Зміст
Введення. 3
1. Документована інформація як ресурс управління 6
1.1 Поняття і характеристика документованої інформації. 6
1.2 Властивості документованої інформації. 13
2. Характеристика матеріальних носіїв інформації 17
2.1 Носій інформції як матеріальна складова документа. 17
2.2 Класифікація документів на сучасних носіях інформації. 21
2.3 Форма матеріального носія електронної документованої інформації 23
3. Функціональна сутність сучасних носіїв документованої інформації .. 26
3.1 Оптичні (лазерні) носії інформації. 26
3.2 Магнітні носії інформації. 28
3.3 Перфоровані носії інформації. 30
3.4 Мікрографічні носії інформації. 32
Висновок. 33
Бібліографічний список. 35
ВСТУП
Актуальність теми курсової роботи полягає в тому, що поняття "документована інформація" засноване на двуедінстве інформації (відомостей) і матеріального носія (у вигляді символів, знаків, букв, хвиль і т. д.). У результаті документування відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей. Інформація "закріплюється" на матеріальному носії або навіть "прив'язується" до нього і тим самим відокремлюється від творця інформації.
У результаті ми отримуємо як документованої інформації книгу, статтю в журналі, збірник статей, фонд документів, банку даних або інший масив документів (даних) на паперовому, машиночитаному та інших носіях.
Документована інформація становить основу управління, його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства. Якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація, як кровоносна система, пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух.
Інформація фіксується в документах, які надають їй організаційну форму і переміщають її в часі і просторі. Документи і документний інформація лежать в основі управлінських рішень і є їх матеріальним втіленням, забезпечують юридичною силою і тим самим сприяють їх виконанню.
Високий ступінь актуальності має в даний час саме документована інформація (документ). Документи при формуванні єдиного інформаційного простору органів федерального, регіонального та місцевого рівнів циркулюють досить активно (останнім часом - більше в електронному форматі).
Сучасний стан документальної середовища обумовлено не тільки соціально-економічними перетвореннями, а й розвитком інформаційних технологій. Велике значення в сучасному управлінні набувають комп'ютерні технології та засоби, що забезпечують на базі діючого законодавства та інших правових норм оперативність фіксації, збору, обробки, пошуку і передачі інформації, надійність її зберігання, віддалений доступ, надання інформації в потрібний час, на потрібному носії та в потрібній формі, з урахуванням психологічних і ергономічних вимог.
Документування інформації дозволяє зафіксувати її на певному носії, надати їй необхідну організаційну форму, засвідчити справжність та юридичну силу, забезпечити необхідними реквізитами для її ідентифікації з метою пошуку та використання, а також здійснити повноцінну інформаційну підтримку управлінських процесів і накопичити інформаційний ресурс з метою розвитку організації і збереження індивідуальної пам'яті про неї в часі і просторі. Виходячи з цього, вивчення документа як форми організації і представлення інформації в процесах управління має важливе самостійне наукове і практичне значення.
Відкрився доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні документування, збереження і передачу документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед документознавством, архівознавством, документалістикою та іншими науковими дисциплінами, що мають в якості об'єкта дослідження документ, принципово нові наукові і прикладні проблеми.
Метою курсової роботи є дослідження наукової проблеми управління документацією в умовах нових інформаційних технологій.
Для досягнення поставленої мети необхідно вирішити такі завдання:
1. Дати визначення поняттю документованої інформації.
2. Проаналізувати властивості документованої інформації.
3. Розкрити матеріальну складову документа.
4. Розглянути документи на різних сучасних носіях інформації, описати їх типи і дати характеристику.
Джерельна база: нормативно-правові акти федеральних органів влади з питань інформатизації, архівної справи, управління документацією, діловодства. Системоутворюючим актом у цій галузі є Федеральний закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації». Він визначає правовий режим документування інформації, право власності на окремі документи і окремі масиви документів в інформаційних системах, категорії інформації за рівнем доступу до неї, порядок правового захисту інформації.
Історіографія. Поняття «документ» ввів відомий бельгійський вчений, основоположник документації - науки і практики Поль Отле (1868-1944). Радянські документалісти та інформатики обмежили зміст документа обов'язковими атрибутивними елементами: наявність інформації і матеріального носія (Г. Г. Воробйов). У 1960-і роки А.І. Михайлов, А.І. Чорний і Р.С. Гиляревский, крім названих, вводять функціональний ознака документа. За їхнім визначенням, документ - це матеріальний об'єкт, що містить закріплену інформацію, спеціально призначений для її передачі в просторі та часі.
У Росії на початку 1990-х років практично одночасно, уточнюючи зміст поняття «документ», О. П. Коршунов (бібліографознавство), А. В. Соколов (інформатика), Ю. М. Столяров (бібліотекознавство) запропонували трактувати його як матеріальний об'єкт - носій соціальної інформації.
Структура роботи: вступ, 3 розділи, висновок, бібліографічний список.
1. Документована інформація як ресурс управління
1.1 Поняття і характеристика документованої інформації
Сучасна організація трактується як складне, комплексне утворення. Велика частина організацій являє собою відкриті системи, цілісні, що складаються з численних взаємозалежних частин, тісно переплітаються із зовнішнім світом. Кожна організація має внутрішню і зовнішню середу.Зовнішні та внутрішні джерела інформації, які впливають на організацію, утворюють її інформаційне середовище. На її основі в процесі діяльності організації виникає інформаційна інфраструктура як спеціальна система життєзабезпечення, що пропонує користувачам відповідну інформацію. Центральну роль в цій інфраструктурі відіграє документована інформація. Іншими її елементами є інформаційна технологія і інформаційний персонал.
Інформаційна інфраструктура організації являє собою складну систему, що поєднує структуровану і неструктуровану інформацію, інформаційні процеси, що протікають у взаємодії з зовнішнім середовищем організації і охоплюють інформаційні потоки, покликані об'єднати всі рівні управління, включаючи робочі місця, в ефективно діє на базі створених інформаційних ресурсів механізм досягнення цілей організації.
Ставлення до інформації як ресурсу означає, що за аналогією з іншими ресурсами (фінанси, обладнання, матеріали, технології, персонал) повинен бути створений механізм управління інформаційними ресурсами, сформовані відповідні структури, вироблені нові технології. Однією з важливих характеристик інформаційного ресурсу є його якість, ступінь повноти для задоволення сукупних інформаційних потреб організації. [1]
Згідно з Федеральним законом «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» під інформаційними ресурсами розуміються окремі документи і окремі масиви документів, документи і масиви документів в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, інших інформаційних системах). Обов'язковою умовою включення інформації в інформаційні ресурси є документування інформації.
Таким чином, документ є первинною основою інформаційних ресурсів.
Поняття «документ» використовується в багатьох галузях знань і пов'язане з предметом їх досліджень.
Для історика документ цінний насамперед тією інформацією про минуле, яку він містить в собі, причому не тільки в змісті, але й у зовнішньому вигляді - почерку, хімічному складі папери, водяних знаках і т. п. Така увага до форми має для історика як емоційний ("дух часу"), так і практичний сенс. Йому доводиться мати справу з документами різних епох, а зовнішні особливості досить точно відбивають час, а часом і обставини їх створення. Звідси і тлумачення документа, перш за все як матеріального носія із зафіксованою на ньому інформацією про минуле.
У діловодстві потрібно, перш за все, забезпечувати швидке знаходження документа, а також простежити в разі необхідності його маршрут по інстанціях, включаючи його створення, узгодження, виправлення, постачання візами, обліковими номерами та ін Крім того, важливо бути впевненим, чи було дійсним творцем документа то установа або посадова особа, яка значиться його автором. Звідси особлива увага до офіційних реквізитами: бланку встановленого зразка, підписи, печатки, реєстраційними номерами. Документ розуміється в першу чергу як офіційна інформація з реквізитами, що дозволяють її автентифікувати і враховувати.
У архівіста основні завдання - зберегти документи в цілості і забезпечити облік, щоб при необхідності видати їх користувачеві (тому ж історику). Зміст документа і його зовнішня форма цікавлять архівіста лише остільки, оскільки вони представляють цінність для його клієнтів. Функція обліку об'єднує архівіста з діловодом, але в іншому їх місії різняться: архівіст зобов'язаний зберегти і сам документ, і реквізити незмінними в тому вигляді, в якому вони надійшли до архіву. Тому він схильний трактувати документ як поміщений на зберігання матеріальний носій з ідентифікованої інформацією, що має споживчу цінність.
Юрист, як і історик, є споживачем документів, що зберігаються в архіві. Але його вони цікавлять у випадку конфлікту, учасники якого переслідують протилежні інтереси. У цьому випадку критичне значення набуває питання про автентичність. Тому юридична цінність документа тим вище, чим важче його підробити чи перекрутити. Сам документ для юриста - це, перш за все інформація, справжність якого засвідчена і не може бути оскаржена.
Нарешті, для фахівця в галузі інформаційних технологій інформація - це товар, який він повинен доставити за призначенням, а також надати користувачеві можливість вільно поводитися з цим товаром, швидко і ефективно змінювати його або, навпаки, забезпечувати незмінність і надійне збереження. Саме поняття "документ" вживається тут, скоріше, за традицією і виконує чисто облікову функцію. У будь-якому випадку документ постає як цілісна і транспортабельна сукупність (порція) інформації. Таке розуміння ближче всього до діловодної, але досить далеко від історичного та юридичного.
Можливість створення документів за допомогою комп'ютера найсильніше вдарила по традиційним уявленням, властиві історикам і архівістам, оскільки вони припускали зв'язок документа з конкретним носієм. Цей зв'язок втратила сенс: документ створюється в оперативній пам'яті комп'ютера, зберігається на його ж жорсткому диску, а потім у процесі обігу та зберігання неодноразово перезаписується на нові носії різних типів. А оскільки час і обставини створення документа тепер не можуть бути відображені в його формі, необхідно забезпечити їх присутність у змісті. Іншими словами, електронний документ повинен мати більш широке коло реквізитів (метаданих) в порівнянні з паперовим.
Юридична трактування документа також піддалася випробуванню, оскільки інформаційні технології дозволяють вносити до тексту зміни, які не залишають ніяких слідів на машинному носії. Щоб забезпечити достовірність інформації, потрібні додаткові заходи: підрахунок контрольної характеристики файлу за певними алгоритмами (обчислення хеш-функції) та постачання документа електронним цифровим підписом. При цьому все одно зберігається потенційна можливість того, що захисні засоби будуть подолані зловмисником. Тому гостро стоїть питання про ступінь їх надійності
Документознавство виділяє три основних складових при розкритті терміна «документ»:
1) документ - матеріальний об'єкт;
2) документ - носій інформації;
3) документ - документована інформація.
Найбільш загальним вважається позначення документа як матеріального об'єкта, із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозапису або зображення, призначеного для передачі у часі і просторі з метою зберігання та громадського використання.
Тривала трансформація тлумачення терміна «документ», спочатку повністю не відповідає сучасним технологіям зберігання та передачі інформації, призвела до легалізації інформаційного трактування даного поняття у Федеральному Законі «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 25.01.1995 р. № 24-ФЗ.
Згідно зі ст. 2 Закону під документованої інформацією або документом (закон розглядає ці поняття, як рівнозначні) розуміється зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (де інформація - це відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси, незалежно від форми їх подання).
Ця ж формулювання наводиться і в Федеральному Законі «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 р. № 85-ФЗ, зберігаючи жорстку взаємозв'язок інформації, що міститься в документі, і матеріального носія даної інформації
З легального терміна «документована інформація (документ)», що міститься згаданих законах, випливають три основні ознаки документа.
Перший з них - наявність матеріального носія інформації. В якості такого, у принципі, можуть розглядатися будь-які об'єкти матеріального світу, включаючи речі і фізичні поля, в яких знаходять своє відображення певні відомості. Одні й ті ж відомості можуть бути зафіксовані на різних матеріальних носіях. Найбільшого поширення набули паперові носії, документи, в яких інформація представлена в електронно-цифровій формі (електронні документи), відео-і звукозапису.
Другою ознакою документованої інформації є Ідентифікованість зафіксованих на носії відомостей. Це досягається шляхом прісовокупленіем до змістовної стороні відомостей даних, іменованих реквізитами, які дозволяють встановити джерело і призначення інформації, час її документування, а в ряді випадків і забезпечити захист того чи іншого документа (електронний цифровий підпис). Реквізити повинні бути зафіксовані на тому ж матеріальному носії, що та ідентифікуються відомості.
Третьою ознакою документованої інформації, який не знайшов свого відображення в аналізованому терміні, виступає можливість зміни форм її закріплення. Дана ознака виявляється в тому, що інформація, закріплена на матеріальному носії одного виду, може бути одночасно представлена і на інших видах носіїв без загрози втрати свого змісту і реквізитів. По суті, це можливість копіювання інформації. [2]
Процес фіксації інформації, тобто створення документа, називається документуванням управлінської діяльності. При цьому важливо підкреслити, що запис інформації на різних носіях (документування) повинна здійснюватися за встановленими правилами.
Останнім часом відбувається перенесення смислового навантаження у визначенні документа з матеріальною складовою на інформаційну. Введення в практику законодавчим шляхом поняття «документована інформація (документ)», на думку В.А. Копилова, засноване на двуедінстве інформації (відомостей) і матеріального носія (у вигляді символів, знаків, букв, хвиль і т.д.). У результаті документування відбувається як би матеріалізація і уречевлення відомостей [3].
Не менш важлива для управлінської документації і проблема носія інформації, який зазнає змін у міру історичного розвитку. Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка полягає в тому, що людина не може сприйняти електронний документ в тому фізичному вигляді, в якому він зафіксований на носії.
Крім того, електронні документи знаходяться в прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися і застарівати принаймні науково-технічного прогресу в області техніки і програмного забезпечення. У зв'язку з цим велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.
У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за рамки існуючого визначення документа [4]
Таким чином, поняття "документована інформація" відрізняється суттєво від поняття''інформація ". Феномен документованої інформації полягає в двуедінстве інформації та матеріального носія, що в істотній мірі визначає її правовий режим.
Документована інформація в наведеному вище визначенні по суті справи є об'єкт матеріал, а це дає підставу при певних умовах відносити її до категорії речей і поширювати на неї інститут права речової власності. Слід, однак, відзначити, що документована інформація відноситься до речей особливого роду. Головна її відмінність від інших речей полягає в двуедінстве інформації та матеріального носія, на якому вона зафіксована, через що пред'являються особливі вимоги до правового режиму такої інформації.
1.2 Властивості документованої інформації
Документована інформація має більшість тих же властивостей, що й інформація взагалі. Ці властивості також можна розділити на зовнішні і внутрішні, а серед зовнішніх властивостей виділити три групи залежно від об'єкта взаємодії: джерела інформації, її приймача і об'єкта або явища, яке вона відображає [5].
Однак, поряд із загальними властивостями, документована інформація має і низкою специфічних властивостей, що відрізняють її від усіх інших видів і різновидів інформації. До їх числа слід віднести, перш за все, фіксований характер документованої інформації, що випливає вже з самого поняття документа.
Узагальненої характеристикою, яка свідчить про ступінь корисності інформації для споживача, є його якість. Найважливішими показниками якості і одночасно властивостями документованої інформації виступають: релевантність, повнота, корисність, своєчасність, достовірність, новизна, доступність, захищеність, цінність, ергономічність.
Релевантність (від англ. "Relevant" - доречний, що відноситься до справи) називається здатність інформації відповідати запитам, потребам, вимогам споживача.
З релевантність тісно пов'язана інша найважливіша властивість документованої інформації - її цінність, тобто споживча значущість, яка виражається, як правило, відповідно інформації своїм цільовим призначенням. При цьому цінність інформації може бути реалізована тільки в рамках певної інформаційної системи, в якості елемента цієї системи, пов'язаного з іншими її структурними елементами і блоками.
Цінність документованої інформації може бути виміряна ступенем наближення до мети або ж величиною заощаджених ресурсів. В управлінні цінність інформації визначається ступенем впливу на результат, на рівень досягнення поставленої мети.
У свою чергу, результативність інформації може бути короткостроковій або довгостроковій, мати матеріальне або духовно-моральний вимір. Цінністю може мати і дезінформація, але лише для її джерела. Для споживача ж дезінформація володіє негативною цінністю, так як збільшує вихідну невизначеність, зменшує ймовірність досягнення мети.
Суттєвою характеристикою документованої інформації є її повнота, яку зазвичай визначають як оптимальне співвідношення між необхідною і отриманою інформацією. Від повноти інформації залежить якість прийнятих на її основі управлінських або інших рішень. При цьому слід зауважити, що документована інформація ніколи не буває повною, так як неможливо зафіксувати на матеріальному носії навіть ті події, свідками та учасниками яких ми є. Тим більше неможливо мати повну інформацію про минулі епохи. Тому завжди можна говорити лише про ступінь повноти інформації.
Слід розрізняти повноту і надмірність інформації. Надлишкова інформація - це повторення, дублююча інформація. Вона забирає час у споживача, негативно позначається на ефективності управління. За наявними даними, зайвим є в середньому близько третини всього обсягу інформації, призначеної для споживання в управлінських підрозділах різного рівня. Підраховано, що в середньому 60% наукових та адміністративних документів споживачеві не потрібно прочитувати цілком. Мало того, він просто не встигне прочитати все для виконання його професійних обов'язків, якщо буде читати все підряд.
Однак з надмірністю інформації справа йде далеко не так просто, як це може здатися на перший погляд. Встановлено, що в цілому ряді випадків надлишкова інформація приносить навіть користь. Причому необхідність надмірності доведена еволюційним розвитком. Зокрема, надмірними є існуючі алфавіти і мови. Наприклад, в російській мові надмірність становить 40%, у французькому - 55%. Без деякої надмірності людина не в стані тривалий час сприймати інформацію. Це вимагало б від нього постійного напруженої уваги, що призводить до швидкого стомлення і втрати здатності до сприйняття.
Інформація може бути корисною і марною. Корисність інформації - ще одне з її властивостей. Корисність є не що інше, як цінність інформації у певних конкретних умовах. Кордон між поняттями корисності та марності відносна, суб'єктивна, тому можна говорити лише про ступінь корисності, яка виявляється в процесі актуалізації інформації.
З повнотою пов'язана достовірність інформації. Вона відображає ступінь об'єктивності в процесі фіксації і передачі інформації. Зі збільшенням повноти достовірність збільшується. Проте відбувається це лише до тих пір, поки не настає сверхізбиточность інформації, яка вже перестає впливати на ступінь її достовірності.
Достовірність залежить від джерела інформації, насамперед, від рівня її компетентності, від суб'єктивізму в процесі збору, обробки, оформлення інформації. Оскільки документ створюється людиною, остільки міститься в ньому інформація завжди суб'єктивна. Кожному конкретному документу притаманна своя, більша або менша, ступінь суб'єктивності.
Проблема достовірності інформації нерідко буває пов'язана з навмисним її спотворенням - дезінформацією (фальсифікацією). Вона може виражатися в наданні свідомо неправдивих або неповних відомостей, у свідомо викривленій інтерпретації будь-яких фактів. Таким чином, достовірність відноситься до числа найбільш значущих властивостей документованої інформації, оскільки будь-які її відхилення можуть негативно позначитися на якості прийнятих управлінських рішень.
Згодом інформація, навіть сама корисна, старіє. Тому найважливішим її властивістю є новизна. Поняття новизни відносно. Одна і та ж інформація, втративши новизну в оперативному середовищі, може виявитися нової при реконструкції подій минулого, тобто в процесі реалізації функції документа як історичного джерела.
З новизною пов'язана своєчасність інформації, тобто її здатність відповідати запитам споживача в потрібний момент часу.
Одне з властивостей документованої інформації - її доступність, тобто можливість отримання споживачем.
Захищеність - властивість документованої інформації, яка характеризує неможливість несанкціонованого доступу і зміни, спотворення її з боку інших осіб.
Ще однією властивістю інформації є її ергономічність, тобто оптимальність форми або об'єму інформації для конкретного споживача.
Нарешті, важливою властивістю документованої інформації є її адекватність (визначеність), тобто відповідність відображених у документі фактів, подій, показників самому об'єкту або явища, а також завданню конкретного документа. Можна, мабуть, говорити лише про ступінь адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особливо інформація про майбутнє (плани, прогнози).
Крім зовнішніх, існують внутрішні властивості документованої інформації. Вони знаходять своє вираження в обсязі інформації, у її внутрішньої організації, структурі.
Таким чином, властивості документованої інформації - це якості, ознаки які притаманні документу незалежно від того, усвідомлюються вони людиною чи ні. Властивості тісним чином пов'язані зі змістом поняття документа і його основними функціями.
2. Характеристика матеріальних носіїв інформації
2.1 Носій інформації як матеріальна складова документаСама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова - одна з двох необхідних і обов'язкових складових документа, без якого він існувати не може.
Матеріальна складова документа - це його речовинна (фізична) сутність, форма документа, що забезпечує його здатність зберігати і передавати інформацію у просторі і часі.
Матеріальну складову документа визначає матеріальний носій інформації - матеріальні об'єкти, в яких відомості (дані) знаходять своє відображення у вигляді символів, образів, сигналів, технічних рішень і процесів.
Згідно з "ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ", носій документованої інформації - це" матеріальний об'єкт, який використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді ".
Призначеного документа для зберігання і передачі інформації в просторі і часі обумовлює його специфічну матеріальну конструкцію, представлену у вигляді книг, газет, буклетів, мікрофіш, фільмів, дисків, дискет і т. п.
Ця спеціальна конструкція забезпечує виконання документами їх головної функції, даючи можливість бути зручними для переміщення у просторі, стійкими для зберігання інформації у часі, пристосованими для фізіологічних можливостей читання повідомлення.
Інформація, що міститься в документі, обов'язково закріплена на якомусь спеціальному матеріалі (папір, кіно-, відео-, аудіо-, фотоплівка і т. п.), що має певну форму носія (стрічка, лист, картка, барабан, диск і т . п.). Крім того, інформація завжди фіксується будь-яким способом запису, передбачає наявність засобів (фарба, туш, чорнило, барвники, клей і т п.) та інструментів (ручка, друкарський верстат, відеокамера, принтер і т. п.). [6]
Матеріальна основа документа - сукупність матеріалів, використаних для запису повідомлення (тексту, звуку, зображення) і складових носій інформації. У залежності від матеріальної основи документи поділяються на дві великі групи: природні і штучні. Штучні в свою чергу поділяються на паперові документи та документи на непаперових основі - полімерні документи (полімерно-плівкові і полімерно-пластинкові).
Найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Більшість сучасних документів, що функціонують в суспільстві, виконані на паперовій основі або замінниках паперу. Їх називають паперовими, тобто мають паперовий носій.
У цих носіях інформація відображається у вигляді символів і образів. Така інформація віднесена до розряду документованої інформації і являє собою різні види документів.
До паперовим відносяться ділові документи, науково-технічна документація, книги, журнали, газети, рукописи, карти, ноти, образотворчі видання, перфострічки, перфокарти та ін
Папір відповідає багатьом вимогам: відносно проста у виготовленні, доступна, у міру міцна, досить довго зберігається і дозволяє легко фіксувати інформацію. Найцінніше якість паперу - вона дозволяє тиражувати інформацію. Масове поширення інформації за допомогою друкарства стало можливим лише в результаті промислового виготовлення паперу.
Поява штучних носіїв на полімерній основі (шелак, поліхромвініл, напівпровідник, біомаса) поповнило видове різноманіття документів, здатних нести звукову мову, музику, рухоме і об'ємне зображення. Були створені грамплатівки, магнітні плівки, фото-і кіноплівки, магнітні і оптичні диски - матеріальні носії такої інформації, яка не може бути зафіксована на папері.
До полімерно-плівковим документів відносяться: кінодокументи (кіно-, діа-, відеофільм), фотодокументи (діапозитив, мікрофільм, мікрокарти, мікрофіши), фонодокументи (магнітні фонограми для запису зображення та звуку), документи для використання в ЕОМ (перфострічки).
Групу полімерно-пластинкових документів складають: гнучкий магнітний диск, магнітна карта, гнучка та жорстка грамплатівка, оптичний диск - як жорсткий, так і м'який.
Передача документованої інформації в часі і просторі безпосередньо пов'язана з фізичними характеристиками її матеріального носія. Документи, будучи масовим суспільним продуктом, відрізняються порівняно низькою довговічністю. Під час свого функціонування в оперативному середовищі і особливо при зберіганні вони піддаються численним негативним впливам, внаслідок перепадів температури, вологості, під впливом світла, біологічних процесів і т.д.
Тому не випадково проблема довговічності матеріальних носіїв інформації в усі часи привертала увагу учасників процесу документування. Вже в давнину спостерігається прагнення зафіксувати найбільш важливу інформацію на таких порівняно довговічних матеріалах, як камінь, метал.
У процесі документування спостерігалося прагнення використовувати якісні, стійкі фарби, чорнило.
Однак, вирішуючи проблему довговічності, людина відразу ж змушений був займатися і іншою проблемою, яка полягала в тому, що довговічні носії інформації були, як правило, і більш дорогими. Тому постійно доводилося шукати оптимальне співвідношення між довговічністю матеріального носія інформації та його вартістю. Ця проблема до цих пір залишається дуже важливою і актуальною.
Найбільш поширений в даний час матеріальний носій документованої інформації - папір - має відносною дешевизною, доступністю, задовольняє необхідним вимогам по своїй якості і т.д. Однак у той же час папір є горючим матеріалом, боїться зайвої вологості, цвілі, сонячних променів, потребує певних санітарно-біологічних умовах. Використання недостатньо якісних чорнила, фарби призводять до поступового згасання тексту на папері.
В кінці 20-го століття з розвитком комп'ютерних технологій і використанням принтерів для виведення інформації на паперовий носій знову виникла проблема довговічності паперових документів. Справа в тому, що багато сучасних роздруківки текстів на принтерах водорозчинні і вицвітають. Більш довговічні фарби, зокрема, для струменевих принтерів, природно, є і більш дорогими, а значить - менш доступними для масового споживача. Матеріальні носії документованої інформації вимагають, таким чином, відповідних умов для їх зберігання.
Таким чином, під матеріальною складовою документа мають на увазі: 1) матеріальну основу документа; 2) форму носія інформації та 3) спосіб документування або запису інформації.
Носії інформації найтіснішим чином пов'язані не тільки зі способами і засобами документування, але і з розвитком технічної думки. Звідси - безперервна еволюція типів та видів матеріальних носіїв.
2.2 Класифікація документів на сучасних носіях інформації
Інформатизація суспільства, бурхливий розвиток мікрографії, комп'ютерної техніки і проникнення її в усі сфери людської діяльності визначили появу документів на непаперових носіях інформації.
Ці документи на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т. п.
Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних і оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на ці носіях інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитування.
Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в електронній формі.
За призначеного для сприйняття розглянуті документи відносяться до машинозчитуваних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення знаходиться в них інформації. Зміст таких документів повністю або частково виражено знаками (перфорація, матрична магнітний запис, матричне розташування знаків, цифр і т. п.), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораційних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках і подібних носіях.
Документи на сучасних носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, які містять запис, доступну для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера.
З усього масиву існуючих документів розглянута група виділяється за способом запису та зчитування інформації. Відповідно до цього ознакою документи на новітніх носіях інформації поділяють на:
• документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апартурні карти;
• документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні диски гнучкі (дискети) і жорсткі, а також відеодиски;
• документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродисків, мікрокарти) і оптичні диски;
• документи на голографічних носіях інформації (голографічні документи). До них відносять голограми.
За характером зв'язку документів з технологічними процесами в автоматизованих системах розрізняють:
• машинно-орієнтований документ, призначений для запису і зчитування частини міститься в ньому інформації засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет і т. п.);
• машиночитаних документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс);
• документ на машиночитаному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машиночитаних носій: магнітну стрічку (МЛ), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск і т. п. - і оформлений у встановленому порядку;
• документ-машинограмме (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки і оформлений у встановленому порядку;
• документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відбитий на екрані дисплея (монітора) і оформлений у встановленому порядку;
• електронний документ, який містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.
2.3 Форма матеріального носія електронної документованої інформації
Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка полягає в тому, що людина не може сприйняти електронний документ в тому фізичному вигляді, в якому він зафіксований на носії.
Крім того, електронні документи знаходяться в прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися і застарівати принаймні науково-технічного прогресу в області техніки і програмного забезпечення. У зв'язку з цим велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.
Незважаючи на масове використання в літературі і практичній діяльності терміну «електронний документ», його визначення ще не устоялося. Разом з тим, ряд авторів вважають, що електронний документ - це «документ, носієм якого є електронна середовище - магнітний диск, магнітна стрічка, компакт-диск і т.д. ». [7]
У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за рамки існуючого визначення документа.
На жаль, на відміну від інформації, зафіксованої на паперовому носії, інформація на машиночитаному носії може бути легко змінена без бажання її автора в результаті несанкціонованого доступу до неї сторонньої особи, причому без будь-яких слідів такого втручання.
Виникла проблема встановлення доказової сили машиночитаних документів.
Класична правова трактування терміна документ (від лат. Documentum - доказ) пов'язана з письмовою формою зберігання інформації. Дійсно, у традиційних паперових документах реквізити і зміст документа нерозривно пов'язані з матеріальним носієм документа.
В електронних же документах кожна з цих складових відносно самостійна, що обумовлено особливостями їх виготовлення, обробки, зберігання та передачі. Ця особливість багато в чому визначає специфіку правового статусу електронних документів.
В якості юридичних ознак документа на машинному носії виступають:
- Машинний носій інформації;
- Комп'ютерна інформація;
- Реквізити, що дозволяють ідентифікувати форму і зміст комп'ютерної інформації.
Для категорії електронного документа особливе значення має чітке законодавче врегулювання його реквізитів, тому що саме вони надають інформації на матеріальному носії статус документа.
Технологія виготовлення, зберігання та передачі електронних документів корінним чином відрізняється від письмових документів і вже в силу цього реквізити, успішно виконують свої функції в традиційних документах (підпис керівника, печатка, банківські реквізити сторін, фірмові бланки тощо), далеко не завжди прийнятні для них. У відношенні електронних документів тільки електронний цифровий підпис повною мірою може виконувати функції реквізиту.
Поширення документованої інформації, забезпеченою електронним цифровим підписом, в системах зв'язку і телекомунікації аналогічно розповсюдженню оригіналу документів на паперовому носії традиційними способами.
Поширення ж документованої інформації на машиночитаному носії без електронного цифрового підпису або інших аналогічних засобів ідентифікації подібно передачу або усної інформації, ідентичність якої гіпотетичному оригіналу може бути підтверджена показаннями свідків, або копії документа, по відношенню до якої потрібно можливими способами довести відповідність її оригіналу.
Таким чином, для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових».
Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія.
Переклад інформації на машиночитаних носії замість паперових зажадав введення нових механізмів забезпечення "юридичної сили" або "доказової сили" документа на такому носії, наприклад, електронного цифрового підпису.
3. Функціональна сутність сучасних носіїв документованої інформації
3.1 Оптичні (лазерні) носії інформації
Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, все більш широке поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації за допомогою лазерного променя.
В даний час оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом.
Оптичний документ акумулює в собі переваги різних способів запису інформації і матеріалів носія. Важливим достоїнством даного носія інформації є, по-перше, його універсальність, тобто можливість запису і зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео. По-друге, оптичний документ дає можливість організації та зберігання інформації у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей документ забезпечує можливість створення інтегрованих інформаційних мереж, що забезпечують доступ до таких баз даних.
Оптичний документ - це інтегральний вид документа, здатний увібрати в себе достоїнства і можливості книги, мікро-, діа-і відеофільмів, аудіозапису і т. д., причому все це одночасно. Він необхідний для тривалого зберігання великих масивів інформації.
Найперспективнішим видом оптичного документа, що виділяється за формою носія і особливостям користування, є оптичний диск - матеріальний носій, на якому інформація записується і зчитується за допомогою сфокусованого лазерного променя.
Компакт-диски виготовляються з полікарбонату завтовшки 1,2 мм, вкритим найтоншим шаром алюмінію (раніше використовувалося золото) із захисним шаром з лаку, на якому зазвичай друкується етикетка.
За технологією застосування оптичні, магнітооптичні і цифрові компакт-диски діляться на 3 основних класу:
1. Диски, що допускають одноразовий запис і багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read Many-- один раз записав, багато разів вважав). Використовуються в електронних архівах і банках даних, у зовнішніх накопичувачах ЕОМ.
2. Реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати і прати сигнали (CD-RW, CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх областях застосування.
3. Цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою місткістю (до 17 Гбайт).
В даний час оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Разом з тим активно ведуться роботи зі створення ще більш компактних носіїв інформації з використанням так званих нанотехнологій, що працюють з атомами й молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних з атомів, в тисячі разів більше, ніж в сучасній мікроелектроніці. У результаті один компакт-диск, виготовлений за нанотехнології, може замінити тисячі лазерних дисків.
Таким чином, впровадження оптичної технології в документно-інформаційну сферу може розглядатися як початок нової ери в розповсюдженні, зберіганні, використанні документованої інформації.
3.2 Магнітні носії інформації
В даний час матеріальні носії магнітного запису класифікують:
- За геометричною формою і розмірами (форма стрічки, диска, карти тощо);
- За внутрішньою будовою носіїв (два або кілька шарів різних матеріалів);
- За способом магнітного запису (носії для подовжньої та перпендикулярної запису);
- За видом записуваного сигналу (для прямого запису аналогових сигналів, для модуляційної запису, для цифрового запису).
До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку (МЛ), магнітну карту (МК), магнітний диск (МД) (жорсткий і гнучкий).
З цієї групи в даний час найбільш використовуваними для роботи з документованою інформацією є магнітні диски.
Магнітний диск - носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям для запису.
Магнітні диски поділяються на жорсткі та гнучкі (дискети).
Жорсткий магнітний диск (вінчестер) - це кругла плоска пластинка, виготовлена з твердого матеріалу (металу), покритого феромагнітним шаром. Він призначений для постійного зберігання інформації, яка використовується при роботі з персональним комп'ютером і встановлюються усередині нього.
Вінчестери значно перевершують гнучкі диски. Вони мають кращі характеристики ємності, надійності і швидкості доступу до інформації. Тому їхнє застосування забезпечує швидкісні характеристики діалогу користувача і реалізованих програм, розширює системні можливості по використанню баз даних, організації багатозадачного режиму роботи, забезпечує ефективну підтримку механізму віртуальної пам'яті.
Гнучкий диск (флопі-диск) або дискета - це диск, виготовлений із пластику, покритого феромагнітним шаром. Гнучкий магнітний диск широко використовується в персональних комп'ютерах і є змінним носієм документованої інформації. Він зберігається поза комп'ютером і встановлюється в накопичувач в міру необхідності.
В даний час найчастіше використовуються дискети ємністю 1,44 Мбайт. Вони дозволяють переносити документ і програми з одного комп'ютера на інший, зберігати інформацію, не використовувану постійно в комп'ютері, робити архівні копії інформації, що міститься на жорстких дисках.
Широке застосування, перш за все в банківських системах, знайшли так звані пластикові карти, що представляють собою пристрої для магнітного способу зберігання інформації та управління даними.
Пластикова карта являє собою документ, виконаний на основі металу, паперу або пластику стандартної прямокутної форми, хоча б один із реквізитів якого знаходиться у формі, доступній сприйняттю засобами електронно-обчислювальної техніки та електрозв'язку.
Пластикові картки бувають двох типів: прості та інтелектуальні.
У простих картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані і змінювати їх.
В інтелектуальних картах, які іноді називають смарт-картками (від англ. Smart-розумний), окрім пам'яті, вбудований ще і мікропроцесор. Він дає можливість робити необхідні розрахунки і робить пластикові карти багатофункціональними.
Технології та матеріальні носії магнітного запису постійно удосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні його розмірів і зниження середнього часу доступу до інформації.
3.3 Перфоровані носії інформації
На перфорованому документі інформація записана шляхом перфорування (пробивання) отворів (перфорацій) або вирізки відповідних ділянок матеріального носія.
У залежності від призначення документи на перфоносители поділяють на три типи:
1) для керування автоматичними засобами при виконанні різних операцій у процесі виготовлення і контролю спроектованих виробів;
2) для управління, обробки, перетворення інформації при проектуванні виробів на ЕОМ;
3) для використання в процесі обробки і перетворення.
Запис інформації на перфорованих документах може бути виконана на безперервній стрічці або на картках, що представляють собою як би відрізки такої стрічки, або на площині, на якій запис інформації проводиться способом перфорування. Тому по матеріальній конструкції носія перфоровані документи ділять на карткові (перфокарти, апартурні карти) та стрічкові (перфострічки).
Перфокарти і перфострічки можна згрупувати у види за такими ознаками:
по каналу сприйняття - перфокарти і перфострічки відносяться до візуальних документів;
по матеріальній основі - штучні, паперові, рідше пластмасові (перфокарти) і целулоїдні або лавсанові (перфострічки);
по призначеного для сприйняття розрізняють машиночитаних (перфокарти машинної сортування) і человекочітаемие (перфокарти ручного сортування);
по розташуванню матриці розрізняють перфокарти з крайової і внутрішньої перфорацією;
за способом кодування - вирізні з перфорацією, що вирізується в процесі кодування, і пробивні з перфорацією, одержуваної при кодуванні;
за способом обробки - перфокарти ручної і машинної сортування;
за цільовим призначенням перфоровані документи можуть бути розділені на облікові, довідкові, бібліографічні, інформаційні, діагностичні, навчальні.
Перфораційна карта, перфокарта - це перфорований носій інформації у вигляді прямокутної картки з тонкого картону, щільного паперу або пластмаси, призначеної для запису інформації шляхом пробивання отворів (перфорацій) або вирізки її відповідних ділянок.
Перфокарти застосовуються, в основному, для введення і виведення даних в ЕОМ, а також в якості основного носія записів перфораційних обчислювальних комплексах. Існує велика кількість видів перфокарт, що розрізняються формою, розмірами, об'ємом інформації, що зберігається, формою і розташуванням отворів.
Перфораційна стрічка, перфострічка - носій інформації у вигляді стрічки (паперової, целулоїдної або лавсановій), на яку дані наносяться певною послідовністю кодових комбінацій отворів. Кожна кодова комбінація кодує один знак і розміщується на стрічці перпендикулярно напрямку її руху.
Перфострічку можна використовувати:
а) при передачі або прийомі телеграфних депеш;
б) при роботі на обчислювальних машинах та іншої організуючою техніці (друкарській, підсумовує, бухгалтерської, і т. д.), на спеціальних дешифратора або в вихідному пристрої ЕОМ;
в) як запис інформації наукового і технічного характеру і т. д. на різних машинах і пристроях.
3.4 Мікрографічні носії інформації
У масиві документів особливе місце займають носії інформації, які містять одну або кілька мікрозображень, які отримали загальну назву микрографических документів або мікроформ.
Мікрографічні документ виконується на мікроносіях у вигляді мікрокопії або оригіналу мікродокумента. Цей клас документів складають мікрофільми, мікрофіші та мікрокарти.
Мікрографічні документи або мікроформи виробляються в компактній формі на фото-, кіно-, магнітоленте або оптичному диску. Їх відмінними рисами є малі фізичні розміри та вага, значна інформаційна ємність, компактність зберігання інформації, необхідність спеціальної апаратури для її зчитування. Прогнозований термін служби мікроформ - 500 і більше років.
Мікрофільм - зменшена копія документа, отримана фотографічним способом. Він містить одне або кілька текстових і графічних мікрозображень, об'єднаних спільністю змісту.
Мікрофіші - плоска мікроформ з розташуванням мікрозображень у формі сітки. Мікрофіші являє собою відрізок фото-, діазо-або везикулярной плівки стандартного формату, на якій у заданій послідовності розташовується мікрозображень. Читати мікрофіш можна на читальному апараті за допомогою діапроектора.
Мікрокарти - носій інформації на фотоплівці, що вставляється в апертурной або кляссерную карту. Це документ виготовлений на непрозорій основі (на відрізку фотографічної або звичайного паперу, а також на металевій основі). Читають мікрокарти на читальних апаратах за допомогою епіпроектора (тобто у відбитому світлі). У мікрокарти можна використовувати і лицьову, і зворотний боку, розмістивши на одній стороні пошуковий образ документа, бібліографічний опис, анотацію або реферат документа, а на іншій - мікрозображень всього документа.
У результаті проведеного дослідження по темі "Сучасні матеріальні носії документованої документації" можна зробити ряд висновків:
Глобальна інформатизація суспільства, широке поширення нових інформаційних та комунікаційних технологій, поступове впровадження ринкових механізмів і сучасного менеджменту призвели до посилення ролі інформації у соціально-економічних процесах і усвідомлення її як найважливішого стратегічного ресурсу.
Згідно з російським законодавством, в інформаційні ресурси включаються документована інформація та інформаційні технології, тобто предмет та засоби інформаційної діяльності.
Документування інформації - обов'язкова умова для її включення в інформаційні ресурси - здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації.
За допомогою документування інформація набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль в процесах управління, передаючи управлінські впливи від об'єкта суб'єкту управління та сигналізуючи про зворотної реакції.
У результаті документування інформація закріплюється (фіксується) на носії, здобуває юридичну силу, можливість ідентифікації, докази її автентичності. Таким чином, основною формою організації інформації в управлінні є документ.
Існує три основних сутнісних підходу до формулювання поняття документа: як матеріального об'єкта; як носія інформації; як документованої інформації. Протягом, тривалого часу верховенство в терміні належало носію.
Сучасне розуміння документа виводить на передній план інформаційну складову документа, і її правове забезпечення, що дозволяє здійснити ідентифікацію документа в процесі його функціонування. Включення до розуміння документа правової складової дозволяє реалізувати концепцію управління документацією на всіх стадіях її життєвого циклу.
Для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових».
Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія.
Під матеріальної складової документа мають на увазі:
1) матеріальну основу документа;
2) форму носія інформації;
3) спосіб документування або запису інформації.
Носії інформації найтіснішим чином пов'язані не тільки зі способами і засобами документування, але і з розвитком технічної думки. Звідси - безперервна еволюція типів та видів матеріальних носіїв.
Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія.
1. Федеральний Закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 25.01.1995 р. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закону від 10.01.2003 N 15-ФЗ).
2. Федеральний Закон «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 р. № 85-ФЗ (зі змінами від 30 червня 2003 року).
3. ГОСТ Р51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ". М.: Держстандарт Росії, 1998.
Література
4. Андрєєва В.І. Поняття документа і діловодства. / / Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера". № 8. 2006. С. 22.
5. Бачило І.Л. Сучасні правові проблеми документування інформації / / Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів. М.: ВНИИДАД, 2000. 234 с.
6. Бачило І.Л., Лопатин В.Н., Федотов М.А. Інформаційне право, підручник. Спб.: Юридичний центр Прес, 2001. 225 с.
7. Бройдо В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління. М.: Інформаційно-видавничий дім "Філін", 2003. 345с.
8. Гедрович Ф.А. Цифрові документи: проблеми забезпечення схоронності / / Вісник архівіста. № 1. 2004. С.120-122.
9. Міст О. Коментар до ФЗ Про інформацію, інформатизації і захисту інформації. Спб.: Пітер, 2004. 167с.
10. Клименко С.В., Крохин І.В., Кущ В.М., Лагутін Ю.Л. Електронні документи в корпоративних мережах. М., 2001. 345с.
11. Копилов В.А. Інформаційне право: Навчальний посібник. М.: Юрист, 2003. 456с.
12. Копилов В.А. Інформація як об'єкт правового регулювання / / НТІ. Сер. 1. Організація і методика інформаційної роботи. № 8. 1996. С. 2.
13. Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ: Знання, 2000 .460 с.
14. Ларін М.В. Управління документацією і нові інформаційні технології. М: Наукова книга, 2001. 137 с.
15. Ларьків Н.С. Документознавство. М.: Видавництво АСТ, 2006. 427с.
16. Привалов В.Ф. Питання збереження принтерних текстів / / Вітчизняні архіви. № 1. 2000. С.19.
17. Стенюков М.В. Документознавство і діловодство: Конспект лекцій. Діловодство. М.: ПРІОР, 2006. 173с.
18. Тканин А. Електронна підпис: право на життя / / Газета "Бізнес-Адвокат". № 9. 2005.
19.Фатьянов А.А. Правове регулювання електронного документообігу навчально-практичний посібник (Серія "Бібліотечка" Російської газети "). М.: Видавництво: Російська газета. Вип. 21. 2005.
Ці документи на відміну від традиційних, тобто паперових, як правило, вимагають для відтворення інформації використання технічних засобів. До цієї групи належать документи у вигляді фільмів, мікрофіш, звукових магнітних записів, а також у вигляді дискретних носіїв для комп'ютерного читання (дисків, дискет) і т. п.
Носії інформації на перфострічках, перфокартах, магнітних і оптичних носіях, а також інші документи, призначені для перекладу на іншу мовну систему, прийнято відносити до групи матричних документів. Документи на ці носіях інформації, як правило, не піддаються безпосередньому сприйняттю, зчитування.
Інформація зберігається на машинних носіях, а частина документів створюється і використовується безпосередньо в електронній формі.
За призначеного для сприйняття розглянуті документи відносяться до машинозчитуваних. Це документи, призначені для автоматичного відтворення знаходиться в них інформації. Зміст таких документів повністю або частково виражено знаками (перфорація, матрична магнітний запис, матричне розташування знаків, цифр і т. п.), пристосованими для автоматичного зчитування. Інформація записується на перфораційних картах або стрічках, магнітних стрічках, картах, дискетах, спеціальних бланках і подібних носіях.
Документи на сучасних носіях інформації відносяться до класу технічно-кодованих, які містять запис, доступну для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, у тому числі звуковідтворювальною, проекційної апаратури або комп'ютера.
З усього масиву існуючих документів розглянута група виділяється за способом запису та зчитування інформації. Відповідно до цього ознакою документи на новітніх носіях інформації поділяють на:
• документи на перфорованих носіях інформації (перфоровані документи), до складу яких входять перфокарти, перфострічки, апартурні карти;
• документи на магнітних носіях інформації (магнітні документи), до складу яких входять магнітні стрічки, магнітні карти, магнітні диски гнучкі (дискети) і жорсткі, а також відеодиски;
• документи на оптичних носіях інформації (оптичні документи), групу яких складають мікрографічні документи (мікрофільми, мікродисків, мікрокарти) і оптичні диски;
• документи на голографічних носіях інформації (голографічні документи). До них відносять голограми.
За характером зв'язку документів з технологічними процесами в автоматизованих системах розрізняють:
• машинно-орієнтований документ, призначений для запису і зчитування частини міститься в ньому інформації засобами обчислювальної техніки (заповнені спеціальні форми бланків, анкет і т. п.);
• машиночитаних документ, придатний для автоматичного зчитування міститься в ньому за допомогою сканера (текстові, графічні та інші види запису, поштовий індекс);
• документ на машиночитаному носії, створений засобами обчислювальної техніки, записаний на машиночитаних носій: магнітну стрічку (МЛ), магнітний диск (МД), дискету, оптичний диск і т. п. - і оформлений у встановленому порядку;
• документ-машинограмме (роздруківка), створений на паперовому носії за допомогою засобів обчислювальної техніки і оформлений у встановленому порядку;
• документ на екрані дисплея, створений засобами обчислювальної техніки, відбитий на екрані дисплея (монітора) і оформлений у встановленому порядку;
• електронний документ, який містить сукупність інформації в пам'яті обчислювальної машини, призначений для сприйняття людиною за допомогою відповідних програмних і апаратних засобів.
2.3 Форма матеріального носія електронної документованої інформації
Науково-технічний прогрес призвів до появи так званої електронної документації. Її специфіка полягає в тому, що людина не може сприйняти електронний документ в тому фізичному вигляді, в якому він зафіксований на носії.
Крім того, електронні документи знаходяться в прямій залежності від інформаційних технологій, які мають незворотну тенденцію змінюватися і застарівати принаймні науково-технічного прогресу в області техніки і програмного забезпечення. У зв'язку з цим велика небезпека втрати доступу до таких документів через певний проміжок часу.
Незважаючи на масове використання в літературі і практичній діяльності терміну «електронний документ», його визначення ще не устоялося. Разом з тим, ряд авторів вважають, що електронний документ - це «документ, носієм якого є електронна середовище - магнітний диск, магнітна стрічка, компакт-диск і т.д. ». [7]
У понятті електронного документа можна виділити три відомі складові: зафіксована інформація, носій, ідентифікаційні реквізити, що не виходить за рамки існуючого визначення документа.
На жаль, на відміну від інформації, зафіксованої на паперовому носії, інформація на машиночитаному носії може бути легко змінена без бажання її автора в результаті несанкціонованого доступу до неї сторонньої особи, причому без будь-яких слідів такого втручання.
Виникла проблема встановлення доказової сили машиночитаних документів.
Класична правова трактування терміна документ (від лат. Documentum - доказ) пов'язана з письмовою формою зберігання інформації. Дійсно, у традиційних паперових документах реквізити і зміст документа нерозривно пов'язані з матеріальним носієм документа.
В електронних же документах кожна з цих складових відносно самостійна, що обумовлено особливостями їх виготовлення, обробки, зберігання та передачі. Ця особливість багато в чому визначає специфіку правового статусу електронних документів.
В якості юридичних ознак документа на машинному носії виступають:
- Машинний носій інформації;
- Комп'ютерна інформація;
- Реквізити, що дозволяють ідентифікувати форму і зміст комп'ютерної інформації.
Для категорії електронного документа особливе значення має чітке законодавче врегулювання його реквізитів, тому що саме вони надають інформації на матеріальному носії статус документа.
Технологія виготовлення, зберігання та передачі електронних документів корінним чином відрізняється від письмових документів і вже в силу цього реквізити, успішно виконують свої функції в традиційних документах (підпис керівника, печатка, банківські реквізити сторін, фірмові бланки тощо), далеко не завжди прийнятні для них. У відношенні електронних документів тільки електронний цифровий підпис повною мірою може виконувати функції реквізиту.
Поширення документованої інформації, забезпеченою електронним цифровим підписом, в системах зв'язку і телекомунікації аналогічно розповсюдженню оригіналу документів на паперовому носії традиційними способами.
Поширення ж документованої інформації на машиночитаному носії без електронного цифрового підпису або інших аналогічних засобів ідентифікації подібно передачу або усної інформації, ідентичність якої гіпотетичному оригіналу може бути підтверджена показаннями свідків, або копії документа, по відношенню до якої потрібно можливими способами довести відповідність її оригіналу.
Таким чином, для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових».
Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія.
Переклад інформації на машиночитаних носії замість паперових зажадав введення нових механізмів забезпечення "юридичної сили" або "доказової сили" документа на такому носії, наприклад, електронного цифрового підпису.
3. Функціональна сутність сучасних носіїв документованої інформації
3.1 Оптичні (лазерні) носії інформації
Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія. Починаючи з 1980-х років, все більш широке поширення набувають оптичні (лазерні) диски. Це пластикові або алюмінієві диски, призначені для запису і відтворення інформації за допомогою лазерного променя.
В даний час оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом.
Оптичний документ акумулює в собі переваги різних способів запису інформації і матеріалів носія. Важливим достоїнством даного носія інформації є, по-перше, його універсальність, тобто можливість запису і зберігання в єдиній цифровій формі інформації будь-якого виду - звукової, текстової, графічної, відео. По-друге, оптичний документ дає можливість організації та зберігання інформації у вигляді баз даних на єдиному оптичному носії. По-третє, цей документ забезпечує можливість створення інтегрованих інформаційних мереж, що забезпечують доступ до таких баз даних.
Оптичний документ - це інтегральний вид документа, здатний увібрати в себе достоїнства і можливості книги, мікро-, діа-і відеофільмів, аудіозапису і т. д., причому все це одночасно. Він необхідний для тривалого зберігання великих масивів інформації.
Найперспективнішим видом оптичного документа, що виділяється за формою носія і особливостям користування, є оптичний диск - матеріальний носій, на якому інформація записується і зчитується за допомогою сфокусованого лазерного променя.
Компакт-диски виготовляються з полікарбонату завтовшки 1,2 мм, вкритим найтоншим шаром алюмінію (раніше використовувалося золото) із захисним шаром з лаку, на якому зазвичай друкується етикетка.
За технологією застосування оптичні, магнітооптичні і цифрові компакт-диски діляться на 3 основних класу:
1. Диски, що допускають одноразовий запис і багаторазове відтворення сигналів без можливості їх стирання (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read Many-- один раз записав, багато разів вважав). Використовуються в електронних архівах і банках даних, у зовнішніх накопичувачах ЕОМ.
2. Реверсивні оптичні диски, що дозволяють багаторазово записувати, відтворювати і прати сигнали (CD-RW, CD-E). Це найбільш універсальні диски, здатні замінити магнітні носії практично у всіх областях застосування.
3. Цифрові універсальні відеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типу DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R з великою місткістю (до 17 Гбайт).
В даний час оптичні (лазерні) диски є найбільш надійними матеріальними носіями документованої інформації, записаної цифровим способом. Разом з тим активно ведуться роботи зі створення ще більш компактних носіїв інформації з використанням так званих нанотехнологій, що працюють з атомами й молекулами. Щільність упаковки елементів, зібраних з атомів, в тисячі разів більше, ніж в сучасній мікроелектроніці. У результаті один компакт-диск, виготовлений за нанотехнології, може замінити тисячі лазерних дисків.
Таким чином, впровадження оптичної технології в документно-інформаційну сферу може розглядатися як початок нової ери в розповсюдженні, зберіганні, використанні документованої інформації.
3.2 Магнітні носії інформації
В даний час матеріальні носії магнітного запису класифікують:
- За геометричною формою і розмірами (форма стрічки, диска, карти тощо);
- За внутрішньою будовою носіїв (два або кілька шарів різних матеріалів);
- За способом магнітного запису (носії для подовжньої та перпендикулярної запису);
- За видом записуваного сигналу (для прямого запису аналогових сигналів, для модуляційної запису, для цифрового запису).
До магнітних носіїв інформації відносять магнітну стрічку (МЛ), магнітну карту (МК), магнітний диск (МД) (жорсткий і гнучкий).
З цієї групи в даний час найбільш використовуваними для роботи з документованою інформацією є магнітні диски.
Магнітний диск - носій інформації у вигляді диска з феромагнітним покриттям для запису.
Магнітні диски поділяються на жорсткі та гнучкі (дискети).
Жорсткий магнітний диск (вінчестер) - це кругла плоска пластинка, виготовлена з твердого матеріалу (металу), покритого феромагнітним шаром. Він призначений для постійного зберігання інформації, яка використовується при роботі з персональним комп'ютером і встановлюються усередині нього.
Вінчестери значно перевершують гнучкі диски. Вони мають кращі характеристики ємності, надійності і швидкості доступу до інформації. Тому їхнє застосування забезпечує швидкісні характеристики діалогу користувача і реалізованих програм, розширює системні можливості по використанню баз даних, організації багатозадачного режиму роботи, забезпечує ефективну підтримку механізму віртуальної пам'яті.
Гнучкий диск (флопі-диск) або дискета - це диск, виготовлений із пластику, покритого феромагнітним шаром. Гнучкий магнітний диск широко використовується в персональних комп'ютерах і є змінним носієм документованої інформації. Він зберігається поза комп'ютером і встановлюється в накопичувач в міру необхідності.
В даний час найчастіше використовуються дискети ємністю 1,44 Мбайт. Вони дозволяють переносити документ і програми з одного комп'ютера на інший, зберігати інформацію, не використовувану постійно в комп'ютері, робити архівні копії інформації, що міститься на жорстких дисках.
Широке застосування, перш за все в банківських системах, знайшли так звані пластикові карти, що представляють собою пристрої для магнітного способу зберігання інформації та управління даними.
Пластикова карта являє собою документ, виконаний на основі металу, паперу або пластику стандартної прямокутної форми, хоча б один із реквізитів якого знаходиться у формі, доступній сприйняттю засобами електронно-обчислювальної техніки та електрозв'язку.
Пластикові картки бувають двох типів: прості та інтелектуальні.
У простих картах є лише магнітна пам'ять, що дозволяє заносити дані і змінювати їх.
В інтелектуальних картах, які іноді називають смарт-картками (від англ. Smart-розумний), окрім пам'яті, вбудований ще і мікропроцесор. Він дає можливість робити необхідні розрахунки і робить пластикові карти багатофункціональними.
Технології та матеріальні носії магнітного запису постійно удосконалюються. Зокрема, спостерігається тенденція до збільшення щільності запису інформації на магнітних дисках при зменшенні його розмірів і зниження середнього часу доступу до інформації.
3.3 Перфоровані носії інформації
На перфорованому документі інформація записана шляхом перфорування (пробивання) отворів (перфорацій) або вирізки відповідних ділянок матеріального носія.
У залежності від призначення документи на перфоносители поділяють на три типи:
1) для керування автоматичними засобами при виконанні різних операцій у процесі виготовлення і контролю спроектованих виробів;
2) для управління, обробки, перетворення інформації при проектуванні виробів на ЕОМ;
3) для використання в процесі обробки і перетворення.
Запис інформації на перфорованих документах може бути виконана на безперервній стрічці або на картках, що представляють собою як би відрізки такої стрічки, або на площині, на якій запис інформації проводиться способом перфорування. Тому по матеріальній конструкції носія перфоровані документи ділять на карткові (перфокарти, апартурні карти) та стрічкові (перфострічки).
Перфокарти і перфострічки можна згрупувати у види за такими ознаками:
по каналу сприйняття - перфокарти і перфострічки відносяться до візуальних документів;
по матеріальній основі - штучні, паперові, рідше пластмасові (перфокарти) і целулоїдні або лавсанові (перфострічки);
по призначеного для сприйняття розрізняють машиночитаних (перфокарти машинної сортування) і человекочітаемие (перфокарти ручного сортування);
по розташуванню матриці розрізняють перфокарти з крайової і внутрішньої перфорацією;
за способом кодування - вирізні з перфорацією, що вирізується в процесі кодування, і пробивні з перфорацією, одержуваної при кодуванні;
за способом обробки - перфокарти ручної і машинної сортування;
за цільовим призначенням перфоровані документи можуть бути розділені на облікові, довідкові, бібліографічні, інформаційні, діагностичні, навчальні.
Перфораційна карта, перфокарта - це перфорований носій інформації у вигляді прямокутної картки з тонкого картону, щільного паперу або пластмаси, призначеної для запису інформації шляхом пробивання отворів (перфорацій) або вирізки її відповідних ділянок.
Перфокарти застосовуються, в основному, для введення і виведення даних в ЕОМ, а також в якості основного носія записів перфораційних обчислювальних комплексах. Існує велика кількість видів перфокарт, що розрізняються формою, розмірами, об'ємом інформації, що зберігається, формою і розташуванням отворів.
Перфораційна стрічка, перфострічка - носій інформації у вигляді стрічки (паперової, целулоїдної або лавсановій), на яку дані наносяться певною послідовністю кодових комбінацій отворів. Кожна кодова комбінація кодує один знак і розміщується на стрічці перпендикулярно напрямку її руху.
Перфострічку можна використовувати:
а) при передачі або прийомі телеграфних депеш;
б) при роботі на обчислювальних машинах та іншої організуючою техніці (друкарській, підсумовує, бухгалтерської, і т. д.), на спеціальних дешифратора або в вихідному пристрої ЕОМ;
в) як запис інформації наукового і технічного характеру і т. д. на різних машинах і пристроях.
3.4 Мікрографічні носії інформації
У масиві документів особливе місце займають носії інформації, які містять одну або кілька мікрозображень, які отримали загальну назву микрографических документів або мікроформ.
Мікрографічні документ виконується на мікроносіях у вигляді мікрокопії або оригіналу мікродокумента. Цей клас документів складають мікрофільми, мікрофіші та мікрокарти.
Мікрографічні документи або мікроформи виробляються в компактній формі на фото-, кіно-, магнітоленте або оптичному диску. Їх відмінними рисами є малі фізичні розміри та вага, значна інформаційна ємність, компактність зберігання інформації, необхідність спеціальної апаратури для її зчитування. Прогнозований термін служби мікроформ - 500 і більше років.
Мікрофільм - зменшена копія документа, отримана фотографічним способом. Він містить одне або кілька текстових і графічних мікрозображень, об'єднаних спільністю змісту.
Мікрофіші - плоска мікроформ з розташуванням мікрозображень у формі сітки. Мікрофіші являє собою відрізок фото-, діазо-або везикулярной плівки стандартного формату, на якій у заданій послідовності розташовується мікрозображень. Читати мікрофіш можна на читальному апараті за допомогою діапроектора.
Мікрокарти - носій інформації на фотоплівці, що вставляється в апертурной або кляссерную карту. Це документ виготовлений на непрозорій основі (на відрізку фотографічної або звичайного паперу, а також на металевій основі). Читають мікрокарти на читальних апаратах за допомогою епіпроектора (тобто у відбитому світлі). У мікрокарти можна використовувати і лицьову, і зворотний боку, розмістивши на одній стороні пошуковий образ документа, бібліографічний опис, анотацію або реферат документа, а на іншій - мікрозображень всього документа.
Висновок
Мета курсового дослідження досягнута шляхом реалізації поставлених завдань.У результаті проведеного дослідження по темі "Сучасні матеріальні носії документованої документації" можна зробити ряд висновків:
Глобальна інформатизація суспільства, широке поширення нових інформаційних та комунікаційних технологій, поступове впровадження ринкових механізмів і сучасного менеджменту призвели до посилення ролі інформації у соціально-економічних процесах і усвідомлення її як найважливішого стратегічного ресурсу.
Згідно з російським законодавством, в інформаційні ресурси включаються документована інформація та інформаційні технології, тобто предмет та засоби інформаційної діяльності.
Документування інформації - обов'язкова умова для її включення в інформаційні ресурси - здійснюється в порядку, що встановлюється органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства, стандартизацію документів та їх масивів, безпеку Російської Федерації.
За допомогою документування інформація набуває необхідні властивості й у вигляді документів виконує свою основну роль в процесах управління, передаючи управлінські впливи від об'єкта суб'єкту управління та сигналізуючи про зворотної реакції.
У результаті документування інформація закріплюється (фіксується) на носії, здобуває юридичну силу, можливість ідентифікації, докази її автентичності. Таким чином, основною формою організації інформації в управлінні є документ.
Існує три основних сутнісних підходу до формулювання поняття документа: як матеріального об'єкта; як носія інформації; як документованої інформації. Протягом, тривалого часу верховенство в терміні належало носію.
Сучасне розуміння документа виводить на передній план інформаційну складову документа, і її правове забезпечення, що дозволяє здійснити ідентифікацію документа в процесі його функціонування. Включення до розуміння документа правової складової дозволяє реалізувати концепцію управління документацією на всіх стадіях її життєвого циклу.
Для управлінського документа суттєвим є носій інформації. Носії документної інформації змінюються в ході технічного прогресу. З розвитком нових інформаційних технологій з'являються так звані електронні документи, носії інформації яких принципово відрізняються від «паперових».
Людина здатна сприймати електронний документ лише за допомогою спеціальних технологічних процедур і програмних засобів. Електронні документи мають фізичну і логічну структуру, не збігається з колишніми уявленнями про документ як жорсткою, незмінної конструкції інформації та її носія.
Під матеріальної складової документа мають на увазі:
1) матеріальну основу документа;
2) форму носія інформації;
3) спосіб документування або запису інформації.
Носії інформації найтіснішим чином пов'язані не тільки зі способами і засобами документування, але і з розвитком технічної думки. Звідси - безперервна еволюція типів та видів матеріальних носіїв.
Розвиток матеріальних носіїв документованої інформації в цілому йде по шляху безперервного пошуку об'єктів з високою довговічністю, великою інформаційною ємністю при мінімальних фізичних розмірах носія.
СПИСОК
Джерела1. Федеральний Закон «Про інформацію, інформатизації і захисту інформації» від 25.01.1995 р. № 24-ФЗ (в ред. Федерального закону від 10.01.2003 N 15-ФЗ).
2. Федеральний Закон «Про участь у міжнародному інформаційному обміні» від 04.07.1996 р. № 85-ФЗ (зі змінами від 30 червня 2003 року).
3. ГОСТ Р51141-98 "Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення ". М.: Держстандарт Росії, 1998.
Література
4. Андрєєва В.І. Поняття документа і діловодства. / / Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера". № 8. 2006. С. 22.
5. Бачило І.Л. Сучасні правові проблеми документування інформації / / Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів. М.: ВНИИДАД, 2000. 234 с.
6. Бачило І.Л., Лопатин В.Н., Федотов М.А. Інформаційне право, підручник. Спб.: Юридичний центр Прес, 2001. 225 с.
7. Бройдо В.Л. Офісна оргтехніка для діловодства та управління. М.: Інформаційно-видавничий дім "Філін", 2003. 345с.
8. Гедрович Ф.А. Цифрові документи: проблеми забезпечення схоронності / / Вісник архівіста. № 1. 2004. С.120-122.
9. Міст О. Коментар до ФЗ Про інформацію, інформатизації і захисту інформації. Спб.: Пітер, 2004. 167с.
10. Клименко С.В., Крохин І.В., Кущ В.М., Лагутін Ю.Л. Електронні документи в корпоративних мережах. М., 2001. 345с.
11. Копилов В.А. Інформаційне право: Навчальний посібник. М.: Юрист, 2003. 456с.
12. Копилов В.А. Інформація як об'єкт правового регулювання / / НТІ. Сер. 1. Організація і методика інформаційної роботи. № 8. 1996. С. 2.
13. Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ: Знання, 2000 .460 с.
14. Ларін М.В. Управління документацією і нові інформаційні технології. М: Наукова книга, 2001. 137 с.
15. Ларьків Н.С. Документознавство. М.: Видавництво АСТ, 2006. 427с.
16. Привалов В.Ф. Питання збереження принтерних текстів / / Вітчизняні архіви. № 1. 2000. С.19.
17. Стенюков М.В. Документознавство і діловодство: Конспект лекцій. Діловодство. М.: ПРІОР, 2006. 173с.
18. Тканин А. Електронна підпис: право на життя / / Газета "Бізнес-Адвокат". № 9. 2005.
19.Фатьянов А.А. Правове регулювання електронного документообігу навчально-практичний посібник (Серія "Бібліотечка" Російської газети "). М.: Видавництво: Російська газета. Вип. 21. 2005.
[1] Ларін М.В. Управління документацією і нові інформаційні технології. М.: Наукова книга, 1998. С.123.
[2] Міст О. Коментар до ФЗ "Про інформацію, інформатизації і захисту інформації". Спб.: Пітер, 2004. С.24.
[3] Копилов В.А. Інформація як об'єкт правового регулювання / / НТІ. Сер. 1. Організація і методика інформаційної роботи / ВІНІТІ. М., 1996. № 8. С. 2.
[4] Бачило І.Л. Сучасні правові проблеми документування інформації / / Документація в інформаційному суспільстві: електронне діловодство та електронний архів / ВНИИДАД. М., 2000. С.8.
[5] Ларьків Н.С. Документознавство. М.: Видавництво АСТ, 2006. С.245.
[6] Кушнаренко Н.М. Документознавство. Київ.: Знання, 2000.С.49-50.
[7] Клименко С.В., Крохин І.В., Кущ В.М., Лагутін Ю.Л. Електронні документи в корпоративних мережах. М., 1999. С. 266.