Зміст
Введення
Процедура складання та оформлення розпорядчих документів
Оформлення розпорядчих документів
Реєстрація та контроль за виконанням документів
Поточне зберігання документів
Особливості та відмінності
Додаток
Висновок
Література
Введення
Будь-яке управлінське рішення завжди базується на інформації з даного питання або керованої об'єкту.
До інформації, крім достовірності і точності, пред'являються два жорсткі вимоги: по-перше, вона повинна бути своєчасною, по-друге, вона повинна бути достатньою для прийняття найкращого рішення.
В даний час обсяги інформації подвоюються кожні три роки. Суспільство переживає інформаційний бум. Це пов'язано, перш за все, зі зростанням кількості населення. Чим більше людей, тим більше треба шкіл, лікарень, клубів, магазинів і інших обслуговуючих організацій, більше зробити товарів, з іншого боку - мати більше місць докладання людських рук. Будь-яка організація, так само як і кожна людина зокрема, можуть існувати, тільки обмінюючись інформацією. В умовах ринкових відносин, коли дуже швидко змінюється економічна ситуація, законодавство, комерційні підприємства виживають тільки в тому випадку, якщо вони вчасно знають що, коли і почому. Інформація давно стала товаром. Хто володіє інформацією, той володіє ситуацією. Носієм інформації виступає документ.
Тому організації роботи з інформацією та з документами як її носіями в економічно розвинених країнах приділяють велику увагу.
Документи використовуються в різних областях діяльності, галузях знань, сферах життя і є об'єктом дослідження багатьох наукових дисциплін, тому зміст поняття "документ" багатозначне і залежить від того, в якій галузі і для яких цілей він використовується.
На думку фахівців - документознавців, документ являє содою результат відображення фактів, подій, предметів, явищ об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини. Він створює за допомогою листа, графіки, малюнка, фотографії, звуко-та відеозапису. Документ виготовляється на спеціальному матеріалі.
Процедура складання та оформлення розпорядчих документів
Процедуру складання та оформлення розпорядчого документа бажано описати в інструкції з діловодства. У ній викладаються послідовність робіт над проектом документа і ті вимоги, дотримання яких забезпечують юридичну повноцінність документа.
Підготовка розпорядчого документа може бути доручена одному або декільком структурним підрозділам або окремим посадовим особам.
При розробці проектів складних і великих розпорядчих документів можуть створюватися робочі групи (комісії), залучатися вчені або кваліфіковані фахівці з числа практичних працівників.
Перша стадія розробки проекту розпорядчого документа, як і всякого іншого - визначення кола питань, які має бути в ньому відобразити. У залежності від важливості управлінського дії приступають, перш за все, до вивчення законодавчих актів і рішень уряду, відомчих нормативних актів, що передують реєстрації актів по даному чи аналогічних питань.
Вивчення законодавчих актів і урядових документів забезпечить не тільки правову основу документа, але і його спрямованість, державну постановку проблем. Перегляд раніше видавалися з даного питання розпорядчих документів дозволить поставити в разі потреби питання про їх заміну, скасування окремих пунктів і т.д. підготовка проекту розпорядчого документа вимагає збору необхідної інформації по суті поставленого питання. Тільки зібравши і вивчивши необхідні матеріали, отримавши повну явность по предмету вивчення, чітко визначивши мету видання розпорядчого документа, приступають до складання його проекту.
Основну увагу слід сконцентрувати на формулюванні основних положень конкретного рішення. Спочатку треба зробити це начорно, а потім відредагувати і уточнити частини в порядку узгодження.
Завершальним етапом роботи з проектами розпорядчих документів є їх узгодження та підписання. Проект до підписання підлягає узгодженню із зацікавленими установами, структурними підрозділами або посадовими особами, яких він стосується. Узгодження здійснюється шляхом візування або постанови грифа узгодження. Так, проект наказу, рішення, розпорядження візується укладачем проекту і керівником структурного підрозділу, що вносить проект, усіма зазначеними в проекті виконавцями, посадовими особами, відповідальними за виконання документа в цілому, юрисконсультом. Проекти документів, виконання яких вимагає фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються фінансовими органами або службами.
Віза юрисконсульта свідчить про відповідність документа законодавчим і нормативним актам, а так само щодо відповідності окремих формулювань спеціальним вимогам деяких органів (наприклад, суду, прокуратури, охорони здоров'я). Узгодження проводить структурний підрозділ або особа, готувало проект розпорядчого документа. Візи або гриф погодження, як правило, проставляють на першому екземплярі проекту. У разі незгоди з проектом пишеться мотивований висновок проекту. Перед підписанням проект документа ретельно вивіряється. При цьому особливу увагу слід звернути на перевірку цифрових даних, прізвищ, імен та по батькові.
Повністю підготовлені проекти подаються на підпис. Накази і розпорядження підписуються керівником або його заступником.
Постанови і рішення мають два підписи - голови та секретаря (керуючого справами) колегіального органу. Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підписання чи доведення до відома виконавця. У ряді випадків строк набрання чинності і термін дії акта управління вказується в самому документі.
Оформлення розпорядчих документів
Постанова
ПОСТАНОВА - правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами федеральної виконавчої влади, що діють на основі колегіальності, а також представницькими і колегіальними виконавчими органами суб'єктів Російської Федерації з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил .
Постанови приймаються також керівними колегіальними органами громадських організацій на найбільш важливим принципових питань їх діяльності.
Відповідно до постанови Ради Міністрів - Уряду Російської Федерації "Про затвердження правил підготовки відомчих нормативних актів" від 23 липня 1993 року наказ, постанови, інструкції, положення, роз'яснення, вказівки віднесені до розряду відомчих нормативних актів (відповідно і постанов) здійснюється одним або декількома структурними підрозділами федеральних органів виконавчої влади з урахуванням їх функцій та компетенції. Для їх підготовки можуть створюватися робочі групи.
Юридичними підставами для видання постанов можуть бути закони Російської Федерації, постанови Ради Федерації і Державної Думи Російської Федерації, постанови Уряду Російської Федерації, для постанов федеральних органів виконавчої влади - раніше видані цими органами постанови та інші відомчі нормативні акти, а також необхідність здійснення власної виконавчої та розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на орган управління завдань відповідно до наданої йому компетенції і потреба правового регулювання роботи апарату управління.
Постанови повинні мати такі реквізити: Державний герб російської Федерації, найменування вищого органу та органу, що видає постанови, місце видання, заголовок до тексту, підпис керівника органу, що видає постанову.
Постанови можуть містити додатки - схеми, графіки, таблиці, зразки документів, положення, інструкції та інші документи. У відповідних пунктах постанови робиться посилання: (додаток 1) або: (пріложеніе3). На самому додатку у верхньому правому куті зазначається:
ДОДАТОК
до постанови Уряду Російської Федерації
от27 січня 1997 р. № 18
або:
ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Уряду
Російської Федерації
від 27 січня 1997 р. № 1177
Проект постанови має бути погоджений з усіма зацікавленими органами виконавчої влади та мати візи їх керівників. Для проектів відомчих нормативних актів обов'язкове процедура їх юридичної експертизи і відповідно віза керівника юридичної служби.
Постанови підписуються керівником органу управління. Постанови Уряду Російської Федерації і федеральних органів виконавчої влади набирають чинності після їх реєстрації та офіційного опублікування.
Додаток № 1
Рішення
РІШЕННЯ - правовий акт, що приймається колегіальними і дорадчими органами установ, організацій, підприємств, фірм з метою розв'язання найбільш важливих питань їх діяльності.
Рішеннями називаються також спільні розпорядчі документи, прийняті двома або більше неоднорідними органами (діючими на основі колегіального та одноосібного прийняття рішень).
Рішення оформляються в тому ж порядку, як і постанови, за тим винятком, що ключовим словом тексту є дієслово "ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛА", "ВИРІШИЛИ", наприклад:
"Колегія ВИРІШИЛА ..." або: "Рада директорів вирішила ..."
Додаток № 2
Наказ
НАКАЗ - правовий акт, що видається керівником організації, що діють на основі одноосібного прийняття рішення, з метою розв'язання основних і оперативних завдань, що стоять перед організацією. В окремих випадках може стосуватися широкого кола організацій та осіб.
У діяльності організацій різняться: накази з організаційних питань, основою діяльності та особовому складу.
Накази з організаційних питань видаються у випадках створення, реорганізації або ліквідації установи, при затвердженні структури та штатів, з метою утвердження і / або введення в дію різних організаційно-правових, планових, звітних, інструктивних, методичних документів (положень, посадових інструкцій, правил, регламентів і ін), при створенні тимчасових або постійних колегіальних або дорадчих органів (колегій, рад, правлінь, комісій тощо) і тому подібних випадках.
Накази з основної діяльності регулюють порядок фінансування діяльності установи, її матеріально-технічного забезпечення, науково-технічну політику, інформаційне та документаційне забезпечення діяльності, соціальні питання, а також порядок виконання, характер і зміст специфічних для кожної конкретної організації видів діяльності.
Накази з особового складу (кадрові накази) регулюють прийом, переміщення, звільнення працівників, надання відпусток, присвоєння розрядів, винесення стягнень і заохочень працівників.
Накази оформляються на спеціальному бланку - бланку наказу чи загальному бланку організації з зазначенням виду документа - НАКАЗ. Накази містять такі обов'язкові реквізити: найменування вищестоящої організації (якщо вона є), назва виду документа, дата і номер документа, місце видання, заголовок до тексту, підпис, візи.
Проекти наказів, підготовлені для узгодження, оформляються на стандартних аркушах паперу з нанесенням усіх необхідних реквізитів і вказівкою на верхньому полі документа праворуч - "Проект".
Накази з організаційних питань і основний (виробничої) діяльності видаються для виконання правових нормативних актів вищестоящих органів і в ініціативному порядку з метою реалізації покладених функцій і завдань.
Проекти наказів складаються на основі ретельного і всебічного вивчення питань, які потребують дозволу, з тим, щоб що містяться в проектах доручення були конкретними і реальними, відповідали чинному законодавству, забезпечувалися достатніми матеріально-технічними та фінансовими засобами і виключали надалі необхідність коректування прийнятих рішень.
Заголовок - обов'язковий реквізит наказу, має бути сформульовано чітко, по можливості коротко, висловлюючи основний зміст документа. Заголовок до наказу будується за схемою "Про що?", Наприклад:
"Про створення філії товариства у м. Твері"
"Про збільшення статутного капіталу товариства"
Текст наказу, як правило, складається з двох частин: вступної та розпорядчої. У вступній частині дається обгрунтування запропонованих дій. Якщо підставою до видання наказу є законодавчий або правовий акт вищестоящої організації або правовий акт, раніше виданий цією організацією, у вступній частині вказуються його назва, дата, номер:
"Відповідно до Положення про створення, реорганізації і ліквідації філій і представництв товариства, затвердженому Радою директорів суспільства 15.05.1996, і на основі рішення Загальних зборів акціонерів про створення філії товариства у м. Твері (протокол від 18.03.1997 № 1)
НАКАЗУЮ: ... "
Якщо проект наказу готується на додаток або зміна раніше виданого наказу, то в констатуючій частині вказують дату, номер, заголовок доповнюється або змінюваного наказу.
Якщо наказ видається в ініціативному порядку, тобто на виконання покладених на організацію функцій і завдань, у вступній частині формулюються цілі та завдання запропонованих дій, факти або події, що послужили причиною видання наказу:
"У зв'язку із завершенням будівництва нового навчального корпусу по вул. Металістів, д. 37а
НАКАЗУЮ: ... "
Вступна частина може бути відсутньою, якщо приписувані дії не потребують роз'яснення або обгрунтуванні.
Розпорядча частина наказу викладається в наказовій формі від першої особи однини і починається словом "НАКАЗУЮ", яке друкується великими літерами без розрядки з нового рядка, від краю лівого поля.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, нумеровані арабськими цифрами, якщо наказом пропонується виконання різних за характером дій.
Пункт розпорядчої частини, яка містить доручення, включає: найменування виконавця або виконавців, наказують дії, конкретний термін виконання доручення. При наявності проміжних строків виконання або розбивці яке пропонується дії на окремі завдання кожне з них формулюється окремим підпунктом. Кожен пункт або підпункт розпорядчої частини проекту наказу містить тільки одне завдання з конкретним терміном виконання. Термін виконання в розпорядчій частині наказу не вказується у випадках, якщо наказують дії або дії носять постійний характер.
Кількість виконавців по кожному пункту (підпункту) не обмежується.
Накази підписуються керівником організації або його заступником, офіційно виконуючим обов'язки керівника під час його тривалої відсутності (відрядження, відпустка, хвороба). Зразок наказу по основній діяльності: (див. додаток).
Додаток № 3
Розпорядження
РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт, що видається одноосібно Президентом Російської Федерації, а також одноосібно керівником, головним чином, колегіального органу управління з метою розв'язання оперативних питань. Як правило, має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій та посадових осіб.
Розпорядження по існуючій практиці також видають керівники підприємств з питань приватного характеру.
Розпорядження складаються і оформляються за тими ж правилами, що й накази.
Різниця між ними полягає в тому, що в текстах розпоряджень відсутній ключове слово, що розділяє вступну та розпорядчу частини.
Реєстрація та контроль за виконанням документів
Реєстрація документів - найважливіший етап роботи з документами і визначається як "фікція факту створення або одержання документів шляхом присвоєння їм порядкових номерів та запису встановлених відомостей про них".
Як випливає з визначення, реєстрація, перш за все, надає юридичну силу документом, тому що фіксує факт його створення або отримання. Поки документ не зареєстрований, не отримав свого номера, він не оформлений, він як би ще не існує. Наприклад, наказ, постанова і т.п. Якщо отриманий документ не зареєстрований, установа за нього не відповідає, тому що факт отримання не підтверджено.
Документи реєструються один раз. У невеликому установі, фірмі всі документи реєструє централізовано секретар. В установі, що має відділи, реєстрація внутрішніх документів проводиться децентралізовано за групами: у бухгалтерії, відділі кадрів, канцелярії. При цьому внутрішні документи повинні реєструватися в день підписання або затвердження, вхідні - у день надходження, вихідні - в день відправлення.
Форми реєстрації можуть бути трьох видів: журнальна, картонна і автоматизована електронна (на ПЕОМ).
Контроль виконання дорученого завдання є однією з функцій управління. У контролі можна виділити контроль по суті вирішення питання і контроль за термінами виконання завдання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи чи відділу) або спеціально уповноважені особи. Контроль по суті - це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання.
Контроль за термінами виконання веде секретар або служба документаційного забезпечення управління.
Терміни виконання документів можуть бути визначені законодавством. У розпорядчих документах і рішеннях колегіальних органів термін вказується по кожному пункту. На документах, розглянутих керівником, термін їх виконання міститься у резолюції. Для документів, що містять складне завдання, можуть бути тривалі терміни виконання (кілька місяців, півроку, рік). У такому випадку необхідно розділити доручення на етапи і контролювати виконання завдання поетапно.
Поточне зберігання документів
У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів. Після їх використання в оперативній діяльності для вирішення поточних питань документи стають хоронителями ретроспективної інформації, потреба якої може виникнути знову через певний час, тобто вони виступають у ролі пам'яті установи.
Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише при чіткій їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання їх у справи. Сукупність документів або документ, що відноситься до одного питання чи ділянки діяльності і поміщені в одну обкладинку - справа. Спеціальним класифікаційним довідників, що визначає порядок розподілу документів у справи служить номенклатура справ.
Кожна справа, включена до номенклатури, має зазначення терміну зберігання документів, поміщених в нього. Розподіляючи документи у справи відповідно до номенклатури, одночасно намічають (поки ще орієнтовно) термін зберігання документа. Таким чином, за допомогою номенклатури справ проводиться перший етап експертизи цінності документів.
З'ясувавши коло документів, які підлягають включенню до номенклатури, приступають до складання заголовків справ. Вимога до заголовка - стислість, чіткість, гранична точність, тому що саме за заголовком справи йде пошук необхідного документа. Починається заголовок з зазначення виду документа (накази, розпорядження, рішення і т.д.).
У заголовках з розпорядчої документацією, а так само з протоколами після зазначення виду документа, дається автор і рік.
Наприклад: "Накази директора банку за 2000 р."
При складанні заголовка кожного конкретного справи необхідно враховувати терміни зберігання документів. Документи з постійним терміном зберігання, тимчасовим понад 10 років і тимчасовим до 10 років не можуть групуватися в одну справу. Терміни зберігання встановлюються за переліками документальних матеріалів із зазначенням термінів зберігання (типовим і відомчим) і уточнюються експертною комісією (ЕК) організації.
Нормативні документи та методичні матеріали щодо складання номенклатур справ рекомендують першими поміщати справи, що включають розпорядчі документи директивних та вищих органів. Далі розташовуються назви справ з розпорядчими документами самої установи (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів).
02-01 Накази та інструктивні листи Комітету РФ по металургії з питань бухгалтерського обліку та звітності
02-02 Накази директора підприємства з виробничих питань. Копії
02-03 Накази директора підприємства з особового складу. Копії
Особливості та відзнаки (ГОСТ Р 6.30-2003р.)
C 1 липня 2003 Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 р. N 65 затверджено та введено в дію ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів". Цей ГОСТ введений замість однойменного недовго проіснувало стандарту 6.30-97, на базі якого був побудований розділ "Оформлення документів" у чинній нині Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (Росархів, М., 2001), юридично закріпленої і встановлює загальні правила і єдиний порядок документування і організації роботи з документами в установах.
Основні відмінності і особливості нового стандарту. Основна і головна відмінність полягає в рекомендаційному характері державного стандарту. Вперше в історії вітчизняної стандартизації в законодавчому акті не акцентується уваги на обов'язковості стандартних вимог. Рекомендаційний характер стандарту був введений на підставі Закону Російської Федерації "Про стандартизацію" (в редакції від 30 грудня 2001 р. N 196-ФЗ) і одержав подальший розвиток у Федеральному законі Російської Федерації "Про технічне регулювання" від 27 грудня 2002 р. N 184 -ФЗ. Стаття 12 цього закону встановлює як принципу стандартизації добровільність застосування.
Державний стандарт 6.30-2003 поширюється на організаційно-розпорядчу документацію, що стосується Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін, що увійшла до складу Загальноросійського класифікатора управлінської документації ( ОКУД) по класу 020000. Детально, шляхом перерахування, сфера розповсюдження стандарту не встановлена. Орієнтація на документи, включені в ОКУД, свідчить про те, що правила оформлення в рівній мірі відносяться до документів як державних організацій, так недержавних структур.
Помітним зміною в стандарті є введення нових реквізитів. Один з них - Основний державний реєстраційний номер (ОГРН), введений Федеральним законом від 8 серпня 2001 р. N 129-ФЗ "Про державну реєстрацію юридичних осіб", що видається кожній юридичній особі в документах про державну реєстрацію.
Постановою Уряду РФ від 19 червня 2002 р. N 438 встановлено, що Основний державний реєстраційний номер (ОГРН) проставляється одночасно з зазначенням назви організації на всіх документах організації. У зв'язку з цим положенням ОГРН включений до складу реквізитів організаційно-розпорядчих документів в структурі державного стандарту Росії з порядковим номером 05.
Додаток № 1
ПОСТАНОВА
00.00.00 00 № 1015
Москва
Про впорядкування діяльності з розвитку собаківництва
З метою впорядкування заходів з розвитку собаківництва та забезпечення організованого єдності в їх здійсненні Уряд Федерації
ПОСТАНОВЛЯЄ:
Покласти на міністерство сільського господарства та продовольства Російської Федерації регулювання питань розвитку собаківництва в Російській Федерації.
Голова Уряду
Російської Федерації І.М. Муромов
Додаток № 2
ЗАТ "Русская старина"
Рада директорів
РІШЕННЯ
00.00.0000
Про підготовку до аукціоні в Санкт-Петербурзі
На підставі координаційного плану від 00.00.00 Рада директорів асоціації "Русская старина"
ВИРІШИЛА:
Призначити відповідальним на аукціоні Гришко А.Д.
Гришко підготувати уточнений асортимент старовинних виробів, що користуються найбільшим попитом та подати на розгляд Раді до 00.00.0000.
Голова Ради А. Л. Баранов
Члени СоветаЛ.А.Столов
А. С. Щукін
Візи
У справу №
00.00.0000
Додаток № 3
Найменування підприємства
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
00.00.0000
Про перерозподіл службових приміщень
У зв'язку з виробничою необхідністю:
Відділу маркетингу перемістити співробітників.
Відповідальний - поч. відділу Вікторів А.І.
Термін виконання 05.09.2006.
Відділу реклами звільнити кімнату № 32, розмістивши співробітників на наявних площах.
Відповідальний - поч. відділу Андрєєв Г.І.
Директор підприємства С. К. Кім
Додаток № 4
Адміністрація Псковської області
Управління шкіл
НАКАЗ
02.04.2005 № 37
р. Порхов
Про підготовку шкіл області до нового навчального року
З метою своєчасної і якісної підготовки шкіл до нового навчального року
НАКАЗУЮ:
1. Начальнику ремонтно-будівельного управління Молотову Л.А. спільно з начальником фінансового управління Сидоровим Д.П. та директорами шкіл надати кошторис витрат на ремонт шкільних будівель до 01.05.2005
2. Начальнику господарського управління Галкіну Г.Г. забезпечити РСР необхідними матеріалами для ремонту шкіл у межах кошторису до 15.07.2005.
3. Ремонтно-будівельному управлінню провести ремонт шкільних будівель до 15.08.2005. Результати виконаної роботи представити приймальній комісії.
4. Створити приймальну комісію у складі:
5. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника начальника Управління шкіл Орлашову О.І.
Начальник управління
підпис О. І. Йолкін
Висновок
Знову затверджений державний стандарт Росії буде використовуватися в діловодстві організацій поряд з положеннями Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади.
На основі прийнятого ГОСТ ВНІІААД планує підготувати відповідні нормативно-методичні матеріали, які допоможуть служб документаційного забезпечення управлінської діяльності організувати впровадження стандарту і забезпечити його ефективне застосування.
Одним з пропонованих шляхів впровадження стандарту в окремій організації є підготовка власного нормативно-правового акта, в якому будуть вводитися в якості обов'язкових стандартні правила, доповнені конкретними зразками, прикладами, формами і т. п. Це може бути інструкція з діловодства, стандарт організації, регламент або інший розпорядчий документ, який використовується в конкретному випадку.
Сприяє застосуванню стандартних вимог випуск альбому уніфікованих форм документів (шаблонів), тиражування бланків уніфікованих форм документів з правилами їх оформлення та ін Право видання нормативних правових актів організаціями визначається в положеннях (статутах) про них.
Можливо впровадження стандартних вимог оформлення організаційно-розпорядчих документів на всій території суб'єкта Російської Федерації. У цьому випадку обов'язковість встановлюється також шляхом видання нормативно-правового акта органу влади суб'єкта Російської Федерації, в якому доцільно обумовити поширення на державні та недержавні структури.
Використовувана Література
В.А. Кудряев "Організація роботи з документами", М.: ИНФРА, М., 1998 р.
Т.В. Кузнєцов "Складання та оформлення службових документів", М., 1998 р.
Журнал "Секретарська справа" N 5, 2003 р.