Федеральне агентство з освіти
Державна освітня установа вищої професійної освіти
Читинський державний університет
Інститут перепідготовки та
підвищення кваліфікації Кафедра політології та
управління Реферат на уроках: «Діловодство»
на тему: «Реєстрація та індексація документів»
2006
Зміст Введення
Реєстрація та облік документів
Порядок обробки документів, що надходять
Порядок обробки відправляються документів
Передача документів усередині організації
Облік кількості документів
Інформаційно-пошукова система (ІПС) для
роботи з документами організації
Правила реєстрації й
індексування документів
Види реєстраційних облікових форм
Довідкова картотека
Список літератури
Введення Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють
виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими
організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.
Реєстрація та облік документів Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють
документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, які розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.
Порядок обробки документів, що надходять Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляду керівництвом і доставляються виконавцям.
На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.
Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським
організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.
Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.
Документи, адресовані керівництву організації або не мають вказівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.
На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребують рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.
Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час. Документи, рішення по яких виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність
розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.
При необхідності невідкладного рішення по надійшов документом допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.
Порядок обробки відправляються документів Документи, що відправляються
організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку.
Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення
відповідно до Поштових правил.
Передача документів усередині організації Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (
секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з
відповідною оцінкою в реєстраційній формі.
Передача документів на ОЦ для обробки, а також отримання документів (машинограм) з ОЦ здійснюється через
секретаря структурного підрозділу або особа, відповідальна за документаційне забезпечення.
Облік кількості документів Облік повинен провадиться в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами.
Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів
організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.
У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.
Підрахунок кількості машинозчитуваних здійснюється за обліковими картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вибірки заходів щодо вдосконалення роботи з документами.
Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації В
організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їх основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.
Для досягнення
інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (за наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в
пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін
Правила реєстрації й індексування документів Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу [1] з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.
Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікатором. Складові частини індексу відокремлюються
друг від друга косою рискою.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні,
бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і що надходять з вищестоящих , підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (
рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машиночитаних, машинограм).
Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший воно повторно не реєструється.
Реєстрація документів провадиться в межах груп залежно від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази
керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи.
Реєстрація вступників та створюваних документів проводиться в основному централізовано: у місцях створення і
виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи з постачання - у відділі постачання,
протоколи і рішення колегії - у
секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані
керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або їх їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.
Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий
склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент),
назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа) [2], заголовок документа або його
короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи).
Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.
Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і
контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.
Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах
відповідного реєстрованого масиву.
Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми.
Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-розмножувальна і обчислювальна техніка.
В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованого реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.
Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки:
· Довідкові;
· Контрольно-довідкові;
· З географії документів, що надходять;
· За
пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
· Тематичні (накази, рішення) і ін
Інформаційно-пошукові
масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.
Види реєстраційних облікових форм У практичній діяльності використовують різні реєстраційні облікові форми: журнальну, карткову, комп'ютерну.
Журнальну форму реєстрації використовують організації та структурні підрозділи, де документообіг менше 500-600 документів на рік.
Усі аркуші журналів нумерують у правому верхньому кутку, починаючи з другого. Усі аркуші прошивають міцними нитками. Кінці ниток виводять на останній пронумерований лист (зворотний бік). Використовуючи паперовий квадрат по діаметру більше круглої печатки, склеюють середини решт нитки. Зверху ставлять печатку організації з захопленням частини квадрата або безпосередньо в середину квадрата. На цій же сторінці роблять напис, що посвідчують правильність оформлення. Наприклад:
«У цьому журналі пронумеровано, прошнуровано та скріплено круглою печаткою 90 (дев'яносто) листів».
Напис запевняє особистим підписом діловод (
секретар), вказуючи посаду, і проводячи розшифровку особистого підпису (прізвище, ініціали).
Після закінчення записів у журналі, роблять напис, наприклад такого, змісту, «У даному журналі зареєстровано 372 документа з № 1 по № 372. Випадково пропущений номер 41 ». Запис завіряють підписом.
Усі журнали мають номери по номенклатурі справ.
На обкладинці журналу повинно бути написано: назва журналу, назва організації, реєстраційний номер за номенклатурою справ, в правому нижньому кутку - розпочато 00.00.00 і закінчено 00.00.00. Числа початку і закінчення журналу ставлять по реєстрації першого і останнього документа в журналі (у межах
календарного року).
Журнальна форма реєстрації має свої технологічні недоліки:
- Формальний
характер закріплення документа за валовим порядковим номером;
- Складності ведення по журналу пошукової, довідкової та
контрольної роботи;
- Складності обов'язкової багаторазової реєстрації документів;
- Відсутність можливості відобразити рух документа в
процесі розгляду і виконання.
Для реєстрації документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку.
Виготовляють картки друкарським способом на папері формату А5 (148x210 мм). Для більш швидкої орієнтації можна застосовувати колірні відмінності за категоріями документів. У цьому випадку картки виготовляють з кольоровими смугами по верхньому полю. Можливий кольоровий бланк картки: для вхідних документів - зеленого, вихідних - синього, внутрішніх - жовтого кольору.
Реєстраційні графи на картці, у журналі та комп'ютері істотних відмінностей не мають.
Організація, регламентує в інструкції з діловодства:
- Розташування реквізитів на картці;
- Зони для запису;
- Порядок використання зворотного боку картки;
-
Склад додаткових реквізитів (визначає організація);
- Кількість заповнених примірників карток (визначається числом довідкових, контрольних та контрольно-довідкових картотек, які мають канцелярії та структурні підрозділи).
Довідкова картотека
Довідкова картотека складається з 2-х частин і містить:
- Картки на невиконані документи, в т.ч. спрямовані в структурні підрозділи для ознайомлення та вивчення;
- Картки на виконані документи.
Картотека невиконаних документів включає наступні групи карток:
- На документи, що поступили;
- На документи, систематизовані за кореспондентам;
- На документи внутрішнього користування, що згруповано за структурним підрозділам,
керівникам, фахівцям;
- На документи, об'єднані датою надходження.
Частина картотеки на виконані документи формують за схемою номенклатури справ або за напрямками діяльності організації. Всередині розділів картки розташовують по датам Надходження.
Довідковий відділ контрольно-довідкової картотеки за виконаним пропозиціями, заявами, скаргами будують за алфавітом прізвищ заявників.
Робота з картотеками передбачає:
- Своєчасне надходження карток на знову зареєстровані документи;
- Регулярне виконання операцій по веденню картотеки;
- Внесення до картки додаткових відомостей (резолюцій, відміток про передачу фахівцям, про виконання і т.д.);
- Внесення змін до записів;
- Перестановку карток з одного розділу картотеки в іншій.
При правильному веденні картотек довідкова і пошукова
робота здійснюється оперативно та ефективно.
Список літератури 1. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: ИНФРА-М;
Новосибірськ: НГАЕіУ, 1999.
2. Документи і
діловодство: довідковий посібник. Сост. Лихачов М.Т. - М.: «Економіка», 1991.
3. «Основи діловодства» - вимоги до тексту документа, Л.П. Салазкіна,
Кемерово, 1997 р.