Запасні бланки трудових книжок і вкладишів до них повинні зберігатися не в кадровій службі, а в бухгалтерії (у касира) і бути оприбутковані як документи суворої звітності в спеціальної прибутково-видатковій книзі (розділ VI, пункти 40-43 Постанови).
У прибутково-видаткову книгу вносяться всі операції, пов'язані з отриманням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка (додаток 2)
Пред'явлення трудової книжки при вступі на роботу є обов'язковим для робітників і службовців, тому що прийом на роботу без трудової книжки не допускається. Якщо трудова книжка у громадянина відсутня, потрібно "пред'явити адміністрації довідку про нього занятті, видану за місцем проживання відповідної житлово-комунальною організацією ...". Однак у сучасних умовах отримання такої довідки не завжди можливо, а "останнім заняттям" колишнього школяра, студента або військовослужбовця може бути і тривалий пошук роботи за трудовим договором, і робота за цивільно-правовими договорами, що не супроводжується оформленням трудової книжки, і робота у роботодавців - фізичних осіб, яким не дозволено вести трудові книжки осіб, що працюють у них за трудовим договором.
У подібних випадках видається цілком логічним пред'явлення громадянином будь-якого наявного у нього документа про трудову діяльність замість відсутньої трудової книжки чи довідки з місця проживання. При цьому трудовий стаж громадянина може підтверджуватися: договорами підряду або договорами доручення (спільне інструктивний лист Пенсійного фонду РФ і Мінсоцзахисту України від 02.02.92 № ЮСІ-22/ІН; 1-299-17); довідками, розрахунковими книжками, особовими рахунками і відомостями на видачу заробітної плати, а також довідками про сплату страхових внесків до Пенсійного фонду РФ, виданими відповідними відділеннями Пенсійного фонду (лист Мінпраці РФ від 04.02.97 № 28-6).
Особливо складне становище у громадян, які пережили стихійні лиха, аварії на виробництві і вдома, переїзд до Росії з колишніх союзних республік і т. п. Трудові книжки у них можуть бути втрачені в силу обставин, а їх відновлення вкрай ускладнене з багатьом, не залежних від людини причин
Оформлення дубліката за останнім місцем роботи згідно з вимогами Інструкції (п. 7.2.) Буває можливо не завжди. Опинився в такій ситуації громадянин, очевидно, не зможе пред'явити нічого, крім письмових пояснень щодо своїх життєвих обставин (наприклад, у формі заяви з проханням оформити трудову книжку і зазначенням причин її відсутності).
Таким чином, приймаючи громадян на роботу, спеціаліст кадрової служби стикається з двома протилежними ситуаціями: або трудова книжка є і тоді необхідно перевірити її заповнення на відповідність установленим порядком, або трудова книжка відсутня і тоді потрібно її оформити.
Трудова книжка є складним за складом інформації документом і включає такі елементи: обкладинку, титульний лист, змістовну частину (відомості про роботу, нагородження, заохочення, призначення пенсії).
Обкладинка трудової книжки має не тільки захисну, але й інформаційну функції: на внутрішню сторону обкладинки виносять відомості про зміни в записах, зроблених на титульному аркуші. Слід підкреслити, що Інструкція (п. 2.3.) Говорить саме про зміну особистих даних працівника з певних причин, а не про їх виправлення через допущені при заповненні титульного аркуша помилок. Зіпсовані при заповненні бланки трудових книжок і вкладишів до них знищуються шляхом спалення на підставі відповідного акта (додаток 3).

3.2 Документи для відкриття трудової книжки

Організація може видати працівнику трудову книжку тільки в тому випадку, якщо працівник поступає на роботу вперше. При цьому особа, що надходить на роботу, зобов'язана надати довідку про нього занятті, видану за місцем проживання відповідної житлово-комунальною організацією. Особи, звільнені з лав Збройних Сил, зобов'язані пред'явити військовий квиток.
Згідно з Інструкцією, заповнення трудової книжки проводиться в присутності працівника не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу. Відомості про працівника записуються на підставі поданих особистих документів: прізвище, ім'я, по батькові та дата народження - на підставі паспорта; освіта - на підставі атестата, диплома, посвідчення; відомості про незакінчену середню або вищу освіту - на підставі студентського квитка, залікової книжки або довідки навчального закладу.

3.3 Оформлення титульного аркуша

У титульному аркуші трудової книжки відображаються основні відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові, дата народження; освіта; професія або спеціальність.
Прізвище, ім'я, по батькові та дата народження вказуються на підставі паспорта, а рівень освіти, професія і спеціальність - на підставі документів про освіту (атестат, диплом, посвідчення, студентський квиток, залікова книжка, довідка навчального закладу і т. п.).
Внесення цих, здавалося б, найпростіших відомостей супроводжується в практиці значною кількістю помилок. Нерідкі випадки запису прізвища, імені та по батькові працівника "на слух", без суворого відповідності даним паспорта ("класичним" прикладом такої розбіжності є імена Наталія і Наталія). Рідше, але все таки зустрічаються скорочення довгих імен та по батькові і навіть заміна їх ініціалами, що абсолютно неприпустимо (п. 1.1 Інструкції). Дату народження пишуть іноді або шістьма арабськими цифрами (наприклад: 25.04.71 р.), або змішаним буквено-цифровим способом з невірним позначенням року народження (наприклад, 15 травня 1952), або римськими цифрами (наприклад, 3/VIII-47 р.), давно виведеними з ужитку в трудових книжках. Згідно з Інструкцією (п. 2.3) дата народження записується вісьмома арабськими цифрами: число і місяць повинні бути двозначними, рік - чотиризначним, наприклад 08.09.1963, або дата записується змішаним буквено-цифровим способом з обов'язковим зазначенням року чотирма цифрами, наприклад 8 вересня 1963
Інформація про рівень освіти працівника в сучасній формі трудової книжки, по-перше, не повинна бути відсутнім, а по-друге, повинна бути вписана над відповідною лінійкою, а не підкреслена під нею.
Інший помилкою в даній частині титульного листа трудової книжки є відсутність відомостей про спеціальність, незважаючи на напис "вища" в рядку про освіту:
Допускаються помилки і при заповненні відомостей про професії або спеціальності. Громадянину, ще не має ніякої професії або спеціальності, нерідко вписують у трудову книжку найменування займаного ним робочого місця або виконуваного виду робіт замість того, щоб залишити цю рядок незаповненою до часу отримання працівником професійної освіти з присвоєнням відповідної кваліфікації.
Правильність внесених у титульний лист відомостей перевіряє власник трудової книжки (працівник) і завіряє своїм підписом.
У титульному аркуші передбачається ще один підпис - особи, відповідальної за видачу трудових книжок. Працівники кадрових служб нерідко ставлять у правому нижньому кутку титульного аркуша свій особистий підпис (відповідно з паспортом), не звертаючи уваги на позначку "(розбірливо)":
Титульний аркуш трудової книжки обов'язково повинен бути завірений печаткою організації або печаткою відділу кадрів. Трудова книжка без печатки на титульному листі є недійсною.
Досить чіткі вказівки Інструкції про порядок заповнення титульного аркуша трудової книжки не рятують від серйозних помилок, що викликають ускладнення при оформленні пенсії, тому працівник кадрової служби, беручи трудову книжку від громадянина, що надходить на роботу, зобов'язаний перевірити правильність написання прізвища, імені, по батькові, дати народження та інших відомостей у титульному аркуші, порівнявши їх з паспортом та документами про освіту. При виявленні помилки, зробленої на колишньому місці роботи і своєчасно не виявленої (зіпсований в момент заповнення бланк трудової книжки не був знищений і замінений іншим), адміністрація за новим (останнім) місцем роботи повинна внести зміни до запису титульного аркуша.
При заміні прізвища, імені, по батькові та дати народження однією рисою закреслюється колишня інформація, а потім записується нова (для прізвища - нижче, на наступному рядку; для імені, по батькові та дати народження - вище або поруч, на тому ж рядку). Неприпустимо при заміні цих даних закреслювати окремі букви або цифри з позначкою "Виправленому вірити", як це нерідко роблять недосвідчені працівники кадрових служб (п. 1.2. Інструкції).
Внесені до титульний лист зміни обов'язково підтверджуються посиланнями на відповідні документи: паспорт, свідоцтво про народження, свідоцтво про шлюб і т. п. Посилання на ці документи даються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки і завіряються підписом керівника організації або працівника кадрової служби та печаткою організації або печаткою відділу кадрів.
У такому ж порядку за необхідності вносяться зміни до відомостей про освіту, професії, спеціальності. При зміні рівня освіти дається посилання на документ, отриманий після закінчення навчального закладу.
Досить часто працівники організацій та підприємств, отримуючи нові професії або спеціальності, з часом просять вписати їх назви в титульний лист трудової книжки. Слід зазначити, що Інструкція цього не передбачає, а в титульному аркуші не відведено місце для перерахування знову отриманих професій та спеціальностей. Встановлення робочому другої і наступних професій із зазначенням присвоєних розрядів наголошується в розділі "Відомості про роботу", отримання нових спеціальностей не фіксується у трудовій книжці.
Змістовна частина трудової книжки має табличну форму, що включає 4 графи: порядковий номер запису, дата (число, місяць, рік), інформація про роботу, або про нагородження, або про заохочення, підстава внесення запису. Без табличної форми, зазвичай за допомогою спеціального штампа, заносяться відомості про призначення пенсії. Оформлення титульного аркуша див. у додатку. 5, п. 1.

3.4 Оформлення відомостей про роботу

Записи у розділі "Відомості про роботу" за складом інформації можна розділити на 3 групи:
· Інформація, яка вноситься в цей розділ до занесення відомостей про роботу в даній організації;
· Інформація про прийом на роботу, переведення на іншу роботу і про звільнення, тобто основні відомості про трудовий стаж працівника;
· Додаткова інформація про роботу, необхідна для найбільш повної характеристики особливостей трудового стажу працівника і специфіки діяльності організації, в якій цей стаж зароблений.
Заповнюючи трудову книжку при прийомі на роботу, спеціаліст кадрової служби повинен до внесення запису про прийом на роботу з'ясувати, чи є у працівника документи, що підтверджують періоди навчання, служби або іншої діяльності, що включається до загального трудового стажу та / або не перериває стаж працівника. До такої інформації відносяться відомості (розділ II, пункт 21 а, б Постанови):
· Про час військової служби відповідно до Федерального закону "Про військовий обов'язок і військову службу", а також про час служби в органах внутрішніх справ, органах податкової поліції, органах з контролю за обігом наркотичних засобів і психотропних речовин і митних органах;
· Про час навчання у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських загонах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики).
Найчастіше такі записи доводиться вносити при первинному оформленні трудової книжки ще не працювали випускникам навчальних закладів і колишнім військовослужбовцям. Кожна з цих записів повинна бути пронумерована і мати підставу її внесення (довідки навчальних закладів, військовий квиток і т. п.).
Відомості про роботу в даній організації нумеруються і датуються. Датами записів є дати прийому на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення, взяті з наказів (розпоряджень) з особового складу. Номери та дати даних наказів вносяться до графи 4 трудової книжки.
Аналіз змісту численних трудових книжок, оформлюваних у сучасних організаціях (особливо недержавних), показує, що навіть в 1, 2 і 4 графах трудової книжки працівники кадрових служб роблять чимало помилок:
· Записи про роботу не нумеруються або нумерація переривається;
· Номери записів виправляються, закреслюються;
· Дати записів не відповідають датам прийому, переведення, звільнення у відповідних наказах;
· Дати написані римськими цифрами замість арабських;
· Дати написані шістьма, а не вісьмома арабськими цифрами (рік написаний двома, не чотирма цифрами);
· В датах є виправлення і закреслення, у т. ч. необумовлені;
· Порушена хронологічна послідовність дат (нерідко дата прийому на роботу є більш ранньої в порівнянні з датою звільнення з попередньої організації);
· Посилання на документ - підставу в 4 графі відсутня;
· Як підстави наведено документ, не передбачений Інструкцією (наприклад, посилання на трудовий договір, а не на наказ при оформленні прийому на роботу).
Ще більша кількість помилок допускається при заповненні основний, 3-й графи, куди вноситься текст запису. При прийомі на роботу спочатку у вигляді заголовка, без номера і дати, в 3-й графі повинно бути вказано повне найменування організації відповідно до її статуту. Найменування організації може бути проставлено спеціальним штампом або від руки. Нижче, без пропуску рядка, пишеться інформація про прийом на роботу під черговим порядковим номером, з відповідною датою і посиланням на наказ.
Запис про прийом на роботу, як і всі інші записи про роботу, має строго відповідати формулюванні наказу і містити відомості про структурний підрозділ, до якого прийнято працівника (цех, відділ, дільниця, виробництво), і про доручається йому із зазначенням його професії та присвоєного розряду або про займаної ним посади. Найменування професій і посад повинні відповідати загальнодержавним класифікатором професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР).
Типовою помилкою при внесенні відомостей про прийом на роботу є неправильне розуміння деякими працівниками кадрових служб вимоги про точній відповідності записів про прийом на роботу тексту наказу. Це положення розуміється іноді настільки буквально, що в трудову книжку листується майже вся інформація з наказу, у тому числі і явно зайва, оскільки Інструкція (п. 3.1) вимагає внести до цього запису відомості, умовно кажучи, за формулами: "куди і ким "або" куди і навіщо "прийнятий працівник, без вказівки окремих особливостей і характеру роботи.
Разом з тим у певних випадках запис у трудовій книжці обов'язково повинна бути доповнена деякими характеристиками процедури прийому на роботу. (Оформлення записів відомостей про роботу в трудовій книжці або вкладиші до неї див. дод. 4).
У практиці роботи кадрових служб поширені й інші помилки при внесенні записів про прийом на роботу:
· Найменування організації не виділяється у вигляді заголовка, а включається в текст запису про прийом на роботу;
· Вказується скорочена, а не повне найменування організації;
· Найменування організації, внесене в трудову книжку, не цілком відповідає найменуванню, закріпленому в Статуті;
· Не вказується найменування структурного підрозділу, до якого прийнято працівника, а цей вид інформації відноситься істотних умов трудового договору;
· Найменування структурного підрозділу не відповідає найменуванню, внесеного до штатного розпису;
· Найменування професії або посади не відповідає ОКПДТР;


М. П. Підпис особи,
відповідального за ведення трудових книжок
_____ _____________________________ (Розбірливо)

2. Внесення відомостей про роботу
Відомості про роботу

№ запису № запису	Дата			Відомості про прийом на роботу, переведення на іншу постійну роботу, кваліфікації, звільнення (із зазначенням причин і з посиланням на статтю, пункт закону)	Найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено запис
	число	місяць	рік
1	2			3	4

3. Внесення відомостей про заохочення
Відомості про нагородження

№ запису	Дата			Відомості про нагородження (заохочення)	Найменування, дата і номер документа, на підставі якого внесено запис
	число	місяць	рік
1	2			3	4

Список літератури

1. Постанова Міністерства праці та соціального розвитку Російської