Діловодство в туризмі

Зміст

Введення

Реєстрація документів і контроль виконання

Висновок

Список літератури

Введення

Розвиток туристської інфраструктури притягує трудові ресурси, залучаючи їх до обслуговування туристів. Однак необхідно враховувати природу зайнятості в туризмі - неповний робочий день, сезонність і ін

Таким чином, туризм - це невиробнича сфера економіки, ефективно задовольняє рекреаційні потреби населення у вигляді послуг, що надаються через систему індустрії туризму, куди входять

• підприємства з розміщення туристів: готелі, мотелі, кемпінги і т. п.;

• підприємства харчування, зв'язку, транспорту, бюро обміну валюти, туристичні фірми;

• рекламно-інформаційні, наукові, проектні, культурно-видовищні та лікувальні установи та підприємства.

Сучасне тлумачення дається Всесвітньою туристичною організацією:

туризм - вид діяльності населення у вільний час, пов'язаний з тимчасовою міграцією та перебуванням поза постійним місцем проживання з метою відпочинку, лікування, фізичного і духовного розвитку, що супроводжується споживанням природних, економічних і культурних цінностей та послуг. До туристів слід відносити осіб, які тимчасово знаходяться поза постійним місцем проживання з метою відпочинку, ознайомлення з природними, культурними, архітектурними пам'ятками ^1.

Мета даної роботи - вивчити реєстрацію документів та контроль їх виконання в туризмі.

Реєстрація документів і контроль виконання

Туристична організація, як і будь-яка інша зобов'язана вести облік всієї документації, яка має ходіння в організації.

Основне завдання організації документообігу - прямоточность в русі документів, однократність і однаковість їх обробки.

Для оптимізації маршрутів руху окремих категорій документів розробляються маршрутні схеми, які включаються до Інструкції з документаційного забезпечення управління організацією в цілому або окремого структурного підрозділу.

У процесі руху вхідних документів виконуються наступні операції:

- Прийом вхідних документів;

- Первісна (експедиційна) обробка;

- Попередній розгляд і розподіл підрозділам і виконавцям;

- Реєстрація;

- Розгляд документів керівництвом;

- Передача документів до підрозділів і виконавцям;

- Виконання резолюцій керівництва.

Реєстрація документа визначається як «запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання» ² [6]. Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документів, надання їм юридичної сили:

Процес реєстрації дозволяє створити базу даних про документи і тим самим закласти основи інформаційно-пошукової системи по всіх документах організації.

Реєстрації підлягає не вся документація, яка надходить до організації. Реєструють найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, заяви і скарги громадян, договори, кореспонденція інших організацій, що вимагає рішення або відповіді, матеріали постійного строку зберігання. Реєструється цінна і замовлена ​​кореспонденція.

На документи, що не підлягають реєстрації, складається спеціальний перелік, затверджуваний керівником організації.

Спеціалізовану документацію - обліково-фінансову, арбітражну, і в тому числі кадрову - реєструють у відповідних структурних підрозділах.

Реєстрацією документів у кадровій службі повинен займатися досвідчений фахівець. Для цього треба знати діловодний процес, функції посадових осіб та структурних підрозділів, складу документації, що циркулює в організації та своєї службі, вміти виділити і чітко викласти основну думку реєстрованого документа у разі, якщо відсутній його заголовок, володіти комп'ютером і т. д. ³

У практичній діяльності найбільше поширення отримали дві форми реєстрації документів - журнальна і карткова. В даний час впроваджується сучасна автоматизована форма реєстрації.

Журнальна форма застосовується як для реєстрації документів, так і для обліку особистого складу.

Для реєстрації документів ведеться журнал наказів (розпоряджень).

При всій простоті і надійності журнальної форми більш гнучкою вважається карткова форма реєстрації. Копії реєстраційних карток можуть використовуватися для контролю виконання та проходження документів, їх можна систематизувати за будь-якою ознакою (виду документа, змісту та ін), що полегшує пошук необхідної інформації.

Комп'ютеризація діловодних процесів дозволила замінити ручну карткову форму реєстрації документів на сучасну автоматизовану. При цьому більшість програм заноситься до електронної картки, що виводить на екран комп'ютера, як традиційні реквізити, так і ряд додаткових.

Реєстрація документів із застосуванням комп'ютерних технологій забезпечує збір і зберігання необхідних даних про всі документи, які циркулюють в організації, дозволяє запровадити автоматизований контроль виконання документів, підготувати внутрішню опис документів, дати будь-яку довідку про стан руху документів.

Виведені на екран комп'ютера реєстраційні форми вхідних, вихідних і внутрішніх документів мають незначні відмінності. Приблизна форма реєстраційної картки для вхідних документів наведена на рис 1 ^4.

Рис. 1. Форма реєстраційної картки

Таким чином, ми можемо побачити, що реєстрація документів має типову структуру і типову форму контролю. У картці спочатку ставиться відповідальна особа, яка стежить за виконанням.

Висновок

Поряд з вербальними і невербальними видами спілкування менеджер використовує у своїй службовій діяльності різноманітні документи, або спеціальні засоби, призначені для передачі та зберігання інформації.

Документ є доказ, свідоцтво.

Етикет, високу культуру необхідно дотримуватися у всіх видах ділового спілкування, в тому числі й у писемних, тобто у службовій документації. Залежно від мети, змісту, форми, напрямів використання та інших факторів виділяються кілька різновидів письмових документів, з якими працює менеджер:

- Директивні, інформаційно-інструктивні та інформаційно-методичні матеріали державних органів влади та управління, в тому числі федеральних і муніципальних;

- Внутрішня організаційно-розпорядча інформація;

- Внутрішня інформаційно-довідкова, методична документація;

- Документи, пов'язані з оформленням трудових відносин;

- Фінансово-бухгалтерська документація.

Ділові документи організацій поділяються на «документи постійного зберігання» і «документи тимчасового користування». Ця відмінність залежить від цінності того чи іншого документа. Документи тимчасового зберігання після закінчення терміну дії знищуються. Документи постійного зберігання через певний проміжок часу передаються в архіви.

Загальні принципи роботи з документами наступні: складання, узгодження, візування, затвердження й підписання, реєстрація, контроль виконання, підготовка до передачі в архів і архівне зберігання. Вони відповідають етапам їх проходження.

Список літератури

1. Волков Ю.Ф. Введення в готельний та туристичний бізнес. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2004.

2. Діловодство. / Под ред. Басакова М.І. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2002.

3. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М.: Видавництво стандартів, 1998.

4. Ковальчук О.С. Основи іміджелогії та ділового спілкування. - Ростов-на-Дону: Фенікс, 2004.