Роль документа в житті людини в суспільстві
Зміст Введення
Поняття «документ», його
історичний розвиток Властивості і ознаки документа
Значення документа для людини і суспільства
Висновок
Список використаної літератури
Введення Актуальність
роботи обумовлена значенням ролі документа в житті будь-якої людини. Практично в будь-якій сфері нашої діяльності потрібні які-небудь документи.
З розвитком суспільства постійно ускладнюється
процес управління та доводиться вирішувати все більш складні комплекси взаємопов'язаних завдань. Їх рішення грунтується на інформації про керовані об'єкти, носієм якої виступає документ.
Розвиток людства об'єктивно супроводжує зростання обсягів інформації та її носіїв - документів.
Метою роботи є визначення ролі документа в житті людини в суспільстві.
Для досягнення цієї мети поставлені завдання: розглянути еволюцію документа в його історичному розвитку, виявити сучасне визначення документа, основні
функції документа в житті людини і суспільства.
Предметом дослідження стали властивості, ознаки документа, а також роль і значення документа в житті людини в суспільстві.
Поняття «документ», його історичний розвиток Поняття «документ» є центральним, фундаментальним в понятійної системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, службовців об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, розповсюдження та використання документної інформації в суспільстві.
Документ - явище складне і давнє. Поява писемності ознаменувало перехід людства до нової
інформаційної технології. За допомогою графічних знакових систем стало можливим відокремити інформацію від суб'єкта і зафіксувати її на якому-небудь матеріалі з метою подальшої передачі в часі і просторі.
У результаті з'явилася документована
інформація, тобто документ.
У Росії термін «документ» був введений Петром Першим
саме в значенні «письмове свідоцтво». На всьому протязі XVIIIст. у визначенні
поняття «документ» виділялося насамперед його правове призначення. Між тим сам цей термін протягом тривалого часу майже не вживався. Замість нього в діловодної практиці зазвичай використовувалися інші
терміни: «акт», «справа», «папір». [1]
В кінці XIX ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку вона розглядалася як будь-який предмет, що служить для отримання і
докази, потім - як письмове свідоцтво, що підтверджує певні
правові відносини.
З початку XX ст. бельгійський учений Поль Отле в Міжнародному інституті документації вже використовував поняття «документ» як термін, який би всю зафіксовану на різних носіях інформацію.
Він відносив сюди
рукописи, друковані видання, гравюри, схеми, кіно-і фотодокументи, диски, карти, записи голосу, ноти, медалі, листівки і т.д., і навіть скульптуру, живопис і архітектуру. Тобто будь-яке джерело інформації, втілений у
матеріальній формі.
Концепція П. Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях
того часу продовжує існувати
вузьке значення цього слова: окрім юридичного, вводиться поняття «історичний документ» (фіксоване свідоцтво про будь-яку епоху, обличчі і т.д.) і «рахунковий документ» (службовець
підставою для
здійснення господарських дій -
прийому і видачі цінностей). [2]
На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яка може бути використана як одиниця в документаційному
процесі. Так, у «Словнику архівної термінології», виданому в 1988 р. Міжнародною радою у справах архівів, документ розглядається як «комбінація носія і записаної на ньому або в ньому інформації, яка може
мати доказову або довідкову цінність». В іншому випадку документ визначається як «записана
інформація, незалежно від форми чи носія, створена, отримана і зберігається
організаціями, інститутами та індивідуумами в забезпечення своїх законних прав та обов'язків або для проведення ділових операцій».
За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. І до теперішнього часу застосовуються визначення, то додають йому самий широкий зміст, то звужують його
розуміння до одного якого-небудь виду документа. Оперуючи
поняттям «документ», необхідно щоразу уточнювати, яке
саме значення в нього вкладається, для вирішення теоретичних чи практичних завдань.
Офіційне формулювання в законодавстві РФ: документ -
матеріальний носій із зафіксованою на ньому в будь-якій формі
інформацією у вигляді тексту, звукозапису, зображення і (або) їх поєднання, який має реквізити, що дозволяють його ідентифікувати, і призначений для передачі в часі і в просторі в цілях громадського використання та зберігання. [3]
Властивості і ознаки документа Як і будь-який об'єкт, документ має безліч властивостей. Найбільш істотні з них наступні:
- Атрибутивність документа, тобто наявність невід'ємних доданків, без яких він існувати не може. Документ як цілісна система складається з двох основних доданків - інформаційної і матеріальної;
- Функціональність документа, тобто його призначення для передачі інформації в просторі та часі. Документ - поліфункціональний об'єкт, тобто
він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;
-Структурність документа, тобто тісний взаємозв'язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Саме структура забезпечує ефективність використання і довготривалість зберігання документа. [4]
Документ - складний об'єкт, що представляє собою єдність інформації і матеріального (речовинного) носія. Головною складовою документа виступає інформація, тобто самі різні дані, відомості, повідомлення,
знання, призначені для передачі в процесі комунікації. Будь-яка сфера людської діяльності, так чи інакше, пов'язана з документної інформацією, тобто
інформацією, що міститься в документі.
Інформація, що міститься в документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:
- Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві;
- Документ припускає наявність семантичної (смислової) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини;
- Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом;
- Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні
знання,
емоції, вольові впливу автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати і опановувати
відповідними знаннями. [5];
- Документ - це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, - за допомогою листа, графіки, фотографії, звукозапису і т.д.;
- Документ має субстанціональність (вещності). Для документа важлива стабільна речова форма.
Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа.
Матеріальна складова - одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не може.
Матеріальна складова документа - це його речовинна (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію у просторі і часі. [6]
Матеріальну складову документа визначає носій інформації.
Матеріальний об'єкт стає документом тільки за умови єдності речового носія й укладеної в ньому інформації. Двоєдина
природа документа - одна з основних особливостей його як відомої системи.
До відмітних ознак документа належать:
- Наявність смислового семантичного змісту;
- Стабільна речова форма, що забезпечує довготривалу збереженість документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання і переміщення інформації в просторі та часі;
- Призначення для використання в соціальній комунікації.;
- Завершеність повідомлення
Значення документа для людини і суспільства Документ супроводжує людину від народження до смерті і в ньому фіксуються найважливіші події всього його
життя: народження, закінчення школи, отримання спеціальної середньої та вищої освіти, вступ у шлюб і т.д. У далекому минулому документ з'являється насамперед для того, щоб закріпити, підтвердити
право окремої особи, сім'ї, роду на землю, якесь майно, право на владу і т.д. [7]
Документ став потрібний для обліку худоби, грошей, інших цінностей, для передачі розпоряджень правителя. Наявність або відсутність будь-якого документа може змінити все життя людини. Ще більшу роль документ відіграє в житті суспільства, закріплюючи і відбиваючи у законах порядок організації та
управління державою, правила поведінки людей, порядок їх взаємовідносин, прийняту
мораль і т.д. Таким чином, документ може виконувати багато функцій, мати різні призначення
Функція документа - це його суспільна роль, соціальне призначення, мету, завдання.
Однією з найважливіших функцій будь-якого документа, безумовно, є
функція закріплення, фіксації інформації. Саме вона у вирішальній мірі зумовлює створення документа.
Людина таким чином намагається «зупинити мить». У процесі реалізації цієї
функції відбувається як би матеріалізація інформації, що створює необхідні передумови для виконання документом ряду інших функцій [8].
Інформаційна функція - це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. [9].
Здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю" людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого властива документам-пам'ятників (артефактів), володіє особливою соціально-культурною та
історичною цінністю (
рукописна книга, рідкі, особливо цінні та унікальні за змістом, формою або умовами побутування у зовнішньому середовищі документи)
Гедонічна функція - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (
твори художньої літератури, видання з мистецтва, кінофільми,
компакт-диски,
магнітні фонограми і т.п.). [10]
Зародження, становлення і розвиток соціальної системи можливе лише за допомогою
інформаційних зв'язків, які часто знаходять
матеріальне втілення в документованої інформації. Документи містять найрізноманітнішу інформацію про протікають в суспільстві
процесах, тому соціальна інформація спочатку визначає соціальну природу, сутність будь-якого документа. Разом з тим документ, будучи продуктом суспільного розвитку, одночасно і сам чинить певний вплив на формування і
характер суспільних відносин, гальмує або, навпаки, стимулює їх розвиток. Тому вивчення будь-якого документа неможливо поза того соціального середовища, у якій цей документ з'явився і де він функціонує.
Комунікативна функція - це здатність документа бути
інформативним засобом передачі, обміну, комунікації,
спілкування, наступності. [11]
Комунікативна функція призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв'язків у суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль.
Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою
існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись в ретроспективній середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями
історичної науки, що займається
моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції
зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи. Ця функція пов'язана виключно з ретроспективною середовищем побутування документів, тому відноситься до числа функцій вторинного порядку. [12]
Слід зауважити, що історичне джерело є складною
інформаційною структурою. Він містить, поряд з відкритими, також і приховані шари інформації. З часом, у зв'язку з постійно мінливих умов життя суспільства, зростаючими потребами людей, прихована інформація може актуалізуватися і все більш виявлятися. До того ж постійно удосконалюються і методи добування ретроспективної інформації. Таким чином, функція документа як історичного джерела практично не може бути вичерпана.
Правова функція документа полягає в закріпленні правових норм і правовідносин у суспільстві. Цією
функцією володіють перш за все документи, які встановлюють, закріплюють або змінюють правові норми і
правовідносини або припиняють їх дію, а також інші документи, які можуть спричинити за собою певні юридичні наслідки. Сюди відносяться правові акти органів державної влади; судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, акти управління, що тягнуть за собою певні юридичні наслідки; документи, що фіксують договірні відносини, а також посвідчувальні документи (паспорти,
дипломи про освіту, посвідчення про відрядження і т.п .). Крім того, правову функцію тимчасово можуть придбати й інші документи, наприклад, для використання в якості судового доказу. [13]
Історично однією з перших була затребувана функція обліку, оскільки ускладнення соціальних зв'язків, розвиток економічних відносин викликало до життя вже на стадії аграрного суспільства потребу в документуванні інформації, тобто реєстрації, обліку населення, землі, врожаю, худоби, боргів і т.п. Виконують функцію обліку документи необхідні не тільки для вирішення різноманітних господарсько-економічних завдань, але також і для управління в цілому соціально-політичними, демографічними та іншими процесами в суспільстві. Ця функція знаходить відображення насамперед у бухгалтерської,
статистичної, планової, звітної документації. [14]
Значна частина документів виконує пізнавальну функцію, яка відображає зв'язок документованої інформації з соціальним пізнанням. Ця функція властива насамперед наукової документації, оскільки метою наукового
пізнання є одержання нової інформації. При цьому фіксація знань на матеріальному носії проводиться не заради самого знання, а насамперед у практичних цілях, зокрема, для розуміння та успішного вирішення різноманітних проблем розвитку суспільства.
Ряд документів має політичної функцією, яка тісно пов'язана з функцією управління, оскільки до сфери політики належить в першу чергу діяльність органів державної влади і державного управління. Політична функція знаходить своє вираження насамперед у документах, призначених для інформаційного забезпечення внутрішньої і зовнішньої політики держави. Крім того, політичну функцію виконують документи політичних партій, різних суспільно-політичних структур, партійно-політичних об'єднань, блоків, політичних діячів і т.д. (Різного роду програмні
матеріали, маніфести, політичні заяви, звернення тощо). [15]
До політичної примикає
ідеологічна функція документа. Вже в давнину у людини виникла потреба у фіксації на
матеріальних носіях релігійних, моральних, естетичних, філософських та інших ідей, поглядів, в яких виявлялося його ставлення до навколишньої дійсності, знаходили відображення інтереси різних соціальних шарів і груп населення. Завдяки цьому, до наших днів дійшли багато чудові пам'ятники людської думки, духовних шукань наших далеких предків.
Разом з тим добре відомо, що документи, які виконують
ідеологічну функцію, можуть надавати дуже істотний вплив на умонастрої і на соціальну поведінку значних мас людей. Досить згадати про роль документів релігійного змісту в період
Реформації у Західній і Центральній Європі чи під час розколу Російської православної церкви в Росії. Часом документи виконували роль своєрідного ідеологічного зброї, зокрема, в період так званої «холодної війни» двох світових систем в другій половині XX століття. [16]
Висновок Значення документа важко переоцінити. Інформація, зафіксована в документах, є відображенням діяльності людини. У міру подальшого розвитку суспільства, ускладнення соціальних зв'язків, актуалізації окремих напрямків людської діяльності, а також у процесі поглиблення документознавчих досліджень можливе виділення як самостійних і деяких інших функцій документа. Відбувається це в тих випадках, коли стає відомим механізм прояви вже діючих функцій або виявляються раніше приховані (латентні)
функції. Так, останнім часом дуже актуальною стала проблема захисту інформації. У результаті деякі документознавець не без підстав включили до складу функцій документа також і функцію захисту інформації. [17]
Аналіз ролі документа в житті людини в суспільстві дозволяє виділити найважливіших особливостей. Деякі функції властиві документу спочатку, незалежно від волі та
бажання автора (функції закріплення, передачі, збереження інформації,
культурна функція, функція історичного джерела). Іншими
функціями документ наділяється свідомо, в залежності від конкретних соціальних потреб.
Також будь-який документ багатофункціональний, тобто володіє одночасно кількома функціями, переплетеними між собою, оскільки в реальній дійсності різні сфери і типи соціальної діяльності тісно взаємопов'язані. Однак при цьому зазвичай переважає якась одна функція.
Функції документа можна розділити на: функції оперативного
характеру, час дії яких обмежена (
управлінська, правова, політична, ідеологічна, функцію захисту інформації); функції постійно діючі (всі інші), які забезпечують історичну та соціокультурну спадкоємність. [18]
Причому з часом співвідношення між функціями документа змінюється, оскільки змінюється місце і роль документа в соціальній і інформаційному середовищі, а оперативна інформація перетворюється на ретроспективну. У результаті поступово скорочується питома вага функцій оперативного характеру і зростає значення інших, особливо функції історичного джерела. У кінцевому рахунку деякі функції документа повністю вичерпуються і витісняються іншими.
Список використаної літератури 1. Ларьків Н.С.
Документознавство: Навчальний посібник. М.: Гардаріки, 2004
2. Мисливців А.В., Булавіна О.А.
Документознавство і
діловодство: Основи доку-ментоведенія; Види, функції документів; Технології діловодства: Навчальний по-собіе для вузів .- М: ІКЦ МарТ, 2004
3. Балібардіна Г.І. Документознавство та
документаційне забезпечення управління: Навчально-методичний посібник. - К.: Вид-во ВолДУ, 2002
4. Кузнєцова Т.В. Спеціальність-Документознавство та документаційне забезпечення
управління (Вступ до спеціальності) / /
Діловодство. 2002. № 1. С. 16-19
5. Кушнаренко Н.М. Документознавство. -
Київ.: Знання, 2000
6. Булатова А.Т. Документознавство: навч. посібник / А.Т. Булатова. - М.: Инфра-М. 2005
7. Зінов'єва Н.Б., Сояпіна Н. А. Документ комунікації і сприйняття.
Лекції за курсом
Документознавство .-
Краснодар: 1995
8. Янкова В.Ф.
Термінологія документаційного забезпечення управління / / Делопроіз-ництво. 1999. № 1. С.41-44
9. Ілюшенко М.П.
Функціональний аналіз документа / / Діловодство. 1999. № 2. С.43-46; 2000. № 1. С.20-23.
10. Панфілова Т.О., Кондратьєва Т.М. Документознавство і діловодство: Навчально-методичний комплекс. -
Тюмень: Видавництво ТюмГУ, 2005