Слайд 1
Уважаемые члены Государственной аттестационной комиссии!
Вашему вниманию предлагается выпускная работа на тему Автоматизация документооборота в организации (на примере ООО «Юнион»)
Слайд 2
Актуальность написания выпускной квалификационной работы (ВКР) состоит в том, что в настоящее время традиционный документооборот, который выполняется с помощью бумажных носителей данных, практически немыслим без повсеместного применения электронных документов, баз данных, автоматизированных информационных систем (АИС) и других компьютерных технологий обработки информации. Не исключение и деятельность ООО «Юнион», автоматизации работы которого и посвящена представляемая выпускная квалификационная работа.
Практическая значимость работы представлена на слайде.
Слайд 3
Объект выпускной квалификационной работы – ООО «Юнион».
Предмет выпускной квалификационной работы – методы и принципы автоматизации электронного документооборота ООО «Юнион».
Целью представляемой выпускной квалификационной работы является проектирование и разработка системы автоматизации электронного документооборота ООО «Юнион».
Задачи исследования представлены на слайде.
Слайд 4
В первой, аналитической части, выполнены комплексные работы, направленные на обоснование необходимости внедрения автоматизации: определена суть задачи, описаны главные характеристики системы, отображены все имеющиеся бизнес-процессы, освещены вопросы, которые связанны с анализом имеющихся разработок в данной области. Первая глава также обосновывает проектные решения по информационному, техническому, программному и технологическому обеспечению.
В результате рассмотрения аппаратного и программного обеспечения, которое применяется в ООО «Юнион», можно сделать вывод, что компания использует самые необходимые программы для полноценного администрирования, защиты и обработки данных.
Контекстная диаграмма состоит из одной работы. Она называется «Управление доступом пользователей к объектам электронного документооборота». Декомпозиция состоит из таких основных работ, реализовываемых при электронной коммерции:
Регистрация Заявки электронного документооборота пользователя.
Проведение транзакций по обработке заявки и её распределению.
Проведение транзакций по выполнению Заявки электронного документооборота и составлению отчета о выполнении запроса.
В декомпозиции контекстной диаграммы показаны основные работы, осуществляемые предприятием в процессе своей работы на базе входной информации из внешней среды.
На данный момент все эти операции выполняет специалист по ИБ и Администратор системы, однако нигде не учитываются и отсутствует качественный учет предоставленных полномочий и прав пользователей, что и порождает трудности.
После проведения анализа имеющихся бизнес-процессов, в частности процесса по обработке данных транзакций по предоставлению и учету прав пользователей, было выработано решение по автоматизации этого подпроцесса. После исследования и проработки данного подпроцесса была составлена новая функциональная диаграмма процесса, где был добавлен механизм АИС доступа и учета прав доступа к объектам электронного документооборота – предлагаемая к проектированию система.
Слайд 5
По результатам проведенного анализа аналогов ИС электронного документооборота было установлено, что перечисленные выше программные продукты располагают избыточным функционалом, который ООО «Юнион» не нужен из-за специфики их процессов учета прав доступа.
Вследствие этого ООО «Юнион» вообще не подойдут продукты, являющиеся более типизированными и требующие изменения бизнеса заказчика под свое ПО. Собственная же разработка на иностранном ПО окажется нерентабельной в силу их дороговизны и отсутствия большого количества специалистов для поддержки эксплуатации, и модернизации ЭИС в фазе сопровождения.
В отличии от вышеперечисленных вендоров, продукция отечественной компании «1С» считается более рентабельной, благодаря сравнительно низкой стоимости внедрения и наличию множества качественных специалистов, которые способны поддерживать информационную систему.
Слайд 6
В данной работе будет использоваться СУБД SQL Server, поскольку данная СУБД является одной из самых популярных и многофункциональных. Стоит отметить, что в современное время используются так называемые специализированные СУБД (или платформы) для создания разного рода конфигураций ПО, что позже могут внедряться в серверную часть.
Непосредственно разработка ПО будет выполняться на основании платформы 1С: Предприятие 8.3.
1С:Предприятие 8.3 – это гибкая настраиваемая система, при использовании которой можно разрешать широкий спектр задач в направлении автоматизации деятельности разного рода предприятий.
Основным отличием 1С: Предприятие от иных ERP-систем является распределение используемых метаданных с представлением системы метода управления данными с использованием специального языка обработки хранящихся данных.
Специфические алгоритмы, которые присутствуют в конфигурации описываются в системе с применением программной составляющей Конфигуратор, что содержат тексты на специальном языке системы. Система дает возможность решать очень обширный круг задач. В основе этой системы лежит очень гибкая технологическая платформа, возможности которой позволяют модифицировать и создавать самые разнообразные программы.
Такой уровень универсальности достигается, в основном, благодаря тому, что платформа 1С:Предприятие – не просто программа, что существует в виде набора постоянных файлов, а множество программных инструментов работают пользователи и разработчики.
Слайд 7-9
В проектной части рассматриваются жизненные этапы цикла проекта. Проведена общая характеристика информационной архитектуры внедряемого проекта, дано описание структуре полей таблиц базы данных, создана информационная модель задачи, выполнено моделирование «сущность-связь» (ER-модель), а также произведен анализ всем информационным потокам входной, оперативной, результатной и нормативно-справочной информации. Построено дерево функций системы и сценарий диалога разрабатываемой системы. База данных состоит из 9 таблиц.
Слайд 10
Структурная схема основного пакета состоит из 6 модулей, представленных на слайде 10.
Слайд 11
В процессе проведения анализа были выявлены недостатки в области
Для регистрации документов предусмотрена электронная форма, представления в которой вводятся все необходимые реквизиты документов, и добавляется сам документ. Для эффективного хранения основных документов системы, разработаны соответствующие таблицы базы данных.
После заполнения всех необходимых полей для регистрации документа необходимо нажать на кнопку Готово, и документ будет добавлен в соответствующий справочник системы.
В справочниках модуля 1С: Документооборот отображается следующая информация:
- дата загрузки и дата подготовки документа;
- наименование документа;
- количество страниц и адресат;
- количество экземпляров документа;
- реквизиты сотрудника;
- возможность добавления данного документа в архив.
С помощью системы модуля 1С: Документооборот ООО «Юнион» получает возможность:
- управлять электронными документами;
- управлять деловыми процессами;
- вести канцелярию;
- управлять показателями эффективности компании;
- вести договорную работу и проводить совещания;
- вести учет рабочего времени;
- вести архивы документов.
Для ЭИС ООО «Юнион» разработаны такие справочники:
Объекты
Права
Виды прав
Документы
Отчеты
Специалисты ИБ
Пользователи
Справочники
Учитывая требования к информационной системе и к базе данных, были спроектированы и разработаны такие документы, а также регистры и находящаяся в них бизнес-логика для ЭИС:
Документ «Заявка»
Документ «Решение по заявке»
Документ «Предоставление права»
Под выходной информацией понимается информация, которая содержит в себе результаты обработки входной информации. Результатом работы разрабатываемой ЭИС является различная аналитическая отчетность.
При разработке прикладного решения были сформированы такие отчеты:
Отчет о заявках;
Отчеты о решениях;
Отчеты по предоставленным правам;
Заметим, что, поскольку автоматизированная система разработана на основании 1С: Предприятие, то данный модуль может интегрироваться в разные подсистемы ООО «Юнион»».
Слайд 12
Экономический эффект от внедрения разработанной системы связан с сокращением временных затрат на выполнение технологических операций службы технической поддержки, косвенный экономический эффект внедрения системы обусловлен сокращением времени простоя ИТ-инфраструктуры компании, что, в конечном итоге, сокращает величину непроизводительного использования рабочего времени сотрудников. Оценка срока окупаемости проекта в 5 месяцев показывает, что проект можно считать эффективным в условиях рассматриваемой компании.
Расчёты показали, что внедрение данного программного продукта экономически выгодно. Внедрение такого программного обеспечения позволяет уменьшить фонд оплаты труда за счёт уменьшения трудоёмкости и, следовательно, текущих затрат.
Слайд 13
В итоге было создано автоматизированное рабочее место, которое позволяет автоматизировать учет документов, используемых в компании. Разработанная ИС считается законченной и универсальной. Она может внедряться в любые организации с подобными бизнес-процессами.
Слайд 14
В результате написания ВКР поставленные задачи были выполнены в полном объеме. Это свидетельствует о том, что исследование достигло свой цели. Спасибо за внимание, доклад окончен.