Реєстрація та індексація документів

Федеральне агентство з освіти
Державна освітня установа вищої професійної освіти
Читинський державний університет
Інститут перепідготовки та підвищення кваліфікації
Кафедра політології та управління
Реферат
на уроках: «Діловодство»
на тему: «Реєстрація та індексація документів»
2006

Зміст
Введення
Реєстрація та облік документів
Порядок обробки документів, що надходять
Порядок обробки відправляються документів
Передача документів усередині організації
Облік кількості документів
Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації
Правила реєстрації й індексування документів
Види реєстраційних облікових форм
Довідкова картотека
Список літератури

Введення
Діловодство становить повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення.
Документи закріплюють виробничі відносини, як усередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових та інших спорів, які розглядаються цивільними, арбітражними і третейськими судами.

Реєстрація та облік документів
Рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання рішень по них, відправлення або здачі в справу утворюють документообіг організації. Порядок руху документів в організації закріплюється в схемах проходження документів, які розробляються службою документаційного забезпечення і затверджуються керівництвом організації. При функціонуванні системи автоматизованої обробки, інформації в схеми повинні бути включені обчислювальні центри і всі пункти обробки документів за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Організація документообігу в умовах застосування засобів обчислювальної техніки повинна забезпечувати сумісність ручної й автоматизованої обробки документів.
Порядок обробки документів, що надходять
Документи, що надходять в організацію, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, проходять первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляду керівництвом і доставляються виконавцям.
На отриманому документі проставляється реєстраційний штамп.
Документи з грифом «особисто» або адресовані громадським організаціям в експедиції не розкриваються, а передаються по призначенню.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу документів, що надійшли на потребують обов'язкового розгляду керівництвом і направляються безпосередньо в структурні підрозділи та відповідальними виконавцями. Попередній розгляд не здійснюється, виходячи з оцінки змісту документів, на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків. Без попереднього розгляду передаються по призначенню документи, адресовані безпосередньо в структурні підрозділи або посадовим особам.
Пропозиції, заяви і скарги громадян передаються в підрозділи по розгляду листів громадян.
Документи, адресовані керівництву організації або не мають вказівки конкретної посадової особи або структурного підрозділу, попередньо розглядаються в службі документаційного забезпечення.
На розгляд керівництва передаються документи, отримані з урядових і вищих органів, що містять інформацію з принципових питань діяльності організації і потребують рішення керівництва. Інші документи після попереднього розгляду службою документаційного забезпечення направляються виконавцям.
Обробка і передача документів виконавцям повинні здійснюватися в день надходження документів у службу документаційного забезпечення або в перший робочий день при їх надходженні в неробочий час. Документи, рішення по яких виконуються декількома структурними підрозділами, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал передається відповідальному виконавцю, названому в резолюції першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, що організує виконання.
При необхідності невідкладного рішення по надійшов документом допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом організації.
Порядок обробки відправляються документів
Документи, що відправляються організацією, у тому числі створені за допомогою засобів обчислювальної техніки, сортуються, упаковуються, оформляються як поштове відправлення і здаються у відділення зв'язку. Обробка і відправлення документів здійснюється централізовано експедицією або співробітниками служби документаційного забезпечення відповідно до Поштових правил.
Передача документів усередині організації
Передача документів між структурними підрозділами провадиться через інспекторів (секретарів) структурних підрозділів або осіб, відповідальних за документаційне забезпечення. Документи передаються з відповідною оцінкою в реєстраційній формі.
Передача документів на ОЦ для обробки, а також отримання документів (машинограм) з ОЦ здійснюється через секретаря структурного підрозділу або особа, відповідальна за документаційне забезпечення.
Облік кількості документів
Облік повинен провадиться в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами.
Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (по структурних підрозділах або групам документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян. При підрахунку кількості документів за одиницю обліку приймається кожен екземпляр, у тому числі розмножений і машинописний.
У службах оперативного розмноження і машинописних бюро проводиться облік створюваних копій документів.
Підрахунок кількості машинозчитуваних здійснюється за обліковими картках і журналам обліку роботи обчислювального центру. Результати обліку документів узагальнюються службою документаційного забезпечення і представляються керівництву організації для вибірки заходів щодо вдосконалення роботи з документами.
Інформаційно-пошукова система (ІПС) для роботи з документами організації
В організаціях створюються ІПС ручного типу, механізовані, автоматизовані. ІПС включає реєстрацію й індексування, створення на їх основі інформаційно-пошукових масивів (картотек, масивів на машинних носіях) і оперативне збереження документів.
Для досягнення інформаційної сумісності пошукових масивів організації галузі необхідна централізована розробка класифікаторів: типової номенклатури справ, класифікатора кореспондентів, класифікатора структурних підрозділів (за наявності типових структур), класифікатора назв видів документів, класифікатора аспектів діяльності організації, класифікатора питань, що містяться в пропозиціях, заявах і скаргах громадян, і ін
Правила реєстрації й індексування документів
Реєстрація документів - фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому індексу [1] з наступним записом необхідних відомостей про документ у реєстраційних формах.
Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який, виходячи з завдань пошуку, доповнюється індексами по номенклатурі справ, класифікатором кореспондентів, виконавців і ін В індексі документа дотримується наступна (або зворотна) послідовність його складових частин: порядковий реєстраційний номер, індекс по номенклатурі справ, індекс по використовуваному класифікатором. Складові частини індексу відокремлюються друг від друга косою рискою.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях (розпорядницькі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як створювані і використовувані усередині організації, так і направляються в інші організації і що надходять з вищестоящих , підвідомчих і інших організацій і приватних осіб. Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створювані засобами обчислювальної техніки (машиночитаних, машинограм).
Документи реєструються в організації один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документа з одного підрозділу в інший воно повторно не реєструється.
Реєстрація документів провадиться в межах груп залежно від назви виду документа, його автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються накази керівника по основній діяльності, накази керівника по кадрам, накази керівника вищестоящої організації по основній діяльності, рішення колегії вищестоящої організації, акти ревізії фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські зведення, звіти підприємств, акти впровадження результатів наукових розробок, плани роботи підвідомчих організацій, заявки на матеріально-технічне постачання і т.д. Порядкові реєстраційні номери привласнюються документам у межах кожної групи.
Реєстрація вступників та створюваних документів проводиться в основному централізовано: у місцях створення і виконання документів. Наприклад, планова документація реєструється в плановому відділі, документи з постачання - у відділі постачання, протоколи і рішення колегії - у секретаріаті, розпорядницькі документи по основній діяльності, підписані керівником організації, документи, що надходять з вищестоящих організацій або їх їм, - у службі документаційного забезпечення і т.д. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з документаційного забезпечення управління й у табелі документів організації.
Документи реєструються на картках. Щоб досягти інформаційної сумісності реєстраційних даних і створити умови для переходу до автоматизованої реєстрації, визначений обов'язковий склад реквізитів реєстрації: автор (кореспондент), назва виду документа, дата документа, індекс документа (дата й індекс надходження документа) [2], заголовок документа або його короткий зміст, резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата), термін виконання, позначка про виконання (короткий запис вирішення питання по суті, дата фактичного виконання і індекс документа-відповіді, номер справи). Склад обов'язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений наступними: виконавці, підпис виконавця, що засвідчує одержання документа, хід виконання, позначка про додатки й ін Порядок розташування реквізитів на реєстраційних формах і використання зворотного боку регістраційно-контрольних карток визначається самою організацією.
Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток визначається числом довідкових і контрольних карток у структурних підрозділах, де документ буде виконуватись і контролюватися.
Реєстрація документів-відповідей здійснюється на реєстраційних формах ініціативних документів. Документу-відповіді привласнюється самостійний порядковий реєстраційний номер у межах відповідного реєстрованого масиву.
Пропозиції, заяви і скарги громадян реєструються на регістраційно-контрольних картках установленої форми.
Для реєстрації документів можуть використовуватися копіювально-розмножувальна і обчислювальна техніка.
В автоматизованій ІПС реєстрація документів здійснюється з використанням машиноорієнтованого реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів реєстрації або шляхом прямого введення їх з документа.
Довідкові картотеки формуються з регістраційно-контрольних карток у залежності від завдань конкретних ІПС відповідно до використовуваних класифікаторів. Складаються наступні картотеки:
· Довідкові;
· Контрольно-довідкові;
· З географії документів, що надходять;
· За пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
· Тематичні (накази, рішення) і ін
Інформаційно-пошукові масиви автоматизованих ІПС формуються на основі інформації про документи, зафіксованих на машинних носіях.
Види реєстраційних облікових форм
У практичній діяльності використовують різні реєстраційні облікові форми: журнальну, карткову, комп'ютерну.
Журнальну форму реєстрації використовують організації та структурні підрозділи, де документообіг менше 500-600 документів на рік.
Усі аркуші журналів нумерують у правому верхньому кутку, починаючи з другого. Усі аркуші прошивають міцними нитками. Кінці ниток виводять на останній пронумерований лист (зворотний бік). Використовуючи паперовий квадрат по діаметру більше круглої печатки, склеюють середини решт нитки. Зверху ставлять печатку організації з захопленням частини квадрата або безпосередньо в середину квадрата. На цій же сторінці роблять напис, що посвідчують правильність оформлення. Наприклад:
«У цьому журналі пронумеровано, прошнуровано та скріплено круглою печаткою 90 (дев'яносто) листів».
Напис запевняє особистим підписом діловод (секретар), вказуючи посаду, і проводячи розшифровку особистого підпису (прізвище, ініціали).
Після закінчення записів у журналі, роблять напис, наприклад такого, змісту, «У даному журналі зареєстровано 372 документа з № 1 по № 372. Випадково пропущений номер 41 ». Запис завіряють підписом.
Усі журнали мають номери по номенклатурі справ.
На обкладинці журналу повинно бути написано: назва журналу, назва організації, реєстраційний номер за номенклатурою справ, в правому нижньому кутку - розпочато 00.00.00 і закінчено 00.00.00. Числа початку і закінчення журналу ставлять по реєстрації першого і останнього документа в журналі (у межах календарного року).
Журнальна форма реєстрації має свої технологічні недоліки:
- Формальний характер закріплення документа за валовим порядковим номером;
- Складності ведення по журналу пошукової, довідкової та контрольної роботи;
- Складності обов'язкової багаторазової реєстрації документів;
- Відсутність можливості відобразити рух документа в процесі розгляду і виконання.
Для реєстрації документів застосовують єдину реєстраційно-контрольну картку.
Виготовляють картки друкарським способом на папері формату А5 (148x210 мм). Для більш швидкої орієнтації можна застосовувати колірні відмінності за категоріями документів. У цьому випадку картки виготовляють з кольоровими смугами по верхньому полю. Можливий кольоровий бланк картки: для вхідних документів - зеленого, вихідних - синього, внутрішніх - жовтого кольору.
Реєстраційні графи на картці, у журналі та комп'ютері істотних відмінностей не мають.
Організація, регламентує в інструкції з діловодства:
- Розташування реквізитів на картці;
- Зони для запису;
- Порядок використання зворотного боку картки;
- Склад додаткових реквізитів (визначає організація);
- Кількість заповнених примірників карток (визначається числом довідкових, контрольних та контрольно-довідкових картотек, які мають канцелярії та структурні підрозділи).

Довідкова картотека

Довідкова картотека складається з 2-х частин і містить:
- Картки на невиконані документи, в т.ч. спрямовані в структурні підрозділи для ознайомлення та вивчення;
- Картки на виконані документи.
Картотека невиконаних документів включає наступні групи карток:
- На документи, що поступили;
- На документи, систематизовані за кореспондентам;
- На документи внутрішнього користування, що згруповано за структурним підрозділам, керівникам, фахівцям;
- На документи, об'єднані датою надходження.
Частина картотеки на виконані документи формують за схемою номенклатури справ або за напрямками діяльності організації. Всередині розділів картки розташовують по датам Надходження.
Довідковий відділ контрольно-довідкової картотеки за виконаним пропозиціями, заявами, скаргами будують за алфавітом прізвищ заявників.
Робота з картотеками передбачає:
- Своєчасне надходження карток на знову зареєстровані документи;
- Регулярне виконання операцій по веденню картотеки;
- Внесення до картки додаткових відомостей (резолюцій, відміток про передачу фахівцям, про виконання і т.д.);
- Внесення змін до записів;
- Перестановку карток з одного розділу картотеки в іншій.
При правильному веденні картотек довідкова і пошукова робота здійснюється оперативно та ефективно.

Список літератури
1. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: Документальне забезпечення управління: Навчальний посібник - 2 видавництва. - М.: ИНФРА-М; Новосибірськ: НГАЕіУ, 1999.
2. Документи і діловодство: довідковий посібник. Сост. Лихачов М.Т. - М.: «Економіка», 1991.
3. «Основи діловодства» - вимоги до тексту документа, Л.П. Салазкіна, Кемерово, 1997 р.