г. О. Чорноус. - К.: Знання, 2006. - 447 с.