МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра УАП І АД ОВС
Дисципліна: "Інформатика і математика"
РЕФЕРАТ
за темою № 9 «Системи управління базами даних»
Підготував:
старший викладач
підполковник міліції
Лук'янов Д.Б.
Білгород 2008
Література:
I. Основна
1. Згадзай О.Е. Інформатика і математика. Підручник / О.Е. Згадзай, С.Я. Казанцев, А.В. Філіппов. - М.: ІМЦ ГУК МВС Росії. 2002. с. 130-166.
2. Інформатика: Базовий курс / За ред. С. В. Симоновича. - СПБ.: Пітер, 2002. С. 198-243.
3. Леонтьєв В.П. Новітня енциклопедія персонального комп'ютера 2003./В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.-с 632-705.
4. Лук'янов Д. Б. Інформатика і математика. Курс лекцій. / Д.Б.Лукьянов. О.М. Прокопенко.-Білгород ООНІ і РІД Белю МВС Росії, 2004.-с106-140.
II. Додаткова
1. Глушаков С.В. Персональний комп'ютер. Настільна книга користувача. навчальний курс. / С.В Глушаков, А.С. Срядний. - Харків. «Фоліо» 2002.
3. Леонтьєв В.П. Персональний компьютер. / В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-с. 519-900.
4. Фрідланд А.Я. Інформатика і комп'ютерні технології / А.Я. Фрідланд, Л.С. Ханамірова .- М.: Астрель. 2003.
Введення
Ми знаємо, що поняття інформація та дані це взаємопов'язані поняття, але не тотожні. Хоча можна помітити наступне:
У ті роки, коли формувалося поняття база даних, то в ній справді зберігалися дані і тільки дані. Однак у сучасних системах управління базами даних є можливість не тільки зберігати дані у своїх структурах, а й зберігати програмний код, тобто методи, за допомогою яких відбувається взаємодія зі споживачем або з іншим програмно - апаратним комплексом.
Таким чином, можна стверджувати, що в сучасних базах даних зберігаються не тільки дані, але й інформація.
З поняттям база даних тісно пов'язане поняття система управління базами даних. Саме про неї піде сьогодні мова.
Сучасні інформаційні системи характеризуються величезними обсягами даних, що зберігаються, складною організацією, необхідністю задовольняти різноманітні вимоги численних користувачів.
Основою інформаційної системи є база даних.
Метою будь-якої інформаційної системи є обробка даних про об'єкти реального світу.
У широкому сенсі слова база даних - це сукупність відомостей про конкретні об'єкти реального світу в будь-якої предметної області.
Крім того, база даних - це сховище даних для спільного використання. При автоматизації діяльності людини відбувається перенесення реального світу в електронний формат. Для цього виділяється якась частина цього світу і аналізується на предмет можливості автоматизації. Вона називається предметною областю і строго окреслює коло об'єктів, які вивчаються, вимірюються, оцінюються і т.д. У результаті цього процесу виділяються об'єкти автоматизації і визначаються реквізити, за якими дані об'єкти оцінюються. Графічно цей процес схематично зображений на рис. 1.
Предметна область
Об'єкти
Реквізити: зріст, вік, розмір взуття
Рис. 1. Поняття предметної області
Результатом даного процесу стає база даних, яка описує конкретну частину реального світу зі строго певних позицій. Отже, оцінюючи все вищесказане, можна сказати, що:
Предметна область - це частина реального світу, що підлягає вивченню для організації управління та автоматизації.
Об'єкт - це елемент предметної області, інформацію про який ми зберігаємо.
Реквізит (атрибут) - пойменована характеристика об'єкта. Він показує, яка інформація про об'єкт повинна бути зібрана.
Об'єктами можуть бути:
· Люди, наприклад, перераховані в будь-якій платіжній відомості або які є об'єктами обліків органів внутрішніх справ;
· Предмети, наприклад, номерні або що мають характерні відмінні риси речі, кошти автомототранспорту;
· Побудови - уявні об'єкти;
· Події.
Бази даних виконують дві основні функції. Вони групують дані з інформаційних об'єктів і їх зв'язків і надають ці дані користувачам.
Дані - це формалізоване представлення інформації, доступне для обробки, інтерпретації та обміну між людьми або в автоматичному режимі.
Інформація може зберігатися в неструктурованому вигляді, наприклад, у вигляді текстового документа, де дані про об'єкти предметної області записані у довільній формі:
Студент Іванов Іван народився 4 квітня 1981 року, навчається в 411 групі, номер його залікової книжки 200205; студент Віктор Сидоров 06.08 1982 р.н., має залікову книжку № 200213, навчається в 413 групі; Женя Петров, народився в 1982 році 25 березня , номер залікової книжки 200210, навчається в 411 групі.
В якості предметної області у даному прикладі може бути представлена сфера діяльності деканату факультету з обліку студентів. Об'єктами цієї предметної області виступають як самі студенти, так і дані їх номерів залікових книжок.
Структурований вигляд зберігання інформації передбачає введення угод про способи представлення даних. Це означає, що в певному місці сховища можуть міститись дані певного типу, формату і змісту. Зазначена вище інформація про громадян Петрові, Сидорові і Іванові в структурованому вигляді буде виглядати наступним чином:
Рис. 2. Приклад структурованих даних
Представлення інформації в таблиці - найкращий спосіб структурування даних. Всі дані записані в клітинках таблиці за певними правилами - форматам, однаковим для всього стовпця. Всі стовпчики мають назви. Крім цього неважко помітити, що прізвища студентів записані за алфавітом, при цьому для записів імен і прізвищ використовуються великі літери. Кожен рядок таблиці має порядковий номер.
Автоматизувати обробку даних, які зберігаються в неструктурованому вигляді складно, а часом і просто неможливо. Тому виробляють певні угоди про способи представлення даних. Зазвичай це робить розробник бази даних. У результаті всі реквізити мають однаковий вигляд і тип даних, що робить їх структурованими і дозволяє створити базу даних. У результаті можна сказати, що:
База даних - це пойменована сукупність структурованих даних, які стосуються певної предметної області.
Обробляє структуровані дані централізований програмний механізм, який називається системою управління базами даних.
Система управління базами даних (СКБД) - це програмний механізм, призначений для запису, пошуку, сортування, обробки (аналізу) та друкування інформації, що міститься в базі даних.
У комп'ютерній базі даних інформація представляється у вигляді таблиці, дуже схожою на електронну таблицю. Назви стовпців, що представляють «шапку» таблиці, називають іменами полів або реквізитами, а самі стовпці - полями. Дані в полях називають значеннями реквізитів або значеннями полів. Для опису поля, окрім його імені використовуються такі характеристики та властивості полів:
Тип поля. Подібно електронної таблиці, що працює з трьома типами полів: текстовий, числовий і формула, в таблицях використовується декілька більша кількість типів полів.
Довжина поля - максимально можлива кількість символів.
Точність (для числових типів полів) - кількість знаків після коми.
Маска вводу - форма засоби автоматизації введення, в якій вводяться дані в поле. Наприклад, одне і те ж значення мають поля дати: 03.03.95 або 03.03.1995, або 03-березень-1995, але відрізняються за форматом.
Повідомлення про помилку - текстове повідомлення, яке видається в полі при спробі введення помилкових даних.
Умова на значення - обмеження, яке використовується для перевірки правильності введення даних.
Пусте і обов'язкове поле - властивість поля, що визначає обов'язковість заповнення поля при наповненні бази даних.
Індексоване полі - вторинне ім'я поля, що дозволяє прискорити операції пошуку і сортування записів.
Рядки даних таблиці називаються записами (рис.3).
Таким чином:
Поле - це елементарна одиниця логічного організації даних, яка відповідає неподільної одиниці інформації - реквізиту.
Запис - сукупність логічно пов'язаних полів, представлених одним рядком таблиці.
Файл (таблиця) - сукупність екземплярів записів однієї структури.
Рядки-запису Стовпці = поля
Імена полів
Рис. 3. Основні структурні елементи бази даних
За технологією обробки даних бази даних поділяються на централізовані і розподілені.
Централізована база даних зберігається у пам'яті однієї обчислювальної системи, до якої підключено декілька інших комп'ютерів.
Розподілена база даних складається з декількох, можливо пересічних або навіть дублюючих один одного частин, які зберігаються в різних ПК комп'ютерної мережі. Робота з такою базою здійснюється за допомогою системи управління розподіленою базою даних (СУРБД).
За способом доступу до даних бази даних поділяються на бази даних з локальним доступом і бази даних з віддаленим (мережевим) доступом.
Системи централізованих баз даних з мережевим доступом припускають різні архітектури подібних систем:
· Файл-сервер. Відповідно до цієї архітектурі в комп'ютерній мережі виділяється машина-сервер для зберігання файлів централізованої бази даних. Файли бази даних можуть бути передані на робочі станції для обробки: введення, коригування, пошуку записів. При великій інтенсивності доступу до одних і тих же файлів продуктивність системи падає. У цій системі сервер і робочі станції повинні бути реалізовані на досить потужних комп'ютерах.
· Клієнт-сервер - архітектура, використовується не тільки для зберігання файлів централізованої бази даних на сервері, а й виконує на тому ж сервері основний обсяг роботи з обробки даних. Таким чином, при необхідності пошуку інформації в базі даних робочих станцій - клієнтам передаються не файли даних, а вже запису, відібрані в результаті обробки файлів даних. Така архітектура дозволяє використовувати малопотужні комп'ютери в якості робочих станцій, але обов'язково в якості сервера використовується дуже потужний комп'ютер.
Перш ніж створювати базу даних, з якою вам доведеться працювати, необхідно вибрати модель даних, найбільш зручну для вирішення поставленого завдання.
Модель даних - сукупність структур даних і операцій їх обробки.
За допомогою моделі даних можуть бути представлені об'єкти предметної області та взаємозв'язку між ними. Моделі даних, які підтримують СУБД, а, отже, і самі СУБД ділять на:
· Ієрархічні;
· Мережні;
· Реляційні.
Ієрархічна база даних (рис. 4), в основу якої покладена розгалужена структура з елементами підпорядкованості.
До основних понять ієрархічної структури відносяться: рівень, елемент (вузол), зв'язок.
Вузол - це сукупність атрибутів даних, що описують деякий об'єкт. Кожен вузол на більш низькому рівні пов'язаний тільки з одним вузлом, що знаходиться на більш високому рівні.
Ієрархічне дерево має тільки одну вершину (корінь дерева), не підпорядковану ніякий інший вершині і що знаходиться на самому верхньому (першому) рівні. Залежні (підлеглі) вузли знаходяться на другому, третьому і т.д. рівнях. Кількість дерев у базі даних визначається числом кореневих записів. У кожного запису бази даних існує тільки один (ієрархічний) шлях від кореневої запису.
Рівні Кореневий вузол
Вузли
Рис. Структура навчальної дисципліни (ієрархічна база даних)
Незважаючи на гадану доцільність, для отримання відповідей на деякі запити в ієрархічній моделі потрібне виконання великої кількості операцій. Наприклад, щоб дізнатися про практичні заняттях з усіх дисциплін БЮІ потрібно переглянути всі записи «Практичне заняття», наявні в даній базі.
Мережева (повнозв'язна) база даних. У мережній структурі бази даних при тих же основних поняттях ієрархічної бази даних: вузол, рівень, зв'язок - кожен елемент може бути пов'язаний з будь-яким іншим елементом.
Реляційна база даних, в основу якої покладена реляційна інформаційна система. Реляційна структура бази даних орієнтована на організацію даних у вигляді двовимірних таблиць, які називаються ще реляційними таблицями.
Кожна реляційна таблиця має такі властивості:
· Кожен елемент таблиці - один елемент даних;
· Всі стовпці в таблиці однорідні, тобто всі елементи в стовпці мають однакові характеристики та властивості;
· Кожен стовпець має унікальне ім'я;
· Однакові рядки в таблиці відсутні; Білгородський ЮРИДИЧНИЙ ІНСТИТУТ
Кафедра УАП І АД ОВС
Дисципліна: "Інформатика і математика"
РЕФЕРАТ
за темою № 9 «Системи управління базами даних»
Підготував:
старший викладач
підполковник міліції
Лук'янов Д.Б.
Білгород 2008
| Вступна частина | 2 |
| Навчальні питання | |
| Вопрос.1. Основні поняття баз даних | 3 |
| Питання 2. Використання СУБД Microsoft Access для створення баз даних | 12 |
| Заключна частина (підбиття підсумків) | 23 |
I. Основна
1. Згадзай О.Е. Інформатика і математика. Підручник / О.Е. Згадзай, С.Я. Казанцев, А.В. Філіппов. - М.: ІМЦ ГУК МВС Росії. 2002. с. 130-166.
2. Інформатика: Базовий курс / За ред. С. В. Симоновича. - СПБ.: Пітер, 2002. С. 198-243.
3. Леонтьєв В.П. Новітня енциклопедія персонального комп'ютера 2003./В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.-с 632-705.
4. Лук'янов Д. Б. Інформатика і математика. Курс лекцій. / Д.Б.Лукьянов. О.М. Прокопенко.-Білгород ООНІ і РІД Белю МВС Росії, 2004.-с106-140.
II. Додаткова
1. Глушаков С.В. Персональний комп'ютер. Настільна книга користувача. навчальний курс. / С.В Глушаков, А.С. Срядний. - Харків. «Фоліо» 2002.
3. Леонтьєв В.П. Персональний компьютер. / В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-с. 519-900.
4. Фрідланд А.Я. Інформатика і комп'ютерні технології / А.Я. Фрідланд, Л.С. Ханамірова .- М.: Астрель. 2003.
Введення
Ми знаємо, що поняття інформація та дані це взаємопов'язані поняття, але не тотожні. Хоча можна помітити наступне:
У ті роки, коли формувалося поняття база даних, то в ній справді зберігалися дані і тільки дані. Однак у сучасних системах управління базами даних є можливість не тільки зберігати дані у своїх структурах, а й зберігати програмний код, тобто методи, за допомогою яких відбувається взаємодія зі споживачем або з іншим програмно - апаратним комплексом.
Таким чином, можна стверджувати, що в сучасних базах даних зберігаються не тільки дані, але й інформація.
З поняттям база даних тісно пов'язане поняття система управління базами даних. Саме про неї піде сьогодні мова.
Вопрос.1. Основні поняття баз даних
1.1 Поняття та визначення
В даний час життя людини настільки насичена різного роду інформацією, що для її обробки потрібно створення величезної кількості сховищ інформації різного призначення.Сучасні інформаційні системи характеризуються величезними обсягами даних, що зберігаються, складною організацією, необхідністю задовольняти різноманітні вимоги численних користувачів.
Основою інформаційної системи є база даних.
Метою будь-якої інформаційної системи є обробка даних про об'єкти реального світу.
У широкому сенсі слова база даних - це сукупність відомостей про конкретні об'єкти реального світу в будь-якої предметної області.
Крім того, база даних - це сховище даних для спільного використання. При автоматизації діяльності людини відбувається перенесення реального світу в електронний формат. Для цього виділяється якась частина цього світу і аналізується на предмет можливості автоматизації. Вона називається предметною областю і строго окреслює коло об'єктів, які вивчаються, вимірюються, оцінюються і т.д. У результаті цього процесу виділяються об'єкти автоматизації і визначаються реквізити, за якими дані об'єкти оцінюються. Графічно цей процес схематично зображений на рис. 1.
Предметна область
Об'єкти
Реквізити: зріст, вік, розмір взуття
Рис. 1. Поняття предметної області
Результатом даного процесу стає база даних, яка описує конкретну частину реального світу зі строго певних позицій. Отже, оцінюючи все вищесказане, можна сказати, що:
Предметна область - це частина реального світу, що підлягає вивченню для організації управління та автоматизації.
Об'єкт - це елемент предметної області, інформацію про який ми зберігаємо.
Реквізит (атрибут) - пойменована характеристика об'єкта. Він показує, яка інформація про об'єкт повинна бути зібрана.
Об'єктами можуть бути:
· Люди, наприклад, перераховані в будь-якій платіжній відомості або які є об'єктами обліків органів внутрішніх справ;
· Предмети, наприклад, номерні або що мають характерні відмінні риси речі, кошти автомототранспорту;
· Побудови - уявні об'єкти;
· Події.
Бази даних виконують дві основні функції. Вони групують дані з інформаційних об'єктів і їх зв'язків і надають ці дані користувачам.
Дані - це формалізоване представлення інформації, доступне для обробки, інтерпретації та обміну між людьми або в автоматичному режимі.
Інформація може зберігатися в неструктурованому вигляді, наприклад, у вигляді текстового документа, де дані про об'єкти предметної області записані у довільній формі:
Студент Іванов Іван народився 4 квітня 1981 року, навчається в 411 групі, номер його залікової книжки 200205; студент Віктор Сидоров 06.08 1982 р.н., має залікову книжку № 200213, навчається в 413 групі; Женя Петров, народився в 1982 році 25 березня , номер залікової книжки 200210, навчається в 411 групі.
В якості предметної області у даному прикладі може бути представлена сфера діяльності деканату факультету з обліку студентів. Об'єктами цієї предметної області виступають як самі студенти, так і дані їх номерів залікових книжок.
Структурований вигляд зберігання інформації передбачає введення угод про способи представлення даних. Це означає, що в певному місці сховища можуть міститись дані певного типу, формату і змісту. Зазначена вище інформація про громадян Петрові, Сидорові і Іванові в структурованому вигляді буде виглядати наступним чином:
| № | Прізвище | Ім'я | Дата народження | Навчальна група | № залікової книжки |
| 1 | ІВАНОВ | ІВАН | 04.04.1981 | 411 | 200205 |
| 2 | ПЕТРОВ | ЄВГЕН | 25.03.1982 | 411 | 200210 |
| 3 | СИДОРОВ | ВІКТОР | 06.08.1982 | 414 | 200213 |
Представлення інформації в таблиці - найкращий спосіб структурування даних. Всі дані записані в клітинках таблиці за певними правилами - форматам, однаковим для всього стовпця. Всі стовпчики мають назви. Крім цього неважко помітити, що прізвища студентів записані за алфавітом, при цьому для записів імен і прізвищ використовуються великі літери. Кожен рядок таблиці має порядковий номер.
Автоматизувати обробку даних, які зберігаються в неструктурованому вигляді складно, а часом і просто неможливо. Тому виробляють певні угоди про способи представлення даних. Зазвичай це робить розробник бази даних. У результаті всі реквізити мають однаковий вигляд і тип даних, що робить їх структурованими і дозволяє створити базу даних. У результаті можна сказати, що:
База даних - це пойменована сукупність структурованих даних, які стосуються певної предметної області.
Обробляє структуровані дані централізований програмний механізм, який називається системою управління базами даних.
Система управління базами даних (СКБД) - це програмний механізм, призначений для запису, пошуку, сортування, обробки (аналізу) та друкування інформації, що міститься в базі даних.
У комп'ютерній базі даних інформація представляється у вигляді таблиці, дуже схожою на електронну таблицю. Назви стовпців, що представляють «шапку» таблиці, називають іменами полів або реквізитами, а самі стовпці - полями. Дані в полях називають значеннями реквізитів або значеннями полів. Для опису поля, окрім його імені використовуються такі характеристики та властивості полів:
Тип поля. Подібно електронної таблиці, що працює з трьома типами полів: текстовий, числовий і формула, в таблицях використовується декілька більша кількість типів полів.
Довжина поля - максимально можлива кількість символів.
Точність (для числових типів полів) - кількість знаків після коми.
Маска вводу - форма засоби автоматизації введення, в якій вводяться дані в поле. Наприклад, одне і те ж значення мають поля дати: 03.03.95 або 03.03.1995, або 03-березень-1995, але відрізняються за форматом.
Повідомлення про помилку - текстове повідомлення, яке видається в полі при спробі введення помилкових даних.
Умова на значення - обмеження, яке використовується для перевірки правильності введення даних.
Пусте і обов'язкове поле - властивість поля, що визначає обов'язковість заповнення поля при наповненні бази даних.
Індексоване полі - вторинне ім'я поля, що дозволяє прискорити операції пошуку і сортування записів.
Рядки даних таблиці називаються записами (рис.3).
Таким чином:
Поле - це елементарна одиниця логічного організації даних, яка відповідає неподільної одиниці інформації - реквізиту.
Запис - сукупність логічно пов'язаних полів, представлених одним рядком таблиці.
Файл (таблиця) - сукупність екземплярів записів однієї структури.
Імена полів
| Прізвище | Ім'я | По батькові | Клички |
| Авраменко | Юрій | Іванович | Авраам |
| Бєлов | Віктор | Петрович | Білий |
| Петрова | Галина | Сергіївна | Худоба |
| Сидоров | Іван | Захарович | Захар |
1.2. Класифікація баз даних
Різноманіття характеристик і видів баз даних породжує різноманіття класифікації. Розглянемо основні види класифікації.За технологією обробки даних бази даних поділяються на централізовані і розподілені.
Централізована база даних зберігається у пам'яті однієї обчислювальної системи, до якої підключено декілька інших комп'ютерів.
Розподілена база даних складається з декількох, можливо пересічних або навіть дублюючих один одного частин, які зберігаються в різних ПК комп'ютерної мережі. Робота з такою базою здійснюється за допомогою системи управління розподіленою базою даних (СУРБД).
За способом доступу до даних бази даних поділяються на бази даних з локальним доступом і бази даних з віддаленим (мережевим) доступом.
Системи централізованих баз даних з мережевим доступом припускають різні архітектури подібних систем:
· Файл-сервер. Відповідно до цієї архітектурі в комп'ютерній мережі виділяється машина-сервер для зберігання файлів централізованої бази даних. Файли бази даних можуть бути передані на робочі станції для обробки: введення, коригування, пошуку записів. При великій інтенсивності доступу до одних і тих же файлів продуктивність системи падає. У цій системі сервер і робочі станції повинні бути реалізовані на досить потужних комп'ютерах.
· Клієнт-сервер - архітектура, використовується не тільки для зберігання файлів централізованої бази даних на сервері, а й виконує на тому ж сервері основний обсяг роботи з обробки даних. Таким чином, при необхідності пошуку інформації в базі даних робочих станцій - клієнтам передаються не файли даних, а вже запису, відібрані в результаті обробки файлів даних. Така архітектура дозволяє використовувати малопотужні комп'ютери в якості робочих станцій, але обов'язково в якості сервера використовується дуже потужний комп'ютер.
Перш ніж створювати базу даних, з якою вам доведеться працювати, необхідно вибрати модель даних, найбільш зручну для вирішення поставленого завдання.
Модель даних - сукупність структур даних і операцій їх обробки.
За допомогою моделі даних можуть бути представлені об'єкти предметної області та взаємозв'язку між ними. Моделі даних, які підтримують СУБД, а, отже, і самі СУБД ділять на:
· Ієрархічні;
· Мережні;
· Реляційні.
Ієрархічна база даних (рис. 4), в основу якої покладена розгалужена структура з елементами підпорядкованості.
До основних понять ієрархічної структури відносяться: рівень, елемент (вузол), зв'язок.
Вузол - це сукупність атрибутів даних, що описують деякий об'єкт. Кожен вузол на більш низькому рівні пов'язаний тільки з одним вузлом, що знаходиться на більш високому рівні.
Ієрархічне дерево має тільки одну вершину (корінь дерева), не підпорядковану ніякий інший вершині і що знаходиться на самому верхньому (першому) рівні. Залежні (підлеглі) вузли знаходяться на другому, третьому і т.д. рівнях. Кількість дерев у базі даних визначається числом кореневих записів. У кожного запису бази даних існує тільки один (ієрархічний) шлях від кореневої запису.
Навчальна дисципліна БЮІ МВС РФ |
Викладач |
Тематичний план |
Аудиторія |
Петров |
Лекція |
Лабораторна робота |
Семінар |
Іспит |
Вузли
Рис. Структура навчальної дисципліни (ієрархічна база даних)
Незважаючи на гадану доцільність, для отримання відповідей на деякі запити в ієрархічній моделі потрібне виконання великої кількості операцій. Наприклад, щоб дізнатися про практичні заняттях з усіх дисциплін БЮІ потрібно переглянути всі записи «Практичне заняття», наявні в даній базі.
Мережева (повнозв'язна) база даних. У мережній структурі бази даних при тих же основних поняттях ієрархічної бази даних: вузол, рівень, зв'язок - кожен елемент може бути пов'язаний з будь-яким іншим елементом.
Реляційна база даних, в основу якої покладена реляційна інформаційна система. Реляційна структура бази даних орієнтована на організацію даних у вигляді двовимірних таблиць, які називаються ще реляційними таблицями.
Кожна реляційна таблиця має такі властивості:
· Кожен елемент таблиці - один елемент даних;
· Всі стовпці в таблиці однорідні, тобто всі елементи в стовпці мають однакові характеристики та властивості;
· Кожен стовпець має унікальне ім'я;
· Порядок проходження рядків і стовпців може бути довільним.
Поняття реляційний (relation - відношення) пов'язане з розробками відомого американського фахівця в області баз даних Е. Кодда. В основу реляційної бази даних покладено поняття алгебри відносини і реляційного числення.
Реляційний підхід до побудови бази даних передбачає відображення реальних об'єктів (явищ, подій, процесів) у вигляді інформаційних об'єктів або об'єктів предметної області. Інформаційні об'єкти описують реальні за допомогою сукупності взаємопов'язаних реквізитів.
Відносини представлені у вигляді таблиць, рядки яких представляють записи, а стовпці - атрибути відносин - поля. Якщо значення поля однозначно визначає відповідний запис, то таке поле називають ключовим.
Є можливість зв'язати дві реляційні таблиці, якщо ключ однієї таблиці ввести до складу ключа іншої таблиці (рис. 5).
Так, якщо ключем таблиці книга буде обраний «№ в каталозі», то таку таблицю можна зв'язати, наприклад, з таблицею «Список бібліотечного фонду». У цій таблиці окрім полів, що визначають оцінки з дисциплін сесії, обов'язково повинне бути поле «№ в каталозі». Таким чином, між цими таблицями може бути встановлений зв'язок з цього ключового поля.
Інформація, введена в одну реляційну таблицю, може бути пов'язана з однією або кількома записами іншої таблиці
Книга (№ у каталозі) (Назва) |
Список бібліотечного фонду (№ у каталозі) (Кількість) |
Каталоги по розділам (Назва) (Кількість) |
Ключі
Зв'язки між таблицями
Рис. 5. Структура бібліотеки (реляційна база даних)
.
Реляційна база даних є об'єднанням декількох двовимірних таблиць, між якими встановлені зв'язки.
Між записами двох таблиць можуть бути встановлені наступні основні види зв'язків:
· Один до одного - цей зв'язок припускає, що в кожний момент часу одному екземпляру інформаційного об'єкта А відповідає не більше одного примірника інформаційного об'єкта В і навпаки; наприклад, начальник курсу - курс;
· Один до багатьом - цей зв'язок припускає, що одному примірнику інформаційного об'єкта А відповідає 0, 1, 2 або більше екземплярів об'єкта В, але кожен екземпляр об'єкту У пов'язаний не більше ніж з 1 примірником об'єкта А, наприклад, начальник курсу - курсант;
· Багато до багатьох - цей зв'язок припускає, що в кожний момент часу одному екземпляру інформаційного об'єкта А відповідає 0, 1, 2 або більше екземплярів об'єкта В і навпаки, наприклад, навчальна дисципліна - курсант.
Одні й ті ж дані можуть групуватися в таблиці різними способами, тобто можлива різна форма наборів відносин взаємопов'язаних інформаційних об'єктів.
При цьому повинен виконуватися принцип нормалізації:
· В одній і тій же таблиці не може перебувати повторюваних полів;
· В кожній таблиці ключ повинен однозначно визначати запис з безлічі записів;
· Значенням ключа повинно відповідати вичерпна інформація про об'єкт таблиці;
· Зміна значення будь-якого не ключового поля не повинно впливати на інформацію в інших полях.
В останні роки переважна більшість баз даних є реляційними і практично всі СУБД орієнтовані на таке подання інформації. Розглянемо реляційну СУБД Access, яка входить в пакет MS Office.
Питання 2. Використання СУБД Microsoft Access для створення баз
даних
2.1. Основні поняття СУБД Microsoft Access і команди для
виконання типових операцій
Microsoft Access створена на основі реляційної моделі бази даних і призначена для створення швидких, ефективних баз даних, використовуваних у побуті і бізнесі. Крім того, вона здатна підключатися до інших баз даних, створюючи для вас широкий фронт роботи з даними, незалежно від того, де вони знаходяться.Розглянемо основні елементи вікна Access і команди для виконання типових операцій, які багато в чому повторюють вже знайомі вам команди Word і Excel.
При роботі з СУБД Access на екран виводяться типове вікно WINDOWS-додатки, що складається з робочого поля та панелі управління (Мал. Зовнішній вигляд вікна Доля Microsoft Access).
Панель інструментів |
Вікно бази даних |
Об'єкти бази даних |
Кнопки управління об'єктами бази даних |
Рядок меню |
Рядок меню містить основні режими програми. Вибравши один з них, ви отримуєте доступ до ниспадающему підменю, який містить перелік назв команд. У результаті вибору деяких команд спадаючого меню з'являються додаткові підменю.
Допоміжна область управління включає:
· Рядок стану;
· Панелі інструментів;
· Лінійки прокручування.
У рядку стану (статусному рядку) ви знайдете відомості про поточний режим роботи програми, ім'я файлу поточної бази даних і т.п. Панель інструментів (піктографічне меню) містить певну кількість кнопок (піктограм), призначених для швидкої активізації виконання певних команд меню і функцій програми. Щоб представити на екрані області таблиці бази даних, форм або звітів, які на ньому в даний момент не відображені, використовують вертикальну та горизонтальну лінійки прокрутки.
Рядок підказки призначена для видачі повідомлень користувачеві щодо його можливих дій в даний момент.
Важлива особливість СУБД Access - використання буфера обміну при виконанні ряду операцій. Буфер використовується при виконанні команд копіювання і переміщення для тимчасового зберігання копійованих або переміщуються даних, після чого вони направляються за новою адресою. При видаленні даних вони також поміщаються в буфер. Вміст буфера зберігається до тих пір, поки не буде записана нова порція даних.
СУБД Access має достатню кількість команд, у кожній з яких можливі різні параметри (опції). Вибір певної команди з меню виробляється або наведенням курсору на обрану в меню команду за допомогою клавіш управління курсором і натисканням клавіші введення, або введенням з клавіатури першої літери обраної команди.
Отримати додаткову інформацію про команди, що складають меню СУБД Access, та їх використанні можна, зайшовши у режим допомоги.
Сукупність команд, що надаються у ваше розпорядження СУБД Access, може бути умовно розбита на такі типові групи:
· Команди для роботи з файлами;
· Команди редагування;
· Команди форматування;
· Команди для роботи з вікнами;
· Команди для роботи в основних режимах СУБД (таблиця, форма, запит, звіт);
· Отримання довідкової інформації.
Команди для роботи з файлами.
При роботі з файлами програма дає можливість користувачу:
· Створювати нові об'єкти бази даних;
· Зберігати і перейменовувати раніше створені об'єкти;
· Відкривати вже існуючі бази даних;
· Закривати раніше відкриті об'єкти;
· Виводити на принтер об'єкти бази даних.
Процес друку починається з вибору драйвера принтера. Для кожного типу принтера необхідний свій драйвер. Наступний крок полягає в завданні параметрів сторінки, формуванні колонтитулів, а також у виборі виду або номери друкованих сторінок документів.
Команда попереднього перегляду дозволяє одержати уявлення про загальний вигляді виводиться на принтер інформації ще до друку. Розміщення інформації на сторінці може бути оптимально пристосоване до її обраними параметрами за допомогою масштабування і центрування.
Крім того, в СУБД Access можливий обмін даними і приєднання таблиць, створених іншими програмними засобами.
Команди редагування.
Введення даних і зміна вмісту будь-яких молей таблиць БД, компонентів екранних форм і звітів здійснюється з допомогою групи команд редагування, головними з яких є переміщення, копіювання і видалення.
Поряд з вищевказаними операціями СУБД Access має можливості вставки діаграми, малюнка і т.п., включаючи об'єкти, створені в інших програмних середовищах, встановлення зв'язків між об'єктами.
Серед команд редагування особливе місце займають команди знаходження та заміни певного користувачем контексту в рамках всього документа або виділеної його частини, а також відміна останньої введеної команди (відмови).
Команди форматування.
Важливе значення має візуальне представлення даних при виведенні. СУБД Access надає в розпорядження користувача велика кількість команд, пов'язаних з оформленням виведеної інформації. За допомогою цих команд користувач може варіювати напрямок вирівнювання даних, види шрифту, товщину і розташування ліній, висоту букв, колір фону і т.п. При виконанні будь-якої команди форматування слід виділити область, на яку поширюється дія команди. Якщо цього не зробити, то нові параметри форматування будуть визначені тільки для активного компонента.
Вибір формату і напрямку вирівнювання проводиться автоматично, залежно від характеру даних, що вводяться. Дані, що інтерпретуються програмою як текст, вирівнюються по лівому краю, а числа - по правому. Автоматичний вибір формату та способу вирівнювання здійснюється лише в тому випадку, якщо для заповнюваних осередків користувачем попередньо не задані інші параметри.
Команди для роботи з вікнами.
СУБД Access дає можливість відкривати одночасно безліч вікон, організовуючи тим самим «багатовіконний режим» роботи. При цьому деякі вікна буде видно на екрані, інші - знаходитися під ними. Відкривши кілька вікон, ви можете відразу працювати з декількома таблицями, швидко переміщаючись від однієї до іншої. Існують спеціальні команди, що дозволяють відкривати нове вікно, переходити в інше вікно, змінювати взаємне розташування й розміри вікон на екрані. Крім того, у користувача є можливість розділити вікно на дві частини для одночасного перегляду різних частин екрану при переміщенні курсору в далекі частині таблиці.
Система отримання довідкової інформації.
Access має у своєму складі електронні довідники, надають користувачеві інструкції про можливості виконання основних операцій, інформацію з конкретних командам меню та інші довідкові дані. Особливістю отримання довідкової інформації за допомогою електронного довідника є те, що вона видає інформацію в залежності від ситуації, в якій опинився користувач. Так, якщо в меню вами була обрана певна команда, то після звернення до довідкової системи (зазвичай ініціюється клавішею <F1>) на екрані буде представлена сторінка довідника, що містить інформацію про виділену команді.
Технологія роботи в Microsoft Access
Працюючи з Access можна вирішувати такі завдання:· Вводити, змінювати та знаходити потрібні дані;
· Розбивати дані на логічно пов'язані частини;
· Знаходити підмножини даних по заданим умовам;
· Створювати форми та звіти;
· Автоматизувати виконання стандартних завдань;
· Графічно встановлювати зв'язки між даними;
· Вставляти малюнки у форми і звіти;
· Створювати власні, готові до роботи з базою даних програми, що містять меню, діалогові вікна та командні кнопки.
Основним елементом Access є контейнер бази даних. Контейнер бази даних - це саме те, як він звучить - сховище об'єктів бази даних. База даних - це файл, що включає набір об'єктів, визначених у наступному списку:
Таблиця - це фундаментальна структура бази даних, де вони зберігаються у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців).
Запит використовується для зміни, перегляду та аналізу даних. Об'єкти - форми і звіти часто використовують запити як джерело записів.
Форма використовується для різних цілей, і не обов'язково для представлення даних з таблиці або запиту. Форму можна використовувати для виведення даних як засіб переміщення по елементах даних або як вікно діалогу для прийому інформації від користувача.
Звіт - це спосіб представлення даних у друкованій формі та вигляді, передбаченому користувачем. Звіти повністю Reportizer дозволяє настроювати. Проте можна скористатися зумовленими звітами, наданими Access.
Сторінки - об'єкти, що забезпечують доступ до інформації бази даних з мережі Інтернет. Кожна сторінка представляє HTML-файл, за допомогою якого користувач Інтернет отримує доступ до бази даних.
Макроси створюються для автоматизації процедур. Найчастіше містять набори операторів, які виконують конкретне завдання, наприклад, відкрити форму або звіт.
Модуль - набір процедур, функцій, оголошень і констант мови Visual Basic For Applications, які керують базами даних Access. Створюються для організації більш функціонального управління процесами, ніж макроси.
Кожен з цих об'єктів може являти собою набір інших об'єктів (наприклад, в таблиці міститься набір об'єктів - полів).
Access має в своєму розпорядженні двома зручними методами створення баз даних. Найбільш «доброзичливий» з них - це майстер Database Wizard, який створить таблиці, форми та звіти для бази даних того типу, який ви вкажете. Інший, більш трудомісткий метод, - це створити порожню базу даних і потім додати окремо форми, таблиці та звіти. Цей метод більш гнучкий для розробника, проте він передбачає, що кожен елемент повинен бути визначений самим розробником. У будь-якому випадку, одного разу створена база даних може бути завжди розширена або модифікована.
Створення структури таблиць бази даних Access.
Після того, як закінчено проектування та створення бази даних, наступний крок - створення таблиці для зберігання даних. Таблиці - основа бази даних. Всі інші об'єкти: запити, форми та звіти - залежать від таблиць.
При формуванні нової таблиці бази даних робота з СУБД починається зі створення структури таблиць. Цей процес виконується за допомогою конструктора таблиць і включає в себе визначення переліку полів, з яких складається кожна запис таблиці, а також типів і розмірів полів (рис. 7).
Рис. 7. Конструктор таблиць СУБД Microsoft Access
СУБД Access використовує дані наступних типів:
·
текстовий (символьний);
· Числовий;
· Дата \ час;
· Логічний;
· Грошовий;
· Лічильник, який використовується для визначення ключа;
· Поля типу об'єкта OLE, які використовуються для зберігання малюнків, графіків, таблиць;
· Поле MEMO;
гіперпосилання або підказка.
Access, як і інші реляційні бази даних, розроблений на ідеї зберігання в окремих «таблицях» наборів даних певного сенсу ..
Рис. 8. Таблиця СУБД Microsoft Access
Таким чином, одна «таблиця» може містити дані про курсанти, інша - про викладачів, третя - про досліджуваних дисциплінах. Ці набори складаються безпосередньо з даних, організованих у «записи», що містять дані одного смислового типу. Так, у випадку з таблицею курсантів, кожен запис може містити дані окремого суб'єкта (наприклад: ПІБ, взвод, спец. Звання, дата народження і т.д.). Записів може бути необмежена кількість. Кожна окрема частина інформації в запису (наприклад, «місто» в записі курсанта) називається полем і служить не тільки для того, щоб щось повідомити про запис, але також визначає спосіб групування записів у таблиці. Прикладом можуть служити всі курсанти з таблиці, що живуть у певному місті. Якщо оброблювана база даних включає кілька взаємозалежних таблиць, то необхідно визначення ключового поля в кожній таблиці, а також полів, за допомогою яких буде організований зв'язок між таблицями. Створення структури таблиці не пов'язано з заповненням таблиць даними, тому ці дві операції можна рознести в часі.
Введення і редагування даних.
Заповнення таблиць даними можливо як безпосереднім введенням даних, так і в результаті виконання програм і запитів.
Access дозволяє вводити і коректувати дані в таблиці двома способами:
· За допомогою наданої за замовчуванням стандартної форми у вигляді таблиці;
· За допомогою екранних форм, спеціально створених для цього користувачем.
Основою більшості інформаційних систем (паперових і комп'ютеризованих) може бути форма, яка використовується для збору і зберігання даних (рис. 9). Здається, форми оточують нас всюди. Деякі форми, такі, як заяву про прийом на роботу, є прикладом простого збору інформації; інші - такі, як комп'ютерні форми обліків МВС - використовуються не тільки для збору інформації, але і для кодування реквізитів.
Рис. 9. Форма СУБД Microsoft Access
Форми дають альтернативний спосіб відображення табличних даних. Access дозволяє створювати форми, які можна використовувати для введення, управління, перегляду і друку даних.
СУБД Access дозволяє вводити в створені екранні форми малюнки, візерунки, кнопки. Можлива побудова форм, найбільш зручних для роботи користувача, що включають записи різних пов'язаних таблиць бази даних. Форми розробляються для інтерактивної роботи з даними, наприклад, введення нових даних, зміни наявних, видалення даних. Можна також призначити форму для виконання пошукових процедур по отриманню даних, що відповідають цікавлять вас критеріям (знайти курсантів, що проживають у певному місті).
Обробка даних, що містяться в таблицях.
Наступним об'єктом є запит. Запит - це вираз, що визначає, яку інформацію вам потрібно відшукати в одній або кількох таблицях. Настроюється запит за допомогою конструктора запитів (рис. 10). За допомогою запиту можна також виконати деякі дії з даними таблиці (таблиць) і узагальнити дані таблиці. Запити можуть використовуватися як джерела інформації для форм і звітів. У цьому випадку в запиті використовуються дані з декількох таблиць. Access виконує запит кожен раз, коли ви відкриваєте форму або звіт, і отже, ви можете бути впевнені, що інформація, яку ви бачите на екрані, завжди сама «свіжа».
СУБД Access використовує запити наступних типів:
· Запит-вибірка, призначений для відбору даних, що зберігаються в таблицях, і не змінює ці дані;
· Запит-зміна, призначений для зміни або переміщення даних; до цього типу запитів відносяться: запит на додавання записів, запит на видалення записів, запит на створення таблиці, запит на оновлення;
· Запит з параметром, що дозволяє визначити одну або декілька умов відбору під час виконання запиту.
Найпоширенішим типом запиту є запит на вибірку.
Рис. 11. Запит на вибірку СУБД Microsoft Access
Результатом виконання запиту є таблиця з тимчасовим набором даних (динамічний набір). Записи динамічного набору можуть включати поля з однієї або декількох таблиць бази даних.
Виведення інформації.
СУБД Access дозволяє вивести на екран і принтер інформацію, що міститься в базі даних, з режимів таблиці або форми. Такий порядок виведення даних може використовуватися тільки як чорновий варіант, тому що дозволяє виводити дані тільки точно в такому ж вигляді, в якому вони зберігають в таблиці або формі.
Однак, якщо форми призначені в основному для введення інформації, то звіти призначені виключно для її виводу (рис. 12). Надруковані звіти представляють дані в значно кращому вигляді, ніж форми або таблиці.
Рис. 12. Звіт СУБД Microsoft Access
Звіти дають можливість роздрукувати дані на папері або згрупувати їх у вигляді, зручному для аналізу. Це більш статична категорія представлення даних, що може бути як добре, так і погано, залежно від того, що ви збираєтеся робити.
Кожен користувач, що працює з СУБД Access, має можливість використання спеціальних засобів побудови звітів для виведення даних. Використовуючи спеціальні засоби створення звітів, користувач отримує наступні додаткові можливості виведення даних:
· Включати до звіту вибіркову інформацію з таблиць бази даних;
· Додавати інформацію, не що є в базі даних;
· При необхідності виводити підсумкові дані на основі інформації бази даних;
· Розташовувати виведену у звіті інформацію в будь-якому, зручному для користувача вигляді (вертикальне чи горизонтальне розташування полів);
· Включати до звіту інформацію з різних пов'язаних таблиць бази даних.
Додаткові можливості СУБД Access.
При створенні бази даних в СУБД Access можна використовувати не тільки дані, внесені вами в таблицю безпосередньо з клавіатури. Існує також можливість приєднання даних з інших баз та інших програм, наприклад, Excel. Це дозволяє організувати єдиний робочий простір, інтегруючи дані та документи різного характеру. Можна також імпортувати дані різних форматів в таблиці або перебудувати структури таблиць, забезпечивши сумісність з великими корпоративними базами даних. Так само, як і в інших компонентах Microsoft Office, можна користуватися даними з інших програм комплексу.
Microsoft Access дозволяє легко розмножити базу даних. Також, як і Word, Access дозволяє створювати макроси для автоматизації завдань. Поряд із застосуванням Word Basic, можна використовувати вікно розробки макросів, де здійсниться прив'язка дій і подій. Ці макроси можна використовувати в будь-якому місці системи.
Можна також конвертувати в будь-який формат інформацію, з якою ви працюєте в Access, і експортувати її в будь-яке з додатків Microsoft Office. Це особливо корисно при створенні та управлінні поштовими списками в Word.
Оцінюючи описані вище переваги та недоліки СУБД Microsoft Access і її функціональні можливості, можна стверджувати, що дана система володіє всіма необхідними інструментами для створення, редагування, зберігання і щоденного використання баз даних. Інтерфейс програми простий і зручний, робота не вимагає отримання великої кількості додаткових знань. Більш докладно питання створення баз даних, складання запитів, коригування записів і т.д. будуть розглянуті на практичних заняттях.
Висновок
Оцінюючи описані вище особливості СУБД Microsoft Access і її функціональні можливості, можна стверджувати, що дана система володіє всіма необхідними інструментами для створення, редагування, зберігання і щоденного використання баз даних. Інтерфейс програми простий і зручний, робота не вимагає отримання великої кількості додаткових знань. Більш докладно питання створення баз даних, складання запитів, коригування записів і т.д. будуть розглянуті на практичних заняттях.
Список використаної літератури
1. Андрєєв А. Microsoft Windows 2000 Російська версія.-СПб.: БХВ-Петербург, 2003.-752 с.
2. Глушаков С.В. Персональний комп'ютер. Настільна книга користувача. навчальний курс. / С.В Глушаков, А.С. Срядний. - Харків. «Фоліо» 2002.220с.
3. Іванов В. Microsoft Office Sistem 2003.учебний курс СПб.: БХВ-Петербург. Київ Видавнича група. 2004,2003 .- 640 с.
4. Інформатика: Базовий курс / За ред. С. В. Симоновича. - СПБ.: Пітер, 2002. 400 с.
5. Леонтьєв В.П. Новітня енциклопедія персонального комп'ютера 2003./В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.920 с.
6. Леонтьєв В.П. Персональний компьютер. / В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-900 з ..
7. Лук'янов Д. Б. Інформатика і математика. Курс лекцій. / Д.Б.Лукьянов. О.М. Прокопенко.-Білгород ООНІ і РІД Белю МВС Росії, 2004.-201с.
8. Фрідланд А.Я. Інформатика і комп'ютерні технології / А.Я. Фрідланд, Л.С. Ханамірова .- М.: Астрель. 2003.204 с.
Модуль - набір процедур, функцій, оголошень і констант мови Visual Basic For Applications, які керують базами даних Access. Створюються для організації більш функціонального управління процесами, ніж макроси.
Кожен з цих об'єктів може являти собою набір інших об'єктів (наприклад, в таблиці міститься набір об'єктів - полів).
Access має в своєму розпорядженні двома зручними методами створення баз даних. Найбільш «доброзичливий» з них - це майстер Database Wizard, який створить таблиці, форми та звіти для бази даних того типу, який ви вкажете. Інший, більш трудомісткий метод, - це створити порожню базу даних і потім додати окремо форми, таблиці та звіти. Цей метод більш гнучкий для розробника, проте він передбачає, що кожен елемент повинен бути визначений самим розробником. У будь-якому випадку, одного разу створена база даних може бути завжди розширена або модифікована.
Створення структури таблиць бази даних Access.
Після того, як закінчено проектування та створення бази даних, наступний крок - створення таблиці для зберігання даних. Таблиці - основа бази даних. Всі інші об'єкти: запити, форми та звіти - залежать від таблиць.
При формуванні нової таблиці бази даних робота з СУБД починається зі створення структури таблиць. Цей процес виконується за допомогою конструктора таблиць і включає в себе визначення переліку полів, з яких складається кожна запис таблиці, а також типів і розмірів полів (рис. 7).
Рис. 7. Конструктор таблиць СУБД Microsoft Access
СУБД Access використовує дані наступних типів:
·
Вікно конструктора таблиць |
Використовувані поля |
Вибір типу даних |
Параметри типу даних |
Ключове поле має тип даних Лічильник » |
· Числовий;
· Дата \ час;
· Логічний;
· Грошовий;
· Лічильник, який використовується для визначення ключа;
· Поля типу об'єкта OLE, які використовуються для зберігання малюнків, графіків, таблиць;
· Поле MEMO;
гіперпосилання або підказка.
Access, як і інші реляційні бази даних, розроблений на ідеї зберігання в окремих «таблицях» наборів даних певного сенсу ..
Номер запису |
Смуга прокрутки |
Ключове поле |
Ім'я поля |
Запис |
Вікно таблиці |
Рис. 8. Таблиця СУБД Microsoft Access
Таким чином, одна «таблиця» може містити дані про курсанти, інша - про викладачів, третя - про досліджуваних дисциплінах. Ці набори складаються безпосередньо з даних, організованих у «записи», що містять дані одного смислового типу. Так, у випадку з таблицею курсантів, кожен запис може містити дані окремого суб'єкта (наприклад: ПІБ, взвод, спец. Звання, дата народження і т.д.). Записів може бути необмежена кількість. Кожна окрема частина інформації в запису (наприклад, «місто» в записі курсанта) називається полем і служить не тільки для того, щоб щось повідомити про запис, але також визначає спосіб групування записів у таблиці. Прикладом можуть служити всі курсанти з таблиці, що живуть у певному місті. Якщо оброблювана база даних включає кілька взаємозалежних таблиць, то необхідно визначення ключового поля в кожній таблиці, а також полів, за допомогою яких буде організований зв'язок між таблицями. Створення структури таблиці не пов'язано з заповненням таблиць даними, тому ці дві операції можна рознести в часі.
Введення і редагування даних.
Заповнення таблиць даними можливо як безпосереднім введенням даних, так і в результаті виконання програм і запитів.
Access дозволяє вводити і коректувати дані в таблиці двома способами:
· За допомогою наданої за замовчуванням стандартної форми у вигляді таблиці;
· За допомогою екранних форм, спеціально створених для цього користувачем.
Фото співробітника |
Вікно форми |
Номер запису |
Ім'я поля |
Ключове поле (лічильник) |
Рис. 9. Форма СУБД Microsoft Access
Форми дають альтернативний спосіб відображення табличних даних. Access дозволяє створювати форми, які можна використовувати для введення, управління, перегляду і друку даних.
СУБД Access дозволяє вводити в створені екранні форми малюнки, візерунки, кнопки. Можлива побудова форм, найбільш зручних для роботи користувача, що включають записи різних пов'язаних таблиць бази даних. Форми розробляються для інтерактивної роботи з даними, наприклад, введення нових даних, зміни наявних, видалення даних. Можна також призначити форму для виконання пошукових процедур по отриманню даних, що відповідають цікавлять вас критеріям (знайти курсантів, що проживають у певному місті).
Смуга прокрутки |
Імена полів для формування запиту |
Таблиці, що використовуються для формування запиту |
Умови сортування |
Умова відбору даних |
Вікно конструктора запитів |
Зв'язок між таблицями |
Наступним об'єктом є запит. Запит - це вираз, що визначає, яку інформацію вам потрібно відшукати в одній або кількох таблицях. Настроюється запит за допомогою конструктора запитів (рис. 10). За допомогою запиту можна також виконати деякі дії з даними таблиці (таблиць) і узагальнити дані таблиці. Запити можуть використовуватися як джерела інформації для форм і звітів. У цьому випадку в запиті використовуються дані з декількох таблиць. Access виконує запит кожен раз, коли ви відкриваєте форму або звіт, і отже, ви можете бути впевнені, що інформація, яку ви бачите на екрані, завжди сама «свіжа».
СУБД Access використовує запити наступних типів:
· Запит-вибірка, призначений для відбору даних, що зберігаються в таблицях, і не змінює ці дані;
· Запит-зміна, призначений для зміни або переміщення даних; до цього типу запитів відносяться: запит на додавання записів, запит на видалення записів, запит на створення таблиці, запит на оновлення;
· Запит з параметром, що дозволяє визначити одну або декілька умов відбору під час виконання запиту.
Вікно запиту |
Смуга прокрутки |
Ключове поле |
Номер запису |
Ім'я поля |
Запис |
Рис. 11. Запит на вибірку СУБД Microsoft Access
Результатом виконання запиту є таблиця з тимчасовим набором даних (динамічний набір). Записи динамічного набору можуть включати поля з однієї або декількох таблиць бази даних.
Виведення інформації.
СУБД Access дозволяє вивести на екран і принтер інформацію, що міститься в базі даних, з режимів таблиці або форми. Такий порядок виведення даних може використовуватися тільки як чорновий варіант, тому що дозволяє виводити дані тільки точно в такому ж вигляді, в якому вони зберігають в таблиці або формі.
Вікно звіту |
Смуги прокручування |
Номер сторінки звіту |
Текст звіту |
Рис. 12. Звіт СУБД Microsoft Access
Звіти дають можливість роздрукувати дані на папері або згрупувати їх у вигляді, зручному для аналізу. Це більш статична категорія представлення даних, що може бути як добре, так і погано, залежно від того, що ви збираєтеся робити.
Кожен користувач, що працює з СУБД Access, має можливість використання спеціальних засобів побудови звітів для виведення даних. Використовуючи спеціальні засоби створення звітів, користувач отримує наступні додаткові можливості виведення даних:
· Включати до звіту вибіркову інформацію з таблиць бази даних;
· Додавати інформацію, не що є в базі даних;
· При необхідності виводити підсумкові дані на основі інформації бази даних;
· Розташовувати виведену у звіті інформацію в будь-якому, зручному для користувача вигляді (вертикальне чи горизонтальне розташування полів);
· Включати до звіту інформацію з різних пов'язаних таблиць бази даних.
Додаткові можливості СУБД Access.
При створенні бази даних в СУБД Access можна використовувати не тільки дані, внесені вами в таблицю безпосередньо з клавіатури. Існує також можливість приєднання даних з інших баз та інших програм, наприклад, Excel. Це дозволяє організувати єдиний робочий простір, інтегруючи дані та документи різного характеру. Можна також імпортувати дані різних форматів в таблиці або перебудувати структури таблиць, забезпечивши сумісність з великими корпоративними базами даних. Так само, як і в інших компонентах Microsoft Office, можна користуватися даними з інших програм комплексу.
Microsoft Access дозволяє легко розмножити базу даних. Також, як і Word, Access дозволяє створювати макроси для автоматизації завдань. Поряд із застосуванням Word Basic, можна використовувати вікно розробки макросів, де здійсниться прив'язка дій і подій. Ці макроси можна використовувати в будь-якому місці системи.
Можна також конвертувати в будь-який формат інформацію, з якою ви працюєте в Access, і експортувати її в будь-яке з додатків Microsoft Office. Це особливо корисно при створенні та управлінні поштовими списками в Word.
Оцінюючи описані вище переваги та недоліки СУБД Microsoft Access і її функціональні можливості, можна стверджувати, що дана система володіє всіма необхідними інструментами для створення, редагування, зберігання і щоденного використання баз даних. Інтерфейс програми простий і зручний, робота не вимагає отримання великої кількості додаткових знань. Більш докладно питання створення баз даних, складання запитів, коригування записів і т.д. будуть розглянуті на практичних заняттях.
Висновок
Оцінюючи описані вище особливості СУБД Microsoft Access і її функціональні можливості, можна стверджувати, що дана система володіє всіма необхідними інструментами для створення, редагування, зберігання і щоденного використання баз даних. Інтерфейс програми простий і зручний, робота не вимагає отримання великої кількості додаткових знань. Більш докладно питання створення баз даних, складання запитів, коригування записів і т.д. будуть розглянуті на практичних заняттях.
Список використаної літератури
1. Андрєєв А. Microsoft Windows 2000 Російська версія.-СПб.: БХВ-Петербург, 2003.-752 с.
2. Глушаков С.В. Персональний комп'ютер. Настільна книга користувача. навчальний курс. / С.В Глушаков, А.С. Срядний. - Харків. «Фоліо» 2002.220с.
3. Іванов В. Microsoft Office Sistem 2003.учебний курс СПб.: БХВ-Петербург. Київ Видавнича група. 2004,2003 .- 640 с.
4. Інформатика: Базовий курс / За ред. С. В. Симоновича. - СПБ.: Пітер, 2002. 400 с.
5. Леонтьєв В.П. Новітня енциклопедія персонального комп'ютера 2003./В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003.920 с.
6. Леонтьєв В.П. Персональний компьютер. / В.П. Леонтьев.-М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2004.-900 з ..
7. Лук'янов Д. Б. Інформатика і математика. Курс лекцій. / Д.Б.Лукьянов. О.М. Прокопенко.-Білгород ООНІ і РІД Белю МВС Росії, 2004.-201с.
8. Фрідланд А.Я. Інформатика і комп'ютерні технології / А.Я. Фрідланд, Л.С. Ханамірова .- М.: Астрель. 2003.204 с.