Вступ
Прийняття рішень та інформація
Зміст і стадії процесу прийняття рішень
Інформаційне забезпечення менеджменту
Зміст і вимоги, що пред'являються до інформації
Види інформаційних технологій
Інформатизація в бізнесі
Інформація в бізнесі
Інформаційні ресурси бізнесу
Кількість і якість інформації
Бази даних
Експертні системи
Підготовка прийняття рішення в управлінських АІС
Роль управлінських рішень
Інформаційна підтримка управлінської діяльності
Висновок
Список використаної літератури:
Введення В даний час, індустріальний труд все більше витісняється працею конторським, офісним. У США в 1920 році в офісах працювали 15% зайнятих, у 1980 році - 50%, а в 1990 вже понад 60%. І всі працівники офісу залежать від інформаційного продукту як вихідного матеріалу і результату їхньої діяльності. Соціальні опитування показують, що службовці і менеджери висловлюють невдоволення своєю низькою продуктивністю, обумовленою високою часткою рутини в їх робочий час. Дійсно, близько половини його йде на допоміжну діяльність - очікування ділових зустрічей, розмови по телефону і т.п., близько чверті - на роботу з документами, і тільки незначна частина - менше 10% - на аналіз і планування подальшої діяльності. Багато працівників, випробувавши всі відомі їм управлінські прийоми оптимального розподілу робочого часу, не добилися успіху. Причина цього полягає не в порядку використання робочого часу, а в недосконалості і неточності традиційних засобів обробки і передачі інформації. І допомогти тут можуть тільки сучасні інформаційні технології.
Для прийняття будь-якого рішення потрібна інформація, притому чим складніше рішення, тим більше об'єм необхідної інформації. До того ж інформація повинна відповідати певним вимогам. Бути повною, достовірною і своєчасною.
Формулювання проблеми. На підставі вищесказаного проблему можна сформулювати так: необхідність забезпечення (підтримки) прийняття рішень інформацією, яка належним чином відібрана, узагальнена, систематизована і проаналізована, тобто придатна для прийняття правильного і обгрунтованого рішення в кожній конкретній ситуації. Ще однією проблемою є своєчасність інформації.
У зв'язку з цим можна поставити таку мету даної курсової роботи: визначити способи найбільш ефективного збору, систематизації і аналізу інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. А також знаходження можливості швидкого отримання потрібної інформації ОПР.
Однією із завдань даної роботи є детальна розробка конкретних методів вирішення поставленої мети. З'ясування достоїнств і недоліків існуючих методів вирішення подібних проблем і знаходження можливих шляхів їх вдосконалення.
Прийняття рішень і інформація Зміст і стадії процесу прийняття рішень Управлінські рішення - це результат конкретної управлінської діяльності менеджера. Прийняття рішень є основою управління. Вироблення і прийняття рішень - це творчий процес у діяльності керівника будь-якого рівня, що включає:
вироблення і постановку цілі; вивчення проблеми на основі отриманої інформації; вибір і обгрунтування критеріїв ефективності (результативності) і можливих наслідків прийнятого рішення; обговорення з фахівцями різних варіантів рішення проблеми (задачі); вибір і формулювання оптимального рішення; прийняття рішень; Конкретизація рішення для його виконавців. Технологія менеджменту розглядає прийняття управлінських рішень як процес, що складається з трьох стадій: підготовка рішення, ухвалення рішення, реалізація рішення.
На стадії підготовки управлінських рішень проводиться економічний аналіз ситуації на мікро-і макро рівні, що включає пошук, збір та обробку інформації, а також виявляються і формулюються проблеми, які потребують вирішення.
На стадії ухвалення рішення здійснюється розробка й оцінка альтернативних рішень і курсів дій, проведених на основі різноманітних розрахунків; добір критеріїв вибору оптимального рішення; вибір і ухвалення найкращого рішення.
На стадії реалізації рішення приймаються заходи для конкретизації рішення і доведення його до виконавців, здійснюються контроль за ходом його виконання; вносяться необхідні корективи і дається оцінка отриманого результату від виконання рішення. Кожне управлінське рішення має свій конкретний результат, тому метою управлінської діяльності є знаходження таких форм, методів, засобів та інструментів, які могли б сприяти досягненню оптимального результату в конкретних умовах і обставинах.
Управлінські рішення можуть бути обгрунтованим, прийнятими на основі економічного аналізу та багатоваріантного розрахунку, і інтуїтивними, які, хоча і заощаджують час, але містять у собі імовірність помилок і невизначеність.
Прийняті рішення повинні грунтуватися на достовірній, поточній і прогнозованій інформації, аналізі усіх факторів, що впливають на рішення, з урахуванням передбачення його можливих наслідків.
Керівники зобов'язані постійно і всебічно вивчати інформацію, що надходить для підготовки та прийняття на її основі управлінських рішень, які необхідно погоджувати на всіх рівнях внутріфірмової ієрархічної піраміди управління.
Кількість інформації, яку необхідно переробити для вироблення ефективних управлінських рішень, настільки велике, що воно давно перевищила людські можливості. Саме труднощі управління сучасним виробництвом зумовили широке використання електронно-обчислювальної техніки, розробку АСУ, що зажадало створення нового математичного апарату та економічно-математичних методів.
Інформаційне забезпечення менеджменту Зміст і вимоги, що пред'являються до інформації Інформація (від лат. Informatio - роз'яснення, виклад) - відчужене знання, виражене певною мовою у вигляді знаків алфавіту, записане на матеріальний носій, доступне для відтворення без участі автора та передане в канали суспільного комунікації (оприлюднені).
У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюється на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.
У діяльності великих фірм, особливо мають безліч філій в далеко віддалених місцях, передача інформації є неодмінним і першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьому особливе значення набуває забезпечення оперативності та достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутрішньофірмова система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу і носить виробничий характер. Тут інформація відіграє важливу роль у наданні відомостей для прийняття управлінських рішень і є одним з факторів, що забезпечують зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності. Особливу роль відіграє прогнозування ринкових процесів. Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, необхідних прийнятими оперативними рішеннями.
Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для вироблення і прийняття управлінських рішень.
Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. До інформації пред'являються певні вимоги:
стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження; задоволення потреб конкретних керуючих; точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації та безперервність збору і обробки інформації. Для адекватного уявлення ситуації, як правило, використовуються не тільки кількісні дані, але і дані якісного характеру. Це забезпечується за допомогою широко використовуються у процесах прийняття рішень експертних технологій.
Отримана інформація про ситуацію прийняття рішень повинна бути достовірною і достатньо повною. Недостовірна або недостатньо повна інформація може призводити до прийняття помилкових і неефективних рішень. Однак не менші труднощі виникають і при наявності надлишкової інформації, оскільки виникає проблема відбору інформації, дійсно представляє інтерес і важливою для своєчасного прийняття ефективного управлінського рішення.
Доцільним при отриманні та обробці інформації про ситуацію прийняття рішень є підготовка аналітичного матеріалу, що відображає основні особливості та тенденції розвитку ситуації. Природно, що такий аналітичний матеріал повинен готуватися фахівцями, що володіють достатніми знаннями і досвідом в області, до якої належить ситуація прийняття рішень.
Види інформаційних технологій
При організації збору і реєстрації даних за принципом послідовних рішень можуть застосовуватися різні види інформаційної технології:
збір і реєстрація даних безпосередньо у процесі виробництва (на місцях виникнення витрат) у формі одноосібного документа і використання центральної ЕОМ для агрегування даних; обробка даних в режимі діалогу для розрахунку показників на терміналі; отримання вільного документа, використання машинозчитувальних носія інформації (наприклад, дискети) , обробка даних по виробничому відділенню на персональних комп'ютерах. Вирішення питань впровадження нових технологій вимагає комплексного, різнобічного підходу. Важливо не тільки дослідити техніко-економічні та організаційні аспекти проблеми, а й враховувати вплив впровадження нових технологій на становище працівника у виробничому процесі. Зокрема, потрібно аналіз трудових функцій працівника, його способу дії, навичок, здібностей, умов праці. Становлять велику трудність оцінити трудові та соціально-економічні фактори.
Технологія інформаційної діяльності передбачає: створення системи записів (цифрової і текстової інформації) із застосуванням засобів комп'ютерної техніки; використання форм як носіїв інформації; формування бази даних, створення пакетів прикладних програм.
Інформатизація в бізнесі Інформатизація - насичення виробництва і всіх сфер життя та діяльності усезростаючим потоками інформації. Термін інформатизація утворено як поєднання понять "інформація" і "автоматизація".
Інформація в бізнесі
Інформаційні ресурси бізнесу Перехід суспільства в постіндустріальній епосі і наукомістких технологій вводить в активний оборот інформаційні ресурси та ще більш підвищує вимоги до кваліфікації праці фахівців. Але саме інформація дає можливість раціонально розпоряджатися всіма іншими видами ресурсів. Інтенсивне використання інформації дозволяє значно знизити матеріаломісткість і енергоємність продукції. Головна проблема будь-якої економіки - подолати обмеженість ресурсів. Але наявні ресурси можна використовувати різними способами. Ключовим моментом тут є рішення про те, де і як зосередити економічні ресурси. Концентрація ресурсів в потрібний час у потрібному місці, для вирішення головного, пріоритетного напрямку - от у чому допомагає інформація при прийнятті економічного рішення.
Інформація - основа маневру підприємця з речовиною та енергією. Вона дозволяє отримати рішення, як ефективніше і економічно вигідніше організувати виробництво товарів або послуг. Знання та інформація стають стратегічними ресурсами, оскільки поряд з емпіричним знанням і повсякденним досвідом в економічну діяльність безпосередньо втягується систематизоване теоретичне знання. Воно стає безпосередньою продуктивною силою, такою ж, як, наприклад, знання, закладене в керуючі програми роботів і гнучких виробничих систем.
Підприємцю для досягнення економічних цілей потрібна опора у вигляді інформація про професійний знанні, особливості обраної сфери бізнесу. Необхідна інформація розсіяна по безлічі джерел і місць зберігання. Мета прикладної інформатики - зібрати, тематично об'єднати і обробити інформацію так, щоб прискорити доступ до інформації і представити її у вигляді, зручному для інтерпретації людиною - користувачем. Більше того, сьогодні в інформатиці немає обмежень на вид інформації, що збирається і тип носія інформації. Засоби інформатики дозволяють інтегрувати різноманітну інформацію в "одному місці" і створювати всеосяжне поле інформаційних ресурсів. А це, у свою чергу, знімає невизначеність і підвищує ймовірність отримання потрібного знання. Підприємство (принаймні, його головний офіс) можна розглядати як ефективний інформаційний центр. У ньому сходяться такі потоки інформації.
Зовнішня ділове середовище (або макросфера) - сукупність економічних і політичних суб'єктів, що діють за межами підприємства, і відносини, що складаються між ними і підприємством, його реальними і потенційними клієнтами, а також конкурентами. Згідно з оцінками експертів найбільші можливості підприємству забезпечують кваліфікація персоналу і технологічна база, а найбільша небезпека полягає в несподіваних діях з боку конкурентів зарубіжних фірм.
Внутрішня ділове середовище - це відносини в колективі, що визначають насиченість інформаційних потоків та інтенсивність комунікаційних потоків, а також знання, які закладаються і породжувані у виробництві
Підприємець згідно з сучасними оцінками в своїй діяльності відіграє три інформаційні ролі:
приймача інформації; розповсюджувача інформації; професійного представника в зовнішньому світі. Від того, як підприємець зіграє свої інформаційні ролі, організувавши професійні інформаційні потоки, в істотному ступені залежить продуктивність роботи підприємства. Але продуктивність підприємства визначається не тільки кількістю інформації, але і якістю, яке повинен правильно розуміти і оцінювати підприємець.
Інформація є одним з основних ресурсів зростання продуктивності підприємства, оскільки саме вона дозволяє:
встановлювати стратегічні цілі і завдання підприємства і використовувати можливості, що відкриваються; приймати обгрунтовані та своєчасні управлінські рішення; координувати дії розрізнених підрозділів, спрямовуючи їх зусилля на досягнення загальних поставлених цілей. Тому на будь-якому підприємстві організується і систематично ведеться робота в таких основних напрямках: виявлення проблем та визначення інформаційних потреб; відбір джерел інформації, збір інформації, обробка інформації та оцінка її повноти і значущості; аналіз інформації та виявлення тенденцій в обраних сферах; розробка прогнозів і альтернатив поведінки підприємства; оцінка альтернатив різних дій, вибір стратегії і прийняття керуючих рішень для реалізації стратегічних планів. Інформаційне збагачення сучасного бізнесу - його найбільш характерна риса. Виграє той, хто ефективніше збирає, обробляє та використовує інформацію про відкриваються можливості.
Кількість і якість інформації В економіці виникають, розповсюджуються і розвиваються три основних інформаційних потоку:
інформація, яка існує у вигляді уречевлених знань у наукомісткої продукції.; інформація, що відбиває людські професійні знання, частково фіксуються у вигляді винаходів, патентів, ліцензій, але головним чином у вигляді виробничих навичок і прийомів.; інформація з мистецтва, методам і технології практичного вирішення завдань управління сучасним виробництвом, з питань завоювання ринків збуту при виробництві навіть високоякісної продукції. Всі ці потоки інформації містяться в результаті інтелектуальної складової праці найбільш кваліфікованої і творчої частини працюючих. Особливістю і найважливішою рисою сучасності є те, що свій внесок в інформаційну складову вносять всі професійні групи працюючих - від робітників до керуючих вищих рангів. Розрив будь-якої ланки в ланцюзі виробничих відносин виробників призводить до втрати інформації і, як наслідок, до погіршення якості продукції.
Філософи визначають знання як перевірений практикою досвід пізнання навколишнього світу, відображення дійсності в мисленні людини. Знання - те, що належить людині.
"Інформація, за визначенням М. Вінера, - це позначення змісту, отриманого з зовнішнього світу в процесі нашого пристосування до нього і пристосування до нього наших почуттів. Процес отримання та використання інформації є процесом нашого пристосування до випадковостей зовнішнього середовища і нашої життєдіяльності в цьому середовищі ".
Інформація - це знання для інших, відчужені від їх первісного живого носія (генератора) і стали повідомленнями (в тій чи іншій мірі переробленими). До них належать знання, сконцентровані в статтях, книгах, патентних описах, усних повідомленнях, в управлінських документах, проектної документації, моделях, алгоритмах, програмах і т.д. Практично кожен підприємець має свій стиль управління, тому успішно функціонує знання в одному місці може виявитися непридатним в іншому. Це ж відноситься до феномену інтернаціоналізації знань: інтернаціонально тільки загальнонаукове знання.
На основі синтезу багатьох підходів можна дати наступне визначення терміну "інформації", що враховує, в тому числі його сучасне правове звучання: інформація - це відчужене знання, записане на певному мовою у вигляді знаків на матеріальний носій, доступне для відтворення без участі автора і передане в канали суспільної комунікації.
Кількість інформації. З буденної точки зору кількість інформації мало пов'язане з тривалістю мови або обсягом тексту. Інформаційне повідомлення приймається і інтерпретується залежно від контексту. Однак число знаків алфавіту або число сторінок тексту прийнято як еталон кількості інформації, наприклад в поліграфії.
У технічних інформаційних системах кожен новий сигнал вимагає ресурсів для свого відображення. Тому довжина повідомлень є міра кількості інформації, щоб виміряти інформаційний сигнал, слід вибрати цей еталон. Він обгрунтований прагненням звести весь алфавіт технічної мови до двох знаків: крапка, тире; закрито, відкрито, червоний, зелений; так, ні; "1" і "0". Щоб закодувати букви, цифри та інші символи, потрібні послідовності "1" і "0", звані двійковими числами. У вигляді еталону інформації в технічних системах використовуються восьмирозрядних двійкові числа, звані байтами. І вводиться просте правило вимірювання кількості інформації - кількість байтів для представлення тексту дорівнює числу знаків природної мови цього тексту.
Одна одиниця інформації - байт - складається з восьми двійкових одиниць, інакше званих бітами. Тому практично в технічних інформаційних системах використовуються два рівноправних еталона кількості інформації - біт і байт.
Якість інформації. Цей показник є важливим, але неоднозначним. Одна і та ж інформація має різні значення (цінність) для одного і того ж людини, але в різний час або для декількох людей. Взагалі інформація з часом не зберігає, як правило, свою цінність, хоча є знання як би постійної значущості (наприклад, фундаментальні закони природи, дні народження ...).
Прийнято три підходи (критерію) до оцінки якості інформації: по зниженню стану невизначеності, по досягненню мети і по збільшенню тезауруса.
Статистична теорія інформація виходить з того, що інформація приймається як міра зменшення невизначеності після отримання повідомлення. Отже, отримання повідомлення еквівалентно одержанню додаткового знання, яке змінює раніше створену картину. Очевидно, що чим менш імовірна апріорна інформація про суть отриманого повідомлення, тим більші зміни вона викличе. Тут важливо зазначити, що передана інформація - повідомлення має бути передана в коді, який розуміється приймаючою стороною. Знання коду дозволить правильно прийняти та інтерпретувати інформацію навіть при деякому спотворенні інформації в каналі зв'язку.
Для систем з ясно вираженою метою цінність інформації можна виразити через приріст ймовірності досягнення мети. Прагматична цінність інформації в економічних системах виключно висока: для збільшення продуктивності економічної системи в k раз необхідно розширити пропускну здатність каналів і обсяг створюваних, що передаються та оброблюваних повідомлень приблизно в k + k разів.
Повідомлення є формою передачі знання - упорядкованого відображення об'єктів і процесів у поняттях, судженнях і образах понять. Щоб сприйняти і засвоїти повідомлення, необхідно мати певний запас знань, який з системі представляється у вигляді тезауруса - систематизованого словника понять з зазначенням смислових зв'язків між ними. Отримане повідомлення зіставляється з тезаурусного, після чого:
a) При повному розбіжності - не розуміється;
b) При повному збігу - нічого до нього не додається і не розглядається як інформативне;
c) При частковому збігу - збагачує тезаурус, додаючи нові поняття і зв'язку.
Отже, під цінністю інформації розуміється міра розширення, розвитку тезауруса сприймають стороною при прийомі та інтерпретації повідомлення.
Виділяючи із загального потоку актуально корисну інформацію, що сприяє прийняттю рішень і досягнення поставлених цілей, за допомогою когнітивного (смислового) фільтра фахівця, що оцінює інформацію, підприємець встановлює межі можливостей щодо реалізації своєї підприємницької ідеї.
Сьогодні на додаток до високої продуктивності машин електронне поширення знань забезпечує найвищу гнучкість, програмну перестраіваемость виробництва, можливість ефективного виготовлення малих серій і оперативного виконання складних індивідуальних замовлень.
Бази даних На підприємствах в комп'ютерному вигляді накопичується і зберігається інформація про проекти, що виконуються даним підприємством; про деталі, блоках, вузлах, компонентах, що використовуються в проектах; про постачальників і складах, де розміщуються деталі; про службовців і відділах, які є виконавцями проектів. У таких базах даних можуть бути записані будь-які інформаційні масиви, і за аналогією бази даних можна вважати електронними бібліотеками. Такі електронні бібліотеки забезпечують абсолютно нові інформаційні можливості: можливості вибирати факти і фрагменти тексту, а не книги (журнали) цілком. У машині немає "полиць", тому можливо прямо заглянути всередину книги і вивести на екран дисплея (монітора) тільки ту частину книги, яка цікава користувачеві.
Експертні системи Важливим кроком у розвитку інформаційних систем є побудова експертних систем. Експертна система повинна задавати питання користувачеві, робити оцінку ситуації та отримувати рішення, яке надається в будь-якому вигляді користувачеві. Крім того, від експертної системи можуть знадобитися демонстрація способу, яким отримано рішення, і його обгрунтування.
Експертна система моделює розумовий процес людини-експерта, який є фахівцем з вирішення певного типу проблем. За допомогою експертних систем розв'язуються задачі, що відносяться до класу формалізованих, слабоструктурованих завдань. Алгоритмізованого вирішення таких завдань або не існує в силу неповноти, невизначеності, неточності, розпливчастості розглянутих ситуацій і знань про них, або ж такі рішення неприйнятні на практиці через складність дозвільних алгоритмів. Основна різниця між інформаційно-пошукової та експертної системами полягає в тому, що перша здійснює пошук наявної в ній інформації по заданій темі, а друга - логічну переробку інформації з метою отримання нової інформації, яка в явному вигляді в неї не вводилася. При цьому на основі бази знань машини автоматично визначаються не тільки факти, як в базі даних, але генеруються нові знання шляхом логічного висновку. Експертні системи здатні в складних ситуаціях дати кваліфіковану консультацію (рада, підказку, орієнтацію). Допомагає підприємцю або спеціалісту прийняти обгрунтоване рішення.
Експертна система може створюватися для будь-якого конкретного користувача, і тоді при її створенні враховуються специфічні вимоги замовника, його смак і нахили. До таких систем можна віднести різні автоматизовані робочі місця.
Структурно-експертні системи містять підсистеми логічного висновку, бази знань та інтелектуальних інтерфейс - програми "спілкування" з машиною. Бази знань - це зведення емпіричних правил істинності висновків (висловлювань) по даній темі (проблемі); бази емпіричних даних і опису проблем, а також варіантів їх рішень.
Підготовка прийняття рішення в управлінських АІС Сучасні підприємства вимагають все більшої оперативності. У період швидких змін на ринку, більш короткого циклу обігу продукції і послуг, мінливості споживчого попиту важлива фундаментальність інформаційної бази для прийняття рішень і контролю за їх виконанням. Традиційні паперові носії інформації служать явним бар'єром на шляху впровадження передових технологій управління. У зв'язку з цим використання сучасних методів збору, обробки. Зберігання та подання інформації для управлінських рішень є одним з найважливіших важелів розвитку бізнесу.
Роль управлінських рішень Управлінські рішення на підприємстві охоплює всі сторони його діяльності: підготовку виробництва, власне виробництво, збут, роботу з персоналом, фінанси та ін Основне завдання управління - координація діяльності підрозділів для найбільш ефективного їх використання за рішенням стратегічних, тактичних і поточних завдань підприємства .
З інформаційної точки зору стрижнем є система підготовки прийняття рішень (СППР), хоча архітектурно - це надбудова над оперативними інформаційними системами, використовуваними на підприємстві. Мета розробки та впровадження СППР - інформаційна підтримка оперативних можливостей і комфортних умов для вищого керівництва та провідних фахівців для прийняття обгрунтованих рішень, відповідних місії підприємства, а також його стратегічним і тактичним цілям. Основою такої системи є:
доставка статистичних даних та інформацією аналітичного і зведеного як з внутрішніх, так і з зовнішніх джерел для економічних і фінансових оцінок, зіставлення планів, розробка моделей і складання прогнозів у бізнесі; формування та експлуатація у взаємодії з керівництвом відповідної системи інформаційних, фінансових, математичних і евристичних моделей економічних і фінансових процесів. Концептуальне рішення поставленої проблеми має базуватися на забезпеченні доступу до даних і інформації та формуванні адаптивної системи моделей бізнесу. При цьому необхідно забезпечити:
доступ до даних внутрішніх та зовнішніх джерел інформації, які використовують серійно випускаються бази даних; управління даними та інформації в різнорідних (многоплатформная) комплексах, що дозволяє забезпечити їх відкритість (локалізації, мобільність і інтераперабельность); зберігання даних та інформації в уніфікованих форматах, придатних для подальшого аналізу, синтезу і представлення, включаючи моделі "що, якщо?"; аналіз і синтез фінансової та економічної інформації, моделювання станів, процесів і умов; подання інформації у вигляді діаграм, графіків географічних карт у формі, інтуїтивно зрозумілому і зручному керівництву для вироблення рішень . Таким чином, метою створення системи є забезпечення методичної та інформаційної підтримки підготовки прийняття рішень з ключових фінансово-економічних питань вищим керівництвом і менеджерами середньої ланки підприємства на основі оперативного стратегічного аналізу і прогнозу фінансових та економічних показників. Це передбачає постійне проведення прогнозування, моніторингу, аналізу та коригування діяльності підприємства і його підрозділів, що надаються продуктів і послуг, що обслуговуються клієнтів, стану ринків та умов конкуренції на них.
Інформаційна підтримка управлінської діяльності
Одним з основних відмінностей аналітичної від оперативної обробки даних є не стільки великий обсяг оброблюваних даних, скільки необхідність підтримувати обробку довільних, заздалегідь не регламентованих запитів з різних джерел інформації.
Попередня класифікація джерел інформації. Інформаційне, програмне і технічне забезпечення покликані систематизувати як внутрішні, так і зовнішні джерела інформації. Серед внутрішніх джерел інформації можуть виступати:
транзакційні системи, призначені для операційної роботи, в тому числі з клієнтами, включаючи клієнтів філій та представництв; система внутрішньофірмового електронного документообігу; документи з електронних сховищ; документи на паперових носіях. До зовнішніх джерел інформації належать:
інформаційні агентства, які постачають дані, як в електронному вигляді, так і на паперових носіях; законодавчі і регулюючі органи; клієнти та партнери підприємства, що представляють дані в електронному вигляді та на паперових носіях. При формуванні інформаційних сховищ слід попередньо зробити обстеження потенційно цікавих внутрішніх і зовнішніх джерел інформації, оцінити потенційний обсяг і зміст переносите в інформаційне сховище відомостей, вимог до структуризації інформації та можливості її підтримки.
Доставка інформації. Доставка інформації із зовнішніх і внутрішніх джерел може здійснюватися по виділених каналах, з глобальних електронних мереж комерційного або загального призначення, з корпоративних і локальних комп'ютерних мереж. Для роботи з паперовими документами відпрацьовуються технології формування електронних копій в межах електронного архіву. Передбачаються методи аналізу неструктурованою і слабо структурованої інформації, включаючи її пошук і доставку по запитам користувача.
При розподіленій архітектурі підприємства і його інформаційних ресурсів повинна передбачатися можливість отримання інформації з різних територіально розрізнених джерел.
Управління інформацією. Вихідні дані, що надходять у систему з різних джерел, як правило, фільтрується. Зокрема, можуть здійснюватися наступні етапи перетворення:
перевірка коректності (внутрішня несуперечність даних, безпека внесення даного запису для системи в цілому); реформатірованіе (приведення до спільного формату у відповідність до принципу інтегрованості даних та інформації); фільтрація та його узагальнення даних; виключення дубльованих даних; датування даних (обов'язкове внесення мітки даних у Відповідно до принципу історичності). Доцільно передбачати можливість опису різних структур даних (створення та ведення метабази) як адміністратором системи, так і кінцевим користувачем, причому структура даних, видима з місця кінцевого користувача повинна бути настроюватись як під певний тип користувача, так і під конкретну вирішуване завдання.
Зберігання інформації. Інформаційне сховище має бути з урахуванням предметної орієнтації даних, історичності, інтегрованості і незмінність у часі. Дані в інформаційному сховищі структуровані за рахунок використання метаданих в залежності від рівня агрегування.
Для економії часу користувача забезпечується багаторівневе зберігання інформації. При цьому зберігаються як деякі детальні, так і агреговані дані. Зважаючи на складність багаторівневої структури інформаційного сховища необхідно підтримувати його цілісність, тобто відповідність даних вищерозташованих рівнів нижележащим, а також детальних даних - даним оперативним і інших зовнішніх систем.
Аналіз інформації. Як відомо, мало зібрати інформацію і організувати її зберігання, важливо вміти користуватися нею. Історія вчить, що на базі однієї і тієї ж інформації можуть робитися різні, не виключено, що й протилежні, висновки.
Основними потенційними користувачами інформаційних сховищ є середня та вища ланка управління, системні аналітики. Найчастіше це неординарно мислячі люди, багато з яких досить ерудованість у галузі комп'ютерних технологій сучасних аналітичних методів. Тільки невелика частина їх аналітичних потреб може бути попередньо сформульована, регламентована і документована. Тому особливе місце в їх роботі відводиться питань аналізу, в тому числі математичної підтримки підготовки прийняття рішень.
Сучасні інформаційні системи підтримують інтерпретацію інформації як сукупності бізнес-об'єктів. Це надзвичайно зручно для непрофесійних користувачів ЕОМ, тому що подібні засоби дозволяють аналітику, тим більше менеджеру сприймати модель даних у вигляді списку знайомих і природних для нього об'єктів, таких, як "клієнти", "договори", "оплата праці" і ін
У той же час більш кваліфікований користувач має можливість, описавши за допомогою вбудованого механізму формування запитів нові функції і подання, зберегти їх для використання колегами.
Особливо слід відзначити, що аналітиків цікавлять не тільки і, можливо, не стільки одномірні (одноаспектние) запити, скільки складні запити з декількома аспектами аналізу і множинними зв'язками. Наприклад, у запиті можуть бути накладені обмеження на часовий період, перелік продуктів та послуг, що піддаються аналізу, регіональні обмеження і т.п. Незважаючи на те, що подібні запити можуть бути описані заздалегідь, робити це не завжди зручно через непередбачуваність і множинності запитів. Крім того, аналіз тільки починається, але ніяк не закінчується констатацією і фіксацією фактів, що відбувалися в минулому. Найбільш цікавим ефектом від аналітичних інструментів є прогноз на майбутнє та наявність механізмів моделювання за схемою "що буде, якщо".
Саме на ці можливості і зорієнтовані багато програмні продукти, що з'явилися, на ринку останнім часом.
Подання інформації. Представлення інформації - один з найбільш істотних факторів всієї концепції: як відомо, "зустрічають по одягу". Вище керівництво підприємства часто бачить тільки цей компонент інформаційних систем. Тому успіх СППР багато в чому пов'язаний не лише зі змістом, але й з можливостями образотворчого ряду для представлення результатів аналізу і моделювання.
До інтерфейсу СППР пред'являються підвищені вимоги, у тому числі:
організація користувальницького інтерфейсу за дворівневої схемою: робота в автоматичному й інтерактивно-дослідних режимах; повністю російськомовне середовище роботи кінцевого користувача; дружній графічний (віконний) призначений для користувача інтерфейс; наявність легкодоступної багаторівневої системи допомоги та навчання для кожного користувача вікна і по кожному структурному елементу, в тому числі за функціональною ознакою; широке застосування графічної інтерпретації вихідних даних і результатів обробки; застосування великої кількості різнотипних двомірних і тривимірних графоаналітичний об'єктів та спеціалізованої аналітичної графіки, а також геоінформаційних систем; надання користувачу можливості налаштування екранних форм і елементів графічного інтерфейсу; інтегрованість з додатками оперативних систем на рівні користувача інтерфейсу; застосування в програмах захисної системи від несанкціонованих і неправильних дій користувача; підвищені заходи безпеки, обов'язкового використання регламентованого доступу та системи паролів; переносимість об'єктів користувальницького інтерфейсу. Особливе значення має легкодоступність системи допомоги та навчання можливостям і послідовністю роботи з СППР, у тому числі потенційне використання гіпертексту для зазначених можливостей. Наступним чинником, що впливає на осмислення ситуації особою, яка приймає рішення, є гнучке і настроюється використання інтерфейсу.
Висновок На підставі всього, сказаного вище можна зробити такий висновок: поставлена проблема, тобто забезпечення процесу прийняття рішення інформацією, яка відповідає всім вимогам - цілком вирішувана. В даний час ця проблема вирішується за допомогою використання сучасної електронно-обчислювальної техніки, створення різних баз даних, експертних систем і систем підготовки прийняття рішень. Принципи створення, функції та принципи роботи цих систем описані в роботі. Подібні способи дозволяють досить просто, а головне швидко збирати, обробляти і аналізувати існуючу інформацію. Вони також дозволяють істотно полегшити процес прийняття рішень для керівників усіх рівнів. Впровадження описаних вище систем вимагає досить великих вкладень, але вони, безсумнівно, з лишком окупаються. Адже, як кажуть, хто володіє інформацією, той володіє ситуацією, хто володіє ситуацією, той володіє всім.
Поряд з усіма перевагами дане рішення проблеми має і свої недоліки. Одним з таких недоліків є необхідність отримання нових знань керівниками для того, щоб використовувати запропоновані засоби найбільш ефективно, що вимагає досить таки багато часу. З іншого боку повна автоматизація процесу прийняття рішень породжує багато проблем соціального плану, зокрема це призводить до скорочення часу, який витрачається на спілкування з іншими людьми. А це, з точки зору психології, погано впливає на психологічний стан людини і знижує його бажання працювати в такому режимі, і, отже, до зменшення ефективності роботи. Але це вже інша проблема, вирішення якої не є завданням цієї роботи.
Список використаної літератури: 1. Герчикова І.М. Менеджмент. Підручник - М.: Контакт, - 1994
2. Інформатизація систем управління та прийняття рішень у бізнесі: соціальний та методологічний аспекти. М.: 1994
3. Литвак Б.Г. Управлінські рішення
4. Кармінський А.М., Нестеров П.В. Інформатизація бізнесу. - М.: Фінанси і статистика, 1997
5. Ойхман Є.Г., Попов Е.В. Реінжиніринг бізнесу: реінжиніринг організації та інформаційні технології. - М.: Фінанси і статистика, 1997
Прийняття рішень та інформація
Зміст і стадії процесу прийняття рішень
Інформаційне забезпечення менеджменту
Зміст і вимоги, що пред'являються до інформації
Види інформаційних технологій
Інформатизація в бізнесі
Інформація в бізнесі
Інформаційні ресурси бізнесу
Кількість і якість інформації
Бази даних
Експертні системи
Підготовка прийняття рішення в управлінських АІС
Роль управлінських рішень
Інформаційна підтримка управлінської діяльності
Висновок
Список використаної літератури:
Введення В даний час, індустріальний труд все більше витісняється працею конторським, офісним. У США в 1920 році в офісах працювали 15% зайнятих, у 1980 році - 50%, а в 1990 вже понад 60%. І всі працівники офісу залежать від інформаційного продукту як вихідного матеріалу і результату їхньої діяльності. Соціальні опитування показують, що службовці і менеджери висловлюють невдоволення своєю низькою продуктивністю, обумовленою високою часткою рутини в їх робочий час. Дійсно, близько половини його йде на допоміжну діяльність - очікування ділових зустрічей, розмови по телефону і т.п., близько чверті - на роботу з документами, і тільки незначна частина - менше 10% - на аналіз і планування подальшої діяльності. Багато працівників, випробувавши всі відомі їм управлінські прийоми оптимального розподілу робочого часу, не добилися успіху. Причина цього полягає не в порядку використання робочого часу, а в недосконалості і неточності традиційних засобів обробки і передачі інформації. І допомогти тут можуть тільки сучасні інформаційні технології.
Для прийняття будь-якого рішення потрібна інформація, притому чим складніше рішення, тим більше об'єм необхідної інформації. До того ж інформація повинна відповідати певним вимогам. Бути повною, достовірною і своєчасною.
Формулювання проблеми. На підставі вищесказаного проблему можна сформулювати так: необхідність забезпечення (підтримки) прийняття рішень інформацією, яка належним чином відібрана, узагальнена, систематизована і проаналізована, тобто придатна для прийняття правильного і обгрунтованого рішення в кожній конкретній ситуації. Ще однією проблемою є своєчасність інформації.
У зв'язку з цим можна поставити таку мету даної курсової роботи: визначити способи найбільш ефективного збору, систематизації і аналізу інформації, необхідної для прийняття управлінських рішень. А також знаходження можливості швидкого отримання потрібної інформації ОПР.
Однією із завдань даної роботи є детальна розробка конкретних методів вирішення поставленої мети. З'ясування достоїнств і недоліків існуючих методів вирішення подібних проблем і знаходження можливих шляхів їх вдосконалення.
Прийняття рішень і інформація Зміст і стадії процесу прийняття рішень Управлінські рішення - це результат конкретної управлінської діяльності менеджера. Прийняття рішень є основою управління. Вироблення і прийняття рішень - це творчий процес у діяльності керівника будь-якого рівня, що включає:
вироблення і постановку цілі; вивчення проблеми на основі отриманої інформації; вибір і обгрунтування критеріїв ефективності (результативності) і можливих наслідків прийнятого рішення; обговорення з фахівцями різних варіантів рішення проблеми (задачі); вибір і формулювання оптимального рішення; прийняття рішень; Конкретизація рішення для його виконавців. Технологія менеджменту розглядає прийняття управлінських рішень як процес, що складається з трьох стадій: підготовка рішення, ухвалення рішення, реалізація рішення.
На стадії підготовки управлінських рішень проводиться економічний аналіз ситуації на мікро-і макро рівні, що включає пошук, збір та обробку інформації, а також виявляються і формулюються проблеми, які потребують вирішення.
На стадії ухвалення рішення здійснюється розробка й оцінка альтернативних рішень і курсів дій, проведених на основі різноманітних розрахунків; добір критеріїв вибору оптимального рішення; вибір і ухвалення найкращого рішення.
На стадії реалізації рішення приймаються заходи для конкретизації рішення і доведення його до виконавців, здійснюються контроль за ходом його виконання; вносяться необхідні корективи і дається оцінка отриманого результату від виконання рішення. Кожне управлінське рішення має свій конкретний результат, тому метою управлінської діяльності є знаходження таких форм, методів, засобів та інструментів, які могли б сприяти досягненню оптимального результату в конкретних умовах і обставинах.
Управлінські рішення можуть бути обгрунтованим, прийнятими на основі економічного аналізу та багатоваріантного розрахунку, і інтуїтивними, які, хоча і заощаджують час, але містять у собі імовірність помилок і невизначеність.
Прийняті рішення повинні грунтуватися на достовірній, поточній і прогнозованій інформації, аналізі усіх факторів, що впливають на рішення, з урахуванням передбачення його можливих наслідків.
Керівники зобов'язані постійно і всебічно вивчати інформацію, що надходить для підготовки та прийняття на її основі управлінських рішень, які необхідно погоджувати на всіх рівнях внутріфірмової ієрархічної піраміди управління.
Кількість інформації, яку необхідно переробити для вироблення ефективних управлінських рішень, настільки велике, що воно давно перевищила людські можливості. Саме труднощі управління сучасним виробництвом зумовили широке використання електронно-обчислювальної техніки, розробку АСУ, що зажадало створення нового математичного апарату та економічно-математичних методів.
Інформаційне забезпечення менеджменту Зміст і вимоги, що пред'являються до інформації Інформація (від лат. Informatio - роз'яснення, виклад) - відчужене знання, виражене певною мовою у вигляді знаків алфавіту, записане на матеріальний носій, доступне для відтворення без участі автора та передане в канали суспільного комунікації (оприлюднені).
У сучасних умовах важливою областю стало інформаційне забезпечення, яке полягає в зборі та переробці інформації, необхідної для прийняття обгрунтованих управлінських рішень. Передача інформації про стан і діяльність фірми на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами фірми здійснюється на базі сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.
У діяльності великих фірм, особливо мають безліч філій в далеко віддалених місцях, передача інформації є неодмінним і першорядним фактором нормального функціонування фірми. При цьому особливе значення набуває забезпечення оперативності та достовірності відомостей. Для багатьох фірм внутрішньофірмова система інформації вирішує завдання організації технологічного процесу і носить виробничий характер. Тут інформація відіграє важливу роль у наданні відомостей для прийняття управлінських рішень і є одним з факторів, що забезпечують зниження витрат виробництва і підвищення його ефективності. Особливу роль відіграє прогнозування ринкових процесів. Важливе значення має інформація про виникнення в ході виробництва відхилень від планових показників, необхідних прийнятими оперативними рішеннями.
Інформація є основою для підготовки відповідних доповідей, звітів, пропозицій для вироблення і прийняття управлінських рішень.
Зміст кожної конкретної інформації визначається потребами управлінських ланок і вироблюваних управлінських рішень. До інформації пред'являються певні вимоги:
стислість, чіткість формулювань, своєчасність надходження; задоволення потреб конкретних керуючих; точність і достовірність, правильний відбір первинних відомостей, оптимальність систематизації та безперервність збору і обробки інформації. Для адекватного уявлення ситуації, як правило, використовуються не тільки кількісні дані, але і дані якісного характеру. Це забезпечується за допомогою широко використовуються у процесах прийняття рішень експертних технологій.
Отримана інформація про ситуацію прийняття рішень повинна бути достовірною і достатньо повною. Недостовірна або недостатньо повна інформація може призводити до прийняття помилкових і неефективних рішень. Однак не менші труднощі виникають і при наявності надлишкової інформації, оскільки виникає проблема відбору інформації, дійсно представляє інтерес і важливою для своєчасного прийняття ефективного управлінського рішення.
Доцільним при отриманні та обробці інформації про ситуацію прийняття рішень є підготовка аналітичного матеріалу, що відображає основні особливості та тенденції розвитку ситуації. Природно, що такий аналітичний матеріал повинен готуватися фахівцями, що володіють достатніми знаннями і досвідом в області, до якої належить ситуація прийняття рішень.
Види інформаційних технологій
При організації збору і реєстрації даних за принципом послідовних рішень можуть застосовуватися різні види інформаційної технології:
збір і реєстрація даних безпосередньо у процесі виробництва (на місцях виникнення витрат) у формі одноосібного документа і використання центральної ЕОМ для агрегування даних; обробка даних в режимі діалогу для розрахунку показників на терміналі; отримання вільного документа, використання машинозчитувальних носія інформації (наприклад, дискети) , обробка даних по виробничому відділенню на персональних комп'ютерах. Вирішення питань впровадження нових технологій вимагає комплексного, різнобічного підходу. Важливо не тільки дослідити техніко-економічні та організаційні аспекти проблеми, а й враховувати вплив впровадження нових технологій на становище працівника у виробничому процесі. Зокрема, потрібно аналіз трудових функцій працівника, його способу дії, навичок, здібностей, умов праці. Становлять велику трудність оцінити трудові та соціально-економічні фактори.
Технологія інформаційної діяльності передбачає: створення системи записів (цифрової і текстової інформації) із застосуванням засобів комп'ютерної техніки; використання форм як носіїв інформації; формування бази даних, створення пакетів прикладних програм.
Інформатизація в бізнесі Інформатизація - насичення виробництва і всіх сфер життя та діяльності усезростаючим потоками інформації. Термін інформатизація утворено як поєднання понять "інформація" і "автоматизація".
Інформація в бізнесі
Інформаційні ресурси бізнесу Перехід суспільства в постіндустріальній епосі і наукомістких технологій вводить в активний оборот інформаційні ресурси та ще більш підвищує вимоги до кваліфікації праці фахівців. Але саме інформація дає можливість раціонально розпоряджатися всіма іншими видами ресурсів. Інтенсивне використання інформації дозволяє значно знизити матеріаломісткість і енергоємність продукції. Головна проблема будь-якої економіки - подолати обмеженість ресурсів. Але наявні ресурси можна використовувати різними способами. Ключовим моментом тут є рішення про те, де і як зосередити економічні ресурси. Концентрація ресурсів в потрібний час у потрібному місці, для вирішення головного, пріоритетного напрямку - от у чому допомагає інформація при прийнятті економічного рішення.
Інформація - основа маневру підприємця з речовиною та енергією. Вона дозволяє отримати рішення, як ефективніше і економічно вигідніше організувати виробництво товарів або послуг. Знання та інформація стають стратегічними ресурсами, оскільки поряд з емпіричним знанням і повсякденним досвідом в економічну діяльність безпосередньо втягується систематизоване теоретичне знання. Воно стає безпосередньою продуктивною силою, такою ж, як, наприклад, знання, закладене в керуючі програми роботів і гнучких виробничих систем.
Підприємцю для досягнення економічних цілей потрібна опора у вигляді інформація про професійний знанні, особливості обраної сфери бізнесу. Необхідна інформація розсіяна по безлічі джерел і місць зберігання. Мета прикладної інформатики - зібрати, тематично об'єднати і обробити інформацію так, щоб прискорити доступ до інформації і представити її у вигляді, зручному для інтерпретації людиною - користувачем. Більше того, сьогодні в інформатиці немає обмежень на вид інформації, що збирається і тип носія інформації. Засоби інформатики дозволяють інтегрувати різноманітну інформацію в "одному місці" і створювати всеосяжне поле інформаційних ресурсів. А це, у свою чергу, знімає невизначеність і підвищує ймовірність отримання потрібного знання. Підприємство (принаймні, його головний офіс) можна розглядати як ефективний інформаційний центр. У ньому сходяться такі потоки інформації.
Зовнішня ділове середовище (або макросфера) - сукупність економічних і політичних суб'єктів, що діють за межами підприємства, і відносини, що складаються між ними і підприємством, його реальними і потенційними клієнтами, а також конкурентами. Згідно з оцінками експертів найбільші можливості підприємству забезпечують кваліфікація персоналу і технологічна база, а найбільша небезпека полягає в несподіваних діях з боку конкурентів зарубіжних фірм.
Внутрішня ділове середовище - це відносини в колективі, що визначають насиченість інформаційних потоків та інтенсивність комунікаційних потоків, а також знання, які закладаються і породжувані у виробництві
Підприємець згідно з сучасними оцінками в своїй діяльності відіграє три інформаційні ролі:
приймача інформації; розповсюджувача інформації; професійного представника в зовнішньому світі. Від того, як підприємець зіграє свої інформаційні ролі, організувавши професійні інформаційні потоки, в істотному ступені залежить продуктивність роботи підприємства. Але продуктивність підприємства визначається не тільки кількістю інформації, але і якістю, яке повинен правильно розуміти і оцінювати підприємець.
Інформація є одним з основних ресурсів зростання продуктивності підприємства, оскільки саме вона дозволяє:
встановлювати стратегічні цілі і завдання підприємства і використовувати можливості, що відкриваються; приймати обгрунтовані та своєчасні управлінські рішення; координувати дії розрізнених підрозділів, спрямовуючи їх зусилля на досягнення загальних поставлених цілей. Тому на будь-якому підприємстві організується і систематично ведеться робота в таких основних напрямках: виявлення проблем та визначення інформаційних потреб; відбір джерел інформації, збір інформації, обробка інформації та оцінка її повноти і значущості; аналіз інформації та виявлення тенденцій в обраних сферах; розробка прогнозів і альтернатив поведінки підприємства; оцінка альтернатив різних дій, вибір стратегії і прийняття керуючих рішень для реалізації стратегічних планів. Інформаційне збагачення сучасного бізнесу - його найбільш характерна риса. Виграє той, хто ефективніше збирає, обробляє та використовує інформацію про відкриваються можливості.
Кількість і якість інформації В економіці виникають, розповсюджуються і розвиваються три основних інформаційних потоку:
інформація, яка існує у вигляді уречевлених знань у наукомісткої продукції.; інформація, що відбиває людські професійні знання, частково фіксуються у вигляді винаходів, патентів, ліцензій, але головним чином у вигляді виробничих навичок і прийомів.; інформація з мистецтва, методам і технології практичного вирішення завдань управління сучасним виробництвом, з питань завоювання ринків збуту при виробництві навіть високоякісної продукції. Всі ці потоки інформації містяться в результаті інтелектуальної складової праці найбільш кваліфікованої і творчої частини працюючих. Особливістю і найважливішою рисою сучасності є те, що свій внесок в інформаційну складову вносять всі професійні групи працюючих - від робітників до керуючих вищих рангів. Розрив будь-якої ланки в ланцюзі виробничих відносин виробників призводить до втрати інформації і, як наслідок, до погіршення якості продукції.
Філософи визначають знання як перевірений практикою досвід пізнання навколишнього світу, відображення дійсності в мисленні людини. Знання - те, що належить людині.
"Інформація, за визначенням М. Вінера, - це позначення змісту, отриманого з зовнішнього світу в процесі нашого пристосування до нього і пристосування до нього наших почуттів. Процес отримання та використання інформації є процесом нашого пристосування до випадковостей зовнішнього середовища і нашої життєдіяльності в цьому середовищі ".
Інформація - це знання для інших, відчужені від їх первісного живого носія (генератора) і стали повідомленнями (в тій чи іншій мірі переробленими). До них належать знання, сконцентровані в статтях, книгах, патентних описах, усних повідомленнях, в управлінських документах, проектної документації, моделях, алгоритмах, програмах і т.д. Практично кожен підприємець має свій стиль управління, тому успішно функціонує знання в одному місці може виявитися непридатним в іншому. Це ж відноситься до феномену інтернаціоналізації знань: інтернаціонально тільки загальнонаукове знання.
На основі синтезу багатьох підходів можна дати наступне визначення терміну "інформації", що враховує, в тому числі його сучасне правове звучання: інформація - це відчужене знання, записане на певному мовою у вигляді знаків на матеріальний носій, доступне для відтворення без участі автора і передане в канали суспільної комунікації.
Кількість інформації. З буденної точки зору кількість інформації мало пов'язане з тривалістю мови або обсягом тексту. Інформаційне повідомлення приймається і інтерпретується залежно від контексту. Однак число знаків алфавіту або число сторінок тексту прийнято як еталон кількості інформації, наприклад в поліграфії.
У технічних інформаційних системах кожен новий сигнал вимагає ресурсів для свого відображення. Тому довжина повідомлень є міра кількості інформації, щоб виміряти інформаційний сигнал, слід вибрати цей еталон. Він обгрунтований прагненням звести весь алфавіт технічної мови до двох знаків: крапка, тире; закрито, відкрито, червоний, зелений; так, ні; "1" і "0". Щоб закодувати букви, цифри та інші символи, потрібні послідовності "1" і "0", звані двійковими числами. У вигляді еталону інформації в технічних системах використовуються восьмирозрядних двійкові числа, звані байтами. І вводиться просте правило вимірювання кількості інформації - кількість байтів для представлення тексту дорівнює числу знаків природної мови цього тексту.
Одна одиниця інформації - байт - складається з восьми двійкових одиниць, інакше званих бітами. Тому практично в технічних інформаційних системах використовуються два рівноправних еталона кількості інформації - біт і байт.
Якість інформації. Цей показник є важливим, але неоднозначним. Одна і та ж інформація має різні значення (цінність) для одного і того ж людини, але в різний час або для декількох людей. Взагалі інформація з часом не зберігає, як правило, свою цінність, хоча є знання як би постійної значущості (наприклад, фундаментальні закони природи, дні народження ...).
Прийнято три підходи (критерію) до оцінки якості інформації: по зниженню стану невизначеності, по досягненню мети і по збільшенню тезауруса.
Статистична теорія інформація виходить з того, що інформація приймається як міра зменшення невизначеності після отримання повідомлення. Отже, отримання повідомлення еквівалентно одержанню додаткового знання, яке змінює раніше створену картину. Очевидно, що чим менш імовірна апріорна інформація про суть отриманого повідомлення, тим більші зміни вона викличе. Тут важливо зазначити, що передана інформація - повідомлення має бути передана в коді, який розуміється приймаючою стороною. Знання коду дозволить правильно прийняти та інтерпретувати інформацію навіть при деякому спотворенні інформації в каналі зв'язку.
Для систем з ясно вираженою метою цінність інформації можна виразити через приріст ймовірності досягнення мети. Прагматична цінність інформації в економічних системах виключно висока: для збільшення продуктивності економічної системи в k раз необхідно розширити пропускну здатність каналів і обсяг створюваних, що передаються та оброблюваних повідомлень приблизно в k + k разів.
Повідомлення є формою передачі знання - упорядкованого відображення об'єктів і процесів у поняттях, судженнях і образах понять. Щоб сприйняти і засвоїти повідомлення, необхідно мати певний запас знань, який з системі представляється у вигляді тезауруса - систематизованого словника понять з зазначенням смислових зв'язків між ними. Отримане повідомлення зіставляється з тезаурусного, після чого:
a) При повному розбіжності - не розуміється;
b) При повному збігу - нічого до нього не додається і не розглядається як інформативне;
c) При частковому збігу - збагачує тезаурус, додаючи нові поняття і зв'язку.
Отже, під цінністю інформації розуміється міра розширення, розвитку тезауруса сприймають стороною при прийомі та інтерпретації повідомлення.
Виділяючи із загального потоку актуально корисну інформацію, що сприяє прийняттю рішень і досягнення поставлених цілей, за допомогою когнітивного (смислового) фільтра фахівця, що оцінює інформацію, підприємець встановлює межі можливостей щодо реалізації своєї підприємницької ідеї.
Сьогодні на додаток до високої продуктивності машин електронне поширення знань забезпечує найвищу гнучкість, програмну перестраіваемость виробництва, можливість ефективного виготовлення малих серій і оперативного виконання складних індивідуальних замовлень.
Бази даних На підприємствах в комп'ютерному вигляді накопичується і зберігається інформація про проекти, що виконуються даним підприємством; про деталі, блоках, вузлах, компонентах, що використовуються в проектах; про постачальників і складах, де розміщуються деталі; про службовців і відділах, які є виконавцями проектів. У таких базах даних можуть бути записані будь-які інформаційні масиви, і за аналогією бази даних можна вважати електронними бібліотеками. Такі електронні бібліотеки забезпечують абсолютно нові інформаційні можливості: можливості вибирати факти і фрагменти тексту, а не книги (журнали) цілком. У машині немає "полиць", тому можливо прямо заглянути всередину книги і вивести на екран дисплея (монітора) тільки ту частину книги, яка цікава користувачеві.
Експертні системи Важливим кроком у розвитку інформаційних систем є побудова експертних систем. Експертна система повинна задавати питання користувачеві, робити оцінку ситуації та отримувати рішення, яке надається в будь-якому вигляді користувачеві. Крім того, від експертної системи можуть знадобитися демонстрація способу, яким отримано рішення, і його обгрунтування.
Експертна система моделює розумовий процес людини-експерта, який є фахівцем з вирішення певного типу проблем. За допомогою експертних систем розв'язуються задачі, що відносяться до класу формалізованих, слабоструктурованих завдань. Алгоритмізованого вирішення таких завдань або не існує в силу неповноти, невизначеності, неточності, розпливчастості розглянутих ситуацій і знань про них, або ж такі рішення неприйнятні на практиці через складність дозвільних алгоритмів. Основна різниця між інформаційно-пошукової та експертної системами полягає в тому, що перша здійснює пошук наявної в ній інформації по заданій темі, а друга - логічну переробку інформації з метою отримання нової інформації, яка в явному вигляді в неї не вводилася. При цьому на основі бази знань машини автоматично визначаються не тільки факти, як в базі даних, але генеруються нові знання шляхом логічного висновку. Експертні системи здатні в складних ситуаціях дати кваліфіковану консультацію (рада, підказку, орієнтацію). Допомагає підприємцю або спеціалісту прийняти обгрунтоване рішення.
Експертна система може створюватися для будь-якого конкретного користувача, і тоді при її створенні враховуються специфічні вимоги замовника, його смак і нахили. До таких систем можна віднести різні автоматизовані робочі місця.
Структурно-експертні системи містять підсистеми логічного висновку, бази знань та інтелектуальних інтерфейс - програми "спілкування" з машиною. Бази знань - це зведення емпіричних правил істинності висновків (висловлювань) по даній темі (проблемі); бази емпіричних даних і опису проблем, а також варіантів їх рішень.
Підготовка прийняття рішення в управлінських АІС Сучасні підприємства вимагають все більшої оперативності. У період швидких змін на ринку, більш короткого циклу обігу продукції і послуг, мінливості споживчого попиту важлива фундаментальність інформаційної бази для прийняття рішень і контролю за їх виконанням. Традиційні паперові носії інформації служать явним бар'єром на шляху впровадження передових технологій управління. У зв'язку з цим використання сучасних методів збору, обробки. Зберігання та подання інформації для управлінських рішень є одним з найважливіших важелів розвитку бізнесу.
Роль управлінських рішень Управлінські рішення на підприємстві охоплює всі сторони його діяльності: підготовку виробництва, власне виробництво, збут, роботу з персоналом, фінанси та ін Основне завдання управління - координація діяльності підрозділів для найбільш ефективного їх використання за рішенням стратегічних, тактичних і поточних завдань підприємства .
З інформаційної точки зору стрижнем є система підготовки прийняття рішень (СППР), хоча архітектурно - це надбудова над оперативними інформаційними системами, використовуваними на підприємстві. Мета розробки та впровадження СППР - інформаційна підтримка оперативних можливостей і комфортних умов для вищого керівництва та провідних фахівців для прийняття обгрунтованих рішень, відповідних місії підприємства, а також його стратегічним і тактичним цілям. Основою такої системи є:
доставка статистичних даних та інформацією аналітичного і зведеного як з внутрішніх, так і з зовнішніх джерел для економічних і фінансових оцінок, зіставлення планів, розробка моделей і складання прогнозів у бізнесі; формування та експлуатація у взаємодії з керівництвом відповідної системи інформаційних, фінансових, математичних і евристичних моделей економічних і фінансових процесів. Концептуальне рішення поставленої проблеми має базуватися на забезпеченні доступу до даних і інформації та формуванні адаптивної системи моделей бізнесу. При цьому необхідно забезпечити:
доступ до даних внутрішніх та зовнішніх джерел інформації, які використовують серійно випускаються бази даних; управління даними та інформації в різнорідних (многоплатформная) комплексах, що дозволяє забезпечити їх відкритість (локалізації, мобільність і інтераперабельность); зберігання даних та інформації в уніфікованих форматах, придатних для подальшого аналізу, синтезу і представлення, включаючи моделі "що, якщо?"; аналіз і синтез фінансової та економічної інформації, моделювання станів, процесів і умов; подання інформації у вигляді діаграм, графіків географічних карт у формі, інтуїтивно зрозумілому і зручному керівництву для вироблення рішень . Таким чином, метою створення системи є забезпечення методичної та інформаційної підтримки підготовки прийняття рішень з ключових фінансово-економічних питань вищим керівництвом і менеджерами середньої ланки підприємства на основі оперативного стратегічного аналізу і прогнозу фінансових та економічних показників. Це передбачає постійне проведення прогнозування, моніторингу, аналізу та коригування діяльності підприємства і його підрозділів, що надаються продуктів і послуг, що обслуговуються клієнтів, стану ринків та умов конкуренції на них.
Інформаційна підтримка управлінської діяльності
Одним з основних відмінностей аналітичної від оперативної обробки даних є не стільки великий обсяг оброблюваних даних, скільки необхідність підтримувати обробку довільних, заздалегідь не регламентованих запитів з різних джерел інформації.
Попередня класифікація джерел інформації. Інформаційне, програмне і технічне забезпечення покликані систематизувати як внутрішні, так і зовнішні джерела інформації. Серед внутрішніх джерел інформації можуть виступати:
транзакційні системи, призначені для операційної роботи, в тому числі з клієнтами, включаючи клієнтів філій та представництв; система внутрішньофірмового електронного документообігу; документи з електронних сховищ; документи на паперових носіях. До зовнішніх джерел інформації належать:
інформаційні агентства, які постачають дані, як в електронному вигляді, так і на паперових носіях; законодавчі і регулюючі органи; клієнти та партнери підприємства, що представляють дані в електронному вигляді та на паперових носіях. При формуванні інформаційних сховищ слід попередньо зробити обстеження потенційно цікавих внутрішніх і зовнішніх джерел інформації, оцінити потенційний обсяг і зміст переносите в інформаційне сховище відомостей, вимог до структуризації інформації та можливості її підтримки.
Доставка інформації. Доставка інформації із зовнішніх і внутрішніх джерел може здійснюватися по виділених каналах, з глобальних електронних мереж комерційного або загального призначення, з корпоративних і локальних комп'ютерних мереж. Для роботи з паперовими документами відпрацьовуються технології формування електронних копій в межах електронного архіву. Передбачаються методи аналізу неструктурованою і слабо структурованої інформації, включаючи її пошук і доставку по запитам користувача.
При розподіленій архітектурі підприємства і його інформаційних ресурсів повинна передбачатися можливість отримання інформації з різних територіально розрізнених джерел.
Управління інформацією. Вихідні дані, що надходять у систему з різних джерел, як правило, фільтрується. Зокрема, можуть здійснюватися наступні етапи перетворення:
перевірка коректності (внутрішня несуперечність даних, безпека внесення даного запису для системи в цілому); реформатірованіе (приведення до спільного формату у відповідність до принципу інтегрованості даних та інформації); фільтрація та його узагальнення даних; виключення дубльованих даних; датування даних (обов'язкове внесення мітки даних у Відповідно до принципу історичності). Доцільно передбачати можливість опису різних структур даних (створення та ведення метабази) як адміністратором системи, так і кінцевим користувачем, причому структура даних, видима з місця кінцевого користувача повинна бути настроюватись як під певний тип користувача, так і під конкретну вирішуване завдання.
Зберігання інформації. Інформаційне сховище має бути з урахуванням предметної орієнтації даних, історичності, інтегрованості і незмінність у часі. Дані в інформаційному сховищі структуровані за рахунок використання метаданих в залежності від рівня агрегування.
Для економії часу користувача забезпечується багаторівневе зберігання інформації. При цьому зберігаються як деякі детальні, так і агреговані дані. Зважаючи на складність багаторівневої структури інформаційного сховища необхідно підтримувати його цілісність, тобто відповідність даних вищерозташованих рівнів нижележащим, а також детальних даних - даним оперативним і інших зовнішніх систем.
Аналіз інформації. Як відомо, мало зібрати інформацію і організувати її зберігання, важливо вміти користуватися нею. Історія вчить, що на базі однієї і тієї ж інформації можуть робитися різні, не виключено, що й протилежні, висновки.
Основними потенційними користувачами інформаційних сховищ є середня та вища ланка управління, системні аналітики. Найчастіше це неординарно мислячі люди, багато з яких досить ерудованість у галузі комп'ютерних технологій сучасних аналітичних методів. Тільки невелика частина їх аналітичних потреб може бути попередньо сформульована, регламентована і документована. Тому особливе місце в їх роботі відводиться питань аналізу, в тому числі математичної підтримки підготовки прийняття рішень.
Сучасні інформаційні системи підтримують інтерпретацію інформації як сукупності бізнес-об'єктів. Це надзвичайно зручно для непрофесійних користувачів ЕОМ, тому що подібні засоби дозволяють аналітику, тим більше менеджеру сприймати модель даних у вигляді списку знайомих і природних для нього об'єктів, таких, як "клієнти", "договори", "оплата праці" і ін
У той же час більш кваліфікований користувач має можливість, описавши за допомогою вбудованого механізму формування запитів нові функції і подання, зберегти їх для використання колегами.
Особливо слід відзначити, що аналітиків цікавлять не тільки і, можливо, не стільки одномірні (одноаспектние) запити, скільки складні запити з декількома аспектами аналізу і множинними зв'язками. Наприклад, у запиті можуть бути накладені обмеження на часовий період, перелік продуктів та послуг, що піддаються аналізу, регіональні обмеження і т.п. Незважаючи на те, що подібні запити можуть бути описані заздалегідь, робити це не завжди зручно через непередбачуваність і множинності запитів. Крім того, аналіз тільки починається, але ніяк не закінчується констатацією і фіксацією фактів, що відбувалися в минулому. Найбільш цікавим ефектом від аналітичних інструментів є прогноз на майбутнє та наявність механізмів моделювання за схемою "що буде, якщо".
Саме на ці можливості і зорієнтовані багато програмні продукти, що з'явилися, на ринку останнім часом.
Подання інформації. Представлення інформації - один з найбільш істотних факторів всієї концепції: як відомо, "зустрічають по одягу". Вище керівництво підприємства часто бачить тільки цей компонент інформаційних систем. Тому успіх СППР багато в чому пов'язаний не лише зі змістом, але й з можливостями образотворчого ряду для представлення результатів аналізу і моделювання.
До інтерфейсу СППР пред'являються підвищені вимоги, у тому числі:
організація користувальницького інтерфейсу за дворівневої схемою: робота в автоматичному й інтерактивно-дослідних режимах; повністю російськомовне середовище роботи кінцевого користувача; дружній графічний (віконний) призначений для користувача інтерфейс; наявність легкодоступної багаторівневої системи допомоги та навчання для кожного користувача вікна і по кожному структурному елементу, в тому числі за функціональною ознакою; широке застосування графічної інтерпретації вихідних даних і результатів обробки; застосування великої кількості різнотипних двомірних і тривимірних графоаналітичний об'єктів та спеціалізованої аналітичної графіки, а також геоінформаційних систем; надання користувачу можливості налаштування екранних форм і елементів графічного інтерфейсу; інтегрованість з додатками оперативних систем на рівні користувача інтерфейсу; застосування в програмах захисної системи від несанкціонованих і неправильних дій користувача; підвищені заходи безпеки, обов'язкового використання регламентованого доступу та системи паролів; переносимість об'єктів користувальницького інтерфейсу. Особливе значення має легкодоступність системи допомоги та навчання можливостям і послідовністю роботи з СППР, у тому числі потенційне використання гіпертексту для зазначених можливостей. Наступним чинником, що впливає на осмислення ситуації особою, яка приймає рішення, є гнучке і настроюється використання інтерфейсу.
Висновок На підставі всього, сказаного вище можна зробити такий висновок: поставлена проблема, тобто забезпечення процесу прийняття рішення інформацією, яка відповідає всім вимогам - цілком вирішувана. В даний час ця проблема вирішується за допомогою використання сучасної електронно-обчислювальної техніки, створення різних баз даних, експертних систем і систем підготовки прийняття рішень. Принципи створення, функції та принципи роботи цих систем описані в роботі. Подібні способи дозволяють досить просто, а головне швидко збирати, обробляти і аналізувати існуючу інформацію. Вони також дозволяють істотно полегшити процес прийняття рішень для керівників усіх рівнів. Впровадження описаних вище систем вимагає досить великих вкладень, але вони, безсумнівно, з лишком окупаються. Адже, як кажуть, хто володіє інформацією, той володіє ситуацією, хто володіє ситуацією, той володіє всім.
Поряд з усіма перевагами дане рішення проблеми має і свої недоліки. Одним з таких недоліків є необхідність отримання нових знань керівниками для того, щоб використовувати запропоновані засоби найбільш ефективно, що вимагає досить таки багато часу. З іншого боку повна автоматизація процесу прийняття рішень породжує багато проблем соціального плану, зокрема це призводить до скорочення часу, який витрачається на спілкування з іншими людьми. А це, з точки зору психології, погано впливає на психологічний стан людини і знижує його бажання працювати в такому режимі, і, отже, до зменшення ефективності роботи. Але це вже інша проблема, вирішення якої не є завданням цієї роботи.
Список використаної літератури: 1. Герчикова І.М. Менеджмент. Підручник - М.: Контакт, - 1994
2. Інформатизація систем управління та прийняття рішень у бізнесі: соціальний та методологічний аспекти. М.: 1994
3. Литвак Б.Г. Управлінські рішення
4. Кармінський А.М., Нестеров П.В. Інформатизація бізнесу. - М.: Фінанси і статистика, 1997
5. Ойхман Є.Г., Попов Е.В. Реінжиніринг бізнесу: реінжиніринг організації та інформаційні технології. - М.: Фінанси і статистика, 1997