Алла Миколаївна Cтepлігoвa, кандидат економічних наук, доцент, заступник директора Міжнародного центру з підготовки кадрів в галузі логістики ГУ-ВШЕ.
При неузгодженості характеристик входить і виходить матеріальних потоків потрібно накопичення запасів для їх подальшого використання. Це призводить до пилоподібного руху запасу. При такому русі в роботі з запасом є повторювані сукупності дій, які прийнято називати циклами. Розглянемо склад і зміст таких циклів докладніше.
Процес руху запасу можна розділити на етапи накопичення і споживання. Накопичення запасу відбувається в результаті організації поставок товарно-матеріальних цінностей. У конкретний момент постачальнику видається замовлення за поповнення запасу партією певного розміру. Через фіксований період часу замовлена партія товарно-матеріальних цінностей поставляється на склад, приймається і оприбутковується. Всі параметри цього процесу поповнення запасу розраховуються заздалегідь.
Прийняття рішення про оновлення запасу можуть виконувати в залежності від організаційної структури підприємства та закріплення функцій працівники наступних підрозділів:
відділу логістики;
групи управління запасами;
відділу закупівель (постачання).
Прийняття рішення про момент і розмірі видачі замовлення визначається або підтримується діяльністю таких підрозділів:
виробничі;
продажів (або комерційний відділ);
інформаційних технологій;
планово-економічний;
складське господарство;
фінансів;
Від моменту видачі замовлення на поповнення запасу і до моменту обліку прийшла на склад партії товарно-матеріальних цінностей проходить інтервал часу, званий часом виконання замовлення.
Час виконання замовлення (lead time) включає тривалість таких дій, які виконуються при обробці замовлення:
передача замовлення постачальнику;
прийом замовлення постачальником;
виробництво або підбір замовлення постачальником;
перевірка якості постачальником;
підготовка постачальником замовлення до відвантаження;
відвантаження;
перевезення;
складування вантажу на складах при перевантаженні на інші види транспорту;
вантаження-розвантаження партії при зміні виду транспорту;
затримки в дорозі;
виконання операцій з митного оформлення вантажу;
приймання партії замовлення;
розвантаження;
перевірка якості партії замовлення;
розміщення товарно-матеріальних цінностей на складі.
Перераховані вище роботи виконують різні підрозділи організації, яка містить запас, а також її різні контрагенти.
(1) Передача замовлення постачальнику проводиться відділом логістики (групою управління запасами або відділом закупівель) за підтримки відділу інформаційних технологій.
Роботи з пп. (2-6) - прийом замовлення постачальником, виробництво або підбір замовлення постачальником, перевірка якості постачальником, підготовка постачальником замовлення до відвантаження, відвантаження - проводяться організацією-постачальником.
Роботи з пп. (7-11) - перевезення, складування вантажу на складах при перевантаженні на інші види транспорту, навантаження-розвантаження партії при зміні виду транспорту, затримки в дорозі, виконання операцій з митного оформлення вантажу - проводяться в залежності від умов постачання організацією-постачальником, організацією -замовником або організацією-перевізником, транспортно-експедиторською компанією, логістичним оператором або іншими спеціалізованими організаціями.
Роботи з пп. (12-15) - приймання партії замовлення, розвантаження, перевірка якості партії замовлення, розміщення товарно-матеріальних цінностей на складі - ведуться наступними підрозділами організації-замовника, яка містить запас:
складське господарство;
відділ логістики (група управління запасами);
відділ інформаційних технологій;
бухгалтерія.
Таким чином, в оновленні запасу беруть участь наступні підрозділи і організації:
замовник, що містить запас:
- Відділ логістики (група управління запасами);
- Відділ закупівель (постачання);
- Виробничі підрозділи;
- Відділ продажів (комерційний відділ);
- Відділ маркетингу;
- Відділ інформаційних технологій;
- Планово-економічний відділ;
- Фінансовий відділ;
- Бухгалтерія;
- Складське господарство;
постачальник;
перевізник;
транспортно-експедиторська компанія;
логістичний оператор.
По завершенні часу виконання замовлення запас врахований на складі і призначений для відвантажень споживачеві. Відвантаження запасу йдуть внаслідок діяльності наступних підрозділів організації, що містить запас:
маркетингу;
продажів (комерційний відділ);
виробництва;
фінансів;
бухгалтерія;
планово-економічні;
інформаційних технологій.
Для запобігання вичерпання запасу необхідно через деякий період часу повторити замовлення на поповнення запасу. Визначення інтервалу часу між замовленнями, як і інтервалу часу між поставками, є істотним елементомпроцесса управління запасом.
З боку відділу логістики (групи управління запасами або відділу закупівель), який приймає рішення про характеристики входить і виходить матеріальних потоків, в русі запасу актуальні цикли відновлення запасу, які включають процеси прийняття рішення про оновлення запасу, час виконання замовлення і час підготовки видачі замовлення на поповнення запасу. З боку складського господарства, що містить фізичний запас, в русі запасу виділяються цикли приймання і відвантаження.