Уніфікація службових мови документів

[ виправити ] текст може містити помилки, будь ласка перевіряйте перш ніж використовувати.

скачати

РОСІЙСКA МОВА І КУЛЬТУРА МОВИ

ПЛАН

Введення

1 Уніфікація мови службових документів

2 Культура спору

Висновок

Бібліографічний список


Введення
Життя людей немислима без мови, без мови. Слово - найважливіший засіб комунікації, спосіб обміну інформацією, інструмент впливу на свідомість і вчинки іншої людини. Мовна здатність є складовою частиною загальної культури людини. Поза промови неможливо уявити жодної сфери людської діяльності і духовної культури людства. Мовна діяльність традиційно визначається як фундаментальна, що володіє багатющими можливостями розвитку особистості, свідомості, всіх пізнавальних процесів. На жаль, мовна культура суспільства в даний час жахливо низька.
Вихід з кризової мовної ситуації не може відбутися автоматично і передбачає не тільки самі рішучі заходи з боку суспільства, але й істотну перебудову ставлення людей до речі, формування мовної та мовленнєвої культури.
Рівень культури багато в чому залежить від ступеня володіння рідною мовою і мовою, від уміння спілкуватися, поважаючи партнера. Особливо це актуально для людей, які не мають філологічної освіти, а їх переважна більшість.
Дана робота виконується в рамках курсу "Російська мова і культура мови". Робота розкриває такі важливі питання як: уніфікація мови службових документів і культура спору.
Методологію роботи складають основні методи аналізу і синтезу текстів, у той час як базою для роботи стала навчальна література з даного предмету. Складно виявити предмет дослідження, оскільки питання два, так для першого питання предметом є службовий документ, в той час як для другого документа - культура спорів, або суперечка та її культура.

1 Уніфікація мови службових документів
Перш ніж розглядати питання про уніфікацію службових документів, розберемося з поняттям службового документа.
Слово "документ" походить від латинського documentum, що означає "повчальний приклад, спосіб доказу". У російську мову слово "документ" увійшло в побут у петровську епоху; документами стали називати ділові папери, що мали правову значимість.
Як носій інформації документ виступає як неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи чи підприємства, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Документи використовують для передачі інформації у часі і на відстань. Документний інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.
В управлінській діяльності документ виступає і як предмет праці, і як результат праці. [5]
Поняття "службовий документ" охоплює багато форм управлінської діяльності, що виражаються за допомогою відповідних документів:
планування - за допомогою підготовки різних планів;
облік - у вигляді складання й обробки статистичної, бухгалтерської та оперативно-технічної документації;
інструктування - у вигляді видання інструкцій, методичних вказівок;
контроль - шляхом збору відомостей у письмовому вигляді і дачі вказівок і т.п.
Документація, будучи тісно пов'язана з усіма формами управлінської діяльності, використовується управлінським апаратом в якості способу і засобу реалізації покладених на нього функцій.
Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності, контролю виконання, трудової дисципліни.
Юридичне значення документів надзвичайно важливо для управлінської діяльності, так як вони служать способом докази укладеної в них інформації і представляють одну з форм вираження права.
Одні документи, наприклад правові акти представницьких і розпорядчих органів, судові, прокурорські, нотаріальні та арбітражні акти, договірна документація, спочатку володіють юридичної функцією, встановлюючи, закріплюючи і змінюючи правові норми і правовідносини або припиняючи їх дії. Інші - а до них можна віднести практично будь-який документ - наділяються юридичної функцією у випадках використання їх як докази в суді, органах слідства та прокуратури, нотаріаті, арбітражі та інших
Сучасний службовий документ - це перш за все письмовий текст, зафіксований засобами графіки мови слів. Мовний матеріал, що міститься в елементах оформлення документа або під внетекстових формах передачі інформації - кресленнях, схемах, діаграмах і т. д., виконує вторинну, ориентирующую функцію. [8]
За способом синтаксичної організації мовлення, і навіть з вигляду її пунктуаційні та просторово-графічного оформлення можуть бути виділені наступні види текстів:
Традиційна лінійна запис зв'язного мовлення
Тексти документів c лінійної записом мови являють собою послідовність повністю синтаксично оформлених пропозицій, відповідних по стилю викладу традиції службового листування. Прикладами можуть служити доповіді, звіти, службові листи і т.д.
Трафарет - спосіб фіксації інформації у вигляді тексту з пробілами, призначеними для заповнення їх змінною інформацією, яка залежить від конкретної ситуації. Приклади трафаретних текстів - бланки довідок, посвідчень про відрядження.
Процес створення трафаретних документів - це виділення для групи однорідних документів постійних частин тексту або реквізитів та визначення обсягів прогалин для вписування мінливих відомостей. Застосування трафаретних бланків значно скорочує час, що витрачається на складання документів.
При складанні текстів-трафаретів важливо пам'ятати таку закономірність порядку слів у російській мові: постійна інформація завжди передує змінної. Тому текст трафарету не може починатися з пробілу. Постійна інформація завжди розташовується до присудка, яке є організуючим членом речення.
Приклад тексту-трафарету:
Довідка N________
Видана ____________________________в тому, що _________________
Довідка видана для подання ______________________
Заповнивши прогалини, ми можемо отримати приблизно наступний текст:
Довідка N 141
Видана Александрову В.П. в тому, що він проживає за Зеленоградской вулиці, 7, кв. 41 і має сина 1986 року народження.
Довідка видана для подання за місцем роботи.
Анкета - спосіб просторової організації тексту, при якому постійна інформація дана у вигляді переліку питань, які передбачають строго певний набір відповідей. У вигляді анкет складаються особисті листки з обліку кадрів, зведення, особові картки, різні замовлення і т.д. Тексти анкети можна розглядати як регламентовану діалогічну мова. [5]
У анкети є схожість з трафаретом, але є й відмінності, наприклад: неоднакова синтаксична організація мовлення; анкета - це перелік заздалегідь підготовлених питань (питання - відповідь, два пов'язаних за змістом самостійних пропозиції). Крім того, зміст анкети, як правило, виявляється більш дробовим, ніж в трафареті. Текст її розташовується по вертикалі.
Приклад:
Фамілія________________
Імя____________________
Отчество_______________
Рік та місце рожденія____ і т.д.
Таблиця - спосіб просторової організації тексту, який передбачає внесення інформації (показників) у відповідні графи: по горизонталі - загальне найменування показників (постійна інформація), по вертикалі - конкретні дані (змінна інформація) в цифровому або словесному вираженні. Фраза в документі, виконаному у вигляді таблиці, за структурою являє собою пропозицію, в якому в ролі підмета виступають показники документів, а в ролі присудка - їх числові або текстові відповідності.
У таблиці кількісна інформація передається словами, цифрами або змішаним способом.
Слід зазначити, що в одному документі допускається поєднувати тексти різних типів. Традиційна запис зв'язного мовлення може бути ілюстрована табличним матеріалом, вона може випереджати анкету і т. д. Форма, в якій представляються тексти документів, визначається характером міститься в них.
Переваги уніфікації і стандартизації службових документів очевидні: за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікованих, що дозволяє прискорити роботу над прийняттям конкретного управлінського рішення; крім того, працюючи над складанням документа, його автор одержує можливість зосередити свою основну увагу на найважливіших, властивих тільки цим документом, аспектах.
При уніфікації текстів документів повинні дотримуватися такі принципи:
об'єктивне відображення в тексті змісту службової ситуації;
сувору відповідність між складом інформації і видом документа;
використання текстових формул - стійких зворотів, словосполучень, моделей пропозицій, термінів, які передбачені державними стандартами, прийнятих скорочень, умовних позначень одиниць вимірювання і т.д.
Уніфікація текстів службових документів здійснюється на підставі державних стандартів та інших інструктивних матеріалів. Вони закріплюють: вимоги до змісту документа - його об'єму, внутрішній структурі і т.д.; зразки загальної форми документів - склад реквізитів, їх розташування на полі бланка тощо; вимоги до мови документів. [8]
Із завдань уніфікації і стандартизації випливає і необхідність у створенні шаблонів документів - єдиних за формою для кожної конкретної організації. Шаблони документів передбачають склад реквізитів, необхідний для забезпечення юридичної спроможності майбутнього документа (для кожного виду документів - свій склад реквізитів), а також відповідність потребам документування, що склалися в організації.
Композиційна стрункість документа визначається не тільки послідовністю викладу змісту та розташуванням матеріалу. Багато в чому вона залежить від характеру та обсягу відомостей, що включаються в документ.
Службовий документ бажано присвячувати одному питанню. Незалежно від того, простий документ або складний, він не повинен містити тематично різнорідних, логічно не пов'язаних між собою відомостей.
Документ повинен бути компактним, по можливості короткою. Укладач його зобов'язаний уміти лаконічно викласти суть справи, не переказуючи у вступній частині загальні положення.
При викладі змісту не можна захаращувати документ частковостями, другорядними деталями. Автор повинен вміти виділити головне, привести вирішальні аргументи, підкріплюючи свої міркування лише найнеобхіднішими, найважливішими фактами або цифрами. Документ не повинен перетворюватися на таблицю або статистичний довідник (цифри, переліки, списки і т. п. можуть бути дані в додатку). Велика кількість цифр, прикладів, відступів збільшує обсяг основної частини документа, ускладнює його склад. [5]

2 Культура спору

При проведенні суперечок, дискусій важливим компонентом як аргументаційної, так і аргументаційної-оцінюючої діяльності аргументатор і опонента є врахування можливості різноманітної інтерпретації тексту, створюваного учасниками дискусії, а також їхніх поглядів, їх загального інтелектуального і емоційного складу.
Хоча логічні знання та навички, безумовно, важливі для учасника ідеальної дискусії та "ідеальний діалектик" орієнтується на побудову логічно правильних аргументаційний конструкцій та на адекватну логіко-гносеологічну оцінку, задати ідеальний логічний лад дискусії, користуючись лише засобами логіки, видається завданням важкоздійснюваним. Неможливо сформулювати суто логічні правила, керуючись якими можна було б забезпечити ідеальність дискусії завжди і скрізь і у відповідності з якими вирішувати питання про доречність того чи іншого монологу в будь-якому випадку ідеальної дискусії.
Учасник ідеальної дискусії ("ідеальний діалектик") реалізує спільні етичні і гносеологічні установки ідеального аргументатор і ідеального реципієнта. Але специфіка ідеальної дискусії накладає на нього додаткові зобов'язання. Ці додаткові зобов'язання пов'язані, перш за все, зі ставленням до партнера. Ідеальний діалектик наділяє свого партнера презумпцією рівності собі, тобто презумпцією володіння гносеологічної та етичної установками ідеального аргументатор і реципієнта. Останнє означає, що в ході ідеальної дискусії не можуть ставитися під сумнів щирість реципієнта, його неупередженість, прагнення до істини, компетентність і т. д. Навіть якщо такі сумніви виникають, ідеальний діалектик не виражає їх. [9]
Вище були охарактеризовані види суперечок. Розглянемо засоби, за допомогою яких відбувається аргументаційна діяльність. Аргументація здійснюється через побудову певного виду тексту (письмового чи усного). Особливістю аргументаційної тексту є те, що в ньому реалізується логіко-лінгвістична структура, для позначення якої вживається термін "аргументаційна конструкція". Під аргументаційної конструкцією розуміється безліч пропозицій, висловлених або написаних деяким особою (аргументатор) і адресованих деякій іншій особі або групі осіб (реципієнту, аудиторії); при цьому аргументатор сподівається, що реципієнт прийме одне з названих пропозицій (теза) внаслідок прийняття ним інших пропозицій аргументаційної конструкції (підстав, посилок). Таким чином, в подібному тексті містяться тезу і посилки аргументації, вказівка ​​на зв'язок між ними.
Щоб чітко уявляти, яке положення є тезою (предметом спору), про що йде суперечка, необхідно з'ясувати три питання, що стосуються цієї тези:
1) чи всі слова і вирази тези цілком і досконало зрозумілі;
2) про один чи тільки предметі йде мова, або про всі без винятку предмети класу, або не про всіх, а тільки про деякі (більшості, багатьох, майже всіх, декількох і т. д.), тобто необхідно встановити " кількісну "характеристику тези;
3) чи вважається теза безсумнівно істинним, достовірним і безсумнівно помилковим, або ж тільки імовірним у більшій чи меншій мірі, дуже ймовірним, просто ймовірним, або ж тільки можливим (немає доводів за і проти) [11]
Ця логічна операція називається встановленням "модальності" тези. Вимога істинності, правильності, чесності - це ті вимоги, відповідно до яких необхідно вступати в суперечку, але які не завжди виконуються в реальній практичній аргументаційної діяльності. Причинами недотримання зазначених вимог можуть бути, з одного боку, здатність людини помилятися, а також помилятися, а з іншого - свідоме прагнення ввести опонента в оману. У зв'язку з цим можна говорити про різновиди аргументації: аргументація, що наближається до ідеалу, і аргументація, яка суперечить ідеалу спору.
Для доказу істинності чи хибності тези наводяться інші думки, які називаються аргументами (посилками, аргументами). Доводи - це твердження, за допомогою яких обгрунтовується істинність тези і які висуваються на підтримку тези і мають доказову силу для тих, кому адресована аргументація. Виділяються різні типи аргументів: аргументи за допомогою прикладу, ілюстрації, зразка, аналогії, за допомогою визначення, зведення до роду, поділу на види, від протилежного, шляхом зазначення причин і наслідків, знаходження суперечностей та ін В якості доказів можуть виступати також факти, тобто явища дійсності, які підтверджують тезу або узгоджуються з ним. Іншими словами, це повинні бути такі думки, які вважаються вірними не тільки нами самими, а й тими людьми, кому ми доводимо, і з яких випливає істинність або хибність тези. У процесі висунення аргументів потрібно стежити за тим, щоб теза й доводи були зв'язані таким чином, щоб той, хто визнає вірним довід, повинен, був неодмінно визнати вірним і тезу. Якщо цей зв'язок відразу не видно, потрібно вміти показати, що вона існує.
Виділяються типові помилки в аргументаційної діяльності: а) помилка в тезі, б) в аргументації; в) у зв'язку між аргументами і тезою, тобто в міркуванні. [8]
Помилками в тезі є: відступ від тези, підміна тези, втрата тези. Відступом від тези вважається випадок, коли замість вихідного тези доводиться подібний або як-небудь пов'язаний з ним, або не має видимого зв'язку. Якщо той, хто сперечається усвідомлює, що він не може довести або захистити вихідну тезу, він може спробувати цю тезу замінити. Даний вид помилки називається підміною тези. Трапляється, що учасник спору у своїх міркуваннях відходить від вихідного тези настільки далеко, що забуває його. У цьому випадку помилка називається втратою тези.
Помилки в доводах. Таких дві: а) помилковий довід - коли аргумент являє собою неправильну думку, б) довільний довід - той, який не є явно хибним, але вимагає доказу сам по собі.
Помилки в "зв'язку" між аргументами і тезою полягають у тому, що теза не випливає, не стає очевидним з тих доказів, які наводяться в міркуванні.
Таким чином, суперечка являє собою особливу форму організації людського спілкування, що складається з двох взаємодіючих сторін діяльності: аргументативний та аргументативну-яка оцінює. З одного боку, є учасник, що пропонує текст, званий аргументаційної конструкцією, а з іншого - опонент (реципієнт), що сприймає, оцінює аргументацію першого учасника, що виражає до неї своє ставлення. Завдання опонента зводиться до того, щоб дати істиннісне оцінку посилок і тези, вирішити питання про правомірність переходу від одних посилок до інших і до тези, виявляючи імпліцитні доповнення, якщо такі присутні в аргументаційної конструкції. Імпліцитні доповненнями вважаються ті пропозиції, які не вимовлені і не написані, але маються на увазі під час аргументації.
Практично функція опонента реалізується наступним чином: він уважно вислуховує аргументи сторони суперечки, потім аналізує їх і розчленовує на найпростіші складові, якщо аргумент опонента складний. Оцінку аргументації реципієнт може висловити вербальними і невербальними способами (до останніх відносяться жест, міміка, фізична дія і т. д.). Вербальними засобами вираження оцінки аргументації є: вигуки,, питання, короткі зауваження, розгорнута аргументація, що обгрунтовує оцінку реципієнтом вихідної аргументації. [9]
Одна і та ж аргументаційна конструкція може оцінюватися по-різному різними реципієнтами. Наприклад, хтось Н. стверджує:
"Оскільки наявні обставини А, В, С, то можемо зробити висновок, що має місце факт К". Дана аргументаційна конструкція може бути оцінена різними реципієнтами наступним чином:
1. "Н. абсолютно прав. Обставини А, В, З дійсно мали місце, звідси ми просто зобов'язані прийти до висновку, що наявна К".
2. "Н. прав, тому що я бачив своїми очима, що В".
3. "Н. бреше, бо факт С не мав місця".
4. "Н. неправий, тому що для настання події До недостатньо А, В, С, необхідно Д, а його, як відомо, не було".
5. "Н. жартує, і не варто всерйоз розбирати його аргументацію".
6. "Не вірте Н., він говорить, що має місце К, тому що свідомо хоче ввести нас в оману, адже він представник іншого політичного (релігійного, філософського) напряму".
7. "Н. говорить, що мало місце А, тому що він хоче мене образити".
8. "Н. каже, що має місце К. Та він просто мерзотник! Треба позбавити його можливості говорити такі речі".
9. "Я не розумію, як можна сумніватися в правоті такого поважного чоловіка, як М. Зрозуміло, має місце К, якщо М. так говорить" і т. д.
Оцінка може бути вірною і невірною, а вираз її коректним і некоректним, доречним і недоречним. Для цілей проведення спору, який прагне до ідеального, необхідно, щоб опонент мав деякими якостями. З точки зору етики він повинен вважати себе абсолютно вільним у праві аргументаційної-оцінюючої діяльності. Це означає, що людина, що стикається з аргументацією, в якій би області, в якому б вигляді і ким би вона не здійснювалася, залишає за собою право прийняти чи не прийняти аргументаційної конструкцію в цілому або будь-який з її компонентів, дати їм власну оцінку. Кожній людині властива внутрішня оцінка чого-небудь (те, що він думає про це) і зовнішня (те, що він говорить про це). В ідеалі внутрішня і зовнішня оцінки повинні збігатися. [8]
З точки зору пізнання опонент у своїй діяльності повинен прагнути до осягнення істини, вносити свій внесок в її пошук. Практично це включає акт активного мислення, що означає ініціативність, наполегливість в дослідженні, завзятість в осягненні ідей при появі будь-яких труднощів, ретельне дослідження ситуації, що розглядається, відкритість для нових ідей і різних поглядів, підтримку власних поглядів обгрунтуваннями та доказами, здатність обговорювати свої власні погляди організованим чином. Для оцінки елементів аргументаційної конструкції опонент використовує перш за все наявні в нього знання, а якщо їх недостатньо, то робить самостійне дослідження предмета, знайомлячись при цьому з результатами досліджень даного предмета іншими людьми, вдаючись до допомоги енциклопедій, словників, підручників, наукових праць у певній галузі знання.
В ідеалі спір може набувати, за словами С. І. Поварніна, особливий характер якоїсь краси: "Він доставляє, крім безсумнівної користі, справжню насолоду і задоволення; є воістину" розумовим бенкетом ". Тут і свідомість розширення кругозору на даний предмет, і свідомість, що з'ясування істини просунулося вперед, і тонке, спокійне збудження розумової боротьби, і якесь особливе, естетичне, інтелектуальна насолода "[5].

Висновок
У висновку сформулюємо власну думку з цих питань.
Офіційно-діловий стиль представляє собою один з функціональних стилів сучасної російської літературної мови: набір мовних засобів, призначення яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин (ділових відносин між організаціями, всередині них, між юридичними і фізичними особами). Ділова мова реалізується у вигляді письмових документів, побудованих за єдиними для кожної з їх жанрових різновидів правилами. Типи документів різняться специфікою свого змісту (які офіційно-ділові ситуації в них відображені), а відповідно і своєю формою (набором і схемою розміщення реквізитів - змістовних елементів тексту документа); об'єднані вони набором мовних засобів, традиційно використовуваних для передачі ділової інформації.
Прийнято розрізняти три підстилі офіційно-ділового стилю: 1) власне офіційно-діловий (або канцелярський), 2) юридичний («мова законів») і 3) дипломатичний.
Сучасний службовий документ - це перш за все письмовий текст, зафіксований засобами графіки мови слів. Мовний матеріал, що міститься в елементах оформлення документа або під внетекстових формах передачі інформації - кресленнях, схемах, діаграмах і т. д., виконує вторинну, ориентирующую функцію.
Переваги уніфікації і стандартизації службових документів очевидні: за даними досліджень, уніфікований текст сприймається майже в 10 разів інтенсивніше, ніж неуніфікованих, що дозволяє прискорити роботу над прийняттям конкретного управлінського рішення; крім того, працюючи над складанням документа, його автор одержує можливість зосередити свою основну увагу на найважливіших, властивих тільки цим документом, аспектах.
Под'ітожім, культура спору включає:
- Чітке позначення предмета і мети суперечки
- Точне визначення понять, якими доводиться оперувати в суперечці
- Обгрунтованість і послідовність аргументації, повноту викладу думки
- Етичні норми, які передбачають взаємно коректна поведінка опонентів
- Знайомство з ідеями опонентів з їхніх вуст, а не з вуст їх тлумачів.
Уважно вислуховуючи свого супротивника і перепитуючи, який сперечається досягає цілей:
- Противник не зможе сказати, що його "неправильно зрозуміли", що він "цього не стверджував";
- Своїм уважним ставленням до думки противника сперечається відразу завойовує собі симпатії серед тих, хто спостерігає за суперечкою
- Сперечається, слухаючи і перепитуючи, виграє час для того, щоб обдумати свої власні заперечення, уточнити свої позиції в суперечці.
Заперечуючи, не слід вдаватися до недозволеним прийомів спору, необхідно дотримуватися наступних правил.
- Заперечувати, але не звинувачувати
- Не намагатися проникнути в мотиви переконань супротивника "ви стоїте на цій точці зору, тому що вона вам вигідна" і т.п.
- Не відхилятися вбік від теми суперечки
- Суперечка потрібно вміти доводити до кінця, а значить або до спростування тези супротивника, або до визнання правоти противника.

Бібліографічний список
1. Введенська Л. А., Павлова Л. Г. Риторика і культура мови. - Ростов-н / Д: «Фенікс», 2003.
2. Водин Н. С., Іванова А. Ю. та ін Культура усного і писемного мовлення ділової людини: практикум для самоосвіти. - М.: Флінта. Наука, 1997.
3. Гойхман О.Я. Російська мова та культура мови. - М., 2003.
4. Головін Б. Н. Основи культури мовлення. - М., 1988.
5. Граудина Л. К. Культура російської мови: підручник для вузів. - М.: Норма-Инфра, 1998.
6. Граудина Л. К., Цуковіч В. А., Катлінская Л. П. Граматична правильність російської мови. - М., 1976.
7. Культура російської мови: енциклопедичний словник-довідник. - Красноярськ: Проспект, 1990.
8. Максимов В. І. Російська мова та культура мовлення: підручник для вузів. - М.: Гардаріки, 2000.
9. Ожегов С. І. Питання нормалізації сучасної російської літературної мови / / Русская речь. 1990. № 1.
10. Ожегов С. І. Про норми слововживання. Передмова до книги: Правильність російської мови: словник-довідник. - М., 1974.
11. Ожегов С. І. роботи з культури мовлення / / Лексикологія. Лексикографія. Культура мовлення. - М., 1974.
12. Петров М. К. Мова. Знак. Культура. - М., 1991.
13. Термінологія і норма. Термінологія і культура мовлення. - М., 1981.
Додати в блог або на сайт

Цей текст може містити помилки.

Іноземні мови і мовознавство | Контрольна робота
53.2кб. | скачати


Схожі роботи:
Особливості мови і стилю службових документів
Уніфікація і стандартизація документів
Оформлення службових документів
Реєстрація та регламентація службових документів
Затвердження та узгодження службових документів
Основні вимоги до підготовки службових документів і ведення ділового листування в діяльності
Створення Web-документів Використання мови HTML
Створення Web документів Використання мови HTML
Уніфікація конструкцій електронних засобів
© Усі права захищені
написати до нас