· Зміняться форми бухгалтерської звітності і розрахунків по податках і потрібно буде проводити доналагодження цих форм, створюваних програмою. Слід, однак, відзначити, що більшість фірм-виробників широко поширених програмних продуктів пильно стежить за зміною форм звітності та своєчасно пропонує користувачам своїх програм вже готові нові форми, але, тим не менш, робота залишається, оскільки по-перше навіть готову нову форму на практиці доводиться донастраівать з урахуванням специфіки плану рахунків і типових проведень на своєму підприємстві, просто це займе менше часу ніж повна переробка форми, по-друге можуть змінитися форми за розрахунками місцевих податків, які московські розробники програм зі зрозумілих причин розсилати не можуть.
У такій ситуації потрібні більш глибокі знання програми, що дозволяють не тільки виконувати на ній поточну роботу, але і проводити доналагодження програми на зміни, навчання цій і є навчання другого рівня. Звичайно, доналагодження можна замовити і сторонньої організації, але це завжди тягне за собою те, що, з одного боку, знижується оперативність змін, Ви стаєте "прив'язані" стороннім донастройщікам, без яких - ні кроку, з іншого боку, за кожну доналагодження необхідно платити гроші. З урахуванням того, що кошти доналагодження в бухгалтерських програмах гранично прості, розраховані на бухгалтера, а не на програміста, до них є докладні інструкції і навчитися їм нескладно, практично у всіх випадках краще пройти навчання другого рівня і потім вже ні від кого не залежати. Слід, також, відзначити, що навчання другого рівня в організаціях, де в бухгалтерії працюють кілька людей необхідно проходити не всім, а, як правило, лише головбухові - адже тільки він приймає рішення про зміни в системі ведення бухобліку і виробляє ці зміни.
Бувають випадки, коли організації, які свого часу уклали договір на впровадження програми з автоматизації бухобліку з будь-якої надає такі послуги фірмою і були розчаровані якістю роботи - замість автоматизації їм за їхні ж гроші зробили "псевдоавтоматизації". Як же уникнути подібних ситуацій? Можна діяти двома способами. Перший полягає в тому, щоб замовити у сторонньої організації не просто настройку програми і навчання, а всю автоматизацію, що включає в себе і етапи оптимізації бухобліку, визначення масштабів та порядку автоматизації і постановки завдання. У цьому випадку некомпетентність і некваліфікованість автоматизаторів стане добре видно ще спочатку, на етапах підготовки до автоматизації, і Ви зможете вчасно відмовитися від їх подальших послуг. Якщо Ви оберете другий спосіб і підготовку до автоматизації зможете провести своїми силами, а на стороні замовите лише настройку програми і навчання, від автоматизаторів слід вимагати (записати в договір на автоматизацію бухобліку) дві складові вдалої автоматизації:
1. Якість. Після етапів підготовки до автоматизації і Вас на руках є постановка задачі, в якій перераховані всі потрібні саме Вам первинні документи, регістри іформи звітності, які повинна робити програма і вимоги до них. Так от тільки при наявності всього цього робота може вважатися виконаною.
Терміни. Всі роботи з налаштування та навчання повинні бути записані в чіткий подневная календарний план - документ, підписаний обома сторонами за договором на автоматизацію, виконання якого повинно регулярно (наприклад, раз на тиждень або щодня) контролюватися. За зрив календарного плану автоматизатор повинні нести відповідальність у вигляді, наприклад, пені за кожний день відставання від плану. Така жорстка часова прив'язка дуже важлива, оскільки при її відсутності на практиці часто відбувається те, що автоматизація-то як би йде, ось тільки коли вона скінчиться сказати неможливо, в результаті бухгалтерія продовжує працювати на папері, проходить один звітний період за іншим, а перехід на програму все відкладається, незважаючи на те, що минулий звіт вже планувалося складати на комп'ютері і зараз доведеться вводити в програму додатково інформацію за попередні періоди, інакше звіт наростаючим підсумком за рік доведеться теж робити на папері. Ось у чому полягає болючість зриву термінів автоматизації.
3.3. Розрахунок показників економічної ефективності проекту.
Облік заробітної плати на ОНІКС - ВЛД "ведеться як синтетично, так і аналітично, тобто як по кожному працівнику окремо, так і узагальнено. Тому й облікові регістри з утримання записаної в них інформації поділяються на регістри синтетичного та аналітичного обліку.
До регістрам аналітичного обліку заробітної плати відносяться розрахункові і розрахунково-платіжні відомості, податкові картки. Сюди ж відносяться особовий рахунок працівника і інші документи.
Регістри синтетичного обліку - це меморіальні ордери, оборотні відомості, Головна книга, журнали-ордери по рахунках і групам рахунків і т.д.
Які саме регістри синтетичного обліку будуть використані на конкретному підприємстві, визначається тією системою (формою) рахівництва, яка прийнята, тобто затверджена відповідно до облікової політики даного підприємства. На ОНІКС - ВЛД "це автоматизована система, заснована на застосуванні комп'ютерів, оснащених бухгалтерським пакетом програм« 1С: Бухгалтерія ». Вона дозволяє вести облік як аналітично, так і синтетично, що дозволяє бухгалтеру проводити звірки, аналіз розрахунків та підведення підсумків розрахунку заробітної платні як по кожному працівнику (аналітично), так і по підрозділах і підприємству в цілому.
Облік руху коштів ведеться в картці самого рахунку «Розрахунки з працівниками з оплати праці» з вказівкою номера господарської операції, яка відповідає сумі, що стоїть в тому ж рядку картки рахунку.
Крім карток рахунків відомості записуються у відомості обліку виробничих витрат (адже заробітна плата - одна з найважливіших складових витрат, тобто собівартості продукції) за замовленнями, цехах і відділах, а на цій основі потім переносяться в журнали-ордери № 10 (додаток 8) та № 10 / 1. Премії всіх категорій працівників, які входять у систему оплати праці і, отже, в собівартість продукції, заносяться в журнал-ордер № 10 / 1.
Суми, нараховані в оплату відпусток, заносяться в журнал-ордер № 10 і № 10 / 1 відповідно до відомості № 15. Допомоги по тимчасовій непрацездатності, будучи коштами фонду державного соціального страхування, також відображаються в журналі-ордері № 10 / 1.
Таким чином, журнали-ордери № 10 і № 10 / 1 збирають у собі витрати і нарахування по заробітній платі в кореспонденції з дебетом усіх рахунків, по яких проходять суми нарахованих виплат.
Цей зведений регістр дозволяє провести підрахунок і аналіз розрахунків з персоналом.
Основним обліковим регістром, що використовуються для оформлення розрахунків з робітниками і службовцями, є розрахункова відомість (ф. № Т-51), в якій вказується нарахування за видами оплат, утримання із заробітної плати і суми, які підлягають видачі на руки. На підставі розрахункової відомості складається платіжна відомість для виплати заробітної плати. Своєчасно не отримана заробітна плата депонується. Платіжна відомість закривається двома сумами: видано готівкою і депоновано.
Аналітичний облік розрахунків з робітниками і службовцями по оплаті праці ведеться на картках - особових рахунках, які містять відомості про нараховані суми, утримання, виплати.
Аналітичний облік депонованої заробітної плати організується по кожній незатребуваною сумі безпосередньо в реєстрі або книзі депонованої заробітної плати. Депоновану заробітну плату підприємства зберігають протягом трьох років, після чого вона підлягає перерахуванню до бюджету не пізніше 10 числа наступного місяця.
Синтетичний облік основної і додаткової оплати праці ведеться на рахунку 70 «Розрахунки з оплати праці». Рахунок - пасивний, сальдо кредитове означає заборгованість підприємства працюють по нарахованій, але не виданої їм заробітної плати, оборот за дебетом - суму, виплачену готівкою або через перерахування, суми, утримані у вигляді податків до бюджету і т.д.; оборот по кредиту - суми, нараховані в звітному місяці у вигляді заробітної плати, премії та інших нарахувань.
У процесі розрахунку економічної ефективності введення АРМ бухгалтера необхідно провести вивчення чисельності працівників, вивчається відповідність між фактичною і плановою чисельністю, а також вивчаються зміни в звітному році в порівнянні з попереднім роком.
Наявність надпланової чисельності тягне за собою зниження продуктивності праці, невиправдані витрати по заробітній платі.
Продуктивність праці характеризує ефективність витрат живої конкретної праці, що створює споживчі вартості і визначається виробленням продукції на одного працюючого в одиницю часу або робочим часом, що витрачається на виробництво одиниці продукції. Витрати праці на виробництво продукції складаються з витрат живої праці у виробничому процесі, минулої праці, уречевленої в засобах і предметах праці, використовуваних при виробництві.
Але кінцевий результат трудової діяльності колективу і кожного працівника не можна оцінити тільки виробленням продукції в одиницю робочого часу. При оцінці продуктивності праці важливо враховувати економію праці, уречевленої в сировині, матеріалах, інакше значення показника продуктивності праці різко впаде. Праця працівників торгівлі різний за характером виконуваних функцій у процесі товароруху, тому для вимірювання його продуктивності використовується ряд показників.
Характерною рисою виробництва є матеріальне та моральне заохочення праці. Матеріальне стимулювання має великий вплив на підвищення проізводітельнос-ти праці, на зростання культурно-технічного рівня кадрів і планомірне їх розподіл по районах країни, за галу-лям народного господарства, підприємствам, робочих місць і посад. Отже, оплата праці повинна відповідати ряду принципів. Так, темпи зростання продуктивності праці повинні випереджати темпи зростання заробітної плати. Тільки так створюються умови для розширеного відтворення. Невиправдане зростання заробітної плати не може не призвести до різкого погіршення співвідношення між темпами росту середньої заробітної плати і продуктивністю праці. Далі, необхідно не допускати вирівнюючої оплати праці, тому що цим стримується ініціатива, гальмується продуктивність праці. Оплата праці повинна перебувати в повній відповідності з його результатами, з кількістю і якістю створеної продукції, виконаної роботи. Оплата праці повинна бути стимулом для підвищення кваліфікації праці і теоретичного рівня. Але не можна допускати економічно неефективних розривів в заробітній платі працівників. Потім, основою заробітної плати робітників, ІТП є тарифні ставки і посадові оклади. Також система оплати праці повинна враховувати територіальне розміщення виробничих підприємств і умови роботи працівників.
Там, де умови для роботи складніше, а для відпочинку - несприятливі, заробітна плата вища. Вище заробітна плата на шкідливих виробництвах. Заробітна плата також пов'язана зі значенням галузі в розвитку економіки. Ніж кваліфікований, ініціативнішим кадри, тим заробітна плата вища. Оплата праці також повинна враховувати зміну значення тієї чи іншої галузі в промисловості. І, безсумнівно, важливі облік заробітної плати з темпами інфляції і своєчасна калькуляція.
Облік праці і заробітної плати повинен сприяти підвищенню трудової активності працівників, кращому використанню засобів виробництва і робочого часу, неухильного зростання продуктивності праці.
Відповідно до чинного в ТОВ «Ескейп» Положенням про оплату праці, нарахування та виплата заробітної плати здійснюється у відповідності з наступними правилами.
Усім підрозділам фірми, заробітна плата яких відноситься на собівартість робіт, встановлюються нормативи утворення авансового фонду оплати праці від виконаного власними силами відділу обсягу робіт.
Витрачання 70% витрат на оплату праці, утворених за нормативом після введення в дію цього Положення, і наявної на момент його введення економії здійснюється відділами самостійно на:
· Встановлення посадових окладів, у межах затверджених у фірмі сіток. Сітки посадових окладів затверджуються директором фірми. Посадові оклади керівникам підрозділів встановлюються директором фірми, а іншим працівникам - директором, за поданням керівників відповідних підрозділів.
· Надбавок і доплат до них, відповідно до діючого Положення. Загальний розмір зазначених надбавок і доплат, що встановлюються за рахунок витрат на оплату праці відділу не може перевищувати 50% суми посадових окладів цього підрозділу;
· Оплату щорічних відпусток, в частині утвореної від виплат, які відносяться на собівартість продукції;
· Одноразової винагороди за вислугу років;
У разі, якщо витрати на оплату праці підрозділи, утворені за нормативом, недостатні для виплати встановлених посадових окладів, працівникам такого підрозділу заробітна плата протягом 2-х місяців виплачується в кредит в межах посадових окладів працівників за фактично відпрацьований ними час за рахунок зароблених коштів іншими підрозділами фірми. У цьому випадку, виплата працівникам підрозділу раніше встановлених надбавок та доплат припиняється. Якщо по закінченню зазначеного терміну виданий кредит повернуто не буде, директор фірми, в залежності від конкретної ситуації, вирішує питання про заміну керівника такого підрозділу, скорочення його чисельності, структурному перетворенні і т.д.
У рахунок тих 30% витрат на оплату праці працівникам підрозділів нараховуються премії за виконання виробничих завдань. Зазначені премії, граничний розмір яких для працівника не обмежений, нараховуються по товарах, оплата за якими надійшла на рахунок фірми.
Всі інші кошти, що направляються на заохочення працівників, джерелом яких є кошти фірми і сторонніх організацій, витрачаються відповідно до затверджених Положеннями на:
· Винагороду за пошук та оформлення договорів (тільки після оплати договору замовником);
· Надання матеріальної допомоги на оздоровлення і лікування;
· Одноразове заохочення працівників, які особливо відзначилися під час виконання виробничих завдань і за інші досягнення в роботі;
· Встановлення соціальних та інших пільг працівникам фірми.
Описані нижче і діють у фірмі Положення про винагороди, преміювання та заохочення застосовуються в частині, що не суперечить справжнім Основним положенням.
У систему преміювання фірми входять наступні види премій, заохочень та винагород (далі - премії):
· Премія за виробничі результати (виконання і перевиконання виробничих завдань);
· Одноразове заохочення за виконання особливо важливих виробничих завдань;
· Премія за поліпшення кінцевих результатів господарської діяльності;
· Одноразове заохочення працівників до ювілейних дат;
· Одноразова винагорода за вислугу років;
· Винагороду за безперервний стаж роботи;
· Винагороду за підсумками року.
Крім того, можуть виплачуватися інші види премій, передбачені чинним законодавством. Їх виплата, а також розподілу всіх перерахованих вище премій з відхиленнями від вимог цього Положення, може проводитися тільки у випадку затвердження в установленому порядку доповнення до даного Положення.
Премії нараховуються працівникам, які перебували в обліковому складі фірми на дату встановлення показника, за який вони виплачуються, і надходження коштів на рахунок фірми.
Працівникам, звільненим у звітному періоді за власним бажанням та з інших неповажних причин, премії за фактично відпрацьований час не нараховуються.
Премії конкретним працівникам фірми максимальними розмірами не обмежуються.
Робота в різних комп'ютерних мережах і на комп'ютерах IBM і Macintosh.
Система бухгалтерського обліку дозволяє оперувати наступними операціями:
· Аналітичний і синтетичний облік
· Автоматичний облік курсової різниці
· Приведення облікових даних до будь національній валюті
· Ведення журналів-ордерів, головної книги і балансу в будь-якій валюті і зведено за еквівалентом
· Гнучкий план рахунків, що враховує всі індивідуальні особливості
· Формування складних проводок
· Консолідація даних різних організацій і філій
ІНФО - Бухгалтер
У будь-який момент для Вас готові:
· Баланс з усіма додатками
· Відомість
· Головна книга
· Відомості аналітичного обліку по рахунках
· Журнали ордера і відомості до них, шахматка
· Різноманітні відомості і довідки
· Аналіз фінансової діяльності з побудовою графіків і діаграм
ФОЛІО
· Ведення бухгалтерського обліку будь-якого числа підприємств на одному комп'ютері з можливістю отримання зведеного бланка кількох підприємств.
· Докладний фінансовий аналіз діяльності організацій за якими ведеться бухгалтерія
· Облік руху грошових коштів в динаміці
· Фінансовий баланс для керівника і звіт про прибуток і збитки по місяцях і роках
· Аналітичні показники
· Валюта
· Зарплата
· Склад
· Система прогнозування оптимальної ціни продажу партії товару
· Можливість створення нових форм звітності
· Вбудовані багаторівневі таблиці
Инфин - Бухгалтерія
· Продумана структура програми і звичний бухгалтеру дизайн
· Повна автоматизація обліку
· До п'яти рівнів аналітичного обліку
· Мінімальні зміни в налаштуванні програми під специфіку саме Вашого підприємства
· Бухоблік для декількох підприємств на одному робочому місці
· Можливість налаштування на будь-яка зміна законодавства
· Можливість ведення подвійної бухгалтерії
· Можливість роботи з будь-якими валютами
· Парольний захист
· Збереження даних за будь-яку кількість років
ABACUS
ABACUS professional - Повний комплекс бухгалтерського обліку.
Відмінні риси комплексу - функціональна повнота і комплексне рішення всіх задач обліку.
А також:
· Обробка проводок з детальною аналітичною інформацією
· Облік витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції з формуванням відповідних записів у Головній книзі
· Елементи фінансового аналізу
· Автоматичне нарахування відсотків і відрахування податків
· Мульти-валютні операції генератор звітних форм
· Система апаратної і програмного захисту інформації
· Зручний інтерфейс
1C бухгалтерія
Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.
Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному та вартісному виразах. Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх
можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.
Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової інформації (довідників):
· План рахунків;
· Список видів об'єктів аналітичного обліку;
· Списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);
· Констант і т.д.
На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).
Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:
· Зведені проводки;
· Оборотно-сальдову відомість;
· Оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;
· Картка рахунку;
· Картка рахунка по одному об'єкту аналітичного обліку;
· Аналіз рахунку (аналог головної книги);
· Аналіз рахунку по датах;
· Аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;
· Аналіз об'єкту аналітичного обліку по всіх рахунках;
· Картка об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;
· Журнальний ордер.
У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.
Крім того програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.
Головне призначення архівної копії - підстрахування від втрати інформації через поломку комп'ютера, перепадів напруги в електромережі, вірусів. Архівну копію рекомендується зберігати щодня (якщо Ви працювали в цей день з програмою) або після введення даних у великих обсягах. Має сенс тримати два варіанти архівної копії: останній і передостанній. Наприклад, сьогодні Ви збережете копію на дискеті 1, завтра - на дискеті 2, а післязавтра - знову на дискеті 1 і т.д. Це захистить Вас від втрати інформації через неякісні дискети. Дискети рекомендується підписувати: номер дискети, дата створення копії.
Програма може бути повністю налаштована бухгалтером на поточне законодавство і конкретні форми обліку.
Система бухгалтерського обліку «Аubi»
"АУБИ" - це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи "Автоматизації Бухгалтерського Обліку 'малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу" АУБИ "побудована з ряду букв, що входять у наведену вище фразу, укладену в апострофи. Таким чином зроблена спроба відбити щире призначення програми.
"АУБИ" може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс представляє однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє настроювати "АУ-БІ" на потреби конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, містять назви підприємств-партнерів і їх банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і т.д. У залежності від специфіки діяльності підприємства "АУБИ" дозволяє вести облік наступних елементів бухгалтерського виробництва:
· Облік матеріалів (склад);
· Облік малоцінних і швидкозношуваних матеріалів (МБП) на складі і в експлуатації;
· Основні засоби;
· Облік касових операцій - формування прибуткових і витратних касових ордерів, ведення касової книги;
· Облік банківських операцій - платіжних доручень, вимог і реєстрів;
· Облік рахунків;
· Ведення журналу господарських операцій;
· Ведення головної бухгалтерської книги;
· Формування шахової і оборотної відомостей;
· Формування різних відомостей аналітичного обліку
· ... і т.д.
Журнал господарських операцій є для "АУБИ" воістину основною інформаційною базою, використовуючи яку, програма здатна формувати безліч звітних документів по синтетичному і аналітичному обліку. Усі сформовані "АУБИ" звіти можуть бути збережені на жорсткому диску у вигляді ASKII файлів чи виведені безпосередньо на принтер. У випадку збереження вихідних форм на жорсткому диску користувач має можливість переглядати, коректувати і виводити на друк всі документи, використовуючи для цього наявні в нього стандартні програмні засоби (утиліти DOS, текстові редактори і т.д.).
Синтетичний облік
У міру ведення журналу господарських операцій, в якому містяться всі проводки, що відображають діяльність підприємства, користувач може отримати будь-яку проміжок часу наступні звітні форми по синтетичному обліку:
· Зведену оборотну відомість;
· Синтетичний розклад по кожному рахунку;
· Головну бухгалтерську книгу;
· Шахову відомість;
· Баланс.
Аналітичний облік.
Аналітичний облік займає дуже важливе місце в бухгалтерії досить великого числа підприємств. У загальному випадку повна конфігурація "АУБИ" у стані формувати за будь-який проміжок часу облікові відомості по:

· Матеріалами	(Рахунок 10);
· МШП	(Рахунок 12);
· Основних засобів	(Рахунок 01);
· Знос основних засобів	(Рахунок 02);
· Основному, допоміжному виробництву	(Рахунок 20,23,25,26,29 ...);
· Готової продукції, товарах ...	(Рахунок 40,41 ...);
· Реалізації продукції	(Рахунок 46);
· Постачальникам і підрядникам	(Рахунок 60);
· Авансами виданими	(Рахунок 61);
· Покупцям і замовникам	(Рахунок 62);
· Розрахунками з бюджетом / небюджетом	(Рахунок 68,69,19 ...);
· Підзвітним особам	(Рахунок 71);
· Іншим розрахунками	(Рахунок 76);
· ... і т.д.

Якщо за родом діяльності підприємства це не представляє для Вас інтерес, можна просто не звертати увагу на те, що "АУБИ" може формувати велику кількість звітних документів.
Користуйтеся в програмі тільки тими її елементами що необхідні для Вашого підприємства в даний момент, а про решту не варто турбуватися.
Маючи певний досвід ведення електронного журналу господарських операцій, всю роботу по складанню балансу підприємства можна перекласти на плечі невтомного комп'ютера, якщо звичайно цим комп'ютером управляє така програма як "АУБИ".
1.4. Коротка характеристика досліджуваного підприємства ТОВ «Ескейп»
Товариство з обмеженою відповідальністю фірма ТОВ «Ескейп» діє на підставі статуту, зареєстрованого постановою Адміністрації м. Тольятті від 17 червня 1993 року № 749 (Додаток). ТОО ТОВ «Ескейп» є юридичною особою, має фінансово-господарською самостійністю, має розрахунковий рахунок і несе всю повноту відповідальності за результати своєї діяльності з моменту його державної реєстрації. Юридична адреса ТОВ фірми ТОВ «Ескейп» - 445023, Російська Федерація, Самарська обл., М. Тольятті, б-р Леніна ,11-70. Фізична адреса - Самарська обл., М. Тольятті, вул. Татіщева, 6.
Засновниками ТОВ фірми ТОВ «Ескейп» є фізичні особи. Статутний капітал ТОВ фірми ТОВ «Ескейп» становить 100 рублів, але в другому кварталі 1999 року ТОВ фірм ТОВ «Ескейп» пройде державну перереєстрації зі збільшенням статутного капіталу до 10000 рублів.
Метою діяльності організації є задоволення потреб внутрішнього ринку у продукції, роботах і послугах. З усіх передбачених статутом видів діяльності ТОВ фірма ТОВ «Ескейп» здійснює роздрібну торгівлю продовольчими товарами.
Організаційно-управлінська структура ТОВ фірма ТОВ «Ескейп» представлена ​​на малюнку
Бухгалтерський облік у ТОВ фірмі ТОВ «Ескейп» ведеться відповідно до облікової політики (Додаток), із застосуванням Плану рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності підприємств (Додаток до наказу Мінфіну СРСР от01.11.91 № 56 зі змінами та доповненнями). Робочий план рахунків в ТОВ фірмі ТОВ «Ескейп» документально не оформлено. Бухгалтерський облік в організації ведеться за журнально-ордерною формою, з частковою автоматизацією окремих ділянок облікової роботи.
Аналіз фінансового стану ТОВ фірми ТОВ «Ескейп», проведений за допомогою показників ліквідності, платоспроможності, фінансової стійкості, ділової активності та рентабельності значення який представлені у таблицях 1, 2, 3, 4, дозволяє зробити наступні висновки:
- Значення показників ліквідності свідчать про нездатність організації погасити свої короткострокові зобов'язання за рахунок поточних активів, а негайно ТОВ фірма ТОВ «Ескейп» здатне погасити на кінець 1998 року лише 13% своєї заборгованості;
- Показники структури загального капіталу свідчить про переважання власного капіталу над позиковими засобами, у цілому показники, що характеризують фінансову стійкість і незалежність підприємства від зовнішніх кредиторів мають тенденцію до підвищення;
- Розраховані показники оборотності активів, товарних запасів, власного капіталу свідчать про значне зростання в 1998 році в порівнянні з 1997 роком ділову активність;
- Отримана в 2001 році прибуток від реалізації товарів забезпечила рентабельність продажів в 2002 році 0,4%, що трохи перевищує аналогічний показник 2000 року і тим не менше свідчить про крайньої неефективності основний діяльності. У цілому в 2000 році на 1 рубль авансованого капіталу діяльність підприємства забезпечувала 12 копійок прибутку до оподаткування.
2. Організація обліку праці і заробітної плати персоналу підприємства
2.1 Економічна сутність праці та її оплати
У системі стимулювання праці чільне місце займає заробітна плата. Заробітна плата робітників і службовців підприємств і організацій являє собою їхню частку у фонді індивідуального споживання національного доходу. Як основна форма необхідного продукту вона розподіляється відповідно до кількості і якості витраченої праці і його індивідуальними і колективними результатами. Оплата праці в нашій країні грає двояку функцію: з одного боку, є головним джерелом доходів працівників і підвищення їх життєвого рівня, з іншого - основним важелем матеріального стимулювання росту і підвищення ефективності виробництва.
Праця та заробітна плата є однією з найважливіших ділянок бухгалтерського обліку і вимагають від бухгалтера досить високого рівня кваліфікації. Від правильної організації обліку праці, від раціонального встановлення форм і системи оплати праці, залежить зацікавленість працівника, якісне виконання посадових обов'язків. Дотримання чинного законодавства з праці і заробітної плати дозволять організаціям уникнути податкових санкцій.

2.2. Завдання обліку праці та заробітної плати

Облік праці і заробітної плати займає одне з центральних місць у системі бухгалтерського обліку на будь-якому підприємстві.
Заробітна плата є основним джерелом доходу робітників і службовців, з її допомогою здійснюється контроль за мірою праці і споживання, вона використовується як найважливіший економічний важіль управління економікою.
У Російській Федерації законодавчо встановлюється розмір мінімальної місячної оплати праці працівників усіх видів підприємств.
Трудове винагороду кожного працівника, визначаються його особистим трудовим внеском з урахуванням кінцевих результатів роботи підприємства, регулюються податками і максимальними розмірами законодавчо не обмежуються.
Завданнями бухгалтерського обліку праці і заробітної плати є:
n у встановлені терміни проводити розрахунки з персоналом підприємства по оплаті праці (нарахування зарплати і інших виплат, сум до утримання і видачі на руки);
n своєчасно і правильно відносити в собівартість продукції (робіт, послуг) суми нарахованої заробітної плати та обов'язкових відрахувань у позабюджетні фонди (Пенсійний фонд РФ, Фонди обов'язкового медичного страхування, Фонд соціального страхування РФ, Державний фонд зайнятості населення);
n збирати і групувати показники по праці і заробітної плати для цілей оперативного керівництва і складання необхідної звітності, а також розрахунків з державними соціальними позабюджетними фондами.
2.3 Організація оплати праці на підприємстві, форми і системи оплати праці
Підприємства мають право вибирати вид, систему оплати праці, умови преміювання, штатний розклад, підвищувати розміри тарифних ставок (окладів). Існує дві форми оплати праці - відрядна і погодинна з їх різновидами (системами)
Погодинна оплата праці полягає в тому, що оплачується робота за одиницю часу у відповідності з тарифною ставкою. Тарифні ставки можуть бути годинні денні, місячні. Заробітна плата визначається шляхом множення годинної тарифної ставки на відпрацьований час, при простій погодинній системі.
При почасово-преміальною системою умовами колективного договору або контракту обмовляється відсоткова надбавка до місячної чи квартальної заробітної плати, що є місячної чи квартальної премією. Виплачується ця премія відповідно до умов договору або контракту в тому випадку, якщо працівником загалом підрозділом виконано план роботи за звітний період.
При відрядній оплаті праці заробіток працюючого залежить від кількості фактично виготовленої продукції і затрат часу на її виготовлення. Він обчислюється за допомогою відрядних розцінок, норм виробітку, норм часу.
Відрядна оплата праці має низку різновидів, які відрізняються один від одного способом підрахунку заробітку. Крім прямої відрядної оплати є кіс жавна, відрядно-прогресивна, акордна.
При непрямої відрядної оплати праці, що застосовується для допоміжних робітників, розмір заробітної плати залежить від результатів праці обслуговуваних ними основних робочих.
При відрядно-прогресивній оплаті праці заробітна плата за вироблення продукції в межах встановленої норми нараховується при незмінній розцінці (як при прямій відрядній), а за продукцію, вироблену понад вихідної норми, по прогресивно - наростаючим розцінками.
Сутність аккордной оплати працю полягає в тому, що для окремого виконавця чи групи (бригади) розмір винагороди встановлюєте не за одну виробничу операцію, а за комплекс робіт із зазначенням їх граничного терміну виконання.
Представлені вище системи оплати праці характерні для так званого тарифного варіанти її організації.
Він характеризується поелементний (факторингу) підходом до оцінки трудового внеску працівника, для чого встановлюється комплекс параметрів: з одного боку, сукупність норм праці (часу, виробітку), з іншого - сукупність норм оплати (тарифні ставки, оклади, доплати, надбавки).
Заробітна плата кожного працівника, таким чином складається із сукупності оцінок його трудового внеску в дуже малому ступені залежить від кінцевих результатів роботи підприємства. Фонд заробітної плати підприємства при цьому є величиною, похідною від індивідуальних заробітних плат.
Безтарифної (розподільний) варіант характеризується наступними ознаками: тісний зв'язок від рівня оплати праці працівника з фондом заробітної плати, що нараховується за колективними результатами роботи, присвоєння кожному працівникові постійних коефіцієнтів, які комплексно характеризують його кваліфікаційний рівень і визначають його трудовий внесок у загальні результати праці, присвоєння кожному працівникові коефіцієнта трудової участі в поточних результатах діяльності, який доповнює оцінку його кваліфікаційного рівня. До бестарифному варіанту організації заробітної плати належать: «безтарифна система оплати праці»; комісійна система оплати праці, система оплати праці, заснована на плаваючих окладах.
Відповідно до статті 78 КЗпП місячна оплата праці працівника, відпрацьованого повністю певну цей період норму робочого часу і виконав свої трудові обов'язки, не може бути нижче мінімального місячного розміру праці. У мінімальний розмір оплати праці не включаються доплати і надбавки, а також премії та інші заохочувальні виплати.
Мінімальний розмір оплати праці періодично переглядався з урахуванням зростання вартості життя. У 1998 році складав 83 рубля 49 копійок
Адміністрація підприємства встановлює строки виплати заробітної плати відповідно до законодавства. У ТОВ фірмі «ОНІКС - ВЛД» для оплати праці працівників використовують схему посадових окладів, зафіксованих у штатному розкладі. Відповідно до статті 81 КЗпП посадові оклади встановлюються адміністрацією підприємства з обов'язків і кваліфікації працівників. Розряди, привласнюються робочим, а також конкретні посадові оклади, встановлені працівникам, вказуються в контрактах, договорах або в наказах по організації.
2.4. Обгрунтування проектних рішень
Керівнику російського підприємства сьогодні доводиться приймати рішення в умовах невизначеності і ризику, що змушує його постійно тримати під контролем різні аспекти фінансово - господарської діяльності. Ця діяльність відображена у великій кількості документів, що містять різнорідну інформацію. Грамотно оброблена і систематизована вона є певною мірою гарантією ефективного управління виробництвом. Навпаки, відсутність достовірних даних може привести до невірного управлінського рішення і, як наслідок, до серйозних збитків.
Якщо не брати до уваги навмисні протиправні дії, то всі помилки бухгалтерського обліку відбуваються або через недбайливість (наприклад, арифметичні помилки), або з - за незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Росії. Такі помилки практично неминучі при ручному обліку чи при використанні застарілих чи нелегальних версій програмних комплексів.
2.5. Вимоги до бухгалтерської системі
На мій погляд, хороші бухгалтерські системи незалежно від їх масштабу, програмно - апаратної платформи і вартості повинні забезпечувати якісне ведення обліку, бути надійними і зручними в експлуатації.
У функціональному аспекті бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково робити арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздруківку первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилковий перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; виробляти накопичення підсумків і числення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звертання до даних і звітів за минулі періоди (вести архів).
Для того щоб забезпечити зазначені можливості, система повинна мати єдину базу даних по поточному стану бухгалтерського обліку на підприємстві та архівними матеріалами, будь-які відомості з якої можуть бути легко отримані по запиту користувача. Залежно від особливостей обліку на підприємстві бази даних можуть мати раз особисту структуру, але в обов'язковому порядку повинні відповідати структурі прийнятого плану рахунків, що задає основні параметри настроювання системи на конкретну облікову діяльність. Модулі системи, що забезпечують проведення розрахунків, підсумовування підсумків і нарахування відсотків, повинні використовувати розрахункові нормативи, які прийняті у поточний час.
Надійність системи в комп'ютерному плані означає захищеність її від випадкових збоїв і в деяких випадках від навмисного псування даних. Як відомо, сучасні персональні комп'ютери є досить відкритими, тому не можна достовірно гарантувати захист чисто на фізичному рівні. Важливо, щоб після збою зруйновану базу даних можна було легко відновити, а роботу системи відновити в найкоротші терміни. Хороші бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.
Не менш важливо, щоб фірма - розробник бухгалтерської програми мала значний досвід роботи і солідну репутацію. При виборі системи варто враховувати ту обставину, що надалі до продавця прийдеться неодноразово звертатися і за порадою або консультацією, і за заміною застарілої версії на більш свіжу.
Незважаючи на те що в світі існує більше тисячі тиражованих бухгалтерських пакетів різної потужності і вартості, російські бухгалтери та підприємці віддають перевагу вітчизняним пакети, більш відповідні для умов перехідної економіки і швидкої зміни законодавчих актів, що регулюють порядок бухгалтерського обліку. Сьогодні ми аналізуємо вже третє покоління російських автоматизованих бухгалтерських систем. Етапи автоматизації бухгалтерського обліку в Росії Перший етап розробки програм автоматизації бухгалтерського обліку збігся за часом з перебудовою, коли в Росії з'явилася реальна потреба в програмних продуктах такого типу для потреб малих підприємств та кооперативів, обслуговування тимчасових трудових колективів та інших нових суб'єктів бухгалтерського обліку. Цей період характеризувався масовим ввезенням в нашу країну персональних комп'ютерів, що значною мірою зумовило вибір останніх в якості основної апаратної платформи для бухгалтерських розробок. Більшість програм створювалося у вигляді АРМ (автоматизованих робочих місць) і призначалася для експлуатації на автономних комп'ютерах. У цей час були популярні перший бухгалтерські програми: "Фінанси без проблем" ("Хакерс Дизайн"), "Турбо-бухгалтер" ("ДІЦ"), "Парус" ("Парус").
Другий етап був пов'язаний з розвитком комерційних структур і початком приватизації. Десятки тисяч створюваних ТОО, АТЗТ і кооперативів потребували в бухгалтерському обліку. На хвилі загальної комерціалізації спостерігалося бурхливе зростання тиражованих розробок, в значній мірі витіснили замовлені. Ентузіастів-одинаків і тимчасові трудові колективи змінили професійні групи фахівців, що об'єдналися у власні компанії, які хотіли отримувати прибуток з продаваного тиражу бухгалтерських програм. Саме тоді були утворені сьогоднішні фірми-лідери: "1С", "ДіаСофт", "Омега", R-Style Software Lab. Сучасний (третій) етап розвитку бухгалтерських систем характеризується створенням інтегрованих програмних засобів, що поєднують кілька предметних областей автоматизації.
У неавтоматизованій системі ведення бухгалтерського обліку обробка даних про господарські операції легко простежується і зазвичай супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку МПЗ. Аналогічні документи часто використовуються і в комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (бухгалтерські книги і журнали) в комп'ютерній системі бухгалтерського обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.
Інформаційна система містить у собі такі елементи.
1. Апаратні засоби. До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, жорстких дисків, пристрій читання CD-ROM, принтери, мережні карти і т.п.
2. Програмні засоби.
а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, зазвичай відносять операційні системи, які управляють апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи управління базами даних (СКБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, які виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів чи фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.
б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація - користувач розробляє самостійно чи купує в зовнішнього постачальника.
3. Документація - опис системи та структури управління стосовно до введення, обробці і виводу даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам.
4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.
5. Дані - зведення про господарські операції й іншу необхідну інформацію, що вводять, зберігають і обробляють у системі.
6. Процедури контролю - Процедури, що забезпечують відповідну запис операцій, що попереджають чи реєструють помилки.
Спосіб обробки господарських операцій при веденні бухгалтерського обліку чинить істотний вплив на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується рядом особливостей, які слід враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої.
1. Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання одних і тих самих команд при виконанні ідентичних операцій бухгалтерського обліку, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпаки, програмні помилки (інші чи систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.
2. Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, які в неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, який в неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібних мір може відноситься система паролів, які запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи та облікові документи через термінал в діалоговому режимі.
3. Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами бухгалтерського обліку комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, які здійснюють контроль. Вони також відкриті для прихованої зміни даних і прямого чи непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій обліку, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці чи коригуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.
4. Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Так, результати звичайного зіставлення фактичних значень коефіцієнта витрат із плановими, а також звіряння рахунків надходять до адміністрації більш регулярно при комп'ютерній обробці інформації. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій бухгалтерського обліку.
5. Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язково документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.
В даний час інформаційно-обчислювальні системи прийнято ділити на 3 основні типи:
- LAN (Lokal Area Network) - локальна мережа в межах підприємства, установи, однієї організації;
- MAN (Metropolitan Area Network) - міська або регіональна мережа, тобто мережу в межах міста, області тощо;
- WAN (Wide Area Network) - глобальна мережа, що з'єднує абонентів країни, континенту, усього світу.
Інформаційні системи, в яких засоби передачі даних належать одній компанії і використовуються тільки для потреб цієї компанії, прийнято називати Мережа Масштабу Підприємства або Корпоративна Мережа (Enterprise Network). Для автоматизації роботи виробничих підприємств часто використовуються системи на базі протоколів MAP / TOP:
MAP (Manufacturing Automation Protocol) - мережа для виробничих підприємств, заводів (виконується автоматизація роботи конструкторських відділів і виробничих, технологічних цехів). МАР дозволяє створити єдиний технологічний ланцюжок від конструктора, який розробив деталь, до обладнання, на якому виготовляють цю деталь.
TOP (Technical and Office Protocol) - протокол автоматизації технічного та адміністративного установи.
МАР / ТОР системи, повністю автоматизують роботу виробничого підприємства.
Основне призначення ЛВС - у розподілі ресурсів ЕОМ: програм, сумісності периферійних пристроїв, терміналів, пам'яті. Отже, ЛВС повинна мати надійну і швидку систему передачі даних, вартість якої повинна бути менше в порівнянні з вартістю підключаються робочих станцій. Іншими словами, вартість переданої одиниці інформації повинна бути значно нижче вартості обробки інформації в робочих станціях. Виходячи з цього ЛВС, як система розподілених ресурсів, повинна грунтуватися на наступних принципах:
- Єдиної передавальної середовища;
- Єдиного методу управління;
- Єдиних протоколів;
- Гнучкої модульної організації;
- Інформаційної та програмної сумісності.
Міжнародна організація по стандартизації (ISO), грунтуючись на досвіді багатомашинних систем, що був накопичений у різних країнах, висунула концепцію архітектури відкритих систем - еталонну модель, що використовується при розробці міжнародних стандартів.
На основі цієї моделі обчислювальна мережа постає як розподілена обчислювальна середовище, що включає в себе велику кількість різноманітних апаратних і програмних засобів. По вертикалі дана середу представляється поруч логічних рівнів, на кожен з яких покладене одне з завдань мережі. По горизонталі інформаційно-обчислювальне середовище поділяється на локальні частини (відкриті системи), що відповідають вимогам і стандартам структури відкритих систем.
Частина відкритої системи, що виконує деяку функцію і входить до складу того чи іншого рівня, називається об'єктом.
Правила, за якими здійснюється взаємодія об'єктів одного і того ж рівня, називаються протоколом (методика зв'язку).
Протоколи визначають порядок обміну інформацією між мережевими об'єктами. Вони дозволяють взаємодіючим робочим станціям посилати один одному виклики, інтерпретувати дані, обробляти помилкові ситуації і виконувати безліч інших різних функцій. Суть протоколів полягає в регламентованих обмінах точно специфікованою командами і відповідями на них (наприклад, призначення фізичного рівня зв'язку - передача блоків даних між двома пристроями, підключеними до однієї фізичної середовищі).
Кожен рівень підрозділяється на дві частини:
- Специфікацію послуг;
- Специфікацію протоколу.
Специфікація послуг визначає, що робить рівень, а специфікація протоколу - як він це робить.
Причому, кожен конкретний рівень може мати більше одного протоколу.
Велика кількість рівнів, що використовуються в моделі, забезпечує декомпозицію інформаційно-обчислювального процесу на прості складові. У свою чергу, збільшення числа рівнів викликає необхідність включення додаткових зв'язків відповідно до додатковими протоколами і інтерфейсами. Інтерфейси (дії, програми) залежать від можливостей використовуваної ОС.
Організація взаємодії пристроїв у мережі
Залежно від способу організації обробки даних і взаємодії користувачів, який підтримується конкретної мережевою операційною системою, виділяють два типи інформаційних систем:
- Ієрархічні мережі;
- Мережі клієнт / сервер.
В ієрархічних мережах всі завдання, пов'язані зі зберіганням, обробкою даних, їх поданням користувачам, виконує центральний комп'ютер. Користувач взаємодіє з центральним комп'ютером за допомогою терміналу. Операціями введення / виведення інформації на екран управляє центральний комп'ютер.
Приклади ієрархічних систем: SNA, IBM Corp., DNA, DEC.
У системах клієнт / сервер обробка даних розділена між двома об'єктами: клієнтом і сервером. Клієнт - це завдання, робоча станція, користувач. Він може сформувати запит для сервера: вважати файл, здійснити пошук запису і т.п. Сервер - це пристрій або комп'ютер, що виконує обробку запиту. Він відповідає за зберігання даних, організацію доступу до цих даних і передачу даних клієнтові. У системах клієнт / сервер навантаження по обробці даних розподілена між клієнтом і сервером, тому вимоги до продуктивності комп'ютерів, що використовуються в якості клієнта і сервера, значно нижче, ніж в ієрархічних системах.
По організації взаємодії прийнято виділяти два типи систем, що використовують метод клієнт / сервер:
- Рівноправна мережу;
- Мережа з виділеним сервером.
Рівноправна мережа - це мережа, в якій немає єдиного центру управління взаємодією робочих станцій, немає єдиного пристрою зберігання даних. Операційна система такої мережі розподілена по всіх робочих станцій, тому кожна робоча станція одночасно може виконувати функції як сервера, так і клієнта. Користувачеві в такій мережі доступні всі пристрої
Мережа з виділеним сервером - тут один з комп'ютерів виконує функції зберігання даних загального користування, організації взаємодії між робочими станціями, виконання сервісних послуг - сервер мережі. На такому комп'ютері виконується операційна система, і всі колективні пристрої (жорсткі диски, принтери, модеми тощо) підключаються до нього, виконує зберігання даних, друк завдань, віддалена обробка завдань. Робочі станції взаємодіють через сервер, тому логічну організацію такої мережі можна представити топологією "зірка", де центральний пристрій - сервер.
Технологія роботи в середовищі розподіленої обробки даних
Однією з найважливіших мережевих технологій є розподілена обробка даних, що дозволяє підвищити ефективність задоволення інформаційної потреби користувача і, забезпечити гнучкість і оперативність прийнятих ним рішень.
Достоїнствами розподіленої обробки інформації є:
- Велика кількість взаємодіючих між собою користувачів;
- Усунення пікових навантажень з централізованої бази даних за рахунок розподілу обробки і зберігання локальних баз даних на різних ЕОМ;
- Можливість доступу користувача до обчислювальних ресурсів мережі ЕОМ;
- Забезпечення обміну даними між віддаленими користувачами.
При розподіленій обробці проводиться робота з базою, тобто подання даних, їх обробка, робота з базою на логічному рівні здійснюється на комп'ютері клієнта, а підтримка бази в актуальному стані - на сервері. При наявності розподіленої бази даних база розміщується на декількох серверах. В даний час створені бази даних по усіх напрямках людської діяльності: економічної, фінансової, кредитної, статистичної, науково-технічної, маркетингу, патентної інформації, електронної документації і т.д.
Створення розподілених баз даних (РБД) було викликано двома тенденціями обробки даних, з одного боку - інтеграцією, а з іншого - децентралізацією.
Інтеграція передбачає централізоване управління і ведення баз даних. Децентралізація забезпечує зберігання даних у місцях їх виникнення або обробки, при цьому швидкість обробки підвищується, вартість знижується, збільшується ступінь надійності системи.
Розподілена база даних - база даних, частини якої розміщені на окремих ЕОМ, що входять в мережу. При цьому деякі дані можуть дублюватися.
При проектуванні РБД здійснюється розбиття об'єкту на кілька частин (фрагментів) і розміщення кожного фрагмента на один або кілька комп'ютерів. Розміщення фрагментів може бути надмірним або безнадлишкових.
При надмірному розміщенні необхідно визначити ступінь дублювання фрагментів. Вигоди, одержувані від дублювання, пропорційні співвідношення обсягів вибірки даних та їх оновлення. Для підтримки цілісності бази даних потрібно коректування всіх копій. Переваги дублювання зменшуються зі збільшенням вартості зберігання фрагментів і, збільшуються, тому що підвищується стійкість системи проти відмов. Ефективність роботи користувачів з РБД залежить від забезпеченості їх інформацією про містяться в РБД даних, їх структурі та розміщенні. Це завдання вирішує мережевий словник-довідник даних, що знаходиться в одній ЕОМ мережі або дублюючийся на декількох ЕОМ. При цьому, словник-довідник може мати розподілену структуру, тобто коли його окремі фрагменти розподілені по робочих станціях мережі.
До організації баз даних висуваються такі загальні вимоги як, забезпечення високої швидкістю обробки запитів, секретності, незалежності (фізичної та логічної) даних, безпеки і т.д. Крім перерахованих вимог, до РБД висуваються вимоги "прозорості": розподіленої структури БД; спільного доступу до даних; розподіленої обробки.
Розподілена структура БД передбачає незалежність кінцевих користувачів і програм від способу розміщення інформації на робочих станціях мережі, тобто формулювання запитів до РБД виконується аналогічно запитам до централізованої БД.
Спільний доступ до даних передбачає модифікацію одних і тих же даних кількома користувачами не порушуючи цілісності РБД.
"Прозорість" розподіленої обробки означає незалежність користувачів і програм від типу локальної обчислювальної мережі і застосовуваного мережевого програмного забезпечення. Обробка запиту користувача може вироблятися на декількох ЕОМ.
Доступ користувачів до РБД і адміністрування здійснюється за допомогою системи управління розподіленою базою даних (СУРБД), яка забезпечує виконання наступних функцій:
- Автоматичне визначення ЕОМ, що зберігає необхідні у запиті дані;
- Декомпозицію розподілених запитів на приватні вкладені запити до БД окремих ЕОМ;
- Планування обробки запитів;
- Передачу приватних підзапитів та їх виконання на віддалених ЕОМ;
- Прийом результатів виконання приватних підзапитів;
- Підтримку в узгодженому стані копій дубльованих даних на різних ЕОМ мережі;
- Управління паралельним доступом користувачів до РБД;
- Забезпечення цілісності РБД.
Базові технології обробки в архітектурах файл-сервер і клієнт-сервер
Прикладні програми управління даними являють собою необхідний інструмент для розподіленої обробки.
Архітектура клієнт-сервера мережі дозволяє різним прикладним програмам одночасно використовувати загальну базу даних. Цілком очевидно, що перенесення програм управління даними з робочих станцій на сервер сприяє вивільненню ресурсів робочих станцій, надає можливість збільшити число приватних, локально вирішуваних завдань. Дана архітектура дозволяє також централізувати ряд найважливіших функцій управління даними, такі, як захист інформації баз даних, забезпечення цілісності даних, управління спільним використанням ресурсів.
Одним з важливих переваг архітектури клієнт-сервера в мережевий обробці даних є можливість скорочення часу реалізації запиту. На підтвердження цього розглянемо дві базові технології обробки інформації в архітектурі клієнт-сервера мережі і технології використання традиційного файлового сервера.
Припустимо, що прикладна програма бази даних завантажена на робочу станцію і користувачеві необхідно отримати всі записи, що задовольняють деяким пошуковим умов. У середовищі традиційного файлового сервера програма управління даними, яка виконується на робочій станції, повинна здійснити запит до сервера кожного запису бази даних. Програма управління даними на робочій станції може визначити, чи задовольняє запис пошуковим умов, лише після того, як вона буде передана на робочу станцію.
Очевидно, що даний технологічний варіант обробки інформації має найбільшу сумарний час передачі даних по каналах мережі.
У середовищі клієнт-сервера, навпаки, робоча станція посилає запит високого рівня сервера бази даних. Сервер бази даних здійснює пошук записів на диску і аналізує їх. Записи, що задовольняють умовам, можуть бути накопичені на сервері. Після того, як запит цілком оброблений, користувачеві на робочу станцію передаються всі записи, які задовольняють пошуковим умов.
Дана технологія дозволяє знизити мережевий трафік і підвищити пропускну здатність мережі. Більш того, за рахунок виконання операції доступу до диска і обробки даних в одній системі сервер може здійснити пошук і обробляти запити швидше, ніж якщо б ці запити оброблялися на робочій станції.
Прикладні програми баз даних клієнт-сервера підтримуються програмними продуктами:
- NetWare Btrieve-програмою управління записами з індексацією по ключу (виконується на сервері);
- NetWare SQL - ядром реляційних баз даних, які призначені для забезпечення системи захисту і цілісності даних.
Служби баз даних NetWare Btrieve і NetWare SQL фірми Novell дозволяють розробникам створювати надійні прикладні програми баз даних без необхідності написання власних програм управління записами, що забезпечує зручний перенесення прикладних програм у середу клієнт-сервера.
В даний час розроблені десятки тисяч прикладних автономних і багатозадачних програм, орієнтованих на клієнта версій NetWare Btrieve, NetWare SQL, які можуть бути використані організаціями, створюють або мають мережу ЕОМ. Більш того, версії NetWare Btrieve і NetWare SQL фірми Novell для клієнтів мають узгоджені API, що спрощує перенесення програм з середовища одного клієнта в середу іншого.
Інформаційне забезпечення
З розвитком ринкової інфраструктури в Росії значно зросла кількість господарських і фінансових зв'язків між різними економічними суб'єктами. Для успішного податкового контролю необхідно збирати й аналізувати величезні обсяги інформації, що стосується цих зв'язків.
Існуюче інформаційне забезпечення контрольних органів має ряд недоліків. Основним є те, що одна і та ж інформація надається платниками податків та одержувачами бюджетних коштів неодноразово, тобто дублюються інформаційні потоки. Крім того, одні й ті ж дані проходять подвійну і не завжди однозначну обробку в різних державних установах.
Дану проблему має вирішити ефективне інформаційну взаємодію у рамках єдиної інформаційної системи, отримуючи дані з якої, кожен державний орган зможе, з одного боку, обробляти її в розрізі власних управлінських завдань, а з іншого боку, це дозволить проводити аналіз на різних рівнях - від усього держави в цілому до кожного конкретного суб'єкта. Інформація в розрізі окремих платників податків дасть можливість аналітичним шляхом виявити будь-які податкові правопорушення, проаналізувавши податкові та інші фінансові надходження і витрачання коштів, господарські зв'язки даного економічного суб'єкта.
Інформаційне забезпечення повинно враховувати основні параметри фінансових зв'язків (реквізити підприємств, суми, умови, правова обгрунтованість і т.п.), можливість обміну даними між різними державними органами, використання ними загальних баз даних, як для поточної роботи, так і для цілей планування і прогнозування, що значно ускладнює структуру даної інформаційної системи. Дана задача повинна вирішуватися як на загальнодержавному рівні в галузі створення глобальної системи обміну інформацією, так і на рівні окремих міністерств і відомств, оскільки саме вони можуть визначити склад і обсяг обмінюваної інформації. Тут також мають бути вирішені питання захисту від несанкціонованого доступу до даної системи, вироблення офіційних міжвідомчих документів та форм обміну. На даний момент існує проблема доступу деяких державних органів (зокрема статистичних) до інформації про платників податків, що надходить до податкових органів, яка пов'язана з захистом комерційної таємниці. Тим не менш, необхідно враховувати, що об'єктивна статистична інформації - запорука правильного і точного прогнозування, планування і управління, тому можливе створення крім єдиної інформаційної системи окремих інформаційних потоків між державними органами. Головне, щоб ці взаємозв'язки мали чітку правову і технічну визначеність.
Необхідно також зазначити, що іноді поділ контрольних функцій між різними органами виконавчої влади є штучним, що дає привід думати про їх об'єднання в майбутньому. Особливо це стосується органів Міністерства фінансів, Міністерства РФ з податків і зборів, оскільки вони не тільки користуються однією і тією ж інформацією, але часто виконують однакові функції. Одним із способів такого об'єднання може стати створення єдиної глобальної інформаційної системи.
Глобальна система інформаційного забезпечення повинна включати наступну інформацію, що надходить від відповідних державних установ [1]:
- Відомості про надходження доходів і виконання різних рівнів бюджету, відомість розподілу регулюючих податків і платіжні документи до неї, рішення про надання та скасування пільг по платниках податків, видами податків, термінами наданих відстрочок, дані про вартість ліцензій, дані про страхування майна і відповідальності і т . п. - Від органів Міністерства РФ, в тому числі від Головного управління Федерального казначейства, Департаменту страхового нагляду;
- Відомості про податковий облік платників податків, про порушення податкового законодавства, про сплату штрафних санкцій, про надходження податкових платежів, про заборгованість по сплаті податків, про надані податкові пільги, перелік структурних підрозділів платників податків і т.п. - Від органів Міністерства РФ з податків і зборів РФ;
- Відомості про податкові правопорушення, а також відомості, виявлені в ході оперативно-розшукової діяльності (наприклад, про відкриті банківських рахунках) - від органів Федеральної служби податкової поліції РФ;
- Відомості про безготівкові платежі, у тому числі відповідні платіжні документи, про стан банківських рахунків, про підсумки періодичних перевірок комерційних банків і т.п. - Від органів Центрального банку РФ;
- Відомості про фізичних осіб (адресні дані, склад сім'ї тощо), про виявлені правопорушення, про виявлені в результаті оперативно-слідчої діяльності банківських рахунках і т.п. - Від органів Міністерства внутрішніх справ РФ;
- Відомості про сплату різних митних платежів, про заявленої вартості товарів та іншого майна, що провозяться через митний кордон РФ - від органів Державного митного комітету РФ;
- Статистична інформація, статистичні коди і т.п. - Від органів Державного комітету РФ за статистикою;
- Дані про земельну власність - від органів Державного комітету РФ по земельних ресурсів та землеустрою та архітектури;
- Відомості про приватизацію власності - від органів Міністерства державного майна РФ;
- Відомості про джерела доходів, про зайнятість у РФ - від Федеральної служби з праці та зайнятості;
- Дані про реєстрацію організацій, про придбання ліцензій, реєстри місцевих зборів і платежів - від органів місцевого самоврядування та органів виконавчої влади.
Автоматизація обробки даних відомостей дозволить відповідним державним органам не тільки якісно і в найкоротші терміни виконувати свої функції з обліку фінансових потоків, але і виявляти платників податків, які ухиляються від постановки на облік або від сплати податків, або бюджетополучателей, витрачають бюджетні кошти не за цільовим призначенням, шляхом проведення аналітичних процедур.
Автоматизація внутрівідомчого документообігу дозволить звільнити робочий час чиновників, використовувати одного разу введені в автоматизовану інформаційну систему дані для різних цілей і різними користувачами, не вдаючись до використання паперових носіїв, що значно зменшить вірогідність помилки «ручного набору».
Автоматизована система інформаційного забезпечення повинна включати наступні бази даних:
1. Державний реєстр платників податків, який буде включати ідентифікаційні, статистичні, вчені та інші характеристики (ІПН, адреси, відомості про керівництво, види діяльності, відомча приналежність, дані про засновників, організаційно-правова форма, розмір статутного капіталу, форма сплати податків, наявність пільг з оподаткуванню, число дебіторів, заборгованість підприємства перед бюджетом і т.п.). При цьому необхідно автоматичне виділення найбільших платників податків, суб'єктів з великими сумами заборгованостей і т.д.
2. База даних порушень податкового законодавства, де повинна збиратися інформація про характеристики проведених контрольних заходів, їх результатів і рішень, прийнятих на їх основі. Ця база даних дозволить більш точно визначати ефективність контрольних заходів, у тому числі в розрізі різних контрольних органів.
3. База даних банківських рахунків, яка містить відомості про фінансові потоки в розрізі окремих видів банківських рахунків і банків.
4. База даних про податкові надходження від юридичних і фізичних осіб на особові рахунки державного бюджету в розрізі видів даних надходжень (різні податки, штрафні санкції, недоїмки, переплати), а також податкових пільг.
Як показує досвід, в даний час найбільш перспективною стає персоніфікація обліку сплати податків, внесків, різних виплат та інших рухів державних коштів у розрізі окремих юридичних і фізичних осіб, державних установ.
Програмне забезпечення
В області статистичних розрахунків функцій контролю в даний момент найбільш автоматизованим є процес казначейського виконання бюджету. Ця система призначена для управління бюджетними коштами з метою контролю за їх цільовим витрачанням і надходженням. Вона передбачає консолідацію фінансових ресурсів на єдиному рахунку бюджету (також лише з цього рахунку має виробляється витрачання бюджетних коштів), впровадження більш досконалих технологій у процес виконання бюджету, в тому числі в процес фінансового планування та управління готівковими коштами бюджету. Для цих цілей було створено Федеральне казначейство в структурі органів Міністерства фінансів.
Незважаючи на всі позитивні моменти впровадження даної системи виконання бюджету, вона має ряд недоліків, одним з яких є явне уповільнення руху бюджетних коштів, що значно знижує ефект від їх використання. Це також визначає необхідність вирішення питання про автоматизацію казначейського виконання бюджету.
При казначейському виконанні бюджету можна виділити наступні процеси, що підлягають автоматизації:
- Бюджетне планування (створення та затвердження проекту бюджету);
- Розрахункове обслуговування (найбільш важливим тут є санкціонування витрачання бюджетних коштів);
- Процедури фінансового контролю (у т.ч. операційний контроль, при якому нецільове витрачання стає фізично неможливим, що включає контроль цін, договорів тощо);
- Управлінський облік і аналіз.
На етапі створення та затвердження бюджетів необхідно передбачити використання звітності попередніх років, можливість зміни існуючих показників (гнучкий режим), бажана наявність автоматичної генерації всіх необхідних для прийняття проекту бюджету документів, а також автоматичне створення перспективного фінансового плану балансу фінансових ресурсів. Тут необхідно виділення підсистеми обліку договорів, які укладають одержувачі бюджетних коштів зі своїми постачальниками і підрядниками. Принципом роботи цієї підсистеми має стати акумуляція в контрольному центрі даних про плановані і поточних договорах, ступінь їх виконання та стан оплати. При використанні інформації про договори, звітності минулих років планування бюджету буде більш якісним, але і більш трудомістким, що визначає необхідність використання сучасних методів аналізу і моделювання.
При автоматизації процесу санкціонування витрачання бюджетних коштів для підвищення його ефективності і виключення механічних помилок необхідно узгодити наступні процеси: складання і затвердження бюджетного розпису, затвердження та доведення повідомлень про бюджетні асигнування і про ліміти бюджетних зобов'язань до розпорядників та одержувачів бюджетних коштів. При цьому ідеальним був би варіант автоматизованого взаємодії органів казначейства, розпорядників бюджетних коштів і конкретних бюджетополучателей. Для останніх, необхідно передбачити спеціальну підсистему, що підтримує функції віддаленого адміністрування.
Найбільш складною є автоматизація операційного контролю, який проводиться до проведення самого платежу, тобто при прийомі заявки на платіж. При прийомі платіжного доручення казначейством здійснюється автоматична перевірка достатності ліміту, а також звірка з базою даних казначейства, яка може містити будь-які задаються адміністрацією параметри терміновості та пріоритетністю. Бажано на цьому етапі автоматично перевіряти задані в контрактах і договорах ціни, що має виключити можливість зловживань шляхом закупівлі товарів за свідомо завищеними цінами. Але при цьому без попереднього узгодження договорів з державними органами неможливо обійтися без конфліктних ситуацій. Тому підсистема обліку договорів повинна бути дворівневою і мати зворотний зв'язок, тобто на першому етапі в систему заносяться попередні параметри договорів (умови, вартість, терміни і т.п.), одержувані від бюджетополучателей, а потім вони повинні бути або підтверджені, або бюджетополучателі відправляються зауваження за договором.
Автоматизація процесу бюджетного обліку та генерація звітності повинна проводиться з урахуванням специфіки бюджетних організацій, тобто повинен бути передбачений бухгалтерський облік як у самого казначейства, так і в одержувачів бюджетних коштів відповідно до Плану рахунків бюджетного обліку, формування первинних документів, а також ведення аналітичного обліку, контроль стану рахунків і документів, випуск різних форм звітності за будь-які тимчасові періоди і т . д.
У цій сфері необхідно враховувати необхідність автоматизації як в органів казначейства, так і у конкретних отримувачів бюджетних коштів, у тому числі бюджетних розпорядників.
Існують різні розробки для вирішення даних питань автоматизації казначейського виконання бюджету.
Так, Регіональний обчислювальний центр в Чебоксарах створив програмні продукти «Казначейське виконання доходів і витрат федерального бюджету на регіональному та місцевому рівнях (Центр-Ф, Центр-КС)» для органів федерального казначейства. [2] Автори публікацій про цих програмних продуктах стверджують, що в цих пакетах автоматизовані найважливіші функції обліку - облік фінансування видатків бюджетів різних рівнів, бюджетних і позабюджетних фондів, облік бюджетних зобов'язань та їх лімітів, повних бухгалтерський облік з виходом на баланс виконання бюджетів. Тут також передбачені функції розподілу доходів за рівнями бюджетів і по фондах до формування, електронного обміну і зводу різних звітів. У програмах передбачений спеціальний модуль, який являє собою автоматизоване робоче місце керівника («АРМ керівника»). З його допомогою можна отримувати інформацію про виконання бюджету у вигляді аналітичних графіків, діаграм, таблиць і т.п. Перевагою даних програм є наявність єдиної нормативно-довідкової інформації. Ядром даних систем є єдиний план рахунків, на його основі формується бухгалтерська звітність.
Для автоматизованого взаємодії органів казначейства між собою, а також з фінансовими і податковими органами, кредитними установами, з розрахунково-касовими центрами ЦБР, з розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів передбачені функції електронного обміну інформацією. Також можливий прийом від державних податкових інспекцій бази платників податків, висновків (форма № 21) та передача зведеного реєстру надійшли доходів у розрізі платників податків, платежів, рівнів бюджетів і т.д.
У даних програмних пакетах передбачено деяка захист інформації - закриття дня, місяця, обмеження доступу на перегляд документів, введених іншими користувачами.
Програмний продукт «Центр-Ф» реалізований за технологією «файл-сервер» і не вимогливий до апаратного забезпечення. У 1998 р. пройшло його тестування в управлінні федерального казначейства по Самарській області. У 1999 р. пройшла його дослідна експлуатація, а в 2000 р. - промислова. На даний момент цей програмний комплекс прийнятий для вільного розповсюдження в територіальних органах федерального казначейства.
«Центр-КС» більш вимогливий до апаратного забезпечення, оскільки реалізований за технологією «клієнт-сервер». У 2001 році проводиться його дослідна експлуатація в управліннях федерального казначейства за Чуваської республіці та Новгородської області. Перевагою даного пакету є можливість обробляти великі потоки інформації за менший час, тобто він має більш високу продуктивність і надійність, а також великими можливостями захисту інформації.
Недоліком даних програмних продуктів можна назвати те, що основне місце в них приділено не контрольних та аналітичних функцій, а обліковими. Хоча з точки зору автоматизації інформаційної взаємодії між різними контрольними органами це можливо і на краще, оскільки зібрана та структурована облікова інформація буде краще проаналізована в єдиному центрі, ніж в територіальних контрольних органах. Проте функція оперативного контролю, що включає контроль цін і умов договорів, є на даний момент необхідної складової для ефективної роботи даних державних органів.
Для вирішення ж проблеми обліку та контролю у бюджетних розпорядників найбільш популярною є система «Парус. Бюджетне фінансування ». Найбільш цікавими її характеристиками є наступні:
- Можливість автоматизованого прийому заявок від бюджетополучателей в електронному вигляді, на основі яких складається зведена бюджетна заявка;
- Автоматизоване поквартальний розподіл затверджених бюджетних асигнувань - формування бюджетного розпису;
- Формування зведеного кошторису доходів і витрат на основі кошторисів, наданих бюджетополучателямі;
- Можливість у процесі виконання бюджету змінювати параметри бюджетних асигнувань;
- Накопичення даних про виконання бюджету (збереження первинних даних);
- Можливість у процесі безпосереднього витрачання бюджетних коштів розподіляти їх за різними алгоритмами - пропорційно кошторисів видатків, лімітам бюджетних зобов'язань, залишкам фінансування тощо;
- Забезпечення сполучення з програмними засобами органів федерального казначейства з приймання-передачі лімітів бюджетних зобов'язань і обсягів фінансування на бюджетних носіях.
3. Інформаційне забезпечення АРМ бухгалтера-аналітика
Програма 1С: Бухгалтерія є універсальною бухгалтерською програмою і
призначена для ведення синтетичного й аналітичного бухгалтерського обліку по різних розділах.
Аналітичний облік ведеться по об'єктах аналітичного обліку (субконто) у натуральному та вартісному виразах.
Програма надає можливість ручного й автоматичного введення проводок. Усі проводки заносяться в журнал операцій. При перегляді проводок у журналі операцій їх можна обмежити довільним тимчасовим інтервалом, групувати і шукати по різних параметрах проводок.
Крім журналу операцій програма підтримує кілька списків довідкової
інформації (довідників):
1. план рахунків;
2. список видів об'єктів аналітичного обліку;
3. списки об'єктів аналітичного обліку (субконто);
4. констант і т.д.
На підставі введених проводок може бути виконаний розрахунок підсумків. Підсумки можуть виводитися за квартал, рік, місяць і за будь-який період, обмежений двома датами. Розрахунок підсумків може виконуватися по запиту й одночасно з введенням проводок (в останньому випадку не потрібно перерахування).
Після розрахунку підсумків програма формує різні відомості:
1. зведені проводки;
2. оборотно-сальдову відомість;
3. оборотно-сальдову відомість по об'єктах аналітичного обліку;
4. картка рахунка;
5. картка рахунка по одному об'єкту аналітичного обліку;
6. аналіз рахунку (аналог головної книги);
7. аналіз рахунку по датах;
8. аналіз рахунку по об'єктах аналітичного обліку;
9. аналіз об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;
10. картка об'єкта аналітичного обліку по всіх рахунках;
11. журнальний ордер.
У програмі існує режим формування довільних звітів, що дозволяє на деякій бухгалтерській мові описати форму і зміст звіту, включаючи в нього залишки й обороти по рахунках і по об'єктах аналітичного обліку. За допомогою даного режиму реалізовані звіти, надані в податкові органи, крім того даний режим використовується для створення внутрішніх звітів для аналізу фінансової діяльності організації в довільній формі.
Крім того програма має функції збереження резервної копії інформації і режим збереження в архіві текстових документів.
САБО фірми "1С" САБО виробництва "1С" - найвідоміші і продаються в Росії. Розвинена дилерська мережа (більше 1100 доларів), робота за методикою франчайзингу, грамотна маркетингова стратегія, потужна рекламна підтримка і вдале функціональне наповнення забезпечили величезну популярність цих продуктів. На допомогу користувачам випущені методичні посібники, в багатьох регіонах країни створені авторизовані навчальні центри.
САБО від "1С" реалізовані для різних програмних і апаратних платформ: DOS, Windows, Windows 95, Macintosh (з початку 1996 р.), Power Macintosh (з літа 1996 р.). Існує кілька модифікацій системи: базова, професійна (для рішення більш складних бухгалтерських задач, що включають елементи аналізу господарської діяльності підприємств), мережна (з весни 1996 р. реалізована технологія клієнт / сервер). Найбільш поширена сучасна версія "1С: Бухгалтерія Проф. 7.5" під Windows є, на наш погляд, кращою з представлених на російському ринку. У базовий комплект постачання входять одна чи дві дискети, посібник користувача і реєстраційна анкета. Для установки й експлуатації програми досить мати 3 - 5 Мбайт вільного місця на диску.
Робота користувача, як і в будь-якій іншій аналогічній програмі, починається з настроювання плану рахунків і введення шаблонів нових типових операцій (крім передбачених у базовому комплекті). Разом з продуктом пропонується широкий перелік заповнюваних форм первинних документів, але якщо користувача не влаштовує який-небудь документ, він може змінити його друковану форму й алгоритм заповнення. Користуючись внутрішнім макромовою, можна описати практично будь-який документ. Реалізовані в базовому комплекті алгоритми переоцінки валюти і нарахування амортизації жадають від користувача строгого дотримання правил відображення інформації на рахунках. Система формує всю звітність, надану в податкові інспекції. Для цього використовується генератор звітів, в якому за допомогою внутрішнього макромови створюються власні звітні документи. Щоб розширити функціональне наповнення САБО, можна розробити власні алгоритми переоцінки валютних пасивів і активів у залежності від діючого законодавства, нарахування амортизації по нематеріальних активах, формування облікових регістрів і т.д. Крім описаного продукту, фірма "1С" просуває на ринок свою нову розробку під назвою "1С: Підприємство". Це ПО являє собою універсальну систему для автоматизації обліку в торгівлі, складському господарстві і суміжних галузях діяльності підприємства. Додаток розроблений на новій технологічній платформі під умовною назвою V7, що включає засоби роботи з базою даних, убудовані мову програмування, редактор діалогових форм і текстовий редактор, єдиний механізм обробки запитів.
Система "1С: Підприємство" може бути адаптована до будь-яких особливостей обліку на конкретному підприємстві за допомогою модуля "1С: Конфігуратор", що дозволяє набудовувати всі основні елементи програмного середовища, генерувати і редагувати документи з будь-якою структурою, змінювати їх екранні і друковані форми, формувати журнали для роботи з документами з можливістю їхнього довільного розподілу по журналах. Крім того, "1С: Конфігуратор" може редагувати існуючі й утворювати нові довідники довільної структури, створювати регістри для обліку засобів у необхідних розрізах, задавати будь-які алгоритми обробки інформації, описувати поводження елементів системи убудованою мовою і т.д. Важливо відзначити, що для настроювання продукту не потрібно глибоких знань в області програмування. При перевірці настроєної конфігурації задіюється функція "Усунення несправностей", вона ж використовується для виявлення можливих збоїв при роботі системи в цілому. Додаток "1С: Підприємство" може застосовуватися як автономно для керування товарними потоками без формування бухгалтерських проводок, так і в поєднанні з ПО "1С: Бухгалтерія" для реєстрації руху товарів на рахунках бухгалтерського обліку. Крім того, у пакеті "1С: Підприємство" маються засоби підтримки торгового устаткування (наприклад, касових апаратів "ЕЛЕКТРОНІКА-92 АКВАРІУС" і сканерів штрих-кодів, що приєднуються через інтерфейс RS-232).
Система "1С: Підприємство" виконується під управлінням ОС Windows 95 і Windows NT. Мережева версія може встановлюватися в найбільш поширених локальних мережах. В останньому випадку робочі станції повинні мати процесор класу 486DX і вище й оперативну пам'ять обсягом не менш 8 Мбайт, а сервер - оперативну пам'ять не менше 16 Мбайт і процесор Pentium/75 і вище.

Aubi

"АУБИ" - це зареєстрована назва інтегрованої програмної системи "Автоматизації Бухгалтерського Обліку 'малих, середніх і великих підприємств. Абревіатура назви комплексу" АУБИ "побудована з ряду букв, що входять у наведену вище фразу, укладену в апострофи. Таким чином зроблена спроба відбити щире призначення програми.
"АУБИ" може бути з успіхом використана для автоматизації бухгалтерського обліку підприємств різного роду діяльності. Програмний комплекс представляє однаковий інтерес як для торгових (комерційних) структур, так і для виробничих підприємств. Гнучка система програми дозволяє настроювати "АУ-БІ" на потреби конкретного користувача. При цьому бухгалтер кожного підприємства, виходячи зі своїх власних потреб, має можливість сформувати план рахунків; інформаційні довідники, містять назви підприємств-партнерів і їх банківські реквізити; список матеріально відповідальних осіб і т.д. У залежності від специфіки діяльності підприємства "АУБИ" дозволяє вести облік наступних елементів бухгалтерського виробництва:
1. облік матеріалів (склад);
2. облік малоцінних і швидкозношуваних матеріалів (МБП) на складі і в експлуатації;
3. основні засоби;
4. облік касових операцій - формування прибуткових і витратних касових ордерів, ведення касової книги;
5. облік банківських операцій - платіжних доручень, вимог і реєстрів;
6. облік рахунків;
7. ведення журналу господарських операцій;
8. ведення головної бухгалтерської книги;
9. формування шахової і оборотної відомостей;
10. формування різних відомостей аналітичного обліку
11. ... і т.д.
Журнал господарських операцій є для "АУБИ" воістину основною інформаційною базою, використовуючи яку, програма здатна формувати безліч звітних документів по синтетичному і аналітичному обліку. Усі сформовані "АУБИ" звіти можуть бути збережені на жорсткому диску у вигляді ASCII і RTF файлів чи виведені безпосередньо на принтер. У випадку збереження вихідних форм на жорсткому диску користувач має можливість переглядати, коректувати і виводити на друк всі документи, використовуючи для цього наявні в нього стандартні програмні засоби (утиліти DOS, текстові редактори і т.д.).
Синтетичний облік
У міру ведення журналу господарських операцій, в якому містяться всі проводки, що відображають діяльність підприємства, користувач може отримати будь-яку проміжок часу наступні звітні форми по синтетичному обліку:
1. зведену оборотну відомість;
2. синтетичний розклад по кожному рахунку;
3. головну бухгалтерську книгу;
4. шахову відомість;
5. баланс.
Аналітичний облік.
Аналітичний облік займає дуже важливе місце в бухгалтерії досить великого числа підприємств. У загальному випадку повна конфігурація "АУБИ" у стані формувати за будь-який проміжок часу облікові відомості по:
1. матеріалами (рахунок 10);
2. МШП (рахунок 12);
3. Основним засобам (рахунок 01);
4. знос основних засобів (рахунок 02);
5. основному, допоміжному виробництву (рахунок 20,23,25,26,29 ...);
6. готової продукції, товарах ... (Рахунок 40,41 ...);
7. реалізації продукції (рахунок 46);
8. постачальникам і підрядникам (рахунок 60);
9. авансами виданими (рахунок 61);
10. покупцям і замовникам (рахунок 62);
11. розрахунками з бюджетом / небюджетом (рахунок 68,69,19 ...);
12. підзвітним особам (рахунок 71);
13. іншим розрахунками (рахунок 76);
14. ... і т.д.
Якщо за родом діяльності підприємства це не представляє інтересу, можна просто не звертати увагу на те, що "АУБИ" може формувати велику кількість звітних документів і користуватися в програмі тільки тими її елементами, які необхідні для підприємства в даний момент.
Відзначимо, що "АУБИ" може поставлятися в різній комплектації. За бажанням користувача в комплект постачання можуть бути включені або вилучені різні елементи програми. До таких елементів програми можуть бути віднесені різні облікові (аналітичні) відомості, банківські операції, каса і деякі інші. Цілком очевидно, що описані вище розширення функціональних можливостей "АУБИ" відбиваються на вартості пакета програм. Додамо, що користувач сам вирішує чи бути йому просто зареєстрованим користувачем і при цьому навчатися роботі з програмою самостійно по технічній документації, або за додаткову плату пройти курс навчання по роботі з "АУБИ" і користуватися могутньою консультативною підтримкою фірми виготовлювача чи торгової аудиторської компанії у якої купувалася програма.

Суперменеджерів

Багатовалютна система, призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах складної структури різних форм власності. Робота в різних комп'ютерних мережах і на комп'ютерах IBM і Macintosh.
Система бухгалтерського обліку дозволяє оперувати наступними операціями:
1. аналітичний і синтетичний облік
2. автоматичний облік курсової різниці
3. приведення облікових даних до будь національній валюті
4. ведення журналів-ордерів, головної книги і балансу в будь-якій валюті і зведено за еквівалентом
5. гнучкий план рахунків, що враховує всі індивідуальні особливості
6. формування складних проводок
7. консолідація даних різних організацій і філій
Версії програм для DOS, WINDOWS і Macintosh.

ІНФО - Бухгалтер

У будь-який момент для Вас готові:
1. баланс з усіма додатками
2. оборотна відомість
3. головна книга
4. відомості аналітичного обліку по рахунках
5. журнали ордера і відомості до них, шахматка
6. різноманітні відомості і довідки
7. Аналіз фінансової діяльності з побудовою графіків і діаграм
Вам достатньо ввести господарські операції - все інше програма зробить сама

ФОЛІО

1. ведення бухгалтерського обліку будь-якого числа підприємств на одному комп'ютері з можливістю отримання зведеного бланка кількох підприємств.
2. докладний фінансовий аналіз діяльності організацій за якими ведеться бухгалтерія
3. облік руху грошових коштів в динаміці
4. фінансовий баланс для керівника і звіт про прибуток і збитки по місяцях і роках
5. аналітичні показники
6. валюта
7. зарплата
8. склад
9. система прогнозування оптимальної ціни продажу партії товару
10. можливість створення нових форм звітності
11. вбудовані багаторівневі таблиці

Инфин - Бухгалтерія

1. продумана структура програми і звичний бухгалтеру дизайн
2. повна автоматизація обліку
3. до п'яти рівнів аналітичного обліку
4. мінімальні зміни в налаштуванні програми під специфіку саме Вашого підприємства
5. бухоблік для декількох підприємств на одному робочому місці
6. можливість настроювання на будь-яка зміна законодавства
7. можливість ведення подвійної бухгалтерії
8. можливість роботи з будь-якими валютами
9. парольний захист
10. збереження даних за будь-яку кількість років

ABACUS

ABACUS professional - Повний комплекс бухгалтерського обліку.
Відмінні риси комплексу - функціональна повнота і комплексне рішення всіх задач обліку.
А також:
1. обробка проводок з детальною аналітичною інформацією
2. облік витрат на виробництво і калькулювання собівартості продукції з формуванням відповідних записів у Головній книзі
3. елементи фінансового аналізу
4. автоматичне нарахування відсотків і відрахування податків
5. мульти-валютні операції генератор звітних форм
6. система апаратної і програмного захисту інформації
7. зручний інтерфейс
САБО фірми "Омега" Основною розробкою компанії "Омега" є програмний комплекс ABACUS Professional, призначений для ведення бухгалтерії, фінансового планування і управління на підприємствах з чисельністю працівників бухгалтерії і планово-фінансових служб до 50 - 60 чоловік. Ця САБО створена на базі СУБД Clarion 3.1 і складається з набору взаємозалежних модулів (основні засоби і вкладення, складський облік і накладні, банк і каса, підзвітні особи, договори і розрахунки, заробітна плата, робота з рахунками, друк бухгалтерських документів, звіти і фінансовий аналіз, друк супровідних документів, сервіс і інсталяція, забалансові рахунки), які можуть функціонувати як незалежно, так і в складі комплексу.
Необхідно відзначити, що при будь-якій конфігурації потрібно модуль настроювання, що забезпечує прив'язку комплексу до конкретної бухгалтерії і введення головних даних. В основі продукту ABACUS Professional лежить єдине поле проводок. Це означає, що дії, виконані в одному програмному модулі, знаходять своє відображення у всіх інших розділах системи незалежно від того, звідки зроблений уведення проводок. Усі проводки попадають у єдину БД, що дозволяє оперативно контролювати дані різних напрямків бухгалтерського обліку і маніпулювати ними. Така система забезпечує високу ступінь взаємодії між окремими ділянками роботи бухгалтерії.
На програмному рівні в концепцію САБО закладена конфігурація "файл-сервер". Всі робочі станції настроюються на одні і ті ж файли БД, обробка інформації (уведення, редагування, видалення) проводиться на кожній станції. При спробі одночасного доступу до однієї і тієї ж записи з різних робочих місць комплекс видає діагностичні повідомлення.
Мережева версія працює в мережах під NetWare і Windows NT. У ЛС під управлінням ОС LANtastic допускається організація не більше трьох робочих місць. Мінімальні вимоги до станції-клієнта: процесор від 386DX і 4 Мбайт оперативної пам'яті. Сервер повинен мати процесор класу 486DX і вище і 8 Мбайт оперативної пам'яті (мінімальні вимоги до сервера, коли в мережі працює до п'яти станцій-клієнтів). Поряд з САБО ABACUS Professional фірмою "Омега" розроблені програми для автоматизації господарської бухгалтерії банків і фінансових компаній (ABACUS Bank), обліку послуг готелів і готельних комплексів (Hotel), операцій з цінними паперами (ABACUS invest), обліку у фірмах, що мають мережу торгових центрів, філій, складів і ведучих централізований бухгалтерський облік товарообігу (Trade house). Останні три продукти можуть функціонувати незалежно або в комплексі з САБО ABACUS Professional.
Крім того, фірма "Омега" просуває на ринок принципово нове ПО ABACUS Financial, яке не є тиражованим продуктом і розробляється під замовлення з урахуванням специфіки методології і організації бухгалтерського обліку на підприємстві. Цей програмний комплекс створювався з використанням СУБД Oracle і призначений для автоматизації бухгалтерської і планово-фінансової роботи на великих підприємствах.

БОСС

САБО фірми "АйТі" Фірмою "АйТі" розроблена комплексна система автоматизації "БОС", призначена для великих підприємств, виробничих і торгових об'єднань. Як інструмент управління підприємством система "БОС" має галузеву орієнтацію і включає САБО "БОС-Бухгалтер", що здійснює ведення бухгалтерського обліку та складання звітності, а також набір наступних функціональних модулів, спрямованих на автоматизацію певних господарських процесів: "БОС-Кадровик" (управління персоналом та нарахування заробітної плати); "БОС-Референт" (управління документообігом); "БОС-Комірник" (автоматизація складського обліку, причому для великих підприємств, як правило, розробляється окремо); "БОС-Продавець" (управління збутом); "БОС -Постачальник "(автоматизація процесу постачання);" БОС-Технолог "(управління виробництвом);" БОС-Фінансист "(автоматизація управління фінансами з елементами аналізу);" БОС-Аналітик "(аналіз фактичних виробничих витрат і отриманих фінансових результатів). По суті справи, система "БОС" представляє собою інтегровану САБО з розширеним набором функціональних можливостей. Компанія "АйТі" пропонує дві реалізації продукту, що розрізняються програмно-апаратними платформами. Для середніх і деяких великих підприємств є система "БОС-Компанія", яка як SQL-сервера використовує ПО Scalable SQL Server v3.01 фірми Pervasive Software. За бажанням замовника в комплект поставки може бути включений розвинений інструментарій розробки додатків для зазначеної СУБД, що дозволяє вести швидке проектування баз даних і візуальну компонування програмних модулів, використовуючи стандарт мови SQL і мова четвертого покоління. САБО "БОС-Компанія" не пред'являє високих вимог до параметрів апаратного забезпечення: клієнтські робочі станції повинні мати процесор не нижче 386 і оперативну пам'ять обсягом мінімум 2 Мбайт, а сервер - процесор класу 486/66 і ОЗУ місткістю від 16 Мбайт.
Для великих корпорацій, виробничих і торгових об'єднань, куди, наприклад, входять різні за профілем і формою власності підприємства та організації, призначена САБО "БОС-Корпорація" на базі СУБД Oracle 7 Server, здатна працювати зі складними структурами даних. Для обстеження підприємства служать CASE-засоби Oracle Designer/2000. При створенні клієнтської частини системи використовуються модулі: Forms, Reports і Graphics сімейства Oracle TOOLS. Детальніше слід зупинитися на САБО "БОС-Бухгалтер", безпосередньо забезпечує автоматизацію бухгалтерського обліку. Цей продукт умовно поділяється на два блоки: досить типовий для більшості САБО модуль фінансового обліку і програма матеріального обліку, що має відкритий довідник-класифікатор матеріальних цінностей, у який можна внести, наприклад, BAR-код товару для роботи POS-терміналів і проведення інвентаризації з використанням спеціальних сканерів.
САБО "БОС-Бухгалтер" може застосовуватися на підприємствах будь-якої форми власності і функціонувати як автономно, так і в складі системи управління "БОС-Компанія" або "БОС-Корпорація". САБО фірми "Інфософт" До недавнього часу відмітною рисою продуктів фірми "Інфософт" була наявність модулів, призначених для автоматизації окремих ділянок бухгалтерського обліку. У зв'язку із зміною ситуації на ринку САБО фірма розробила новий пакет "Інтегратор", назва якого говорить сама за себе. Версія "Інтегратор 3.0" в мережевому виконанні (для застосування на окремому комп'ютері пропонується додаток "Інтегратор Соло") призначена для автоматизації бухгалтерського обліку на промислових підприємствах різних галузей і видів діяльності, тому що історично всі розробки "Інфософт" були орієнтовані на автоматизацію промислових підприємств. При розробці САБО використовувалася СУБД Clipper 5.2. У мережевому варіанті базовою є конфігурація "файл-сервер". Для роботи в архітектурі клієнт / сервер необхідно додатково встановити ПО Advantage Xbase Server. САБО "Інтегратор" експлуатується в мережах NetWare 3.xx і вище, Windows NT, LANtastic та ін Не рекомендується застосування ОС NetWare 4.01. Вимоги до апаратного забезпечення: для станції-клієнта необхідні процесор класу 486DX2 і 8 Мбайт оперативної пам'яті; для сервера - процесор не нижче Pentium/75 і ОЗУ об'ємом від 16 Мбайт. САБО "Інтегратор 3.0" складається з наступних підсистем: грошові кошти (каса, банк); дебітори і кредитори; матеріали, продукція, товари, МШП; постачальники та підрядники, основні засоби та нематеріальні активи; виробничі витрати; покупці і замовники; прибуток, податки , капітал; фінансова звітність. Особливу увагу слід приділити підсистемі "Виробничі витрати", що забезпечує не тільки облік виробничих витрат, але і автоматичний розподіл непрямих витрат на об'єкти калькуляції. Наявність зрозумілого рядовому бухгалтерові механізму взаємодії з різними БД і алгоритмів розподілу дозволяє помітно спростити розрахунок фактичної собівартості виробленої продукції, робіт і послуг.

БЕСТ

Для управління персоналом і нарахування заробітної плати використовуються модулі "Кадри" та "Заробітна плата", які можуть експлуатуватися як окремо, так і в складі комплексу "Інтегратор". САБО фірми "Інтелект-Сервіс" Відмінною рисою ПО "БЕСТ" версії 3.1 є орієнтація на комплексну автоматизацію підприємств оптової торгівлі. Цей продукт може функціонувати як в локальному, так і мережевому варіанті. Як мережевий середовища використовуються ОС NetWare версій 3.11 і вище, Windows NT, VINES, LANtastic та ін Вимоги до апаратного забезпечення: для станції-клієнта необхідні процесор 386 і вище, оперативна пам'ять від 4 Мбайт; для сервера - процесор від 486DX, ОЗУ обсягом не менше 16 Мбайт.
Структурно система "БЕСТ" виконана у вигляді набору взаємозалежних програмних модулів: встановлення та системні утиліти; ведення Головної книги (АРМ головного бухгалтера); облік касових операцій; облік операцій з банком; облік основних засобів; облік виробничих запасів, облік товарів і готової продукції; управління продажами (реалізацією); заробітна плата.
Модуль "Управління продажами" (у західних системах він найчастіше носить назву "Книга продаж", або "Оформлення замовлення") виконує швидше менеджерські, ніж бухгалтерські функції. Він дозволяє складати замовлення на придбання контрагентами матеріальних цінностей у підприємства. Сформований замовлення служить основою для складання рахунків і витратних накладних. Описуваний модуль автоматично контролює кількість виписуються товару з певного складу. Після відпрацювання всіх документів в системі обліку замовленню привласнюється статус виконаного. Складання замовлень значною мірою скорочує витрати робочого часу менеджерів і полегшує планування торгово-закупівельної стратегії підприємства.

АКОРД

3.2. Практична технологія ефективної автоматизації бухобліку.

Що таке хороша автоматизація.

Для того, щоб ефективно провести автоматизацію, треба, у першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухоблік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухоблік - це просто коли бухоблік ведеться на комп'ютері. Ось таке оману і служить причиною великої кількості невдалих спроб автоматизації. Слід усвідомити, що впровадження бухгалтерської програми ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності та поліпшення якості ведення бухобліку на підприємстві. Це може виражатися в:
· Впорядкування бухобліку. Якщо при паперовій бухгалтерії для одержання якої-небудь інформації, наприклад специфічної вибірки оборотів по субрахунку рахунка № № № 60, було потрібно кілька годин роботи, то на комп'ютері - натиснув клавішу і вибірка роздрукувати.
· Збільшення кількості інформації, одержуваної з бухобліку. Раніше можна було побачити аналітику по 41 рахунку тільки в якому-небудь одному розрізі, зараз, на комп'ютері - у декількох.
· Зниження числа бухгалтерських помилок. Це дуже важливий фактор, якщо враховувати величину штрафів і пенею за приховання оподатковуваних величин, причиною якого, як правило є саме бухгалтерські помилки, а не якийсь злий намір.
· Підвищення оперативності бухобліку. Якщо раніше, при паперовому бухобліку, бухгалтера не поспівали за первинною документацією і робили проводки з запізненням, а квартальний і річний звіт здавався в останній момент, то зараз це припинилося.
· Підвищенні економічності бухгалтерського обліку. Наша практика показує, що в багатьох випадках, змінивши застосовуються на підприємстві план і типову кореспонденцію рахунків, форми первинних документів і інші "підвладні" бухгалтерії параметри можна без використання різних ризикованих схем зменшити оподатковувані величини або, принаймні, пересунути терміни і знизити частоту податкових платежів.
· Інші фактори, що залежать від специфіки кожного конкретного підприємства.
Якщо таких поліпшень не відбулося, то автоматизація безглузда - вона не принесла кінцевого результату, сам же по собі перехід із заповнення паперових журналів-ордерів на натискання комп'ютерних клавіш поліпшенням не є, це просто заміна. Таку ситуацію слід скоріше називати "псевдоавтоматизації". На жаль, псевдоавтоматизації зустрічається часто, відбувається це тому, що люди думають: "Автоматизувати - значить просто перевести на комп'ютер і все тут", а процес впровадження програми в їхньому розумінні полягає в тому, щоб як -то почати заводити операції в комп'ютер. Наслідки псевдоавтоматизації гнітючі. Бухгалтерія, яка раніше була перевантажена поточною роботою, зараз, "при комп'ютерах", теж нічого не встигає, іноді роботи стає ще більше - треба ж спочатку зробити всі або окремі розділи бухобліку на папері, а потім, незрозуміло для чого, завести в комп'ютер. Керівництво теж не розуміє для чого витрачені чималі гроші на комп'ютери, програми і впровадження, коли в бухгалтерії як був "завал", так і залишився.
Таким чином, можна сказати, що автоматизація бухобліку - це процес, при якому в результаті перекладу бухгалтерії на комп'ютер підвищується ефективність і поліпшується якість ведення бухобліку на підприємстві. Значить перед тим як приймати рішення про автоматизацію бухобліку слід виділити, що і як ця автоматизація повинна в бухгалтерії поліпшити, це і буде метою автоматизації.
Поширеним стереотипом є те, що автоматизація бухобліку призводить до скорочення бухгалтерського персоналу, що призводить до страху перед автоматизацією, а іноді і до її саботажу. Незважаючи на те, що, на перший погляд, все логічно - частина роботи бере на себе комп'ютер, який і витісняє бухгалтерів-людей, стереотип є помилковим. Справа в тому, що кількість необхідних у бухгалтерії бухгалтерів залежить тільки від кількості оброблюваних бухгалтерією первинних документів (накладних, касових ордерів, платіжок та ін), а кількість первинних документів не залежить від того, автоматизований бухоблік чи ні, воно залежить від обсягу госпоперацій в організації. Таким чином автоматизація бухобліку не зменшує числа необхідних у бухгалтерії бухгалтерів.
Ще одним поширеним помилкою є те, що автоматизація бухобліку починається з купівлі програми і потім відбувається "введення даних в програму". Для того, щоб переклад бухгалтерії на комп'ютер був ефективний і дав результат, про який говорилося в попередньому розділі, починати необхідно з підготовки, яку умовно можна розбити на п'ять етапів.

Етап I. Оптимізація бухобліку.

Як вже зазначалося, автоматизація має сенс лише тоді, коли вона щось поліпшує в бухгалтерії, тому починати треба з виявлення того, як і що можна поліпшити. Справа в тому, що всі гарні сучасні пограми з автоматизації бухобліку - дуже гнучкі системи, вони дозволяють настроювати на потреби конкретного підприємства буквально все, починаючи від плану рахунків і кінчаючи формами звітності до податкової інспекції. Проводиться аналіз наявної на підприємстві системи бухобліку, а саме:
1. Застосовуваний план рахунків і використання конкретних рахунків.
2. Застосовувана аналітики за різними рахунками.
3. Використовуються типові проводки для відображення типових госпоперацій.
4. Форми і зміст первинної документації.
5. Форми облікових регістрів.
Аналіз проводиться на предмет того, що можна змінити для поліпшення бухгалтерського обліку (див. попередній розділ). Ось конкретний приклад. Якщо організація надає послуги і реалізацію враховує по оплаті, то при одержанні на розрахунковий рахунок реалізації можна відразу ж автоматично нараховувати не тільки ПДВ, але і податки на користувачів автодоріг і зміст ЖКГ. У результаті в будь-який момент можна буде подивитися кредитовий залишок по рахунку 67 "Розрахунки з податку на користувачів автодоріг" і побачити яка сума вже "набігла" для сплати за наступного терміну платежу. Інформативність бухобліку покращилася. Ясно, що для проведення такої оптимізації потрібно висококваліфікований і досвідчений фахівець з бухгалтерського обліку та оподаткування, яким є, наприклад, аудитор чи досвідчений головбух. Багато фірм, які впроваджують програми, як раз грішать тим, що їхні співробітники прекрасно розбираються в самих програмах, а от у бухобліку щось не дуже, і автоматизують вони бухгалтерію в тому вигляді, в якому вона є, не використовуючи можливості для поліпшення і навіть залишаючи старі помилки.

Етап II. Вибір масштабів автоматизації

Під вибором масштабів автоматизації розуміється те, в якому обсязі буде автоматизуватися бухгалтерія і в якому порядку будуть переведені на комп'ютер розділи бухобліку. Ця проблема тим більше актуальна чим більше автоматизируемая організація. Коли мова йде про невелику фірму, де бухоблік веде один-два бухгалтера, то проблема не стоїть взагалі, бухоблік треба автоматизувати цілком і відразу весь, тому, що обсяг робіт з автоматизації в малих організаціях невеликий. Але коли ми маємо справу з великим підприємством, будь-якого профілю діяльності і форми власності, таким як велика торгова фірма, автотранспортне підприємство, фабрика, будівельна організація тощо, де бухоблік ведеться чотирма і більше бухгалтерами, і по кожному розділу бухобліку (облік реалізації, розрахунків з постачальниками, виробництва та ін) є з одного боку великий документообіг і з іншого боку багато специфіки і нюансів, стає зрозуміло, що, якщо починати автоматизувати усі відразу, то процес "загрузне" і результатів не буде. Тому для великої організації, з урахуванням її особливостей варто вирішити:
1. Які розділи автоматизувати, а які - ні. Наприклад, якщо у відділі збуту є своя програма, за допомогою якої відслідковуються розрахунки з замовниками, то робити те ж саме в рамках бухобліку, напевно, не треба, бухгалтерія може обмежитися просто відображенням проводок по рахунках реалізації , товарів відвантажених, авансів і ін Часто зустрічається фактор, також, полягає в тому, що на всіх бухгалтерів не вистачає комп'ютерів, а коштів на їх покупку ні, значить якісь розділи неминуче будуть вестися на папері.
2. У якому порядку автоматизувати розділи. Практика показує, що при великому обсязі робіт з автоматизації краще переводити на комп'ютер окремий розділ, освоюватися з ним, одержувати результат, потім переходити до іншого розділу і так далі, а не намагатися зробити все відразу. Дуже важливо спланувати порядок автоматизації розділів, щоб не виходило так, що якийсь розділ автоматизується, а потім його знову доводиться донастраівать, щоб він поєднувався з іншими, на що піде додатковий час і гроші. Очевидно, що майже в більшості випадків починати треба з ведення головної книги, журналу госпоперацій, розрахунку податків і складання звітності - тобто роботи головного бухгалтера.
При виборі масштабів автоматизації є ще один аспект. Він полягає в тому, що інформація, що отримується з бухобліку потрібно і в інших структурних підрозділах підприємства, наприклад у відділі збуту - інформація про стан розрахунків з покупцями і відвантаженню продукції, у відділі постачання - інформація про залишки на складах і їхній номенклатурі (аналітиці), прогресивно мисляче керівництво хоче знати про стан дебіторської та кредиторської заборгованості (також в аналітиці по боржниках і кредиторам), обсяги реалізації та її структуру, про структуру витрат і багато про що інше. Добре автоматизований бухоблік в змозі дати всю цю інформацію з урахуванням усіх специфічних вимог, значить потрібно визначити весь обсяг інформації, необхідний для внутрішнього користування в організації та провести настроювання програми так, щоб ця інформація видавалася, для цього проводиться нарада із зацікавленими службами підприємства і керівництвом і визначається що конкретно і в якому вигляді їм потрібно. Якщо, наприклад, відділ збуту веде свій облік, а керівництву не до аналізів реалізації і витрат, то інформація для них не потрібна.
Коли бухоблік ведеться колективом бухгалтерів, то, очевидно, що програма з автоматизації бухобліку буде працювати в мережі, де кілька бухгалтерів працюють кожен не своєму комп'ютері. Тому важливо заздалегідь розподілити, який бухгалтер що буде вести, тобто провести чіткий розподіл функцій, щоб згодом, при настроюванні програми кожен на своєму робочому місці мав те, з чим йому доведеться працювати.

Етап III. Постановка завдання.

Коли визначено, що буде змінюватися в бухобліку (Етап I) і які розділи в якому порядку будуть автоматизуватися (Етап II), слід чітко визначити, що автоматизований бухоблік буде давати на виході. На виході бухоблік дає:
1. Первинні документи.
2. Облікові регістри для бухгалтерії.
3. Регістри та інформацію для внутрішніх потреб підприємства (див. попередній етап).
4. Бухгалтерську звітність і розрахунки по податках та інших платежах.
Постановка задачі полягає в тому, що в письмовому вигляді фіксується конкретний перелік всіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які повинен видавати автоматизований бухоблік, і вимоги до них, такі як інформація, що міститься в облікових регістрах, і первинці, автоматизированность заповнення первинки і звітів і пр. з урахуванням особливостей госпдіяльності. Наприклад у накладних на відпустку товарів в одній фірмі потрібно наявність доларового еквівалента ціні, в іншій фірмі - величина торгової націнки, а в третій те й інше (або ні того ні іншого). Відділу збуту може знадобитися відомість відвантажених товарів із зазначенням продажної ціни товару і датою відвантаження.
Постановка задачі дуже важлива, оскільки без ясного переліку того, що треба зробити і яким умовам це повинно задовольняти практично неможливо отримати результат від автоматизації. Крім того, якщо не зробити заздалегідь чітку постановку завдання, то може вийти, що програма буде настроєна таким чином, що необхідні регістри і первинні документи взагалі виходити не будуть (наприклад, через відсутність необхідної аналітики по рахунках, яка встановлюється на самому початку автоматизації) , через це настроювання всієї програми доведеться заново переробляти.

Етап IV. Вибір програмного засобу.

Тільки тоді коли спланована оптимізація бухобліку, визначений масштаб і порядок автоматизації і завершена постановка задачі можна переходити до вибору програми. В іншому ж випадку з'ясується, що куплена заздалегідь або за принципом "подешевше" програма просто не має достатніх можливостей для ефективної автоматизації підприємства і доведеться купувати нову. Для того щоб в безлічі програмних продуктів, їх версій і виробників знайти дороговказну нитку до оптимального для підприємства варіанту слід розуміти саме головне: просто поганих і просто хороших програм немає, значить немає і кращої програми на всі випадки життя. Всі ті програмні продукти, які широко відомі, продаються і рекламуються зараз в Росії - хороші продукти, вони довели це тим, що їх знають, купують і використовують протягом вже декількох років безліч підприємств. Відрізняються вони один від одного тим, що одні з них краще підходять для одних підприємств (з урахуванням їх величини, видів діяльності та інших факторів), інші - для інших, треті - для третіх. Таким чином завдання полягає в тому, щоб вибрати оптимальної підходящий для саме Вашого підприємства програмний продукт.
Як же це зробити? Пройшовши вищевикладені етапи підготовки до автоматизації ми вже ясно уявляємо собі що нам потрібно від програми, тому вибрати її буде легше. Починати потрібно з ухвалення трьох рішень:
1. Малу або велику програму купувати? Всі безліч програм чітко ділиться на програми для автоматизації малої бухгалтерії, де працюють 1-3 людини і великої, 4 і більше людини (про це вже йшлося в Етапі II при виборі масштабу автоматизації).
Програми для автоматизації малої бухгалтерії порівняно простіше у впровадженні, проте вони, як правило, не містять автоматичних функцій дозволяє вести бухгалтерію з урахуванням всіх нюансів, таких як особливий облік реалізації, розрахунок відпускних та ін На невеликих підприємствах, де операцій мало, такі нюанси можна вводити і вручну, а от на великих так не вийде, оскільки операцій багато і ручне введення займе так багато часу, що частина бухобліку доведеться вести вручну і автоматизація буде неефективною. До таких малим програм відносяться, наприклад, "Інфо-бухгалтер", "1С", програма "Skat" виробництва СКБ "Контур".
Програми для автоматизації великої бухгалтерії прямо протилежні за характеристиками. Вони дозволяють автоматично вести всі можливі бухгалтерські операції, починаючи від переоцінки основних засобів, закінчуючи урахуванням собівартості об'єктів капітального будівництва, однак такі програми значно складніше і впровадження їх більш трудомістке. Такі програмні засоби являють собою не одну окрему програму, а набір сумісних модулів, кожен з яких відповідає тому або іншому поділу бухобліку. Прикладами таких програм є "Бест", "Парус", "RS-balance", програми СКБ "Контур" і "Бонус", систем "Галактика".
2. Під якою операційною системою буде працювати програма? Не вдаючись в технічні подробиці скажімо, що варіанти всього два - під DOS і під Windows. Переважна більшість широко продаються програм мають версії для тієї і для іншої операційної системи. Однозначно можна сказати, що якщо оптимально підходить програма має обидві версії, слід вибирати Windows, оскільки це більш сучасна операційна система і, з урахуванням розвитку програмного забезпечення, DOS дуже швидко застаріває, оскільки не дає тих можливостей, які дає Windows. Однак якщо оптимальна програма не має версії для Windows, а менш відповідна має, купуйте оптимальну, нехай навіть під DOS, оскільки якість автоматизації бухобліку дорожче ніж більш сучасна операційна система. Версії програм, призначені для Windows завжди дещо дорожче, ніж для DOS, але їх переваги сторицею покривають націнку. Крім того для роботи під Windows необхідні більш потужні комп'ютери (про це мова нижче) і якщо Windows у Вас не встановлений, його доведеться.
3. Мережева буде програма чи ні? Це теж просте рішення. Якщо працювати в автоматизованій бухгалтерії будуть кілька працівників на кількох комп'ютерах, то комп'ютери обов'язково повинні бути об'єднані в мережу щоб проведення, що вводяться усіма бухгалтерами потрапляли в один загальний журнал госпоперацій, і програма повинна бути теж мережний, тобто мати можливість працювати одночасно на декількох комп'ютерах. Всі поширені зараз програми мають мережеві версії, які коштують трохи дорожче немережевих, робота програми з автоматизації великої бухгалтерії взагалі немислима в немережевому режимі.
Після того, як прийняті ці три рішення, коло програм, з яких треба вибирати, значно звужується і надходити можна двома способами:
1. Вибирати програму самим, для цього необхідно відвідати регіональних дилерів різних програмних продуктів, вони є по кожному продукту і практично скрізь, і, маючи на руках постановку задачі і інші вимоги до автоматизації, заздалегідь вироблені Вами, попросити продемонструвати Вам чи може та чи інша програма робити саме те, що Вам потрібно. Зробивши кілька візитів, (або запрошень дилерів до себе на підприємство) Ви визначитеся з оптимальною програмою.
2. Звернутися до фахівців з впровадження програм, які допоможуть вибрати найкращий варіант.

Етап V. Питання техніки.

Технічні питання, пов'язані з комп'ютерами не входять у бухгалтерські функції, але, тим не менш, дуже важливі. Саме по собі слово "комп'ютер" нічого про комп'ютер не говорить. Важлива потужність (продуктивність) комп'ютера, яка залежить від декількох його змінних параметрів, які називаються разом "конфігурація комп'ютера". Те, який комп'ютер Вам необхідний, залежить від двох чинників:
1. Програми, які у Вас встановлені. Одні програми вимагають від комп'ютера менше ресурсів, інші більше, якщо Ви працюєте під Windows, комп'ютер повинен бути ще потужнішим, якщо програма мережева, то вона вимагатиме більше ресурсів, ніж немережевих.
2. Кількості операцій, введених в програму. Чим більше проводок введено, тим більше ресурсів потрібна для їх обробки. На великому підприємстві для роботи якої-небудь програми потрібен більш потужний комп'ютер, ніж для роботи тієї ж програми на маленькому підприємстві. На практиці можна зіткнутися з тим, що на етапі налаштування програми, коли проводок не вводиться взагалі, вона працює швидко, але через 2-3 місяці роботи бухгалтерії, коли введено вже багато проводок, швидкість роботи того ж комп'ютера стає незадовільною.
При автоматизації бухобліку важливо, щоб комп'ютери, на яких встановлені програми, були досить потужні, щоб програма працювала швидко, у противному випадку бухгалтер буде періодично чекати поки комп'ютер "переварить" введену в нього інформацію, а то й просто мати справу з помилками і неполадками, що відбуваються від того, що комп'ютер дуже малопотужний для тієї програми, яка на ньому встановлена ​​і тієї кількості операцій, які в нього введені. В умовах щоденної напруженої бухгалтерської роботи це може звести нанівець ефект від автоматизації. Для того, щоб визначити який комп'ютер необхідний, слід звернутися до тих, у кого програма куплена і вони, з урахуванням версії програми і передбачуваного обсягу госпоперацій дадуть рекомендацію.
Коли купується новий комп'ютер, то його просто купують в потрібній конфігурації й усі, а от що робити, якщо комп'ютер-то є, але тільки але недостатньо продуктивний для встановлюваної програми. Такий стан речей зустрічається часто, оскільки комп'ютери купують практично скрізь і купують уже давно, а сучасні програмні засоби вимагають сучасних продуктивних комп'ютерів. Легко зіткнутися з ситуацією, коли в цьому випадку бухгалтерія страждає, продовжуючи працювати на повільному комп'ютері через те, що на покупку нового комп'ютера не було грошей. Справа в тому, що повільний комп'ютер дуже легко поліпшити до необхідного рівня, замінивши його комплектуючі, для чого можна звернутися у фірму, яка виконує такі послуги, що називаються "апгрейд". Якщо хороший комп'ютер коштує близько 500-1000 доларів, то "апгрейд" обходиться на порядок дешевше.
Ще один технічний питання - це питання установки комп'ютерних мереж, яке постає, якщо впроваджується мережева програма. Існує велика кількість різних типів мереж, сильно відрізняються за вартістю додаткових апаратних і програмних засобів для функціонування мережі. Однак слід зазначити, що якщо в мережу об'єднано небагато (до 4-5 комп'ютерів), то мережу, необхідна для них коштуватиме недорого і встановлюється досить легко, більше ж великі мережі вимагають серйозних додаткових витрат. Установкою мереж займаються ті ж самі фірми, які продають комп'ютери і роблять "апгрейд".
Тільки тоді, коли визначені цілі автоматизації, її масштаб і порядок, зроблена постановка задачі, обрана і куплена оптимальна для підприємства програма і вирішені технічні питання можна приступати до власне роботи з програмою. Якісне впровадження програми (не "псевдоавтоматизації") - процес дуже трудомісткий і складний, витрати на нього, як правило, значно перевищують витрати на придбання програми і комп'ютерів, причому частка витрат на впровадження тим більше, чим більше підприємство, оскільки при більшій кількості нюансів і особливостей необхідно більше роботи з налаштування на всі ці нюанси і особливості.
Впровадження можна робити своїми силами, можна замовити сторонньої організації. Якщо намагатися впроваджувати самим, то доводиться стикатися з труднощами:
· Відсутність досвіду автоматизації;
· Відсутність часу на впровадження, оскільки бухгалтерія повинна виконувати свою поточну роботу, яка, як правило, і з'їдає весь робочий день.
Причому, чим більша організація, і, відповідно складніший процес впровадження, тим більше актуальні ці труднощі. На практиці спроби впровадити програму своїми силами на підприємствах, де кількість бухгалтерів перевищує 4 практично завжди призводять до "псевдоавтоматизації". Якщо прийнято рішення замовляти автоматизацію у спеціалізованої організації, то необхідно приготуватися до додаткових грошових витрат, оскільки якісна автоматизація не може обійтися дешево так як вона займає досить багато часу і потребує кваліфікованих і досвідчених фахівців.
Власне процес впровадження програми можна розбити на два етапи: етап налаштування і етап навчання.
Всі широко розповсюджені програми автоматизації бухобліку (і великі і малі) мають аналогічні набір змінюються складових частин, тому, в цілому, правильний процес настроювання будь-якої програми можна, у хронологічному порядку виконання, розписати на наступні етапи:
1. Налаштування (доробка стандартного поставляється з програмою) плану рахунків відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання.
2. Налаштування (доробка стандартних поставляються з програмою) типових проводок відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. У разі запровадження великих комплексних програм настроювання кожного розділу бухобліку в своєму окремому модулі необхідно робити окремо з урахуванням специфічних особливостей. Наприклад, в блоці по обліку зарплати доведеться настроювати алгоритми розрахунку різних нарахувань та утримань.
3. Налаштування (доробка стандартних поставляються з програмою) форм первинних документів відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. Прикладом може бути настроювання форми акта на списання МШП, який повинен автоматично друкуватися при списанні МБП в експлуатацію, в акті повинна автоматично проставлятися кількість, вартість і ПДВ по МБП, після цього повинні автоматично проводитися проводки по списанню МБП в експлуатацію, списанню ПДВ по МБП на розрахунки з бюджетом і нарахуванню амортизації на МШП. У великих програмах таке настроювання необхідно робити також по кожному розділу бухобліку.
4. Налаштування (доробка стандартних поставляються з програмою) форм бухгалтерської звітності і розрахунків по податках відповідно до особливостей підприємства, проведеної оптимізацією бухобліку та постановкою завдання. При якісній автоматизації бухобліку вся щоквартальна звітність повинна обов'язково складатися автоматично, то, що бухгалтер, ведучи облік на комп'ютері, щокварталу по-старинці складає звіт на папері і витрачає на це додатково велику кількість часу, є вірною ознакою "псевдоавтоматизації". Настроювання форм звітності і податкових розрахунків на реально використовуваний план рахунків і типові госпоперації - процес досить складний і трудомісткий, при його проведенні слід ввести деяку кількість стандартних на підприємстві госпоперацій в програму для того, щоб потім перевіряти правильність настроювання, звіряючи складені автоматичні розрахунки з ручними на такому умовному прикладі.
Після закінчення налаштування програми починається етап навчання персоналу роботі з нею (у випадку, якщо програма впроваджувалася власним силами, навчання, зрозуміло, не потрібно). Спочатку необхідно, щоб бухгалтер вмів просто працювати на комп'ютері, тобто виконувати елементарні операції по запуску програм, копіювання файлів та ін., Психологічний бар'єр "острах комп'ютера" має бути подоланий. Якщо бухгалтер не вміє працювати на комп'ютері взагалі, то його можна або послати на курси комп'ютерної грамотності, яких зараз дуже багато, вони недорогі і за тиждень-другий дають результат, або запросити в бухгалтерію знайомого, що володіє комп'ютером, який в порядку приватного спілкування допоможе бухгалтеру освоїтися за кілька днів. Подальше навчання ділиться на два ступені:
1. Навчання першого рівня. Це навчання персоналу бухгалтерії поточній роботі з програмою: ведення госпоперацій, роздруківці первинних документів, складання облікових регістрів і звітності - словом всій щоденної роботі. Працювати на програмі повинен вміти кожен бухгалтер, робоче місце якого автоматизоване і працювати на програмі повинен саме він сам, а не якийсь оператор-програміст, даремний і, мало того, навіть шкідливий посередник між бухгалтером і комп'ютером. Ефективною є тільки та автоматизація, при якій бухгалтера працюють на комп'ютерах "в режимі реального часу", тобто якщо, наприклад, потрібно оформити видатковий касовий ордер, то бухгалтер-касир вводить в програму його номер і суму, а також код типової госпоперації (нехай це буде видача грошей у підзвіт) і програма відразу автоматично роздруковує потрібний видатковий ордер і вводить в журнал госпоперацій проводку дебет 71 - кредит 50, одержувач грошей розписується в ордері і бухгалтер-касир відразу видає йому гроші; все це відбувається на робочому місці касира, на якому і встановлений його комп'ютер з блоком касових операцій. Саме автоматизована робота бухгалтерії "в режимі реального часу" і є кінцевою метою навчання першого рівня. Найчастіше цієї мети домогтися нелегко через двох обставин:
· Погана здатність до навчання бухгалтерії. Різні люди сприймають нові знання по-різному: одні легко і швидко, інші "зі скрипом", треті взагалі практично не сприймають. Для бухгалтера перехід на автоматизований бухоблік - це маса нової інформації, з якою раніше не доводилося мати справу, значить швидкість і ефективність етапу навчання сильно залежить від віку, освіти, досвіду роботи, прогресивності мислення та інших характеристик працівників бухгалтерії.
· Завантаженість бухгалтерії поточною роботою. На період автоматизації і, конкретно, етапу навчання життя на підприємстві не завмирає, госпоперації тривають і, відповідно обсяг поточної бухгалтерської роботи залишається тим самим. У цих умовах часу на навчання у бухгалтера може просто не залишитися. Якщо з попереднім фактором, який сповільнює процес навчання, як говориться, нічого не поробиш, то завантаженість поточними справами можна регулювати, наприклад, передаючи частину роботи учня зараз бухгалтера іншому, який буде навчатися потім і, у свою чергу передасть свої обсяги робіт першому. Взагалі кажучи, питання виділення робочого часу бухгалтерів стоїть не тільки в момент їхнього навчання, але і на етапах підготовки до автоматизації і настройки програм, які, навіть якщо автоматизація замовлена ​​сторонньої організації, немислимо проводити без тісного контакту з бухгалтерією підприємства. Невирішеність цього питання на практиці може призвести до так званого "прихованого саботажу", суть якого полягає в тому, що ніхто з бухгалтерії відкрито не виступає проти переходу на комп'ютери, навпаки, все двома руками за, але ні у кого немає ні хвилинки вільного часу, щоб на ділі зайнятися поточним етапом автоматизації, в результаті час йде, процес автоматизації стоїть і так можуть пройти багато місяців. Рішення щодо обмеження для бухгалтерів поточної роботи на період автоматизації повинні прийматися на рівні керівництва підприємства, щоб потім бухгалтер не опинився між двох вогнів: з одного боку, потрібен час на автоматизацію, з іншого боку, начальство вимагає розшифровок, вибірок, звірок і т.п .
2. Навчання другого рівня. Коли програма налаштована і співробітники навчені можна починати працювати, але важливо розуміти, що життя не стоїть на місці і рано чи пізно відбудеться один з цих двох фактів (або обидва разом):
· Чи зміниться характер госпдіяльності підприємства і доведеться перенастроювати план рахунків, форми первинної документації або автоматичні проводки за типовими госпоперацій