Зміст
Введення
1. СУБД SQL-Server: основні особливості та її застосування в СЕД
2. Визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг»
Висновок
Список літератури
Введення
Документ є основним способом представлення інформації на будь-якому сучасному підприємстві. Незаперечна важливість збереження і вмілого використання інформаційних ресурсів підприємства для успішного ведення бізнесу. Здатність прийняти вірне рішення і вчасно відреагувати на ситуацію, гнучко реагувати на всі зміни ринку залежить не тільки від таланту і досвіду керівників. Ефективність управління підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організовано управління документообігом. Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може призвести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ це, перш за все, втрачені гроші, час і втрачені можливості. Внаслідок цього, на будь-якому підприємстві, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно постає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних обсягів інформації. Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності відіграють сучасні системи електронного документообігу.
Для того, щоб вибрати СЕД, що влаштовує організацію за всіма параметрами, необхідно вивчити багато чого. Зокрема, не тільки самі СЕД, але і СУБД.
Метою даної роботи є знайомство з СУБД SQL Server і окремими елементами СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг».
Завдання:
1. знайомство з СУБД SQL Server, його основними особливостями та застосуванням;
2. Визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг»
1. СУБД SQL-Server: основні особливості та її застосування в СЕД
СУБД SQL-Server з'явилася в 1989 році і з тих пір значно змінилася. Величезні зміни зазнали масштабованість продукту, його цілісність, зручність адміністрування, продуктивність і функціональні можливості.
Microsoft SQL Server - це реляційна система управління базою даних (СКБД). У реляційних базах даних дані зберігаються в таблицях. Взаємопов'язані дані можуть групуватися в таблиці, крім того, можуть бути встановлені також і взаємини між таблицями. Звідси і пішла назва реляційні - від англійського слова relational (споріднений, пов'язаний відносинами, взаємозалежний). Користувачі отримують доступ до даних на сервері через програми, а адміністратори, виконуючи завдання конфігурування, адміністрування та підтримки бази даних, виробляють безпосередній доступ до сервера. SQL Server є масштабованої базою даних, це означає, що вона може зберігати значні обсяги даних і підтримувати роботу багатьох користувачів, які здійснюють одночасний доступ до бази даних.
Microsoft SQL Server 6.5 - одна з найбільш потужних СУБД архітектури клієнт-сервер. Ця СКБД дозволяє задовольняти такі вимоги, що пред'являються до систем розподіленої обробки даних, як тиражування даних, паралельна обробка, підтримка великих баз даних на відносно недорогих апаратних платформах при збереженні простоти управління і використання.
MS SQL Server не призначений безпосередньо для розробки користувальних додатків, а виконує функції керування базою даних. Сервер має засоби віддаленого адміністрування і керування операціями, організовані на базі об'єктно-орієнтованої розподіленого середовища управління. [1]
Microsoft SQL Server 6.5 призначений винятково для підтримки систем, що працюють у середовищі клієнт-сервер. Він підтримує широкий спектр засобів розробки і максимально простий в інтеграції з додатками, що працюють на ПК.
SQL Server може тиражувати інформацію в БД інших форматів, включаючи Oracle, IBM DB2, Sybase, Microsoft Access і інші СКБД (при наявності ODBC драйвера, що відповідає певним вимогам).
Microsoft SQL Server 6.5 містить Асистент адміністратора. Цей інструмент дозволяє призначати основні процедури супроводу бази даних і визначати для них графік виконання. Операції по супроводу баз даних включають перевірку розподілу сторінок, цілісності покажчиків у таблицях (включаючи системні) і індексах, відновлення інформації, необхідної оптимізатору, реорганізацію сторінок у таблицях і індексах, створення страхувальних копій таблиць і журналів транзакцій. Всі ці операції можуть бути встановлені для автоматичного виконання по заданому адміністратором графіку. [2]
Вимоги до програмного і апаратного забезпечення
· Підтримка різних платформ
Одним з головних подій, що визначили подальшу долю Microsoft SQL Server, стало рішення Microsoft зосередити зусилля виключно на підтримці тільки платформи Windows NT. Можна знайти чимало аргументів, що підтверджують як правильність, так і помилковість такого рішення. У результаті його прийняття популярність SQL Server визначається в першу чергу популярністю платформи, яку він підтримує, в даний момент - Windows 2000 і її майбутніх нащадків. Ця СУБД настільки пов'язана з операційною системою, що її надійність, масштабованість і продуктивність визначаються надійністю, масштабованість і продуктивністю самої платформи, і положення SQL Server на ринку буде залежати від випуску нових версій Windows
· Настільні і однокористувацькі версії
Чим ширше використовуються розподілені обчислення, тим більш важливою виявляється можливість зберігати дані де завгодно, зокрема на робочій станції або портативному комп'ютері. Незважаючи на твердження деяких аналітиків про те, що в епоху Інтернет-додатків настільні СУБД вже не потрібні, вони як і раніше широко застосовуються у всіх сферах бізнесу. SQL Server можна застосовувати на будь-яких Intel-сумісних комп'ютерах під управлінням Windows 9x, Windows NT, Windows 2000. Є також версія SQL Server 2000 для Windows CE, призначена для застосування в мобільних пристроях.
· Інструменти і утиліти
Однією з переваг SQL Server є простота його застосування, зокрема адміністрування. SQL Server Enterprise Manager, що входить до складу всіх редакцій Microsoft SQL Server (за винятком MSDE), являє собою повнофункціональне і досить простий засіб для адміністрування цієї СУБД.
· Продуктивність
За даними Transaction Processing Performance Council (TPC), SQL Server зараз є рекордсменом по продуктивності.
Таким чином, головними достоїнствами SQL-Server є:
- Високий ступінь захисту даних.
- Потужні засоби роботи з даними.
- Висока продуктивність.
- Зберігання великих масивів даних.
- Зберігання даних, що вимагають дотримання режиму секретності або при не допустимості їхньої втрати.
Поступово цей продукт, почавшись із невеликого, але амбітного проекту, перетворювався в те, з чим користувачі мають справу сьогодні. Основні функції в останніх версіях ще раз підтверджують той факт, що Microsoft продовжує розвивати свої продукти, намагаючись задовольнити зростаючі вимоги споживачів.
2. Визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг»
Модулі, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовується вільна і жорстка маршрутизація документів. При вільної маршрутизації будь-який бере участь у документообігу користувач може на свій розсуд змінити існуючий (або задати новий) маршрут проходження документів. При жорсткій маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Проте за жорсткої маршрутизації може виконуватися обробка логічних операцій, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь заздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень, припустимо, фінансових). У більшості EDMS-систем модуль маршрутизації входить в комплект поставки, в деяких його необхідно купувати окремо. Зокрема, повнофункціональні модулі маршрутизації розробляють і поставляють треті фірми. [3]
Євфрат
Компанія Cognitive Technologies пропонує програму Євфрат. Вона працює в середовищі MS Windows 95/98/NT/2000 і забезпечує комплексну автоматизацію діловодства, включаючи реєстрацію, контроль виконання, організацію та обслуговування електронного архіву документів, отриманих з різних джерел. До ключових можливостей системи можна віднести:
- Створення корпоративних електронних архівів;
- Введення паперових документів в БД системи за допомогою сканера і системи розпізнавання CuneiForm;
- Пошук тексту по вмісту документів та реквізитами;
- Морфологічний аналіз документів для підвищення ефективності пошуку.
Крім того, система підтримує графічні формати (TIF, PCX, JPG, BMP, GIF), формат електронних таблиць Excel і забезпечує режим швидкого перегляду зі збереженням оригінального форматування.
Варіанти робочих столів Секретаріат, Бухгалтерія, Відділ кадрів, Страхова компанія, Домашня база Євфрат дозволяють організувати робоче місце кожного конкретного співробітника. Можна гнучко управляти представленням інформації, підбирати шрифти та ін Друк інформації будь-якого типу здійснюється як через відповідну програму, так і безпосередньо з Євфрат. Є набір сервісних утиліт для тестування бази даних, її стиснення та архівації. Відкритий інтерфейс дозволяє створювати і підключати фільтри для роботи з інформацією будь-якого типу і формату. [4]
Для роботи з маршрутами в комплект постачання системи ЕВФРАТ-
Документообіг входить модуль Дизайнер маршрутів.
Використовуючи Дизайнер маршрутів, можна:
- Створювати маршрути обробки документів за допомогою наочного графічного редактора (використовує технологію WYSIWYG);
- Публікувати маршрут в системі ЕВФРАТ-Документообіг для подальшого використання всіма користувачами;
- Редагувати і видаляти раніше створені маршрути.
Маршрутом в системі ЕВФРАТ-Документообіг називається стандартна ланцюжок переміщення документа між співробітниками підприємства в процесі ЕВФРАТ-Документообіг.
У процесі обробки документів у системі ЕВФРАТ-Документообіг
найбільш часто використовуються наступні типи маршрутів:
* Паралельно-послідовна обробка документа (спільна одночасна підготовка документа кількома співробітниками - 1-й і 2-ий розділ документа готуються одночасно 1-м і 2-м виконавцями відповідно. А завершальний розділ повинен писати третю виконавець тільки після того, як будуть завершені перші два розділу);
* Послідовна обробка документа (послідовне узгодження - це проходження документа від одного працівника до іншого з метою олучіть позитивну або негативну резолюцію від кожного з них. Якщо співробітник, що бере участь в ланцюжку узгодження, ставить позитивну резолюцію, документ переходить до наступного співробітнику (і так до кінця ланцюжка, заданої в маршруті). Якщо ж хтось з учасників узгодження ставить негативну резолюцію на документ, то процес узгодження припиняється);
* Паралельна обробка документа (паралельне узгодження - це надходження документа відразу до всіх співробітників, які беруть участь в узгодженні, з метою отримати оцінку (позитивну чи негативну резолюцію) від кожного з них. Кожен учасник узгодження ставить на документ свою резолюцію. І так поки не будуть отримані думки від усіх співробітників, включених в даний маршрут).
Створення маршрутів
Використовувані в роботі з системою ЕВФРАТ-Документообіг маршрути представляють собою сукупність операцій, вироблених співробітниками підприємства над документом у певній послідовності. Таким чином, маршрути складаються з елементів двох типів: вузлів (операцій) і переходів між ними (послідовність виконання цих операцій).
В життєвому циклі документів використовуються наступні маршрути:
* Послідовна робота з документом (перехід від однієї операції до єдиної наступної за нею виконується тільки після того, як перша завершена);
* Паралельна робота з документом (здійснюються одночасно переходи від будь-якої завершеної операції до всіх, наступним за нею операціями, які можуть виконуватися одночасно);
* Паралельно-послідовна робота з документом (змішаний вид маршруту).
У свою чергу вузли поділяються на доручення та узгодження:
• доручення - операція, яка вважається завершеною тільки після того, як вона відзначена як виконана виконавцем доручення (див. п. 4.4) і знята з контролю (або скасована) контролером (контролер для кожного доручення призначається у програмі ЕВФРАТ-
• узгодження - операція, яка вважається завершеною, після того як виконавець виніс свою резолюцію («схвалена» або Кожне доручення або погодження володіє певним набором властивостей (термін виконання, ім'я виконавця і т.д.).
Управління маршрутами
1. Запис маршруту
Після того як маршрут налаштований (тобто в нього включені всі необхідні вузли та переходи і задані властивості вузлів), маршрут необхідно зберегти, для того, щоб надалі його можна було відредагувати або опублікувати в системі ЕВФРАТ-Документообіг.
2. Публікація маршруту
У системі ЕВФРАТ-Документообіг маршрут може знаходитися в двох станах:
• чернетка (Draft);
• активний (Active).
Маршрут, що знаходиться в стані «чернетка», доступний тільки для редагування в Дизайнері маршрутів. Опублікований маршрут (тобто переведений у стан «активний»), стає доступний для використання з інших модулів системи ЕВФРАТ-Документообіг.
При цьому після публікації маршруту його редагування стає неможливо.
3. Експорт та імпорт маршруту
Створений маршрут можна зберегти як в Дизайнері маршрутів, так і у файлі у зовнішньому формате.xml, наприклад, з метою використання маршруту на іншому робочому місці.
4. Видалення маршруту
При необхідності ви можете видалити раніше створений маршрут.
5. Використання маршруту в життєвому циклі документа
Після збереження та опублікування маршруту в системі ЕВФРАТ-Документообіг його можна використовувати для формування ланцюжка виконання документів, зареєстрованих у системі, за допомогою програми ЕВФРАТ-Документообіг.
DIRECTUM -
DIRECTUM - це повноцінна ECM-система, що забезпечує прозорість управління компанією і що підвищує ефективність роботи всіх її співробітників.
DIRECTUM підтримує повний життєвий цикл управління документами, при цьому традиційне "паперове" діловодство органічно вписується в електронний документообіг. Таким чином забезпечується "безболісний" перехід компанії на електронний документообіг та швидка адаптація співробітників.
Організація та контроль ділових процесів на основі workflow, опора на російські стандарти у сфері діловодства, постійне вдосконалення технологій і партнерство з провідними розробниками та інтеграторами гарантують максимальний ефект від впровадження системи DIRECTUM.
Маршрути руху завдань можуть бути самими різними і відображати як вертикальні, так і горизонтальні зв'язки всередині організації:
- Від начальника - підлеглому;
- Від начальника одного підрозділу - начальнику іншого підрозділу;
- Від співробітника одного підрозділу - співробітнику іншого підрозділу (з повідомленням начальника підрозділу виконавця);
- Від керівника однієї філії - керівникові іншої філії або головної організації (і назад);
- Від підлеглого - начальника підрозділу, і т.д.
Результати виконання завдань можуть бути будь-якими, але повинні бути контрольованими:
· Підготовка документа чи проекту документа;
· Виконання конкретних фізичних дій (ремонт дверного замка, проведення ревізії і т.п.);
· Висловлення зауважень до рецензованому документу;
· Відмітка узгодження або ознайомлення з документом, і т.д.
Для підвищення ефективності роботи не рекомендується формалізовивать кожен крок спілкування співробітників і створювати зайві завдання. Наприклад, не варто створювати завдання на:
· Постійні функціональні обов'язки співробітника (бухгалтеру - надрукувати платіжні документи);
· Прості дії, які коротко формулюються і виконуються протягом дня (знайти і роздрукувати конкретний документ, передзвонити партнеру та ін), і т.п.
Визначення маршруту завдання
Маршрут по завданню може бути паралельним, послідовним або складним.
1) ПАРАЛЕЛЬНИЙ маршрут використовується в тому випадку, якщо порядок виконання завдань виконавцями не має значення (наприклад, ознайомлення з документом).
2) ПОСЛІДОВНИЙ маршрут використовується тоді, коли виконавці повинні одержувати завдання тільки в певній послідовності (наприклад, один співробітник перевіряє результати іншого або документ узгоджується з урахуванням ієрархії керівників).
3) СКЛАДНИЙ маршрут використовується для завдання різних умов отримання завдань для кожного виконавця. Наприклад, при узгодженні вихідного листа завдання спочатку отримує керівник підрозділу, потім одночасно всі інші погодять, і тільки після всіх них - генеральний директор.
При формуванні маршруту можна призначати спостерігачів. В якості спостерігачів можуть виступати:
* Всі співробітники, які не беруть безпосередньої участі у виконанні завдання, але повинні бути в курсі робіт, визначених завданням;
* Виконавці даного завдання, які отримають свої завдання в послідовності, визначеною маршрутом (при послідовній маршрутизації), але яким необхідно знати, що роботи по завданню вже ведуться.
Якщо завдання адресується безпосередньо виконавцю іншого підрозділу, то його керівник обов'язково повинен бути вказаний як спостерігача до задачі.
Висновок
Таким чином, ми коротко ознайомилися з деякими системи електронного документообігу та СУБД:
· Проаналізували СУБД SQL Server, його основними особливостями і застосуванням, з'ясували його головні переваги перед іншими СУБД.
· Коротко розглянули основні етапи визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг».
Метою даної роботи є знайомство з СУБД SQL Server і окремими елементами СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг».
Список літератури
1. А. Горєв, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Ефективна робота із СУБД
2. Іванова С.А. - Короткий огляд і аналіз особливостей і можливостей СУБД.
3. Інтернет-університет - http://www.intuit.ru/department/database/sqlserver2000/1/
4. Система автоматизації документообігу Євфрат-документообіг. Дизайнер маршрутів.
5. Сучасні системи електронного документообігу - http://www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm
6. Oracle і Microsoft SQL Server: минуле, сьогодення і майбутнє - http://www.omega.ru/notes/note_elmanova.html # 00
Введення
1. СУБД SQL-Server: основні особливості та її застосування в СЕД
2. Визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг»
Висновок
Список літератури
Введення
Документ є основним способом представлення інформації на будь-якому сучасному підприємстві. Незаперечна важливість збереження і вмілого використання інформаційних ресурсів підприємства для успішного ведення бізнесу. Здатність прийняти вірне рішення і вчасно відреагувати на ситуацію, гнучко реагувати на всі зміни ринку залежить не тільки від таланту і досвіду керівників. Ефективність управління підприємством залежить і від того, наскільки розумно в ньому організовано управління документообігом. Фактично, малоефективне використання накопиченої інформації (або, ще гірше, її втрата) може призвести до втрати всього бізнесу. Адже вчасно не отримана інформація або документ це, перш за все, втрачені гроші, час і втрачені можливості. Внаслідок цього, на будь-якому підприємстві, де ведеться активна робота з різними документами, рано чи пізно постає проблема систематизації, обробки і безпечного зберігання значних обсягів інформації. Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності відіграють сучасні системи електронного документообігу.
Для того, щоб вибрати СЕД, що влаштовує організацію за всіма параметрами, необхідно вивчити багато чого. Зокрема, не тільки самі СЕД, але і СУБД.
Метою даної роботи є знайомство з СУБД SQL Server і окремими елементами СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг».
Завдання:
1. знайомство з СУБД SQL Server, його основними особливостями та застосуванням;
2. Визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг»
1. СУБД SQL-Server: основні особливості та її застосування в СЕД
СУБД SQL-Server з'явилася в 1989 році і з тих пір значно змінилася. Величезні зміни зазнали масштабованість продукту, його цілісність, зручність адміністрування, продуктивність і функціональні можливості.
Microsoft SQL Server - це реляційна система управління базою даних (СКБД). У реляційних базах даних дані зберігаються в таблицях. Взаємопов'язані дані можуть групуватися в таблиці, крім того, можуть бути встановлені також і взаємини між таблицями. Звідси і пішла назва реляційні - від англійського слова relational (споріднений, пов'язаний відносинами, взаємозалежний). Користувачі отримують доступ до даних на сервері через програми, а адміністратори, виконуючи завдання конфігурування, адміністрування та підтримки бази даних, виробляють безпосередній доступ до сервера. SQL Server є масштабованої базою даних, це означає, що вона може зберігати значні обсяги даних і підтримувати роботу багатьох користувачів, які здійснюють одночасний доступ до бази даних.
Microsoft SQL Server 6.5 - одна з найбільш потужних СУБД архітектури клієнт-сервер. Ця СКБД дозволяє задовольняти такі вимоги, що пред'являються до систем розподіленої обробки даних, як тиражування даних, паралельна обробка, підтримка великих баз даних на відносно недорогих апаратних платформах при збереженні простоти управління і використання.
MS SQL Server не призначений безпосередньо для розробки користувальних додатків, а виконує функції керування базою даних. Сервер має засоби віддаленого адміністрування і керування операціями, організовані на базі об'єктно-орієнтованої розподіленого середовища управління. [1]
Microsoft SQL Server 6.5 призначений винятково для підтримки систем, що працюють у середовищі клієнт-сервер. Він підтримує широкий спектр засобів розробки і максимально простий в інтеграції з додатками, що працюють на ПК.
SQL Server може тиражувати інформацію в БД інших форматів, включаючи Oracle, IBM DB2, Sybase, Microsoft Access і інші СКБД (при наявності ODBC драйвера, що відповідає певним вимогам).
Microsoft SQL Server 6.5 містить Асистент адміністратора. Цей інструмент дозволяє призначати основні процедури супроводу бази даних і визначати для них графік виконання. Операції по супроводу баз даних включають перевірку розподілу сторінок, цілісності покажчиків у таблицях (включаючи системні) і індексах, відновлення інформації, необхідної оптимізатору, реорганізацію сторінок у таблицях і індексах, створення страхувальних копій таблиць і журналів транзакцій. Всі ці операції можуть бути встановлені для автоматичного виконання по заданому адміністратором графіку. [2]
Вимоги до програмного і апаратного забезпечення
| Мінімальні вимоги до процесора: | 486DX-33 (Intel Pentium), PowerPC, MIPS, R4xxx або Alpha AXP |
| Операційна система (найбільш рання підтримувана версія): | Windows NT 3.5 |
| Необхідний обсяг оперативної пам'яті, Мб: | 16 (32) |
| Займаний об'єм на жорсткому диску, Мб: | 80 |
| Додаткові пристрої: | привід CD-ROM |
Одним з головних подій, що визначили подальшу долю Microsoft SQL Server, стало рішення Microsoft зосередити зусилля виключно на підтримці тільки платформи Windows NT. Можна знайти чимало аргументів, що підтверджують як правильність, так і помилковість такого рішення. У результаті його прийняття популярність SQL Server визначається в першу чергу популярністю платформи, яку він підтримує, в даний момент - Windows 2000 і її майбутніх нащадків. Ця СУБД настільки пов'язана з операційною системою, що її надійність, масштабованість і продуктивність визначаються надійністю, масштабованість і продуктивністю самої платформи, і положення SQL Server на ринку буде залежати від випуску нових версій Windows
· Настільні і однокористувацькі версії
Чим ширше використовуються розподілені обчислення, тим більш важливою виявляється можливість зберігати дані де завгодно, зокрема на робочій станції або портативному комп'ютері. Незважаючи на твердження деяких аналітиків про те, що в епоху Інтернет-додатків настільні СУБД вже не потрібні, вони як і раніше широко застосовуються у всіх сферах бізнесу. SQL Server можна застосовувати на будь-яких Intel-сумісних комп'ютерах під управлінням Windows 9x, Windows NT, Windows 2000. Є також версія SQL Server 2000 для Windows CE, призначена для застосування в мобільних пристроях.
· Інструменти і утиліти
Однією з переваг SQL Server є простота його застосування, зокрема адміністрування. SQL Server Enterprise Manager, що входить до складу всіх редакцій Microsoft SQL Server (за винятком MSDE), являє собою повнофункціональне і досить простий засіб для адміністрування цієї СУБД.
· Продуктивність
За даними Transaction Processing Performance Council (TPC), SQL Server зараз є рекордсменом по продуктивності.
Таким чином, головними достоїнствами SQL-Server є:
- Високий ступінь захисту даних.
- Потужні засоби роботи з даними.
- Висока продуктивність.
- Зберігання великих масивів даних.
- Зберігання даних, що вимагають дотримання режиму секретності або при не допустимості їхньої втрати.
Поступово цей продукт, почавшись із невеликого, але амбітного проекту, перетворювався в те, з чим користувачі мають справу сьогодні. Основні функції в останніх версіях ще раз підтверджують той факт, що Microsoft продовжує розвивати свої продукти, намагаючись задовольнити зростаючі вимоги споживачів.
2. Визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг»
Модулі, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовується вільна і жорстка маршрутизація документів. При вільної маршрутизації будь-який бере участь у документообігу користувач може на свій розсуд змінити існуючий (або задати новий) маршрут проходження документів. При жорсткій маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Проте за жорсткої маршрутизації може виконуватися обробка логічних операцій, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь заздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень, припустимо, фінансових). У більшості EDMS-систем модуль маршрутизації входить в комплект поставки, в деяких його необхідно купувати окремо. Зокрема, повнофункціональні модулі маршрутизації розробляють і поставляють треті фірми. [3]
Євфрат
Компанія Cognitive Technologies пропонує програму Євфрат. Вона працює в середовищі MS Windows 95/98/NT/2000 і забезпечує комплексну автоматизацію діловодства, включаючи реєстрацію, контроль виконання, організацію та обслуговування електронного архіву документів, отриманих з різних джерел. До ключових можливостей системи можна віднести:
- Створення корпоративних електронних архівів;
- Введення паперових документів в БД системи за допомогою сканера і системи розпізнавання CuneiForm;
- Пошук тексту по вмісту документів та реквізитами;
- Морфологічний аналіз документів для підвищення ефективності пошуку.
Крім того, система підтримує графічні формати (TIF, PCX, JPG, BMP, GIF), формат електронних таблиць Excel і забезпечує режим швидкого перегляду зі збереженням оригінального форматування.
Варіанти робочих столів Секретаріат, Бухгалтерія, Відділ кадрів, Страхова компанія, Домашня база Євфрат дозволяють організувати робоче місце кожного конкретного співробітника. Можна гнучко управляти представленням інформації, підбирати шрифти та ін Друк інформації будь-якого типу здійснюється як через відповідну програму, так і безпосередньо з Євфрат. Є набір сервісних утиліт для тестування бази даних, її стиснення та архівації. Відкритий інтерфейс дозволяє створювати і підключати фільтри для роботи з інформацією будь-якого типу і формату. [4]
Для роботи з маршрутами в комплект постачання системи ЕВФРАТ-
Документообіг входить модуль Дизайнер маршрутів.
Використовуючи Дизайнер маршрутів, можна:
- Створювати маршрути обробки документів за допомогою наочного графічного редактора (використовує технологію WYSIWYG);
- Публікувати маршрут в системі ЕВФРАТ-Документообіг для подальшого використання всіма користувачами;
- Редагувати і видаляти раніше створені маршрути.
Маршрутом в системі ЕВФРАТ-Документообіг називається стандартна ланцюжок переміщення документа між співробітниками підприємства в процесі ЕВФРАТ-Документообіг.
У процесі обробки документів у системі ЕВФРАТ-Документообіг
найбільш часто використовуються наступні типи маршрутів:
* Паралельно-послідовна обробка документа (спільна одночасна підготовка документа кількома співробітниками - 1-й і 2-ий розділ документа готуються одночасно 1-м і 2-м виконавцями відповідно. А завершальний розділ повинен писати третю виконавець тільки після того, як будуть завершені перші два розділу);
* Послідовна обробка документа (послідовне узгодження - це проходження документа від одного працівника до іншого з метою олучіть позитивну або негативну резолюцію від кожного з них. Якщо співробітник, що бере участь в ланцюжку узгодження, ставить позитивну резолюцію, документ переходить до наступного співробітнику (і так до кінця ланцюжка, заданої в маршруті). Якщо ж хтось з учасників узгодження ставить негативну резолюцію на документ, то процес узгодження припиняється);
* Паралельна обробка документа (паралельне узгодження - це надходження документа відразу до всіх співробітників, які беруть участь в узгодженні, з метою отримати оцінку (позитивну чи негативну резолюцію) від кожного з них. Кожен учасник узгодження ставить на документ свою резолюцію. І так поки не будуть отримані думки від усіх співробітників, включених в даний маршрут).
Створення маршрутів
Використовувані в роботі з системою ЕВФРАТ-Документообіг маршрути представляють собою сукупність операцій, вироблених співробітниками підприємства над документом у певній послідовності. Таким чином, маршрути складаються з елементів двох типів: вузлів (операцій) і переходів між ними (послідовність виконання цих операцій).
В життєвому циклі документів використовуються наступні маршрути:
* Послідовна робота з документом (перехід від однієї операції до єдиної наступної за нею виконується тільки після того, як перша завершена);
* Паралельна робота з документом (здійснюються одночасно переходи від будь-якої завершеної операції до всіх, наступним за нею операціями, які можуть виконуватися одночасно);
* Паралельно-послідовна робота з документом (змішаний вид маршруту).
У свою чергу вузли поділяються на доручення та узгодження:
• доручення - операція, яка вважається завершеною тільки після того, як вона відзначена як виконана виконавцем доручення (див. п. 4.4) і знята з контролю (або скасована) контролером (контролер для кожного доручення призначається у програмі ЕВФРАТ-
• узгодження - операція, яка вважається завершеною, після того як виконавець виніс свою резолюцію («схвалена» або Кожне доручення або погодження володіє певним набором властивостей (термін виконання, ім'я виконавця і т.д.).
Управління маршрутами
1. Запис маршруту
Після того як маршрут налаштований (тобто в нього включені всі необхідні вузли та переходи і задані властивості вузлів), маршрут необхідно зберегти, для того, щоб надалі його можна було відредагувати або опублікувати в системі ЕВФРАТ-Документообіг.
2. Публікація маршруту
У системі ЕВФРАТ-Документообіг маршрут може знаходитися в двох станах:
• чернетка (Draft);
• активний (Active).
Маршрут, що знаходиться в стані «чернетка», доступний тільки для редагування в Дизайнері маршрутів. Опублікований маршрут (тобто переведений у стан «активний»), стає доступний для використання з інших модулів системи ЕВФРАТ-Документообіг.
При цьому після публікації маршруту його редагування стає неможливо.
3. Експорт та імпорт маршруту
Створений маршрут можна зберегти як в Дизайнері маршрутів, так і у файлі у зовнішньому формате.xml, наприклад, з метою використання маршруту на іншому робочому місці.
4. Видалення маршруту
При необхідності ви можете видалити раніше створений маршрут.
5. Використання маршруту в життєвому циклі документа
Після збереження та опублікування маршруту в системі ЕВФРАТ-Документообіг його можна використовувати для формування ланцюжка виконання документів, зареєстрованих у системі, за допомогою програми ЕВФРАТ-Документообіг.
DIRECTUM -
DIRECTUM - це повноцінна ECM-система, що забезпечує прозорість управління компанією і що підвищує ефективність роботи всіх її співробітників.
DIRECTUM підтримує повний життєвий цикл управління документами, при цьому традиційне "паперове" діловодство органічно вписується в електронний документообіг. Таким чином забезпечується "безболісний" перехід компанії на електронний документообіг та швидка адаптація співробітників.
Організація та контроль ділових процесів на основі workflow, опора на російські стандарти у сфері діловодства, постійне вдосконалення технологій і партнерство з провідними розробниками та інтеграторами гарантують максимальний ефект від впровадження системи DIRECTUM.
Маршрути руху завдань можуть бути самими різними і відображати як вертикальні, так і горизонтальні зв'язки всередині організації:
- Від начальника - підлеглому;
- Від начальника одного підрозділу - начальнику іншого підрозділу;
- Від співробітника одного підрозділу - співробітнику іншого підрозділу (з повідомленням начальника підрозділу виконавця);
- Від керівника однієї філії - керівникові іншої філії або головної організації (і назад);
- Від підлеглого - начальника підрозділу, і т.д.
Результати виконання завдань можуть бути будь-якими, але повинні бути контрольованими:
· Підготовка документа чи проекту документа;
· Виконання конкретних фізичних дій (ремонт дверного замка, проведення ревізії і т.п.);
· Висловлення зауважень до рецензованому документу;
· Відмітка узгодження або ознайомлення з документом, і т.д.
Для підвищення ефективності роботи не рекомендується формалізовивать кожен крок спілкування співробітників і створювати зайві завдання. Наприклад, не варто створювати завдання на:
· Постійні функціональні обов'язки співробітника (бухгалтеру - надрукувати платіжні документи);
· Прості дії, які коротко формулюються і виконуються протягом дня (знайти і роздрукувати конкретний документ, передзвонити партнеру та ін), і т.п.
Визначення маршруту завдання
Маршрут по завданню може бути паралельним, послідовним або складним.
1) ПАРАЛЕЛЬНИЙ маршрут використовується в тому випадку, якщо порядок виконання завдань виконавцями не має значення (наприклад, ознайомлення з документом).
2) ПОСЛІДОВНИЙ маршрут використовується тоді, коли виконавці повинні одержувати завдання тільки в певній послідовності (наприклад, один співробітник перевіряє результати іншого або документ узгоджується з урахуванням ієрархії керівників).
3) СКЛАДНИЙ маршрут використовується для завдання різних умов отримання завдань для кожного виконавця. Наприклад, при узгодженні вихідного листа завдання спочатку отримує керівник підрозділу, потім одночасно всі інші погодять, і тільки після всіх них - генеральний директор.
При формуванні маршруту можна призначати спостерігачів. В якості спостерігачів можуть виступати:
* Всі співробітники, які не беруть безпосередньої участі у виконанні завдання, але повинні бути в курсі робіт, визначених завданням;
* Виконавці даного завдання, які отримають свої завдання в послідовності, визначеною маршрутом (при послідовній маршрутизації), але яким необхідно знати, що роботи по завданню вже ведуться.
Якщо завдання адресується безпосередньо виконавцю іншого підрозділу, то його керівник обов'язково повинен бути вказаний як спостерігача до задачі.
Висновок
Таким чином, ми коротко ознайомилися з деякими системи електронного документообігу та СУБД:
· Проаналізували СУБД SQL Server, його основними особливостями і застосуванням, з'ясували його головні переваги перед іншими СУБД.
· Коротко розглянули основні етапи визначення маршруту руху документів в СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг».
Метою даної роботи є знайомство з СУБД SQL Server і окремими елементами СЕД «Directum» і "Євфрат-документообіг».
Список літератури
1. А. Горєв, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Ефективна робота із СУБД
2. Іванова С.А. - Короткий огляд і аналіз особливостей і можливостей СУБД.
3. Інтернет-університет - http://www.intuit.ru/department/database/sqlserver2000/1/
4. Система автоматизації документообігу Євфрат-документообіг. Дизайнер маршрутів.
5. Сучасні системи електронного документообігу - http://www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm
6. Oracle і Microsoft SQL Server: минуле, сьогодення і майбутнє - http://www.omega.ru/notes/note_elmanova.html # 00
Іванова С.А. - Короткий огляд і аналіз особливостей і можливостей СУБД.
А. Горєв, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Ефективна робота із СУБД
Сучасні системи електронного документообігу - http://www.ci.ru/inform09_01/p223edoc.htm
Сучасні системи електронного документообігу - http://www.ci.ru/inform11_01/p1011doc.htm