Технологія роботи з документами в недержавних організаціях н

Про зміну терміну виконання документа, узгодженого з Генеральним директором, необхідно повідомити секретаря, який вносить новий термін у Журнал контролю.
Для виконання документів встановлюються типові та індивідуальні терміни. Індивідуальний строк може бути визначений в тексті документа або встановлений керівництвом ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ». При визначенні терміну виконання необхідно враховувати складність питань, що містяться в документі.
Якщо в документі або резолюції керівництва термін виконання не вказаний, документ повинен бути виконаний протягом 14 днів. Термін виконання обчислюється у робочих днях з дня, наступного за резолюцією керівництва.
У тих випадках, коли підготовка документа доручається декільком виконавцем, віза або зауваження співвиконавців даються протягом одного робочого дня після отримання підготовленого проекту документа від основного виконавця.
4.4. Складання номенклатури справ
Номенклатура справ - це систематизований список найменувань справ, що утворюються в діловодстві ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ».
Зведена номенклатура справи ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »повинна відображати повний комплекс справ кожного підрозділу і бути оформленою згідно із загальними вимогами« Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади »(п. 9.1.3.).
Не включаються в номенклатуру справ друковані видання, брошури, довідники, інформаційні листки, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформація та інші подібні матеріали.
Номенклатури справ підрозділів готуються співробітниками підрозділів, які добре знають завдання та документацію підрозділу, після чого візуються керівниками підрозділів, а потім представляються на узгодження начальнику Спільного відділу для подальшого їх включення в зведену номенклатуру справ ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »і затвердження. Стверджує зведену номенклатуру справ Генеральний директор.
Заголовки справ у номенклатурі повинні коротко, чітко і конкретно відображати склад і зміст документів, які передбачається групувати у справи. Заголовок містить:
- Найменування виду (видів) документа (розпорядження, протоколи, листування і т. п.), включеного у справу;
- Визначення ділянки роботи або "опитування діяльності, уточнюючі відомості про авторів документа, кореспондентах, дійсності та документів і т. п.
Якщо справа містить листування, слід вказувати - з ким і з якого питання вона ведеться, вид листування (що виходить, що входить).
При формулюванні заголовка вживаються терміни "справа" та "документи", якщо в справу включені документи різних видів.
Складання заголовків "Різна листування", "Дело зі звітністю", "Керівні матеріали", "Документи з загальних питань" і т. п. не допускається.
Зразок номенклатури справ, що подається начальнику Спільного відділу:
номенклатура справ
(Назва відділу)
на 200__ рік

Індекс справи	Заголовок справи	Найменування підрозділу	Кількість справ (томів)	Термін зберігання	Примітка
1	2	3	4	5	6

Начальник відділу Підпис І. Б. Прізвище
Номенклатура справ підрозділів на наступний рік подається не пізніше 15 грудня поточного року. Ведення справ поза номенклатури в підрозділах ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »не допускається.
4.5. Формування та оформлення справ
Виконані документи групуються в справи в суворій відповідності. У справу, як правило, підшиваються документи одного року, за винятком особистих і переходять на наступний рік справ. Якщо у справу включені документи за різні роки, вони розділяються між собою індикаторами-роздільниками із зазначенням року. На обкладинці справи також слід вказати, за які роки підшиті документи.
У справу підшиваються тільки виконані документи з відміткою про виконання та підписом виконавця, що свідчить про завершення роботи над документом. Включення у справу документів, що не відносяться до нього, а також чернеток і копій не допускається. Розташування документів всередині справ проводиться в зворотному хронологічному порядку (документи, що надійшли останніми, у справі будуть першими).
Накази з особового складу і кадрові групуються окремо від наказів з основної діяльності і формуються в службі персоналу.
Формування справ та їх зберігання організовується так, щоб забезпечувалася можливість їх швидкого пошуку і використання, а також повна схоронність. У місцях поточного зберігання справ повинна бути вивішена виписка з зведеної номенклатури справ відповідного відділу.
Обкладинка справи оформляється наступним чином:
- Назва організації - ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »;
- Найменування підрозділу;
- Номер справи за номенклатурою, що складається з індексу відділу і порядкового номера справи;
- Заголовок справи;
- Рік закладу або квартал року;
- Том справи;
- Термін зберігання.
4.6. Експертиза цінності документів
Під експертизою цінності документів розуміється визначення значення документів з метою відбору їх для подальшого зберігання або на знищення.
Для організації та проведення роботи з експертизи створюється експертна комісія (ЕК) ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ». До складу ЕК включаються найбільш кваліфіковані та досвідчені працівники підрозділів, представник юридичної служби ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ». ЕК призначається наказом Генерального директора, ним же визначається кількісний склад комісії.
Якщо в процесі відбору документів на зберігання виявиться недостача окремих документів, повинні бути вжиті заходи до їх розшуку.
Відбір документів на зберігання та знищення повинен проводитися шляхом полистного перегляду ЕК справ, закінчених діловодством три роки тому. Справи, відібрані у результаті експертизи на довгострокове або постійне зберігання, вносяться в опис і передаються в архів.
Форма опису:

ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга » ОПИС № ____ Довготривалого зберігання За 200__р.					ЗАТВЕРДЖЕНО Протокол засідання ЕК Від______ № _______
№ п / п	Індекси справ	Заголовок справи		Кількість аркушів		Примітка
1	2	3		4		5

У опис № __________включени _______________________дел
(Цифрами і прописом)
з № ____________по № _____________.
Голова ЕК Підпис І. Б. Прізвище
Члени ЕК Підпис І. Б. Прізвище Підпис І. Б. Прізвище
Після затвердження описів справ тривалого зберігання проводиться відбір документів і справ на знищення. Відібрані справи включаються в акт.
Форма акта:

ЗАТ «Техноліга» АКТ _______________ № ___ про виділення документів до знищення

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор _____________І.О.Ф. «______»___________ 200 р.

ЕК ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »відібрала до знищення наступні справи та документи, що втратили практичне значення:
Разом: _________________дел за роки ________.
Описи справ за ____________годи затверджені ЕК.
Голова ЕК Підпис І. Б. Прізвище
Члени ЕК
І. Б. Прізвище Підпис
І. Б. Прізвище Підпис
Акт на знищення підписується головою та членами ЕК і затверджується Генеральним директором.
Справи, підготовлені для архівного зберігання, повинні мати заголовки, пронумеровані аркуші, прямий хронологічний порядок розташування документів у справі, засвідчувальний аркуш із зазначенням кількості аркушів.
Знищення документів проводиться після здачі-приймання справ на архівне зберігання. Знищення документів, що містять конфіденційну інформацію, вироблятися подрібненням документів у машині для знищення паперів і проводиться в присутності членів ЕК.
Робота ЕК проводиться щорічно в першій декаді січня. Описи і акти подаються на затвердження Генеральному директору не пізніше 20 січня. У разі неможливості будь-кого з членів ЕК брати участь у проведенні експертизи цінності документів його функції виконує співробітник того ж підрозділу, уповноважений начальником підрозділу.
4.7. Передача справ в архів
- Завершені діловодством справи зберігаються у відділах, в яких вони формувалися. Відповідальність за збереження документів несе відповідальний за діловодство співробітник від цього підрозділу.
- Справи можуть зберігатися як у робочих кабінетах, так і в спеціально відведених для їх зберігання приміщеннях, що забезпечують надійне збереження документів і обладнаних сигналізацією від несанкціонованого доступу. Справи поміщаються корінцями назовні у закритих шафах або сейфах. Вилучення і видача будь-яких документів зі справ проводиться з дозволу керівника, який курирує підрозділ.
- Протягом діловодного року на видані за службової необхідності справи заповнюється картка-заступник справи. У ній вказується відділ, номер справи, дата видачі, кому справу видано, дата його повернення, передбачаються графи для розписок в одержанні виконавцем і прийомі справи на поточне зберігання.
Форма картки-заступника справи:
Отдел______________
Справа № ____________
У разі втрати будь-які справи або документа відповідальний виконавець зобов'язаний негайно сповістити про це начальника підрозділу і вжити заходів до його пошуку, відновленню.
Повна перевірка наявності справ і документів проводиться в підрозділах щорічно після закінчення діловодного року.
Начальник Загального відділу І.Б.П.

Додаток 2
Список нерегистрируемой кореспонденції:
1. Графіки;
2. Документи по матеріально-технічному постачанню;
3. Матеріали довідкового та інформаційного характеру;
4. Звіти місячні, квартальні та піврічні
5. Звіти за формами, рекламні повідомлення, книги, плакати, газети;
6. Листи, надіслані для відомості (про проведення нарад і т.д.);
7. Вітальні листи і телеграми, запрошення;
8. Накази підвідомчих організацій;
9. Проекти планів;
10. Проекти кошторисів витрат;
11. Розрахунки;
12. Повідомлення про різних засіданнях, нарадах;
13. Технологічні карти;
14. Технічні умови;
15. Навчальні плани та програми;
16. Креслення.

Додаток 3

ЗАТ «Техноліга» АКТ «___»_________ 200 р. № ___ про виділення документів до знищення

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ЗАТ «Техноліга» _______________ І.Б.П. «___»___________ 200_р.

На підставі перечня__________________________________________
(Назва і вихідні дані переліку
___________________________________________________________ Документів із зазначенням термінів зберігання)
відібрані до знищення відносяться документи не мають практичного значення та науково-історичної цінності документи:

№ п / п	Заголовок справи або груповий заголовок	Дата справи або крайні дати справ	Кількість справ (томів)	Термін зберігання і № № статей за переліком	Примітка
1	2	3	4	5	6

Разом __________________________дел за ___________________ роки.
(Цифрами і прописом)
Описи справ за ___________годи затверджені Генеральним директором Компанії.
Голова ЕК __________________І.О.Ф.
Члени ЕК __________________І.О.Ф.
__________________І.О.Ф.

Додаток 4

	ЗАТ «Техноліга» НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ ______________ № _____ м.Калуга На _______ рік						ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ЗАТ «Техноліга» ________________ І.Б.П. «___»___________ 200_р.
Індекс справи		Заголовок справи	Кількість справ, томів			Термін зберігання і № ст. за переліком			Примітка
1		2	3			4			5
01. Загальний відділ
01-01		Накази керівника по основній діяльності			Постійно ст.6а
01-02		Протоколи загальних зборів співробітників фірми			Постійно ст.5д
01-03		Листування з установами з основних питань діяльності			5 л ЕПК ст.12
01-04		Журнал реєстрації вихідних документів			3 роки ст.72б
04-05		Журнал реєстрації вхідних документів			3 роки ст.75б
01-06		Журнал реєстрації наказів керівника за основними видами діяльності			Пост. ст.72а
01-07
01-08
01-09
02. Юридична служба
02-01		Арбітражно-процесуальні справи			10 років
02-02		Договори знаходяться на узгодженні			5 років ЕПК ст.186			Після закінчення терміну дії договору
02-03		Інвестиційні договори			5 років ЕПК ст.186
02-04		Субпідрядні договори			5 років ЕПК ст.186
02-05		Підрядні договори			5 років ЕПК ст.186
02-06		Договори позики			5 років ЕПК ст.186
02-07		Договори оренди приміщень			5 років ЕПК ст.487			Після закінчення терміну дії договору
02-08		Журнал реєстрації вихідної документації			3 роки ст.72 б
02-09		Журнал реєстрації вхідної документації			3 роки ст.72 б
02-10		Журнал реєстрації вихідних претензій			5 років ст.36
02-11		Журнал реєстрації вхідних претензій			5 років ст.63
02-12		Журнал реєстрації вихідних позовних заяв			5 років ст.63
02-13		Журнал реєстрації вхідних позовних заяв			5 років ст.63
02-14		Журнал реєстрації арбітражно-судових справ			5 років ст.63
02-15		Журнал реєстрації договорів			5 років ЕПК ст.193 б			Після закінчення терміну дії останнього договору
02-16		Журнал реєстрації погоджень договорів			5 років ЕПК ст.193 б
02-17
02-18
02-19
03. Адміністративно-господарський відділ
03-01		Листування з ЗАТ «Саланг» з адміністративно господарських питань			5 років ЕПК ст.193 б
03-02		Заявки на канцелярські товари			5 років ст.395
03-03		Документи, що підтверджують отримання матеріальних цінностей			ДМК
03-04		Договори на постачання канцелярських товарів та меблів			5 років ЕПК ст.391			Після закінчення терміну дії договору
03-05
03-06
03-07
04. Служба науково-технічної документації
04-01		Комплектувальні відомості по об'єктах			5 років ст.1523			Після закінчення будівництва Т.П. 1989
04-02		Графіки монтажу обладнання			1 рік ст.1901			Т.П. 1989
04-03		Графіки руху механізмів			До завершення будівництва
04-04		Графіки руху робочої сили			ДМН
04-05		Проекти виконання робіт (за об'єктами)			ДМН ст. 1534			Т.П. 1989
04-06		Проектно-кошторисна документація			5років ст.1534, 1536,1544			Т.П. 1989
04-07
04-08
04-09
05. Відділ матеріально-технічного забезпечення
05-01		Листування з питань матеріально технічного забезпечення діяльності			5 років ст.389
05-02		Накази, розпорядження керівника			ДМН
05-03		Заявки будівельних ділянок на матеріали			5 років ст. 395
05-04		Заявки будівельних ділянок на бетон			5 років ст.395
05-05		Відомості комплектації об'єктів			5 років ст.1523			Після закінчення будівництва Т.П. 1989
05-06		Лімітно-забірні карти			5 років
05-07		Внутрішні накладні зі складу			5 років ст.150
05-08
05-09
05-10
06. Головна бухгалтерія
06-01		Листування про фінансово-господарської діяльності			5 років ст. 152
06-02		Договори щодо машин та механізмів			5 років ЕПК ст. 186			Після закінчення терміну дії договору
06-03		Річні статистичні звіти за основними видами діяльності			Пост. ст. 199 б
06-04		Квартальні бухгалтерські звіти і баланси			5 років ст. 135 у
06-05		Річні бухгалтерські звіти і баланси			Пост. ст.135 б
06-06		Касові документи, що фіксують господарські операції.			5 років ст. 150т			За умови завершення ревізії
06-07		Акти про прийом, здачу і списання майна і матеріалів			5 років ст.150			За умови завершення ревізії
06-08		Рахунки-фактури та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей			5 років ст.150			За умови завершення ревізії
06-09		Авансові звіти			5 років ст. 150			За умови завершення ревізії
06-10		Касова книга			5 років ст.193 д			За умови завершення ревізії
06-11		Договори про матеріальну відповідальність			5 років ст. 189			Після звільнення матеріально відповідальної особи
06-12		Зразки підписів матеріально відповідальних осіб			ДМН ст.190
06-13		Розрахункові відомості по заробітній платі			75 років ст.155
06-14		Книга покупок			5 років
06-15		Накладні та акти від постачальників			5 років ст. 150
06-16		Матеріальні звіти			5 років ст. 150
06-17		Договори поставки			5 років ЕПК ст. 391			Після закінчення терміну дії договору
06-18		Акти про прийом виконаних робіт по послугах			5 років ст.188
06-19		Акти про прийом виконаних робіт по об'єктах			5 років ст.188т
06-20		Договори оренди приміщень			Постою ст.424
06-21		Договори на надання послуг			5 років ст. 186			Після закінчення терміну дії договору
06-22
06-23
06-24
07. Відділ розвитку бізнесу
07-01		Акти про прийом виконаних робіт			5 років ст.188			За відсутності особових рахунків 75 л.
07-02		Договори підряду. Копії			ДМН
07-03		Договори поставки продукції. Копії			ДМН
07-04		Договори щодо машин та механізмів. Копії			3 роки
07-05		Річний фінансовий план. Копії			Постійно ст.105 б
07-06		Звіти з виконання бюджету. Копії			ДМН
07-07		Кошториси (зведені, об'єктні, локальні за видами робіт). Копії			ДМН
07-08		Квартальний фінансовий план.			5 років ст.105 в
07-09
07-10
07-11
08. Відділ кадрів
08-01		Особисті справи співробітників			75 років ЕПК ст.337 б
08-02		Особові справи співробітників-сумісників (або працюють за трудовими угодами)			75 років ЕПК ст.337 б
08-03		Особисті картки працівників (Т - 2)			75 років ЕПК ст. 339
08-04		Справжні особисті документи робітників і службовців (трудові книжки, дипломи, атестати і ін)			До вострое-ги ст.342			Не затребувані - не менше 50 років
08-05		Накази з особового складу (про прийом на роботу, переведення, звільнення)			ЕПК ст.6 б
08-06		Документи, що є підставою до наказів по кадрам (заяви, довідки, доповідні записки тощо)			5 років ст.343
08-07		Трудові договори			75 років ЕПК ст.338
08-08		Трудові угоди			75 років ЕПК ст.338
08-09		Табелі обліку робочого часу			1 рік ст.281
08-10		Посадові інструкції працівників підприємства			Пост. ст.35
08-11		Положення про служби та відділах організації			Пост. ст. 16
08-12		Листування з організаціями про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів			5 років ЕПК ст. 369
08-13		Штатний розклад і структура організації			Постійно ст. 18 а, 32 а
08-14		Книга обліку прийому, переміщення, звільнення працівників			75 років ЕПК ст.358 а
08-15		Книга обліку видачі і руху трудових книжок і вкладишів до них			50 років ст.358 а
08-16		Журнал реєстрації наказів по відрядженнях			5 років ст.358 б
08-17		Журнал реєстрації наказів по особовому складу (прийом, переведення, звільнення)			75 років ст. 357
08-18		Журнал реєстрації листків непрацездатності			5 років ст.476
08-19		Журнал реєстрації розпоряджень про надання відпустки			3 роки ст.358
08-20
08-21
08-22

Підсумковий запис про категорії та кол-ве справ, заведених у ____року.
Найменування посади керівника
служби ДОП Підпис Розшифровка підпису
Дата
Підсумкові відомості передано в архів.
Найменування посади, передав
відомості Підпис Розшифровка підпису
Дата

Додаток 5

ЗАТ «СК« Техноліга » Положення про Загальні відділі «___»____________ 200_ р. Калуга

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ________________І.О.Ф. «_____»_________ 200_р.

1. Загальні положення
1.1. Документаційне забезпечення управління ЗАТ «Техноліга» здійснюється службою документаційного забезпечення управління (ДОП), виражена Загальним відділом.
До складу Спільного відділу, входить секретаріат Генерального управління, секретарі структурних підрозділів.
1.2. Робота Спільного відділу регламентується цим положенням Діяльність працівників Спільного відділу регламентується посадовими інструкціями, які закріплюють раціональне поділ праці, передбачають рівномірне завантаження працівників, розподіл робіт за складністю виконання та кваліфікації виконавців. Посадові інструкції розробляються Загальним відділом та затверджуються начальником відділу. При зміні функцій і завдань Спільного відділу посадові інструкції переглядаються.
1.3. Загального відділу у своїй діяльності керується законодавчими актами Російської Федерації, указами і розпорядженнями Президента Російської Федерації, правилами, інструкціями, методичними рекомендаціями установ Державної архівної служби Російської Федерації, діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління.
2. Цілі і завдання служби ДОП
2.1. Основними цілями Загальних відділу є організація, керівництво, координація, контроль і реалізація робіт з документаційного забезпечення управління.
2.2. Загальний відділ вирішує наступні завдання:
- Удосконалення форм і методів роботи з документами.
- Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудови пошукових систем, контролю виконання та підготовки документів до передачі в центральний архів відповідно до чинних нормативів.
- Скорочення документообігу, уніфікація форм документів.
- Розробка та впровадження нормативних та методичних документів щодо вдосконалення документаційного забезпечення в Компанії.
Участь у розробці та впровадженні прогресивних технологій документаційного забезпечення управління на базі застосування обчислювальної та організаційної техніки.
3. Функції служби Спільного відділу
3.1. Відповідно до покладених завдань Загальний відділ здійснює наступні функції:
- Розробка (спільно з відповідними структурними підрозділами) заходів щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами, а також щодо підвищення виконавської дисципліни.
- Здійснення експедиційної обробки, реєстрації документів і обліково-довідкової роботи по документах.
- Організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву документів, що надходять, здійснення контролю за правильністю оформлення документів, що подаються на підпис керівництву.
- Контроль за проходженням, виконанням та оформленням документів у встановлені терміни: узагальнення відомостей про хід і результати виконання документів, систематичне інформування керівництва з цих питань.
- Організація машинописного виготовлення, копіювання та оперативного розмноження документів, розробка та проектування бланків документів.
- Розробка номенклатури справ Компанії, забезпечення зберігання справ і оперативного використання документної інформації.
- Підвищення кваліфікації працівників Спільного відділу, проведення нарад та консультування з питань, що належать до їх компетенції.
- Організація контролю за роботою з документами в структурних підрозділах.
- Здійснення контролю за правильністю оформлення та формування структурними підрозділами справ, що підлягають здачі в архів.
- Організація роботи архіву відповідно до законодавства з архівної справи Російської Федерації, правилами, інструкціями і методичними рекомендаціями установ ГАС Російської Федерації.
Організація робочих місць, у тому числі автоматизація.
4. Права і відповідальність Спільного відділу
Загальний відділ має право:
4.1. Здійснювати контроль за станом діловодства в структурних підрозділах Компанії.
4.2. Контролювати і вимагати від керівників структурних підрозділів виконання встановлених правил роботи з документами.
4.3. Запитувати від структурних підрозділів і організацій відомості, необхідні для роботи.
4.4. Проводити перевірки організації документального забезпечення управління в структурних підрозділах і доводити підсумки перевірок до керівників структурних підрозділів для вжиття відповідних заходів.
4.5. Залучати в установленому порядку спеціалістів структурних підрозділів до підготовки проектів документів за дорученням керівництва.
4.6. Повертати виконавцям на доопрацювання документи, підготовлені з порушенням встановлених вимог.
4.7. Спільно з відділом інформаційних технологій визначати завдання документаційного забезпечення управління, що підлягають автоматизації.
4.8. Підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.
4.9. Розробляти положення про структурні підрозділи служби документаційного забезпечення управління і посадові інструкції працівників.
4.10. Вносити пропозиції керівництву про притягнення до дисциплінарної відповідальності у всіх випадках порушення підрозділами і посадовими особами встановлених правил роботи з документами.
4.11. Брати участь в обговоренні керівництвом питань, що стосуються стану роботи з документами, а також вдосконалення форм і методів роботи з ними.
4.12. Вносити на розгляд керівництва подання про призначення, переміщення і звільнення працівників Спільного відділу, їх заохочення та накладення на них стягнень.
Загальний відділ несе відповідальність за:
- Забезпечення встановленого порядку роботи з документами в Компанії.
- Виконання вказівок і доручень керівництва і дотримання необхідних умов праці працівників.
5. Керівництво
Загальний відділ очолює начальник відділу, який призначається і звільняється Генеральним директором Компанії.
Начальник Загального відділу:
несе відповідальність за результати діяльність відділу, стан трудової і виконавчої дисципліни, затверджує план роботи відділу, контролює його виконання; забезпечує виконання наказів, розпоряджень і доручень керівництва Компанії;
вносить керівництву Компанії пропозиції про зміну структури та штатної чисельності відділу, про призначення і звільнення працівників, їх атестації, заохочення та дисциплінарної відповідальності;
в межах своєї компетенції підписує службові документи, видає розпорядження з питань роботи відділу.
6. Взаємозв'язку з іншими структурними підрозділами
Загальний відділ взаємодіє:
6.1. Зі структурними підрозділами - з питань документаційного забезпечення управління.
6.2. З юридичною службою - з правових питань, пов'язаних з підготовкою документів.
6.3. Зі службами кадрів, праці та заробітної плати - з питань підбору і розстановки кадрів та підвищення їх кваліфікації в умовах широкого використання обчислювальної і організаційної техніки, розробки і впровадження заходів, пов'язаних з науковою організацією праці, вдосконалення стилю і методів роботи з документами.
6.4. З відділом інформаційних технологій - з питань розробки і впровадження нових інформаційних технологій із застосуванням засобів обчислювальної техніки, оперативної обробки інформації та дотримання вимог нормативно-методичних документів; з питань забезпечення засобами організаційної та обчислювальної техніки.
Начальник Загального відділу _________________І.О.Ф.
Начальник Управління справами _________________І.О.Ф.

Додаток 6

ЗАТ «Техноліга» Положення про постійно діючу експертної комісії «___»__________ 200_ р.

ЗАТВЕРДЖУЮ Генеральний директор ________________І.О.Ф. «_____»_________ 200_р.

1. Загальні положення
1.1. Постійно діюча експертна комісія (ЕК) створюється для організації та проведення методичної та практичної роботи з експертизи цінності документів, відбору і підготовки до передачі на державне зберігання документів Архівного фонду Росії, включаючи управлінську, науково-технічну, машиночитаемую та іншу документацію, що утворюється в процесі діяльності Компанії.
1.2. Постійно діюча експертна комісія є дорадчим органом при начальнику Управління справами ЗАТ «Техноліга». Рішення комісії набувають чинності після їх затвердження Генеральним директором Компанії. У необхідних випадках рішення комісії затверджуються після їхнього попереднього узгодження з відповідною установою Державної архівної служби України.
1.3. У своїй роботі ЕК керується Положенням про архівний фонд РФ, Основами законодавства РФ про Архівному фонді РФ і архівах, розпорядчими документами Росархіву та архівної органу суб'єкта РФ, типовими і відомчими переліками документів зі строками зберігання, цим положенням.
Експертна комісія очолюється Начальником Спільного відділу, до її складу входить секретар-референт Генерального управління Компанії та представників осіб, відповідальних за діловодство в підрозділах.
2. Основні завдання ЕК
Основними завданнями ЕК є:
2.1. Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії діловодства при складанні номенклатури справ і формування справ.
2.2. Організація і проведення експертизи цінності документів на стадії підготовки їх до архівного зберігання
2.3. Організація і проведення відбору та підготовки документів до передачі на державне зберігання, у тому числі науково-технічної документації.
3. Основні функції ЕК
Відповідно до покладених на неї завдання ЕК виконує наступні функції:
3.1. Організовує та проводить спільно з діловодною службою роботу по відбору документів Компанії для подальшого зберігання та знищення.
3.2. Здійснює методичне керівництво роботою з експертизи цінності документів Компанії і з підготовки їх до архівного зберігання, з розробки номенклатури справ, дає експертну оцінку проектам нормативно-методичних документів з цих питань.
3.3. Розглядає, приймає рішення про схвалення та представляє:
- На затвердження Генерального директора Компанії: описи справ постійного зберігання управлінської та спеціальної документації; переліки проектів науково-технічна документація по яких підлягає передачі на державне зберігання, акти про виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання (документів з термінами зберігання 10 років і більше, з позначкою «ЕПК» в переліку; номенклатуру справ Компанії; опису справ з особового складу, акти про втрату або невиправному пошкодженні документів; акти про виділення до знищення документів з простроченим терміном зберігання.
- Спільно зі службами діловодства та кадрів проводить для співробітників установи консультації з питань роботи з документами, бере участь у проведенні заходів щодо підвищення їх ділової кваліфікації.
4. Права ЕК
Експертна комісія має право:
4.1. У межах своєї компетенції давати рекомендації структурним підрозділам і окремим співробітникам Компанії з питань розробки номенклатури справ та їх формування у діловодстві, експертизи цінності документів, розшуку відсутніх постійного строку зберігання і справ з особового складу, упорядкування та оформлення документів.
4.2. Запитувати від керівників структурних підрозділів:
- Письмові пояснення про причини втрати, псування або незаконного знищення документів постійного і довгострокового термінів зберігання, у тому числі документів з особового складу;
- Пропозиції і висновки, необхідні для визначення термінів зберігання документів.
4.3. Заслуховувати на своїх засіданнях керівників структурних підрозділів про хід підготовки документів до архівного зберігання, про умови зберігання та забезпечення схоронності документів Архівного фонду Росії, про причини втрати документів.
4.4. Запрошувати на засідання як консультантів та експертів фахівців структурних підрозділів, представників установ Державної Архівної служби Росії.
4.5. ЕК в особі її голови - начальника Загального відділу має право не приймати до розгляду та повертати для доопрацювання неякісно і недбало підготовлені документи.
4.6. Інформувати керівництво Компанії з питань, що належать до компетенції комісії.
5. Організація роботи ЕК
5.1. Експертна комісія Компанії працює в тісному контакті іншими структурними підрозділами.
5.2. Питання, які відносяться до компетенції ЕК, розглядаються на її засіданнях, які проводяться в міру необхідності, але не рідше 2 разів на рік. Всі засідання комісії протоколюються. Вступники на розгляд ЕК документи розглядаються на засіданні не пізніше ніж через 10 днів.
5.3. Засідання ЕК та прийняті на ньому рішення вважаються правомочними, якщо в голосуванні взяли участь не менше половини присутніх на засіданні членів ЕК. Право вирішального голосу мають тільки члени ЕК. Запрошені консультанти та експерти мають право дорадчого голосу, у голосуванні участі не беруть.
5.4. Рішення приймається простою більшістю голосів присутніх на засіданні членів. При розподілі голосів порівну рішення приймає голова ЕК і керівництво Компанії.
5.5. Ведення діловодства ЕК, зберігання і використання її документів, відповідальність за їх збереження, а також контроль за виконанням прийнятих ЕК рішень покладається на голову комісії - начальника Загального відділу.
Начальник Загального відділу ____________ І.Б.П.
(Підпис)
Начальник Управління справами ____________І.О.Ф.

Додаток 7
ЗАТ "СК" Техноліга "ЗАТВЕРДЖУЮ
Посадова інструкція Генеральний директор
"____"___________ 200_р. ________І.О.Фамілія
секретаря Генерального "____"_________ 200_р.
директора
1. Загальні положення
1.1. Секретар відноситься до категорії фахівців організації, приймається і звільняється директором.
1.2. Основними завданнями секретаря - референта є організаційне і документаційне забезпечення діяльності Генерального директора.
1.3. Секретар підпорядковується безпосередньо директору організації.
1.4. У своїй діяльності секретар керується:
законодавчими актами РФ;
статутом організації;
розпорядчими документами керівництва підприємства;
правилами трудового розпорядку;
вказівками керівника;
положенням про секретаріаті;
державними нормативними документами у сфері діловодства;
інструкцією з діловодства підприємства.
1.5 На посаду секретаря призначаються особи з вищою, середньою спеціальною освітою і стажем роботи не менше 1 року або без стажу, але за умови проходження навчання на курсах секретарів - референтів.
1.6. Секретар повинен володіти питаннями:
- Організації роботи з документами;
- Організації роботи з документами;
- Організації управлінської праці;
- Застосування засобів обчислювальної та організаційної техніки;
- Передача службової документації на іноземну мову комерційного партнера;
У статті Г.Ю. Максимовича, В.І. Брестова «Автоматизація інформаційного забезпечення управління» 5 та у статті Л.А. Сисоєвої «Системи електронного управління документами» 1 розглядається сутність поняття «інформаційне забезпечення управління». Взаємозв'язок основної та інформаційної діяльності. Характеристика сучасних технологій. Цілі використання сучасних інформаційних технологій у забезпеченні управлінської діяльності.
Автори даних статей перераховують загальні обов'язкові вимоги до програмного забезпечення; наводять список основних необхідних функцій, які повинна забезпечувати система електронного документообігу.
Всі перераховані вище видання та статті, використані для написання даної роботи, написані на основі чинних законодавчих та нормативно-методичних актів, новітньої літератури, вивчення досвіду роботи і представляють величезний інтерес для працівників діловодства.
Поряд з документационному матеріалами джерелом послужили спостереження і метод анкетування.
1. Метод вивчення організації роботи по ДОП в Будівельної Компанії був використаний, коли автор вивчав нормативно-методичні акти, що регламентують роботу з документами в ЗАТ "Техноліга".
2. Метод спостереження був використаний для того, щоб з'ясувати, яким чином здійснюється складання та оформлення документів в організації, а також технологія роботи з ними (прийом, розподіл, реєстрація, контроль).
Мета дослідження даної роботи полягає в тому, щоб, спираючись на норми і вимоги законодавчих, нормативно-методичних актів, вивчити поточний стан і проаналізувати організацію роботи з документами в закритому акціонерному товаристві на прикладі ЗАТ Будівельна Компанія "Техноліга", а також надати пропозиції щодо вдосконалення технології роботи з документами в конкретній організації.
Виходячи із зазначеної мети, автор поставив такі завдання:
1. дати короткий нарис історії створення ЗАТ Будівельна Компанія "Техноліга", його організаційну структуру;
2. визначити роль і місце служби ДОП в структурі організації;
3. вивчити склад нормативно-методичних документів, що регламентують процес роботи з документами в ЗАТ Будівельна Компанія "Техноліга" на сучасному етапі;
4. визначити відповідність роботи з документами в організації загальноросійським нормативно-методичних документів, правилами;
5. виявити наявні недоліки в технології роботи з документами, починаючи з етапу їх первинного прийому до моменту здачі в архів;
6. сформувати і розробити пропозиції по раціоналізації і вдосконаленню постановки діловодства в суспільстві.
У відповідності з поставленими завданнями дана дипломна робота складається з вступу, трьох розділів, висновків та додатків.
У вступі дається обгрунтування вибраної теми, її актуальність, характеристика використаних джерел та літератури.
У першому розділі розглядаються структура і функції Спільного відділу ЗАТ "Будівельна Компанія" Техноліга ".
У другому розділі детально розглядається постановка діловодства на справжній момент.
У 3-му розділі наводяться пропозиції щодо оптимізації управлінського документообігу Компанії, по раціоналізації і вдосконаленню роботи з документами, складання необхідних у службі діловодства організаційних документів, таких як положення та інструкції.
У висновку підводяться підсумки дипломної роботи, пропонуються деякі заходи щодо вдосконалення роботи з документами.
У додатку наведено документи, розроблені з метою удосконалення діловодства та документообігу.

РОЗДІЛ 1. ЗАТ БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ "ТЕХНОЛІГА" ІСТОРІЯ СТВОРЕННЯ КАМПАНІЇ, ЇЇ ЗАВДАННЯ, ФУНКЦІЇ, СТРУКТУРА. СТРУКТУРА ДЕЛАПРАІЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБИ
1.1. Історія створення компанії, її завдання, функції, структура
B країнах з розвиненою ринковою економікою наявність сильного преса конкуренції, дієвої законодавчої та судової систем і тривалого досвіду роботи в ринкових умовах змушує більшість підприємців та менеджерів постійно ставити і вирішувати завдання по значному поліпшенню показників:
- Продуктивність праці;
- Конкурентоспроможність продукції;
- Якість росту і розвитку, визначеним ступенем іноваційність технологічної бази та внутрішньої ситуації компаніі.1
На російських промислових підприємствах ситуація інша. Рівень конкуренції в більшості галузей помітно нижче, ніж у розвинених країнах, практично відсутній найбільш сильна складова конкуренція - інноваційний розвиток, малий досвід роботи менеджерів і нових власників до існуючого російських умовах часто призводять до переваги в управлінні сьогохвилинних, короткострокових, інтересів і відповідно, - простих , розрахованих на один, максимум давши року управлінських рішень.
Історія освіти Компанії почалося в 1999р. По суті це молода, зростаюча фірма, яка за чотири роки з невеликої, майже сімейною бізнес - структури перетворилася на одного з лідерів ринку лад індустрії Калузької області.1 ЗАТ «Техноліга» здатна здійснювати повний комплекс робіт охоплюють всі стадії будівельного проекту. Застосування сучасних технологій, досвід будівельних робіт, професіоналізм співробітників Компанії дозволяють знаходити оптимальні рішення.
Динаміка обсягу продажів фірми, навіть з урахуванням сезонних коливань, свідчить про потужний внутрішній механізм розвитку бізнесу, в основі якого лежать ряд «генетичних» принципів, характерних для сучасних західних компаній. Після року роботи стало зрозуміло, що розвиватися еволюційним шляхом - через розширення компанії - значить, бути завжди наздоганяючих.
Перед співробітниками були поставлені цілі: використовуючи західний досвід і досягнення сучасного російського консалтингу в сфері менеджменту, і «перестрибнути» через проміжні стадії розвитку і впритул наблизитися до технології сучасного менеджменту. Спочатку була утворена ідеологія компанії, сформульована місія, визначено мету, розроблена стратегія. Одна з перших цілей полягала у створенні компанії могли б застосовуватися міжнародні стандарти фінансової прозорості, ділової репутації.
Розрахунок будувався на вирішенні ключової проблеми розвитку компанії - залучення інвестора на стратегічному рівні. Впровадження процедур регулярного менеджменту стало логічним продовженням ідеї динамічного розвитку. Перш за все необхідно було упускати, «хто і що робить в компанії»: провести інвентаризацію всіх основних функцій, пов'язаних з діяльністю компанії, та визначити які організаційні ланки необхідні, щоб вони виконувалися. При цьому всі функції повинні бути за кимось закріплені. Щоб «справу робилося» за нього хтось повинен відповідати. На виконання кожної функції призначалася тільки одна служба, одна ланка, інакше виникло б дублювання функції, провідне тільки до непродуктивних витрат, до неминучих недоліків в управлінні. Вже пізніше ми дізналися, що аналогічні правила закладені в міжнародні стандарти.
Взявши за основу розвитку розробку організаційної структури, потім перейшли до фінансової структурі - визначили центри фінансового обліку, ввели процедури оперативного обліку. У результаті через 6 місяців було наведено лад з фінансами і стало можливим оперативно приймати рішення. Таким чином, був закладений фундамент для росту компанії, переходу на управління більш високого рівня.
Розпочався природне зростання бізнесу і самої компанії. Протягом одного року обсяг продажів по основній продукції (вікна з ПВХ) збільшився в два рази. З цього часу ми почали розширення компанії шляхом відкриття нових видів бізнесу. Основними напрямками діяльності компанії є:
бізнес - напрям «Вікна ПВХ»;
бізнес - напрям «Вікно дерев'яне євростандарт»;
бізнес - напрям «Натяжні стелі»;
бізнес - напрям «Системи інфрачервоного опалення»;
бізнес - напрям «Енергоефективні фасади»;
бізнес - напрямок "Опоряджувальні роботи".
У коло обов'язків керівників увійшли всі функції з організації бізнесу, у тому числі:
- Організація логістики бізнесу процесів;
- Економіка бізнесу;
- Ведення бюджету руху грошових коштів;
- Маркетинг.
Компанія має право здійснювати інші види діяльності, не заборонені законодавством, спрямовані на досягнення статутних цілей, після отримання відповідної ліцензії.
ЗАТ «Техноліга» є юридичною особою, може від свого імені набувати і здійснювати майнові та особисті немайнові права, виконувати обов'язки, бути позивачем і відповідачем у суді. Компанія несе відповідальність за своїми зобов'язаннями в межах належного їй майна.
ЗАТ «Техноліга» має круглу печатку, яка містить фірмове найменування, організаційно - правову форму, може мати штампи і бланки зі своїм найменуванням, зареєстрований товарний і інші рахунки.
Метою діяльності компанії є отримання прибутку, предметом діяльності - будівництво та реконструкція, проведення проектних робіт.
Вищим органом управління ЗАТ «Техноліга» є загальні збори акціонерів. Очолює ЗАТ «Техноліга» Генеральний директор. Він є одноосібним виконавчо - розпорядчим обличчям суспільства, який очолює дирекцію, представляє в ній інтереси суспільства і діє від його імені. До компетенції Генерального директора входить вчинення різного роду следок видача довіреностей; затвердження структури, штатного розкладу, посадових інструкцій співробітників Компанії, положень про філії; підписання наказів і вказівок, обов'язкових для виконання всіма працівниками компанії.
Постійно діючим колегіальним виконавчим органом є дирекція, виражена Генеральним управлінням. Вона здійснює поточне керівництво діяльності компанії, безпосередньо підпорядкована загальним зборам акціонерів. До компетенції Дирекції відносяться питання поточної фінансово - господарської діяльності, не віднесених до компетенції зборів акціонерів. 1

1.2. Організація документаційного забезпечення управління ЗАТ Будівельна Компанія "Техноліга"
Відповідно до Основних положень державної служби документаційного забезпечення управленія1 до складу діловодної служби, як правило, включаються: підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, вдосконалення роботи з документами та впровадженню технічних засобів, розгляду листів, секретаріат, експедиція, машинописне бюро, архів.
Служба діловодства в ЗАТ Будівельна Компанія «Техноліга» створена зовсім недавно, на початку 2002 року і представлена ​​Загальним відділом. Загальний Відділ входить до складу Управління справами і здійснює документаційне забезпечення Компанії, методичне керівництво і контроль за постановкою діловодства в структурних підрозділах Компанії.
Управління справами включає в себе Загальний відділ та юридичну службу. Очолюється начальником, який підпорядковується безпосередньо Генеральному директору Компанії. Основними функціями Управління справами є:
- Контроль за забезпеченням єдиного порядку організації та ведення діловодства в Компанії;
- Контроль за оформленням документів згідно сучасним вимогам.
До складу Спільного відділу входить:
1. Секретаріат Генерального Управління. Основними функціями секретаріату є:
- Прийом та первинна обробка документів, що надходять на ім'я керівництва;
- Реєстрація документів;
- Машинописні роботи;
- Розподіл телефонних дзвінків;
- Відправка документів;
- Інформаційно-довідкова робота з документами.
2. Адміністративно - господарський відділ. Цей відділ забезпечує господарське обслуговування всіх управлінських підрозділів компанії, у зв'язку з чим виконує наступні функції:
- Постачає канцелярським приладдям;
- Забезпечує меблями, господарським інвентарем;
- Веде контроль за збереженням матеріальних цінностей;
- Усуває неполадки організаційної техніки, меблів і виконує багато інших господарські функції.
Наявність в структурі служби документаційного забезпечення адміністративно-господарського відділу суперечить ГСДОУ1, так як Загальний відділ повинен бути самостійним структурним підрозділом, що не має у своєму складі підрозділів, безпосередньо не відносяться до документаційного забезпечення управління.
Також до загального відділу входять всі співробітники, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах ЗАТ Будівельна Компанія «Техноліга».
Необхідно відзначити, що в структурі Компанії відсутня архів.
Організаційна структура служби документаційного забезпечення управління ЗАТ Будівельна Компанія «Техноліга» - Загальної відділу.

Начальник Загального відділу



Секретаріат Адміністративно Секретарі
Генерального господарський структурних
Управління відділ підрозділів
Основними завданнями Спільного відділу є:
1.Забезпечення чіткої організації діловодства в компанії, координація діяльності співробітників діловодної служби;
2. Методичне керівництво і контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях компанії;
3. Скорочення документообігу, уніфікація форм документів;
4. Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, створення зручних пошукових систем, контролю виконання документів і підготовки справ до передачі на архівне зберігання;
5. Координація роботи всіх осіб, відповідальних за діловодство в Компанії;
6. Забезпечення підвищення кваліфікації та професійних навичок співробітників служби діловодства;
7. Забезпечення господарського обслуговування всіх управлінських підрозділів компанії.
Виходячи з перерахованих вище завдань, Загальний відділ здійснює наступні функції:
1. Розробка і впровадження технологічних процесів роботи з документами;
2. Розробка внутрішніх нормативно-методичних документів з питань документаційного забезпечення управління;
3. Участь у постановці завдань, розробці, проектуванні та впровадженні нових інформаційних технологій;
4. Здійснення контролю за організацією документаційного забезпечення і методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах компанії;
5. Здійснення контролю за оформленням необхідних реквізитів, наявністю і комплектності додатків;
6. Забезпечення експедиційної обробки, доставки, реєстрації документів та довідкової роботи з ними;
7. Розробка номенклатури справ Компанії, забезпечення зберігання справ;
8. Забезпечення робочих місць сучасними засобами, в тому числі засобами автоматизації;
9. Організація машинописних, копіювальних робіт з документами і оперативного використання документної інформаціі.1
Загальний відділ очолює начальник, який призначається на посаду наказом Генерального директора і підпорядкований начальнику Управління справами.
Загальний відділ у своїй діяльності керується законами РФ, правилами, інструкціями і методичними рекомендаціями державної архівної служби РФ, діючими нормативами з питань документаційного забезпечення управління, Статутом ЗАТ Будівельна Компанія «Техноліга» і працює в тісній взаємодії з іншими підрозділами Компанії. Необхідно відзначити, що положення про Спільний відділі на даний момент немає.
Юридична служба, що входить до складу Управління справами, займається розробкою документів правового характеру; веде довідково-інформаційну роботу із законодавства, дає довідки та консультації працівникам Компанії за поточним законодавством, сприяє в оформленні документів і актів майново - правового характеру; підготовляє контракти та договори по усіх напрямках діяльності.
Секретаріати філій ЗАТ Будівельна Компанія «Техноліга» є самостійними структурними підрозділами з підпорядкуванням безпосередньо директорам і не входять до служби діловодства Компанії, тому в даній роботі розглядатися не будуть.
У ЗАТ «Техноліга» існує служба науково-технічної документації, виражена архітектурно-проектної майстерні під керівництвом начальника підрозділу. Архітектурно-планувальна майстерня входить до складу Управління розвитку бізнесу і знаходиться в підпорядкуванні директора Управління.
Начальник служби науково-технічної документації у своїй діяльності діє на підставі та відповідно до Положення про архітектурно-планувальної майстерні, посадовою інструкцією і укладаються з ним трудовим договором. Розподіл обов'язків серед працівників відділу проводиться начальником відділу самостійно відповідно до об'єктивною поточною необхідністю, трудовими договорами (контрактами), посадовими інструкціями, спеціалізацією, кваліфікацією та досвідом роботи працівників.
Основним напрямком діяльності архітектурно-планувальної майстерні є підготовка та технічний супровід проектів. Основними завданнями служби науково-технічної документації є:
- Отримання проектно-кошторисної документації та перевірка комплектності;
- Вхідний контроль та реєстрація технічної документації;
- Перевірка та складання експертизи проектно-кошторисної документації з видачею зауважень Замовнику;
- Підготовка документації для розробки проекту виконання робіт БК;
- Розробка проекту виробництва робіт на будівельно-монтажні роботи;
- Документальна підготовка здачі об'єкта;
- Оформлення та узгодження проектів технічної документації;
- Супровід договорів з підрядними організаціями на роботи відділу;
- Розробка технічної частини договорів на роботи відділу;
- Ліцензування та сертифікація робіт і видів діяльності;
- Забезпечення виробничих ділянок проектною документацією, журналами робіт, проектами виконання робіт та іншою технічною документацією.
Відповідальним за діловодство в службі науково-технічної документації є секретар.
Основним нормативним документом з діловодства будь-якого підприємства є інструкція з діловодства. Так як в ЗАТ «Техноліга» служба діловодства склалася зовсім недавно, і до цього ніяких робіт з розробки нормативних документів не проводилися.
Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням.
Інструкція повинна розроблятися відповідно до основних положень Державної системи документаційного забезпечення управленія1 та Типової інструкції з діловодства у Федеральних органах виконавчої влади РФ2. Затверджується інструкція Генеральним директором за погодженням з начальником Спільного відділу. У структуру інструкції з діловодства повинні бути включені наступні пункти:
1. Загальні положення;
2. Правила підготовки та оформлення документів;
3. Вимоги до реквізитів документів;
4. Організація документообігу:
- Порядок прийому, реєстрації, напрями та розгляду вхідної кореспонденції.
- Порядок підготовки та реєстрації вихідних і внутрішніх документів.
- Організація контролю виконання документів.
- Пошукова система по документах.
- Складання номенклатури справ.
- Формування та оформлення справ.
- Експертиза цінності документів.
- Передача справ у архів1.
Положення інструкції з діловодства не повинні суперечити чинному законодавству у сфері інформації та документаціі2. Проект інструкції з діловодства дано в додатку № 1.
Підрозділи ЗАТ «Техноліга» здійснюють свою діяльність на основі «Положень» даних підрозділів, в яких визначено основні цілі, завдання, функції, обов'язки та права їх керівників. У зв'язку з реструктуризацією Компанії, положення деяких підрозділів перебувають на стадії розробки. З цієї ж причини поки не затверджена організаційна структура, штатний розклад і посадові інструкції на деяких співробітників Компанії.
Коло обов'язків, прав, встановлення взаємин; посадові обов'язки працівників Компанії та кваліфікаційні вимоги до них закріплені та регламентовані посадовими інструкціями. Це дозволяє рівномірно розподілити обов'язки та встановити підпорядкованість працівників.
Підводячи підсумки даної глави, необхідно відзначити, що в ЗАТ «Техноліга» присутні організаційно-розпорядчі документи - Статут Компанії, в якому закріплені основні моменти організації Компанії (основні види діяльності, цілі і завдання Компанії), Протоколи зборів акціонерів.
Але також слід зазначити, що до теперішнього моменту відсутні такі основні нормативні документи, що регламентують документаційне забезпечення управління Компанії як інструкція з діловодства, положення про Спільний відділі та інструкція на секретаря Генерального директора.
Розглядаючи службу діловодства в ЗАТ «Техноліга» слід зазначити, що відсутня така служба як архів.
Структура служби діловодства (Загальний відділ) організована в ЗАТ «Техноліга» з протиріччям Державної системи документаційного забезпечення управленія1, так як це повинно бути самостійним структурним підрозділом, з прямим підпорядкуванням першому керівникові, тобто Генеральному директору, у структуру якого не повинен входити адміністративно-господарський відділ.

РОЗДІЛ 2. АНАЛІЗ СИСТЕМИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ У ЗАТ БУДІВЕЛЬНА КОМПАНІЯ "ТЕХНОЛІГА"
2.1. Організація документообігу
Інформаційно - документаційне забезпечення, будучи найважливішою обслуговуючої функцією управління, потребує ретельної, продуманої організації.
Від чіткості і оперативності руху та обробки документа залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Несвоєчасна обробка документів, особливо фінансових, може призвести до негативних економічних наслідків. Тому раціональної організації документообігу, швидкості, чіткості обробці і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага.
«Рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення» 1 називається документообігом.
У цьому визначенні робиться акцент на словах «рух документів», тобто їх шлях з одного підрозділу або від одного співробітника до іншого. На цьому шляху вони будуть знайомитися з його змістом для прийняття рішень, інші будуть узгоджувати текст і його редагувати, у службі діловодства проведуть остаточне оформлення документа, його реєстрацію і постійно будуть контролювати всі етапи його руху і, нарешті, підготують до відправки.
У компанії чітко проведено розмежування функцій між структурними підрозділами і співробітниками, більша частина документів йде відразу у відділ до виконавця. Точно так само розподілені повноваження співробітників при узгодженні і підписанні документа. Таким чином, документообіг залежить від системи управління, він вторинний, але в той же час саме документообіг, відбиваючи систему управління, дозволяє її наочно побачити.
З метою впорядкування документообігу, скорочення кількості та підвищення якості документів, створення умов застосування сучасних технічних засобів обробки документної інформації, підвищення ефективності роботи апарату управління, ГСДОУ1 встановлені і закріплені єдині вимоги до організації роботи з усіма документами в організаціях.
Аналізуючи документообіг компанії за останні 3 роки, була виявлена ​​тенденція до його зростання. Аналіз документообігу компанії за останні 3 роки, наведений автором, представлений в таблиці № 1 стор.22. У документаційному забезпеченні компанії виділяють три групи документів.
1. Вхідні - найбільш поширеної вхідною кореспонденцією є ділові листи з питань ділового співробітництва. Надходить велика кількість листів з питань проведення різноманітних нарад конференції. З філій, крім службових листів, регулярно надходять документи, що містять інформацію щодо кон'юктури ринку, звіти про виконану роботу.
Крім того, всі вхідні документи за характером змісту можна розділити на ініціативні (які, у свою чергу, діляться на потребують відповіді, виконання або надіслані для зведення) і у відповідь, тобто документи, отримані у відповідь на запит нашої компанії. У залежності від значимості документа та його змісту вхідні документи направляються керівнику компанії, в структурні підрозділи або конкретним виконавцям. Отже, весь потік вхідних документів розбитий на більш дрібні частини. Це визначається, зазвичай, на стадії попереднього перегляду документів службою діловодства або секретарем. Кожна з цих груп документів буде мати різні шляхи руху і різні стадії роботи з ними.
2. Вихідні документи так само, як і вхідні можна проаналізувати за видами і за кореспондентам, яким вони направляються. Їх також поділяють на документи, за якими очікується відповідь, і документи, спрямовані просто для зведення (реклама і т.п.).
Вихідні документи, відповідно до ГОСТ Р51141-98, це офіційні документи, отруйні з учрежденія.1
Вихідні документи, що створюються в процесі діяльності компанії, оформлюються на бланках і мають встановлений склад і порядок розташування реквізитів. Бланки віддруковані друкарським способом на папері формату А 4.
1. бланк компанії для письма (див. Додаток № 1).
2. загальний бланк для всіх інших видів документів службова записка, доповідна записка і т.д. (Див. Додаток № 1).
Внутрішній документ - це офіційний документ, який не виходить за межі організації, що підготувала его.2
Внутрішні документи, як правило, не мають етапу відправки. Однак, якщо структурні підрозділи територіально розкидані чи організація має філії, куди направляються внутрішні документи, наприклад, розпорядчі, етап відправки також буде присутній для цих документів. У цьому полягає специфіка внутрішнього документопотока в нашій організації.
Внутрішні документи компанії за формами і призначенням можна розділити на 3 групи:
- Організаційні документи, які регламентують діяльність компанії (статут, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції, правила);
- Розпорядчі документи, що видаються Генеральним директором, його заступниками та керівниками структурних підрозділів (накази, розпорядження, вказівки);
- Інформаційно - довідкові документи, створювані для вирішення оперативних питань (доповідні, пояснювальні записки, акти, довідки).
Внутрішні документи в компанії оформляються на папері форматом А.4 з відтворенням таких реквізитів: назва підрозділу, вид документа, аркуша складання, дати і номера. Всі документи, як внутрішні, як і вихідні складаються в компанії за допомогою комп'ютера і текстового редактора Microsoft WORD з пакету Office 97.
Співробітники Спільного відділу контролюють правильність оформлення документів відповідно до вимог Типової інструкції у федеральних органах власті.1
Необхідно відзначити, що при внутрішньому листуванні співробітники компанії використовують два види документів - доповідні та службові записки. Службова записка - документ, широко використовуються при повідомленні і передачі інформації від одного співробітника компанії іншому, але в існуючу офіційну класифікацію цей документ не входить. Для цієї функції існує доповідна записка, за допомогою якої відбувається інформування керівника про нештатних ситуаціях, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і т.д. Ці два документи за своїм змістом і оформленням ідентичні, і представляється недоцільним введення в управлінську практику ще одного виду документів того ж цільового призначення, що і доповідна запіска.2
Таблиця № 1.
Автор самостійно підрахував документообіг в організації і на підставі проведеної роботи склав таку таблицю.

рік	Кількість вхідних документів	Кількість вихідних документів	Кількість внутрішніх документів	разом
2001	710	794	150	1654
2002	931	892	197	2020
2003	1092	1085	270	2447

Як видно з наведеної таблиці, з 2001р. до 2003р. число вхідних, вихідних і внутрішніх документів зросло на 53%, що підтверджує загальну тенденцію збільшення документообігу, незалежно від організаційно правової форми.
2.2. Порядок роботи з вхідними документами в компанії
Прийом всієї вхідної кореспонденції і вся подальша обробка в ЗАТ «Техноліга» здійснюється секретарем-референтом.
Етап обробки вхідних документів:
- Прийом та первинна обробка документів;
- Попередній розгляд і розподіл документів;
- Реєстрація;
- Розгляд документів керівництвом;
- Передача на виконання.
Документи можуть бути отримані поштою, доставлені кур'єром, відвідувачем, передані по електронній пошті, факсом, телетайпом. На цьому етапі перевіряється правильність їх доставки (кореспонденція доставлена ​​не за адресою пересилається відправнику), розкриваються конверти, оцінюється фізичний стан документів (пошкодженість тексту, неповне отримання факсимільного повідомлення), наявність додатків. Як правило, конверти знищуються, за винятком випадків, коли за штемпелем на конверті можна встановити дату відправлення або одержання документа, адреса відправника. У цих випадках конверт підколюють до документа. Якщо текст документа пошкоджений, в ньому відсутні програми, то складається акт. Один примірник акта разом з отриманими документами надсилається відправнику. Такий акт підписується членами експертної комісії компанії.
На етапі попереднього розгляду документів секретар розподіляє кореспонденцію між керівництвом компанії, структурними підрозділами.
Мета попереднього розподілу документів - звільнити керівника від розгляду другорядних питань. В останні роки почастішали випадки, коли керівник вимагає, щоб вся отримана кореспонденція передавалася йому для особистого розгляду. Це пов'язано з тим, що керівник прагне мати повну інформацію про комерційну діяльність своєї компанії, бути в курсі всіх укладених угод. Вся пошта розглядається в день реєстрації, щоб не було затримок у виконанні документів, особливо тих, які поставлені на контроль. Розподіляються документи відповідно до наказу про розподіл обов'язків між керівництвом, в якому закріплюються напрямки діяльності за кожним посадовою особою.
Після цього документ розглядається керівництвом. Відповідне посадова особа пише на ньому резолюцію, що містить прийняте ним рішення по інформації, що подається в документі.
Документ із резолюцією повертається в загальний відділ або секретарю, резолюція переноситься в реєстраційну форму.
Впроваджувані комп'ютерні системи дозволяють сьогодні вести реєстрацію децентралізовано в різних місцях, але з об'єднанням даних про всі документи в єдину інформаційну базу.
Після реєстрації документ передається на виконання. Якщо він призначений до виконання кількома виконавцями, за погодженням з відповідальним виконавцем, його передають по черзі кожному або знімають ксерокопії для всіх осіб, зазначений у резолюції. Всю роботу з підготовки документа організує відповідальний виконавець, названий в резолюції першим.
Обробка, розгляд і передача документів на виконання здійснюється в день їх надходження або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час.
У разі невідкладного виконання за ступив документа допускається ознайомлення виконавця з його змістом до розгляду документа керівництвом компанії.
2.3. Порядок роботи в компанії з вихідними документами
Оформляються підприємством документи називаються вихідними. Етапи обробки вихідних документів включають:
- Складання чорнового документа;
- Підготовку проекту документа;
- Його узгодження (візування);
- Посвідчення документа (підписання, затвердження, проставлення печатки, дати підписання, реєстраційного індексу);
- Відправлення документа.
Починаючи підготовку вихідного документа, виконавець складає чорновий документ - рукописний або машинописний документ, що відображає роботу автора або редактора над його текстом.1 Після необхідних консультацій виконавець складає проект документа, який підлягає узгодженню.
Начальник загального відділу компанії вправі внести зміни та доповнення до підписується документ або повернути його на доопрацювання виконавцю.
При необхідності зовнішнього погодження на проекті документа оформляється гриф узгодження. Він може узгоджуватися з посадовою особою, колегіальним органом або документом. Гриф узгодження при підготовці проекту документа заздалегідь друкують нижче реквізиту «підпис» або на окремому аркуші погодження та оформлюють у відповідності до вимог ГОСТ Р6.30-2003р.
Внутрішнє погодження документа оформляється візою. Віза включає посаду візує, його особистий підпис, його розшифрування, дату візування.
Якщо оригінал документа залишається в організації, візи збираються в нижній частині зворотного боку останнього аркуша оригіналу документа. Якщо оригінал документа відсилається з організації (наприклад, оригінал листа), візи збираються в нижній частині лицьового боку копії відправляється документа (під реквізитом «підпис»).
Внутрішнє погодження проводиться з керівними співробітниками організації, керівниками структурних підрозділів, фахівцями, якщо текст документа стосується їх посадових обов'язків. Візуючи документ, кожен з них висловлює свою думку у відповідності з напрямком діяльності, за яке він несе професійну відповідальність. Наприклад, юрисконсульт, візуючи документ, підтверджує, що його текст відповідає законодавству, керівник діловодної служби підтверджує, що документ складений і оформлений відповідно до правил, що діють в Російській Федерації. Секретар зазвичай стежить за рухом документа під час його узгодження.
Візи допомагають керівнику прийняти вірне рішення, оскільки, підписуючи документ, він всю відповідальність бере на себе.
2.4. Реєстрація документів
У складанні документів все більше місце відводиться обов'язковим уніфікованим формам документів, зміст яких вимагає лише заповнення. В організації роботи з документами провідне місце займають постановка реєстрації документів і раціонального їх зберігання. Налагоджена робота цих ділянок зумовлює швидкий пошук необхідної інформації і документів.
Реєстрація документів, на думку автора, - це ключовий момент у постановці роботи з документами. Одна з найважливіших завдань секретаря в будь-який час і в найкоротший термін видати потрібну довідку по документу і знайти сам документ. Це неможливо зробити, якщо сам секретар - референт не володіє всією сукупністю інформаційно - документаційних ресурсів організації. Щоб все знати, треба враховувати всі документи, що проходять через організацію, як одержувані, так і створювані в ній. Для цього документи повинні бути зареєстровані.
Реєстрація визначається як «запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або отримання" .1
Реєстрація насамперед надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, але не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п.
Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджено.
Реєстрація переслідує три мети:
1. облік документів;
2. контроль за їх виконанням;
3. довідкова робота за документами.
Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають спеціального обліку, виконання і використання в довідкових цілях незалежно від способу їх отримання. Сам процес реєстрації - це зняття з документа показників (реквізитів) і занесення їх у певну реєстраційну форму (журнал, картотеку, ПЕОМ) для створення бази даних про документи підприємства. Таким чином, в процесі реєстрації створюється інформаційно - пошукова система по всіх документах компанії, яку потім можна використовувати для довідкової роботи і контролю за виконанням документів. 1
Документи, отримані тільки для зведення і не потребують відповіді і виконання, не реєструються. У компанії є затверджений перелік нерегістріруемих документів, до якого входять: всі рекламні листи; вітальні листи та телеграми, запрошення, програми конференцій; друковані видання (книги, брошури, журнали); пакети з позначкою «особисто»; копії нормативних документів; інформаційні матеріали. 2
Кожен документ, віднесений до числа реєстрованих, отримує свій реєстраційний номер, під яким він вноситься в реєстраційну форму і таким чином враховується. Цей номер переноситься на документ.
Для ЗАТ «Техноліга», як для будівельної компанії, характерна розгалужена структура, наявність філій, що знаходяться на різній з головним офісом території. Враховуючи специфіку компанії, в ній прийнята змішана система, при якій частина документів реєструється централізовано секретарями Генерального управління, інша ж - у структурних підрозділах і філіях. Внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення.
Приймаються і реєструються документи, що надходять в організацію поштою, через кур'єрські служби, факсом, електронною поштою. Тому факс, здійснює приймання документів, що надходять на ім'я організації, встановлений поряд з робочим місцем секретаря.
Реєстрація вхідних документів ЗАТ «Техноліга» здійснюється шляхом занесення даних в журнал реєстрації вхідних документів. У реєстраційний журнал вписуються, як правило, такі відомості:
Форма реєстраційного журналу для вхідних документів.
На вихідних документах компанії проставляється вихідний реєстраційний номер відповідно до діючих требованіямі.1Он розташовується у верхньому лівому кутку першого аркуша і складається з порядкового номера межах масиву документів. Відповідно до вимог ГСДОУ1 в індекс документа повинен входити індекс по номенклатурі справ підрозділу, код підрозділу, порядковий номер і дата. У компанії номенклатура справ знаходиться в стадії розробки і номери по ній в індекс не входить, тому реєстрація представляє собою тільки валовий номер.
У реєстраційний журнал вихідних документів ЗАТ «Техноліга» виписуються, як правило, такі відомості:
Форма реєстраційного журналу для вихідних документів.
У компанії реєстрацією внутрішніх документів займаються секретарі структурних підрозділів. Всі внутрішні документи, що надходять на ім'я Генерального директора, а також накази по основній та адміністративно - господарської діяльності реєструє секретар керівника компанії. Всі внутрішні документи в компанії, незалежно від виду, реєструються в одному журналі.
У реєстраційний журнал внутрішніх документів компанії вписуються, як правило, такі відомості:
Форма реєстрації журналу для внутрішніх документів.
ЗАТ «Техноліга» має у своєму складі кілька філій, що територіально знаходяться за межами головного офісу. Документи, що надходять з цих філій, реєструються як вхідні, що є помилкою, так як вони відносяться до групи внутрішніх документів.
При аналізі реєстрації документів ЗАТ «Техноліга» була виявлена ​​серйозна помилка в процесі реєстрації: реєстрація наказів по особовому складу і накази по основній діяльності здійснюється в одному журналі. Терміни зберігання наказів з особового складу та основної діяльності зовсім різні. Це є грубим порушенням ГСДОУ.1Следует розділити реєстрацію цих наказів на дві групи відповідно до їх тематики.
Одним з найбільш істотних недоліків організації реєстрації в компанії є те, що в порушення пункту ГСДОУ 3.2.1.2.2 про одноразову реєстрації кореспонденції, посадові особи, відповідальні за ведення діловодства в структурних підрозділах, здійснюють повторну реєстрацію документів у журналах. Це викликано недостатньо чітким порядком реєстрації.
Для реєстрації вихідних документів пропонується використовувати тільки електронну форму з можливістю пошуку по якомога більшій кількості реквізитів. Базу, яка буде утворюватися при реєстрації документів, можна буде використовувати при веденні контролю за їх виконанням. Також це дозволило б зробити інформаційно - пошукову роботу більше впорядкованої і централізованою.
2.5. Організація контролю виконання документів
Контроль виконання документів і прийнятих рішень - одна з найважливіших функцій управління і отже, складова частина процесу документаційного забезпечення управління. Масив контрольних відомостей входить до складу інформаційно - пошукової системи у документах організації.
Контроль виконання документів - "сукупність дій, які забезпечують своєчасне виконання документів" .1
Метою контролю у компанії є своєчасне якісне виконання документів, забезпечення отримання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних сотрудніков.2
У ЗАТ «Техноліга» для ведення контролю виконання співробітники служби документаційного забезпечення управління використовують комп'ютерні бази даних у програмі Microsoft Excel, в які заносяться всі документи потребують виконання. Бази даних по контролю містять такі графи:

№ документ

Дата документа

Вид документа

Короткий зміст

Виконавець

Термін виконання

Хід виконання

Відмітка про зняття з контролю

Контроль виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:
- Постановку документів на контроль;
- Перевірку своєчасності доведення документів до виконавців;
- Попередню перевірку та регулювання ходу виконання;
- Облік і узагальнення результатів контролю виконання документів.
Контроль виконання, як правило, ведеться на декількох рівнях:
- Строковий контроль своєчасності виконання доручень і документів;
- Контроль відповідності форми створюваних документів їх змісту;
- Контроль відповідності застосовуваних уніфікованих форм і бланків діючим нормативам і зразкам;
- Контроль відповідності рівня та форми посвідчення кожного документа, відповідності підписів їх розшифровок;
- Контроль відповідності всіх примірників документа на ідентичність;
- Контроль, що включає аналіз суті та повноти виконання доручень, завдань, відповідей на запити.
Така багаторівневість контролю на практиці виражається в тому, що різні рівні контролю здійснюється в організації різними посадовими особами. Якщо контроль своєчасності виконання та відповідності примірників здійснює лише служба ДОП, то контроль правильності використання форм, бланків, структури тексту успішніше всього виходить у секретаря.
Основним завданням контролю виконання документів є - відстеження ходу і фіксація фактичного виконання зафіксованих вказівок керівництва, а також вхідних, вихідний і внутрішніх документів, що мають важливе значення.
Після вказівки керівника ЗАТ «Техноліга» про постановку документа на контроль, секретар переглядає його, ставить штамп на лівому полі напроти реквізиту «заголовок» літеру «К». Потім заносить номер цього документа, зміст резолюції, виконавця, контрольний термін виконання в реєстраційну базу даних.
Після цього знімають копію для виконавця і підшиває в папку з поточними документами, поставленими на контроль. Терміни підготовки, подання та типові терміни виконання повинні бути закріплені в інструкції з документаційного забезпечення. Типові терміни виконання документів Компанії, якщо вони не зазначаються у самому документі, встановлюються відповідно до ГСДОУ.1
Протягом терміну виконання документа секретар здійснює регулярні перевірки ходу виконання, результати якої, як правило також фіксуються. Відповідальність за правильність поданої інформації несуть виконавці. Перевірки можуть фіксуватися в усній або письмовій формі. В останньому випадку готуються листи нагадування. Вони можуть бути присвячені як конкретному завданням, так і окремим документом або виконавцю. Можлива також підготовка і розсилка нагадувань, які містять відомості про документи, які знаходяться на виконанні в одному або кількох структурних підрозділах. Передача документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для зняття їх з контролю або перенесення термінів виконання.
Перевірка ходу виконання здійснюється зазвичай в такі строки:
- Завдання наступних років - не рідше одного разу на рік;
- Завдання наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць;
- Завдання поточного місяця - кожні 10 днів і за 5 днів до закінчення терміну виконання.
Зміна терміну виконання провадиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - керівниками, які їх встановили.
Результати виконання відзначаються тільки в реєстраційній базі в комп'ютері. На самому документі відмітка про зняття з контролю, напис «У справу» з підписом і датою, що проставляється в нижньому правому куті зворотного боку останнього аркуша виконаного документа, не проставляється.
У структурних підрозділах контроль виконання документів ведеться на загальних підставах.
При веденні контролю використовується комп'ютерні бази даних у програмі Microsoft Excel. На даний момент існують програми, спеціально розроблені для виконання цієї функції, що дозволяють вести контроль за виконанням документів централізовано, з більш зручним пошуком.
Недоліком існуючого порядку контролю за виконанням документів є те, що формуються бази не зведені в одну єдину і в кожному підрозділі ведеться своя база. Контроль виконання документів компанії проводиться не зовсім у відповідності з існуючими вимогами, 1так як результати виконання повинні обов'язково зазначатися на документі, не тільки в реєстраційних базах. Також до недоліків можна віднести та, що база даних, формується в процесі реєстрації, не використовується для ведення контролю, це призводить до дублювання введення інформації документів.
2.6 Складання номенклатури справ
Номенклатура справ організації - систематизований перелік заголовків для заводяться в організації, із зазначенням термінів їх зберігання (оформлений у встановленому порядку) 1 - ще один обов'язковий елемент не тільки інформаційно-пошукової системи, але і експертизи цінності і забезпечення схоронності документів організації. Вже протягом кількох десятиліть і відповідно до ГСДОУ складання номенклатури справ стало обов'язковим для всіх державних структур, та й у недержавному секторі економіки і управління добре методично відпрацьований і корисний інструмент контролю над складом, систематизацією та пошуком документів не марний.
У номенклатуру справ повинні в ідеалі включатися всі документи, картотеки, реєстраційно-довідкові та документні масиви всіх структурних підрозділів і посадових осіб організації без винятку, незалежно від виду носія, ступеня конфіденційності і способу фіксації документної інформації.
Номенклатура справ - це класифікатор, що дозволяє швидко розкласти документи по папках (справах) для оперативного їх поіска.2
Незважаючи на те, що ЗАТ «Техноліга» існує кілька років, за весь цей час не було складено жодного номенклатури справ. В даний час номенклатура справ складена автором самостійно. Приблизна номенклатура справ, розроблена для ЗАТ «Техноліга», представлена ​​у додатку № 1.
При її складанні враховуються вимоги, які пред'являються нормативно-методичними документами - Державною системою документаційного забезпечення управління, 1 Основними правилами роботи відомчих архівів, 2перечнем документів із зазначенням термінів храненія3, методичними матеріалами з розробки номенклатури справ.
Крім цього використовувалися положення про структурні підрозділи компанії, штатний розклад, перспективні і поточні плани, а також самі документи, як вхідні, так і створені в процесі діяльності підрозділів.
У уніфіковану форму номенклатури справ слід включити такі реквізити:
- Найменування організації;
- Найменування структурного підрозділу;
- Назва виду документа;
- Місце складання;
- На який рік;
- Назву розділів;
- Гриф затвердження;
- Гриф підписання.
2.7. Формування справ
Не тільки можливість швидкого пошуку документа, але і його збереження, виключають його втрату. Тому цій стадії роботи з документами завжди надавалося велике значення і були вироблені єдині вимоги до формування й оформлення справ.
Основними нормативними документами, якими необхідно користуватися сьогодні при організації роботи з оформлення, оформлення та зберігання справ є «Основні правила роботи відомчих архівів» та «Державна система документаційного забезпечення управління.
Справою називається сукупність документів, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності, поміщених в окрему обложку.1
Формування справ починається відразу з початку року. Тому на кожне назване в номенклатурі справу на початок року повинна бути заведена папка. Це може бути папка-швидкозшивач або папка-реєстратор. Правильне оформлення справ сприяє оперативному пошуку необхідних документів в постійно зростаючому документом масиві підприємства, забезпечує їх збереження, встановлює порядок в організації діловодства.
У ЗАТ «Техноліга» формування справ проводиться за номінальним ознакою - назвам видів документів (акти, контракти, накази). Для оперативного пошуку пропонується вводити й інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти і договори розділити на справи, що містять контракти та договори на поставку продукції, на надання будь-яких послуг і т.д.
Формування справ керівництва компанії проводить секретар Генерального директора. Формуванням справ у структурних підрозділах ЗАТ «Техноліга» займаються співробітники Спільного відділу. Контроль за правильним формуванням справ у цьому структурному підрозділі здійснюється також секретарем і начальником Спільного відділу.
Аналізуючи роботу секретаря-референта Генерального управління з формування справ, були виявлені такі недоліки:
- Папки зі справами ніяк не оформлені, що є грубим порушенням «Основних правил роботи відомчих архівів», 1
- Щоб додатків до документів сформована окрема папка;
документи, що відносяться до одного питання, розформовані по двох теках;
- У справи вміщуються зайві екземпляри і документи, що не відносяться безпосередньо до вхідних документів секретаріату Генерального управління (копії бухгалтерських рахунків, рекламні і прайс-листи і т.д.) і документи не підлягають реєстрації;
- У справу з терміном зберігання один рік були підшиті документи з 5-ти річним терміном зберігання.
Таким чином, при формуванні справ, співробітникам служби діловодства ЗАТ «Техноліга» необхідно дотримуватися наступні загальні правила: поміщати у справу тільки виконання, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; поміщати програми разом з основними документами; групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів зберігання. У справу не повинні міститися документи, що підлягають поверненню, зайві екземпляри, чернетки. Товщина кожної справи не повинна перевищувати 30-40 мм, близько 250 лістов2. Якщо документ більше, справа розділяється на два або більше томи.
Справи компанії підлягають оформленню при їх закладі і по завершенні року. Оформлення справ включає комплекс робіт з їх технічної обробки і проводиться співробітниками Спільного відділу.
У залежності від термінів зберігання співробітниками Спільного відділу проводиться повне чи часткове оформлення справ. Справи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу підлягають повному оформленню, яке передбачає: підшивання або оправлення справи; нумерацію аркушів у справі; складання листа - завірителя справи; складання, у необхідних випадках, внутрішнього опису документів; оформлення реквізитів обкладинки дела1.
Після закінчення року в написі на обкладинках справ постійного і довготривалого зберігання вносяться уточнення: перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у необхідних випадках в заголовок справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо ) 2.
На обкладинках справ, що складаються з декількох томів, проставляються крайні дати документів кожного тому. При позначенні точної календарної дати вказується число, місяць і рік, або рік, місяць, чісло.3 Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словами.
При позначенні календарної дати - скорочене цифрове написання, у тому випадку, якщо це не буде приводити до неоднозначності тлумачення дати.
При зміні назви структурного підрозділу компанії протягом періоду, охоплюваного документами справи, або при передачі справи в інший структурний підрозділ, на обкладинці дописується нова назва цього структурного подразделенія.1
2.8. Підготовка документів до передачі в архів
У кожній організації протягом року утворюється певна кількість справ. Їх число залежить, від обсягу роботи, інтенсивності виробничих зв'язків від кількості персоналу, ряду інших чинників.
Підготовка документів до здачі в відомчий архів включає:
- Проведення експертизи цінності документів;
- Оформлення справ;
- Складання описів справ;
- Складання актів про виділення до знищення документів і справ.
У структурі ЗАТ «Техноліга» до теперішнього моменту відсутній такий підрозділ як архів, але ведуться роботи з його створення. Справи зберігаються в підрозділах. За збереження документів у справах відповідають працівники структурних підрозділів або секретар, які за розподілом обов'язків відповідають за формування і ведення справ.
Наказом Генерального директора № 68. від 06.03.2002г. створена комісія з проведення експертизи цінностей документів із співробітників Загальних отдела.2 До складу комісії входять:
- Начальник Спільного відділу;
- Юрист;
- Секретар-референт Генерального управління.
Визначення експертизи цінності документів дає ГОСТ Р51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та определенія1.
Під експертизою цінності розуміється визначення терміну зберігання документів в залежності від їх змісту, що представляє історичний, науковий, господарський та інші інтереси. У своїй діяльності комісія керується Основними правилами роботи відомчих архівов.2
Крім федеральних нормативних актів діяльність комісії з проведення експертизи цінності документів компанії повинна регламентуватися Положенням про комісію. У ЗАТ «Техноліга» такий стан до теперішнього моменту не було, зараз проводяться роботи з його складання.
Основним змістом і результатом роботи експертної комісії є розгляд, експонованих діловодною службою описів справ постійного і тимчасового зберігання, описів документів з особового складу, актів про виділення до знищення документів з минулими термінами храненія.3
У результаті роботи експертної комісії всі документи, що нагромадилися в компанії за останні 3 роки, розділили на 3 групи:
- Документи, призначені для архівного зберігання;
- Документи, що підлягають знищенню;
- Документи, необхідні для подальшого використання у діловодстві компанії.
Після затвердження номенклатури справ та проведення експертизи цінності документів повинні бути складені акти «Про знищення документів» у двох примірниках. Після заповнення акта, секретар-референт повинен узгодити його з керівником структурного підрозділу і віднести його в архів. В архіві акти повинні звірити з номенклатурою справ і поставити заверительную напис із зазначенням цифрами і прописом кількість справ. Потім ставиться дата та підпис секретаря-референта і працівника архіву. Акт про виділення до знищення документів складається, як правило, на справи всієї організації. Якщо в акті вказані справи кількох структурних підрозділів, то назва кожного структурного підрозділу вказується перед групою заголовків справ цього підрозділу. Заголовки однорідних справ, відібраних для знищення, вносяться в акт під загальним заголовком із зазначенням кількості справ, віднесених до даної группе1 Акт про знищення документів представлений у додатку № 3.
Всі особи, відповідальні за діловодство в компанії зобов'язані завершені справи постійного і довготривалого зберігання протягом двох (і більше) років залишити в підрозділі для довідкової роботи, а потім тільки здавати в архів.
Таким чином, існуючий порядок організації діловодства ЗАТ «Техноліга» має низку недоліків:
- Відсутній чіткий порядок реєстрації документів (накази по особовому складу реєструються з наказами з основної діяльності);
- Зустрічаються порушення правил оформлення і підготовки документів;
- Відсутні необхідні організаційні документи з документаційного забезпечення управління: інструкція з діловодства, Положення про Управління справами та Спільному відділі, Положення про експертну комісію;
- Не розроблена посадова інструкція для секретаря Генерального директора;
- Відсутня номенклатура справ Компанії.
При внутрішньому листуванні співробітники Компанії використовують два види документів - доповідні та службові записки. Службова записка - документ, що не ввійшов в існуючу офіційну класифікацію, широко використовується при повідомленні і передачі інформації від однієї посадової особи іншій. При цьому доповідна записка виконує особливу роль - інформування керівника про нештатних ситуаціях, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку і т.д. Ці два документи за своїм змістом і оформленням ідентичні, і представляється недоцільним введення в управлінську практику ще одного виду документів того ж цільового призначення, що і доповідна запіска.1
Всі ці недоліки необхідно усунути, оскільки тільки упорядкований документообіг дозволяє отримувати своєчасну і повноцінну інформацію для прийняття правильних рішень і виключає можливість втрати документів та інформації.

РОЗДІЛ 3. РЕКОМЕНДАЦІЇ ЩОДО ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ЗАКРИТОГО АКЦІОНЕРНОГО ТОВАРИСТВА "ТЕХНОЛІГА"
3.1. Удосконалення нормативної бази документаційного забезпечення ЗАТ «Техноліга»
У результаті аналізу системи документаційного забезпечення управління ЗАТ «Техноліга» були виявлені деякі недоліки, які визначили основні напрями вдосконалення діловодства:
Було виявлено відсутність необхідних нормативно-методичних документів, таких як інструкція з діловодства, положення про службу документаційного забезпечення управління, положення про експертну комісію, посадова інструкція секретаря Генерального директора.
Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила, прийоми та процеси створення документів, порядок роботи з ними, здійснення контролю за їх виконанням. Інструкція повинна розроблятися відповідно до основних положень Державної системи документаційного забезпечення управління та Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади РФ.
У структуру інструкції з діловодства повинні бути включені наступні розділи:
- Загальні положення;
- Правила підготовки і оформлення документів;
- Вимоги до реквізитів документів;
- Організація документообігу;
- Порядок прийому, реєстрації, напрями та розгляду вхідної кореспонденції;
- Порядок підготовки та реєстрації вихідних і внутрішніх документів;
- Організація контролю виконання документів;
- Пошукова система по документах;
- Складання номенклатури справ;
- Формування та оформлення справ;
- Експертиза цінності документів;
- Передача справ у архів1.
Інструкція з діловодства повинна бути складена максимально конкретно і фіксувати всі основні моменти роботи з документами, вона дозволить регламентувати основні діловодні етапи, а також зробити роботу з документами в Компанії більш уніфікованої, виключить можливість їх втрати, забезпечить оформлення документів у відповідності до вимог сучасного законодавства. Проект інструкції з діловодства самостійно розроблений автором і дано в Додатку № 1.
Другим обов'язковим нормативним документом з організації служби документаційного забезпечення управління є положення про це структурному підрозділі. Начальнику Загального відділу ЗАТ «Техноліга» необхідно розробити положення про відділ.
При розробці положення про діловодній службі слід звертати увагу на рекомендації Державної системи документаційного забезпечення управління. У структуру положення про Спільний відділі повинні входити такі пункти:
1. загальні положення. Тут перераховуються законодавчі акти та нормативно-методичні документи, керуватися якими повинна служба. Визначається ступінь самостійності підрозділи і підпорядкованості його керівника;
2. завдання;
3. структура. Перераховується весь склад служби (експедиція, група контролю, архів і так далі);
4. функції;
5. обов'язки;
6. права;
8. відповідальність;
9. взаємозв'язку з іншими підрозділами.
Положення про службу документаційного забезпечення управління має розроблятися безпосередньо начальником Спільного відділу, узгоджуватися з юристом і затверджуватися Генеральним директором Компанії. Проект положення про Спільний відділі дано в Додатку № 5.
У зв'язку з тим, що в ЗАТ «Техноліга» створена комісія з проведення експертизи цінності документів, необхідно розробити положення, яке б регламентувало її діяльність.
Мета проведення експертизи - звільнити структурні підрозділи Компанії від малоцінних документів, що містять повторювану або поглинену інформацію. Такі документи можуть бути виявлені в ході складання заголовків при систематизації справ за структурними подразделеніям.1 В узагальненому вигляді завдання експертизи цінності документів складаються в наступному:
- Обробка документів, що мають політичне, господарське, наукове, культурне значення, для подальшої передачі їх на постійне зберігання до державних архівів Російської Федерації;
- Відбір на тимчасове зберігання документів, що не представляють науково-історичної цінності, але зберігає практичне значення;
- Виділення до знищення документів, що не мають наукової цінності та втратили практичне значення;
- Встановлення або зміну строків зберігання документів. Документи оцінюються на підставі принципів історизму, системності цілісності. Критеріями оцінки документів є їх походження, зміст і зовнішні особливості.
Для організації та проведення експертизи цінності документів, їх відбору та підготовки на державне зберігання, включаючи управлінську, науково-технічну, машиночитаемую та іншу документацію, що утворюється в процесі діяльності організації, в кожній організації має бути експертна комісія.
У результаті роботи експертної комісії утворюються чотири групи документів з різними термінами зберігання:
1. постійного зберігання в державних архівах;
2. тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
3. тимчасового зберігання (до 10 років) підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання;
4. підлягають знищенню в зв'язку з закінченням терміну зберігання.
Основним документом, який регламентує діяльність комісії з проведення експертизи цінності документів, є Положення про постійно діючу експертну комісію.
При розробці положення слід враховувати рекомендації чинного законодавства. До структури цього важливого документа повинні входити такі пункти:
- Загальні положення. Тут наводиться опис складу експертної комісії, вказується хто керівник комісії; визначаються основні нормативні акти, якими має керуватися у своїй діяльності комісія;
- Основні завдання експертної комісії;
- Основні функції;
- Права експертної комісії;
- Організація роботи експертної комісії. Тут фіксуються взаємодії в рамках спільної роботи комісії та структурних підрозділів.
Положення про комісію з проведення експертизи повинен становити кваліфікований фахівець в області діловодства, затверджуватися Генеральним директором Компанії. Проект положення приводиться в Додатку № 6.
У процесі експертизи цінності документів повинні вирішуватися дві основні задачі:
- По-перше, відбиратися для постійного зберігання цінні документи, а також документи тривалих термінів зберігання (понад десять років мають довгострокове практичне значення;
- По-друге, виявляються до знищення документи з простроченим терміном зберігання, а також малоцінні матеріали (чернетки, дублети, відхилені варіанти), втратили практичне та довідкове значення.
Серед нормативних документів ЗАТ «Техноліга» відсутня посадова інструкція секретаря Генерального директора. Посадові обов'язки ніде не закріплені та не регламентовані, тому секретар виконує кожну операцію і роботу в міру необхідності.
Посадова інструкція - головний організаційно-правовий документ, який встановлює і регулює організаційні сторони діяльності посадових осіб, спеціалістів та працівників інших категорій, що становлять персонал сучасних установ, організацій та предпріятій.1
Посадова інструкція необхідна секретарю для того, щоб окреслити коло його обов'язків, забезпечити права, встановити взаємовідносини, взаємозамінність з іншими працівниками у разі відсутності або у зв'язку з тимчасовою перегрузкой1.
Значення посадової інструкції як організаційного документа полягає в тому, що вона:
- Закріплює правовий статус і місце працівника в системі управління;
- Визначає його завдання, функції, права та обов'язки;
- Дозволяє обгрунтовано оцінити результати діяльності;
- Є правовою основою для атестації працівника, визначення його дисциплінарної та матеріальної відповідальності;
- Встановлює організаційні засади роботи секретаря.2
На основі спостережень і аналізу посадових обов'язків секретаря Генерального директора і виконуваних операцій пропонується його посадова інструкція Додаток № 7.
При написанні посадової інструкції слід користуватися рекомендаціями ГСДОУ, а також, виходячи з типового набору діловодних операцій та організації їх виконання, тарифно-кваліфікаційної характеристики секретаря.
Структура тексту посадової інструкції повинна включати наступні розділи:
1. загальні положення;
2. основні завдання і функції;
3. обов'язки;
4. права;
5. відповідальність;
6. взаємозв'язку з посади;
7. оцінка діяльності1.
Так як секретар Генерального директора є помічником керівника, до його професійної підготовки на підприємстві пред'являються підвищені вимоги. У зв'язку з цим в посадову інструкцію пропонується включити спеціальний пункт, в якому перераховуються вимоги до професійних знаніям.2
З метою вдосконалення роботи з документами в ЗАТ «Техноліга» пропонується ввести ряд змін і доповнень у наступні етапи діловодства:
Первинна обробка вхідних документів.
Іноді в Компанію надходить така кореспонденція, при розгляді якої секретар важко визначити до реєстрованої чи вона належить чи ні. Для уточнення він йде до керівника. У Компанії повинен бути перелік нерегистрируемой документації, а так як такий список відсутній, то пропонується скористатися списком, розробленим на основі аналізу роботи секретаря по первинній обробці вхідної документації Додаток № 7.
3.1.1. Реєстрація
У секретаріаті Генерального управління через відсутність переліку документів реєструються, практично, все що надходять в компанію документи, включаючи запрошення, вітальні листи, прайс-листи і т.д. Пропонується сортувати документи на реєстровані і незареєстровані згідно з переліком документів, що не підлягають реєстрації.
Документи, що надходять з філій ЗАТ «Техноліга», пропонується реєструвати як внутрішні документи, а не як вхідні.
Також при аналізі процесу фіксації документів було виявлено порушення сучасних вимог: 1 реєстрація наказів по особовому складу і по основній діяльності Компанії здійснюється в одному журналі. Терміни зберігання наказів з особового складу та основної діяльності зовсім різні. Слід розділити реєстрацію цих наказів на дві групи відповідно до їх тематики.
Для більш швидкого пошуку вихідних документів рекомендується в реєстраційному номері крім валового номера, проставляти номер структурного підрозділу.
Також, в секретаріаті Генерального управління ведеться «Журнал реєстрації вихідних факсів», де фіксуються всі документи (бухгалтерські рахунки, вітальні повідомлення і т.д.), що відправляються по факсимільному апарату, в тому числі, і вихідні листи, для яких це є повторної реєстрацією . З точки зору оптимізації документообігу, даний журнал є зайвим, так як вихідні листи реєструються в «журналі вихідних документів», а інші документи повинні реєструватися в структурних підрозділах. Для фіксування факту прийняття документа, що відправляється по факсимільному апарату, пропонується вказувати на зворотному боці посаду та прізвище особи, яка прийняла документ.
3.1.2. Складання номенклатури справ
Систематизація документів - одна з найважливіших завдань в документаційному забезпечення управління. Номенклатура справ є основним класифікаційним довідником будь-якого підприємства і встановлює зразковий склад справ для однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організації із зазначенням їх індексу і носить рекомендаційний характер. Для складання номенклатури справ необхідно знати вимоги, які пред'являються нормативно-методичними документами - Державною системою документаційного забезпечення управленія1, Основними правилами роботи відомчих архівов2, методичними матеріалами з розробки номенклатури справ.
Питання про складання номенклатури справ у сучасних недержавних установах виникає не відразу. Доручають цю роботу, як правило, секретареві організації (чи співробітнику служби документаційного забезпечення). До моменту, коли виникла необхідність у складанні номенклатури справ, накопичений обсяг документів вже дуже великий.
Саме така ситуація склалася в діловодстві ЗАТ «Техноліга» до створення Спільного відділу. Документи сформовані у справи довільно, без врахування існуючих правил. Частина документів зберігалася в стопках в столах і папках керівників і фахівців структурних підрозділів; ніколи не проводилася експертиза цінності документів; архів у структурі Компанії був відсутній.
Отже, зараз перед співробітниками служби документаційного забезпечення управління стоїть не лише завдання складання номенклатури справ на поточний та наступні роки, але і завдання систематизації вже накопичених документів за всі роки існування Компанії.
Номенклатура справ складається за встановленою формою. Щорічно уточнюється і затверджується керівництвом організації і вводиться в дію з 1 січня наступного року. Номенклатура справ складається з розділів, що відповідають структурним підрозділам чи напрямів діяльності Компанії.
Номенклатуру справ в організації складають за встановленими нормами, друкують у необхідній кількості примірників. Перший примірник номенклатури справ організації зберігається в службі документаційного забезпечення управління (ДОП), другий використовується в службі ДОП в якості робочого, третій використовується у відомчому архіві, з яким узгоджувалася номенклатура справ і куди документи надходять на постійне зберігання.
У такій великій організації, яка має розгалужену структуру, зручніше всього виділяти у вигляді розділів найменування структурних підрозділів. Першим розділом, незалежно від його місця в штатному розкладі, повинна бути служба документаційного забезпечення управління (Загальний відділ). Це пов'язано з тим, що саме в службі документаційного забезпечення управління створюються і зберігаються документи, що фіксують організаційно-розпорядчу діяльність керівництва Компанії.
Номенклатура справ повинна охоплювати всі документовані ділянки роботи Компанії. Це означає, що будь-який, створений або отриманий в організації документ, повинен мати своє «справу» в номенклатурі, в яке він повинен бути помещен1. Також в номенклатуру справ треба включити всі довідкові журнали, електронні документи і бази даних.
При складанні номенклатури справ ЗАТ «Техноліга», було використано положення про його структурні підрозділи, штатний розклад, перспективні і поточні плани, а також самі документи, як вхідні, так і створені в процесі діяльності підрозділу.
При розробці номенклатури справ були притягнуті керівник структурного підрозділу, його заступників, які зобов'язані надавати методичну допомогу - роз'яснити методику складання та оформлення. У уніфікованою формою номенклатури справ обов'язкові такі реквізити:
- Найменування організації;
- Найменування структурного підрозділу;
- Назва виду документа;
- Місце складання;
- На який рік складається номенклатура справ;
- Назви розділів;
- Гриф затвердження;
- Гриф подпісанія.1
При складанні номенклатури справ Компанії необхідно вказувати терміни зберігання документів згідно з відповідним Перечнем.2
Номенклатура справ, самостійно розроблена автором дипломної роботи для ЗАТ «Техноліга», представлена ​​в Додаток № 4.
3.1.3. Формування та оформлення справ
Формування справ - угруповання виконаних документів у справи відповідно до номенклатури дел3.
У ЗАТ «Техноліга» формування справ проводиться за назвами видів документів (накази, акти, контракти). У відділах з великим обсягом документів для оперативного пошуку пропонується вводити й інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти і договори розділити на справи, що містять контракти та договори на поставку продукції, на надання будь-яких послуг і т.д.
Також при формуванні справ, співробітникам служби діловодства ЗАТ "Будівельна Компанія" Техноліга "пропонується поміщати в справу тільки виконані, правильно оформлені документи відповідно до заголовків справ по номенклатурі; вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; поміщати додатки разом з основними документами ; групувати у справу документи одного календарного року, за винятком перехідних справ; роздільно групувати в справи документи постійного і тимчасового термінів храненія.1
Після складання і затвердження номенклатури справ Компанії рекомендується особам, відповідальним за ведення діловодства у підрозділах ЗАТ «Техноліга», спільно з начальником Спільного відділу приступити до роботи з проведення експертизи цінностей документів з наступним оформленням справ, тому що експертиза цінності документів в організації ще жодного разу не проводилася.
У ході спостереження, проведеного автором з'ясувалося, що оформлення справ у ЗАТ «Техноліга» надавалося лише формальне значення, не зазначалися обов'язкові реквізити оформлення обкладинок справ, що не відповідає основним вимогам Державної системи документаційного забезпечення управління та Основних правил роботи відомчих архівов2.
На обкладинках справ, як довготривалого зберігання, так і справ тимчасового зберігання, вказувалося тільки приблизне назву справи («рахунки», «різне», «договори»). У зв'язку з цим секретарям Генерального управління та особам, відповідальним за діловодство в структурних підрозділах необхідно оформити всі реквізити обкладинки справи:
- Найменування організації;
- Структурного підрозділу;
- Індекс справи;
- Номер справи (тому, частини);
- Заголовок справи;
- Дата справи (тому, частини);
- Кількість аркушів у справі;
- Термін зберігання дела.1
3.1.4. Складання описів справ
ЗАТ «Техноліга» є великою компанією з великим об'ємом документації, який з року в рік збільшується. У зв'язку з цим усім співробітникам, відповідальним за діловодство в компанії, рекомендується щорічно складати опис справ та погоджувати з керівником Спільного відділу ЗАТ «Техноліга».
Опис справ - це архівний довідник, що представляє собою систематизований перелік заголовків справ і призначений для розкриття складу та змісту справ, закріплення їх систематизації усередині фонду й обліку дел2.
У результаті роботи комісії з проведення експертизи цінності документів всі документи поділені на дві групи:
- Справи за основною (виробничої) діяльності;
- Справи з особового складу Компанії.
На кожну групу справ пропонується скласти окремі описи:
- До опису № 1 (справи з основної діяльності) заносяться справи в наступній послідовності: статут, протоколи загальних зборів, накази по основній діяльності, перспективні і річні плани, звіти, контракти;
- В опис № 2 заносяться справи з особового складу в наступному порядку: книга обліку співробітників, накази по особовому складу, особові справи та особові картки, особові рахунки по заробітній платі, не затребувані трудові книжки.
На документи, виділені до знищення в слідстві роботи комісії з проведення експертизи цінності документів, пропонується скласти акт додаток № 3. Акт і опису повинні складатися членами експертної комісії та підписуватись головою, розглядатися і затверджуватися Генеральним директором Компанії.

3.2. Удосконалення документаційного забезпечення діяльності на основі автоматизації
В останні роки все більше організацій приходить до необхідності автоматизації роботи з документами в цілому. Особливо цей процес прискорився з прийняттям у січні 2002 р. двох документів - Федерального закону від 10 січня 2002 р. № 1 - ФЗ «Про електронний цифровий підпис» 1, істотно розширює сферу застосування документів в електронній формі та Постанови Уряду РФ від 28 січня 2002 р. № 65 «Про федеральної цільової програми« Електронна Росія (2002 - 2001 рр..) », що передбачає переведення в електронну цифрову форму більшої частини документообігу, здійснюваного між господарюючими суб'єктами, органами державної влади та органами місцевого самоврядування» .2
Підвищення ефективності роботи апарату управління може бути досягнуто за рахунок удосконалення його структури, підвищення кваліфікації кадрів, поліпшення організації, механізації і автоматизації виконання найбільш трудомістких процесів управлінської діяльності. Найбільшою ефект досягається при комплексному, взаємозалежному і гармонійному розвитку всіх цих напрямків.
Виходячи з цього, можна зробити висновок, що основу функцій управління складають планування, організація, мотивація та контроль - основні функції менеджменту, без реалізації яких неможливе функціонування жодної системи управління. Як відомо, в будь-якій організації виконується певна робота щодо державного чи громадського управління. Будь-якому органу управління для виконання своїх функцій необхідна інформаційна система. Звичайно, є й не документовані - «прямий» управління, але оскільки переважна частина управлінської роботи потребує фіксації своїх дій, необхідна ефективна система документаційного забезпечення управления.1
Сучасні і перспективні напрями удосконалення документаційного забезпечення управління невіддільні від процесу масового впровадження досягнень науково - технологічного прогресу. Ці досягнення, пов'язані зі створенням якісно нових видів обчислювальної техніки, засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово іншої і значно більш ефективної інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів зв'язку, дають можливість перейти до принципово іншої і значно ефективнішою інформаційної технології в органах управління, заснованої на органічному включенні комплексу технічних засобів в управлінський процес.
Для такої великої організації як ЗАТ «Техноліга», яка має розгалужену структуру та філії на окремих територіях, найбільш ефективною формою використання стандартів і нормативних актів, що регламентують документаційне забезпечення діяльності підприємства, є створення корпоративної інформаційної системи. Це дозволило б всі перераховані матеріали представляти у вигляді електронних текстів, доступ до яких може бути можливий з будь-якого робочого місця корпоративної мережі.
Враховуючи територіальний розкид філій та деяких підрозділів ЗАТ «Техноліга» по всій Калузької області, створення єдиної корпоративної інформаційної системи дозволило б скоротити час на передачу, узгодження та підписання документів.
Система автоматизації діловодства і документообігу повинна функціонувати в локальній обчислювальній мережі, що об'єднує комп'ютери, встановлені на робочих місцях працівників структурних підрозділів, що беруть участь у технологічних процесах діловодної діяльності.
Управлінська діяльність заснована на реалізації всіх перерахованих видів інформаційних технологій у відповідності з послідовністю і змістом окремих етапів процесу прийняття рішень. Тому сучасні інформаційні технології забезпечення управлінської діяльності засновані на комплексному використанні різних видів інформаційних процесів на базі єдиного технічного комплексу, основою якого є засоби комп'ютерної техніки.
Управління організацією заснована на наступних процесах:
- Отримання інформації та її обробка;
- Аналіз, підготовка та прийняття рішень;
- Виконання рішень;
- Облік і контроль прийнятих рішень.
Діяльність служб діловодства спрямована на організаційне та документаційно - інформаційне забезпечення зазначених процесів.
Діловодні функції формалізовані і закріплені відповідними державними та галузевими стандартами та нормативними документами, що створює основу їх автоматизації з використанням інформаційних комп'ютерних технологій. Реалізація цього завдання дозволяє підвищити ефективність діловодної діяльності і як наслідок, - управління організацією.
Автоматизація діловодства переслідує досягнення наступних цілей в області роботи з документами:
- Реєстрація всієї поступаючої кореспонденції, включаючи листи, з наступним спрямуванням кореспонденції на розгляд керівництву організації або в її структурні підрозділи;
- Реєстрація всієї вихідної кореспонденції та її внутрішніх документів, 1
- Списання документів в справу відповідно до прийнятої в організації номенклатурою справ;
- Здійснення контролю за виконанням доручень;
- Пошук документов.2
Інформаційні технології численні і різноманітні. У літературі можна зустріти різні типологічні ознаки, що дозволяють упорядкувати цю безліч. До вибору системи електронної документації слід підходити, виходячи з потреб організації. Для початку потрібно визначитися з таким набором критеріїв для класифікації:
- На яких технічних платформах працює система і як це узгоджується з політикою підприємства в цій галузі;
- Які обсяги інформації, що зберігається орієнтована система, чи узгоджуються ці обсяги з очікуваннями потоком документів в організації;
- Яка організація розподілу, зберігання та обміну документами між офісами Компанії, ефективність мережевої взаємодії;
- Визначитися з фінансовими затратамі3.
Головним параметром системи має стати забезпечення вільного обігу за інформаційним послугами для всіх співробітників офісу незалежно від їх статусу, якщо цього вимагають їх посадові обов'язки. При цьому необхідно враховувати наявність системи захисту від доступу до інформації ззовні, це має неодмінно входити в набір корпоративної інформаційної системи. Тому при виборі системи слід звернути увагу на цей фактор і керуватися законом про захист інформаціі1.
Що ж стосується ефективності, то автоматизація діловодства переслідує такі цілі:
- Створення для виконавців необхідних умов для підвищення частки інтелектуального продуктивної праці по змістовній і смисловий роботі з документами і зниження трудовитрат на рутинні операції;
- Виключення дублювання роботи з введення інформації про документ на різних ділянках роботи з ним;
- Підвищення оперативності та якості роботи документами;
- Упорядкування документообігу.
В області контролю над виконавською дисципліною:
-Забезпечення контролю виконання;
- Забезпечення автоматизованого контролю проходження документів у підрозділах організації з моменту їх отримання до завершення виконання;
- Забезпечення автоматизованого попереджувального контролю своєчасного виконання документів, оперативне отримання інформації про стан виконання і місце знаходження будь-якого документа.
У сфері організації доступу до інформації:
- Забезпечення централізованого зберігання текстів документів, підготовлених в електронній формі, а також усіх документів, що надходять з можливістю організації логічного зв'язування документів, які стосуються одного питання;
- Забезпечення оперативного пошуку документів.
Очевидно, що повнофункціональна система повинна не тільки вміти організовувати складні маршрути руху документів (послідовно-паралельні, з умовним розгалуженням, циклами і навіть самостійним прийняттям управлінських рішень, коли це можливо), але і контролювати їх виконання, вести аудит, оптимізувати завантаження співробітників і робити багато другое.1
Виходячи з цього, система повинна як мінімум забезпечувати:
- Єдину реєстрацію всієї поступаючої кореспонденції, включаючи листи та звернення громадян, з наступним спрямуванням документів на розгляд керівництву організації або в її структурні підрозділи;
- Єдину реєстрацію всієї вихідної кореспонденції і внутрішніх документів організації;
- Реєстрацію руху документів усередині організації, включаючи резолюції, звіти про виконання, узгодження (візування) документів;
- Списання документів в справу відповідно до прийнятої в організації номенклатурою справ;
- Контроль своєчасного виконання доручень, звернень громадян, організацій, резолюцій і вказівок керівництва, перевірку правильності і своєчасності виконання документів;
- Пошук документів і отримання статистичних звітів по документообігу організації;
- Формування реєстрів відправлення для експедиції установи або відправлення документів за допомогою систем електронної почти1.
Також система автоматизації діловодства та документообігу повинна функціонувати в локальній обчислювальній мережі, що об'єднує комп'ютери, встановлені на робочих місцях працівників структурних підрозділів та філій, що беруть участь у процесах діловодної діяльності.
Система автоматизації діловодства і документообігу також дозволяє:
- Централізовано відстежувати хід діловодного процесу - аж до роботи виконавців над документами на своїх робочих, систематизувати результати контролю і тим самим виявляти і «вузькі місця» в документообігу і роботі персоналу;
- При переході на роботу з електронними копіями документів повністю виключити можливість їх втрати і звести пошук документа до запиту, виконуваного системою протягом лічених секунд. При цьому навіть необов'язково пам'ятати назву або реєстраційний номер документа - досить вказати тематику або ключові слова для пошуку. Згідно з результатами досліджень, отриманих західними консалтинговими компаніями при оцінці ефективності переходу від роботи з паперовими до роботи з електронними документами, ефективність роботи тільки возрастает2.
- Підвищити зростання продуктивності праці співробітників за рахунок впорядкування технології роботи з документами, різкого скорочення часу передачі документів по локальній мережі або засобами електронної пошти.
Отже, впровадження повноцінної системи автоматизації діловодства передбачає комплекс організаційно-технічних заходів, які вирішують більшість перелічених вище проблем на основі впровадження єдиної для всіх співробітників підприємства дисципліни робіт з офісною і виробничою інформацією. У кінцевому рахунку, при впровадженні систем електронного діловодства досягається підвищення оперативності управління ресурсами організації, виявляються її резерви і перспективи росту для зміцнення позицій на ринку.
У процесі дослідження та аналізу організації та технології документаційного забезпечення управління ЗАТ «Техноліга» були виявлені недоліки, які послужили підставою для розробки пропозицій щодо вдосконалення діловодства. Були розроблені документи щодо вдосконалення та оптимізації роботи з документами:
- Розроблені нормативні документи для впровадження діловодства: Положення про Загальні відділі; Положення про експертну комісію; Інструкція з діловодства;
- Пропонується посилити контроль за дотриманням правил оформлення та підготовки документів.
- Внесено пропозиції щодо оптимізації порядку реєстрації документів;
- Розроблено список нерегистрируемой документації Додаток № 2;
- Розроблена посадова інструкція секретаря Генерального директора, в якій, зокрема, пропонується наділити секретаря - референта Генерального управління додатковим правом самостійно розподіляти вхідну кореспонденцію;
- Складена номенклатура справ Компанії з урахуванням строків зберігання документів відповідно до Переліку, 1
- Рекомендується проводити реєстрацію вихідної кореспонденції тільки в комп'ютерній формі;
- При розподілі надходить документації оригінали передавати тільки відповідальному виконавцю;
- При оформленні справ додатка підшивати до справи в аркуші з документами, вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання;
- При складанні опису справ необхідно проставляти підпис укладача із зазначенням посади і відмітку про узгодження з керівником діловодної служби ЗАТ «Техноліга»;
- Правильно оформляти обкладинки справ - вказувати всі необхідні реквізити;
- Пропонується приступити до створення архіву для документів Компанії.

ВИСНОВОК
Для процвітання фірм необхідне якісне і своєчасне управління їх діяльністю. Головною умовою правильності прийнятих рішень є вичерпна поінформованість. Виконання цієї умови в даний час можливо тільки на базі сучасних інформаційних технологій. Тому зараз всі фірми, від організацій малого та середнього бізнесу до великих промислових комплексів, розробляють і впроваджують автоматизовані інформаційні системи підтримки своєї діяльності.
В даний час ЗАТ «Техноліга», створене в 1999р. є лідируючою будівельною компанією в м. Калуга. Стратегія компанії - це розробка та втілення у виробництво проектів новітніх технологій будівництва, це пошук нових партнерів, вивчення ринку будівельних матеріалів, техніки і технологій. Компанія прагне до ще більш високому рівню будівництва; більш грунтовного підходу до роботи з клієнтами; до збільшення виробництва робіт. Ефективність розвитку компанії залежить від ефективності управлінської структури, яка грунтується на виробництві та використання інформації, значна частина яких сконцентрована на документах.
У наш час будь-яка праця удосконалюється шляхом впровадження обчислювальної техніки, яка міцно увійшла в професійну діяльність сучасної людини. Інформатика, що включає в себе все, що пов'язано із застосуванням обчислювальної техніки, служить в наші дні потужним каталізатором науково - технічного прогресу. Саме розвитку засобів обчислювальної техніки ми зобов'язані успіхами, досягнутими в автоматизації виробничих процесів, у розробці нових технології, в підвищенні ефективності праці та управління.
У сфері управління можна механізувати роботу з документами і автоматизувати обробку інформації, що міститься в документах. Машина пред'являє жорсткі вимоги до формату, порядку оформлення, викладу тексту оброблюваних документів.
Технічний прогрес також відіграє роль прискорювача, що підсилює значення діловодних служб і поява нових робочих процесів, що виникли в результаті розширення і модернізації документаційного забезпечення; вони стають невід'ємною і головною частиною організаційної структури, без якої неможливе ефективне функціонування організації в цілому.
В даний час існує безліч підприємств, установ і фірм з розвиненою системою документаційного забезпечення і спеціальної структурою служби ДОП. Успіх прийнятих рішень багато в чому вже залежить від стану і якості інформаційної діяльності і щоб впоратися з потужним потоком підлягають обробці даних, усвідомлюється необхідність пристосувати до змінних вимог і організацію своїх діловодних служб. Важливо відзначити, що ця організація визначається не стільки розмірами підприємства, скільки обсягами використаної та переданої інформації.
Основною метою написання даної дипломної роботи є аналіз організації і технології документаційного забезпечення управління Закритого акціонерного товариства Будівельна Компанія «Техноліга» та внесення пропозицій щодо оптимізації документаційного забезпечення управління.
Проведений аналіз дозволив зробити ряд висновків щодо вдосконалення організації діловодного обслуговування Компанії. У результаті автором дипломної роботи самостійно розроблені всі необхідні нормативні документи:
- Інструкція з діловодства;
- Положення про загальний відділ;
- Положення про експертну комісію;
- Посадова інструкція секретаря Генерального директора.
Внесено зміни у наступні етапи діловодства:
- Первинна обробка документів, що надходять (розробити і використовувати список нерегистрируемой документації; при розподілі надходить документації оригінали передавати відповідальному виконавцю; пропонується наділити секретаря-референта Генерального управління додатковим правом самостійно розподіляти вхідну кореспонденцію);
- Реєстрації документів (рекомендується проводити реєстрацію вихідних документів лише в комп'ютерній формі, реєструвати накази по особовому складу окремо від наказів з основної діяльності).
- Формування та оформлення справ (необхідно всі документи сформувати у справи і оформити їх з урахуванням вимог сучасного законодавства; при формуванні справ додатка підшивати до справи разом з документами, вміщувати разом всі документи, що відносяться до вирішення одного питання; при складанні опису справ необхідно проставляти підпис секретаря з зазначенням посади і відмітку про погодження з начальником Спільного відділу ЗАТ «Техноліга»);
- При складанні опису справ необхідно проставляти підпис секретаря з зазначенням посади і відмітку про узгодження з керівником діловодної служби ЗАТ «Техноліга».
Внесено пропозиції щодо посилення контролю за дотриманням правил оформлення та підготовки документів, встановлених законодавством:
- Складена номенклатура справ Компанії з урахуванням строків зберігання документів відповідно до Переліку, 1
- Пропонується впровадити автоматизовану систему документаційного забезпечення управління;
- Необхідно скоротити кількість внутрішніх документів (при внутрішньому листуванні співробітників Компанії пропонується використовувати тільки доповідні записки і лише з питань, які неможливо вирішити шляхом усних переговорів);
- Необхідно приступити до створення архіву для документів Компанії.
Спочатку обробка документів в ЗАТ «Техноліга» здійснювалася традиційним способом, але розширення організаційної структури, збільшення кількості філій і поява нових функцій призвело до пошуку нових форм організації діловодної служби та документообігу.
Автоматизація діловодства призводить до усвідомлення необхідності використання для роботи з документами нових методів. Тому сучасні інформаційні технології забезпечення управлінської діяльності засновані на комплексному використанні різних видів інформаційних процесів на базі єдиного технічного комплексу, основою якого є засоби комп'ютерної техніки. Впровадження сучасної корпоративної системи електронного документообігу в технологію обробки документів Компанії дозволить докорінно змінити всю систему діловодного обслуговування ЗАТ «Техноліга», значно підвищити оперативність обробки документів, що особливо важливо для такої великої компанії.
Комп'ютерна система, що передбачає автоматизацію не тільки традиційних функцій діловодства, а й реалізацію принципово нових можливостей управління документообігом в цілому в Компанії, виконання довідково-аналітичної роботи, а також використання елементів електронного документообігу, дозволить підняти роботу Управління справами на якісно інший рівень і буде сприяти підвищенню її оперативності.
Також система автоматизації діловодства дозволить знизити трудовитрати на створення документів, їх передачу, контроль виконання, зберігання та швидкий пошук інформації.
У цілому, аналізуючи результати впровадження обчислювальної техніки в організацію діловодного обслуговування, можна зробити висновок про те, що відповідний вимогам рівень обробки великих масивів інформації, а також оперативність робіт по обслуговуванню діловодної можливі тільки при впровадженні в діловодної служби сучасних засобів обчислювальної техніки.
Керівництво Компанії позитивно оцінило працю автора дипломної роботи, частина пропозицій щодо вдосконалення документаційного забезпечення управління знаходиться в стадії впровадження.

СПИСОК ДЖЕРЕЛ ТА ЛІТЕРАТУРИ
Джерела.
Опубліковані джерела.
1. Цивільний кодекс Російської Федерації. Частина 1 і 2.-М.: Проспект, 2001, 416с.
2. Федеральний закон "Про акціонерні товариства" від 24 грудня 1995р. № 208-ФЗ (в ред. Федеральних законів від 13.06.1996 № 65-ФЗ, від 24.05.1999 № 101 - ФЗ, від 07.08.2001 № 120-ФЗ, від 21.03.2002 № 31-ФЗ / / Збори законодавства. 1996. № 2. Ст. 1.
3. Федеральний закон "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації" від 20 лютого 1995р. № 24-ФЗ / / Відомості Верховної Ради України. 1995. № 8. Ст.609.
4. Федеральний закон "Про електронний цифровий підпис" від 13.12.01. № 1-ФЗ / / Відомості Верховної Ради України. 2002р. № 2. Ст.127.
5. Основи законодавства Російської Федерації про Архівний фонд Російської Федерації і архівах від 07.07.1993г. № 5341-1 / / Вітчизняні архіви, 1993. № 5.С.3-10.
6. Закон Російської Федерації від 25.10.1991гю № 1807-1 "Про мови народів Російської Федерації" (з ізм. І доп.) / / Відомості СНР і ЗС РСФСР.1991. № 50. Ст.1740; СЗ РФ, 1998. № 31. Ст.3804.
7. Закон Російської Федерації від 10.06.93 № 5154-1 "Про стандартизацію" / / Відомості Верховної ПФ і ВС РФ.1991. № 50. Ст.1740; СЗ РФ. 1998.; 31. Ст.3804.
8. Указ Президента Російської Федерації "Про затвердження Положення про Архівний фонд Російської Федерації" від 17.03.94 № 552 / / Вітчизняні архіви, 1994. № 3. С.3-8.
9. Постанова Уряду Російської Федерації від 28.12.98. № 1562 "Про Федеральної архівної служби Росії" / / Відомості Верховної Ради РФ і Уряду РФ. 1999. № 1. Ст.203.
10. ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення". М.: Видавництво стандартов.1998г.
11. Класифікація управлінської документації. ОК 011-93. М.: Держстандарт Росії. 1997р.
12. Кваліфікаційний довідник посад служащіх.М: ИНФРА-М. 1999р.
13. Єдина державна система діловодства. Основні положення. Головархів СРСР. М., 1975. 27с.
14. Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення. М.: Головархів СРСР. 1991р.
15. Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій із зазначенням строків зберігання. / / Росархів, ВНИИДАД. М., 2000.
16. Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання. / / Головархів СРСР, ВНИИДАД. М., 1989.г.
17. Основні правила роботи архівів організацій. / / Росархів. ВНІІДАД.М., 2002р.
18. Типова інструкція з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. М.: Росархів. 2001р. 87с.
19. Положення про постійно діючу експертну комісію організації. Затверджено Наказом Росархіву від 19.01.195г. № 2.
Неопубліковані джерела.
20. Статут ЗАТ Будівельна Компанія "Техноліга" від 11.05.2000. Поточне діловодство. Машинопис. м.Калуга 2000р.
21. Постанова адміністрації Калузької області № 183 від 7.01.1999г. "Про реєстрацію Будівельної Компанії" Техноліга ". Поточне діловодство, м.Калуга, 1999р.
22. Посадові інструкції працівників ЗВО "Техноліга".
Література
23. Алексєєва Е.В., Афанасьєва П.П., Бурова О.М, Осічкіна Г.А. Архивоведческие аспекти в діловодстві: експертиза цінності документів / / Секретарська справа 1999. № 1. с. 79-83.
24. Алексєєва Е.В., Афанасьєва П.П., Бурова О.М, Осічкіна Г.А. Архивоведческие аспекти в діловодстві: організація документів і справ у межах архіву / / Секретарська справа 2000. № 4. С. 81-85
25. Алексєєва Е.В., Афанасьєва П.П., Бурова О.М, Осічкіна Г.А. Архивоведческие аспекти в діловодстві: переліки документів / / Секретарська справа 2001. № 2. С. 90-101.
26. Артамонова І.Л. З досвіду впровадження автоматизованої системи реєстрації / / Секретарська справа 1997. № 3. С.23-26.
27. Бад'їн А.В. Електронний документообіг фірми / / Діловодство 1999. № 1. С. 34-39.
28. Банасюкевич В.Д. Експертиза цінності документів / / Секретарська справа 1998. № 3. С. 19-23.
29. Басакіна Н.В. Організація підготовки і передачі на архівне зберігання документів установ різних форм власності / / Секретарська справа 2000. № 3.С.87-90.
30. Бобильова М.П. На шляху до інформаційного менеджменту (питання оцінки діяльності служб документаційного забезпечення управління в умовах автоматизації документообігу) / / Діловодство 1999. № 2. С. 45-49.
31. Бобильова М.П. Питання аналізу документообігу організації в умовах використання автоматизованих систем / / Діловодство 2001. № 1. С. 36-41.
32. Бикова Т.А. Правові вимоги до внутрішніх документів фірми: складання та оформлення положень / / Секретарська справа 2000. № 2.С.21-25.
33. Вялова Л.М. Організація руху документів / / Секретарська справа 2000. № 2. С.16-20.
34. ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни іопределенія. Видавництво стандартів, М., 1998.
35. Емишева Є.М. Методика складання номенклатури справ / / Секретарська справа 1996. № 3. С. 31-34.
36. Еремченко В.А. Про проблему електронних документів / / Секретарська справа 2001. № 3. С. 23-26.
37. Єфімова О.А. Сучасні технології роботи з документами: автоматизація діловодства / / Секретарська справа 1998. № 3. С. 24-29.
38. Ірітікова В.С. Рекомендації щодо розробки посадових інструкцій / / Секретарська справа, 1998. № 3, С.42-45.
39. Казанцев С.Ю. Нове слово у будівництві / / Елітна нерухомість 2001. № 3. С. 81-84.
40. Казуто А. Шість питань на тему автоматизації діловодства / / Діловодство 1998. № 1. С. 35-39.
41. Кузнєцов С.Л. Автоматизовані системи реєстрації та контролю виконання / / Секретарська справа 1996. № 4. С. 24-29.
42. Кузнєцов С.Л. Проблема вибору програмного забезпечення для комплексної автоматизації роботи офісу / / Секретарська справа 2000. № 4. С. 23-28.
43. Кузнєцова Т.В. Ведення контролю за строками виконання - найважливіше завдання секретаря / / Секретарська справа 2000. № 1. 3-5.
44. Кузнєцова Т.В. Інструкція з діловодства, порядок складання / / Секретарська справа 1999. № 2. С. 3-6.
45. Ларін М.В. Управління документацією і нові інформаційні технології. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.
46. Ларін М.В. Проблеми вдосконалення документаційного забезпечення управління в сучасних умовах / / Економіка і життя 1999. № 4. С. 56-59.
47. Санкіна Л.В. Характерні риси діловодства у фірмах дрібного і середнього бізнесу / / Діловодство, 2001. № 2. С. 18-23.
48. Санкіна Л.В. Як скласти посадову інструкцію секретаря-референта (рекомендації по складанню) / / Секретарська справа 1997. № 4. С. 19-24.
49. Управлінські документи постійного строку зберігання, що утворюються в діяльності недержавних комерційних організацій (господарських товариств і товариств, виробничих кооперативів). ВНИИДАД, 1996.

Додаток 1
ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства
___________ № _______
ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
_____________ І.Б.П.
«______»____________
1.Загальні положення
1.1. Ця Інструкція ЗАТ «Техноліга» встановлює в Компанії єдину систему підготовки та оформлення документів, раціональну організацію їх обліку, пошуку, контролю виконання та зберігання.
1.2. Виконання вимог інструкції обов'язково для всіх співробітників ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ».
1.3. Забезпеченням технічного обладнання ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »здійснює відділ інформаційних технологій; бланками, штампами і канцелярським приладдям забезпечує офіс-менеджер.
2. Правила підготовки та оформлення документів
2.1. Документи оформлення відповідно до ГОСДОУ та зразками документів ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ».
2.2. Бланки документів.
Документи оформляються на банках і мають строго певний комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування.
Банки документів виготовляються двох форматів: А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм). У Компанії використовуються наступні види бланків: бланк для письма, загальний бланк для всіх інших видів документів (наказів, розпоряджень, службових записок тощо).
Вихідна кореспонденція організації оформляється на простих бланках з центрованим розташуванням за підписом Генерального директора. Між підрозділами організації листування ведеться на бланках з центрованим розташуванням за підписом начальника підрозділу.
2.3. Документи ЗФО «Будівельна Компанія« Техноліга »набувають юридичну силу тільки з моменту підписання або затвердження їх Генеральним директором.
Підготовка та оформлення наказів (по основній діяльності) та розпоряджень.
Наказ - правовий акт, що видається Генеральним директором ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »або за відсутності - заступником. Наказ видається для вирішення основних завдань, що стоять перед підприємством. Ставляться основні завдання перед співробітниками, вказуються шляхи розв'язання найбільш важливих питань.
Розпорядження - документи, що стосуються конкретного разового випадку, і видаються для вирішення оперативних питань. Підписувати розпорядження мають право як Генеральний директор, так і директора.
Протокол - документ, що фіксує хід обговорення питань та прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях, і засіданнях колегіальних органів.
У протоколі заповнюють такі реквізити: найменування Компанії, назва виду документа (протокол), дата, індекс, грифи затвердження, заголовок, текст, підписи голови та секретаря.
Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної.
Вступна частина оформляється в такій послідовності: зазначається прізвище та ініціали головуючого особи (слово «Голова» друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з великої літери; після тирі вказують прізвище голови, ініціали) секретаря, присутніх співробітників організації в алфавітному порядку, потім посади і прізвища запрошених якщо такі є). Якщо присутніх більше 10, то вказується їх загальна кількість.
Порядок денний містить питання, винесені на обговорення. Кожен пункт порядку денного нумерується, записується з нового рядка і відповідає на питання «про що?», Наприклад:
Про підсумки роботи організації за перше півріччя 2002р.
Основна частина протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного будується за схемою:
СЛУХАЛИ:
Вислухавши:
УХВАЛИЛИ (ВИРІШИЛИ)
Протокол підписується представником і секретарем.
Лист - документ який служить засобом спілкування з установами та приватними особами, повідомлення чого-небудь, повідомлення про що-небудь.
Текст листа повинен бути простим, тобто висвітлювати одне питання. При наявності в листі кількох питань знімається копія або встановлюється черговість виконання питань. Кілька питань викладаються в одному листі лише у випадку їх взаємозв'язку.
Текст листа, як правило, складається з двох частин, У першій частині викладаються мотиви, що спонукали складе документ, тут же можуть бути зроблені посилання на рішення вищих органів, що були підставою складання листа. У другій частині викладається основний зміст документа, заради якого він складається: висновки прохання, пропозиції, зауваження і т.п.
Листи оформляються на спеціальному бланку для листів. Укладач документа, крім тексту, повинен сформулювати заголовок листа, відповідає на питання «про що?», Вказати адресат, посада, прізвище та ініціали підписує, своє прізвище, ім'я по батькові та номер телефону (реквізит упорядника), перевірити наявність додатків (якщо вони є ).
Якщо лист є відповіддю, упорядник вказує дату і номер ініціативного документа, на який він відповідає. Цей реквізит переноситься до бланку з ініціативного листа при остаточному оформленні листа - відповіді.
2.4. Накази та розпорядження друкуються на загальних бланках ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ». Тексти складаються з двох частин: вступної та розпорядчої.
У другій частині викладаються підстави для видання документа. Розпорядча частина повинна містити конкретні завдання, доручення або заходи із зазначенням виконавців і термінів виконання. Розпорядча частина починається словами «НАКАЗУЮ» (у наказі) і «ЗОБОВ'ЯЗУЮ» (у розпорядженні).
2.5. Перші екземпляри наказів і розпоряджень формуються у відповідні справи і доводяться до ознайомлення (під розпис) з особами, перерахованими у наказі на аркуші ознайомлення.
3. Вимоги до реквізитів документів.
Кожен документ складається з ряду складових його елементів, які називаються реквізитами. Документ повинен мати такі реквізити: найменування підприємства, автора, назва виду документа, заголовок до тексту, дату, індекс, текст, візи, підпис, відмітку про виконання документа і направлення до справи.
3.1 Найменування організації - Закрите акціонерне товариство «Будівельна Компанія« Техноліга ».
Заголовок до тексту документа.
Заголовок - обов'язковий елемент будь-яких документів. У ньому коротко, чітко і ясно відображається основний зміст документа. Тема найчастіше відповідає на питання «про що?», «Про кого?» І формується за допомогою віддієслівного іменника. Наприклад: Лист - Про відкриття фірми; Договір - Про поставки матеріалів; Положення - Про бухгалтерію і т.п. Без заголовка дозволяється складати лише короткі документи, виконані на форматі А5 (148х210): повідомлення, телеграми. В одному рядку заголовка має бути не більше 28 знаків. Тема друкується без лапок і не підкреслюється.
Дата документа.
Дата - обов'язковий реквізит будь-якого документа. Дат на документі всього кілька, але вони мають різне призначення і фіксують стадії роботи з документом.
Основний датою вважається дата підписання документа, затвердження або дата події, зафіксована у ньому. Для внутрішніх документів - наказів, розпоряджень, довідок і т.д. датою в бланку є дата підписання.
Для відправлення документів дата в бланку одночасно є датою підписання і відправлення. Дата протоколу або акта є датою події, зафіксованого цими документами. Для затверджених документів, наприклад, інструкцій, планів датою документа є дата їх затвердження, що проставляється у грифі затвердження документа.
У документах дата оформляється арабськими цифрами. На неї відведено десять знаків - вісім цифр (по дві на число, місяць і чотири на рік) і дві розмежувальні точки. Словесно - цифровий спосіб оформлення дат (21 травня 2001 року) застосовується в документах, що містять відомості фінансового характеру.
Індекс документа.
Індекс документа складається з порядкового номера в межах масиву документів, який виходять з завдань пошуку, доповнюється індексами структурних підрозділів при реєстрації вихідних і вхідних документів. Наприклад: 46-05/60, де 46 - тих відділ, 05 - документ за номенклатурою справ, 60 - порядковий номер документа. Індекси структурним підрозділам на вхідну і вихідну кореспонденцію встановлює начальник Спільного відділу.
Текст документа.
У тексті документа найважливішими є вимоги достовірності та об'єктивності, максимальної стислості документа при повноті інформації, точності виключає можливість двоякого розуміння тексту. Точність, правильність розуміння інформації, викладеної в документі, зумовлюються стислістю і ясністю викладу. Кожне слово в тексті документа повинна нести смислове навантаження. Досягти ясності у викладі допомагають смислова точність підбору слів і прямий порядок слів у реченні, коли присудок слід за підметом, визначення стоїть перед визначеним словом.
Тексти документів складних, великих за обсягом поділяю на частини: розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
І документах, оформлених на двох і більше аркушах, другий і наступні аркуші повинні бути пронумеровані.
Таблиці в текстах документів повинні мати номер і заголовок, або в останньому абзаці перед таблицею повинна бути посилання на цю таблицю. Великі за обсягом таблиці оформляються у вигляді додатків до документа.
Узгодження документа.
Проекти підготовлених документів перед підписанням в ряді випадків погоджуються із зацікавленими установами, структурними підрозділами, окремими посадовими особами. Внутрішні узгодження проводиться з тими підрозділами, участь яких передбачено при реалізації донного документа. Внутрішнє погодження оформляється шляхом візування проекту документа посадовою особою.
Віза включає в себе особистий підпис, його розшифрування та дату візування; при необхідності вказується посада візує. Візи проставляються на примірниках документів, які залишаються в Компанії, нижче реквізиту «підпис» на лицьовому боці останнього аркуша документа. Проекти наказів, постанов та інші акти візуються на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша документа.
Гриф узгодження оформляється у суворій відповідності до вимог ДСТУ і має два варіанти: узгодження з конкретною посадовою особою погодження іншим документом, найчастіше листом, протоколом. Приклад:
ПОГОДЖЕНО
Старший конструктор ЗАТ «Техноліга»
_______________________І.О.Фамілія
«_______»_________________ 200___р.
Підпис документа.
Посадові особи підписують документи в межах їх компетенції. Дві і більше підписи ставляться на документах, за утримання яких відповідають кілька осіб. Грошово - фінансові документи підписують керівник установи та головний бухгалтер.
Договори та контракти підписують договірні сторони. Документи, що становлять комісією, наприклад: акти підписують всі її члени. Підписується, як правило, перший примірник документа, виготовлений на бланку.
Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного або аналітичного характеру можуть підписуватися виконавцем у межах його повноважень.
До складу реквізиту «Підпис» входять:
- Найменування посади особи, яка підписала документ (повне, якщо документ складений на простому аркуші паперу і скорочене - на документах, складених на фірмових бланках);
- Особистий підпис і його розшифрування (без дужок, ініціали ставляться, перед прізвищем і пробіл між ними не робиться). Приклад:
Генеральний директор ____________І.О.Ф.
Підписи кількох посадових осіб на документі розташовуються одна під одною в послідовності, що відповідає займаній посаді. Найменування посад розділяються між собою двома міжстроковими інтервалами.
Приклад:
Голова комісії Л.М. Євсєєва
Члени комісії О.І. Кисельова
Протоколи нарад колегіальних організацій підписують голова і секретар. Акти комісії підписують усі члени комісії.
Відмітка про надходження документа.
Відмітка про надходження документа оформлюється від руки (рукописним способом) та проставлення на документі штемпеля праворуч на нижньому полі першого аркуша документа.
У позначці про надходження вказується дата, індекс та скорочене найменування структурного підрозділу.
Відмітка про виконання документа.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна включати слова: «У справу», індекс справи, в якому буде зберігатися документ, короткі відомості про виконання документа, посаду виконавця, його підпис і доту.
Приклад:
У справу № 16. Дано відповідь 14.02.03. № 30/150.
Поч. Фео (особистий підпис) С.М. Мягков
Затвердження документа.
Після підписання деяких видів документів потрібно їх затвердження, після чого вони набувають юридичної сили. Стверджується, як правило, такі види документів:
- Статут підприємства;
- Структура і штатні розписи;
- Звіти і баланси;
- Положення про підприємства, структурних підрозділах, відповідних органах і комісіях;
- Поточні та перспективні плани;
- Акти про прийняття в експлуатацію закінчених будівництвом і реконструкцією будівель і споруд;
- Акти розслідувань аварій;
- Акти про приймання та передачу справ.
Документ затверджується двома способами, які мають однакову юридичну силу: спеціально видаваним документом (найчастіше розпорядчим - постановою, рішенням, наказом, іноді протоколом), або службовою особою.
Гриф затвердження проставляється у правому верхньому куті правого аркуша документа, елементами грифа затвердження є:
- Слово ЗАТВЕРДЖУЮ;
- Посада особи, яка затвердила документ;
- Особистий підпис і його розшифрування (П.І.Б.);
- Дата затвердження.
Приклад: ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
______________І.О.Ф.
«_____»________ 2002
Якщо документ затверджено постановою, наказом, слово ЗАТВЕРДЖЕНО, узгоджується з видом затверджується документа.
Приклад:
Інструкція - ЗАТВЕРДЖЕНА
Правила - ЗАТВЕРДЖЕНІ
Акт - ЗАТВЕРДЖЕНИЙ
Гриф затвердження формується за такою формою: слово ЗАТВЕРДЖЕНО, найменування документа, організації в орудному відмінку, дата індекс документа.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом генерального директора
№ ____от____________
У грифі затвердження слова ЗАТВЕРДЖУЮ і ЗАТВЕРДЖЕНО друкуються прописними (заголовними) літерами без лапок і двокрапки.
Адресування документа.
Адресування, тобто вказівку одержувача, кому призначається документний інформація, проводиться на документах, що відправляються в інші організації або приватним особам, що подаються керівництву (заяви, доповідні та пояснювальні записки) і подаються в структурні підрозділи (розпорядження, вказівки).
До складу реквізиту «Адресат» входить поштовий адресат, який включає: поштовий індекс, місто, область, вулицю, номер будинку. Приклад:
Відповідальному редактору
журналу "Деньги"
Москва, 103863, ГСП
Направляючи документ конкретній посадовій особі, необхідно вказати його ім'я і прізвище, потім фірму і далі поштову адресу.
Якщо документ адресується приватній особі (наприклад, відповідь на скаргу), то спочатку пишеться поштову адресу, а потім прізвище та ініціали.
Приклад:
462351, г.Тула,
вул. Радянська, буд.8, кв.99
Іванову В.С.
На одному документі рекомендується поміщати не більше 4-х адресатів. Якщо їх більше, складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один конкретний адресу. Список на розсилку становить той, хто готував документ Слово "копія" перед другим, третім і четверним адресатом не проставляється. Вказівка ​​на документі декількох адресатів має на меті інформувати кожного одержувача про установи та осіб, яким одночасно направлено цей документ.
Резолюція
Резолюція закріплює розпорядження керівника щодо питання, відображеного в документі. До резолюції пред'являються ті ж вимоги, що і до будь розпорядчого документа: чіткість, конкретність. Резолюція складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис, дата.
У випадках, коли доручення дано декільком посадовим особам, основним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо не обумовлено інше. Якщо представляється право скликання виконавців і координації їх роботи.
Приклад:
А.Б. Васюкова,
А.А. Галкіну
Організуйте проведення конференції
До зазначеного терміну.
_________________04.04.2004
Оформлення додатків
Якщо документ має додатки, названі в тексті, то відмітка про них оформляється за такою формою: Додаток на ____л. в ____екз.
Якщо документ має додатки, не названі в тексті, то їх найменування необхідно перерахувати із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і числах їх примірників.
Приклад:
1. Штатний розклад на 4л. в 3 екз.
Приклад: Якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не вказується. При наявності кількох додатків, вони нумеруються. Додатки повинні оформляється на стандартних аркушах і мати всі необхідні для документа реквізити.
На додатку до розпорядчого документа в правому верхньому слід робити позначку із зазначенням назви розпорядчого документа, його дати і номера.
Додаток 1
до наказу Генерального директора
№ _____
Печатка ставиться на документах, які потребують особливого посвідчення їх автентичності.
Відбиток печатки не повинен закривати особистий підпис. Його слід проставляти таким чином, щоб він захопив частину найменування посади підписала документ.
Печатка ставиться на документах, де відтворення її відбитка передбачається нормативним актом (трудові книжки, титульні листи і т.д.). Відбиток печатки повинен бути добре читаємо.
Узгодження документа
Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено протоколом узгодження або обслуговування проекту документа, довідкою, але найчастіше грифом узгодження документа.
Віза узгодження обов'язково повинна включати наступні елементи: після слова ПОГОДЖЕНО вказується найменування посади, включаючи назву організації, ставиться особистий підпис, дається його розшифрування та вказується дата.
Слово ПОГОДЖЕНО пишеться великими літерами без лапок.
Місце грифа погодження найчастіше - нижче реквізиту "підпис" на лицьовому боці документа. При необхідності узгодження з декількома організаціями може складатися окремий лист погодження.
4. Організація документообігу
4.1. Порядок прийому, реєстрації, напрями та розгляду вхідних документів
- Прийом вхідної кореспонденції здійснюється секретарями Генерального управління. При цьому перевіряється правильність доставки, наявність додатків, наявність обов'язкових реквізитів (координати відправника, текст, підпис відправника з розшифровкою - вказівкою ПІБ). Вся кореспонденція розкривається, крім кореспонденції з позначкою "особисто", яка вручається адресату в конверті. Документація, що надходить на ім'я Генерального директора, передається його секретарю.
- Реєстрація вхідних документів здійснюється централізовано секретарями Генерального управління, шляхом занесення даних в Журнал реєстрації вхідних документів. Реєстрація документів, що надійшли на ім'я Генерального директора, проводиться одноразово секретарем генерального директора.
- У Журнал реєстрації вхідної документації заноситися така інформація: вхідний номер / дата, вихідний номер / дата, організація - відправник, короткий зміст документа, виконавець, примітки (розпис виконавця про одержання документа та ін інформація).
- На отриманих документах у правому нижньому куті лицьового боку документа проставляється штамп з найменуванням ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга », зазначенням дати надходження документа та його порядкового вхідного номеру (з початку року). Якщо до надійшов документу є додаток, то поряд із вхідним номером робиться про це відмітка. Приклад: "Вх. № 243 + додаток на 2 л.".
- Після реєстрації вхідні документи передаються адресантам. Якщо отримано лист-відповідь, знаходиться ініціативний лист (ксерокопія) і прикріплюється до нього. Документи, які надійшли на ім'я Генерального директора, передаються секретарем йому на розгляд. У ході розгляду документів Генеральний директор проставляє на них резолюцію, зміст якої (виконавець, доручення, термін виконання) заноситься секретарем в Журнал реєстрації вхідних документів. Потім документ передається виконавцю під розпис.
- Не пізніше зазначеного в резолюції терміну виконавець зобов'язаний надати секретарю ГД інформацію про виконання документа із зазначенням дати виконання. У разі складання відповідного документа повідомляється дата, номер документа і номер справи, в яке він підшитий. На першому аркуші виконаного документа в лівому нижньому кутку виконавець робить позначку "До справи" і про те, коли і як вирішено питання, завіряє підписом, ставить дату і підшиває в відповідну справу.
- Виконані документи і копії листів-відповідей повинні бути підшиті у справи не пізніше наступного дня після виконання або відправлення відповіді.
· Внутрішня документація (доповідні і службові записки, заявки і т.д.), коли поступає на ім'я генерального директора реєструється секретарем ГД в Журналі обліку внутрішньої документації. Співробітникам ЗАТ «Будівельна Компанія« Дружба »слід не допускати листування з питань, які можуть бути вирішені шляхом особистого спілкування або по телефону.
4.2. Порядок підготовки і реєстрації вихідних і внутрішніх документів
- Вихідні документи готуються на бланках для листів ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга », службові листи мають бути написані коротко, ясно, обгрунтовано. Формулювання в листах не повинні допускати різних тлумачень.
Внутрішні документи складаються на загальному бланку. Документи, як правило, повинні складатися тільки з одного питання, що забезпечує більш оперативне їх розгляд одержувачем.
- Внесення в оригінал документа після його підписання будь-яких додавань або змін може проводитися тільки особою, яка підписала його.
- При оформленні вихідних листів найменування адресата та поштова адреса проставляють у верхній правій частині документа. Дата документа і вихідний номер - у лівій верхній частині. Після порядкового номера документа слід через дріб проставити код підрозділу виконавця у відповідності з наступною нумерацією:
01 - Генеральне управління;
02 - Управління по роботі з персоналом;
03 - бухгалтерія;
04 - фінансовий відділ;
05 - відділ розвитку бізнесу;
06 - відділ замовника;
07 - архітектурно-планувальна майстерня;
08 - відділ інформаційних технологій;
09 - юридична служба;
10 - філія «Вікна« Техноліга »
При складанні листа-відповіді обов'язково заповнюється реквізит "На № __ від ___" із зазначенням дати і номера ініціативного листа (листа-запиту). У лівому нижньому куті вказуються прізвище та номер телефону виконавця (за відсутності місця на лицьовій стороні вони вказуються на звороті листа).
- Для листів, що містять більше 8 рядків тексту, обов'язковим реквізитом є заголовок, який починається з приводу «О» і містить коротке резюме документа. Наприклад: «Про направлення технічної документації».
- Документ не повинен містити більше 4 адресатів. При направленні документа більш ніж в 4 адреси складається список на їх розсилку і на кожному примірнику документа вказується тільки одна адреса. Слово "Копія" перед 2,3,4 адресатом не проставляється. Після перевірки правильності оформлення вихідних або внутрішніх документів, секретар передає їх на підпис Генеральному директору або його заступникам.
Після підписання в секретаріаті Генерального управління проставляється вихідний або внутрішній номер документа.
Якщо документ підписаний генеральним директором, то копія залишається у справі секретаріату. У разі потреби виконавець може підготувати робочий екземпляр документа для зберігання у своїй справі.
Дані про вихідні чи внутрішніх документах заносяться в Журнал реєстрації вихідних документів секретарями Генерального управління. Журнал включає в себе: номер і дата вихідного документа, організація - одержувач, короткий зміст документа, ПІБ виконавця, який готував документ.
Підписані керівництвом документи повинні відправлятися або передаватися у відповідний структурний підрозділ не пізніше першої половини дня, наступного за днем ​​підписання. При відправці документів по факсу, слід на звороті останнього аркуша вказувати прізвище прийняв документ.
Копії відправлених документів у день відправлення підшиваються у справи. Якщо відправлений документ є відповіддю, на ініціативному документі має бути проставлена ​​позначка про виконання, яка містить наступне: "До справи № _. Відправлено лист від ____ № _. Підпис виконавця, дата".
4.3. Організація контролю виконання документів
У ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга »встановлюється контроль за виконанням в зазначені терміни документів та доручень керівництва.
Ставити документи на контроль має право Генеральний директор ЗАТ «Будівельна Компанія« Техноліга ». Здійснення контролю за термінами виконання документів, що надходять на ім'я Генерального директора покладається на секретаря Генерального директора.
На документи, взяті на контроль, на лівому полі у заголовка ставиться відмітка "Контроль". Вся інформація про них заноситься в БД (база даних) (журнал контролю) секретарем Генерального директора. Завдання знімається з контролю тільки з вказівки Генерального директора.
Протягом встановленого строку виконання, поставлені в резолюції питання повинні бути повністю вирішені.
Якщо на документ потрібно дати письмову відповідь, то документ вважається виконаним після відправки відповіді за призначенням. Напрямок додаткових запитів в процесі виконання документа не дає підстави вважати питання вирішеним.
Виконавець зобов'язаний давати секретарю Генерального директора точні відповіді на всі питання, пов'язані з ходом виконання документів. Відомості про виконання контрольного завдання повинні передаватися секретарю Генерального директору не пізніше встановленої дати виконання для внесення інформації до Журналу контролю і зняття документа з контролю.
Якщо документ не виконаний в строк, то виконавець зобов'язаний до закінчення контрольного строку надати інформацію про причину затримки. Відповідальність за невиконання документа (доручення) несе виконавець.