Зміст
"1-3" Вступ ............................................ .................................................. ... 3
Глава 1. Поняття електронних таблиць і табличних процесорів .... 4
1.1 Основні елементи електронної таблиці ................................. 4
1.2 Типи даних, що використовуються в електронних таблицях ............. 7
1.3 Використовувані типи функцій .............................................. ...... 10
1.4 Області застосування табличних процесорів ......................... 13
Глава 2. Огляд найбільш популярних табличних процесорів ...... 15
2.1 Microsoft Excel ............................................... ............................ 15
2.2 OpenOffice Calc ............................................... ........................... 22
Висновки і пропозиції ............................................... ........................ 31
Список використаної літератури ............................................... ... 32

Введення

У повсякденному житті людина постійно використовує таблиці: щоденник в школі, розклад електричок, розклад занять і т.д. Персональний комп'ютер розширює можливості використання таблиць за рахунок того, що дозволяє не лише представляти дані в електронному вигляді, але й обробляти їх. Клас програмного забезпечення, що використовується для цієї мети, називається табличними процесорами або електронними таблицями. Основне призначення табличних процесорів - обробка таблично організованої інформації, проведення розрахунків на її основі і забезпечення візуального представлення даних, що зберігаються і результатів їх обробки у вигляді графіків, діаграм. Табличний процесор або електронна таблиця - це інтерактивна система обробки даних, в основі якої лежить двомірна таблиця. Стовпчики таблиці можуть містити числа, рядки або формули, що задають залежність осередку від інших осередків. Користувач може переглядати, задавати і змінювати значення комірок. Зміна значення клітинки веде до негайного зміни значень залежних від неї осередків. Табличні процесори забезпечують також встановлення формату зображення, пошук, сортування. Застосування електронних таблиць спрощує роботу з даними та дозволяє отримувати результати без проведення розрахунків вручну. Розрахунок по заданих формулах виконується автоматично. Зміна вмісту, будь-якої комірки призводить до перерахунку значень всіх осередків, які пов'язані з нею формульними відносинами. Електронні таблиці використовуються у всіх сферах людської діяльності, але особливо широко використовуються для проведення економічних і бухгалтерських розрахунків. В даний час найбільш популярними й ефективними пакетами даного класу є Excel, Calc, Quatro Pro, Lotus 1-2-3.

Глава 1. Поняття електронних таблиць і табличних процесорів

1.1 Основні елементи електронної таблиці

Електронна таблиця-комп'ютерний еквівалент звичайної таблиці, в клітинах (осередках) якої записані дані різних типів: тексти, дати, формули, числа.
Результат обчислення формули в клітині є зображенням цієї клітини. Числові дані і дати можуть розглядатися як окремий випадок формул. Для управління електронною таблицею використовується спеціальний комплекс програм - табличний процесор.
Головне достоїнство електронної таблиці - це можливість миттєвого перерахування всіх даних, пов'язаних формульними залежностями при зміні значення будь-якого операнда.
Рядки, стовпці, клітинки та їх адреси
Робоча область електронної таблиці складається з рядків і стовпців, які мають свої імена. Імена рядків - це їх номери. Нумерація рядків починається з 1 і закінчується максимальним числом, установленим для даної програми. Імена стовпців - це букви латинського алфавіту спочатку від А до Z, потім від АА до AZ, ВА до BZ і т. д.
Максимальна кількість рядків і стовпців визначається особливостями використовуваної програми і обсягом пам'яті комп'ютера, Сучасні програми дають можливість створювати електронні таблиці, що містять більше 1 млн. осередків, хоча для практичних цілей у більшості випадків цього не потрібно.
Перетин рядка і стовпця утворює комірку таблиці, яка має свій унікальний адресу. Для вказівки адрес комірок у формулах використовуються посилання (наприклад, А2 або С4).
Осередок - область, яка визначається перетином стовпця і рядка електронної таблиці.
Адреса комірки - визначається назвою (номером) стовпця і номером рядка.
Посилання - спосіб (формат) вказівки адреси осередку.
Вказівка блоку осередків
В електронній таблиці існує поняття блоку (діапазону) осередків, також має свою унікальну адресу. В якості блоку осередків може розглядатися рядок або частину рядка, стовпець або частину стовпця, а також прямокутник, що складається з декількох рядків і стовпців або їх частин (рис. 1). Адреса блоку осередків задається вказівкою посилань першій та останній його осередків, між якими, наприклад, ставиться розділовий символ - двокрапка <:> або дві точки поспіль <..>.

Рис. 1. Вид електронної таблиці на екрані
Приклад 1.
Адреса клітинки, утвореної на перетині стовпця G і рядка 3, буде виражатися посиланням G3.
Адреса блоку, утвореного у вигляді частини рядка 1, буде А1 .. Н1.
Адреса блоку, утворений у вигляді стовпця B, буде В1 .. В10.
Адреса блоку, утворений у вигляді прямокутника, буде D4 .. F5.
Кожна команда електронної таблиці вимагає вказівки блоку (діапазону) осередків, щодо яких вона повинна бути виконана.
Блок використовуваних осередків може бути зазначений двома шляхами: або безпосереднім набором з клавіатури початкового і кінцевого адрес клітинок, які формують діапазон, або виділенням відповідної частини таблиці за допомогою клавіш управління курсором. Зручніше задавати діапазон виділенням осередків.
Типовими установками, прийнятими за замовчуванням на рівні всіх елементів таблиці, є: ширина комірки в 9 розрядів, ліве вирівнювання для символьних даних і основний формат для цифрових даних з вирівнюванням вправо.
Блок клітинок - група послідовних комірок. Блок комірок може складатися з одного осередку, рядки (або її частини), стовпця (або його частини), а також послідовності рядків або стовпців (або їх частин).
Типова структура інтерфейсу
Як видно на рис. 1, при роботі з електронною таблицею на екран виводяться робоче поле таблиці і панель управління. Панель управління зазвичай включає: Головне меню, допоміжну область управління, рядок введення та рядок підказки. Розташування цих областей на екрані може бути довільним і залежить від особливостей конкретного табличного процесора.
Рядок головного меню містить імена меню основних режимів програми. Вибравши один з них, користувач отримує доступ до ниспадающему меню, який містить перелік назв команд. Після вибору деяких команд спадаючого меню з'являються додаткові підменю.
Допоміжна область управління включає:
∙ рядок стану;
∙ панелі інструментів;
∙ вертикальну та горизонтальну лінійки прокрутки.
У рядку стану (статусному рядку) користувач знайде відомості про поточний режим роботи програми, ім'я файлу поточної електронної таблиці, номер поточного вікна і т.п. Панель інструментів (піктографічне меню) містить певну кількість кнопок (піктограм), призначених для швидкої активізації виконання певних команд меню і функцій програми. Щоб викликати на екран ті області таблиці, які на ньому в даний момент не відображені, використовуються вертикальна і горизонтальна лінійки прокрутки. Бігунки (движки) лінійок прокручування показують відносну позицію активної комірки в таблиці і використовуються для швидкого переміщення по ній. У деяких табличних процесорах на екрані утворюються спеціальні зони швидкого виклику. При клацанні миші в такій зоні викликається відповідна функція. Наприклад, при клацанні миші на координатній лінійці викликається діалог завдання параметрів сторінки.
Рядок введення відображає вводяться в клітинку дані. У ній користувач може переглядати або редагувати вміст поточної комірки. Особливість рядка введення - можливість бачити міститься в поточній комірці формулу або функцію, a не її результат. Рядок введення зручно використовувати для перегляду або редагування текстових даних.
Рядок підказки призначена для видачі повідомлень користувачеві щодо його можливих дій в даний момент.
Наведена структура інтерфейсу є типовою для табличних процесорів, призначених для роботи в середовищі Windows. Для табличних процесорів, що працюють в DOS, частіше за все відсутні командні кнопки панелей інструментів і лінійки прокрутки.
Робоче поле - простір електронної таблиці, що складається з комірок, назв стовпців і рядків.
Панель управління - частина екрану, що дає користувачеві інформацію про активну комірку і її вміст, меню та режим роботи.
Поточна осередок і екран
Поточної (активною) називається осередок електронної таблиці, в якій в даний момент знаходиться курсор. Адреса та вміст поточної комірки виводяться в рядку введення електронної таблиці. Переміщення курсора як по рядку введення, так і по екрану здійснюється за допомогою клавіш руху курсору.
Можливості екрана монітора не дозволяють показати всю електронну таблицю. Ми можемо розглядати різні частини електронної таблиці, переміщаючись по ній з допомогою клавіш управління курсором. При такому переміщенні за таблицею нові рядки (стовпці) автоматично з'являються на екрані замість тих, від яких ми йдемо. Частина електронної таблиці, яку ми бачимо на екрані монітора, називається поточним (активним) екраном.
Вікно, робоча книга, аркуш
Основні об'єкти обробки інформації - електронні таблиці - розміщуються табличним процесором в самостійних вікнах, і відкриття або закриття цих таблиць є, по суті, відкриття або закриття вікон, в яких вони розміщені. Табличний процесор дає можливість відкривати одночасно безліч вікон, організовуючи тим самим «багатовіконний режим» роботи. Існують спеціальні команди, що дозволяють змінювати взаємне розташування й розміри вікон на екрані. Вікна, які в даний момент ми бачимо на екрані, називаються поточними (активними).
Робоча книга являє собою документ, що містить кілька аркушів, а які можуть входити таблиці, діаграми або макроси. Ви можете створити книгу для спільного зберігання в пам'яті цікавлять вас листів та вказати, яку кількість аркушів вона повинна містити. Усі аркуші робочої книги зберігаються в одному файлі. Зауважимо, що, термін «робоча книга» не є стандартним. Так, наприклад, табличний процесор Framework замість нього використовує поняття Frame (рамка). [REF _Ref167427208 \ r \ * MERGEFORMAT 4 ]

1.2 Типи даних, що використовуються в електронних таблицях

Типи вхідних даних
У кожну клітинку користувач може ввести дані одного з таких можливих видів: символьні, числові, формули і функції, а також дати.
Символьні (текстові) дані мають описовий характер. Вони можуть включати в себе алфавітні, числові та спеціальні символи. В якості їх першого символу часто використовується апостроф, а іноді - лапки або пробіл.
Приклад 2. Символьні дані:
Відомість з нарахування премії Група № 142
Числові дані не можуть містити алфавітних і спеціальних символів, оскільки з ними виробляються математичні операції. Єдиними винятками є десяткова крапка (кома) і знак числа, що стоїть перед ним.
Приклад 3. Числові дані:
100 -135
123.32 .435
Формули. Видиме на екрані вміст клітинки, можливо, - результат обчислень, вироблених за наявною, але не видно в ній формулою. Формула може включати ряд арифметичних, логічних і інших дій, вироблених з даними з інших осередків.
Приклад 4. Припустимо, що в комірці знаходиться формула + В5 + (С5 + 2 * Е5) / 4. У звичайному режимі відображення таблиці на екрані ви побачите не формулу, а результат обчислень за нею над числами, що містяться в комірках В5, С5 і Е5.
Функції. Функція являє собою програму з унікальним ім'ям, для якої користувач повинен задати конкретні значення аргументів функції, що стоять в дужках після її імені. Функцію (так само, як і число) можна вважати окремим випадком формули. Розрізняють статистичні, логічні, фінансові та інші функції.
Приклад 5. Осередок містить функцію обчислення середнього арифметичного значення безлічі чисел, що знаходяться в комірках В4, В5, В6, В8. в наступному вигляді:
@ AVG (В4 .. В6, В8).
Дати. Особливим типом вхідних даних є дати. Цей тип даних забезпечує виконання таких функцій, як додавання до дати числа (перерахунок дати вперед і назад) або обчислення різниці двох дат (тривалості періоду). Терміни мають внутрішній (наприклад, дата може виражатися кількістю днів від початку 1900 року або порядковим номером дня за Юліанським календарем) і зовнішній формат. Зовнішній формат використовується для введення і відображення дат. Найбільш уживані наступні типи зовнішніх форматів дат:
- ДД-МММ-ГГ (04-Січ-95);
- МММ-ДД-ГГ (Січ-04-95);
- ДЦ-МММ (04-Січ);
- МММ-ГГ (Січ-95).
Увага! Тип вхідних даних, що містяться в кожному осередку, визначається першим символом, який має трактуватися не як частина даних, а як команда перемикання режиму:
якщо в комірці містяться числа, то перший їх символ є або цифрою, або десятковою крапкою, або знаком числа (плюсом або мінусом);
якщо в комірці міститься формула, то перший її символ повинен бути обраний певним чином відповідно до специфіки конкретного табличного процесора. Для цього часто використовуються ліва кругла дужка, знак числа (плюс або мінус), знак рівності тощо;
клітинка, яка містить функцію, завжди використовує в якості першого спеціальний символ @;
якщо комірка містить символьні дані, її першим символом може бути одинарна (апостроф) або лапки, а також пробіл.
Логічні дані використовується в логічних формулах і функціях. Дані цього типу відображаються в поточному осередку наступним чином: якщо вводиться будь відмінне від нуля число (ціле або дробове), то після натискання клавіші <Enter> в цій комірці буде виведено «Істина». Нуль відображається у відповідній клітинці як «Брехня».
Це подання даних пов'язано з поняттям логічної змінної, яка використовується в алгебрі логіки. Одна служить для опису висловлювань, які можуть приймати одне з двох можливих значень: «істина» (логічна одиниця) або «брехня» (логічний нуль). [8]
Форматування числових даних у комірках
Ви можете використовувати різні формати представлення числових даних у рамках однієї і тієї ж електронної таблиці. За умовчанням числа розташовуються в клітці, вирівнюючись по правому краю. У деяких електронних таблицях передбачено зміну цього правила. Розглянемо найбільш поширені формати представлення числових даних.
Основний формат використовується за замовчуванням, забезпечуючи запис числових даних у комірках в тому ж вигляді, як вони вводяться або обчислюються.
Формат з фіксованою кількістю десяткових знаків забезпечує представлення чисел в комірках із заданою точністю, обумовленою встановленим користувачем кількістю десяткових знаків після коми (десяткової крапки). Наприклад, якщо встановлено режим форматування, що включає два десяткових знака, то вводиться в клітинку число 12345 буде записано як 12345,00, а число 0.12345 - як .12.
Процентний формат забезпечує представлення введених даних у формі відсотків зі знаком% (відповідно до встановленого кількістю десяткових знаків). Наприклад, якщо встановлена точність в один десятковий знак, то при введенні 0.123 на екрані з'явиться 12.3%, а при введенні 123 - 12300.0%.
Грошовий формат забезпечує таке представлення чисел, де кожні три розряди розділені комою. При цьому користувачем може бути встановлена певна точність представлення (з округленням до цілого числа або в два десяткових знака). Наприклад, введене число 12345 буде записано в комірці як 12,345 (з округленням до цілого числа) і 12,345-00 (з точністю до двох десяткових знаків).
Науковий формат, який використовується для представлення дуже великих або дуже маленьких чисел, забезпечує подання вводяться чисел у вигляді двох компонентів:
- Мантиси, що має один десятковий розряд зліва від десяткової крапки, і деякого (визначеного точністю, заданої користувачем) кількості десяткових знаків праворуч від неї;

- Порядку числа.
Приклад 6. Введене число 12345 буде записано в комірці як 1.2345Е +04 (якщо встановлена точність складає 4 розряди) і як 1.23Е +04 (при точності в 2 розряду). Число .0000012 в науковому форматі буде мати вигляд 1.2Е-06.

1.3 Використовувані типи функцій

Обчислення в таблицях виконуються за допомогою формул. Результат обчислення поміщається в комірку, в якій знаходиться формула.
Формула починається зі знака плюс або лівої круглої дужки і являє собою сукупність математичних операторів, чисел, посилань і функцій.
При обчисленнях за допомогою формул дотримується прийнятий в математиці порядок виконання арифметичних операцій.
Формули складаються з операторів і операндів, розташованих у певному порядку. Як операнди використовуються дані, а також посилання окремих осередків або блоків осередків. Оператори у формулах позначають дії, вироблені з операндами. У залежності від використовуваних операторів розрізняють арифметичні (алгебраїчні) і логічні формули.
В арифметичних формулах використовуються наступні оператори арифметичних дій:
+ Додавання,
- Віднімання,
* Множення,
/ Розподіл,
^ Зведення в ступінь.
Кожна формула в електронній таблиці містить кілька арифметичних дій з її компонентами. Встановлено послідовність виконання арифметичних операцій. Спочатку виконується зведення в ступінь, потім - множення і ділення і тільки після цього - віднімання і додавання. Якщо ви вибираєте між операціями одного рівня (наприклад, між множенням і діленням), то слід виконувати їх зліва направо. Нормальний порядок виконання операцій змінюють введенням дужок. Операції в дужках виконуються першими.
Арифметичні формули можуть також містити оператори порівняння: одно (=), не дорівнює (<>), більше (>), менше (<), не більше (<=), не менше (>=). Результатом обчислення арифметичної формули є число.
Логічні формули можуть містити зазначені оператори порівняння, а також спеціальні логічні оператори:
# NOT # - логічне заперечення «НЕ»,
# AND # - логічне «І»,
# OR # - логічне «АБО».
Логічні формули визначають, вираз істинно або хибно. Справжнім виразами присвоюється чисельна величина 1, а помилковим - 0. Таким чином, обчислення логічної формули закінчується отриманням оцінки «Істинно» (1) або «Помилково» (0).
Приклад 7. Наведемо кілька прикладів обчислення арифметичних і логічних формул за такими даними:

	A	B	C
1	3	5	2
2	3	12	1
3	4	7	6

Формула	Результат	Пояснення
= А1 + В1 * 3	18	Вміст комірки В1 множиться на 3, і результат складається з вмістом осередку А1. (Множення виконується першим).
= А2-В3 + С2	-3	Вміст клітинки В3 віднімається від вмісту комірки А2, а потім до результату додається вміст комірки С2. (Додавання і віднімання як дії одного рівня виконуються зліва направо).
= В2 / (С1 * А2)	2	Вміст комірки С1 множиться на вміст А2, і потім вміст комірки В2 ділиться на отриманий результат. (Будь-які дії в дужках виконуються першими).
= В1 ^ С1-В2/А3	22	Вміст комірки В1 зводиться до степеня, яка визначається вмістом комірки С1, потім визначається частка від ділення вмісту комірки В2 на вміст комірки А3. Отримане приватне віднімається з першого результату. (Зведення в ступінь виконується першим, потім виконується розподіл і тільки потім - віднімання).
= А1> 0 # OR # C3> 0	1	Оскільки вміст комірок А1 (3> 0) і С3 (6> 0) представляє собою позитивні числа, всьому висловом присвоюється чисельна величина 1 ('Істинно').

За замовчуванням електронна таблиця обчислює формули при їх введенні, перераховує їх повторно при кожній зміні входять до них вихідних даних, формули можуть включати функції. [REF _Ref167012403 \ r \ h \ * MERGEFORMAT 3 ]
Функції
Під функцією розуміють залежність однієї змінної (у) від однієї (х) або кількох змінних (х 1, х 2, ..., x n). Причому кожному набору значень змінних х 1, х 2, ..., x n буде відповідати єдине значення певного типу залежної змінної y. Функції вводять у таблицю у складі формул або окремо. В електронних таблицях можуть бути представлені такі види функцій:
математичні;
статистичні;
текстові;
логічні;
фінансові;
Функції дати та часу та ін
Математичні функції виконують різні математичні операції, наприклад, обчислення логарифмів, тригонометричних функцій, перетворення радіан в градуси і т. п.
Статистичні функції виконують операції по обчисленню параметрів випадкових величин або їх розподілів, представлених безліччю чисел, наприклад, стандартного відхилення, середнього значення, медіани і т. п.
Текстові функції виконують операції над текстовими рядками або послідовністю символів, обчислюючи довжину рядка, перетворюючи прописні літери у рядкові і т.п.
Логічні функції використовуються для побудови логічних виразів, результат яких залежить від істинності перевіряється умови.
Фінансові функції використовуються в складних фінансових розрахунках, наприклад визначення норми дисконту, розміру щомісячних виплат для погашення кредиту, визначення амортизаційних відрахувань та інших
Всі функції мають однаковий формат запису і включають ім'я функції і що знаходиться в круглих дужках перелік аргументів, розділених комами. Наведемо приклади найбільш часто зустрічаються функцій.
Приклад 8. SUM (Список) - статистична функція визначення суми всіх числових значень у Списку. Список може складатися з адрес комірок і блоків, а також числових значень.
SUM (B5.. E5)
SUM (A3.. E3, 230)
AVERAGE (Список) - статистична функція визначення середнього арифметичного значення всіх перерахованих у Списку величин.
AVERAGE (5, 20, 10, 5)
AVERAGE (B10.. B13, B17)
МАХ (Список) - статистична функція, результатом якої є максимальне значення у вказаному Списку.
МАХ (В3.. В8, А3., А6)
IF (Умова, Істинно, Помилково) - логічна функція, що перевіряє на істинність задану логічне умова. Якщо умова виконується, то результатом функції є значення аргумента «Істинно». Якщо умова не виконується, то результатом функції стає значення аргументу «Помилково».
IF (B4 <100, 100, 200)
- Якщо осередок В4 містить число менше 100, то функції присвоюється значення 100, якщо ж ця умова не виконується (тобто вміст комірки В4 більше або дорівнює 100), функції присвоюється значення 200. [4]

1.4 Області застосування табличних процесорів

Сучасні табличні процесори дозволяють застосовувати численні засоби автоматизації розв'язання задач, так що можливим стало навіть написання конкретних додатків на їх основі. Крім того, вони мають широкі графічними можливостями. Табличні процесори особливо широко використовуються в аналітичній діяльності, а також для підготовки документів складної форми.
Основне призначення табличного процесора - автоматизація Розрахунків в табличній формі.
Наприклад, в табличному процесорі можна вести журнал успішності. Викладачі зможуть заносити в нього оцінки учнів, а вбудовані формули дозволять вираховувати середній бал для кожного учня, загальну успішність групи з предмету та ін Кожен раз, коли вчитель вносить нову оцінку, табличний процесор буде автоматично перераховувати всі результати.
У порівнянні з паперовою попередницею електронна оскільки особи надає користувачеві набагато більше можливостей для роботи. В осередках таблиці можуть записуватися різні числа, дати, тексти, логічні величини, функції, формули. Формули дозволяють практично миттєво здійснити перерахунок і виводити у відповідній клітинці новий результат при зміні вихідних даних. Ця можливість дозволяє активно використовувати електронні таблиці:
§ для автоматизації обчислень;
§ для представлення результатів обчислень у вигляді діаграм;
§ для моделювання, коли досліджується вплив різних значень параметрів.
Табличний процесор отримав широке поширення у всій економічній системі: у бухгалтеріях фірм і підприємств, в економічних відділах, в комерційних банках та інших організаціях, що пов'язано з великою кількістю економічних операцій і їх універсальністю.
Табличний процесор є невід'ємною частиною прикладного програмного забезпечення АРМ економіста, що пов'язано з його функціональними можливостями.
Табличний процесор дозволяє автоматизувати процес обробки економічної інформації, здійснювати складні обчислення, аналізувати їх і представляти в наочному вигляді (графіки, діаграми). В даний час, коли клієнт все більше звертає увагу на оперативність, наочність наданої інформації, а для економістів все важливішим стає обробка та зберігання великих обсягів даних, відіграють велику роль такі функції Excel, як складання списків, зведених таблиць, можливість використання формул, копіювання даних , форматування та оформлення, аналіз і надання даних за допомогою діаграм і зведених таблиць, вилучення інформації із зовнішніх баз даних, забезпечення безпеки.

Глава 2. Огляд найбільш популярних табличних процесорів

2.1 Microsoft Excel

Документ, створений в MS Excel, називається робочою книгою. Робоча книга складається з набору робочих аркушів. Аркушів у книзі Excel може бути до 255. Кожен робочий лист має ім'я, за замовчуванням Аркуш1, Лист2, Ліст3. Назви аркушів відображаються в нижній частині аркуша. За допомогою ярликів, на яких написані імена аркушів, можна перемикатися між робочими листами, що входять до робочої книги. Щоб перейменувати робочий лист, треба двічі клацнути на його ярличку, або натиснути правою кнопкою миші на ярличку і вибрати пункт Перейменувати. Листам можна давати довільні імена завдовжки до 31-го символу, виключаючи символи *: / \? [].
Щоб перемістити робочий аркуш в іншу позицію в тій же робочій книзі, потрібно мишею перетягнути його ярличок у відповідне місце.
Якщо користувачеві необхідно додати новий робочий лист, він може зробити це, виконавши команду Вставка / Ліст. Для видалення аркуша слід виконати команду Правка / Видалити лист, при цьому необхідно пам'ятати про те, що віддалений лист відновити неможливо.
Простір робочого листа складається з рядків і стовпців. За умовчанням кожен робочий лист має 256 стовпців, (кожен стовпець має ім'я, озаглавлене латинською літерою) і 65536 рядків (нумерація від 1 до 65536), таким чином, всього на аркуші є 16777216 осередків.
На перетині рядків і стовпців утворюються комірки таблиці. Осередок - це мінімально адресується елемент робочого листа. Ім'я осередку (адреса) складається з імені стовпця і номера рядка, наприклад, A10 або D23. Адресація клітинок використовується при записі формул. Одна з комірок завжди є активною, і в ній проводяться операції вводу та редагування. Група осередків називається діапазоном. Діапазон клітинок позначають, вказуючи через двокрапку номери осередків, розташованих в протилежних кутках, наприклад: А5: C20.
Різні таблиці можуть містити абсолютно різну інформацію. Деякі елементи таблиці містять текст, деякі - числові дані. З точки зору програми Excel осередок може містити три види даних.
Текстові дані представляють собою рядок тексту довільної довжини. Програма Excel відтворює такі дані точно в тому вигляді, в якому вони були введені. Осередок, що містить текстові дані, не може використовуватися в обчисленнях. Якщо Excel не може інтерпретувати дані в комірці як число або як формулу, програма вважає, що це текстові дані.
Числові дані - це окреме число, введене в клітинку. Excel розглядає дані як число, якщо формат даних дозволяє це зробити. Як числа розглядаються дані, що визначають дати або грошові суми. Осередки, що містять числові дані, можуть використовуватися в обчисленнях.
Якщо комірка містить формулу, значить цей осередок обчислюється, тобто, значення комірки може залежати від значень інших елементів таблиці. Вміст осередку розглядається як формула, якщо воно починається зі знака рівності (=). Всі формули дають числовий результат.
Формули в комірках таблиці не відображаються. Замість формули відтворюється результат, отриманий при її обчисленні. Щоб побачити формулу, що зберігається в обчислюваної комірці, треба виділити цю клітинку і подивитися в рядок формул. Зміни у формули вносять редагуванням в цьому рядку.
Дані в програмі Excel завжди вносяться в поточну клітинку. Перш ніж почати введення, відповідну клітинку треба вибрати. Покажчик поточної комірки переміщують мишкою або курсорними клавішами. Можна використовувати і такі клавіші, як HOME, PAGE UP і PAGE DOWN.
Для введення даних у поточну комірку не потрібно ніякої спеціальної команди. Натискання клавіш з літерами, цифрами або знаками пунктуації автоматично починає введення даних в клітинку. Введена інформація одночасно відображається і в рядку формул. Закінчити введення можна натисканням клавіші ENTER.
У деяких операціях можуть одночасно брати участь кілька осередків. Для того щоб зробити таку операцію, потрібні клітинки необхідно вибрати. Вибрана група осередків виділяється на екрані: їх вміст відображається білим кольором на чорному тлі, а вся група виділених осередків обводиться товстої рамкою.
1. Простіше всього вибрати прямокутну область, тобто осередку, що потрапляють в певну область стовпців і рядків. Для цього треба перевести вказівник на клітинку в одному з кутів обраній області, натиснути кнопку миші і, не відпускаючи її, протягнути курсор у протилежний кут області. Після відпускання кнопки миші всі осередки в прямокутнику виділяються інвертованим кольором. Колір першого осередку залишається неінвертірованним, щоб показати, що вона є поточною. Для позначення групи клітинок використовується термін діапазон.
Протягування можна робити в будь-якому напрямку. Наприклад, якщо треба вибрати осередку від В3 до D8, то можна проводити протягування не тільки від ВЗ до D8, але і від D3 до В8, від В8 до D3 або від D8 до ВЗ. Якщо тепер клацнути на будь-якій комірці, виділення скасовується.
Замість протягування миші можна використовувати клавішу SHIFT. Натиснувши на першій клітинці діапазону, можна натиснути клавішу SHIFT і, не відпускаючи її, клацнути на останній клітинці. Якщо остання осередок знаходиться за межами екрану, то завершити операцію можна після прокручування. При виборі великих діапазонів цей метод зручніше, ніж протягування.
2. Для вибору цілих стовпців або рядків можна використовувати маркери рядків і стовпців по краях робочої області.
3. Клацання на кнопці в лівому верхньому кутку робочої області дозволяє вибрати весь робочий лист цілком.
4. Якщо при виборі осередків утримувати натиснутою клавішу CTRL, то можна додавати нові діапазони до вже обраному. Цим прийомом можна створювати навіть незв'язані діапазони. [2]
З обраним діапазоном у програмі Excel можна працювати так само, як з обраним фрагментом тексту в програмі Word Осередки можна видаляти, копіювати або переміщати. Однак твердість табличної структури вносить свої обмеження і додаткові особливості.
1. Натискання клавіші DELETE призводить не до видалення діапазону комірок, а до його очищення, тобто до видалення вмісту обраних осередків.
2. Для того щоб реально видалити клітинки обраного діапазону (що супроводжується зміною структури таблиці), треба вибрати діапазон і дати команду Правка> Видалити. При цьому відкривається діалогове вікно Видалення клітинок, в якому можна вибрати напрямок зсуву комірок, що займають місце, що звільняється. Створити в таблиці «дірку», в яку неможливе введення даних, не можна.
3. За командою Правка> Копіювати або Правка> Вирізати осередку обраного діапазону обводяться пунктирною рамкою.
Навіть під час вирізання осередків їх вміст продовжує тимчасово зберігатися в таблиці.
4. Для вставки осередків, що копіюються з буфера обміну, треба зробити поточної клітинку у верхньому лівому куті області вставки і дати команду Правка> Вставити. Осередки з буфера обміну вставляються у вказане місце. Якщо виконується операція переміщення, то після вставки осередки, з яких переміщуються дані, очищаються.
5. Копіювання і переміщення комірок можна також виробляти методом перетягування. Для цього треба встановити вказівник миші на межу поточної комірки чи обраної діапазону. Після того як він набуде вигляду стрілки, можна зробити перетягування. Якщо при пересуванні використовувати праву кнопку миші, то після її відпускання відкриється спеціальне меню, що дозволяє вибрати вироблену операцію.

Як вже говорилося, таблиця може містити як основні, так і похідні дані. Гідність електронних таблиць полягає в тому, що вони дозволяють організувати автоматичне обчислення похідних даних. Для цієї мети в осередках таблиці використовують формули.
Програма Excel розглядає вміст комірки як формулу, якщо воно починається зі знака рівності (=). Тим самим, щоб почати введення формули у комірку, достатньо натиснути клавішу «=«. Однак вводити формули більш зручно, якщо в рядку формул клацнути на кнопці Змінити формулу. У цьому випадку безпосередньо під рядком формул відкривається Палітра формул, що містить розрахований значення зазначеної формули.
Не варто лякатися слова «формула». Під формулою розуміється всього лише набір чисел і посилань на числові комірки, з'єднаних знаками математичних операцій. Щоб задати посилання на клітинку, треба вказати у формулі її ім'я. Це можна зробити вручну або клацанням на відповідній комірці по ходу введення формули.
Після закінчення введення формула в таблиці не відображається. Замість неї у клітинці розміщується розрахований значення. Проте якщо зробити комірку з формулою поточної, то формулу можна побачити в рядку формул.
При роботі з Excel важливо не робити ніяких обчислень «в умі». Навіть якщо розрахувати значення, що зберігається в комірці, зовсім неважко, все одно треба використовувати формулу.
Абсолютні і відносні адреси комірок
1. У кожної клітинки має свою адресу. Він однозначно визначається номерами стовпця і рядка, тобто, ім'ям осередки. Коли в попередньому прикладі ми вираховували значення D7 як твір В7 і С7, ми використовували адреси осередків, що входять у формулу.
2. Але якщо нам захочеться підрахувати значення в наступній клітинці D8, то знову доведеться записувати формулу D8 = B8 * C8. Це незручно для великих таблиць, і процес можна автоматизувати.
3. Набагато зручніше було б записати формулу для всіх комірок стовпчика D, щоб у них автоматично записувалося добуток відповідних осередків стовпців В і С. Формула тоді виглядала б так: Помножити значення, що знаходиться на дві клітинки лівіше даної, на значення, розташоване у клітинці ліворуч від даної . Адресація за методом «лівіше», «правіший», «нижче» і т. п. не вимагає абсолютної вказівки адрес осередків, що входять у формулу, і називається відносною адресацією.
4. Виявляється, за умовчанням програма Excel розглядає адреси комірок як відносні, тобто саме таким чином. Це дозволяє копіювати формули методом заповнення.
5. Проте іноді виникають ситуації, коли при заповненні осередків формулою необхідно зберегти абсолютний адресу осередку, якщо, наприклад, вона містить значення, яке використовується при подальших обчисленнях в інших рядках і стовпцях. Для того щоб задати посилання на клітинку як абсолютну, треба поставити перед позначенням номера стовпця або номеру рядка символ «$».
6. Таким чином, посилання на клітинку, наприклад А1, може бути записана у формулі чотирма способами: А1, $ А1, А $ 1 і $ А $ 1. При заповненні осередків формулою як відносна розглядається тільки та частина адреси, перед якою немає символу «$».
7. Якщо ж посилання на клітинку була внесена у формулу методом клацання на відповідній комірці, то вибрати один з чотирьох можливих варіантів абсолютної і відносної адресації можна натисканням клавіші F4. [2]
Обчислення, які дозволяє виробляти програма Excel, не обмежені найпростішими арифметичними операціями. Програма дозволяє використовувати велику кількість вбудованих стандартних функцій і здатна виконувати дуже складні обчислення.
1. Якщо почати введення формули клацанням на кнопці Змінити формулу або натисканням клавіші «=», то поле Ім'я в рядку формул замінюється списком стандартних функцій. Цей список містить десять функцій, що використовувалися останніми, а також пункт Інші функції, за допомогою якого можна відкрити діалогове вікно Майстер функцій.
2. Це діалогове вікно дозволяє вибрати будь-яку стандартну функцію з наявних у програмі Excel. У списку Категорія вибирають ту категорію, до якої належить потрібна функція, а в списку Функція - конкретну функцію.
Після того як потрібна функція вибрана, її ім'я заноситься в рядок формул, а палітра функції змінюється, даючи можливість ввести аргументи функції.
3. У верхній частині палітри розміщуються поля, призначені для введення аргументів, а в нижній частині розташовується довідкова інформація. Тут вказується загальний опис призначення функції, а також відомості про задається аргументі. Якщо аргумент вказаний напівжирним шрифтом, значить, він є обов'язковим, а якщо звичайним шрифтом, то його можна опустити.
Задавати аргументи функції можна в числовому вигляді (вручну) або як посилання на клітинки (вручну або клацанням на відповідній клітинці). Деякі функції можуть приймати в якості параметра діапазон комірок. При заповненні осередків формулами, що включають функції, абсолютні та відносні адреси комірок використовуються так само, як і у випадку простих формул.
Програма Excel допускає вкладення функцій, тобто як параметр однієї функції може бути вказано значення іншої функції.
Електронні таблиці Excel часто використовують для ведення найпростіших баз даних. Можливості таких баз помітно менше, ніж у баз даних, розроблених у програмі Access, але багато хто воліє не витрачати час на освоєння нової системи, а використовувати підручні засоби.
1. Таблиця, яка використовується в якості бази даних, зазвичай складається з декількох стовпців, які є полями бази даних. Кожен рядок представляє окремий запис. Якщо дані представлені в такому вигляді, програма Excel дозволяє проводити сортування і фільтрацію.
2. Сортування - це впорядкування даних за зростанням або за спаданням. Найпростіше зробити таку сортування, вибравши один з осередків і клацнувши на кнопці Сортування за зростанням або Сортування за спаданням.
3. Параметри сортування задають командою Дані> Сортувати. При цьому відкривається діалогове вікно Сортування діапазону. У ньому можна вибрати від одного до трьох полів сортування, а також задати порядок сортування по кожному полю.
4. При фільтрації бази відображаються лише записи, що володіють потрібними властивостями. Найпростіший засіб фільтрації - автофільтр. Він запускається командою Дані> Фільтр> Автофільтр.
5. За командою Автофільтр в осередках, що містять заголовки полів, з'являються розкривають кнопки. Клацання на такій кнопці відкриває доступ до списку варіантів фільтрації. Записи, що не задовольняють умові фільтрації, не відображаються.
6. Щоб створити довільний фільтр, слід в списку, вибрати пункт Інші. Діалогове вікно для користувача автофільтр дозволяє поставити більш складну умову фільтрації по даному полю.
7. Команда Дані> Фільтр> Показати все дозволяє відобразити всі записи. Щоб, скасувати використання автофільтра, треба повторно дати команду Дані> Фільтр> Автофільтр.
Для більш наочного представлення табличних даних часто використовують графіки та діаграми. Засоби програми Excel дозволяють створити діаграму, засновану на даних з електронної таблиці, і розмістити її в тій же самій робочій книзі.
1. Для створення діаграм і графіків зручно використовувати електронні таблиці, оформлені у вигляді бази даних. Перед побудовою діаграми слід вибрати діапазон даних, які будуть на ній відображатися. Якщо включити в діапазон клітинки, що містять заголовки полів, то ці заголовки будуть відображатися на діаграмі як пояснювальні написи. Вибравши діапазон даних, треба клацнути на кнопці Майстер діаграм на панелі інструментів Стандартна.
2. Майстер діаграм готує створення діаграми і працює в кілька етапів. Перехід від етапу до етапу виконується клацанням на кнопці Далі. На першому етапі роботи майстра вибирають тип діаграми. Програма Excel надає можливість створення декількох десятків різних типів та видів діаграм.
3. Якщо діаграма створюється на основі записів, що мають структуру бази даних, то вся інформація, необхідна на наступному етапі роботи майстра, вноситься у відповідні поля автоматично. Після цього вибирають параметри оформлення різних частин діаграми.
4. На останньому етапі роботи майстра вибирають робочий лист для розміщення готової діаграми. Після клацання на кнопці Готово діаграма створюється і розміщується на робочому аркуші.
Друк готового документа на принтері в багатьох випадках є заключним етапом роботи з електронними таблицями. Як і в багатьох інших програмах, клацання на кнопці Друк на панелі інструментів здійснює автоматичний друк аркуша з параметрами налаштування принтера, заданими за умовчанням. Якщо ці параметри треба змінити, можна використовувати команду файл> Друк, яка відкриває діалогове вікно Друк.
Робочі листи можуть бути дуже великими, тому, якщо не потрібно друкувати весь робочий лист, можна визначити область друку. Область друку - це заданий діапазон комірок, який видається на друк замість усього робочого аркуша. Щоб задати область друку, треба вибрати діапазон клітинок і дати команду Файл> Область друку> Признач.
Обраний діапазон позначається пунктирною рамкою, і при подальших командах друку буде друкуватися тільки він. Кожен робочий лист в робочій книзі може мати свою область друку, але тільки одну. Якщо повторно дати команду Файл> Область друку> Задати, то задана область друку скидається.
Розмір друкованої сторінки обмежений розмірами аркуша паперу, тому навіть виділення обмеженою області друку не завжди дозволяє розмістити цілий документ на одній друкованій сторінці. У цьому випадку виникає необхідність розбиття документа на сторінки. Програма Excel робить це автоматично. Вона сама визначає точки, де має відбутися таке розбиття, і вставляє в ці місця коди розриву сторінки, що відображаються на екрані у вигляді вертикальної або горизонтальної пунктирної лінії. [REF _Ref167012456 \ r \ h \ * MERGEFORMAT 5 ]

2.2 OpenOffice Calc

Електронні таблиці OpenOffice Calc володіють на даний момент найбільшими можливостями серед всіх вільно розповсюджуваних програм подібного класу. Ця програма є частиною проекту OpenOffice, метою якого є надати користувачеві аналог комерційного продукту Microsoft Office, і практично не відрізняється від MS Excel по функціональності. Детальна вбудована документація та зручна система довідки дозволяють користувачеві швидко освоїти всі особливості роботи з цим програмним продуктом.
Запуск OpenOffice Calc здійснюється командою soffice. Після старту програми в меню Файл слід вибрати пункт Відкрити, якщо ви збираєтеся редагувати вже існуючий файл, або в пункті Створити вибрати опцію Документ електронної таблиці. Робоча книга за замовчуванням містить 3 аркуші, але якщо кількість аркушів у книзі або їх назва вас не влаштовує, то ви можете легко додати, видалити або перейменувати їх. Подвійний клацання в області заголовків листів книги призводить до появи меню, що дозволяє виконати зазначені операції.
Контекстні меню програми, що з'являються при натисканні правої кнопки миші, пов'язані з певними об'єктами програми, такими як елементу таблиці, заголовки рядків, стовпців або листів і т. д. Процес введення, редагування даних, створення формул у програмі OpenOffice Calc практично ідентичний процесу роботи з уже розглянутими електронними таблицями.
OpenOffice Calc може розмішати в осередках своїх таблиць числа (використовуючи кому для відділення дробової частини), формули і текст. До кожному осередку може бути доданий коментар (меню Вставка, пункт Примітки), який автоматично відображається при підведенні курсору до осередку (якщо в меню Довідка включена опція Підказка). Про наявність коментаря свідчить невеликий червоний квадратик у верхньому правому куті клітинки. У контекстному меню можна відзначити пункт Показати примітки для постійного їх відображення. Клацання в полі коментаря дозволяє приступити до його редагування.
Форматування даних та осередків

При створенні практично будь-якого документа в тій або іншій формі використовується форматування. Електронні таблиці не є винятками і будь-яка програма для їх створення підтримує можливості форматування. Особливістю цієї програми є як можливість використання спочатку заданих форматів, так і створення своїх власних стилів клітинок.
Для того щоб приступити до форматування клітинки або осередків їх слід виділити, потім за допомогою пункту Осередок ... з меню Формат або пункту Формат ячеек контекстного меню відкрити вікно Атрибути осередку, яке містить вкладки, що дозволяють задати параметри форматування. На вкладці Числа можна вибрати формат числа. За допомогою вкладки Шрифт можна встановити тип, розмір і колір шрифту.
Розглянемо кілька детальніше вкладку Вирівнювання. Вона призначена для управління вирівнюванням вмісту клітинки. Крім того, тут установлюється відстань від ліній сітки і відправлення листа. Перемикачі По горизонталі та По вертикалі дозволяють задати вирівнювання вмісту осередку в горизонтальному і вертикальному напрямку.
Якщо перемикач По горизонталі встановлений в режим Стандарт, то використовуються стандартні правила вирівнювання: числа вирівнюються по правому краю, а текст - по лівому.
Кругла кнопка дозволяє за допомогою миші плавно змінювати кут нахилу листи. Вертикальна кнопка встановлює відображення вмісту клітинки по вертикалі, як би в стовпчик.
Якщо вказано опцію Розрив рядка, то буде дозволений автоматичний розрив рядка на краю осередку. Відзначимо, що натискання комбінації клавіш Ctrl + Enter в будь-якому місці тексту також призведе до розриву рядка.
При роботі з осередками електронної таблиці, також як і з текстовими документами, можна використовувати як жорстке, так і м'яке форматування: або безпосередньо у клітинці задати певний розмір шрифту, або створити стиль з необхідним розміром шрифту і застосувати його до осередку. Для документів, з якими доводиться працювати часто, і які при цьому повинні виглядати однаково, рекомендується застосовувати м'яке форматування, тобто скористатися стилем, а при роботі з документами, які необхідно тільки швидко надрукувати, припустимо застосування жорсткого форматування. Стилі клітинок забезпечують особливу зручність і дозволяють отримувати деякі цікаві ефекти.
OpenOffice Calc дозволяє застосовувати стилі осередків як в ручному режимі, так і автоматично - в залежності від певних умов. Якщо ви хочете особливим чином виділити деякі дані в таблиці, наприклад, всі значення вище середнього виділити зеленим кольором, а значення нижче середнього - червоним, то бажаного результату досить просто досягти за допомогою умовного форматування. Є дві можливості зв'язати автоматичне присвоєння формату комірки з деякими умовами.
Перша з них - присвоєння формату формулою. Функція СТИЛЬ може бути додана до існуючої формулою у клітинці. Таким чином, разом з функцією поточного ви можете задати, наприклад, колір клітинки залежно від значення. Використання формули =...+ СТИЛЬ (ЯКЩО (Поточна ()> 3; «червоний», «зелений»)) викликає фарбування осередки в червоний колір, якщо значення більше 3, і призначає стиль з іменем «зелений» в іншому випадку ( зрозуміло, якщо зазначені стилі визначені).
Інша можливість - використання умовного формату. За допомогою пункту Умовне форматування в меню Формат у діалозі допускається завдання до трьох умов, які повинні бути виконані, щоб осередок чи група виділених осередків отримала певний формат. При зміні даних стилі форматування будуть змінюватись автоматично.
Формули

При завданні формул поряд з основними арифметичними операціями, OpenOffice Calc надає безліч спеціальних функцій, які можна ввести в інтерактивному режимі за допомогою Автопілота функцій. OpenOffice Calc підтримує, зокрема, багато статистичні методи: від регресійних розрахунків до довірчих інтервалів. Особливо цікава можливість змінювати окремі параметри в обчисленнях, що залежать від багатьох факторів, і простежувати, як це впливає на результат. Це так звані розрахунки «що було б, якщо». Наприклад, при розрахунку кредиту шляхом простої зміни періоду, процентної ставки або сум виплати можна відразу ж побачити, як змінюються інші фактори.
Як і всі інші засоби роботи з електронними таблицями, OpenOffice Calc дозволяє використовувати відносні та абсолютні посилання. Перед кожним значенням, яке має використовуватися як абсолютне, ставиться знак долара $. Для перетворення поточної посилання, в якій знаходиться курсор у рядку введення, з відносною в абсолютну і навпаки, слід використовувати комбінацію клавіш Shift + F4.
Практично всі функції (за винятком математичних та деяких статистичних) в програмі OpenOffice Calc локалізовані, тобто використовують російськомовні імена. До таких належать і всі функції з розділу Дата & Час (однак функція ПАСХАЛЬНОЕВОСКРЕСЕНЬЕ () визначає дату католицької, а не православної Пасхи).
Для введення функцій у клітинку можна скористатися майстром функцій. Виберіть клітинку, в яку треба ввести функцію, і натисніть кнопку

, Яка знаходиться на панелі інструментів, або виберіть команду Функція ... з меню Вставка. Перед вами з'явиться вікно Автопілот функцій, в якому треба виділити функцію і натиснути кнопку Далі>> або OK, після чого з'явиться вікно введення аргументів вибраної функції. Функцію можна вводити не тільки за допомогою майстра функцій, але і вручну, якщо ви пам'ятаєте, як вона називається і скільки у неї параметрів.
Для завдання суми чисел, що знаходяться в стовпці або рядку слід використовувати кнопку

. У комірці з'явиться формула виду = СУММ (...). Програма намагається здогадатися, який інтервал підсумовування. Якщо вас не влаштовує запропонований діапазон, то виділіть лівою кнопкою миші потрібну область осередків так, щоб навколо неї з'явилася червона рамка. Те ж саме можна зробити і вручну, вказавши діапазон клітинок у рядку формул. Відзначимо, що порожні клітинки при підсумовуванні трактуються як містять нульові значення.
Познайомимося детальніше з функцією ДАТА, що забезпечує введення дат в електронну таблицю. OpenOffice Calc зберігає такі дані у вигляді чисел, але відображає у клітинці у форматі дати, вирівнюючи їх (аналогічно числах) по правому краю. Звичайно, можна відформатувати клітинку, яка містить дату, і в числовому форматі. Синтаксис функції - ДАТА (Рік; Місяць; День). Рік - ціле число від 1600 до 3000, при введенні від 0 до 29 додається 2000, а при введенні числа від 30 до 99 - 1900. Місяць - число від 1 до 12, що задає номер місяця. День - число від 1 до 31, яке встановлює день місяця. Коли значення місяця і дня більше допустимих, вони перераховуються на наступну позицію (рік, місяць) з переповненням. Формула = ДАТА (00; 12; 31) дає 31.12.2000, а при введенні = ДАТА (00; 13; 31) вийде дата 31.01.2001.
У програмі OpenOffice Calc можна просто ввести дати в форматі «месяц.чісло.год» (без вказівки лапок, інакше введення буде інтерпретований як текст), наприклад, «5.17.2» для 17 травня 2002 року. У цьому випадку будь введення зі значеннями, що виходять за межі допустимих, трактується не як дата, а як текст. Функція ТДАТУ () повертає дату і час відповідно до системним часом комп'ютера, які оновлюються при кожному перерахунку документа.
Для того щоб задати ім'я області (комірки), необхідно цю область спочатку виділити і за допомогою пункту Імена - Поставити меню Вставка (або за допомогою комбінації клавіш Ctrl + F3) викликати діалогове вікно Присвоїти ім'я. Ім'я повинно починатися з літери, відрізнятися від стандартних імен осередків і не може містити пропусків. Після введення імені слід натиснути кнопку Додати. У цьому ж діалозі можна задати імена інших областей, ввівши спочатку ім'я, а потім виділивши клітинки аркуша, які повинні отримати це ім'я. У ньому можна присвоїти імена навіть часто використовуваним формулами або елементів формул.
Потужним інструментом при роботі з електронними таблицями є підбір параметра. За допомогою цього інструменту можна дізнатися значення, яке при підстановці в формулу дає бажаний результат. Для того щоб скористатися підбором параметра потрібно мати формулу з декількома постійними значеннями і одним змінним.
Діаграми

Всі розглянуті нами програми підготовки електронних таблиць в тій чи іншій мірі можуть відображати результати розрахунків у вигляді діаграм. Однак жодна з них не може на даний момент зрівнятися з програмою OpenOffice Calc, що пропонує багатий вибір різних типів діаграм, з яких можна вибрати найбільш відповідні для демонстрації структури ваших даних.
Для представлення даних у вигляді діаграми їх слід попередньо виділити (разом із заголовками, якщо такі є), після чого з меню Вставка вибрати пункт Діаграма. У відкрилися вікні Автоформат діаграми потрібно виконати ряд дій, що дозволяє вибрати тип діаграми, вказати розташування рядів даних, задати заголовок діаграми, найменування осей і т. д. Якщо потрібно вставити діаграму в документ, що складається з декількох таблиць, то можна встановити, в яку таблицю повинна бути вставлена діаграма. Після заповнення потрібних полів натисніть на клавішу Готово і діаграма буде розміщена на аркуші.
Зауважимо, що при складанні діаграм допускається багаторазове виділення, тобто виділені дані не зобов'язані розташовуватися в таблиці у вигляді безперервної області. Багаторазове виділення здійснюється при натиснутій клавіші Ctrl. Якщо ви використовуєте багаторазове виділення, то переконаєтеся, що цей набір розрізнених осередків доцільно використовувати для складання діаграми.
OpenOffice Calc дозволяє змінювати окремі елементи діаграми. Виділення діаграми або її частини здійснюється клацанням миші, при цьому з'являються вісім зелених квадратиків, розташованих по периметру.
Курсор, потрапляючи у виділену таким чином область, набуває вигляду хрестика. Натискання на ліву кнопку миші дозволяє переміщати виділений об'єкт. Для видалення виділеного об'єкта виберіть з контекстного меню пункт Вирізати.

Клацання правою кнопкою миші призводить до появи меню форматування діаграми, пункти якого дозволять відкоригувати вигляд практично будь-якій частині діаграми: встановити межі діапазонів на осях діаграми і масштаб, змінити прозорість області діаграми, задати будь-якої фон, управляти відображенням сітки і багато чого іншого.

Якщо ви помістили діаграму на задній план електронної таблиці, то виділити її просто клацанням миші вже не вдасться.

Відкрийте панель Опції малювання і виберіть інструмент Виділення. Тепер клацанням виділіть діаграму.

При створенні лінійчатих діаграм (графіків) допускається використання різних символів, які можуть бути обрані з файлів з малюнками або з так званої Галереї. У ній міститься велика кількість малюнків для оформлення кордонів осередків, фонових зображень, маркерів і «тривимірних» об'єктів.
Тип діаграми можна змінити в будь-який момент. У діалозі, який з'явиться завдяки виділенню діаграми і викликом команди Формат - Тип діаграми, представлені різні типи діаграм.
Перегляньте в цьому діалозі всі типи діаграм: двовимірні (2-М) і тривимірні (3-М). У 3-М-діаграмах можна налаштувати напрям освітлення, навколишній світ і колірний фільтр. Такі діаграми можна обертати і нахиляти за допомогою миші.
Нижче наведено чотири діаграми, що відповідають одному і тому ж набору даних, отриманому в результаті останнього коректного багаторазового виділенням з розглянутого вище прикладу.
Одна з них - циліндрична з глибиною, що є різновидом 3-М гістограми. Для кращого огляду вона була трохи повернена. Інша є звичайною кругової 3-М діаграмою. Залишилися дві відносяться до виду 2-М діаграм: лінія з символами, отриманими з Галереї, і гістограма, що використовує різні заливки і фон.

Висновки і пропозиції

Електронні таблиці в даний час стали невід'ємною частиною програмного забезпечення персональних комп'ютерів. Це пояснюється великим набором функцій для роботи з даними, простотою освоєння і роботи, завдяки наявності різноманітних інструментальних засобів - табличних процесорів. Великий вибір табличних процесорів дозволяє користувачеві вибрати найбільш підходящий до даної задачі.
Електронні таблиці дозволяє автоматизувати процес обробки інформації, здійснювати складні обчислення, аналізувати їх і представляти в наочному вигляді (графіки, діаграми). В даний час, коли користувач все більше звертає увагу на оперативність, наочність наданої інформації, а для інженерно - технічних працівників все важливішим стає обробка та зберігання великих обсягів даних, відіграють велику роль такі функції табличного процесора, як складання списків, зведених таблиць, можливість використання формул, копіювання даних, форматування та оформлення, аналіз і надання даних за допомогою діаграм і зведених таблиць, вилучення інформації із зовнішніх баз даних, забезпечення безпеки.
Цим же пояснюється широке застосування їх в різних областях діяльності людини. Вони є невід'ємною частиною інформаційних систем, які полегшують доступ користувача до інформації з практично будь-якій області науки, техніки, культури, охорони здоров'я, навчання, а в майбутньому - до знань, накопичених людством за час його існування. Крім того, табличні процесори, як складова частина автоматизованих інформаційних систем застосовуються на виробництві: у них вводиться інформація про хід виконання виробничих замовлень, про наявність інструментів, сировини і т.д. У діловій сфері, де постійно оновлюються відомості про товари і фірми, біржова та банківська інформація без таблиць і засобів роботи з ними так само не обійтися. Постійне вдосконалення наявних пакетів електронних таблиць, поява нових роблять роботу з даними все більш і більш простої, доступної для користувача будь-якої кваліфікації.
Останнім часом стало можливим в табличних процесорах створення гіпертекстових посилань в таблиці з метою переходу в інші файли, що знаходяться на комп'ютері користувача, в локальній мережі або в мережі Internet. Дані та діаграми можна зберегти як окрему Web - сторінку або додавати до існуючої сторінці.

Список використаної літератури

1. Білліг В.А., Дехтяр М.І. VBA і Office ХР. Офісне програмування. -М.: Російська редакція, 2004. -693 С.
2. Гарнаєв А. Використання MS Excel і VBA в економіці та фінансах. -СПб.: БХВ-Петербург, 2002. -420 С.
3. Єфімова О.В., Морозов В.В., Угринович Н.Д. Курс комп'ютерної технології з основами інформатики. -М.: АБФ, ACT, 1999. -482 С.
4. Каратигіна С. та ін Бази даних: Найпростіші засоби обробки інформації. Електронні таблиці. Системи управління базами даних. Т.1 / Каратигіна С., Тихонов О., Долголаптев В.-М.: ABF, 1995. -533 С.
5. Ковальські С. Excel 2000 без проблем. - М.: Біном, 2000. -210 С.
6. Інформатика: підручник. Курносов А.П., Кульов С.А., Улезько А.В., Камалян А.К., Чернігін А.С., Ломакін С.В.: під ред. А.П. Курносова Воронеж, ВДАУ, 1997. -238 С.
7. Інформатика: Підручник. / Под ред. Н.В. Макарової - М.: Фінанси і статистика, 2002. -768 С.
8. Пакети прикладних програм: Учеб. посібник для середовищ, проф. освіти / Е. В. Фуфа, Л. І. Фуфаева. -М.: Видавничий центр «Академія», 2004. -352 С.