Система автоматизації документообігу Електронний документ

Зміст

Введення

1. Поняття електронного документа і його відмінності від інших видів документів

2. Правовий режим електронного документа і документообігу

3. Процедури вирішення конфліктів

Висновок

Список літератури

Введення

Сьогодні застосування системи автоматизації документообігу - важливий фактор, що сприяє підвищенню ефективності праці осіб, які приймають рішення і контролюють їх виконання, тобто керівників організації. У документах зосереджено більше 80% інформаційних ресурсів підприємств, а документообіг є ключовою технологією управління: управлінські рішення оформляються, доводяться до виконавців, а потім контролюються у формі документів.

До недавнього часу автоматизація роботи з документами розглядалася в першу чергу як інструмент підвищення ефективності діловодних служб, зайнятих складанням, переміщенням, обліком і зберіганням паперових документів.

Однак в останнє десятиліття помітний прогрес в області офісної автоматизації привів до того, що автори можуть самі за допомогою персональних комп'ютерів складати документи, а натискання кількох клавіш достатньо для відправки будь-якого числа копій документа адресатам незалежно від їх місцезнаходження.

Таким чином, мета написання даного реферату проаналізувати поняття електронного документа, виявити його юридичну силу.

1. Поняття електронного документа і його відмінності від інших видів документів

Сучасні текстові процесори дозволяють створювати документи трьох типів.

По-перше, це друковані документи, які створюються і роздруковуються на одному робочому місці або в одній робочій групі. Подальший рух документа відбувається тільки в паперовій формі. Склад допустимих засобів оформлення в даному випадку визначається тільки технічними можливостями друкувального пристрою.

Другий тип - електронні документи у форматі текстового процесора, наприклад Microsoft Word. Такі документи передаються замовнику у вигляді файлів. Електронний документ, як правило, не є остаточним. У більшості випадків замовник може його допрацьовувати, редагувати, форматувати, роздруковувати або використовувати його компоненти для підготовки своїх документів (книг, журналів, збірників статей тощо). Набір дозволених коштів у даному випадку, як правило, мінімальний і визначається замовником.

На даний момент законодавець під електронним документом розуміє - документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі.

Третій тип - Web-документи. Передбачається, що в цій якості вони залишаться назавжди, і їх перетворення в друковані документи не планується. У Web-документах велику роль відіграє управління кольором.

Для цієї категорії документів найбільш широкий вибір засобів форматування і оформлення. ¹

2. Правовий режим електронного документа і документообігу

Основним нормативним документом, що регламентує питання електронного документообігу в Росії, є Федеральний закон від 10.01.02 р. N 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" (далі - Закон N 1-ФЗ). ¹

У Законі N 1-ФЗ проголошуються загальні положення "правил гри" на електронних ринках в частині питань визнання електронного цифрового підпису (ЕЦП) в електронному документі рівнозначного власноручного підпису в документі на паперовому носії.

Закон N 1-ФЗ прийнятий відповідно до модельним законом "Про електронний цифровий підпис", прийнятим у м. Санкт-Петербурзі 9 грудня 2000 р. постанову на 16-му пленарному засіданні Міжпарламентської асамблеї держав - учасниць СНД. Слід зазначити, що, незважаючи на добровільний порядок прийняття відповідних законодавчих актів на внутрішньодержавному рівні, авторитет даного модельного закону надзвичайно високий - крім Росії вже багато країн СНД (наприклад, України) прийняли відповідну стратегію за базову. Різка критика Закону N 1-ФЗ деякими представниками російського ринку представляється не зовсім обгрунтованою, оскільки концепція прийняття документів загального характеру, що регулюють питання електронного документообігу, прийнята в багатьох інших державах.

Технології ЕЦП використовувалися задовго до прийняття Закону N 1-ФЗ. Зокрема, наказом Банку Росії від 21.09.93 р. N 02-159 був введений в дію державний стандарт "Підпис цифрова електронна". Крім того, в 1993 р. відомий приклад судового розгляду, пов'язаного з використанням ЕЦП, однією з суттєвих особливостей якого є той факт, що справа від самого початку було передано для розгляду не в арбітражний суд, де могли виникнути труднощі з допустимостью доказів, а до суду третейський . ¹

У листі Банку Росії від 3.02.04 р. N 16-Т містяться рекомендації з інформаційного змісту та організації WEB-сайтів кредитних організацій, зокрема в п.3.8 вказується, що електронний документообіг між кредитними організаціями і клієнтами через операційний WEB-сайт доцільно здійснювати з використанням засобів аутентифікації електронних повідомлень (у тому числі засобів електронного цифрового підпису). ²

Законодавство про ЕЦП є правовою основою використання, експлуатації та розвитку Державної автоматизованої системи Російської Федерації "Вибори", що закріплено у ст.3 Федерального закону від 10.01.03 р. N 20-ФЗ. Зокрема, у ст.12 цього Закону передбачено, що електронні документи, підготовлені з використанням ГАС "Вибори", набувають юридичної сили після його підписання ЕЦП відповідних посадових осіб. Протокол, зведена таблиця про голосування і інші зведені документи, підготовлені в електронному вигляді, набувають юридичної сили тільки після обов'язкової перевірки за допомогою відкритих ключів ЕЦП автентичності всіх вихідних електронних документів, на основі яких готується зведений електронний документ. ³

Питання, що стосуються створення системи електронного документообігу, порушуються і в ряді концептуальних російських документів, в яких визначено основні тенденції соціально-економічного розвитку. Наприклад, Основні напрями єдиної державної грошово-кредитної політики на 2003 рік, схвалені радою директорів Банку Росії 16 листопада 2002 р., містять положення про подальше розширення сфери застосування електронних платіжних документів, що використовуються при здійсненні безготівкових розрахунків, уніфікації правил електронного документообігу, стандартизації форматів електронних повідомлень, сумісних з відповідними форматами, що застосовуються в міжнародній практиці.

Про необхідність переходу на електронний документообіг державних органів, а також електронну обробку та аналіз інформації, розробки та впровадження електронних адміністративних регламентів і завершення створення системи урядових порталів з доступом до відкритої частини таких регламентів, узгодження програм інформатизації органів державного управління із завданнями та пріоритетами адміністративної реформи йдеться у Програмі соціально-економічного розвитку Російської Федерації на середньострокову перспективу (2003-2005 рр..), затвердженої розпорядженням Уряду Російської Федерації від 15.08.03 р. N 1163-р. ¹

Однак реальною "подвижкою" у розвитку впровадження систем електронного документообігу на рівні державних органів стало прийняття ряду федеральних цільових програм. У першу чергу це стосується Федеральної цільової програми "Електронна Росія (2002-2010 роки)", затвердженої постановою Уряду Російської Федерації від 28.01.02 р. N 65 (в ред. Від 8.10.02 р). ²

Протягом 2005-2010 рр.. (Третій етап реалізації Програми) планується забезпечити комплексне впровадження системи електронної торгівлі в сфері поставок продукції для державних потреб на федеральному рівні і рівні суб'єктів Російської Федерації, стандартизованого документообігу та систем забезпечення інформаційної безпеки. У результаті впровадження даної Програми передбачається довести частку електронного документообігу в загальному обсязі документообігу до 65% усередині відомств і до 40% у міжвідомчій документообіг.

Електронний документообіг використовується і в органах судової влади. Причому чинне законодавство передбачає не тільки вирішення глобальних проблем інформатизації судових органів, а й впровадження систем електронного документообігу на рівні звичайних районних судів.

Електронний документообіг "проникає" і в сферу податкових відносин. На початку 2002 р. набули чинності поправки до Податкового кодексу Російської Федерації (НК РФ), що стосуються відповідних форм звітності в електронній формі. Зміни передбачають те, що податкова декларація може бути спрямована платником податку до податкового органу по телекомунікаційних каналах зв'язку. У цьому випадку податковий орган зобов'язаний передати платнику податків квитанцію про приймання в електронному вигляді. Причому днем ​​подання декларації по телекомунікаційних каналах зв'язку вважається день подання звітності в електронному вигляді (див. Федеральний закон від 28.12.01 р. N 180-ФЗ "Про внесення зміни до статті 80 частини першої Податкового кодексу Російської Федерації").

Через кілька місяців (у квітні 2002 р) вступили в силу поправки до Федерального закону від 23.11 1996 N 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік", згідно з якими організація має право представляти бухгалтерську звітність в електронному вигляді.

Новели у Законі "Про бухгалтерський облік" і НК РФ найбільш повно конкретизуються в наказі МНС Росії від 10.12.02 р. N БГ-3-32/705 @ "Про організацію та функціонування системи подання податкових декларацій і бухгалтерської звітності в електронному вигляді по телекомунікаційних каналів зв'язку ". ¹

Зокрема, в документі розкриваються такі питання, як: вимоги до програмно-апаратних засобів подання податкових декларацій і бухгалтерської звітності в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку; процедура супроводу податкової та бухгалтерської звітності в електронному вигляді; вимоги до спеціалізованих операторам зв'язку; правила використання коштів ЕЦП і засобів шифрування; порядок електронного документообігу при поданні податкових декларацій і бухгалтерської звітності в електронному вигляді.

Порядок подання податкової декларації в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку затверджений наказом МНС Росії від 02.04.02 р. N БГ-3-32/169. ²

Зокрема, платник податків зобов'язаний дотримуватися наступних вимог до обороту відомостей в інтерактивному режимі з податковими органами:

після підготовки інформації, яка містить дані податкової декларації, платник податків підписує її ЕЦП уповноваженої особи платника податків і відправляє в зашифрованому вигляді до податкового органу за місцем обліку;

протягом доби на адресу платника податків податковий орган надсилає квитанцію про прийняття декларації в електронному вигляді. Після перевірки достовірності ЕЦП уповноваженої особи податковим органом платник податків зберігає документ у своєму архіві.

На закінчення слід зупинитися на питаннях, пов'язаних з подальшим розвитком електронного документообігу на корпоративному рівні.

Федеральний закон від 27.12.02 р. N 184-ФЗ "Про технічне регулювання" дозволяє організаціям легітимізувати методологію і технологію електронного документообігу, які вони фактично використовують. ¹

Це здійснюється за допомогою затвердження стандартів організацій. Стандарти організацій відповідно до ст.17 Закону N 184-ФЗ можуть розроблятися і затверджуватися організаціями самостійно виходячи з необхідності їх застосування з метою вдосконалення виробництва та підвищення якості продукції, виконання робіт, надання послуг. Стандарти організацій можуть затверджуватися і з метою розповсюдження і використання отриманих в різних областях знань результатів досліджень (випробувань), вимірювань і розробок.

Одним з перших стандартів організацій у Росії є стандарт регіонального благодійного громадського фонду "Право і Інтернет" - "Телемедицина. Загальні положення" від 29.12.02 р. N 1-2512/2002. ²

3. Процедури вирішення конфліктів

Для нормального функціонування систем електронного документообіг (ЕДО) необхідно розробити процедури вирішення можливих конфліктів. Стороною таких конфліктів (крім учасників ЕДО і фірми-провайдера) може бути і фірма-розробник програмного забезпечення.

При описі всіх процедур передбачається, що договір з фірмою-розробником враховує наявність еталонного зразка програмного забезпечення (ПЗ), який може зберігатися тільки у фірми-провайдера або у всіх учасників системи ЕДО, але при цьому слід дотримуватися двох основних умов.

Повинно бути документально підтверджено, що кожному учаснику системи ЕДО (включаючи фірму-провайдер) встановлено програмне забезпечення, що відповідає еталонному зразку. Зберігання еталонних зразків організується таким чином, щоб виключити можливість зміни еталонного зразка програмного забезпечення без відома сторін: учасника, у якого дане ПЗ встановлено, розробника та фірми-провайдера. Зазначений режим може бути забезпечений, наприклад, системою кількох ключів, коли носій з еталонним зразком зберігається в конверті, опечатаному усіма зацікавленими сторонами, або в сейфі з кількома різними ключами.

Наведемо тепер процедури вирішення конфліктів, які можуть виникнути в процесі функціонування систем ЕДО.

1. Одна зі сторін відмовляється від прийняття на себе зобов'язань за документом, завіреним її чинній цифровим підписом, причому остання визнається справжньої програмою перевірки іншого боку.

У цьому випадку перевіряється цілісність програмного забезпечення сторін шляхом порівняння використовуваного програмного забезпечення з еталонним зразком. Далі можливі такі варіанти:

а) якщо буде з'ясовано, що програмне забезпечення однієї зі сторін відрізняється від еталонного, то вся відповідальність (включаючи відшкодування можливих збитків) лежить на цьому боці;

б) якщо ж програмне забезпечення сторін відповідає еталонним зразкам, то повторно перевіряється справжність цифрового підпису за допомогою програмного забезпечення, що відповідає еталону. Якщо підпис визнається дійсною в результаті повторної перевірки еталонним ПО, а сторона, чиїм підписом завірений документ, відмовляється прийняти на себе зобов'язання по документу, то призначається експертна комісія, яка на підставі вивчення спірного документа на магнітному носії, роздруківки цього документа разом з цифровим підписом під ним на паперовому носії, зразка цифрового підпису відповідача (відкритого ключа), завіреного його особистим підписом та печаткою мастичної, виносить висновок про автентичність цифрового підпису та її відповідність технічного опису використовуваних алгоритмів.

2. Одна зі сторін відмовляється від прийому і розгляду документа на підставі того, що цифровий підпис іншого боку під документом сприймається як фальшива.

Тоді сторона, відмовила в прийомі документа, запевняє свою відмову від розгляду документа особистим підписом та печаткою мастичної, а друга сторона повторно підписує документ цифровим підписом та направляє його першій стороні.

Якщо нова підпис знову визнається програмою перевірки першої боку недійсною, то перевіряється збереження (відповідність еталонному зразку) програмного забезпечення сторін. Тут можливі наступні варіанти:

а) порушено програмне забезпечення у автора документа - тоді відмову іншої сторони від розгляду документа є правомірним;

б) зруйновано програмне забезпечення у сторони, що відмовилася від прийому документа, - у даному разі вона зобов'язана відшкодувати збитки, що виникли внаслідок її відмови від розгляду документа; підставою для притягнення до відповідальності служить офіційна відмова від прийому документа.

Важливе значення для нормального функціонування систем ЕДО має розробка процедур визначення випадків, коли настає відповідальність розробника програмного забезпечення.

Алгоритми, що використовуються в програмному забезпеченні ЕЦП, визнаються ненадійними, якщо доведена практична можливість за прийнятний термін:

а) або підробити підпис під документом;

б) або визначити за зразком підпису і підписаних документів секретний ключ;

в) або змінити документ, не порушивши справжності підпису.

Програмне забезпечення ЕЦП визнається не відповідають технічному опису використовуються алгоритмів, якщо документ, підписаний з використанням програмного забезпечення, що відповідає еталонному зразку, однією стороною, сприймається як фальшивий відповідним еталонному зразку програмним забезпеченням іншої сторони (за умови, що обидві сторони використовують діючі ключі підписування).

Коли в системі ЕДО деякі типи документів обробляються в автоматичному режимі, для них повинні бути встановлені жорсткі вимоги щодо їх структурі і визначено дії, що виконуються при обробці документа кожного типу (операційні умови). У таких системах зазвичай вводиться поняття допустимого документа, тобто документа, що задовольняє описаним в системі форматів. Крім згаданих раніше процедур необхідно описати ще й процедури, що застосовуються при конфліктах з питань про допустимість документів та правильності їх обробки.

Програма перевірки допустимості документів вважає нестандартним правильно оформлений документ, якщо:

еталонна програма перевірки допустимості документа визнає його таким на підставі невідповідності його необхідному для даного типу документів формату;

експертиза встановила, що документ відповідає вимогам, що пред'являються формату документів цього типу.

Операції, виконані за стандартним документом програмою обробки документів, визнаються не відповідними операційним умовам, якщо експертизою буде встановлено, що:

оброблюваний документ відповідає одному з допустимих форматів; для зазначеного формату операційними умовами передбачено виконання однозначно визначених операцій;

операції, виконані за документом програмою обробки документів, не відповідають описаним в операційних умовах.

Операції, виконані за нестандартним документом програмою обробки документів, визнаються не відповідними операційним умовам, якщо експертизою буде встановлено, що:

оброблюваний документ не відповідає жодному з допустимих форматів;

операції, виконані за документом програмою обробки документів, не передбачені для нестандартних документів операційними умовами. ¹

Висновок

Таким чином, на даний момент законодавець під електронним документом розуміє - документ, в якому інформація представлена ​​в електронно-цифровій формі.

Основним нормативним документом, що регламентує питання електронного документообігу в Росії, є Федеральний закон від 10.01.02 р. N 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис".

У державі давно стоїть завдання переходу на електронний документообіг державних органів, а також електронну обробку та аналіз інформації, розробки та впровадження електронних адміністративних регламентів і завершення створення системи урядових порталів з доступом до відкритої частини таких регламентів.

Підводячи підсумки викладеного, можна сказати, що в даний час існує правова основа для широкого застосування систем електронного документообігу.

Разом з тим окремі відомчі акти (наприклад, згадуване раніше Положення про безготівкові розрахунки в Російській Федерації) припускають паперовий носій документів. Недостатньо опрацьоване законодавцем питання про використання електронних документів в якості доказів

Список літератури

1. Федеральний закон від 10 січня 2002 р. N 1-ФЗ "Про електронний цифровий підпис" / / Відомості Верховної Ради України від 14 січня 2002 р., N 2, ст.127

2. Федеральний закон від 27 грудня 2002 р. N 184-ФЗ "Про технічне регулювання" / / Відомості Верховної Ради України від 30 грудня 2002 р. N 52 (частина I) ст.5140

3. Федеральний закон від 10 січня 2003 р. N 20-ФЗ "Про Державну автоматизованій системі Російської Федерації" Вибори "/ / Відомості Верховної Ради України від 13 січня 2003 р. N 2 ст.172

4. Постанова Уряду РФ від 28 січня 2002 р. N 65 "Про федеральної цільової програми" Електронна Росія (2002-2010 роки) "/ / Відомості Верховної Ради України від 4 лютого 2002 р. N 5 ст.531

5. Розпорядження Уряду РФ від 15 серпня 2003 р. N 1163-р / / Відомості Верховної Ради України від 25 серпня 2003 р. N 34 ст.3396

6. Наказ МНС РФ від 10 грудня 2002 р. N БГ-3-32/705 @ "Про організацію та функціонування системи подання податкових декларацій і бухгалтерської звітності в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку" / / Облік. Податки. Право - Офіційні документи, від 22 січня 2003 р. N 2

7. Наказ МНС РФ від 2 квітня 2002 р. N БГ-3-32/169 "Про затвердження Порядку подання податкової декларації в електронному вигляді по телекомунікаційних каналах зв'язку" / / Фінансової газеті, травень 2002 р., N 22

8. Вказівка ​​оперативного характеру ЦБР від 3 лютого 2004 р. N 16-Т "Про Рекомендації з інформаційного змісту та організації WEB-сайтів кредитних організацій в мережі Інтернет" / / Вісник Банку Росії, від 11 лютого 2004 р. N 11

9. Інформатика для юристів та економістів / Под ред. С.В. Симоновича - Спб., 2006.

10. Косовець О.О. Правовий режим електронного документа / / Вісник Московського університету, Серія 11, Право, 1997, N 5

11. Кутузов Т. Електронний документообіг в Росії: юридичний аспект / / Фінансова газета, 2004, № 29

12. Електронний документообіг в Росії: юридичний аспект (Т. Кутузов, "Фінансова газета", N 29, липень 2004 р)