Розробка і створення презентації бази даних Деканат ВНЗ

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ МІНІСТЕРСТВО

Далекосхідної академії ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ

Факультет державного та муніципального управління Спеціальність 080504.65 «Державне та муніципальне управління» Кафедра менеджменту, державного і муніципального управління

КУРСОВИЙ ПРОЕКТ

з дисципліни «Інформаційні технології»

Розробка і створення презентації бази даних «Деканат ВНЗ»

Студент групи А.А. Горюнов

Науковий керівник,

Т.М. Парамонова, доцент

Хабаровськ 2010

Зміст

Введення

1. Призначення і область застосування мультимедійних презентацій

1.1 Переваги мультимедійних презентацій

1.2 Варіанти використання мультимедійних презентацій

2. Призначення і основні можливості "Microsoft Power point"

2.1 Основні можливості "Microsoft Power Point"

2.2 Групи інструментів середовища "Power Point"

2.3 Запуск "MS Power Point"

2.4 Режими перегляду

3. Проектна частина. Створення презентації процесу розробки бази даних "Деканат ВНЗ"

3.1 Основні правила створення презентації

3.2 Основні відмінності "Microsoft PowerPoint" від попередніх версій

3.3 Вимоги до апаратного забезпечення для перегляду презентації, створеної в "Microsoft PowerPoint 2007"

Висновок

Список використаних джерел та літератури

Програми

Введення

У сучасному світі всі сфери діяльності людей схильні до впливу нових інформаційних технологій (НІТ), що призводить до різноманітних перетворень у сфері соціальних відносин, матеріального і духовного виробництва.

Презентація - це представлення суспільству чи вузькому колу фахівців нещодавно створених матеріальних чи інших речей з певними цілями. Створення презентації товару відрізняється від створення презентації корпорації, хоча і в одному, і в іншому випадку переслідується, по суті, рекламна мета. В основному переслідується інформативна мета; споживачі знайомляться з новими марками товарів і послуг на ринку, новим розкладом роботи магазинів. А форма презентації така, щоб переконати клієнтів у перевазі саме даної марки товару, даної фірми, даного торгового знаку і підтримати їх впізнаваність, тим самим розширити свій бізнес. Найскладнішим є створення презентації будь-якого проекту, оскільки вона спрямована на пошук людей і організацій, зацікавлених в розробці і реалізації даного проекту. Презентація повинна бути подана в такому вигляді, щоб переконати присутніх в аудиторії в доцільності їх участі у проекті. Каталізатором служить, природно, майбутня фінансова прибуток від реалізації цього проекту.

У принципі, мультимедійні презентації, як дієвий вид реклами, не так давно заволоділи умами наших бізнесменів, і вони ще до кінця не оцінили значимість і ефективність такої реклами. А, оскільки створення презентацій адоптирующихся їх до перегляду на моніторі, то найчастіше презентації обмежуються анімаційними роликами з управлінням їх в інтерактивному режимі. Загалом, діємо за принципом - краще один раз побачити, ніж десять разів почути. І це правильно, тому, що 70% всієї інформації запам'ятовується через «вуха і очі». Створення презентацій - це незамінний інструмент ведення бізнесу, що володіє переконливими методами, але, крім цього - це ще й вимога часу. Покупець, розпещений величезним асортиментом товарів і послуг, вважає за краще дізнаватися про всі нові досягнення, що називається, «з перших рук». Особливою популярністю для створення презентацій серед всіх програм користується програма PowerPoint офісного пакету Microsoft Office.

Створення презентацій PowerPoint - це зручна і доступна форма, що називається «швидкого реагування» - ноутбук на плечі, диски в сумку, машина до під'їзду, і можна проводити презентацію в будь-якому місці, де є «лампочка Ілліча». Але, якщо до слайдів, як в хорошому рецепті, додати грамотний текст, приправити елегантним дизайном і прикрасити ефектним оповідачем, то лише тоді страва під назвою товар, послуга або проект набуває привабливий для покупця вигляд.

Поєднання звуку, зображення і тексту обумовлює дидактичні можливості мультимедійних технологій і підвищує ефективність сприйняття інформації, що представляється.

Мета роботи полягає в розгляді процесу розробки концепції бази даних деканату.

Виходячи з поставленої мети, були визначені наступні завдання: вивчити основні можливості Microsoft Power Point 2007 і з його допомогою створити презентацію, що відображає процес розробки бази даних деканату.

Об'єктом теоретичного дослідження є процес створення бази даних деканату, а практичного - реалізація опису процесу створення бази даних у вигляді презентації Microsoft PowerPoint.

Хронологічні рамки. В якості вихідних даних для бази даних планується використовувати дані з деканату за 2009-2010 рр..

Практична значущість полягає в тому, що розробляється база даних зможе використовуватися в деканаті будь-якого вузу.

1. Призначення і область застосування мультимедійних презентацій

1.1 Переваги мультимедійних презентацій

Мультимедійні презентації рік у рік стають все більш затребуваною і ефективною формою реклами, поступово витісняючи традиційні способи просування товарів і послуг. Стрімкий розвиток і масштабність застосування у сфері бізнесу мультимедійних презентацій пояснюється в першу чергу численними перевагами використання мультимедійних як маркетинговий інструмент [20, С.119]:

Інформаційна ємність. Можливість в одній мультимедійної презентації розмістити великий об'єм графічної, текстової та звукової інформації, дозволяє повною мірою продемонструвати переваги та достоїнства рекламованого продукту.

Компактність. В якості носіїв для мультимедійної презентації можуть бути використані різні типи дисків, USB-карти або електронні візитні картки, але незалежно від форми і ємності, всі ці типи носіїв відрізняються компактністю і зручністю зберігання. Міні-диск, USB-карта або USB-годинник можна носити в кишені, портмоне або навіть на руці, при цьому в кожному з носіїв може бути розміщено до декількох десятків мультимедійних презентацій.

Емоційна привабливість. Мультимедійні презентації дають можливість представити інформацію не лише в зручній для сприйняття послідовності, але й ефектно поєднувати звукові та візуальні образи, підбирати домінуючі кольори й колірні поєднання, які створять у глядачів позитивне ставлення до інформації, що представляється.

Наочність. Наочність - це ключовий аргумент використання мультимедійних презентацій. І краще за все він виражається розхожою фразою: «краще один раз побачити, ніж сто разів почути», або навіть прочитати. Відмінні особливості, специфічні властивості і переваги рекламованого продукту можна гранично реалістично продемонструвати саме за допомогою сучасних графічних і відео технологій мультимедійних презентацій.

Мобільність. Все, що потрібно для демонстрації - це носій і комп'ютер, телевізор або навіть кишеньковий комп'ютер. Оптимальним рішенням може стати презентація в поєднанні з ноутбуком, що особливо важливо при виїзних контактах. Немає потреби возити в машині стоси листівок або брошур і переживати при поломці автомобіля з рекламними матеріалами в багажнику. Носій, ноутбук або кишеньковий комп'ютер - це все, що Вам знадобиться для проведення мультимедійної презентації.

Інтерактивність. Можливість безпосередньо впливати на хід презентації - це одне з найважливіших переваг мультимедіа. Вибрати мову презентації, потрібний для представлення розділ або блок інформації - незаперечна перевага мультимедійних презентацій, яке дає можливість фокусувати увагу співрозмовників на обраних саме Вами ключових моментах;

Економічна вигода. Тиражування мультимедійних презентацій на дискові носії або електронні візитні картки коштує набагато нижче, ніж друк середнього за обсягом і якістю поліграфії буклету. При цьому слід враховувати і можливість багаторазового використання однієї мультимедійної презентації, її доповнення новими текстовими та графічними матеріалами, модифікації інтерфейсу та звукового ряду.

Багатофункціональність. Одного разу створена презентація може мати до десятка різних способів використання, починаючи від застосування мультимедіа для підтримки PR-акцій та виставкових заходів, до демонстрації при особистих контактах з потенційним клієнтом або партером.

1.2 Варіанти використання мультимедійних презентацій

Мультимедійна презентація - це потужний і багатофункціональний маркетинговий інструмент. Можливість використовувати мультимедіа в самих різних галузях бізнесу дозволяє практично необмежено розширювати сферу застосування інтерактивних презентацій [18, С.23].

Освітні програми, тренінги та семінари. Прогресивні технології у сфері освіти на сучасному етапі дуже затребувані. Зокрема, все більшу популярність здобувають презентації з анімованими схемами виробництв, які наочно демонструють технологічний процес виробництва. Графічне відображення маркетингових процесів, діаграми продажів та схеми фінансових операцій - все це, і багато іншого, у легкій для сприйняття і запам'ятовування формі можна відобразити саме в мультимедійній презентації. При цьому використання презентації в ході навчальних семінарів або тренінгів, дає можливість у стислі терміни викласти навчальний матеріал і представити інформацію в більш емоційно привабливій формі.

Інтернет-додаток. Мультимедійна презентація є відмінним додатком до будь-якого корпоративного сайту, Інтернет-проекту або електронною магазину, так як за допомогою мультимедіа можна створити оригінальну фотогалерею товарів, швидко сформувати прайс-листи і список продукції. Крім того, мультимедійна презентація легко адаптується для використання в якості промо-сайту.

Каталоги продукції та послуг. Використання каталогів традиційно вважається одним з найефективніших методів при просуванні товарів і послуг. Проте сучасний ринок вимагає не тільки постійного оновлення асортименту, а й наявність актуальної інформації про знижки, ціни, виробника і дистриб'ютора продукції.

Оптимальним варіантом вирішення подібної проблеми є використання мультимедійної презентації, виконаної у вигляді інтерактивного каталогу товарів та послуг. Використовувати інтерактивний каталог доцільно не тільки у відділі продажів, але і при веденні складських операцій. Грамотно структурована презентація дозволяє користувачеві легко орієнтуватися за такими розділами продукції як: нові надходження, товари зі знижкою, продовольчі, промислові товари, побутова хімія, косметика і парфумерія та ін Список розділів, звичайно, залежить від специфіки діяльності конкретної компанії, тому детальна структура блоків і модулів мультимедійної презентації може бути різною.

Всі товари і послуги супроводжуються докладним описом властивостей, терміну придатності, реквізитів компанії-виробника, цінами, фотографіями та іншими додатковими відомостями. Демонструвати інтерактивний каталог можна як у присутності клієнта, відповідаючи на виникаючі в ході презентації питання, так і розміщувати його в Інтернет-магазині, дарувати як сувенір або роздаткового рекламного матеріалу.

Поштова розсилка. При розсилці мультимедійних презентацій кур'єрською доставкою або поштою зазвичай використовується поєднання презентації і носія. Міні-диск або електронна візитна картка виконують роль оригінального рекламного матеріалу, привертаючи увагу клієнта нестандартною формою носія. Розсилка по електронній пошті відрізняється тільки тим, що за адресами клієнтів або партнерів відправляється файл, що містить саму мультимедійну презентацію. Однак як у випадку розсилки традиційної, так і електронною поштою, відгук одержувача презентації в кілька разів більше, ніж при використанні загальноприйнятих рекламних друкованих матеріалів.

Ресторанне меню. В даний час процес автоматизації ресторанного бізнесу стрімко набирає обертів. Тим більше це стосується закладів швидкого харчування, де час обслуговування відвідувачів скорочується до мінімуму. Система електронного мультимедійного меню дозволяє клієнтові не тільки самостійно вибирати сподобалися страви, закуски або напої, але й без участі офіціанта переглядати та оплачувати рахунок. Мультимедійна меню-презентація надає відвідувачу можливість гортати розділи, в яких страви і напої згруповані за певними критеріями, вибирати і переглядати описи, час приготування, фотографії страв і закусок.

Конференції, симпозіуми, конгреси. Будь-яка доповідь, супроводжуваний мультимедійною презентацією, дозволяє представити значно більший обсяг інформації та наочно обгрунтовувати свої аргументи. Динамічний доповідь, супроводжуваний яскравою й ефектною мультимедійною презентацією, привертає значно більше уваги.

Виставкові заходи. Мультимедійна презентація є оптимальним варіантом оформлення виставкового стенду, привертаючи увагу відвідувачів виставки динамічним сюжетом рекламного ролика і виразним звуковим рядом. Крім того, додатковим варіантом використання презентації на виставці є поширення носіїв в якості роздаткового матеріалу. Незважаючи на зазвичай хорошу розповсюджуваність рекламної поліграфії на виставках, більшість барвистих буклетів і листівок рано чи пізно опиняються в кошику для сміття. Тоді як мультимедійні презентації, тиражовані на міні-носіях, будуть обов'язково переглянуті.

Додаток до купленої продукції. Звичайно розробка мультимедійних презентацій, які призначені для додатку до купівлі, проводиться з урахуванням певних критеріїв: яскравий гумор, захоплююча сюжетна лінія і вражаючий відеоряд. Маркетингова ефективність такої мультимедійної презентації, збережені на носії і додається до покупки, зростає не менш ніж на порядок. Адже покупець, переглянувши її, обов'язково покаже своїм друзям і знайомим, тим самим, організовуючи своєрідну «вірусну рекламу». У випадку, якщо носій із записаною на ньому презентацією додається до покупки комп'ютера, сканера або принтера, мультимедійна презентація може бути використана як оболонка для драйверів або утилітів, в той же час, виконуючи і рекламну функцію.

Використання носія презентації в якості дисконтної картки. Підтримка лояльності споживача до бренду за допомогою мультимедійних презентацій особливо ефективна, коли міні-носій з презентацією є одночасно і дисконтною карткою на наступні придбання. У цьому випадку, оптимальним варіантом стане використання в якості носія електронної візитної картки [16, С.155].

Особисті контакти в діловому спілкуванні. Особисті зустрічі з клієнтами, партнерами або інвесторами є невід'ємною частиною будь-якого бізнесу. При цьому важливим чинником проведення результативних контактів є грамотне і наочне виклад пропозиції.

По-перше, за допомогою мультимедійної презентації переваги та гідності продукції або послуг компанії будуть продемонстровані максимально наочно і реалістично. По-друге, ділове спілкування з використанням інтерактивної презентації буде проходити більш динамічно і ефективно, тому що, керуючи сюжетом і порядком подання інформації, можна сфокусувати увагу співрозмовників на ключових моментах спілкування. По-третє, мультимедійна презентація є найважливішим інструментом продажу, що особливо важливо для менеджерів зі збуту. І, нарешті, презентувавши носій з мультимедіа, можна бути впевненим, що після закінчення переговорів співрозмовники самостійно зможуть повторно і більш уважно подивитися мультимедійну презентацію, детально вивчивши переваги компанії.

Доповнення до друкованої поліграфії. Мультимедійна презентація може стати вдалим доповненням до традиційної рекламної поліграфії. Упакований в поліетиленову оболонку або барвисту паперову упаковку, міні-носій з презентацією прикладається до обкладинки профільного журналу. У цьому випадку, мультмедійного презентація особливо результативна, тому що буде переглянута саме потенційними клієнтами цільової аудиторії. Економічні витрати при реалізації такого способу поширення презентації за вартістю порівнянні зі звичайною рекламою на обкладинці журналу. При цьому, ефективність впливу мультимедійної презентації на порядок перевершує стандартну друковану рекламу.

Рекламні акції. При організації PR-акцій і масштабних публічних заходів, важливим фактором є не тільки залучення уваги аудиторії, але і можливість тривалий час це увагу утримувати. У цьому випадку використання мультимедійної презентації на великому екрані дозволяє залучити й утримати увагу відвідувачів акції. Крім того, інтерактивна презентація значно підвищує престиж і впізнаваність бренду, посилюючи результативність PR-акцій.

Широкоформатні екрани. Все більш популярним способом використання мультимедійних презентацій стає їх трансляція на широкоформатних екранах. Світлодіодні табло, плазмові панелі або телевізійні екрани, встановлені в кафе, барах, кінотеатрах і клубах, є ідеальним способом ефективної подання мультимедійної презентації. Низька вартість, орієнтованість на конкретну цільову аудиторію і можливість практично безперервної демонстрації - це невід'ємні переваги використання мультимедійних презентацій у публічних місцях [10, С.112].

BTL-акції. Мультимедійні презентації, призначені для доповнення BTL-акцій, зазвичай розробляються з урахуванням їх максимальної креативності. При цьому сюжет презентації повинен бути побудований так, щоб його було цікаво не тільки дивитися самим, але й показати друзям і знайомим. Таким чином, значно збільшується час перегляду презентації та кількість залучених до BTL-акцію потенційних клієнтів.

Інформаційні кіоски в публічних місцях. Як правило, інформаційні кіоски та банкомати встановлюються в гіпермаркетах, аеропортах, торгових чи розважальних центрах. На сенсорному екрані кіоску відвідувач може переглянути карту торгового центру і розташування цікавлять його магазинів або об'єктів. При цьому в якості заставки або вставок між основними розділами меню, може використовуватися презентація послуг або продукції компанії. Ненав'язливі, короткі і яскраві мультимедійні презентації привертають увагу користувачів інформаційними кіосками і значно підвищують упізнаваність бренду. Телевізійні рекламні ролики.

Мультимедійні презентації - універсальний маркетинговий продукт, тому при їх розробці обов'язково враховується можливість подальшої адаптації для трансляції на телебаченні. Як правило, для цієї мети використовується перша частина мультимедійної презентації - рекламний ролик. Причому економічні витрати на виготовлення мультимедійного ролика значно нижче, ніж зйомки стандартного рекламного ролика.

Екранні заставки. Мультимедійна презентація може бути використана не тільки в якості рекламного продукту. Одним із способів формування корпоративного стилю та культури компанії є використання мультимедійних презентацій: презентація адаптується для її застосування як зберігача екрану або заставки. Використання мультимедійної презентації в ролі корпоративного зберігача екрану або заставки дозволяє підвищити авторитет компанії не тільки в очах клієнтів і партнерів, але і співробітників.

Оптимізація корпоративного документообігу. Сучасні мультимедійні презентації - це не тільки яскраве та ефектне шоу. Новим і дуже перспективним напрямом у використанні презентацій є впровадження мультимедіа у процес роботи з корпоративними документами. Для цієї мети використовується спеціалізована різновид презентації, яка виконує функцію програмної оболонки. Вона дозволяє об'єднати електронні документи компанії, а зручна система навігації по структурі розділів, і можливість у будь-який час переглянути вибраний документ, забезпечує максимальну відкритість і прозорість системи документообігу [10, С.118].

2. Призначення і основні можливості «Microsoft Power Point»

2.1 Основні можливості «Microsoft Power Point»

Програма MS Power Point є спеціалізованим засобом автоматизації для створення та оформлення презентацій, покликаних наочно представити роботи виконавця групі інших людей. Програма забезпечує розробку електронних документів особливого роду, що відрізняються комплексним мультимедійним змістом і особливими можливостями відтворення. MS Power Point дозволяє розробляти наступні документи [7, С.14]:

1. презентації, розраховані на роздруківку на прозорій плівці з метою їх демонстрації через оптичний проектор;

2. презентації, розраховані на роздруківку на 35-мм діапозитивна фотоплівці з метою їх демонстрації через оптичний слайд-проектор;

3. презентації, розраховані на відтворення через комп'ютерний проектор;

4. матеріали презентації для автономного показу на екрані комп'ютера;

5. матеріали презентації для публікації в мережевому оточенні з подальшим автономним переглядом;

6. матеріали презентації для розсилки електронною поштою з подальшим автономним переглядом адресатами;

7. матеріали презентації для роздруківки на папері з метою подальшої роздачі.

Будь-який документ MS Power Point представляє собою набір окремих, але взаємопов'язаних кадрів, званих слайдами. Кожен слайд у документі має власний унікальний номер, що присвоюється за умовчанням в залежності від місця слайда. Послідовність слайдів у документі лінійна. Слайди можуть містити об'єкти самого різного типу, наприклад: фон, текст, таблиці, графічні зображення і т.д. При цьому на кожному слайді присутня як мінімум один об'єкт - тло, який є обов'язковим елементом будь-якого слайду (див. Додаток А, С.).

Таблиця 2.1 - Параметри об'єкту «Слайд»

2.2 Групи інструментів середовища «Power Point»

У процесі створення презентації будуть використані надані середовищем Power Point групи інструментів (див. Додаток Б, С.).

2.3 Запуск «MS Power Point»

Запуск програми можна здійснити різними способами [7, С.12]:

1. Найбільш простий з них полягає у використанні кнопки Панелі швидкого запуску або Робочого столу.

2. Якщо таких кнопок немає, то виконайте команду Пуск-Програми-Microsoft PowerPoint.

Після запуску з'являється вікно програми з відкритим діалоговим вікном MS Power Point. У вікні пропонується вибрати форму роботи зі створення презентації:

1. Майстер автовмісту можна використовувати для швидкого створення презентації з типовою структурою. У цьому випадку на екран надійде діалогове вікно Майстра, який буде задавати питання. Користуючись вашими відповідями, Майстер за кілька кроків створить «чернетка» професійної презентації з 8-15 слайдів, який приблизно буде відповідати вашому задуму. Потім цю презентацію слід відредагувати.

2. Шаблон оформлення дозволяє взяти за основу своєї презентації один з готових шаблонів Power Point. При виборі цього розділу і натиснути OK, на екрані з'явиться діалогове вікно Створити презентацію з трьома вкладками. На вкладці Шаблон оформлення можна вибрати дизайн оформлення слайдів.

3. Порожню презентацію. Якщо активізувати цей розділ, то про створення своєї презентації вам доведеться подбати самим.

Відкрити презентацію. Цей розділ дозволяє завантажити готову презентацію з жорсткого диска, або іншого знімного носія.

У лівій частині вікна знаходиться область Структура або Слайди для перемикання між режимами Слайди та Структура. За умовчанням в області Структура - Слайди встановлюється режим Слайди, тобто відображається панель Слайди. У цьому режимі в цій галузі відображаються мініатюрні зображення слайдів, що входять до презентації.

Вікно PowerPoint містить основні елементи керування (див. Додаток В, С.)

2.4 Режими перегляду

У режимі Структура в цій області відображається ієрархічна структура, що містить заголовки і тексти слайдів презентації. Перед заголовком кожного слайду коштує номер і значок. Основний текст, що включає до п'яти рівнів відступів, розташований після кожного заголовка.

У центрі програми знаходиться область слайда, в якій відображається слайд. Режим звичайний - це основний режим для створення, редагування та форматування окремих слайдів.

Нижче головного вікна знаходиться область заміток. У цій області до кожного слайда можна додати замітки доповідача, які не відображаються в режимі показу слайдів.

Рядок меню надає доступ до всіх важливих команд програми PowerPoint. Конфіденційність надають швидкий доступ до використовуваних команд. У Power Point використовується група команд меню Показ слайдів замість меню Таблиця редактора Word.

На панелі форматування розміщені наступні інструменти: Конструктор і Створити слайд. При виборі кнопки Конструктор в області завдань відображається панель Конструктор слайдів, в якій розміщені три розділи: Шаблони оформлення; Колірні схеми; Ефекти анімації. За допомогою команд цих розділів можна до слайда застосувати шаблон оформлення, колірні схеми і ефекти анімації [7, С.35].

При виборі на панелі інструментів команди Створити слайд, в області завдань відображається панель Розмітка слайду, за допомогою якої можна змінювати розмітку слайдів (Макет тексту, Макет вмісту, Макет тексту і вмісту).

Бігунок лінії прокрутки дозволяє переходити між слайдами, а не по тексту в межах одного слайда. Крім того, під час перетягування бігунка редактор показує номер і назва кожного слайда. Кнопки режиму перегляду ліворуч від горизонтальної смуги прокручування, дозволяють швидко перемкнутися в один з режимів перегляду Power Point (Звичайний режим, Режим сортувальника слайдів, Показ слайдів). У лівій частині рядка стану відображається номер слайда, над яким йде робота в даний момент, і тип створюваної презентації.

Подання: Для ефективного застосування PowerPoint при створенні і редагуванні презентацій необхідно використовувати різні режими перегляду документів. Режими представляють собою різні способи відображення слайдів на екрані. До основних режимам, що застосовуються у PowerPoint, відносяться: звичайний режим і режим сортувальника слайдів.

Переключення режимів відображення можна здійснювати в меню Вигляд (Звичайний, Сортувальник слайдів, Показ слайдів, Сторінки нотаток). Переключення режимів можна також здійснювати за допомогою кнопок, розташованих ліворуч від горизонтальної смуги прокручування (Звичайний режим, Режим сортувальника слайдів, Показ слайдів).

Режими відображення слайдів: Режим «Звичайний». У цьому режимі у вікні додатка відображаються три області: Структура-Слайди; область Слайда; Нотатки до слайда. Розміри областей можна змінювати, перетягуючи їх межі. Режим «Сортувальник слайдів» - це режим, в якому всі слайди презентації відображаються вигляді мініатюр. У цьому режимі можна легко переміщати слайди, змінюючи порядок їх слідування в презентації. Режим «Показ слайдів» - це режим, за допомогою якого можна переглянути презентацію на екрані. Режим «Сторінки нотаток» - режим перегляду, в якому до кожного зі слайдів можна додати замітки доповідача. У верхній половині сторінки з'являється зменшене зображення слайда, а в нижній половині відображається велика панель для тексту нотаток.

3. Проектна частина. Створення презентації процесу розробки бази даних «Деканат ВНЗ»

3.1 Основні правила створення презентації

Розглянемо загальні правила, якими користувалися при створенні презентації бази даних деканату [12, С.53]:

Перш ніж приступити до створення презентації, слід чітко представляти (розуміти), що потрібно донести до аудиторії, що їй (аудиторії) розповісти. Тому необхідно проглянути якомога більше літератури по даній темі, скласти список матеріалів та ілюстрацій, які необхідні. Визначити, які матеріали та ілюстрації необхідно відсканувати, знайти в Інтернеті або, нарешті, намалювати самим.

Необхідно знати, хто буде слухачами. Тоді можна буде налаштуватися на аудиторію, і тим самим поставити потрібний лад. Це є важливим кроком до успіху.

У презентації не повинно бути нічого зайвого. Кожен слайд повинен являти собою ланка, логічно пов'язане з темою розповіді, і працювати на загальну ідею презентації.

Не слід перевантажувати слайди зайвими деталями (не захоплюватися анімацією). Анімацію слід використовувати тільки з метою залучення уваги до основних, ключових моментів слайда. Не потрібно забувати, що звукові та візуальні ефекти не повинні відволікати увагу від основної (важливою) інформації.

Зупинимося детальніше на основних етапах створення презентації.

Етап 1. Початок роботи. Вибір теми, постановка мети і завдань презентації. У даній роботі в якості теми презентації був вибраний процес розробки бази даних деканату.

Етап 2. Визначення змісту та дизайну презентації

1. Складання плану майбутньої презентації. Бажано, щоб план був докладним. Необхідно на папері намалювати, структуру презентації, схематичне зображення слайдів і розподілити, який текст, малюнки, фотографії чи інші матеріали будуть включені в той або інший слайд. Складання списку малюнків, фотографій, звукових файлів, відеороликів (якщо вони необхідні), які будуть розміщені в презентації. Визначення текстової частини презентації

2. Визначення умов демонстрації. Від цього буде залежати обсяг текстової інформації, що розташовується на слайдах, і, як ми говорили вище, розмір шрифту і вид навігації.

3. Визначення кількості слайдів у презентації (воно може потім змінюватися).

4. Визначення зразкового дизайну слайдів. Колірна гамма фонів слайдів, формат заголовків (бажано, щоб у всіх слайдах був витриманий один формат і дотриманий єдиний стиль).

Етап 3. Порядок створення презентації [12, С.58]:

1. Введення і редагування тексту. Створюються текстові слайди, на кожному слайді вводиться тільки текстова інформація. Після введення тексту необхідно визначитися з його розташуванням на кожному слайді, продумати його форматування, тобто визначити розмір, колір шрифту, заголовків і основного тексту. При підборі кольору тексту слід пам'ятати, що текст повинен бути «читаємо», тобто фон слайдів не повинен «глушити» текст. Не використовувати рідкісні види шрифтів, їх може не бути на інших комп'ютерах, за допомогою яких презентація буде демонструватися в інших аудиторіях. Визначити, не перевантажені слайди текстом, можливо, доведеться частину тексту включити до усна доповідь, а якщо презентація демонструється без супроводу доповідача, то необхідно продумати зміст тексту так, щоб він не втратив сенс і був доступний для розуміння. І не забувати про орфографію, ніщо не псує так уявлення про вас і вашу роботу, як орфографічні помилки в тексті презентації.

2. Графіки, діаграми, таблиці. Якщо планується розмістити в презентації графіки та діаграми, то продумати їх розташування, визначте, читаються чи написи, і не перевантажувати один слайд декількома графіками або діаграмами - інформація буде гірше сприйматися. Те ж саме відноситься і до таблиць, текст у таблицях повинно бути добре видно, для наочності в таблицях можна застосовувати слабку (за кольором) заливку осередків.

3. Зображення, малюнки, фон. Дуже важливим є фон слайдів, він створює певний настрій у аудиторії і повинен відповідати темі презентації. Серйозні презентації не повинні бути строкатими, містити яскраві, «отруйні» кольору і змінювати колірну гаму від слайда до слайда. Якщо презентація складається з декількох великих тем, то кожна тема може має свою кольорову гаму, але не сильно відрізнятися від загальної колірної гами презентації. Не рекомендується робити фон занадто строкатим, це відволікає аудиторію і ускладнює читання тексту. Розміщені у презентації графічні об'єкти повинні бути, в першу чергу, оптимізованими, чіткими і з хорошим дозволом. Графічні об'єкти не розташовуються в середині тексту, це погано виглядає.

4. Наступний крок у створенні презентації - це вставка анімації. За допомогою анімаційних ефектів можна істотно поліпшити сприйняття презентації і звернути увагу аудиторії на найбільш важливі моменти, відображені на слайдах або в самій презентації. Перш ніж застосовувати ефекти анімації, необхідно уважно вивчити можливості внутріслайдовой і межслайдовой анімації і продумати, як і де її застосовувати. Необхідність і тип анімації повинен бути логічно пов'язаний зі структурою доповіді, глядач повинен бути готовий побачити об'єкти розташовані на слайді у певному місці, а не бігати очима по слайду. Можна використовувати указку або покажчик мишки для підказки глядачам у пошуку того, про що вже почали говорити. Робити невеликі паузи між слайдами, щоб аудиторія встигла засвоїти те, що розповідає доповідач. Виступ повинен бути енергійним, але не приголомшувати слухачів.

5. Звуковий супровід. Якщо вирішено у презентації використовувати звуковий супровід, то це потрібно робити акуратно. Музика не повинна в першу чергу заглушати доповідача, дратувати слух, мати різкі переходи, а також присипляти слухачів. Звуковий супровід має органічно вписуватися в тему презентації. Якщо немає впевненості в необхідності або виборі звукового супроводу презентації, то краще взагалі від нього відмовитися.

6. Доведення презентації. Доведення презентації полягає в неодноразовому перегляді всієї презентації, визначенні часових інтервалів, необхідних аудиторії для перегляду кожного слайда, і часу їх зміни. Слайд повинен бути на екрані стільки часу, щоб аудиторія могла розглянути, запам'ятати, усвідомити його вміст. Тим часом великий інтервал між змінами слайдів знижує інтерес. Можливо, при остаточному перегляді доведеться поміняти місцями деякі слайди для створення більш логічної структури презентації або внести до неї інші корективи.

3.2 Основні відмінності «Microsoft PowerPoint» від попередніх версій

Microsoft Office PowerPoint 2007 дає користувачам можливість швидко створювати вражаючі динамічні презентації, об'єднуючи робочий процес користувача і зручні способи сумісного використання інформації. Отримавши користувальницький інтерфейс Microsoft Office Point і нові засоби форматування і роботи з графікою, Office PowerPoint 2007 демонструє новий рівень можливостей для створення чудово оформлених презентацій.

Створення динамічних презентацій. Інтерфейс користувача Microsoft Office Point і нові можливості по роботі з графікою дозволяють швидко створювати ефектно оформлені динамічні презентації [13, С.35].

Більш високі результати за коротший час завдяки призначеному для користувача інтерфейсу Microsoft Office. Інтерфейс користувача Microsoft Office в Office PowerPoint 2007 полегшує та більш зрозумілою створення, відтворення та розповсюдження презентацій. Тепер усе розмаїття функцій та можливостей PowerPoint подано в оптимізованому, впорядкованому середовищі, яка зводить до мінімуму зайві дії користувача, допомагає досягти бажаних результатів простіше і легше.

Створення потужних динамічних схем SmartArt. За допомогою Office PowerPoint 2007 можна легко створювати схеми зв'язків, процесів або ієрархії. Можна навіть перетворити в діаграму SmartArt маркірований список або змінити й оновити існуючі діаграми. Тепер користувачі можуть з легкістю використовувати широкий набір параметрів форматування за допомогою контекстних меню схем в інтерфейсі Office Fluent.

Гарантовано стану інформації. За допомогою бібліотек слайдів Office PowerPoint зручно використати слайди з наявних презентацій, які зберігаються на сайті з підтримкою Microsoft Office SharePoint Server 2007. Це не лише забирає менше часу, необхідного для створення презентації, а й слайди, вставлені з даного сайту, з версією на сервері, що гарантує актуальність вмісту.

Швидке і просте створення презентацій завдяки повторному використанню користувацьких макетів. У Office PowerPoint 2007 можна визначати та зберігати власні макети слайдів, щоб більше не витрачати час на вирізання та вставлення макетів у нові слайди або видалення вмісту на слайді з потрібним макетом. Бібліотеки слайдів PowerPoint спрощують використання таких слайдів іншими користувачами, мали узгоджений професійний вигляд.

Узгоджене оформлення одним клацанням миші. Теми Office PowerPoint 2007 допомагають одним клацанням змінити оформлення всієї презентації. При зміні теми презентації впливає не лише на колір фону, але й на колір схем, таблиць, графіків і шрифтів, і навіть на стиль маркерів. Застосувавши тему, можна бути впевненим, що вся презентація отримає більш професійний та узгоджений вигляд.

Радикальна зміна фігур, тексту і графіки за допомогою нових засобів і ефектів. Тепер набір засобів роботи з текстом, таблицями, діаграмами та іншими елементами презентації набагато більше, ніж будь-коли раніше. Оптимізований інтерфейс користувача і контекстні меню «Office PowerPoint 2007» роблять ці кошти легко доступними, дозволяючи досягати більш вражаючих результатів.

Ефективний обмін презентаціями. Новий рівень спільного багаторазового використання інформації [13, С.39].

Взаємодія з користувачами на різних платформах і пристроях. Перетворення файлів у формат «XML та PDF» гарантує можливість доступу до презентацій «PowerPoint» користувачам на будь-якій платформі.

Зменшення розмірів документа і поліпшення можливостей відновлення файлів. Новий стиснутий формат «Microsoft Office PowerPoint XML» значне скорочує розмір файлу і підвищує імовірність відновлення даних при пошкодженні файлу. Цей новий формат забезпечує величезну економію дискового простору й вимоги до пропускної здатності та зменшує навантаження на ІТ-підрозділів.

Інтеграція презентацій, збережених за допомогою служб «Microsoft Windows SharePoint Services», з «Microsoft Office Outlook 2007». За допомогою «Office Outlook 2007» можна в будь-якому місці і в будь-який час використовувати дані, яка зберігається у «Windows SharePoint Services». Будь-які зміни, внесені до презентацій у «Outlook 2007», буде відображено в серверній версії після відновлення підключення до мережі.

Багаторазове використання вмісту і обмін ним. Бібліотеки слайдів PowerPoint оптимізують можливості використання вмісту з однієї бібліотеки, дозволяючи зберігати презентації у вигляді окремих слайдів на сайті з підтримкою «Office SharePoint Server 2007», і легко використовувати вміст в «PowerPoint». Це не тільки скорочує час створення презентації, але всі вставлені слайдів із серверною версією, що гарантує актуальність вмісту.

Використання «Microsoft Office Groove 2007» для рецензування в режимі реального часу. За допомогою «Groove 2007» можна виконувати рецензування презентації «PowerPoint» в режимі реального часу в робочій області «Groove». Можливості спільної роботи над презентацією в режимі реального часу, користуючись вбудованими до робочого простору функціями позначення присутності та миттєвого обміну повідомленнями.

Бібліотеки слайдів «PowerPoint» економлять час, створюючи вміст і забезпечуючи новітній стан презентацій.

Збереження у форматі «PDF або XPS» у програмі випуску 2007 системи «Microsoft Office» можливе лише після інсталяції надбудови. Додаткові відомості можна знайти на сторінці, присвяченій встановлення та використання надбудови для PDF або XPS.

Ефективне управління презентаціями. Захист презентацій з використанням прав доступу і просте початок процедури рецензування.

Запуск робочого процесу рецензування або твердження безпосередньо з «Office PowerPoint 2007». За допомогою «Office PowerPoint 2007 і Office SharePoint Server 2007» можна надіслати презентацію рецензентам або створити формальну процедуру ухвалення та зібрати підписи на цій презентації. Це робить процес спільної роботи простим і логічним [13, С.47].

Захист особистої інформації в документах. Інспектор документів можна виявляти та видаляти з презентацій небажані примітки, прихований текст й особисті відомості, щоб підготувати до розповсюдження.

Більш безпечний загальний доступ до презентацій «PowerPoint». До презентацій «PowerPoint» можна прикласти цифровий підпис, яка гарантує, що презентація не змінювалася після відправки, а також позначити презентацію як "остаточну», щоб виключити небажані зміни. За допомогою елементів керування вмістом можна створити і розгорнути структуровані шаблони «Office PowerPoint 2007», які допоможуть користувачеві правильно ввести відомості, а також захистити і вберегти дані презентації, які не повинні бути змінені.

3.3 Вимоги до апаратного забезпечення для перегляду презентації, створеної в «Microsoft PowerPoint 2007»

Системні вимоги для Office Basic 2007 [17, С.33]:

- Операційна система Microsoft Windows XP з пакетом оновлень 2 (SP2) або пізніша версія або Microsoft Windows Server 2003 або більш пізня версія;

- Комп'ютер і процесор ПК із процесором 500 МГц або більше, 256 або більше МБ ОЗУ; дисковод для DVD-дисків; ПК з процесором 1 ГГц і 512 МБ ОЗП (або більш потужний комп'ютер) необхідний для роботи з Microsoft Office Outlook 2007 з диспетчером контактів ;

- Жорсткий диск. Для установки необхідно 2ГБ; частина цього об'єму буде звільнена після установки, коли початковий установочний файл буде видалений;

- Дозвіл екрану Мінімум 800x600 точок; рекомендовано 1024x768 або більше;

- Підключення до Інтернету Для завантаження і активації продуктів знадобиться широкосмугове підключення до Інтернету зі швидкістю 128 кбіт / с і вище;

- Додаткові компоненти Microsoft Internet Explorer 6.0 зі встановленими пакетами оновлення, для користувачів Outlook 2007 знадобиться Microsoft Exchange Server 2000 або пізнішої версії

Висновок

В умовах насиченого ринку, вибагливого споживача і глобальної конкуренції все частіше доводиться замислюватися не тільки про акції просування, стимулювання збуту, але і про позиціонування, а вірніше про концепцію візуальної подачі товару, продукту, послуги або самої компанії.

Причому візуальна подача повинна замикатися не на простих рекламних іміджах для друкованих модулів, зовнішньої реклами або 30ті секундних роликах для ТБ, і навіть не корпоративних фільмах. Найбільш повноцінно, вигідно і відкрито піднести просувний продукт, послугу йди фірму дозволяють презентації.

На сьогоднішній день різні види презентацій - один з найбільш комфортних та ефективних способів ознайомлення цільової аудиторією з просуваються об'єктом, будь то товар, продукт чи послуги. Презентація - це також зручний спосіб демонстрації досягнень або можливостей компанії, опису методів виробництва або властивостей продукції, що випускається (товару), інформування про тенденції або планах розвитку фірми, а можливо і залучення інвестицій. За допомогою презентації можна легко реалізувати комунікативне завдання навчання співробітників, бізнес слухачів семінару або лекції, підвищення лояльності клієнтів і бізнес партнерів. Як бачимо цілей використання презентацій досить багато - причому досягаються вони шляхом використання різних форматів презентацій.

На більш високому рівні в порівнянні з друкованими презентаціями стоять комп'ютерні презентації (електронні презентації), що дозволяють вийти за межі друкованих каталогів та буклетів. Електронні презентації можна розміщувати в Інтернеті - на сайті компанії, розсилати по електронній пошті (pdf презентації), використовувати на конференціях, семінарах, презентаціях в якості відео презентацій (мультимедіа презентації, мультимедійні презентації). Такі презентації в залежності від формату можуть відрізнятися динамікою, а можливо і повноцінною анімацією (анімаційні презентації), оригінальною подачею інформації, можливістю додавання звуку, музики і багатьом іншим. Комп'ютерні презентації не зав'язані на друкований тираж, можуть використовуватися на різних носіях, будь то комп'ютер, плазма або проектор, в них досить просто вносити зміни. Головне достоїнство - маса. Комп'ютерні презентації також можна умовно обробити на кілька типів. Давай пройдемося від найпростіших до більш складним.

Найбільш простим і поширеним варіантом презентації є презентація в форматі РowerРoint (презентація Power Point), яка отримала широке поширення в бізнес середовищі.

Формат Power Point дозволяє інтегрувати в презентацію відео та аудіо файли, створювати примітивну анімацію на рівні «слайд шоу». Головний плюс даного формату презентації - можливість без особливих знань і умінь вносити зміни в презентацію, адаптуючи її під різні аудиторії та мети. Головний мінус даного формату - «підвисання» інтегрованих в презентацію файлів, а головне примітивізм картинки - дизайну, а часто повна відсутність смаку у творців.

При виготовленні презентацій РowerРoint із залученням професійних дизайнерів можна добитися поєднання інформації та якісного візуального втілення окремих іміджів, створених спеціально для презентації. Причому, акцент на іміджевої складової будь-якої презентації дозволяє домогтися істотного емоційного сприйняття в рамках рекламних комунікацій. Презентації зроблені з європейською якістю - це текст і картинка, що представляють собою єдину «обгортку», в яку загорнута та чи інша інформація. Споживач, не відволікаючись від інформації, підсвідомо вбирає її на емоційному і інтуїтивному рівні завдяки естетичному виконанню презентацій, європейському дизайну та професійній роботі менеджерів арт-відділу (дизайн студії).

Список використаних джерел та літератури

1. Безек, С.В. PowerPoint 2007. Як створити барвисту і інформатіную презентацію = створення презентацій в PowerPoint 2007 / С. В. Безек. - М.: НТ Пресс, 2008. - 194 с.

2. Белянин, М. Microsoft Office 2007 / М. Белянин. - М.: НТ Пресс, 2007. - 256 с.

3. Борген, Я.Я. Офісні технології / Я. Я. Борген, М. В. Кірсанова. - М.: Инфра-М, 2008. - 256 с.

4. Будо, А.Є. Microsoft Office: Учеб. посібник / А.Є. Будо. - Хабаровськ: ДВАГС, 2008. - 129 с

5. Буковецький, О.А. Створення презентацій на ПК / О. А. Буковецький. - М.: АСТ, 2009. - 144 с.

6. Васильєв, О.М. Microsoft Office 2007. Нові можливості / А. М. Васильєв. - СПб.: Пітер, 2007. - 160 с.

7. Вашкевич, Е.В. Видеосамоучитель. PowerPoint 2007. Ефективні презентації на комп'ютері / Е. В. Вашкевич. - СПб.: Пітер, 2008. - 240 с.

8. Веверки, П. Microsoft Office 2007 Щоб чайників. Повний довідник / П. Веверки. - М.: Діалектика, 2009. - 768 с.

9. Гілгіт, Р. Моя перша книга про Microsoft Office PowerPoint 2007 / Л. Гілгіт. - М.: Ексмо, 2008. - 384 с.

10. Крапивенко, А.В. Технології мультимедіа і сприйняття відчуттів: навчальний посібник / А. В. Крапивенко. - М.: БІНОМ. Лабораторія знань, 2009. - 271 с.

11. Кисельов, Г.М. Інформаційні технології в економіці та управлінні (ефективна робота в MS Office 2007). Навчальний посібник / Г. М. Кисельов. - М.: Вільямс, 2009. - 272 с.

12. Кушнер, М. Створення презентацій для чайників. Організація, створення і розробка, приклади / Малкольм Кушнер. - М.: Діалектика, 2009. - 544 с.

13. Лоу, Д. Microsoft Office PowerPoint 2007 для чайників / Д. Лоу. - М.: Діалектика, 2009. - 304 с.

14. Медіною О. Office 2007. Мультимедійний курс / О. Медіною. - М.: Вільямс, 2008. - 176 с.

15. Мінько, П.А. Microsoft Office PowerPoint 2007. Просто як двічі два / П. А. Мінько. - М.: Ексмо, 2009. - 304 с.

16. Назаров, С.В. Комп'ютерні технології обробки інформації: Навчальний посібник / С.В. Назаров, В.І. Першиков, В.А. Тафінцев и др. - М.: Фінанси і статистика, 2005. - 342 с.

17. Перрі Г. Microsoft Office 2007. Все в одному / Г. Перрі. - Вільямс, 2008. - 608 с.

18. Попов, К.А. Навчальний курс користувача: У 2 ч.: Ч. 1: Основи роботи в Microsoft Windows і засоби роботи з растровою графікою / / Ч. 2: Можливості текстового редактора Microsoft Word та створення презентацій засобами Microsoft PowerPoint / К. А. Попов. - М.: Учителю, 2007. - 257 с.

19. Преппернау, Дж. Microsoft Office PowerPoint 2007. Російська версія / Дж.Преппернау, Дж.Кокс. - М.: Еком, 2008. - 448 с.

20. Саак, А.Е. Інформаційні технології управління: підручник для вузів / А.Е. Саак, Є.В. Пахомов, В.М. Тюшняков .- М.: Економіка, 2005.-320 с.

21. Тихомиров, О.М. Самовчитель Microsoft Office 2007. Усі програми пакету / О.М. Тихомиров. - М.: Вільямс, 2009. - 608 с.

22. Черніков, Б.В. Інформаційні технології в питаннях і відповідях / Б.В. Черніков. - М.: Фінанси і статистика, 2008. - 320 с.

Додаток

Об'єкти в Power Point

Групи інструментів в PowerPoint

Основні інструменти Power Point