Кафедра економічної кібернетики
Контрольна робота
З предмету «Інформаційні системи і технології у фінансових організаціях»
ПЛАН
1. Система автоматизації бухгалтерського обліку.
2. Системи управління базами даних
2.1. Визначення і основні поняття
2.2. Властивості СУБД і технологія використання
Використана література
1. Система автоматизації бухгалтерського обліку
Здавалося б недавно використання обчислювальної техніки для цілей автоматизації обліку господарської діяльності могли дозволити собі лише великі підприємства. Сьогодні до традиційного переліку обов'язкових навичок бухгалтера можна віднести вміння вести облік з використанням комп'ютерних програм. Розглянемо нові технологічні рішення в галузі автоматизації бухобліку.
Для цілей автоматизації бухобліку діяльність підприємства зручно представляти у вигляді послідовності окремих господарських операцій. І завдання бухгалтера на початковому етапі полягає в тому, щоб з усієї сукупності характеристик конкретної господарської операції виділити необхідні параметри і ввести їх в програму. Для цього можуть бути використані діалогові форми «Операція» або «Документ»
«Операція» - це електронний бланк для запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію. Кореспондуючі рахунки та інші параметри в проводках вводяться бухгалтером безпосередньо з клавіатури або шляхом вибору зі списків. Програма тільки здійснює контроль коректності введеної інформації.
«Документ» - це комплексний засіб введення облікової інформації, що підтримує звичайну технологічну процедуру виписки первинного документа, але не на паперовому бланку, а в його електронному аналогу - діалоговій формі документа. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок.
Рис 1: Етапи та засоби бухобліку в 1С
Як вже зазначалося, кожна господарська операція може бути охарактеризована стандартним набором параметрів. Значення деяких параметрів (наприклад, найменування організації-контрагента, найменування товару, найменування об'єкта основних засобів і т.д.) можуть повторюватися в різних господарських операціях. У програмі передбачена можливість організації списків таких повторюють значень у вигляді довідників. Так наприклад, список співробітників фірми зберігається в довіднику «Співробітники», а список основних засобів - у довіднику «Необоротні активи». Кожне поле в діалоговій формі «Документ» або «Операція» має певний тип значення. Якщо цей тип - число, рядок або дата, то дане поле може заповняться безпосередньо з клавіатури. А якщо цей тип - елемент довідника то при зверненні до такого буде автоматично з'являтися список елементів відповідного довідника з якого бухгалтеру необхідно вибрати потрібне значення. Крім того, елементи більшості довідників характеризуються не тільки найменуванням, а й рядом інших параметрів. Наприклад, для основних засобів - це інвентарний номер, первісна вартість, рахунок обліку, рахунок і стаття списання зносу, дата введення в експлуатацію та ін Ці параметри можуть автоматично використовуватись програмою при формуванні проводок і друкованих форм документів
Для зручності роботи з вмістом довідників програма надає ряд сервісних функцій: швидкий пошук за найменуванням елемента, пошук за значенням довільного параметра, сортування елементів у списках, угруповання елементів і ін
Відповідно до закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" бухгалтерський облік - це процес виявлення, вимірювання реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття рішень.
Виявлення і вимір облікової інформації як перший етап процесу ведення бухгалтерського обліку в програмі зводиться до заповнення діалогових типу «Документ» або «Операція».
Наступний етап - реєстрація господарських операцій - організується шляхом формування реєстраційних записів в електронних журналах. Ця процедура здійснюється програмою автоматично після заповнення та збереження діалогових форм документів і операцій. Існують два види журналів загальні та спеціалізовані. До загальних журналам відноситься Журнал операцій і Повний журнал документів. У цих журналах реєструються буквально всі вводяться в програму операції. У спеціалізованих журналах реєструються тільки документи, що відображають спеціальні ділянки обліку Наприклад, в журналі «Прибуткові накладні» реєструються лише прибуткові накладні.
Усі записи в журналах розташовуються в хронологічному порядку і містять найбільш загальні характеристики реєстрованої операції: найменування і номер документа, дата і час, сума і т.д. Крім того в спеціалізованих журналах може виводиться більш детальна інформація про зареєстровані документах
Журнали дозволяють:
- Переглядати реєстри документів і операцій за певну дату або діапазон дат;
- Робити загальний аналіз введених господарських операцій як по всіх, так і за окремими ділянками обліку;
- Переглядати і аналізувати проведення, сформовані цими документами.
Етап накопичення облікової інформації реалізується програмою через механізм бухгалтерських проводок Після заповнення і реєстрації діалогових форм типу «Операція» та «Документ» програма автоматично змінює залишки на бухгалтерських рахунках у відповідності з тими проводками, які сформовані цими формами. У найпростішому варіанті обліку, коли на рахунках накопичується інформація тільки в грошовому вираженні, у проводках, крім кодів кореспондуючих рахунків, досить задавати значення одного параметра - суму проводки. У програмі для кожного бухгалтерського рахунку в Плані рахунків можуть бути додатково задані параметри накопичення інформації в розрізі кількісного, валютного та аналітичного обліку. У цьому випадку в проводках по даному рахунку в обов'язковому порядку повинен бути присутнім такий параметр, як кількість, якщо встановлений кількісний ознака, а також назва валюти, курс валюти і валютна сума, якщо встановлений валютний ознака. Якщо для рахунку встановлюється ознака ведення аналітичного обліку, то програма буде накопичувати для даного рахунку інформацію про стан і рух кожного окремого аналітичного об'єкта. Ознака ведення аналітичного обліку на рахунку встановлюється шляхом зазначення в плані рахунків конкретного виду субконто для даного виду. Вид субконто - це найменування групи однотипних об'єктів аналітики. Як правило, кожному виду субконто відповідає однойменний довідник
Отже, План рахунків однозначно визначає структуру облікової інформації, що накопичується програмою в результаті обробки кожної введеної в програму бухгалтерської проводки.
Програма зберігає на бухгалтерських рахунках накопичену інформацію не лише станом на дату останньої введеної інформації, але і зберігає проміжні підсумки у вигляді початкового та кінцевого сальдо, а також оборотів за кожен місяць всього періоду обліку по окремих рахунках включаючи аналітичні об'єкти. Крім того, всі введені проводки в хронологічному порядку реєструються в журналі проводок. Накопичена за певний період інформація може бути представлена бухгалтеру для оцінки та аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют і об'єктів аналітики вигляді певного набору стандартних звітів, таких як «Аналіз рахунку», «Оборотно-сальдова відомість», «Головна книга» та ін Стандартні звіти можуть бути сформовані на будь-який діапазон дат і в будь-який момент часу
Узагальнення облікової інформації з метою надання відомостей про результати діяльності підприємства різним зацікавленим особам здійснюється за допомогою формування регламентованих звітів. За змістом регламентовані звіти - це Баланс, Звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, Декларація про ПДВ та інші податкові та статистичні звіти, надані різним фондам. Робота з регламентованими звітами аналогічна роботі зі стандартними звітами, оскільки також здійснюється шляхом виклику діалогової форми налаштування параметрів. Усі звіти заповнюються автоматично на основі аналізу та додаткової обробки накопиченої облікової інформації. Крім того, існує можливість прямо зі звіту виходити на документи та операції, які беруть участь у формуванні будь-звітної суми і в разі необхідності, виправляти допущені на етапі введення помилки. Важливо також і те, що програма додатково підтримує режим «ручного» заповнення і редагування сум у звітах.
Ми розглянули в загальному, технологічні аспекти реалізації процедури бухгалтерського обліку. А якщо говорити про рівень автоматизації окремих етапів зазначеного процесу, то найбільш важким в цьому сенсі є етап введення господарських операцій. Складність полягає в тому, що нарівні з широким спектром об'єктів обліку існує величезна кількість схем руху цих об'єктів.
Тим не менше, програма дозволяє вводити проводки будь-якої господарської операції за допомогою діалогового вікна «Операція». З іншого боку, ця форма орієнтована тільки на ручне введення проводок, що значно знижує рівень автоматизації.
Усього програма включає 38 видів різних документів, які дозволяють автоматизувати величезна кількість бухгалтерських процедур Слід зазначити, що «Документи» формують проводки не тільки для цілей бухгалтерського обліку, а й податкового теж. Для цього в програмі передбачено використання додаткових (внутрішніх) позабалансових рахунків. Наприклад всі суми валових доходів і витрат накопичуються на рахунках «ВД» і «ВР» відповідно. А суми балансової вартості основних засобів - на рахунках «ОС1», «ОС2» і «ОС3» відповідно для першої, другої та третьої груп. Надалі програма має можливість звертатися до залишків на рахунку відповідної групи основних засобів для розрахунку суми амортизації і внесення цієї суми на валові витрати.
Таким чином, обліково-аналітичні можливості програми визначаються складом і функціональним наповненням таких засобів, як «План рахунків», «Документи», «Довідники», «Журнали», «Звіти». Сукупність цих коштів об'єднано назвою «Конфігурація». Оскільки 1С: орієнтована на широке поле користувачів, то її конфігурація відображає тільки загальні (типові) технологічні схеми обліку і не враховує специфіки окремих підприємств. З урахуванням всього вищепереліченого таку конфігурацію називають типовий. Для багатьох підприємств Типова конфігурація може бути прийнята без будь-яких істотних змін або служити базою для реалізації своїх власних моделей обліку.
Як саме вносяться зміни в конфігурацію? Для цього передбачено спеціальний режим роботи - Конфігуратор. Запустивши програму в цьому режимі, користувач отримує можливість не тільки вносити зміни у вже існуючі засоби конфігурації (змінити склад проводок, які формуються документом, додати нову колонку в будь-якому журналі, замінити параметри рахунки в Плані рахунків), але і створювати нові документи, довідники, журнали, звіти і т.д. Також для кожного працівника який працює з програмою, можна встановити пароль і визначити список засобів, які будуть доступні для роботи. Заради справедливості слід зазначити, що внесення серйозних змін в конфігурацію вимагає певних навичок і знань в області в області макропрограмування на вбудованій мові 1С. З іншого боку в комплект постачання програми входить набір технічної документації, який досить детально описує як процедури конфігурування, так і вбудовану мову програмування.
2. Системи управління базами даних
2.1 Визначення і основні поняття
Система управління базами даних (СКБД) є універсальним програмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування) баз даних (БД) на зовнішніх запам'ятовуючих пристроях, а також доступу до даних та їх обробки. СУБД підтримують один з можливих типів моделей даних - мережеву, ієрархічну плі реляційну, які є одним з найважливіших ознак класифікації СУБД. СУБД забезпечують багатоцільовий характер використання бази даних, захист і відновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитів високого рівня робить СУБД зручним засобом для кінцевого користувача.
Основними засобами СУБД є:
кошти завдання (опису) структури бази даних;
засоби конструювання екранних форм, призначених для введення даних, перегляду та їх обробки в діалоговому режимі;
засоби створення запитів для вибірки даних при заданих умовах, а також виконання операцій з їх обробці;
засоби створення звітів з бази даних для виведення на друк результатів обробки у зручному для користувача вигляді;
мовні засоби - макроси, вбудований алгоритмічну мову (Dbase, Visual Basic або іншої), мова запитів (QBE - Query By Example, SQL) і т.п., які використовуються для реалізації нестандартних алгоритмів обробки даних, а також процедур обробки подій в задачах користувача;
засоби створення додатків користувача (генератори додатків, засоби створення меню і панелей управління додатками), що дозволяють об'єднати різні операції роботи з базою даних в єдиний технологічний процес.
База даних - це сукупність даних, організованих на машинному носії засобами СУБД. У базі даних забезпечується інтеграція логічно пов'язаних даних при мінімальному дублювання даних, що зберігаються. БД включає дані, що відображають певну логічну модель взаємопов'язаних інформаційних об'єктів, що становлять конкретну предметну область. База даних організується у відповідності з моделлю і структурами даних, які підтримуються в СУБД.
СУБД в багатокористувацьких системах. База даних, як правило, містить дані, необхідні багатьом користувачам. Отримання одночасного доступу декількох користувачів до спільної бази даних можливо при установці СУБД в локальній мережі персональних комп'ютерів і створення багатокористувацької бази даних.
У мережі СУБД стежить за розмежуванням доступу різних користувачів до спільної бази даних і забезпечує захист даних при одночасній роботі користувачів з загальними даними. Автоматично забезпечується захист даних від одночасної їх коригування декількома користувачами-клієнтами. У мережі з файловим сервером база даних може розміщуватися на сервері. При цьому СУБД завантажується і здійснює обробку даних бази на робочих станціях користувачів. Концепція файлового сервера в локальній мережі забезпечується низкою мережевих операційних систем.
У мережі, що підтримує концепцію «клієнт-сервер», використовується сервер баз даних, який розташовується на потужній машині, виконує обробку даних, розміщених на сервері, і відповідає за їх цілісність та збереження. Для управління базою даних на сервері використовується мова структурованих запитів SQL (Structured Queries Language). На робочих станціях-клієнтах працює СУБД-клієнт. Користувачі можуть взаємодіяти не тільки зі своїми локальними базами, але і з даними, розміщеними на сервері. СУБД-клієнт, в якій підтримується SQL, в повному обсязі може посилати на сервер запити SQL, отримувати необхідні дані, а також посилати оновлені дані. При цьому з загальною базою даних можуть працювати СУБД різного типу, встановлені на робочих станціях, якщо в них підтримується SQL. Підключення з СУБД до серверів баз даних SQL може бути здійснено за допомогою драйверів ODBC. ODBC (Open Database Connectivity, відкритий стандарт доступу до баз даних), підтримує стандартний протокол для серверів баз даних SQL.
2.2 Властивості СУБД і технологія використання
До основних властивостей СУБД і бази даних можна віднести:
- Відсутність дублювання даних у різних об'єктах моделі, що забезпечує одноразовий введення даних і простоту їх коригування;
- Несуперечність даних;
- Цілісність БД;
- Можливість багатоаспектного доступу;
- Всілякі вибірки даних та їх використання різними завданнями і додатками користувача;
- Захист та відновлення даних при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилки користувача;
- Захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів;
- Можливість модифікації структури бази даних без перезавантаження даних;
- Забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяє зберегти програми при модифікації структури бази даних;
- Реорганізація розміщення даних бази на машинному носії для поліпшення об'ємно-часових характеристик БД;
- Наявність мови запитів високого рівня, орієнтованого на кінцевого користувача, який забезпечує виведення інформації з бази даних по будь-якому запиту та надання її у вигляді відповідних звітних форм, зручних для користувача.
СУБД є основою створення практичних додатків користувача для різних предметних областей.
Критерії вибору СУБД користувачем. Вибір СУБД для практичних додатків користувачем визначається багатьма чинниками, до яких відносяться:
- Наявне технічне і базове програмне забезпечення, їх конфігурація, оперативна і дискова пам'ять;
- Потреби розробляються користувача;
- Тип підтримуваної моделі даних, специфіка предметної області, топологія інформаційно-логічної моделі;
- Вимоги до продуктивності при обробці даних;
- Наявність в СУБД необхідних функціональних засобів;
- Наявність русифікованої версії СУБД;
- Рівень кваліфікації користувачів і наявність в СУБД діалогових засобів розробки та робіт з БД.
Установка СУБД. СУБД є програмним продуктом, що поставляються у вигляді пакету прикладних програм, який повинен бути встановлений (інстальований) на комп'ютер з урахуванням його конфігурації, ресурсів і операційної системи, а також вимог до набору функцій.
Процес поетапного впровадження. Після установки СУБД можна здійснювати створення БД, в тому числі задавати структуру БД, виробляти введення даних, а також виконувати будь-які дії, передбачені функціональними можливостями СУБД. Слід зауважити, що сучасні СУБД для ПК володіють достатньою гнучкістю. Це дозволяє на ранніх етапах розробки додатків користувача приступати до створення окремих частин БД. Така БД в міру поглиблення розробки може легко розширюватися і модифікуватися. Таким чином, полегшується прискорене освоєння персоналом технології роботи з БД, вивчення можливостей СУБД і поетапне впровадження.
Розробка структури бази даних. Розробка додатків на основі СУБД передбачає підготовку рішень по структурі БД. Ці рішення безпосередньо пов'язані з внемашинной сферою - з описом внемашинной ІБ, її документів, що містять необхідну інформацію, а також з постановкою і алгоритмізацією завдань з обробки цієї інформації.
На початковому етапі розробки структури БД доцільно побудова інформаційно-логічної моделі, що відбиває логічну структуру інформації предметної області. Така модель, що відповідає вимогам нормалізації даних, є основою створення реляційних баз даних.
Створення бази даних засобами СУБД. Відповідно до розробленої структурою бази даних здійснюється її створення засобами СУБД на машинному носії і введення в експлуатацію. Для забезпечення процесів створення БД і її експлуатації необхідно знання можливостей інструментальних засобів СУБД. При цьому слід керуватися рекомендаціями з технології використання засобів СУБД. Така технологія має визначати всі необхідні процеси, включаючи початковий введення, завантаження БД і контроль даних, виконання операцій з внесення змін, реалізацію запитів для отримання потрібних довідок, відновлення БД і т. п. Одним з найважливіших етапів цієї технології є підготовка екранних форм вводу- виводу для завантаження інформації з документів внемашинной сфери в базу даних, коректування даних і їх перегляду.
Обробка даних засобами СУБД. Додавання, видалення, зміна і вибірка даних проводиться за допомогою мови запитів, вбудованого алгоритмічної мови та інших засобів СУБД. Реалізація запитів забезпечується діалогової системою команд з меню або запитами за прикладом QBE (Query By Example). У першому випадку окремий запит виконується однією або кількома командами мови СУБД. Послідовність команд мови СУБД утворює програму - командний файл (СУБД Dbase). У другому - для виконання запиту користувач вибирає послідовно один або декілька пунктів меню або вказує в запиті приклад (зразок), за яким складається запит, а також при необхідності умови вибору та операції обчислення, які необхідно виконувати з даними (СУБД Paradox, Access). Послідовність команд меню і запитів може бути заповнена в програмі-макросі і надалі виконана так само, як командний файл.
СУБД може мати вмістом або базова мова програмування. У СУБД з включає мовою використовується один з універсальних алгоритмічних мов (С, Pascal і т. п.). Прикладна програма, написана на що включає мовою, може ініціювати команди СУБД. У СУБД з базовою мовою застосовується власний алгоритмічну мову, що дозволяє крім операцій маніпулювання даними виконувати різні обчислення і обробку даних. Стандартним реляційною мовою запитів є мова структурованих запитів SQL (Structured Queries Language).
Використана література
1. Гужва, В.М. Інформаційні системи І Технології на підпріємствах [Текст]: Навчальний посібник / В. М. Гужва; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.
2. Гуржій, А.М. Інформатика та Інформаційні Технології [Текст]: підручник / А. М. Гуржій, Н. І.. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
3. Іванюта, П. В. Управлінські Інформаційні системи в аналізі та аудіті [Текст]: Навчальний посібник / П. В. Іванюта; МІН-во ОСВІТИ І науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, Обліку та аудиту, Полтавська філія. - К.: ЦУЛ, 2007. - 180 с.
4. Івахненков, С.В. Інформаційні Технології в організації бухгалтерського Обліку та аудиту [Текст]: Навчальний посібник / С. В. Івахненков. - 4-ге вид., Віпр. І доп. - К.: Знання, 2008. - 343 с.
5. Клименко, О.В. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Text]: Навчальний посібник / О. В. Клименко; МІН-во ОСВІТИ І науки України, Полтавський ун-т спожівчої кооперації. - К.: ЦУЛ, 2008. - 320 с.
6. Пісаревська, Т.А. Інформаційні системи Обліку та аудиту [Текст]: Навчальний посібник / Т. А. Пісаревська; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2004. - 369 с.
7. Терещенко, Л.О. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Текст]: Навчальний посібник / Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2005. - 187 с.
8. Шквір, В.Д. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Текст]: практикум / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височан. - К.: Знання, 2006. - 429 с.
9. Шквір, В.Д. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Текст]: Навчальний посібник / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височан. - 3-ті вид., Перероб. І доп. - К.: Знання, 2007. - 439 с.
Контрольна робота
З предмету «Інформаційні системи і технології у фінансових організаціях»
ПЛАН
1. Система автоматизації бухгалтерського обліку.
2. Системи управління базами даних
2.1. Визначення і основні поняття
2.2. Властивості СУБД і технологія використання
Використана література
1. Система автоматизації бухгалтерського обліку
Здавалося б недавно використання обчислювальної техніки для цілей автоматизації обліку господарської діяльності могли дозволити собі лише великі підприємства. Сьогодні до традиційного переліку обов'язкових навичок бухгалтера можна віднести вміння вести облік з використанням комп'ютерних програм. Розглянемо нові технологічні рішення в галузі автоматизації бухобліку.
Для цілей автоматизації бухобліку діяльність підприємства зручно представляти у вигляді послідовності окремих господарських операцій. І завдання бухгалтера на початковому етапі полягає в тому, щоб з усієї сукупності характеристик конкретної господарської операції виділити необхідні параметри і ввести їх в програму. Для цього можуть бути використані діалогові форми «Операція» або «Документ»
«Операція» - це електронний бланк для запису всієї сукупності проводок, що характеризують окрему господарську операцію. Кореспондуючі рахунки та інші параметри в проводках вводяться бухгалтером безпосередньо з клавіатури або шляхом вибору зі списків. Програма тільки здійснює контроль коректності введеної інформації.
«Документ» - це комплексний засіб введення облікової інформації, що підтримує звичайну технологічну процедуру виписки первинного документа, але не на паперовому бланку, а в його електронному аналогу - діалоговій формі документа. Внесена в діалогову форму інформація використовується програмою для формування та друку первинної (паперової) форми документу і автоматичного формування бухгалтерських проводок.
Правове нормативне поле |
Підприємство |
Методологія ведення БО, типовий ПС, поряду формування і здачі звітів і т.д. |
Внутріфірмові класифікатори (співробітники, р / рахунку, склади, засновники і т.д. |
Форми вводу (Операції та документи) |
Журнали реєстрації документів та операцій |
Журнал проводок |
Проміжні підсумки по всіх об'єктах обліку |
Документи (Друковані форми) |
Регламентовані звіти |
Об'єкти обліку і їх параметри |
Характеристика і параметри госпоперацій |
Бухгалтерські проводки |
Вторинна обробка |
Рис 1: Етапи та засоби бухобліку в 1С
Як вже зазначалося, кожна господарська операція може бути охарактеризована стандартним набором параметрів. Значення деяких параметрів (наприклад, найменування організації-контрагента, найменування товару, найменування об'єкта основних засобів і т.д.) можуть повторюватися в різних господарських операціях. У програмі передбачена можливість організації списків таких повторюють значень у вигляді довідників. Так наприклад, список співробітників фірми зберігається в довіднику «Співробітники», а список основних засобів - у довіднику «Необоротні активи». Кожне поле в діалоговій формі «Документ» або «Операція» має певний тип значення. Якщо цей тип - число, рядок або дата, то дане поле може заповняться безпосередньо з клавіатури. А якщо цей тип - елемент довідника то при зверненні до такого буде автоматично з'являтися список елементів відповідного довідника з якого бухгалтеру необхідно вибрати потрібне значення. Крім того, елементи більшості довідників характеризуються не тільки найменуванням, а й рядом інших параметрів. Наприклад, для основних засобів - це інвентарний номер, первісна вартість, рахунок обліку, рахунок і стаття списання зносу, дата введення в експлуатацію та ін Ці параметри можуть автоматично використовуватись програмою при формуванні проводок і друкованих форм документів
Для зручності роботи з вмістом довідників програма надає ряд сервісних функцій: швидкий пошук за найменуванням елемента, пошук за значенням довільного параметра, сортування елементів у списках, угруповання елементів і ін
Відповідно до закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" бухгалтерський облік - це процес виявлення, вимірювання реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та передачі інформації про діяльність підприємства зовнішнім і внутрішнім користувачам для прийняття рішень.
Виявлення і вимір облікової інформації як перший етап процесу ведення бухгалтерського обліку в програмі зводиться до заповнення діалогових типу «Документ» або «Операція».
Наступний етап - реєстрація господарських операцій - організується шляхом формування реєстраційних записів в електронних журналах. Ця процедура здійснюється програмою автоматично після заповнення та збереження діалогових форм документів і операцій. Існують два види журналів загальні та спеціалізовані. До загальних журналам відноситься Журнал операцій і Повний журнал документів. У цих журналах реєструються буквально всі вводяться в програму операції. У спеціалізованих журналах реєструються тільки документи, що відображають спеціальні ділянки обліку Наприклад, в журналі «Прибуткові накладні» реєструються лише прибуткові накладні.
Усі записи в журналах розташовуються в хронологічному порядку і містять найбільш загальні характеристики реєстрованої операції: найменування і номер документа, дата і час, сума і т.д. Крім того в спеціалізованих журналах може виводиться більш детальна інформація про зареєстровані документах
Журнали дозволяють:
- Переглядати реєстри документів і операцій за певну дату або діапазон дат;
- Робити загальний аналіз введених господарських операцій як по всіх, так і за окремими ділянками обліку;
- Переглядати і аналізувати проведення, сформовані цими документами.
Етап накопичення облікової інформації реалізується програмою через механізм бухгалтерських проводок Після заповнення і реєстрації діалогових форм типу «Операція» та «Документ» програма автоматично змінює залишки на бухгалтерських рахунках у відповідності з тими проводками, які сформовані цими формами. У найпростішому варіанті обліку, коли на рахунках накопичується інформація тільки в грошовому вираженні, у проводках, крім кодів кореспондуючих рахунків, досить задавати значення одного параметра - суму проводки. У програмі для кожного бухгалтерського рахунку в Плані рахунків можуть бути додатково задані параметри накопичення інформації в розрізі кількісного, валютного та аналітичного обліку. У цьому випадку в проводках по даному рахунку в обов'язковому порядку повинен бути присутнім такий параметр, як кількість, якщо встановлений кількісний ознака, а також назва валюти, курс валюти і валютна сума, якщо встановлений валютний ознака. Якщо для рахунку встановлюється ознака ведення аналітичного обліку, то програма буде накопичувати для даного рахунку інформацію про стан і рух кожного окремого аналітичного об'єкта. Ознака ведення аналітичного обліку на рахунку встановлюється шляхом зазначення в плані рахунків конкретного виду субконто для даного виду. Вид субконто - це найменування групи однотипних об'єктів аналітики. Як правило, кожному виду субконто відповідає однойменний довідник
Отже, План рахунків однозначно визначає структуру облікової інформації, що накопичується програмою в результаті обробки кожної введеної в програму бухгалтерської проводки.
Програма зберігає на бухгалтерських рахунках накопичену інформацію не лише станом на дату останньої введеної інформації, але і зберігає проміжні підсумки у вигляді початкового та кінцевого сальдо, а також оборотів за кожен місяць всього періоду обліку по окремих рахунках включаючи аналітичні об'єкти. Крім того, всі введені проводки в хронологічному порядку реєструються в журналі проводок. Накопичена за певний період інформація може бути представлена бухгалтеру для оцінки та аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют і об'єктів аналітики вигляді певного набору стандартних звітів, таких як «Аналіз рахунку», «Оборотно-сальдова відомість», «Головна книга» та ін Стандартні звіти можуть бути сформовані на будь-який діапазон дат і в будь-який момент часу
Узагальнення облікової інформації з метою надання відомостей про результати діяльності підприємства різним зацікавленим особам здійснюється за допомогою формування регламентованих звітів. За змістом регламентовані звіти - це Баланс, Звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, Декларація про ПДВ та інші податкові та статистичні звіти, надані різним фондам. Робота з регламентованими звітами аналогічна роботі зі стандартними звітами, оскільки також здійснюється шляхом виклику діалогової форми налаштування параметрів. Усі звіти заповнюються автоматично на основі аналізу та додаткової обробки накопиченої облікової інформації. Крім того, існує можливість прямо зі звіту виходити на документи та операції, які беруть участь у формуванні будь-звітної суми і в разі необхідності, виправляти допущені на етапі введення помилки. Важливо також і те, що програма додатково підтримує режим «ручного» заповнення і редагування сум у звітах.
Ми розглянули в загальному, технологічні аспекти реалізації процедури бухгалтерського обліку. А якщо говорити про рівень автоматизації окремих етапів зазначеного процесу, то найбільш важким в цьому сенсі є етап введення господарських операцій. Складність полягає в тому, що нарівні з широким спектром об'єктів обліку існує величезна кількість схем руху цих об'єктів.
Тим не менше, програма дозволяє вводити проводки будь-якої господарської операції за допомогою діалогового вікна «Операція». З іншого боку, ця форма орієнтована тільки на ручне введення проводок, що значно знижує рівень автоматизації.
Усього програма включає 38 видів різних документів, які дозволяють автоматизувати величезна кількість бухгалтерських процедур Слід зазначити, що «Документи» формують проводки не тільки для цілей бухгалтерського обліку, а й податкового теж. Для цього в програмі передбачено використання додаткових (внутрішніх) позабалансових рахунків. Наприклад всі суми валових доходів і витрат накопичуються на рахунках «ВД» і «ВР» відповідно. А суми балансової вартості основних засобів - на рахунках «ОС1», «ОС2» і «ОС3» відповідно для першої, другої та третьої груп. Надалі програма має можливість звертатися до залишків на рахунку відповідної групи основних засобів для розрахунку суми амортизації і внесення цієї суми на валові витрати.
Таким чином, обліково-аналітичні можливості програми визначаються складом і функціональним наповненням таких засобів, як «План рахунків», «Документи», «Довідники», «Журнали», «Звіти». Сукупність цих коштів об'єднано назвою «Конфігурація». Оскільки 1С: орієнтована на широке поле користувачів, то її конфігурація відображає тільки загальні (типові) технологічні схеми обліку і не враховує специфіки окремих підприємств. З урахуванням всього вищепереліченого таку конфігурацію називають типовий. Для багатьох підприємств Типова конфігурація може бути прийнята без будь-яких істотних змін або служити базою для реалізації своїх власних моделей обліку.
Як саме вносяться зміни в конфігурацію? Для цього передбачено спеціальний режим роботи - Конфігуратор. Запустивши програму в цьому режимі, користувач отримує можливість не тільки вносити зміни у вже існуючі засоби конфігурації (змінити склад проводок, які формуються документом, додати нову колонку в будь-якому журналі, замінити параметри рахунки в Плані рахунків), але і створювати нові документи, довідники, журнали, звіти і т.д. Також для кожного працівника який працює з програмою, можна встановити пароль і визначити список засобів, які будуть доступні для роботи. Заради справедливості слід зазначити, що внесення серйозних змін в конфігурацію вимагає певних навичок і знань в області в області макропрограмування на вбудованій мові 1С. З іншого боку в комплект постачання програми входить набір технічної документації, який досить детально описує як процедури конфігурування, так і вбудовану мову програмування.
2. Системи управління базами даних
2.1 Визначення і основні поняття
Система управління базами даних (СКБД) є універсальним програмним засобом, призначеним для створення і ведення (обслуговування) баз даних (БД) на зовнішніх запам'ятовуючих пристроях, а також доступу до даних та їх обробки. СУБД підтримують один з можливих типів моделей даних - мережеву, ієрархічну плі реляційну, які є одним з найважливіших ознак класифікації СУБД. СУБД забезпечують багатоцільовий характер використання бази даних, захист і відновлення даних. Наявність розвинених діалогових засобів і мови запитів високого рівня робить СУБД зручним засобом для кінцевого користувача.
Основними засобами СУБД є:
кошти завдання (опису) структури бази даних;
засоби конструювання екранних форм, призначених для введення даних, перегляду та їх обробки в діалоговому режимі;
засоби створення запитів для вибірки даних при заданих умовах, а також виконання операцій з їх обробці;
засоби створення звітів з бази даних для виведення на друк результатів обробки у зручному для користувача вигляді;
мовні засоби - макроси, вбудований алгоритмічну мову (Dbase, Visual Basic або іншої), мова запитів (QBE - Query By Example, SQL) і т.п., які використовуються для реалізації нестандартних алгоритмів обробки даних, а також процедур обробки подій в задачах користувача;
засоби створення додатків користувача (генератори додатків, засоби створення меню і панелей управління додатками), що дозволяють об'єднати різні операції роботи з базою даних в єдиний технологічний процес.
База даних - це сукупність даних, організованих на машинному носії засобами СУБД. У базі даних забезпечується інтеграція логічно пов'язаних даних при мінімальному дублювання даних, що зберігаються. БД включає дані, що відображають певну логічну модель взаємопов'язаних інформаційних об'єктів, що становлять конкретну предметну область. База даних організується у відповідності з моделлю і структурами даних, які підтримуються в СУБД.
СУБД в багатокористувацьких системах. База даних, як правило, містить дані, необхідні багатьом користувачам. Отримання одночасного доступу декількох користувачів до спільної бази даних можливо при установці СУБД в локальній мережі персональних комп'ютерів і створення багатокористувацької бази даних.
У мережі СУБД стежить за розмежуванням доступу різних користувачів до спільної бази даних і забезпечує захист даних при одночасній роботі користувачів з загальними даними. Автоматично забезпечується захист даних від одночасної їх коригування декількома користувачами-клієнтами. У мережі з файловим сервером база даних може розміщуватися на сервері. При цьому СУБД завантажується і здійснює обробку даних бази на робочих станціях користувачів. Концепція файлового сервера в локальній мережі забезпечується низкою мережевих операційних систем.
У мережі, що підтримує концепцію «клієнт-сервер», використовується сервер баз даних, який розташовується на потужній машині, виконує обробку даних, розміщених на сервері, і відповідає за їх цілісність та збереження. Для управління базою даних на сервері використовується мова структурованих запитів SQL (Structured Queries Language). На робочих станціях-клієнтах працює СУБД-клієнт. Користувачі можуть взаємодіяти не тільки зі своїми локальними базами, але і з даними, розміщеними на сервері. СУБД-клієнт, в якій підтримується SQL, в повному обсязі може посилати на сервер запити SQL, отримувати необхідні дані, а також посилати оновлені дані. При цьому з загальною базою даних можуть працювати СУБД різного типу, встановлені на робочих станціях, якщо в них підтримується SQL. Підключення з СУБД до серверів баз даних SQL може бути здійснено за допомогою драйверів ODBC. ODBC (Open Database Connectivity, відкритий стандарт доступу до баз даних), підтримує стандартний протокол для серверів баз даних SQL.
2.2 Властивості СУБД і технологія використання
До основних властивостей СУБД і бази даних можна віднести:
- Відсутність дублювання даних у різних об'єктах моделі, що забезпечує одноразовий введення даних і простоту їх коригування;
- Несуперечність даних;
- Цілісність БД;
- Можливість багатоаспектного доступу;
- Всілякі вибірки даних та їх використання різними завданнями і додатками користувача;
- Захист та відновлення даних при аварійних ситуаціях, апаратних і програмних збоях, помилки користувача;
- Захист даних від несанкціонованого доступу засобами розмежування доступу для різних користувачів;
- Можливість модифікації структури бази даних без перезавантаження даних;
- Забезпечення незалежності програм від даних, що дозволяє зберегти програми при модифікації структури бази даних;
- Реорганізація розміщення даних бази на машинному носії для поліпшення об'ємно-часових характеристик БД;
- Наявність мови запитів високого рівня, орієнтованого на кінцевого користувача, який забезпечує виведення інформації з бази даних по будь-якому запиту та надання її у вигляді відповідних звітних форм, зручних для користувача.
СУБД є основою створення практичних додатків користувача для різних предметних областей.
Критерії вибору СУБД користувачем. Вибір СУБД для практичних додатків користувачем визначається багатьма чинниками, до яких відносяться:
- Наявне технічне і базове програмне забезпечення, їх конфігурація, оперативна і дискова пам'ять;
- Потреби розробляються користувача;
- Тип підтримуваної моделі даних, специфіка предметної області, топологія інформаційно-логічної моделі;
- Вимоги до продуктивності при обробці даних;
- Наявність в СУБД необхідних функціональних засобів;
- Наявність русифікованої версії СУБД;
- Рівень кваліфікації користувачів і наявність в СУБД діалогових засобів розробки та робіт з БД.
Установка СУБД. СУБД є програмним продуктом, що поставляються у вигляді пакету прикладних програм, який повинен бути встановлений (інстальований) на комп'ютер з урахуванням його конфігурації, ресурсів і операційної системи, а також вимог до набору функцій.
Процес поетапного впровадження. Після установки СУБД можна здійснювати створення БД, в тому числі задавати структуру БД, виробляти введення даних, а також виконувати будь-які дії, передбачені функціональними можливостями СУБД. Слід зауважити, що сучасні СУБД для ПК володіють достатньою гнучкістю. Це дозволяє на ранніх етапах розробки додатків користувача приступати до створення окремих частин БД. Така БД в міру поглиблення розробки може легко розширюватися і модифікуватися. Таким чином, полегшується прискорене освоєння персоналом технології роботи з БД, вивчення можливостей СУБД і поетапне впровадження.
Розробка структури бази даних. Розробка додатків на основі СУБД передбачає підготовку рішень по структурі БД. Ці рішення безпосередньо пов'язані з внемашинной сферою - з описом внемашинной ІБ, її документів, що містять необхідну інформацію, а також з постановкою і алгоритмізацією завдань з обробки цієї інформації.
На початковому етапі розробки структури БД доцільно побудова інформаційно-логічної моделі, що відбиває логічну структуру інформації предметної області. Така модель, що відповідає вимогам нормалізації даних, є основою створення реляційних баз даних.
Створення бази даних засобами СУБД. Відповідно до розробленої структурою бази даних здійснюється її створення засобами СУБД на машинному носії і введення в експлуатацію. Для забезпечення процесів створення БД і її експлуатації необхідно знання можливостей інструментальних засобів СУБД. При цьому слід керуватися рекомендаціями з технології використання засобів СУБД. Така технологія має визначати всі необхідні процеси, включаючи початковий введення, завантаження БД і контроль даних, виконання операцій з внесення змін, реалізацію запитів для отримання потрібних довідок, відновлення БД і т. п. Одним з найважливіших етапів цієї технології є підготовка екранних форм вводу- виводу для завантаження інформації з документів внемашинной сфери в базу даних, коректування даних і їх перегляду.
Обробка даних засобами СУБД. Додавання, видалення, зміна і вибірка даних проводиться за допомогою мови запитів, вбудованого алгоритмічної мови та інших засобів СУБД. Реалізація запитів забезпечується діалогової системою команд з меню або запитами за прикладом QBE (Query By Example). У першому випадку окремий запит виконується однією або кількома командами мови СУБД. Послідовність команд мови СУБД утворює програму - командний файл (СУБД Dbase). У другому - для виконання запиту користувач вибирає послідовно один або декілька пунктів меню або вказує в запиті приклад (зразок), за яким складається запит, а також при необхідності умови вибору та операції обчислення, які необхідно виконувати з даними (СУБД Paradox, Access). Послідовність команд меню і запитів може бути заповнена в програмі-макросі і надалі виконана так само, як командний файл.
СУБД може мати вмістом або базова мова програмування. У СУБД з включає мовою використовується один з універсальних алгоритмічних мов (С, Pascal і т. п.). Прикладна програма, написана на що включає мовою, може ініціювати команди СУБД. У СУБД з базовою мовою застосовується власний алгоритмічну мову, що дозволяє крім операцій маніпулювання даними виконувати різні обчислення і обробку даних. Стандартним реляційною мовою запитів є мова структурованих запитів SQL (Structured Queries Language).
Використана література
1. Гужва, В.М. Інформаційні системи І Технології на підпріємствах [Текст]: Навчальний посібник / В. М. Гужва; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2001. - 400 с.
2. Гуржій, А.М. Інформатика та Інформаційні Технології [Текст]: підручник / А. М. Гуржій, Н. І.. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х.: Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.
3. Іванюта, П. В. Управлінські Інформаційні системи в аналізі та аудіті [Текст]: Навчальний посібник / П. В. Іванюта; МІН-во ОСВІТИ І науки України, Держ. комітет статистики України, Держ. академія статистики, Обліку та аудиту, Полтавська філія. - К.: ЦУЛ, 2007. - 180 с.
4. Івахненков, С.В. Інформаційні Технології в організації бухгалтерського Обліку та аудиту [Текст]: Навчальний посібник / С. В. Івахненков. - 4-ге вид., Віпр. І доп. - К.: Знання, 2008. - 343 с.
5. Клименко, О.В. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Text]: Навчальний посібник / О. В. Клименко; МІН-во ОСВІТИ І науки України, Полтавський ун-т спожівчої кооперації. - К.: ЦУЛ, 2008. - 320 с.
6. Пісаревська, Т.А. Інформаційні системи Обліку та аудиту [Текст]: Навчальний посібник / Т. А. Пісаревська; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2004. - 369 с.
7. Терещенко, Л.О. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Текст]: Навчальний посібник / Л. О. Терещенко, І. І. Матієнко-Зубенко; МІН-во ОСВІТИ І науки України, КНЕУ. - К.: КНЕУ, 2005. - 187 с.
8. Шквір, В.Д. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Текст]: практикум / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височан. - К.: Знання, 2006. - 429 с.
9. Шквір, В.Д. Інформаційні системи І Технології в Обліку [Текст]: Навчальний посібник / В. Д. Шквір, А. Г. Загородній, О. С. Височан. - 3-ті вид., Перероб. І доп. - К.: Знання, 2007. - 439 с.