Як оформити первинні документи щоб уникнути санкцій

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

Д.В. Кислов, експерт журналу "Російський податковий кур'єр", канд. екон. наук

Всі господарські операції організації оформляються виправдувальними документами. Ці документи повинні бути складені з урахуванням вимог законодавства. Адже інакше відповідні витрати платника податку можуть бути не прийняті для цілей оподаткування. Про найбільш типові помилки при оформленні «первинки» і про те, як їх уникнути, читайте у статті.

Пункт 1 статті 252 НК РФ визначає, що витратами зізнаються обгрунтовані й документально підтверджені витрати. Тобто витрати, які підтверджені документами, оформленими відповідно до законодавства Російської Федерації. Виходячи з норм пункту 1 статті 11 НК РФ, під законодавством Російської Федерації в даному випадку слід розуміти бухгалтерське законодавство. Таку позицію поділяють Федеральна податкова служба в листі від 05.09.2005 № 02-1-07/81 і Мінфін Росії в листах від 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 і від 27.04.2006 № 03-03-04 / 1 / 404. У цих листах прямо зазначено, що первинні облікові документи, які складені відповідно до вимог бухгалтерського законодавства, є підтвердними документами і для цілей оподаткування прибутку.

Як наказує стаття 9 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік» (далі - Закон про бухгалтерський облік), всі господарські операції організація повинна оформляти виправдувальними документами. Останні служать первинними обліковими документами, на підставі яких ведеться бухгалтерський облік.

Зверніть увагу: первинні документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації. Документи, форма яких в цих альбомах не передбачена, повинні мати ряд обов'язкових реквізитів:

назву і дату складання документа;

найменування організації, від імені якої складено документ;

зміст господарської операції і її вимірники в натуральному і грошовому виразі;

найменування посад осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

особисті підписи зазначених осіб.

Отже, якщо для будь-якого документа передбачена уніфікована форма, саме її і потрібно використовувати при оформленні господарських операцій. Використання документа довільної форми кваліфікується як порушення законодавства. Те ж саме відноситься і до випадку, коли в документі, форма якого не передбачена в альбомах уніфікованих форм, відсутні обов'язкові реквізити.

Які санкції загрожують фірмі, якщо первинні документи оформлені з порушеннями

Стаття 120 Податкового кодексу передбачає відповідальність за грубе порушення організацією правил обліку доходів і (або) витрат і (або) об'єктів оподаткування. Покарання - штраф 5000 крб., Якщо порушення вчинено в одному податковому періоді, або 15 000 руб., Якщо порушення відбувалося протягом декількох податкових періодів. Ну а якщо ті самі діяння спричинили за собою заниження податкової бази, то штраф складе вже 10% від суми несплаченого податку, але не менше 15 000 руб. При цьому під грубим порушенням правил обліку доходів і витрат розуміється, зокрема, відсутність первинних документів, рахунків-фактур або регістрів бухгалтерського обліку.

Якщо необхідні первинні документи у фірми оформлені, але в них містяться окремі недоліки, відповідальність за грубе порушення правил обліку доходів і (або) витрат і (або) об'єктів оподаткування не застосовується. Проте помилково вважати, що первинні документи можна складати абсолютно довільно. Адже від того, наскільки правильно оформлені такі документи, багато в чому залежить і обгрунтованість підтверджуваних витрат.

Якщо вимоги законодавства щодо оформлення первинних документів не виконані, то при податковій перевірці відповідні витрати не можуть бути прийняті для цілей оподаткування прибутку, оскільки вони не підтверджені документально.

У подібній ситуації у платника податків виникне недоїмка з податку. Крім того, організації доведеться заплатити пені, а також штраф за статтею 122 НК РФ у розмірі 20% від суми несплаченого податку.

ПРИКЛАД

ТОВ «Альфа» придбало та сплатило у вересні 2006 року канцелярські товари на суму 29 500 руб. (Включаючи ПДВ 4500 руб.). Постачальник видав організації рахунок-фактуру і накладну. Причому накладна на канцтовари була виписана не за формою № ТОРГ-12, а на бланку застарілої форми.

Бухгалтер ТОВ «Альфа» прийняв документи до обліку. На підставі підпункту 24 пункту 1 статті 264 НК РФ витрати на канцелярські товари включаються до складу інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією. Тому податкова база з податку на прибуток за 9 місяців 2006 року була зменшена на 25 000 руб. (Вартість канцтоварів за вирахуванням ПДВ).

Припустимо, у квітні 2007 року в ТОВ «Альфа» була проведена виїзна податкова перевірка. Перевіряючий інспектор звернув увагу на неправильно оформлену накладну і порахував, що організація не мала права врахувати вартість канцтоварів у складі витрат, що зменшують оподатковуваний прибуток.

За результатами перевірки були нараховані:

податок на прибуток - 6000 руб. (25 000 руб. Х 24%);

пені з податку на прибуток - 400 руб.;

штраф за несплату (або неповну сплату) податку на прибуток в результаті заниження податкової бази, сума якого становить 20% від несплаченої суми податку (п. 1 ст. 122 НК РФ), - 1200 руб. (6000 руб. Х 20%).

Разом 7600 руб. (6000 руб. + 400 руб. + 1200 руб.).

Як оформити первинні документи в різних ситуаціях

У практиці фінансово-господарської діяльності нерідко виникають ситуації, які чинне законодавство регламентує не в повній мірі. Тому, щоб уникнути помилок при оформленні первинних документів, необхідно знати, які для конкретного випадку є офіційні роз'яснення. Розглянемо ситуації, які викликають у платників податків найбільшу кількість запитань.

Документи складені іноземною мовою

Первинні облікові документи, які складені іноземною мовою, повинні мати переклад. Так, у листі ФНС Росії від 10.12.2004 № 03-1-08/2472/16 йдеться про те, що ідентифікувати показники рахунки-фактури, заповнені іноземною мовою, з відповідними показниками первинних облікових документів, оформлених російською мовою, на підставі яких здійснюється відвантаження товарів (робіт, послуг), не представляється можливим. А значить, податковий орган не має права підтвердити правомірність та обгрунтованість відрахувань сум ПДВ, зазначених у рахунку-фактурі, окремі показники якого заповнені іноземною мовою. Мінфін Росії також згоден з тим, що переведення первинних документів на російську мову обов'язковий (див., наприклад, лист від 04.04.2005 № 03-03-01-04/1/148). Таким чином, якщо в організації будь-які документи, що підтверджують витрати, не переведені на російську мову, то відповідні витрати не враховуються при визначенні податкової бази по податку на прибуток.

Припустимо, що переклад документів на російську мову в організації є. Які вимоги пред'являються до такого перекладу? Чи повинен він бути завірений нотаріально?

У листі Мінфіну Росії від 20.03.2006 № 03-02-07/1-66 роз'яснюється, що чинне законодавство Російської Федерації не регламентує порядок переведення первинних облікових документів з іноземної мови на російську. Такий переклад може виконати як професійний перекладач, так і співробітник фірми. Тому організація має право самостійно визначити особу, яка зробить переклад первинних облікових документів на російську мову.

Видатки на переклад первинних документів, які є діловою документацією організації, з іноземної мови можна прийняти у зменшення оподатковуваного прибутку. Підстава - підпункт 49 пункту 1 статті 264 НК РФ.

Використання факсиміле

Мінфін Росії в листі від 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 вказав, що і законодавство про бухгалтерський облік, і законодавство про податки і збори не передбачає використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів і рахунків-фактур.

Не менш категоричні і співробітники податкових органів. Вони вважають, що використання факсимільного відтворення підпису і печатки з допомогою механічного або іншого копіювання на рахунку-фактурі не допускається (див., зокрема, лист ФНС Росії від 14.02.2005 № 03-1-03/210/11 і лист МНС Росії від 21.04.2004 № 03-1-08/1039/17).

Підтвердження факту відрядження

Звернемося до листа Мінфіну Росії від 06.12.2002 № 16-00-16/158. У відносно оформлення відряджень тут зазначено, що організація може видати наказ (інший розпорядчий документ), в якому буде встановлено перелік документів, які є підставою для направлення працівника у службове відрядження. Зокрема, це може бути наказ про відрядження (форма № Т-9 або № Т-9А) і (або) посвідчення про відрядження (форма № Т-10). На думку фахівців фінансового відомства, паралельне складання цих двох документів по одному й тому факту господарської діяльності недоцільно. Хоча обидва документи передбачені в альбомі уніфікованих форм.

В іншому листі Мінфіну Росії - від 28.10.2005 № 03-03-04/2/90 наводиться думка, що якщо наказ керівника організації про відрядження працівників оформлений за уніфікованою формою № Т-9а, то для підтвердження витрат із метою оподаткування прибутку цього документа достатньо і оформляти посвідчення про відрядження не обов'язково.

Відзначимо, що в даний час і стаття 252 Податкового кодексу дозволяє мати в якості виправдувальних документи, що побічно підтверджують зроблені витрати (у тому числі і наказ про відрядження).

Однак, на думку автора, до такого припущення треба ставитися вкрай обережно. Для визнання в податковому обліку витрат на відрядження організація повинна мати документ, що дозволяє однозначно судити про те, що працівник дійсно перебував у відрядженні. Наказ керівника організації про відрядження працівника таким документом не є. Адже відрядження могла бути відкладена або скасовано. Крім того, працівник міг знаходитися в ній менше днів, ніж це обумовлено наказом про відрядження.

Таким чином, щоб повністю уникнути спорів з податковими органами, доцільно мати на руках посвідчення про відрядження з відмітками тих організацій, куди був відряджений працівник.

Списання ПММ

ПММ списуються на підставі касових чеків, отриманих від АЗС, і подорожніх листів, складених за уніфікованою формою № 3 «Подорожній лист легкового автомобіля». Вона затверджена постановою Держкомстату Росії від 28.11.97 № 78.

Відповідно до пункту 2 постанови форма № 3 обов'язкова для юридичних осіб усіх форм власності, які здійснюють діяльність з експлуатації автотранспорту. Відповідно до вказівок щодо застосування і заповнення даної форми вона є первинним документом з обліку роботи легкового автотранспорту. Подорожній лист видається тільки на один день або зміну. На більш тривалий термін його можна отримати тільки у разі відрядження, коли водій виконує завдання протягом періоду, що перевищує одну добу (зміну).

Проте Мінфін Росії в листі від 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 роз'яснив, що форма № 3 обов'язкова тільки для автотранспортних організацій. Всі інші організації можуть розробити свою форму подорожнього листа чи іншого документа, що підтверджує зроблені витрати у вигляді ПММ. У цій формі повинні міститися всі обов'язкові реквізити, передбачені пунктом 2 статті 9 Закону про бухгалтерський облік.

У згаданому листі Мінфін Росії відзначив, що дорожній лист, розроблений самою організацією, можна складати за місяць, якщо така періодичність дозволить забезпечити належний облік відпрацьованого водієм часу і витрат ПММ. У цьому разі щомісячно складені шляхові листи будуть підтверджувати зроблені витрати.

Крім того, для підтвердження обгрунтованості витрат ПММ у формі подорожнього листа, самостійно розроблена організацією, обов'язково повинна бути відображена інформація про конкретний маршрут і пункті призначення. Якщо такі відомості відсутні, організація не зможе довести, що автомобіль використовувався в службових цілях, а отже, і документально підтвердити витрати на ПММ для цілей оподаткування прибутку.

Аналогічна позиція знайшла відображення в ряді листів Мінфіну Росії, наприклад в листах від 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 і від 07.04.2006 № 03-03-04/1/327.

Як виправити первинні документи

Як бути, якщо в первинному документі все-таки допущена помилка? Звернемося до Закону про бухгалтерський облік. У пункті 5 статті 9 записано, що виправлення в первинні документи можна вносити лише за погодженням з учасниками господарських операцій. Причому виправлення повинні бути підтверджені підписами тих осіб, які запевнили ці документи. Крім цього обов'язково повинна бути проставлена ​​дата внесення виправлень.

Багато бухгалтери при виправленні помилок користуються спеціальним коректором. Цього робити ні в якому разі не можна. Як зазначено в пункті 4.1 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну СРСР від 29.07.83 № 105, у первинних документах підчистки та необумовлені виправлення не допускаються.

Невірні дані слід акуратно закреслити, а поряд вписати правильні. Крім того, виправлення помилки повинно супроводжуватися написом «Виправлено» і підтверджуватися підписами відповідних осіб із зазначенням дати внесення. Така вимога пункту 4.3 Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку.

У касових і банківських документах не допускається жодних виправлень. Про це сказано і в Законі про бухгалтерський облік, і в Положенні ведення бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженому наказом Мінфіну Росії від 29.07.98 № 34н.

Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Міжнародні відносини та світова економіка | Стаття
27.8кб. | скачати


Схожі роботи:
Первинні облікові документи
Первинні уч тні документи
Первинні документи з обліку матеріалів
Первинні документи з обліку в будівництві
Як правильно оформити прийом на роботу нового співробітника
Як уникнути згвалтування
Як уникнути роздільного обліку з ПДВ
Чи можна уникнути зіткнення цивілізацій
Вживання генетично модифікованих продуктів не уникнути
© Усі права захищені
написати до нас