Реферат
на тему:
«Обробка текстової інформації.
Концепція електронного документа »
Зміст
Введення в Microsoft Office 2003
Концепція електронного документа
Технологія створення і редагування текстового документа в Microsoft Word
Джерело
Введення в Microsoft Office 2003
Мета навчання студентів основам офісних додатків Word, Excel, PowerPoіnt, Access і основам редактора VBA - забезпечити знання теоретичних та практичних засад у галузі обробки текстової інформації та електронних таблиць, створення презентацій і слайд-шоу, створення та ведення бази даних Access, розробки додатків за допомогою редактора VBA, а також познайомити з основами експертних і навчальних систем.
Програми Microsoft Office 2003 призначені для автоматизації діловодства, тобто автоматичної обробки різного роду даних і інформації: текстової інформації; таблиць чисел; ділової графіки; баз даних. Таким чином, пакет програм Microsoft Office 2003 - це універсальний засіб для вирішення практично будь-яких завдань з обробки даних та інформації, що виникають в офісі.
До складу Microsoft Office 2003 входять різні програми: Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Publisher, FrontPage та інші програмні інструменти для малого бізнесу.
Запустити додаток Microsoft Office 2003 можна: з головного меню Windows (кнопка Пуск), в якому необхідно вибрати потрібну програму Microsoft Office 2003; клацанням на кнопці програми, розташованої в області швидкого запуск на панелі завдань; клацанням на ярлику програми, розташованого на робочому стіл і іншими способами.
Після запуску програми Microsoft Office 2003 відкривається вікно, що містить елементи графічного інтерфейсу користувача. Вікно програми Microsoft Office 2003 може бути в одному з трьох станів: розгорнутому на весь екран, згорнутому у вигляді кнопки на панелі завдань і нормальному, яке можна переміщати на екрані.
У всіх додатках MS Office 2003 (вікнах додатків) використовується уніфікований графічний інтерфейс користувача (Graphical User Interface, GUI), який складається з основних елементів: рядка заголовка; рядка меню; панелей інструментів (за замовчуванням активізовані панелі: стандартна і форматування); рядка стану ; вертикальних і горизонтальних смуг прокручування, області завдань у режимі «Приступаючи до роботи».
У вікнах додатків Microsoft Office 2003 використовуються стандартні елементи керування або компоненти графічного інтерфейсу, які об'єднуються в більш великі конструкції (меню, панелі інструментів, вікна діалогу) і які надають можливість керувати вікном додатка, а також змінювати вміст і форму представлення інформації, яка відображається у вікні документа.
У Microsoft Office 2003 використовуються вікна чотирьох типів: вікна програми; вікна документів; діалогові вікна; форми. Вікно документа відображається у вікні програми.
Управління додатками Microsoft Office 2003 здійснюється за допомогою меню і панелей інструментів. У додатках Microsoft Office 2003 застосовуються три типи меню: рядок меню (головне меню програми або спадаюче меню); контекстне (спливаюче) меню; віконне (системне) меню для зміни розмірів і положення вікна програми.
Панель інструментів - це рядок, на якій розташовуються (найбільш часто використовувані команди) кнопки або піктограми та розкривних списки. Панель інструментів забезпечує швидкий доступ до команд.
Текстовий процесор Microsoft Word 2003 є одним з основних компонентів Microsoft Office 2003. Текстовий процесор дозволяє створювати, редагувати, зберігати, переглядати і роздруковувати текстові документи, застосовувати форматування символів, абзаців, сторінок, розділів і документа в цілому, призначати існуючі стилі символів, абзаців, таблиць та створювати власні стилі. Крім того, у Word можна створювати таблиці, малюнки, діаграми, формули і т.д.
Табличний процесор Excel 2003 можна виконувати обчислення за допомогою формул і вбудованих функцій, будувати діаграми і графіки за результатами обчислень, аналізувати дані і працювати із списками в таблицях та на веб-сторінках. Процесор Excel призначений для обробки інформації за допомогою електронних таблиць, які є зручним інструментом для вирішення планово - фінансових, бухгалтерських та інженерних завдань.
Редактор PowerPoіnt 2003 - це додаток Microsoft Office 2003 для підготовки виступів або створення презентацій (демонстраційних матеріалів) з використанням комп'ютерних слайдів. Слайди можуть містити інформація будь-якого типу і використовувати документи інших додатків Microsoft Office. Слайди можна представляти в електронному вигляді, роздруковувати на принтері і поширювати в Інтернет.
Редактора VBA. За допомогою системи розробки додатків Visual Basic for Applications (VBA) можна розробляти різні додатки, пов'язані з обробкою даних та підготовкою документів. Для запуску редактора VBA необхідно відкрити програму Microsoft Office і виконати команду Сервіс / Макрос / Редактор Visual Basic.
Система управління базами даних є програмним засобом створення та ведення бази даних, доступу до даних та їх обробки. Існують ієрархічні, мережеві, і реляційні моделі даних, які підтримуються СУБД відповідного типу.
СУБД Mіcrosoft Access 2003 - додаток Microsoft Office 2003, яке дозволяє створювати реляційні бази даних і програми (запити, форми та звіти) для роботи з даними і управління ними. Додаток Access орієнтоване для роботи з об'єктами БД: таблицями, запитами, формами, звітами, сторінками, макросами та модулями.
Програми Microsoft Office 2003 проектувалися для спільної роботи, тому є можливість об'єднати текст з Word із таблицями Excel і формулами з Mіcrosoft Equation 3.0 і так далі. Існує кілька способів використання даних, створених одним додаткам, в іншому додатку.
Для спільного використання даних додатками Microsoft Office застосовуються такі технології: Статична копіювання; впровадження та зв'язування об'єктів.
Імпорт даних. При імпорті дані з документа джерела (створеного в одному додатку) копіюються в документ одержувач (створений в іншому додатку). Копіювання здійснюється за допомогою фільтрів, які представляють собою програму, яка перетворює дані з одного формату в дані іншого формату. Програми Microsoft Office 2003 мають великий набір різних фільтрів.
Зв'язування та впровадження (OLI) - один з ефективних способів обміну даними між додатками Microsoft Office. Основні відмінності між зв'язуванням і вбудовуванням полягають в місці зберігання даних і способі оновлення даних після поміщення їх у документ.
Зв'язаний об'єкт - це дані (об'єкт), створені в одному файлі і вставлені в інший файл з підтримкою зв'язку між файлами. Зв'язаний об'єкт може оновлюватися одночасно з оновленням вихідного файлу. Зв'язаний об'єкт не є частиною файлу, в який він вставлений.
Впроваджений об'єкт - це дані (об'єкт), вставлені у файл. Впроваджений об'єкт стає частиною файлу. При подвійному клацанні впроваджений об'єкт відкривається за допомогою програми, в якій був створений.
Копіювання, зв'язування та впровадження можна здійснювати за допомогою буфера обміну. Для цього необхідно дані скопіювати в документі - джерелі, а потім у документі - одержувача виконати команду Правка - Спеціальна вставка і вибрати параметр Зв'язати або Вставити.
Другий спосіб скріплення і впровадження об'єктів здійснюється за допомогою діалогового вікна "Вставка об'єкту", яке викликається командою Об'єкт у меню Вставлення.
Експертні системи - це програми для комп'ютерів, акумулюючі знання фахівців - експертів у конкретних предметних областях, які призначені для отримання прийнятних рішень в процесі обробки інформації. Ядром експертної системи є база знань.
Навчальна система - апаратурно-програмний комплекс, призначений для навчання користувачів, який здійснює передачу знань користувачам залежно від ступеня їх підготовки та здатності засвоювати отриману інформацію.
Концепція електронного документа
Для ефективного управління процесами на підприємствах і в організаціях необхідна ефективна система електронного документообігу.
Документи є основним інформаційним ресурсом підприємств і організацій. Документообіг - це безперервний процес руху документів, який відображає діяльність підприємств і дозволяє оперативно керувати виробничими процесами на підприємстві.
В даний час застосовується як традиційне діловодство (на паперових носіях інформації), так і електронний документообіг. Системи електронного документообігу призначені для автоматизації процесів діловодства.
Комплексне рішення по організації електронного документообігу на підприємстві забезпечує система електронного документообігу та автоматизації діловодства «ЕВФРАТ-Документообіг». Система автоматизації діловодства та електронного документообігу СПРАВА підтримує як традиційну організацію діловодства, так і електронний документообіг.
FossDoc - Система електронного документообігу. Система електронного документообігу - типове рішення платформи FossDoc, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як у державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів і роду діяльності.
Основним поняттям системи електронного документообігу є електронний документ. Електронний документ - сукупність даних у пам'яті комп'ютера, яка включає текст, малюнки, таблиці, креслення і т.д. і призначена для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.
Статус електронного документа закріплено Законом України «Про електронні документи та електронний документообіг» № 851-IV від 22.05.2003 р. Електронний документ - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
До обов'язкових реквізитів електронних документів відноситься електронний підпис. Електронно-цифровий підпис (ЕЦП) застосовується для підпису електронних документів як фізичними, так і юридичними особами з метою надання документу юридичної сили.
Технологія створення і редагування текстового документа в Microsoft Word 2003
Текстовий редактор - це програма, яка дозволяє створити документ з текстовими даними.
Текстовий процесор - це програма для введення, редагування та обробки текстових документів з різною інформацією (наприклад, з таблицями, графікою і т.д.).
До текстових редакторів, та процесорам можна віднести: вбудовані текстові редактори; редактори інструментальних комп'ютерних програм; універсальні текстові процесори; редактори наукових документів, програми для верстки макетів журналів і книг (видавничі системи).
В даний час найбільш популярним є текстовий процесор Microsoft Word 2003, але вже з'явилася нова версія Microsoft Office 2007.
У Word 2003 можна створювати документи наступних типів:
Новий документ
Веб - сторінку
XML - документ
Повідомлення E-mail
Повідомлення - Факс
Конверти і Наклейки
Шаблони
Початок роботи з Word
Всі нові текстові документи в Word створюються на основі шаблонів. Шаблон - це документ, який використовується в якості зразка для створення нових текстових документів.
Після запуску Word на екрані відображається вікно, в якому видно порожній текстовий документ, заснований на шаблоні Звичайний.
За замовчуванням всі текстові документи в Word створюються на основі шаблону Звичайний Normal.dot, а весь текст вводиться в стилі Звичайний Normal, в якому встановлені основні параметри форматування: шрифт - Times New Roman, розмір шрифту - 10 пунктів, вирівнювання по лівому краю, одинарний міжрядковий інтервал.
У вікно порожнього текстового документа можна ввести текст, вставити таблицю, малюнок і т.д. Порожній документ має назву Документ 1, яке видно в рядку заголовка.
Текстовий документ у Word можна створити такими способами:
вибрати команду Створити в меню Файл, потім в області завдань (зміниться режим на «Створення документа») у розділі Створення вибрати «Новий документ», заснований на шаблоні Звичайний або розділі Шаблони в пункті На моєму комп'ютері вибрати зумовлений шаблон або майстер, на основі якого потрібно створити документ або шаблон.;
клацнути піктограму Створити на панелі інструментів Стандартна, відкриється пустий документ Документ 1, заснований на шаблоні Звичайний.
При створенні нових документів їм будуть послідовно присвоюватися номери 2, 3, 4, 5 і т.д. У порожньому документі вгорі зліва видно мерехтлива вертикальна лінія, яка називається курсором вводу. Курсор вказує, куди буде вводитися символ з клавіатури або вставлятися будь-який об'єкт (малюнок, таблиця і т.д.).
Положення курсору можна змінити клавішами керування курсором або маніпулятором миша тільки в межах набраного тексту. У рядку стану редактора на екрані дисплея видно номер рядка документа і номер позиції в ній, де в даний момент знаходиться курсор.
Режим роботи Word - вставка або заміна
Текстовий процесор Word працює в режимі вставка або заміна. Індикація режиму здійснюється в рядку стану на екрані дисплея. Режими можна перемикати за допомогою клавіші Ins. У режимі «вставка» вводяться з клавіатури символи зрушують вправо текст документа, розташований за курсором. У режимі заміни замість символу, розташованого праворуч від курсору, вводиться новий символ із клавіатури.
Перед введенням тексту доцільно встановити параметри і необхідну орієнтацію сторінки, виконавши команду Файл / Параметри сторінки, вкладка Поля.
Збереження документа Word
Під час роботи з документом, він знаходиться в оперативній пам'яті. Для того щоб записати цей файл на диск, необхідно в меню Файл вибрати команду Зберегти, і задати необхідні параметри у вікні діалогу Збереження документа.
При збереженні документа у вікні діалогу необхідно: Вказати ім'я файлу, вибрати Тип файлу, вибрати папку, в якій зберігаються атрибути файлу, і диск на якому буде збережений файл. Відкритий файл можна зберегти на диск під іншим ім'ям, вибравши в меню Файл команду Зберегти як.
Закриття документа і вихід з Word
Для закриття документа, а не програми, необхідно вибрати команду "Файл / Закрити".
Для виходу з програми, можна скористатися одним з таких способів:
вибрати команду Вихід у меню Файл
натиснути кнопку Закрити на рядку заголовка
двічі натиснути кнопку віконного меню
вибрати у віконному меню команду Закрити
Відкриття документа в Word
Документ у Word можна відкрити кількома способами:
Вибрати команду Відкрити в меню Файл і у вікні діалогу Відкриття документа вказати ім'я та розташування файлу
Клацнути кнопку Відкрити на панелі інструментів Стандартна і двічі клацнути значок файлу у вікні діалогу Відкриття документа
Для одночасного відкриття декількох файлів їх імена необхідно виділити у вікні діалогу, утримуючи клавішу Ctrl, а потім натиснути кнопку Відкрити.
Багатовіконний режим роботи Word
Текстові процесори можуть одночасно працювати з декількома документами в різних вікнах. Введення і редагування тексту здійснюється в активному вікні, в якому можливий доступ до команд меню. Команди в меню Вікно дозволяють упорядковувати вікна документів, переходити з одного вікна в інше і розділяти робочу область вікна на дві частини.
Основними етапами Створення (підготовки) текстових документів у Word є:
набір тексту
редагування тексту
форматування
перевірка правопису
друк тексту
збереження
Кожен етап складається з виконання певних операцій. Введення тексту можна здійснювати за допомогою його набору з клавіатури і вставляти в документ різні текстові фрагменти з інших документів.
Набір тексту здійснюється натисканням клавіш на клавіатурі ПК, при цьому черговий символ відображається на екрані в позиції курсору, а курсор переміщається на одну позицію вправо. Прогалини, які текстовий редактор автоматично вставляє для вирівнювання рядків, називають "м'якими".
"Жорсткі" прогалини вносяться в текст при натисненні клавіші Пропуск на клавіатурі ПК. Ознакою відділення слова від слова є «Жорсткий» пробіл, тому між словами необхідно встановлювати один «Жорсткий» прогалину. Розділовий знак не треба відокремлювати пробілом від попереднього слова, а після розділового знака необхідно обов'язково вводити пробіл. "Жорсткий" ознака кінця рядка створюється натисканням клавіші Enter для вказівки завершення абзацу.
Редагування тексту в Word
Після введення тексту він піддається різним змінам. Редагування документа в Word здійснюється командами меню або натисканням клавіш на клавіатурі ПК.
Операції редагування (видалення, вставка, переміщення) здійснюються над:
Символами
Рядками
Фрагментами
Введення символів здійснюється з клавіатури (в режимі вставка або заміна), а для видалення символів використовують клавіші Backspace або Delete.
Операціями редагування для рядків є: видалення рядка, поділ одного рядка на дві, злиття двох рядків в один, вставка порожнього рядка.
Операції редагування (копіювання, переміщення й видалення) для фрагментів. Фрагментом називається безперервна частина тексту. Для видалення, копіювання, переміщення фрагмента необхідно виділити його.
Виділити фрагмент можна за допомогою миші або клавіатури. У Word застосовуються різні способи виділення для слова, рядка, речення, абзацу. (Одинарний, подвійний або потрійний клік мишею в абзаці або ліворуч від абзацу на смузі виділення). Виділений текст можна копіювати, переміщати і видаляти як за допомогою буфера обміну, так і методом переміщення за допомогою миші (при натиснутій лівій або правій клавіші).
Після виділення фрагмента операцію копіювання або переміщення його можна виконати наступним чином:
використовуючи ліву кнопку миші (перетягування)
використовуючи праву кнопку миші (перетягування)
за допомогою команд меню Правка
за допомогою команд контекстного меню
за допомогою піктограм на панелі інструментів (вирізати, копіювати, вставити)
з клавіатури (набір клавіш)
Для скасування помилкової дії у Word застосовується операція відкатки. Команда скасування знаходиться в меню Правка і на панелі інструментів. Окрім команди відкатки існує команда скасування відкатки.
Редагування існуючого тексту в Word за допомогою команди Правка / Замінити
Передбачена в Word можливість пошуку і заміни тексту значно прискорює процес редагування (редагування) великого тексту. Крім того, за допомогою цієї команди можна здійснювати пошук і заміну певних параметрів форматування, спеціальних символів та інших об'єктів документа.
Іcтoчнік
Елeктpoнний учeбнік, - «Введення в Microsoft Office 2003» http://www.lessons-tva.info/ дaтa oбpaщeнія: 23.11.10