Компонент ADOQuery забезпечує застосування запитів SQL при роботі з даними через ADO. За своєю функціональністю він подібний до стандартного компоненту запиту.
Компонент Query представляє собою набір даних, записи якого формуються в результаті виконання SQL-запиту і засновані на реляційному способі доступу до даних. При роботі з віддаленими БД рекомендується використовувати набір даних Query. При роботі з віддаленими базами даних слід звертатися до засобів мови SQL. Це відноситься і до таких операцій, як переміщення по набору даних або вставка в нього записів. Якщо ж для компонента Query використовуються методи типу Next і Insert, то замість реляційного способу доступу до даних буде застосовано навігаційний. У результаті набору даних Query буде мало чим відрізнятися від набору даних Table. На відміну від компонента Table. Набір даних Query може включати в себе записи більш ніж однієї таблиці БД. Текст запиту, на підставі якого в набір даних відбираються записи, міститься у властивості SQL типу Strings. Запит включає в себе команди на мові SQL і виконується при відкритті набору даних. Запит SQL іноді називається SQL-програмою. SQL-запит можна формувати і змінювати динамічно, вносячи зміни до його тексту безпосередньо при виконанні програми. [5]
2.3 Компоненти для роботи з даними
Поняття та особливості візуальних компонентів у середовищі Delphi.
Візуальні компоненти для роботи з даними розташовані на сторінці DataControls Палітри компонентів і призначені для побудови інтерфейсної частини програми. Вони використовуються для навігації по набору даних, а також для відображення і редагування записів. Часто ці компоненти називаються елементами, чутливі до даних. [5]
Одні візуальні компоненти для роботи з даними призначені для виконання операцій з полями окремого запису, вони відображають і дозволяють редагувати значення поля поточного запису. До таких компонентів належать, наприклад, однорядковий редактор Edit і графічний огляд Image.
Інші компоненти служать для відображення і редагування відразу декількох записів. Прикладами таких компонентів є сітки DBGrid і DBCtrlGrid, що виводять запису набору даних в табличному вигляді. Візуальні компоненти для роботи з даними схожі на відповідні компоненти сторінок Standard і Additional і відрізняються, в основному, тим, що орієнтовані на роботу з БД і мають додаткові властивості DataSource і Datafield. Перше з них вказує на джерело даних, а друге - на поле набору даних, з яким пов'язаний візуальний компонент. Наприклад, Edit відображає строкове значення, дозволяючи користувачеві змінювати його.
Для всіх візуальних компонентів, призначених для відображення і редагування значень полів, при зміні користувачем їхнього вмісту набір даних автоматично переводиться в режим редагування. Вироблені за допомогою цих компонентів зміни автоматично зберігаються в пов'язаних з ними полях при настанні певних подій.
При програмному зміні вмісту ці візуальних компонентів набір даних автоматично в режим редагування не перекладається. Для цієї мети в коді повинен попередньо викликатися метод Edit набору. Щоб зберегти зміни в полі (полях) поточного запису, ми повинні забезпечити відповідні дії, наприклад, виклик методу Post або перехід до іншого запису набору даних. [5]
Загальна характеристика візуальних компонентів.
У бібліотеці візуальних компонентів для всіх компонентів, в тому числі і призначених для роботи з даними, базовим є класу Control. Він забезпечує основні функціональні атрибути такі, як положення і розміри елемента, його заголовок, колір та інші параметри. Клас Control включає в себе загальні для візуальних компонентів властивості, події і методи. У цілому візуальні компоненти можна розділити на дві групи: віконні та неокони.
Віконний елемент керування являє собою спеціалізоване вікно, призначене для вирішення конкретного завдання. До таких елементів відносяться, наприклад, поля редагування, командні кнопки, смуги прокручування.
Такі компоненти, як Edit, DBEdit, Memo або DBMemo при отриманні фокусу вводу відображають у своїй області курсор редагування. Компоненти, не пов'язані з редагуванням інформації, отримання фокусу введення звичайно відображають за допомогою за допомогою пунктирного чорного прямокутника.
До неокони елементам управління базовим є клас GraphiControl, вироблений безпосередньо від класу Control. Неокони елементи управління на можуть отримувати фокус вводу. Їх перевагою є менш витрачання ресурсів.
Властивості та події візуальних компонентів для роботи з даними.
Властивості дозволяють управляти зовнішнім виглядом та поведінкою компонентів при проектуванні і при виконанні програми. Зазвичай установка значень більшості властивостей компонентів виконується на етапі проектування за допомогою інспектора об'єктів.
Властивість Name вказує на ім'я компонента, що використовується для управління компонентів під час виконання програми. Кожен новий компонент, що поміщається на форму, отримує ім'я за замовчуванням, автоматично утворене шляхом додавання до назви компонента його номера в порядку приміщення на форму. На етапі розробки програми ми можемо змінювати ім'я компонента на більш осмислене і відповідне призначенням компонента.
Властивість Aling визначає спосіб вирівнювання компонента на самій формі, на якій воно знаходиться. Вирівнювання використовується у випадку, коли потрібно, щоб будь-якої інтерфейсний елемент займав певне положення.
Властивість Caption містить рядок для написи заголовка компонента. Окремі символи в заголовку можуть бути підкреслені, вони означають комбінації клавіш швидкого доступу.
Властивість Color визначає колір фону. Часто зручно задавати кольори за допомогою констант. Відображувані колір залежить від параметрів відеокарти і монітора, в першу чергу від встановленого кольорового вирішення.
Візуальні компоненти здатні генерувати і обробляти досить велика кількість подій різних видів. До найбільш загальних груп подій можна віднести наступні дії:
- Вибір керуючого елемента;
- Переміщення покажчика миші;
- Натискання клавіш клавіатури;
- Отримання і втрата керуючим елементом фокусу введення;
- Переміщення об'єктів методом drag-and-drop.
Існують і більш складні події, що вимагають передачі додаткових параметрів, наприклад подія, пов'язана з переміщенням покажчика миші, передає координати покажчика.
2.4 Способи доступу до даних
Сутність навігаційного способу доступу до даних.
Навігаційний спосіб доступу полягає в обробки кожного запису набору даних. Перевагою цього способу є простота кодування операції, а основний недолік полягає в тому, що додаток отримує всі записи набору незалежно від того, скільки їх насправді потрібно обробити. Це призводить до великого навантаження на мережу, особливо при інтенсивному обміні даними. Тому застосування навігаційного способу доступу звичайно обмежується локальними БД.
При навігаційному способі доступу операції виконуються з окремими записами. Кожен набір даних має покажчик поточного запису, то є записи, з полями якої можуть бути виконані такі операції, як редагування або видалення. Компоненти Table і Query дозволяють управляти положенням цього покажчика. [5]
Навігаційний спосіб доступу дає можливість здійснювати наступні операції:
- Сортування записів;
- Навігація по набору даних;
- Редагування записів;
- Вставка і видалення записів;
- Фільтрація записів;
- Пошук записів.
Редагування, вставка і видалення записів.
Редагування записів полягає в зміні значень їх полів. Редагувала, може бути тільки поточний запис, тому перед діями, пов'язаними з редагуванням, зазвичай виконуються операції з пошуку і переміщення на необхідну запис. Після того. Як покажчик поточного запису встановлений на потрібний запис, і набір даних знаходиться в режимі перегляду, для редагування запису слід:
- Перевести набір даних в редагування;
- Змінити значення полів запису;
- Підтвердити зміни або відмовитися від них.
Метод Insert переводить набір даних в режим вставки і додає до нього нову порожню запис. Щоб додати записи потрібно:
- Перевести набір даних в режим запису;
- Задати значення полів нового запису;
- Підтвердити зміни або відмовитися від них.
Видалення поточного запису виконує метод Delete, який працює тільки з модифікуються набором даних. У разі успішного видалення запису поточної стає наступний запис, якщо ж віддалялася останній запис, то курсор переміщається на попередній запис, яка після видалення стає останньою. На відміну від деяких СУБД, в Delphi видаляється запис дійсно видаляється з набору даних.
Сортування записів та навігація по набору даних.
Порядок розташування записів може бути невизначеним. За замовчуванням записи не відсортовані або сортуються. З відсортованими наборами записів працювати більш зручно. Сортування полягає в упорядкуванні записів за певним полю в порядку зростання або убування містяться в ньому значень. Сортування можна виконувати і по декількох полях. [5]
При сортування по двох полях запису спочатку впорядковуються за значеннями першого поля, а потім групи записів з однаковим значенням першого поля сортуються по другому полю. Сортування наборів даних Table і Query виконується різними способами. Сортування наборів даних Table виконується автоматично за поточним індексом. При зміні індексу відбувається автоматичне переупорядочивание записів. Таким чином, сортування можлива по полях, для яких створено індекс.
Для сортування за кількома полями потрібно створювати індекс, що включає ці поля. Напрямок сортування визначається параметром ixDescending поточного індексу, за замовчуванням він вимкнений, та впорядкування виконується в порядку зростання значень. Якщо для індексу ознака ixDescending включений, то сортування виконується в порядку убування значень. Поля, за якими сортуються запису, встановлюються через властивостей IndexName.
Переміщення по набору даних полягає в управлінні покажчиком поточного запису. Цей покажчик визначає запис, з якою будуть виконуватися такі операції, як редагування або видалення.
Перед переміщення покажчика поточного запису набір даних автоматично переводиться в режим перегляду. Якщо поточна запис перебувала в режимах редагування або вставки, то перед переміщенням покажчика зроблені в запису зміни вступають в силу, для чого набір даних автоматично викликає метод CheckBrowseMode. Для переміщення покажчика поточного запису в наборі даних використовуються методи:
- Процедура First - установка на перший рядок;
- Процедура Next - установка на наступний рядок;
- Процедура Last - установка на останній рядок;
- Процедура Prior - установка на попередній рядок.
При переміщенні по записах набору даних пов'язані з ним візуальні компоненти відображають зміни даних, причому зміна відображення може відбуватися досить швидко.
Побічним ефектом виконання ряду операцій з наборами даних є зміна положення покажчика поточного запису. Часто цей ефект ненадійний, тому що після виконання такої операції покажчик знаходиться не в тому місці, де був до початку операції. При цьому доводиться знову відшукувати потрібну запис і ставити на неї вказівник, що незручно навіть при невеликій кількості записів.
Фільтрація записів.
Фільтрація - це завдання обмежень для записів, що відбираються в набір даних. Набір даних являє собою записи, набрані з однієї або декількох таблиць. Склад записів в наборі даних в даний момент часу залежить від встановлених обмежень, у тому числі і від фільтрів. Система Delphi дає можливість здійснювати фільтрацію записів:
- За висловом;
- За діапазоном.
За замовчуванням фільтрація записів не ведеться, і набір даних Table містить всі записи пов'язаної з ним таблиці БД, а в набір даних Query включаються всі записи, що задовольняють SQL-запиту, що міститься у властивості SQL. Фільтрація схожа на SQL-запити, але є менш потужним засобом. У порівнянні з SQL-запитами фільтрація менш ефективна, так як обмежується кількість записів, видимих ​​в наборі.
При використанні фільтрації за висловом набір даних обмежується записами, що задовольняють висловом фільтра, що задає умови відбору записів.
Перевагою фільтрації за висловом є те, що вона може бути застосовна до будь-яких полях, в тому числі і неіндексовані. У зв'язку з тим, що в процесі відбору проглядаються всі записи таблиці, фільтрація за висловом ефективна при невеликій кількості записів.
Для завдання вираження фільтра представляє собою конструкцію, до складу якої можуть входити наступні елементи:
- Імена полів таблиці;
- Літерали;
- Операції порівняння;
- Арифметичні операції;
- Логічні операції;
- Круглі і квадратні дужки.
Якщо ім'я поля містить прогалини, то його укладають у квадратні дужки. Літерал представляє собою значення, найчастіше - число, рядок або символ. Імена змінних у виразі фільтра використовувати не можна. Якщо у виразі фільтра потрібно включити значення змінної або властивості будь-якого компоненту, то це значення повинно бути перетворено у послідовну тип. Операції порівняння представляють собою звичайні відносини <,>,=,<=,>=,<>. Арифметичними є операції +, -, * і /. В якості логічних операцій можна використовувати AND, OR і NOT. Круглі дужки застосовуються для зміни порядку виконання арифметичних і логічних операцій.
Набір даних Table допускається два способи завдання умови фільтрації: су допомогою виразу фільтра Filter і в обробнику події OnFilterRecord.
У разі набору даних Query для записів можна використовувати: SQL-запит, обробник собитіяOnFilterRecord, вираження фільтра.
При фільтрації по діапазону в набір даних включаються запису, значення полів яких потрапляють в заданий діапазон, тобто умовою фільтрації є вираз виду «значення> нижня межа AND значення <верхньої межі». Така фільтрація застосовується до наборів даних Table.
Гідність фільтрації по діапазону є висока швидкість обробки записів. На відміну від фільтрації за висловом, коли послідовно проглядаються всі записи таблиці, фільтрація по діапазону ведеться індексно-послідовним методом, тому цей спосіб фільтрації застосовується тільки для індексованих полів. Індекс поля, діапазон якого заданий як поточний за допомогою властивості IndexName або IndexFieldName. Якщо поточний індекс не встановлено, то за замовчуванням використовується головний індекс.
Для включення і виключення фільтрації за діапазоном застосовуються методи ApplyRange і CancelRange. Перший з них активізує фільтрацію, а інший - деактивізує. Попередньо для індексного поля або полів, за яким виконується фільтрація, слід задати діапазон допустимих значень. Коли один з кордонів діапазону не задана, то діапазон відкритий, тобто нижня межа стає рівною мінімально можливого, а верхня межа - максимально можливого значення цього поля.
Пошук записів.
Пошук запису, що задовольняє певним умовам, означає перехід на цю запису. Пошук в чому схожий на фільтрацію, тому що в процесі пошуку також виконується перевірка полів записів на деякі умови. Відмінність полягає в тому, що в результаті пошуку кількість записів в наборі даних не змінюється.
При організації пошуку записів важливе значення має наявність індексу для полів, за якими ведеться пошук. Індексування значно підвищує швидкість обробки даних, крім того, ряд методів може працювати тільки з індексованими полями.
Для пошуку записів по полях служать методи Locate і Lookup, причому поля можуть бути не індексованими. Функція Locate шукає запис із заданими значеннями полів. Якщо задовольняють умовам пошуку запису існує, то покажчик поточного запису встановлюється на першу з них. Якщо запис знайдено, функція повертає значення True, у противному випадку значення False. Зазвичай при розробки програми користувачеві надається можливість впливати на процес пошуку су допомогою керуючих елементів, розташованих на формі. При цьому дії користувача з управління пошуком в наборі даних мало, чим відрізняються від аналогічних дій при виконанні фільтрації. Функція Lookup так само здійснює пошуку запису, що задовольняє певним умовам, але, на відміну від методу Locate, не переміщує покажчик поточного запису, а зчитує інформацію з полів запису. Ще одна відмінність між двома методами полягає в тому, що метод Lookup здійснює пошук на точну відповідність значень для пошуку і значень у полях записів з урахуванням регістру букв.
Для набору даних Table є методи, що дозволяють вести пошук записів тільки по індексних полях. Перед викликом будь-якого з цих методів слід встановити як поточного індекс, побудований по використовуваних для пошуку полях. Методи пошуку можна розділити на дві групи, в першій групі методи, призначені для пошуку на точну відповідність, а іншу утворюють методи, що допускають лише частковий збіг заданих для пошуку значень і значень полів записів. Якщо заданим умовам пошуку відповідає декілька записів, то покажчик поточного запису встановлюється на першу з них. Порядок сортування і, відповідно, порядок розташування записів у наборі дані, визначається поточним індексом, за яким і ведеться пошук. [5]
2.5 Мова запитів SQL
SQL символізує собою Структурований Мова Запитів. Це - мова, яка дає можливість створювати і працювати в реляційних базах даних, які є наборами зв'язаної інформації, що зберігається в таблицях.
Інформаційний простір стає більш уніфікованим. Це призвело до необхідності створення стандартної мови, який міг би використовуватися у великій кількості різних видів комп'ютерних середовищ. Стандартна мова дозволить користувачам, які знають один набір команд, використовувати їх для створення, знаходження, зміни та передачі інформації - незалежно від того, чи працюють вони на персональному комп'ютері, мережевої робочої станції, або на універсальній ЕОМ. У нашому все більш і більш взаємопов'язаному комп'ютерному світі, користувач забезпечений такою мовою, має величезну перевагу у використанні та узагальненні інформації з ряду джерел за допомогою великої кількості способів. Елегантність і незалежність від специфіки комп'ютерних технологій, а також його підтримка лідерами промисловості в області технології реляційних баз даних, зробило SQL (і, ймовірно, протягом осяжного майбутнього залишить його) основним стандартною мовою. [2]
Склад мови SQL.
Мова SQL призначений для маніпулювання даними в реляційних базах даних, визначення структури баз даних і для управління правами доступу до даних в багатокористувацької середовищі. Тому, в мову SQL як складових частин входять:
- Мова маніпулювання даними (Data Manipulation Language, DML)
- Мова визначення даних (Data Definition Language, DDL)
- Мова керування даними (Data Control Language, DCL).
Це не окремі мови, а різні команди однієї мови. Такий поділ проведено тільки лише з точки зору різного функціонального призначення цих команд.
Мова маніпулювання даними використовується, як це випливає з його назви, для маніпулювання даними в таблицях баз даних. Він складається з 4 основних команд:
SELECT (вибрати)
INSERT (вставити)
UPDATE (оновити)
DELETE (видалити)
Мова визначення даних використовується для створення і зміни структури бази даних та її складових частин - таблиць, індексів, уявлень (віртуальних таблиць), а також тригерів і збережених процедур. Основними його командами є:
CREATE DATABASE (створити базу даних)
CREATE TABLE (створити таблицю)
CREATE VIEW (створити віртуальну таблицю)
CREATE INDEX (створити індекс)
CREATE TRIGGER (створити тригер)
CREATE PROCEDURE (створити збережену процедуру)
ALTER DATABASE (модифікувати базу даних)
ALTER TABLE (модифікувати таблицю)
ALTER VIEW (модифікувати віртуальну таблицю)
ALTER INDEX (модифікувати індекс)
ALTER TRIGGER (модифікувати тригер)
ALTER PROCEDURE (модифікувати збережену процедуру)
DROP DATABASE (видалити базу даних)
DROP TABLE (видалити таблицю)
DROP VIEW (видалити віртуальну таблицю)
DROP INDEX (видалити індекс)
DROP TRIGGER (видалити тригер)
DROP PROCEDURE (видалити збережену процедуру)
Мова керування даними використовується для управління правами доступу до даних і виконанням процедур в багатокористувацької середовищі. Більш точно його можна назвати "мова управління доступом". Він складається з двох основних команд:
GRANT (дати права)
REVOKE (забрати права)
З точки зору прикладного інтерфейсу існують два різновиди команд SQL:
- Інтерактивний SQL
- Вбудований SQL.
Інтерактивний SQL використовується в спеціальних утилітах (типу WISQL або DBD), що дозволяють в інтерактивному режимі вводити запити з використанням команд SQL, посилати їх для виконання на сервер і отримувати результати у призначеному для цього вікні.
Вбудований SQL використовується в прикладних програмах, дозволяючи їм посилати запити до сервера і обробляти отримані результати, в тому числі комбінуючи set-орієнтований та record-орієнтований підходи.
Найбільш важливою командою мови маніпулювання даними є команда SELECT. Операція вибірки дозволяє отримати всі рядки (записи) або частину рядків однієї таблиці.
До логічним операторам належать відомі оператори AND, OR, NOT, що дозволяють виконувати різні логічні дії: логічне множення (AND, "перетин умов"), логічне додавання (OR, "об'єднання умов"), логічне заперечення (NOT, "заперечення умов") . У наших прикладах ми вже застосовували оператор AND. Використання цих операторів дозволяє гнучко "налаштувати" умови відбору записів. Оператор AND означає, що загальний предикат буде істинним тільки тоді, коли умови, пов'язані з "AND", будуть істинні.
Оператор OR означає, що загальний предикат буде істинним, коли хоча б одна з умов, пов'язаних з "OR", буде істинним. Оператор NOT означає, що загальний предикат буде істинним, коли умова, перед яким стоїть цей оператор, буде помилковим. В одному предикаті логічні оператори виконуються в наступному порядку: спочатку виконується оператор NOT, потім - AND і тільки після цього - оператор OR. Для зміни порядку виконання операторів дозволяється використовувати дужки.
Зміна порядку рядків, що виводяться (ORDER BY)
Порядок рядків, що виводяться може бути змінений за допомогою опціонального (додаткового) пропозиції ORDER BY наприкінці SQL-запиту. Ця пропозиція має вигляд:
ORDER BY <порядок рядків> [ASC | DESC]
Порядок рядків може задаватися одним із двох способів:
- Іменами стовпців;
- Номерами стовпців.
Спосіб упорядкування визначається додатковими зарезервованими словами ASC і DESC. Способом за замовчуванням - якщо нічого не вказано - є упорядкування "по зростанню" (ASC). Якщо ж зазначено слово "DESC", то упорядкування буде проводитися "за спаданням". [2]

3 БАЗА ДАНИХ У MICROSOFT ACCESS
За допомогою електронних таблиць зі списками студентів їх відвідуваністю і успішністю була створена база даних в MS ACSESS.
Додаток Microsoft Access є потужною і високопродуктивної 32-розрядної системою управління реляційною базою даних (далі СКБД).
База даних - це сукупність структурованих і взаємозалежних даних і методів, що забезпечують додавання вибірку і відображення даних.
Реляційна база даних. Практично всі СУБД дозволяють додавати нові дані в таблиці. З цієї точки зору СУБД не відрізняються від програм електронних таблиць (Excel), які можуть емулювати деякі функції баз даних. [11]
Існує три принципові відмінності між СУБД та програмами електронних таблиць:
1) СУБД розробляються з метою забезпечення ефективної обробки великих обсягів інформації, набагато більших, ніж ті, з якими справляються електронні таблиці;
2) СУБД може легко пов'язувати дві таблиці так, що для користувача вони будуть представлятися однією таблицею. Реалізувати таку можливість в електронних таблицях практично неможливо;
3) СУБД мінімізують загальний обсяг бази даних. Для цього таблиці, що містять повторювані дані, розбиваються на декілька пов'язаних таблиць.
Access - потужна програма Windows. При цьому продуктивність СУБД органічно поєднуються з усіма зручностями та перевагами Windows.
Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних і дозволяє одночасно використовувати декілька таблиць бази даних. Можна використовувати таблиці, створені в середовищі Paradox або dBase.
Access спеціально спроектований для створення багатокористувацьких додатків, де файли бази даних є розділяютьсяресурсами в мережі. У Access реалізована надійна система захисту від несанкціонованого доступу до файлів.
База даних зберігатися в одному файлі, але професійні користувачі вважають за краще розділяти базу даних на два файли: в одному зберігаються об'єкти даних (таблиці, запити), в іншому об'єкти докладання (форми, звіти, макроси, модулі).
В останніх версіях Access представлений новий формат файлу (MDE)-бібліотеки, за допомогою якого можна створювати додатки, не включаючи VBA-код. [11]
Основні функції:
1) Організація даних. Створення таблиць і керування ними;
2) Зв'язування таблиць і забезпечення доступу до даних. Access дозволяє пов'язувати таблиці по співпадаючим значенням полів, з метою подальшого з'єднання декількох таблиць в одну;
3) Додавання та зміна даних. Ця функція вимагає розробки та реалізації представлених даних, відмінних від табличних (форми);
4) Подання даних. Access дозволяє створювати різні звіти на основі даних таблиць та інших об'єктів бази даних;
5) Макроси. Використання макросів дозволяє автоматизувати повторювані операції. В останніх версіях Access макроси використовують для сумісності;
6) Модулі. Модулі являють собою процедуру або функцію, написані на Access VBA (діалект Visual Basic Application). Ці процедури можна використовувати для складних обчислень. Процедури на Access VBA перевищують можливості стандартних макросів;
7) Захист бази даних. Ці засоби дозволяють організувати роботу програми в багатокористувацької середовищі і запобігти несанкціонований доступ до баз даних;
8) Засоби друку. За допомогою цієї функції Access дозволяє роздрукувати практично все, що можна побачити в базі даних;
Access так само дозволяє створювати дистрибутивні диски для розповсюдження готового додатку (за допомогою Office Developer Edition Tools). Поширення увазі постачання всіх необхідних файлів на будь-якому носії.
Пакет ODE Tools включає майстер установки, що автоматизує створення засобів розповсюдження і програми установки. Він так само дозволяє виконання програми на комп'ютерах, на яких не встановлено Access.
Елементи бази даних:
1) Таблиці. У базі даних інформація зберігається у вигляді двовимірних таблиць.
Можна так само імпортувати і зв'язувати таблиці з інших СУБД або систем управління електронними таблицями. Одночасно можуть бути відкриті 1024 таблиці;
2) Запити. За допомогою запитів можна здійснити вибірку даних з якого-небудь критерію з різних таблиць. У запит можна включати до 255 полів;
3) Форми. Форми дозволяють відображати дані з таблиць і запитів у більш зручному для сприйняття вигляді. За допомогою форм можна додавати і змінювати дані, що містяться в таблицях. У форми дозволяють включати модулі;
4) Звіти. Звіти призначені для друку даних, що містяться в таблицях і запитах, в гарно оформленому вигляді. Звіти так само дозволяють включати модулі;
5) Макроси
6) Модулі. Модулі містять VBA-код, що використовується для написання процедур обробки подій таких, як, наприклад, натискання кнопки у формі або звіті, для створення функцій налаштування, для автоматичного виконання операцій над об'єктами бази даних та програмного управління операціями, тобто додавання VBA-коду дозволяє створити повну базу даних з налаштованим меню, панелями інструментів та іншими можливостями. Модулі знімають з користувача програми на необхідності пам'ятати послідовність вибору об'єктів бази даних для виконання тієї або іншої дії і підвищують ефективність роботи;
До складу Access входить безліч майстрів, розбудовників і надбудов, які дозволяють спростити процес створення об'єктів бази даних.
Таблиці
1) Створення таблиці в режимі Майстра таблиць.
Процес створення об'єкта бази даних за допомогою майстра ділиться на кілька кроків, на кожному з яких можна встановити необхідні характеристики створюваного об'єкта. Майстер таблиць дозволяє створити нову таблицю на основі 33 зразків таблиць ділового застосування і 20 зразків таблиць особистого застосування (для англійської версії Access відповідно 77 і 44). Багато таблиці бази даних створені на основі зразків Майстра таблиць.
Використання Майстра таблиць служить відмінним прикладом, що дозволяє зрозуміти загальну процедуру роботи з майстрами Access. Створення таблиць на основі зразків Майстра таблиць має обмежені можливості у справжніх додатках. У більшості випадків для створення таблиць використовується імпорт або зв'язування даних з іншими базами даних або електронними таблицями.
2) Створення таблиці в режимі Конструктора таблиць.
Якщо імпортувати або зв'язати дані не можна, то найчастіше таблиці створюються в режимі конструктора, який дозволяє визначити необхідну структуру таблиці. У режимі конструктора таблиць можна побачити назви, типи даних, опису призначення, а також деякі додаткові властивості полів таблиці. Те, що з'являється у верхній частині вікна таблиці, відкритої в режимі конструктора, називається бланком структури таблиці або просто бланком таблиці. У нижній частині вікна таблиці, відкритої в режимі конструктора, виводяться властивості полів таблиці, а також короткий опис активного властивості таблиці.
3) Створення таблиці безпосередньо в режимі таблиці.
Access дає можливість створення таблиць безпосередньо в режимі таблиці. При цьому Access створює пусту таблицю на основі таблиці, використовуваної за замовчуванням, зі структурою, що має 20 полів і 30 порожніх записів. Після цього можна вводити дані прямо в таблицю. При її збереженні Access аналізує дані і вибирає той тип для кожного поля, який найбільше відповідає введених даних. Створення таблиць в режимі таблиці має обмежене застосування. Поля таблиці не мають змістовних імен, так що майже завжди потрібно буде редагувати структуру, щоб перейменувати поля.
Крім того, з прикладу Access не завжди може правильно визначити тип даних. Таблиці, які створені в режимі таблиці, не можуть включати об'єкти OLE і мемо-поля. Якщо є бажання мати такі поля, вам потрібно змінити структуру таблиці. При створенні таблиці в режимі таблиці не відбувається економії часу в порівнянні з традиційним способом визначення полів та встановлення їх властивостей у структурі порожній таблиці.
При розробці структури таблиці необхідно вказати, яку інформацію вона повинна містити. Після того як визначена інформація, яка повинна бути включена в таблицю, її варто розбити по полях. Цей процес включає в себе вибір імені поля, яке в таблиці повинне бути унікальним. Необхідно включати в ім'я поля як можна більше інформації про його вміст, але в той же час намагатися уникати довгих імен. Зазвичай при розробці баз даних у різних таблицях могли бути поля з однаковими іменами (найчастіше таблиці зв'язувалися по цих полях). Access також дозволяє використовувати однакові імена полів у різних таблицях, але через те, що Access використовує імена полів при визначенні умов цілісності даних, краще не допускати повторення імен полів.
Перед початком заповнення таблиці потрібно визначити зв'язки цієї таблиці з іншими таблицями бази даних, визначити ключове поле й створити індекси.
Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях - звичайно між полями різних таблиць. У більшості випадків пов'язують ключове поле однієї таблиці з відповідним йому полем (часто мають те ж ім'я), яке називають полем зовнішнього ключа в другій таблиці. Таблиця, що містить ключове поле, називається головної, а таблиця, що містить зовнішній ключ - пов'язаної. Існує чотири види відносин:
- Один до одного. При використанні відносини "один до одного" запис в таблиці "А" (головній таблиці) може мати не більше однієї пов'язаної запису в таблиці "В" (пов'язаної таблиці) і навпаки. Цей тип зв'язку використовують не дуже часто, оскільки такі дані можуть бути поміщені в одну таблицю. Зв'язок з відношенням "один до одного" використовують для розділення дуже широких таблиць або для відділення частини таблиці з міркувань захисту. У таблицях пов'язаних відношенням "один до одного" ключові поля повинні бути унікальними;
- Один до багатьох. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" є найбільш часто використовуваним типом зв'язку між таблицями. В такому зв'язку кожного запису в таблиці "А" можуть відповідати кілька записів у таблиці "В", а запис у таблиці "В" не може мати більше однієї;
- Багато до одного. При використанні відносини "багато до одного" одного запису в таблиці "А" може відповідати один запис у таблиці "B", а запис у таблиці "В" може мати більше однієї відповідної їй запису в таблиці "А". У таблиці "А" ключове поле повинно бути унікальним. Зв'язок з відношенням "один до багатьох" таблиць "А" і "В" можна розглядати як зв'язок з відношенням "багато до одного" таблиць "В" і "А";
- Багато до багатьох. При використанні відносини "багато до багатьох" одного запису в таблиці "А" можуть відповідати кілька записів у таблиці "В", а одного запису в таблиці "В" кілька записів у таблиці "А". У цьому випадку не потрібно унікальності ключових полів таблиць "А" і "В". Цей вид відносини використовується для зв'язування таблиць, що мають тільки зовнішні ключі.
Пов'язані поля не обов'язково повинні мати однакові імена, однак, вони повинні мати однакові типи даних. Крім того, що зв'язуються поля типу "Числовий" повинні мати однакові значення властивості "Розмір поля". Винятками з цього правила є поля лічильника з послідовною нумерацією, які можуть зв'язуватися з числовими полями розміру "Довге ціле". Існує можливість створити зв'язок між текстовими полями різної довжини, але це може викликати складності при створенні запитів.
Автоматичне забезпечення посилальної цілісності даних є важливою особливістю Access. Якщо на зв'язок між таблицями накладені умови посилальної цілісності, то Access не дозволяє додавати в пов'язану таблицю запису, для яких немає відповідних записів у головній таблиці, та змінювати записи в головній таблиці таким чином, що після цього у зв'язаній таблиці з'являться записи, що не мають головних записів; а також видаляти записи в головній таблиці, для яких є підлеглі записи в пов'язаної таблиці. Умови цілісності даних визначають систему правил, які використовуються в Access для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях. Ці правила роблять неможливим випадкове видалення або зміна пов'язаних даних. Після накладення умов цілісності даних на операції з пов'язаними таблицями накладаються обмеження. Неможливо ввести в поле зовнішнього ключа зв'язаної таблиці значення, що не міститься в ключовому полі головної таблиці.
Необхідно також визначити первинний ключ. Якщо таблиця ніколи не буде використовуватися в якості головної, то ключ для неї визначати не потрібно. У головних таблицях зазвичай міститься інформація про реальні об'єкти, причому з кожним об'єктом асоціюється тільки один запис. Визначення ключа таблиці є найпростішим способом запобігання появи в таблиці однакових записів. У головній таблиці зв'язку повинен бути визначений первинний ключ. Access вважає таблиці, у яких такий ключ не визначений, підозрілими. При відкритті таких таблиць в режимі конструктора з'являється діалогове вікно, що повідомляє про те, що ключ таблиці не визначений. Ключ можна визначити і в зв'язаних таблицях, що допоможе уникнути появи повторюваних даних. Ключ таблиці можна задати за значенням декількох полів. Access автоматично індексує таблицю за значенням ключа, але може знадобитися створити додаткові індекси за значеннями інших полів. Індекси дозволяють прискорити пошук даних в тих полях таблиці, за якими вона проіндексована. Кожна таблиця Access може мати до 32 індексів, 5 з яких можуть бути складними (в складовою індекс може входити не більше 10 полів). Тим не менш, не варто захоплюватися створенням індексів для кожного поля таблиці і всіх їх комбінацій, оскільки це може істотно уповільнити процес заповнення таблиці (у разі зміни або додаванні запису автоматично оновлюються всі індекси).
Одним з основних принципів розробки реляційних баз даних є те, що всі дані, що містяться в полі таблиці, повинні мати один і той же тип. Для кожного поля таблиці необхідно задати тип даних. За замовчуванням використовується тип даних «Текстовий». При завданні типу даних поля можна також вказати розмір, формат і інші параметри, що впливають на відображення значення поля і точність числових даних.
Основні типи даних:
1) Текстовий. Текст або числа, які потребують проведення розрахунків;
2) МЕМО. Поле цього типу призначено для зберігання невеликих текстових даних (до 64000 символів). Поле цього типу не може бути ключовим або проіндексованим;
3) Числовий. Цей тип даних містить безліч підтипів. Від вибору підтипу (розміру) залежить точність обчислень;
4) Лічильник. Унікальні, послідовно зростаючі числа, автоматично вводяться при додаванні нового запису в таблицю;
5) Логічний. Логические значения, а так