Автоматизація бухгалтерського обліку

Зміст

Введення

Особливості автоматизації бухгалтерського обліку
Інформаційні технології в бухгалтерському обліку
1. Прикладні програми
2. «1С: Бухгалтерія»
Можливості 1С «Бухгалтерії»

Висновок

Список використаної літератури

Введення

В даний час спостерігається повсюдне впровадження автоматизованих інформаційних систем (АІС) до сфери управління підприємством. Це цілком зрозуміло, тому що автоматизація управління приносить найбільш відчутний ефект.

Зараз є певний практичний досвід успішного впровадження і експлуатації АІС в управлінні підприємств різного класу і призначення. Для автоматизації управління підприємством на ринку програмних продуктів є набір відомих програмних комплексів - як вітчизняних, так і закордонних. Одним з найбільш перспективних з них є Система «1С: Підприємство».

Більш ніж десятирічний досвід роботи російської фірми «1С» дозволяє позитивно оцінювати її програмний комплекс для автоматизації управління підприємством-«1С: Підприємство».

Завдання бухгалтерського обліку спеціально розглядаються в рамках програмного комплексу «1С: Бухгалтерія».

Особливості автоматизації бухгалтерського обліку

Чи не першими об'єктами автоматизації в управлінні підприємствами стали завдання бухгалтерського обліку. У підрозділах бухгалтерського обліку документообіг більш формалізована та уніфікований за процедурами та методикам обробки та складання документів у порівнянні з іншими службами апарату управління. Тому ведення бухгалтерського обліку з застосуванням комп'ютера в даний час стало нормою роботи на багатьох підприємствах. Використання в роботі бухгалтерської профамми дає широкі можливості для автоматичного відображення будь-яких документів і господарських операцій у бухгалтерському обліку за допомогою бухгалтерських проводок, а також виключення арифметичних помилок. На комп'ютері легко формуються всі первинні і звітні документи.

Разом з тим побудова АІС з бухгалтерського обліку все-таки являє собою досить складну дослідницьку і проектну роботу. Бухгалтерський сектор має певну специфіку. У змістовному плані бухгалтерська інформація відображає велику частину процесів матеріального та фінансового обліку будь-якого підприємства. Вона фактично відображає господарський стан підприємства. Бухгалтерська інформація характеризується широкою номенклатурою документів і показників. Ці документи і показники мають досить складний рівень логічної і арифметичної взаємозв'язку як по вертикалі, так і по горизонталі. Оскільки до бухгалтерської інформації пред'являються підвищені вимоги щодо вірогідності, то при проектуванні та експлуатації АІС необхідно враховувати численні схеми логіко-арифметичної ув'язки показників. Це необхідно для того, щоб забезпечити цілісність БД, а також необхідний рівень достовірності та повноти показників у вихідних документах.

Порівняно великий обсяг документів обумовлює необхідність залучення технічних засобів обробки та передачі даних з розширеним об'ємом пам'яті і хорошою пропускною здатністю. Кожному бухгалтеру доводиться робити вибір при пошуку найбільш підходящою саме для його підприємства програми автоматизації бухгалтерського обліку. Удавана простота вибору часто обертається довгими пошуками найбільш оптимальною і недорогий програми. Разом з тим, з урахуванням технологічного навантаження на співробітників бухгалтерії інформаційні технології в бухгалтерському обліку мають бути прості в освоєнні, експлуатації, мати інтерфейс з високим рівнем адаптивності. Інформаційна технологія повинна істотно полегшити роботу бухгалтера, не створювати йому додаткових труднощів, а, навпаки, знижувати їх.

Інформаційні технології в бухгалтерському обліку

Прикладні програми

Побудова АІС бухгалтерського класу базується на порівняно широкому наборі бухгалтерських програм. В даний час на російському ринку програмних продуктів сегмент бухгалтерських програм найбільш об'ємний і становить близько 500 різних програм. Цей ринок безперервно розширюється. На що проходила в 2004 р. XI виставці-конференції «Бухгалтерський облік і аудит-2004» було представлено 135 учасників, 27 з яких - це фірми, вперше представили свої програмні продукти на виставці. На ринку бухгалтерських програм працює значний складу фірм-розробників, що пропонують послуги з розробки, впровадження та супроводу ППП. Ці пакети орієнтовані на різні класи підприємств. Пакети бухгалтерських програм в різній мірі охоплюють комплекс завдань бухгалтерського обліку. Разом з тим, найбільшим попитом користуються такі програми, які можуть бути базою для створення інформаційних технологій для порівняно широкого класу підприємств і складу розв'язуваних функціональних завдань бухгалтерії. Один з таких програмних пакетів - «1С: Бухгалтерія», який розроблений фірмою «1С».

• операції по банку і касі;

• основні засоби та нематеріальні активи;

• матеріали;

• товари і послуги, виконання робіт;

• облік виробництва продукції;

• облік валютних операцій;

• взаєморозрахунки з організаціями;

• розрахунки з підзвітними особами;

• розрахунки по зарплаті;

• розрахунки з бюджетом;

• інші розділи обліку.

Охоплення повного складу завдань поєднується з можливостями гнучкого обліку:

• використання кількох планів рахунків одночасно;

• багаторівневі плани рахунків;

• багатомірний аналітичний облік;

• багаторівневий аналітичний облік;

• кількісний облік;

• багатовалютний облік по необмеженому числу валют;

• ведення на одному комп'ютері обліку для декількох підприємств;

• ведення консолідованого обліку.

ППП здатний виконувати введення, обробку, зберігання і друк будь-яких первинних документів:

• платіжних доручень;

• рахунків на оплату і рахунків-фактур;

• прибуткових і видаткових касових ордерів;

• актів, накладних, вимог, доручень.

На технологічному рівні засоби роботи з документами дозволяють організувати введення документів, їх довільний розподіл по журналах і пошук будь-якого документа по різних критеріях: номеру, даті, сумі, контрагенту.

«1С: Бухгалтерія»

«1С: Бухгалтерія» включає набір стандартних звітів, що дозволяють отримати інформацію за довільний період, в різних розрізах і з необхідним ступенем деталізації:

• звіти по синтетичному обліку;

• звіти по аналітичному обліку;

• звіти за розділами обліку.

При складанні звітності програма виконує наступні функції:

• введення, заповнення та друк бухгалтерської, податкової та статистичної звітності;

• в «ручному режимі» заповнення звітів бухгалтер вводить основні показники, а програма розраховує всі підсумкові та похідні показники;

• в «автоматичному режимі» програма заповнює звіти на підставі введених за період господарських операцій;

• перед формуванням звітів спеціальний режим дозволяє перевірити стан обліку та виявити помилки бухгалтера, не дають правильно скласти звітність;

• режим розшифровки дозволяє отримати обгрунтування заповнених автоматично показників аж до кожного первинного документа та господарської операції;

• форми звітності щоквартально оновлюються фірмою «1С» і безкоштовно надаються зареєстрованим користувачам.

У комплект поставки програми крім основної «Типової конфігурації» входить також «Спрощена конфігурація». Її застосування доцільне, якщо:

• на підприємстві ведеться досить простий облік і не потрібен високий рівень автоматизації ведення обліку;

• передбачається істотно перебудовувати структуру обліку по відношенню до методології, закладеної в «Типової конфігурації»;

• програма використовується з метою освоєння, а також для організації навчального процесу з навчання бухгалтерського обліку та роботі з пакетом «1С: Бухгалтерія».

Гнучкість і настроюваність «1С: Бухгалтерія» виявляється в тому, що це готове рішення, що дозволяє вести облік без додаткових доробок і настроювань. Крім того, пакет може бути адаптований до будь-яких особливостей обліку на конкретному підприємстві. До складу системи входить інструментальне засіб розробки та модифікації програм «Конфігуратор».

Середні та великі підприємства дуже часто мають територіально розподілену структуру - філії, склади, магазини, пункти прийому замовлень і інші подібні підрозділи, не пов'язані локальною мережею. У подібних умовах дуже важливо мати засоби роботи з розподіленими інформаційними базами, побудованих з урахуванням принципу організації єдиної системи автоматизованого обліку на підприємстві. У цьому плані ППП забезпечує:

• ведення необмеженої кількості автономно працюючих інформаційних баз;

• повну або вибіркову синхронізацію даних;

• налаштування складу даних, які синхронізуються;

• довільний порядок і спосіб передачі змін.

Використання коштів управління розподіленими інформаційними базами не обмежує дії користувачів системи. Всі зміни даних система відслідковує автоматично і передає їх відповідно до описаних правилами синхронізації.

Можливості «1С: Бухгалтерии»

З метою поліпшення якості, адаптивності і технологічності «1С: Бухгалтерія» передбачає набір сервісних можливостей:

• контроль коректності вводяться проводок;

• табло рахунків (оперативний перегляд підсумків по рахунках);

• перевірка можливості видалення невживаних бухгалтерських рахунків, об'єктів аналітики, документів;

• виклик комп'ютерного навчального відеокурсу;

• виклик правової системи з диска ІТС або «1С: Гарант. Правова підтримка ».

Слід відзначити користувальницький інтерфейс ППП, що забезпечує системі хороші експлуатаційні характеристики. Рядок меню робочого вікна містить такі блоки команд: «Операції», «Звітність», «Сервіс», «Вікна» і «Допомога». При роботі в деяких режимах є ще група команд «Дії». Вона перераховує можливі дії користувача щодо поточного режиму. Під рядком меню розташовується рядок піктограм. За допомогою цих піктофамм можна активізувати найбільш часто вживані профамми, наприклад друк, вставку, копіювання та ін

Істотний комфорт користувача забезпечує сервісні засоби. Так, наприклад, «Путівник по конфігурації» призначений для швидкого освоєння профамми бухгалтером. Режим «Ради дня» підказують користувачеві ефективні прийоми роботи і функціональні можливості системи. Панелі інструментів дозволять швидко отримувати доступ до часто використовуваних функцій програми.

Детальна контекстна допомога дозволяє бухгалтеру використовувати всі допустимі і можливі дії у всіх режимах роботи програми. У рішенні задач комплексної автоматизації підприємства дуже важливо забезпечити взаємозв'язок і взаємодія різних програм, що реалізують рішення тих чи інших завдань у системі управління. ППП «1С: Бухгалтерія» включає готові режими для обміну бухгалтерської інформацією з іншими програмами системи. Крім того «1С: Бухгалтерський-терія» підтримує сучасні засоби інтеграції додатків ОLЕ, ОLЕ Automation і DDЕ. Використання цих засобів дозволяє:

• управляти роботою інших програм, використовуючи вбудовану мову, наприклад формувати звіти і графіки в Мicrosoft Ехсеl;

• отримувати доступ до даних «1C: Бухгалтерія» з інших програм;

• вставляти в документи і звіти «1С: Бухгалтерія» об'єкти, створені іншими програмами, наприклад поміщати в первинні документи логотип фірми;

• розміщувати в документах і звітах малюнки і графіки. Розвинені засоби адміністрування «1С: Бухгалтерія» дозволяють адміністратору системи:

• вести список користувачів системи;

• призначати користувачам паролі на вхід в систему;

• призначати користувачам права на доступ до інформації, що обробляється системою;

• формувати індивідуальні інтерфейси, що включають меню і панелі інструментів;

• переглядати список працюючих користувачів;

• отримувати історію роботи користувачів.

Для підприємств з різним складом завдань і обсягом скоєних господарських операцій фірма «1С» пропонує різні версії програми «1С: Бухгалтерія»: однокористувальницька версія; мережева версія; версія для SQL («клієнт - сервер»).

Технологічний процес створення АІС на базі ППП «1С: Бухгалте-рія» складається з підготовчого, початкового та основного етапів.

На підготовчому етапі в режимі «Константи» здійснюється введення реквізитів підприємства, даних про керівництво, головного бухгалтера та ін Проводиться заповнення і коректування БД. Ведеться перегляд плану рахунків, проглядаються типові проводки, самостійно формуються додаткові проводки. Режим «Типові проводки» призначений для спрощення введення стандартних і часто використовуваних операцій. При введенні і створення проводок суми цих проводок обчислюються автоматично. Коригування плану рахунків може виконуватися періодично. Функція «Валюти» забезпечує зберігання курсу валют. У режимі «Види субконто» відзначаються ті рахунки, за якими буде проводитися аналітичний облік, наприклад «Матеріали», «Основні засоби». Для кожного виду субконто в спеціальній таблиці складається список субконто з зазначенням ціни по кожній позиції.

Далі здійснюється введення початкових залишків по кожному рахунку. Для цього необхідно увійти в режим «Сервіс» (функція «Параметри») і встановити робочий період і дату, попередні поточним, а потім увійти в режим «Операції» (функція «Інтервал операцій»). Попередньо у верхній частині екрана перевіряється правильність робочого періоду та дати. Проведення складаються з номера рахунку, його кореспонденції «00» і суми. При цьому якщо рахунок активний, в дебеті записується номер рахунку, а у кредиті - «00», і навпаки. Контроль правильності введення залишків здійснюється функціями «Розрахунок підсумків» і «Оборотно-сальдова відомість». Якщо залишки введено вірно, то залишки по «00» рахунку повинні бути нульовими, а суми дебетових і кредитових оборотів рівні. Після введення і перевірки вводу залишків необхідно виконати режим «Закриття періоду». При цьому машина автоматично встановить новий розрахунковий період, що необхідно перевірити режимами «Установка параметрів» і «Інтервали операції».

Початковий етап виконується періодично, в міру ведення звітного періоду і полягає у введенні в машину різних бухгалтерських первинних документів. Він реалізується функцією «Журнал господарських операцій». У журнал послідовно вводяться такі реквізити: дата, дебет, кредит, сума, короткий зміст операції. При введенні номера рахунку, за яким ведеться субконто, вводиться «Кількість», а «Сума» обчислюється автоматично на основі ціни, введеної в список субконто «Ціни». Функція «Документи і розрахунки» надає ще більш універсальні і гнучкі засоби для вводу документів і проведення бухгалтерських розрахунків. За допомогою цього режиму в журнал операцій можна відразу ввести дані про деякий документі або розрахунку та пов'язані з ним проводки, які автоматично розраховуються по заданих формулах.

Основний етап базується на режимі «Звітність», який реалізує наступні розрахунково-технологічні функції:

• «Розрахунок підсумків» - виконується перед формуванням всіх вихідних документів, перелічених нижче, на підставі даних журналу операцій, розрахунок підсумків проводиться у всьому кварталу встановленого періоду або за конкретний місяць;

• «Зведені проводки» - веде перекидання вільних сум з дебету одного рахунка в кредит іншого;

• «Шахматка» - табличне представлення оборотів сум з одного рахунку на інший (зведених проводок) і оборотів за рахунками;

• «Оборотно-сальдова відомість» - формує по кожному рахунку (субрахунку) залишок на початок періоду, обороти і залишок на кінець періоду, залишки на початок кварталу формуються при закритті попереднього періоду; в нижньому рядку оборотно-сальдової відомості виводяться підсумки по оборотах і залишках ;

• «Оборотно-сальдова відомість по рахунку» - створює оборотно-сальдову відомість по кожному рахунку;

• «Обороти рахунку» (Головна книга) - формує сальдо і обороти по дебету і кредиту рахунку і обороти в кореспонденції з іншими рахунками за вказані місяці або квартал;

• «Журнал-ордер і відомість по рахунку» - виводить ті ж дані, що і «Обороти рахунку», але в деталізації по датах і по окремих проводок;

• «Картка рахунку» - містить всі проводки з зазначенням конкретного рахунку, дозволяє отримати Касову книгу, виписки з банку і т.д.;

• «Аналіз рахунка по субконто» - для кожного субконто виводиться залишок на початок періоду, обороти і залишок на кінець періоду, список кореспондуючих рахунків із зазначенням дебетового і кредитового обороту по кожному рахунку окремо;

• «Аналіз рахунка по датах» - по кожній даті робочого періоду виводиться залишок на початок, обороти і залишок на кінець періоду із зазначенням кореспондуючих рахунків;

• «Аналіз субконто» - надає бухгалтеру оборотно-сальдо-ву відомість по субконто;

• «Картка субконто» - містить всі проводки по обраному об'єкту аналітичного обліку за зазначений період, включає залишки на початок і кінець періоду, обороти за період і залишки після кожної операції, дані виводяться в натуральному і вартісному вираженні; документ виходить зі списку субконто;

• «Обороти між субконто» - формуються обороти між субконто одного виду і одним або декількома субконто іншого виду;

• «Звіти по Журналу операцій» - проводиться вибірка проводок з Журналу операцій за певними рахунками, кореспонденції-ям та іншими ознаками;

• «Довільні звіти» надає широкі можливості по створенню звітів потрібної форми, при необхідності бухгалтер сам може змінити форму будь-якого звіту, а також формули розрахунку, створити формат нового звіту (у комплект постачання входить набір звітів для податкової інспекції);

• «Закриття періоду» - забезпечує автоматичний перехід до нового розрахункового періоду.

Висновок

Ведення бухгалтерського обліку із застосуванням комп'ютера в даний час стало нормою роботи на багатьох підприємствах. Використання в роботі бухгалтерської програми дає широкі можливості для автоматичного відображення будь-яких документів і господарських операцій у бухгалтерському обліку за допомогою бухгалтерських проводок, а також виключення арифметичних помилок. На комп'ютері легко формуються всі первинні і звітні документи.

ППП «1С: Бухгалтерія» призначений для обліку наявності і руху коштів підприємства. Він може використовуватися як автономно, так і спільно з іншими компонентами системи «1С: Підприємство». ППП «1С: Бухгалтерія» дозволяє автоматизувати виконання практично повного складу завдань бухгалтерського обліку. Гнучкість і настроюваність «1С: Бухгалтерія» виявляється в тому, що це готове рішення, що дозволяє вести облік без додаткових доробок і настроювань. Крім того, пакет може бути адаптований до будь-яких особливостей обліку на конкретному підприємстві.

Список використаної літератури

Ісаєв Г.М. Інформаційні системи в економіці: навчальний посібник - Омега-Л, 2006.
Титоренко Г.А. Інформаційні технології в управлінні: Учеб. посібник для вузів / під ред. Проф. Г.А. Титоренко. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002.