Електронні системи для побудови архівів, діловодства і документообігу є порівняно молодим класом інформаційних технологій. Необхідність переходу до електронних технологій організації праці документалістів викликана кількома причинами, які випливають з звичайних вимог до документа: повнота, відсутність шуму (дезінформації) і своєчасність доставки (актуальність). Перерахуємо ці причини.
1. Істотне зростання кількості документів, що циркулюють в системах управління різного рівня. Викликано це використанням комп'ютерної техніки для підготовки документів і, відповідно, спрощенням процесу породження документа, а також інтенсифікацією процесів управління.
2. Друга і наступні причини випливають з першої. Збільшення кількості документів автоматично збільшує складність навігації в документальних середовищах (архівах), причому складність навігації випереджає темпи зростання.
3. Необхідність підтримки виконавської дисципліни в зростаючих документальних потоках і організації групової роботи над документом.
4. Необхідність регламентації доступу до документів або їхніх частин.
5. Ускладнення структури документів; використання механізмів перехресних посилань і гіпертекстових структур.
6. Обмеження по мінімальному часу доступу (обробки, виконання) до документа, викликані законодавчими або технологічними причинами.
7. Необхідність зниження вартості зберігання документальної одиниці і трудомісткості доступу до документальних середах (архівів).
Вимоги до електронних систем управління документообігом
Виходячи з перерахованих причин та основних інформаційних тенденцій у документальному управлінні, можна сформулювати вимоги до сучасних систем документообігу, діловодства та архівування.
1. Підтримка цілісності документальної системи і окремо взятого документа протягом їх повного життєвого циклу.
2. Відсутність в системі внутрішніх обмежень на масштаби документальної середовища та кількості одночасно користуються нею.
3. Взаємодія зі сформованими інформаційними транспортними середовищами та технічними засобами.
4. Організація та підтримка регламентованого доступу як до документальних середах (архівів) в цілому, так і до окремих документів або їхніх частин.
5. Використання засобів машинного зору (сканування і оптичне розпізнавання) для перекладу традиційних паперових документів в електронну форму. Для роботи з історичними архівами повинна використовуватися спеціальна техніка, що виключає пошкодження раритетів.
6. Використання електронних засобів навігації (повнотекстовий пошук, авто-реферування, авто-рубріцірованіе, формування словників предметних областей-тезаурусів, формування на базі готових тезаурусів засобів пошуку по понятіям).
7. Використання в якості засобу зберігання описів профілів організацій, їх користувачів та реєстраційних карток документів стандартних індустріальних систем управління базами даних (СКБД-Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для зв'язку з нестандартними СУБД використовувати інтерфейси ODBC / JDBC.
8. Забезпечувати незалежність від системно-технічної платформи.
9. При створенні документальних систем повинні використовуватися стандартні індустріальні засоби та мови розробки, доступні для власника системи.
10. В окремих випадках державному або корпоративного власнику системи повинні бути доступні вихідні коди системи для гарантованого забезпечення її функціонування.
11. Графічні інтерфейси користувача повинні бути дружні, інтуїтивно зрозумілі, виконані в стилі, відповідному оточенню (операційної системи).
12. Система повинна бути проста у використанні. Навчання користуванню не повинно займати більше одного робочого дня.
13. Система повинна бути налаштованим додатком, а не набором інструментальних засобів.
14. Усі служби системи повинні бути виконані мовою країни використання з урахуванням його морфологічних особливостей.
15. Забезпечувати одночасну спільну роботу більш однієї документальної середовища, більше одного офісу.
16. Забезпечувати злиття двох і більше систем в одну і поділ працюючої системи на дві і більше.
17. Забезпечувати стандартне взаємодію та інтеграцію з будь-якими офісними програмами як нині використовуються, так і знову з'являються.
18. Забезпечувати розподілене керування, як всієї документальної середовищем, так і її компонентами.
19. Забезпечувати інтеграцію зі стандартними офісними програмами та службами.
Електронна система управління документообігом повинна забезпечувати опис організаційно-штатної структури, підтримувати розподілене управління доступом, як з локальних мереж, так і з використанням технології "Інтернет" і використовувати лінгвістичні технології в національному виконанні.
Для забезпечення вищевикладених вимог система повинна складатися з наступних модулів - підсистем.
1. Опис і настроювання ділових процесів
Необхідність у цьому модулі викликана високою трудомісткістю і вартістю робіт з адаптації існуючих систем. За допомогою модуля "Опис і настроювання ділових процесів" власник системи формально описує організаційно-штатну структуру організації, права користувачів і підрозділів на доступ до архівів, документів або їх частин, категорії документів, стандартні маршрути руху категорій документів. Вкладені ділові процеси і функції повинні підтримувати механізми успадкування прав доступу.
Результатом роботи модуля є стандартне представлення структури організації у вигляді трансформованої трирівневої парадигми "Організація - Підрозділ - Співробітник" незалежно від реальної кількості ієрархічних рівнів в системі управління. Опис організаційно-штатної структури зберігається в репозиторії документальної системи.
2. Робота з персоналом
Узагальнене управління персоналом як кадрова завдання і як інформаційна підсистема дозволяє практично реалізовувати посадові інструкції і положення про підрозділи в частині прав на доступ до документів або їх компонентів у вигляді рольових призначень. Модуль дозволяє керувати виконанням робіт / документів незалежно від присутності тієї чи іншої особи. Профілі користувачів (співробітників, підрозділів, організацій) зберігаються в репозиторії документальної системи. Одному користувачеві може бути призначена більш ніж одна роль-набір виконуваних ділових функцій.
3. Робота з документами
Модуль реалізує безпосередній доступ до документів і наборів папок. Кожен документ автоматично при створенні отримує своє унікальне ім'я - ідентифікатор. Зазвичай ім'я - ідентифікатор це складова запис, що включає в себе інформацію про категорії документа, датою створення, денний номер, код автора і т.д. Структура імені - ідентифікатора визначається адміністративно. Кожному підрозділу і всім користувачам системи зіставляється унікальний код і стандартний набір папок. Стандартний набір папок визначається адміністративно. При необхідності користувачеві повинні бути делеговані права для роботи з нестандартними структурами документів, В якості графічного інтерфейсу користувача повинен бути використаний один із стандартних інтерфейсів оточення. Наприклад, Outlook з набору програм MS Office. Джерелом документа може бути будь-яке зареєстроване в документальній системі офісний додаток, в тому числі служби електронної пошти.
4. Редактор запитів
Реалізація доступу до бази даних, керованої однієї або більше СУБД. Наявність цього модуля дозволяє зробити систему незалежною від використовуваних СУБД, числа користувачів, кількості офісів. Використання модуля дозволить підтримувати високу захищеність системи в цілому.
5. Управління якістю
Контроль виконавської дисципліни та управління часовими інтервалами, маршрутизація, підтримку профілю стандартів організації. Профіль стандартів регламентує кількість, склад, зовнішній вигляд категорій документів і відповідних їм документальних форм, посадові інструкції персоналу та положення про підрозділи, опис маршрутів руху категорій документів, формальні посилання на внутрішні і зовнішні нормативні акти і регламенти.
6. Публікатор
Документ у фінішному поданні повинен бути представлений у вигляді (форматі), що не допускає наступних змін і забезпечує однозначне наступне відтворення, наприклад, роздруківку. В якості такого формату може бути запропонований файловий формат PDF. Документи, що підлягають публікації з доступом через Інтернет, автоматично представляються у форматі HTML.
7. Архіватор
Підтримуються дві моделі архівації. Перша залишає у документальній середовищі реєстраційну картку, а тіло документа зберігається на носії, що не допускає повторного використання, наприклад CD ROM. У реєстраційній картці замість шляху до тіла документа (файлу, набору файлів, папок і т.д.) зберігається унікальне ім'я архівного носія і, можливо, командну послідовність для звернення до цього носія.
При архівації по другій моделі переноситься до архіву повне уявлення про документальну середовищі за період часу. На носії, що не допускає повторного використання, зберігаються як реєстраційні записи, так і тіла документів. Таким чином, можуть зберігатися, наприклад, звітності минулих періодів.
8. Інтернет - доступ
Модуль взаємодіє з репозиторієм документальної системи.
Частина документів підлягає публікації з доступом з корпоративної (галузевої) мережі в режимі інтранет (многоофісний режим).
В інших випадках документ повинен бути представлений в Інтернет повністю, частково, в поєднанні з іншими документами відповідно до профілю стандартів.
Для підтримки лінгвістично залежних функцій повнотекстового пошуку, оптичного сканування і розпізнавання, авто-реферування та авто-рубріцірованія в кожному мовному варіанті системи повинні бути представлені модулі:
9. Повнотекстовий пошук
Повнотекстовий пошук здійснюється по повнотекстовому індексу. Індекс може розміщуватися на сервері, на робочому місці або комбіновано. Індексування документів має здійснюватися з адміністративно призначається дисципліні - безпосередньо по вступу або чергове по часу доби. Повнотекстовий пошук повинен підтримувати обробку, як безпосередніх текстів, так і графічних зображень, що містять написи. Останнє вкрай важливо для організації взаємодії з ГІС (географічні інформаційні системи) і створення технічних архівів.
10. Сканування і розпізнавання
У системі може бути збережено тільки графічне представлення початкового паперового документа. У разі необхідності використання текстового формату документа, він може бути розпізнаний і збережений в стандартному в даному середовищі форматі, наприклад як файл типу DOC або ТХТ.
11. Аннотатор
Для створення коротких описувачів текстів (рефератів, анотацій) може бути використаний як словник вихідного тексту, так і тематичні словники - тезауруси. У разі використання тезаурусів породжуються нормалізовані реферати, тобто побудовані тільки зі стандартних термінів.
12. Рубрикатор
Автоматичне віднесення документа до предмета відання досягається шляхом його лексичного аналізу та порівняння з моделями предметних областей. У разі відсутності опису предметної області, надаються можливості для експертного створення такого опису.
Реалізація електронних систем управління документообігом
Вкрай бажано довести специфікації розроблюваних систем до гранично можливої стандартизації. Стандартизації підлягають структури баз даних, їх таблиць, назви папок, категорії документів, категорії користувачів, інтерфейси користувача, формати обміну документами. Це вкрай важливо для спрощення процедури взаємодії організацій та забезпечення широкого доступу користувачів до документів та архівів.
Дайте визначення фрейму, його структура. Місце ознаки приєднаної процедури та ім'я програми процедурного типу в структурі фрейму
У відношенні знань, представлених фреймами, передбачається, що в рамках формалізму так званого мінімального уявлення можна застосовувати різні способи управління виводу. Зокрема, характерними для такого підходу є уявлення знань у порівняно великих одиницях, званих фреймами, введення ієрархічної структури фреймів, що грунтується на ступені абстракції, і можливість подання комбінації декларативних і процедурних знань. Для прояву цих особливостей мова представлення знань фреймового типу застосовується як в якості засобу для різних досліджень подання знань, так і для побудови багатоцільових баз знань з метою представлення моделі об'єкта, наприклад в САПР, роботи з нею та отримання висновку.
М. Мінський дав досить розлоге і докладний виклад теорії фреймів, опублікованої ним в 1975 р.
Під фреймом розуміється абстрактний образ або ситуація. Фреймом називається також і формалізована модель для відображення образу.
Теорія фреймів відноситься до психологічних понять, що стосуються розуміння того, що ми бачимо і чуємо. Ці способи сприйняття трактуються з послідовною точки зору, на їх підставі здійснюється концептуальне моделювання, доцільність отриманих моделей досліджується разом з різними проблемами, що виникають в цих двох областях.
Для усвідомлення того факту, що задана інформація в цих областях має єдиний сенс, людська пам'ять перш за все повинна бути здатна пов'язувати цю інформацію зі спеціальними концептуальними об'єктами. В іншому випадку не вдасться систематизувати інформацію, яка виглядає розрізненою. В основі теорії фреймів лежить сприйняття фактів за допомогою зіставлення отриманої ззовні інформації з конкретними елементами і значеннями, а також з рамками, визначеними для кожного концептуального об'єкта в нашій пам'яті.
Структура, представляє ці рамки, називається фреймом. Оскільки між різними концептуальними об'єктами є деякі аналогії, то утворюється ієрархічна структура з класифікаційними і узагальнюючими властивостями. Власне вона представляє собою ієрархічну структуру відносин типу «абстрактне-конкретне». Складні об'єкти представлені комбінацією декількох фреймів, іншими словами, вони відповідають фреймової мережі, Крім того, кожен фрейм доповнюється пов'язаними з ним фактами і процедурою, що забезпечує виконання запитів до інших фреймах.
Причиною, за якою подання знань фреймами виглядає досить точним, є можливість більш повного опису процесу мислення людини за допомогою визначення великої і структурованої основної одиниці подання знань та більш тісного зв'язку знань, заснованих на фактах, і процедурних знань. Тим не менш, як було відзначено її автором, теорію фреймів слід швидше віднести до теорії постановки завдань, ніж до результативної теорії. Можна вважати, що вона істотно підвищує рівень і деталізує механізм пам'яті людини, висновків, розуміння і навчання.
Структури даних фрейму
Фрейм, як сказано вище, представлений певною структурою даних. Фреймова система-це ієрархічна структура, вузлами якої є подібні фрейми. Значення кожного елемента розглянемо нижче.
Структура фрейму має вигляд:
I: {, <V2, q2, p2>, .... <Vk, qk, pk>},
Де I - ім'я фрейму,
<Vk, qk, pk>, k = 1, n - слот,
Vk - ім'я слота;
qk-значення слота;
pk - процедура (є необов'язковим елементом).
1) Ім'я фрейму. Це ідентифікатор, що привласнюється фрейму, фрейм повинен мати ім'я, єдине в даній фреймової системі (унікальне ім'я). Кожен фрейм як показано на цьому малюнку, складається з довільного числа слотів, причому декілька з них зазвичай визначаються самою системою для виконання специфічних функцій, а інші визначаються користувачем. У їх число входять слот IS-A, що показує фрейм-батько даного фрейму, слот покажчиків дочірніх фреймів, який є списком покажчиків цих фреймів, слот для введення імені користувача, дати визначення, дати зміни, тексту коментаря і інші слоти. Кожен слот, у свою чергу, також представлений певною структурою даних.
2) Ім'я слота. Це ідентифікатор, що привласнюється слоту; слот повинен мати унікальне ім'я у фреймі, до якого він належить. Зазвичай ім'я слота не несе ніякого смислового навантаження і є лише ідентифікатором даного слота, але в деяких випадках воно може мати специфічний сенс. До таких імен крім IS-A (відношення IS-A), DDESEN-DANTS (покажчик прямого дочірнього фрейма), FI-NEDBY (користувач, який визначає фрейм), DEFINEDON (дата визначення фрейму), MODIFIEDON (дата модифікації фрейму), COMMENT ( коментар) і т. п. відносяться імена, використовувані для представлення структурованих об'єктів, наприклад HASPART, RELATIONS та інші. Ці слоти називаються системними і використовуються при редагуванні бази знань та управлінні висновком.
3) Покажчики наслідування. Ці покажчики стосуються тільки фреймових систем ієрархічного типу, заснованих на відносинах «абстрактне - конкретне», вони показують, яку інформацію про атрибути слотів у фреймі верхнього рівня успадковують слоти з такими ж іменами у фреймі нижнього рівня. Типові покажчики успадкування Unique (U: унікальний), Same (S: такий же), Range (R: встановлення кордонів). Override (В: ігнорувати) і т. п. U показує, що кожен фрейм може мати слоти з різними значеннями: S - що всі слоти повинні мати однакові значення, R-значення слотів фрейма нижнього рівня повинні знаходитися в межах, зазначених значеннями слотів фрейма верхнього рівня, О-за відсутності вказівки значення слота фрейму верхнього рівня стає значенням слота фрейму нижнього рівня, але у разі визначення нового значення значення слотів фреймів нижніх рівнів вказуються як значень слотів. Про виконує одночасно функції покажчиків U і S. Незважаючи на те що в більшості систем допускається кілька варіантів вказівки спадкування, існує чимало й таких, де допускається тільки один варіант. У даному випадку можна вважати, що використовується покажчик Про значення за замовчуванням.
4) Вказівка типу даних. Вказується, що слот має чисельне значення, або служить покажчиком іншого фрейму (тобто показує ім'я фрейму). До типів даних відносяться FRAME (покажчик), INTEGER (цілий), REAL (дійсний), BOOL (логічний), LISP. (Приєднана процедура), TEXT (текст), LIST (список), TABLE (таблиця), EXPRESSION (вираз) та інші.
5) Значення слота. Пункт введення значення слота. Значення слота має збігатися з вказаним типом даних цього слоту, крім того, має виконуватися умова успадкування.
6) Демон. Тут дається визначення демонів типу IF-NEEDED, IF-ADDED, IF-REMOVED і т. д. Демоном називається процедура, автоматично запускається при виконанні деякої умови. Демони запускаються при зверненні до відповідного слоту. Наприклад, демон IF-NEEDED запускається, якщо в момент звернення до слоту його значення не було встановлено, IF-ADDED запускається при підстановці в слот значення, IF-REMOVED запускається при стиранні значення слота. Крім того, демон є різновидом приєднаної процедури.
7) Приєднана процедура. Як значення слота можна використовувати програму процедурного типу, звану службової (servant) (у мові Лісп) або методом (в мові Смолток). У даному випадку приєднана процедура запускається за повідомленням, переданим з іншого фрейму (оскільки стан виконання в цьому випадку таке ж, як і в об'єктно-орієнтованої мови, то мову фреймового типу називають ще об'єктно-орієнтованою мовою, однак, щоб уникнути плутанини з мовою типу Смолток , зазвичай виділяють назву «мова фреймового типу»). Коли ми говоримо, що в моделях представлення знань фреймами об'єднуються процедурні та декларативні знання, то вважаємо демони і приєднані процедури процедурними знаннями. Крім того, в мові представлення знань фреймами відсутній спеціальний механізм управління виводу, тому користувач повинен реалізувати даний механізм за допомогою приєднаної процедури. Однак даний мова має дуже високою універсальністю, що дозволяє крім ієрархічного і мережевого представлення знань за допомогою фреймової системи ефективно писати будь-яку програму управління виводу з допомогою приєднаної процедури. У той же час це додаткове навантаження для користувача. Отже, мова представлення знань фреймами можна назвати мовою, орієнтованим на фахівців з штучного інтелекту, а також мовою, орієнтованим на складні прикладні проблеми. Відомі також приклади систем, що допускають застосування правил продукцій в якості типу даних. Це обумовлено, з одного боку, тим, що більшість систем, орієнтованих на вирішення складних проблем, містить в якості складової продукционную систему, а з іншого боку - зниженням навантаження на користувача. Крім того, відомі приклади систем типу ZERO, що допускають застосування функцій Прологу в якості приєднаної процедури.
Мовою FMS фреймова модель розглядається як ієрархічна структура даних з модульним поданням знань у вигляді певних форматів, званих фреймами. Кожен фрейм-описує один концептуальний об'єкт, а конкретні властивості цього об'єкта і факту, що відносяться до нього, описуються в слотах - структурних елементах даного фрейму; оскільки концептуального поданням властива ієрархічність, цілісний образ знань будується у вигляді однієї фреймової системи, що має ієрархічну структуру. У слот можна підставляти різні дані, специфічною процедурою виведення в цьому фреймі є так звана приєднана процедура, що застосовується і як слота. Хоча й самій FMS-системі відсутній спеціальний механізм управління виводу, завдяки приєднаної процедурі користувач системи може реалізувати будь-яку модель виведення. Ця обставина обертається зайвим навантаженням для користувача, але тим не менш FMS є універсальним мовою подання знань - потужним і дуже гнучким засобом для досліджень і розробок.
Механізм управління виводу в FMS-системі організовується наступним чином. Спочатку запускається одна з приєднаних процедур деякого фрейму, потім в силу необхідності за допомогою пересилання повідомлень послідовно запускаються приєднані процедури інших фреймів і таким чином здійснюється висновок. Іншими словами, база знань повинна бути визначена так, щоб правильно виконувати висновок. Мова представлення знань, заснованих на фреймової моделі, особливо ефективний для структурного опису складних понять і вирішення завдань, в яких відповідно до ситуації бажано застосовувати різні способи виведення. У той же час на такій мові утруднюється управління завершеністю і сталістю цілісного образу. Зокрема, з цієї причини існує велика небезпека порушення приєднаної процедури. Слід зазначити, що фреймову систему без механізму приєднаних процедур (а отже, і механізму пересилання повідомлень) часто використовують як базу даних системи продукцій.
Список літератури
Автоматизовані інформаційні технології в економіці. - М.: ЮНИТИ, 2003.
Інформатика / під ред. Макарової. - М., 2000.
Представлення і використання знань. - М.: Світ, 1989.
Семенов М.І. Автоматизовані інформаційні технології в економіці. - М.: Фінанси і статистика, 2002.
Серпик Г.А. Сучасні системи управління документальними середовищами / / Діловодство. - 1999. - № 1. - С.24.